Данные о транспортировке и грузе в упд 1с 8 где настроить

Выставление электронного УПД в «1С:Бухгалтерии 8»

Формат электронного счета-фактуры с дополнительной информацией утвержден приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ «Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме» (зарегистрирован в Минюсте России 21.04.2016 № 41888). Приказ № 155 вступил в силу 07.05.2016 и применяется по 31.12.2019.

С 02.02.2019 вступил в силу новый приказ ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ «Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме» (далее — Приказ № 820, зарегистрирован в Минюсте России 21.01.2019 № 53443).

Формат счета-фактуры с дополнительной информацией (утв. Приказом № 155 или Приказом № 820), который одновременно является счетом-фактурой, применяемым при расчетах по НДС, и документом об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг) (по сути, формат универсального передаточного документа (УПД)), включает в себя:

• файл обмена информации продавца для представления информации продавца, состоящий из счета-фактуры и дополнительных сведений передающей стороны об оформляемой сделке;
• файл обмена информации покупателя для представления дополнительной к счету-фактуре информации покупателя в виде сведений принимающей стороны об оформляемой сделке.

Файл обмена информации покупателя может отсутствовать, если в соответствии с гражданским законодательством РФ составление двустороннего документа, удостоверяющего передачу-приемку, не требуется.

Файл обмена информации продавца подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур (п. 6 ст. 169 НК РФ), а также отвечающей требованиям Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны продавца (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Файл обмена информации покупателя подписывается отвечающей требованиям Закона № 63-ФЗ электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны покупателя.

Поскольку формат УПД является форматом счета-фактуры с дополнительной информацией, то обмен таким электронным документом производится в соответствии с положениями приказа Минфина России от 10.11.2015 № 174 «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи», вступившего в силу 01.04.2016.

Выставление электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД)

Обратите внимание, в соответствии с Федеральным законом от 03.08.2018 № 303-ФЗ с 01.01.2019 налоговая ставка НДС изменена с 18% на 20% (с 18/118 на 20/120 и с 15,25% на 16,67%).

Для выставления электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД) продавец должен выполнить следующие действия:

1. Сформировать, подписать и отправить УПД.
2. Обработать подтверждение оператора о получении УПД.
3. Получить от покупателя извещение о получении УПД и информацию об оформляемой сделке.

Формирование, подписание и отправка УПД

Если организация ООО «Стиль» переходит к оформлению операций по отгрузке товаров с применением формата счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД в электронной форме), то ей необходимо проставить флаг Использовать УПД на закладке Виды электронных документов в Профиле настроек ЭДО (раздел Администрирование — гиперссылка Обмен электронными документами), рис. 1.

До 01.01.2020 действуют два формата электронного УПД, которые утверждены:

• приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ (вступил в силу 07.05.2016 и применяется по 31.12.2019);
• приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ (вступил в силу с 02.02.2019).

Для выбора применяемого формата обмена в табличной части настройки в графе Формат электронного документа для документа Счет-фактура выданный следует установить соответствующее значение:

• ФНС 2019 (УПД:Счет-фактура и первичный документ), Счет-фактура — для обмена по новому формату, утв. Приказом № 820;
• ФНС 5.01 (Счет-фактура и первичный документ), Счет-фактура — для обмена по формату, утв. Приказом № 155.

В графе Регламент ЭДО необходимо настроить применяемый порядок обмена электронным УПД:

• флаг Ожидать извещение о получении устанавливается в том случае, если по взаимному согласию сторон обмена формируется извещение о получении счета-фактуры и (или) иных дополнительных сведений к счету-фактуре согласно пункту 2.9 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н;
• флаг Ожидать ответную подпись устанавливается в том случае, если в соответствии с гражданским законодательством РФ требуется составление двустороннего документа, удостоверяющего приемку.

Если с конкретным контрагентом (например, с ООО «Одежда и обувь») применяется формат и порядок обмена, отличный от общеустановленного, то необходимо выполнить настройку обмена с этим контрагентом в Настройке ЭДО (раздел Администрирование — гиперссылка Обмен электронными документами).

На закладке Исходящие электронные документы можно:

• проставить/снять флаг Использовать УПД (причем, при необходимости, даже в разрезе конкретного договора);
• установить/снять флаг Переходить на новые форматы (автоматически). В случае применения старого формата электронного документа (например, Приказа № 155) при получении от данного контрагента сведений о готовности его информационной системы к обмену по новому формату (например, Приказу № 820) в программе будет автоматически произведена замена применяемого формата на новый, и последующий обмен будет производиться уже по новому формату;
• в графе Формат электронного документа уточнить применяемый формат обмена;
• в графе Регламент ЭДО скорректировать применяемый порядок обмена электронным УПД.

В настройках регламента ЭДО можно уточнить настройки ответа и сведения, указываемые в формируемом электронном документе:

• установить/отменить обязательность формирования извещения о получении документа;
• установить/отменить ожидание ответной подписи;
• выбрать значение, которое будет выгружаться в качестве кода товара (внутренний код или штрихкод);
• добавить в электронный документ дополнительные поля и установить порядок их заполнения.

Перед формированием УПД в электронной форме с функцией счета-фактуры и первичного документа в информационной базе программы необходимо создать и провести документы учетной системы Реализация (акт, накладная) и Счет-фактура выданный (раздел Продажи — подраздел Продажи).

До начала формирования электронного УПД гиперссылка в строке состояния документа Реализация (акт, накладная) будет отражать текущее состояние обмена электронным документом — ЭДО не начат.

Для того чтобы внести в электронный УПД необходимую информацию, относящуюся к первичному учетному документу и позволяющую наиболее точно оформить свершившийся факт хозяйственной жизни, нужно перейти по гиперссылкам Подписи и (или) Доставка документа Реализация (акт, накладная) и заполнить открывшиеся формы документов.

Так, если отгрузку товаров производит конкретное ответственное лицо (например, заведующий складом), то необходимо внести эту информацию в форму Подписи в поле Отпуск произвел.

При формировании электронного УПД поле Ответственный за оформление (для УПД) можно не заполнять, если в программе производится подписание документа одним лицом, которое имеет квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи и полномочия на совершение сделки (операции), на ее оформление и на подписание счетов-фактур.

Если доставку осуществляет сам поставщик, то в форму Доставка можно внести:

• в поле Сопроводительные документы — сведения, например, о сертификате соответствия, если наличие такого документа предусмотрено условиями договора поставки;
• в поле Сведения о транспортировке (для УПД) — при необходимости сведения о грузе (количество мест, вид упаковки, масса нетто/брутто и т. д.);
• флаг для значения Перевозка автотранспортом и далее сведения об автомобиле, водителе и грузе, которые используются для оформления транспортной накладной в организации.

При доставке груза транспортной компанией в форме Доставка можно указать:

В документе Счет-фактура выданный (рис. 2), в который можно перейти по гиперссылке из документа Реализация (акт, накладная), до момента формирования электронного УПД при наличии действующего соглашения с покупателем об обмене счетами-фактурами в электронной форме:

• переключатель Составлен будет установлен в положение В электронном виде;
• в строке Выставлен (передан контрагенту) будет отсутствовать флаг и дата выставления;
• в строке, отражающей текущее состояние процесса обмена электронным документом, будет присутствовать гиперссылка Требуются действия с нашей стороны.

Для автоматического формирования, подписания и отправки электронного УПД необходимо выбрать команду Отправить электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа Реализация (акт, накладная) или документа Счет-фактура выданный (раздел Продажи — подраздел Продажи), рис. 2.

Сформировать электронный УПД также можно с помощью команды Сформировать из формы Электронные документы (Таблицы состояния), которая открывается:

• по гиперссылке ЭДО не начат документа Реализация (акт, накладная) или по гиперссылке Требуются действия с нашей стороны документа Счет-фактура выданный (рис. 2);
• по команде Открыть электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 2).

Из формы Электронные документы (Таблицы состояния) можно также получить подробные сведения о движении электронного УПД и связанных с ним документов, а также о действиях, которые уже выполнены и должны быть выполнены в дальнейшем всеми участниками обмена.

Формирование электронного УПД также можно выполнить из списка документов Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование — подраздел Сервис, или раздел Руководителю — подраздел Сервис, или раздел Продажи — подраздел Сервис), выбрав в папке Создать один из документов (Реализация (акты, накладные) или Счет-фактура выданный) и выполнив команду Создать, подписать и отправить.

Перейти в список документов Текущие дела ЭДО можно из документов Реализация (акт, накладная) или Счет-фактура выданный, выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 2).

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Отправить электронный документ из документов Реализация (акт, накладная), или Счет-фактура выданный (рис. 2), или Создать, подписать и отправить из списка Текущие дела ЭДО (см. рис. 3) программа отправит подписанный электронный документ контрагенту (или подготовит подписанный электронный УПД для отправки, если установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее).

Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированный электронный УПД на подпись лицу, имеющему такое право.

Подписать сформированный электронный УПД можно по кнопке Подписать и отправить из списка Текущие дела ЭДО (или Подписать, если установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее), рис. 3.

Кроме того, подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, можно произвести из формы Документы на подпись, в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел Администрирование — подраздел Электронные документы — гиперссылка Документы на подпись или раздел Руководителю — подраздел Электронные документы — гиперссылка Документы на подпись).

Все сформированные электронные документы подписываются при выполнении команды Подписать и отправить все по сертификату.

Дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов, можно открыть список предназначенных для подписания документов Документы на подпись по сертификату. В списке можно выбрать и отметить флагом определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные.

В случае если необходимо только сформировать электронный УПД, а далее направить его уполномоченному лицу на утверждение, а уже потом на подписание, то из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО, следует выбрать команду Создать электронный документ (рис. 2).

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование — гиперссылка Обмен электронными документами) в строке Отложенная отправка электронных документов отсутствует флаг, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО.

Если такой флаг присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться по кнопке Отправить из списка Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование — подраздел Сервис, или раздел Руководителю — подраздел Сервис, или раздел Продажи — подраздел Сервис).

Также отправить сформированный и подписанный электронный УПД можно:

• по команде Отправить и получить электронные документы (раздел Администрирование — подраздел Сервис);
• из формы Электронные документы (Таблицы состояния) при выполнении команды Отправить в поле Действия с нашей стороны или команды Отправить и получить электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке Еще (рис. 4).

При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование — гиперссылка Обмен электронными документами).

Отправленный УПД, в отношении которого ожидается получение подтверждения оператора ЭДО и информации покупателя, перекладывается в папку документов На контроле формы списка Текущие дела ЭДО.

Просмотреть содержимое электронного УПД можно:

• из формы Электронные документы (Таблицы состояния), дважды щелкнув по активной строке;
• из списка Текущие дела ЭДО, дважды щелкнув по активной строке;
• по команде Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа Реализация (акт, накладная) или документа Счет-фактура выданный (раздел Продажи — подраздел Продажи), рис. 2.

На соответствующих закладках формы просмотра электронного УПД можно получить информацию о подписях и статусах электронного документа, а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии.

Из формы просмотра, вызвав команду Сохранить в файл из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно сохранить электронный УПД вместе с электронной подписью.

После отправки электронного УПД продавец ожидает:

• от оператора ЭДО — подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла УПД;
• от покупателя — извещение о получении УПД. Напомним, что согласно пункту 2.9 Порядка обмена извещение покупателя о получении счета-фактуры не является обязательным документом и формируется покупателем только при взаимном согласии сторон сделки;
• от покупателя — информации покупателя об оформляемой сделке.

После формирования, подписания и отправки УПД в документе Реализация (акт, накладная) в строке состояния будет содержаться информация Ожидается подтверждение отправки.

До получения подтверждения оператора ЭДО в документе Счет-фактура выданный будет отсутствовать флаг и дата выставления в строке Выставлен (передан контрагенту), а в информационной строке будет указано, что Требуются действия со стороны других участников.

В форме Электронные документы (Таблице состояния) в графе Ожидаем от других участников будет указано, что ожидается подтверждение отправки.

Обработка подтверждения оператора о получении УПД

Получение электронных документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команд:

• Отправить и получить электронные документы (раздела Администрирование — подраздела Сервис);
• Отправить и получить из списка Текущие дела ЭДО;
• Отправить и получить электронные документы из формы Электронные документы (Таблицы состояния) из списка команд, открываемого по кнопке Еще.

При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование — гиперссылка Обмен электронными документами).

Полученные служебные электронные документы отображаются в форме Электронные документы (Таблице состояния) (рис. 5), открываемой из документа учетной системы Реализация (акт, накладная) или Счет-фактура выданный по гиперссылке информационной строки о состоянии электронного обмена или по команде Открыть электронные документы из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (см. рис. 2).

Получив подтверждение оператора ЭДО, продавец в соответствии с пунктом 2.7 Порядка обмена должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.

Формирование извещения происходит в программе автоматически.

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении подтверждения будет также автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.

Дважды щелкнув по активной строке формы Электронные документы (Таблицы состояния), можно просмотреть содержимое поступившего от оператора ЭДО подтверждения даты получения.

Дата поступления файла счета-фактуры (файла УПД) оператору ЭДО, которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, будет считаться датой выставления счета-фактуры в электронной форме (п. 1.10 Порядка обмена).

После получения подтверждения оператора ЭДО в документе Счет-фактура выданный в поле Выставлен проставляется флаг и дата выставления, соответствующая подтверждению оператора ЭДО, а в информационной строке документа Счет-фактура выданный отражается информация Требуются действия с нашей стороны и со стороны других участников.

Напомним, что в книге продаж электронный счет-фактура (электронный УПД) будет зарегистрирован еще до поступления подтверждения оператора ЭДО после проведения документов учетной системы Реализация (акт, накладная) и Счет-фактура выданный, поскольку счета-фактуры регистрируются в книге продаж при возникновении обязанности по исчислению НДС и вне зависимости от даты их выставления покупателям (п. 2 и 3 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

После отправки извещения о получении подтверждения оператора ЭДО в информационной строке документа Реализация (акт, накладная) будет отражена информация Ожидается извещение о получении, а в документе Счет-фактура выданный — Требуются действия со стороны других участников.

При этом в форме Электронные документы (Таблице состояния) можно увидеть, что ожидается извещение покупателя о получении счета-фактуры (Извещение о получении) и информация покупателя об оформляемой сделке (УПД (информация покупателя)).

Согласно пункту 2.9 Порядка обмена, выставление покупателем извещения о получении счета-фактуры не является обязательным.

Получение от покупателя извещения о получении УПД и информации об оформляемой сделке

Пунктом 2.9 Порядка обмена предусмотрено, что покупатель по взаимному согласию с продавцом может формировать извещение о получении счета-фактуры.

Кроме того, при реализации товаров продавец должен получить информацию покупателя об оформляемой сделке.

Получение продавцом таких документов от покупателя происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО, после чего в документах Реализация (акт, накладная) и Счет-фактура выданный в информационной строке состояния электронного обмена появится статус ЭДО завершен.

В форме Электронные документы (Таблице состояния) отражается вся информацию о состоянии и движении всех электронных документов (рис. 6).

Для просмотра содержимого каждого электронного документа (УПД (информации продавца), подтверждений, извещений, УПД (информации покупателя)) с описанием прохождения всех необходимых статусов обмена необходимо дважды щелкнуть по активной строке в форме списка.

После завершения обмена в режиме просмотра электронного УПД будет отражена информация о подписании документа обеими сторонами сделки.

Отправленный электронный УПД, как и все полученные и отправленные электронные документы, отражается в списке Архив ЭДО, открываемом по гиперссылке панели команд Архив ЭДО (раздел Администрирование — подраздел Сервис).

Подробнее о том, как в программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) получить электронный счет-фактуру и документ об отгрузке товаров (УПД), см. в разделе «Инструкции по учету в программах 1С» .

Составление УПД в "1С:Бухгалтерии" (Часть 1)

Регистрация операции отгрузки товаров покупателю в программе производится с помощью документа «Реализация» с видом операции «Товары».

При заполнении документа «Реализация» нужно указать:

1. в поле «от» — дату отгрузки товаров;
2. в поле «Контрагент» — наименование покупателя товаров;
3. в поле «Договор» — номер договора поставки;
4. в поле «Счет на оплату» — сведения о номере и дате счета;
5. в строке «Расчеты», нажав гиперссылку, можно изменить счета расчетов с контрагентами и правила зачета аванса, которые, как правило, заполняются автоматически.

По гиперссылке Подписи документа учетной системы «Реализация» можно открыть дополнительное окно для указания уточняющей информации об участниках операции для автоматического заполнения соответствующих строк УПД:

1. в поле «Представитель» — сведения о представителе покупателя, уполномоченном на получение товаров для заполнения строки УПД;
2. в поле «Доверенность №» и «от» — сведения о выданной представителю покупателя доверенности для заполнения строки;
3. в поле «Кто выдал» — наименование организации-получателя товаров для заполнения строки УПД;
4. в поле «Отпуск произвел» — сведения о лице, производившем отпуск товаров, для заполнения строки УПД;
5. в поле «Ответственный за оформление» — сведения о лице, ответственном за правильность оформления факта хозяйственной жизни, для заполнения строки УПД.

По гиперссылке Доставка документа учетной системы «Реализация» можно открыть дополнительное окно для указания:

1. уточняющей информации о транспортировке груза для заполнения строки УПД;
2. сведений об иных документах, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД для заполнения строки 12 УПД.

Если оформление передачи товаров покупателю и выставление счета-фактуры производится с помощью универсального передаточного документа (УПД), то для создания счета-фактуры необходимо переключить тумблер под табличной частью документа «Реализация» в положение УПД, после чего автоматически создается документ «Счет-фактура выданный».

В новом проведенном документе «Счет-фактура выданный» все поля будут заполнены автоматически на основании данных документа «Реализация»:

1. в строке «Документы-основания» будет стоять гиперссылка на соответствующий документ реализации;
2. в поле «Код вида операции» будет указано значение «01», которое соответствует отгрузке товаров, имущественных прав;
3. в строке «Сумма:» будет указано, что суммы для регистрации в журнале учета равны нулю, так как с 01.01.2015 г. налогоплательщики, не являющиеся посредниками, действующими от своего имени, не ведут журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;
4. в табличной части будут указаны реквизиты платежно-расчетного документа на поступившую сумму предоплаты;
5. в поле «Выставлен» будет проставлена дата регистрации документа «Реализация», которую при необходимости следует заменить на дату фактического выставления счета-фактуры. Если с продавцом заключено соглашение об обмене счетами-фактурами в электронной форме, то в поле будет проставлена дата отправки файла электронного счета-фактуры оператором ЭДО, указанная в его подтверждении;
6. переключатель «Составлен» будет стоять на значении «На бумажном носителе», если с продавцом отсутствует действующее соглашение об обмене счетами-фактурами в электронной форме. Если соглашение есть, то переключатель будет стоять в положении «В электронном виде».

Просмотр и печать УПД

Просмотр и печать УПД можно выполнить из документа «Реализация» по команде Печать.

Также просмотреть и распечатать УПД можно из документа «Счет-фактура выданный» по команде Печать.

В сформированном Универсальном передаточном документе будут автоматически заполнены:

1. все показатели счета-фактуры в соответствии с требованиями Приложения № 1 к Постановлению № 1137;
2. в левом верхнем углу в поле Статус — значение «1», так как в данном случае УПД применяется как комплексный документ, совмещающий в себе первичный учетный документ и счет-фактуру;
3. в графе А № п/п табличной части — номера позиций по порядку;
4. в графе Б Код товара/работ, услуг табличной части — соответствующие сведения из справочника номенклатуры;
5. в строке Основание передачи/получения — сведения о договоре, указанные в документе «Реализация». Если в дополнительные сведения о продавце и покупателе будет заблаговременно внесена информация о том, на основании какого документа производится приемка товаров покупателем, то эти данные также автоматически будут перенесены в УПД;
6. в строке Данные о транспортировке и грузе — данные о грузе, например, вид упаковки, если такая информация будет внесена в дополнительные сведения о доставке;
7. в строке Товар передал / услуги, результаты работ, права сдал — должность, а также фамилия и инициалы лица, которое произвело отгрузку, если в дополнительные сведения о продавце и покупателе будет внесена такая информация;
8. в строке Дата отгрузки, передачи — дата, соответствующая дате документа «Реализация»;
9. в строке Иные сведения об отгрузке, передаче — данные о сертификате соответствия, если в дополнительные сведения о доставке будет внесена такая информация;
10. в строке Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни — должность, а также фамилия и инициалы лица, которое оформляло эту операцию, если в дополнительные сведения о продавце и покупателе будет внесена такая информация. Если поле «Ответственный за оформление» не будет заполнено, то в этой строке будет по умолчанию указан руководитель или иное лицо, уполномоченное на подписание счета-фактуры от имени руководителя;
11. в строке Наименование экономического субъекта — составителя документа — сведения о продавце;
12. в строке Товар получил/услуги, результаты работ, права принял — фамилия и инициалы лица, которое принимало товар, если в дополнительные сведения о продавце и покупателе будет внесена такая информация;
13. в строке Наименование экономического субъекта — составителя документа — сведения о покупателе.

Продавец должен проверить наличие на УПД необходимых подписей со стороны покупателя. При этом следует учитывать, что если лицом, ответственным за оформление факта хозяйственной жизни (строка [18]), является лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка [15]), то в данной строке могут заполняться только сведения о должности и Ф.И.О. без повторения подписи.

Выставление УПД плательщиком НДС при доставке товаров покупателю

Отгрузка товаров

Регистрация операции отгрузки товаров покупателю без перехода права собственности в программе производится с помощью документа «Реализация» с видом операции «Отгрузка без перехода права собственности».

При заполнении документа «Реализация» нужно указать:

1. в поле «от» — дату отгрузки товаров;
2. в поле «Контрагент» — наименование покупателя товаров;
3. в поле «Договор» — номер договора поставки;
4. в поле «Счет на оплату» — сведения о номере и дате счета.

По гиперссылке Подписи документа учетной системы «Реализация» можно открыть дополнительное окно для указания уточняющей информации об участниках операции с целью автоматического заполнения соответствующих строк УПД:

в поле «Отпуск произвел» — сведения о лице, совершившем отгрузку товаров, для заполнения строки 10 УПД;

в поле «Ответственный за оформление» — сведения о лице, ответственном за правильность оформления факта хозяйственной жизни, для заполнения строки 13 УПД.

По гиперссылке Доставка документа учетной системы «Реализация» можно открыть дополнительное окно для указания:

1. уточняющей информации о транспортировке груза для заполнения строки 9 УПД;
2. сведений об иных документах, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД, для заполнения строки 12 УПД.

Значения из полей «Перевозчик» с отметкой «Другой» и «Сведение о транспортировке (для УПД)» полностью переносятся в строку 9 УПД.

Если оформление отгрузки товаров покупателю и выставление счета-фактуры производится с помощью универсального передаточного документа, то для создания счета-фактуры необходимо переключить тумблер под табличной частью документа «Реализация» в положение УПД, после чего автоматически создается документ «Счет-фактура выданный».

Выписка счета-фактуры по документу «Реализация» с видом операции «Отгрузка без перехода права собственности» доступна, если в учетной политике организации на закладке НДС установлен флажок для значения «Начислять НДС по отгрузке без перехода права собственности».

Просмотр и печать УПД

Просмотр и печать УПД можно выполнить из документа «Реализация» по команде Печать.

Также просмотреть и распечатать УПД можно из документа «Счет-фактура выданный» по команде Печать.

В сформированном Универсальном передаточном документе (УПД) будут автоматически заполнены:

1. все показатели счета-фактуры в соответствии с требованиями Приложения № 1 к Постановлению № 1137;
2. в левом верхнем углу в поле Статус — значение «1», так как в данном случае УПД применяется как комплексный документ, совмещающий в себе первичный учетный документ и счет-фактуру;
3. в графе А № п/п табличной части — номера позиций по порядку;
4. в графе Б Код товара/работ, услуг табличной части — соответствующие сведения из справочника номенклатуры;
5. в строке Основание передачи/получения — сведения о договоре, указанные в документе «Реализация»;
6. в строке Данные о транспортировке и грузе — реквизиты транспортной накладной, наименование транспортной организации, данные о грузе, например, масса нетто/брутто, вид упаковки, условия транспортировки и т.д., если в дополнительные сведения о доставке будет внесена такая информация;
7. в строке Товар передал / услуги, результаты работ, права сдал — должность, а также фамилия и инициалы лица, которое произвело отгрузку, если в дополнительные сведения о продавце и покупателе будет внесена такая информация;
8. в строке Дата отгрузки, передачи — дата, соответствующая дате документа «Реализация»;
9. в строке Иные сведения об отгрузке, передаче — ссылки на неотъемлемые приложения, например, на сертификаты качества, если такие документы должны представляться вместе с товаром согласно условиям договора и если в дополнительные сведения о доставке будет внесена такая информация;
10. в строке Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни — должность, а также фамилия и инициалы лица, которое оформляло эту операцию, если в дополнительные сведения о продавце и покупателе будет внесена такая информация. Если поле «Ответственный за оформление» не будет заполнено, то в этой строке по умолчанию будет указан руководитель или иное лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур от имени руководителя;
11. в строке Наименование экономического субъекта — составителя документа — сведения о продавце;
12. в строке Наименование экономического субъекта — составителя документа — сведения о покупателе.

Реализация отгруженных товаров

Реализация ранее отгруженных товаров после их передачи покупателю на основании заполненного покупателем УПД оформляется с помощью документа «Реализация отгруженных товаров», который создается на основании документа «Реализация» с видом операции «Отгрузка без перехода права собственности «по кнопке Создать на основании.

Все поля документа будут заполнены автоматически на основании документа «Реализация».

Перед проведение документа необходимо убедиться, что в поле «от» документа «Реализация отгруженных товаров» указана дата, которая соответствует дате реализации товаров (дате перехода права собственности на товары к покупателю согласно условиям договора) и которая указана в строке Дата получения УПД.

Как указать адрес грузоотправителя в печатной форме УПД в 1С

Если в печатной форме Универсального передаточного документа в графе (4) не выводится адрес грузополучателя, необходимо проверить, заполнен ли адрес в документе «Реализация товаров». Для этого необходимо пройти по ссылке «Доставка» в левом нижнем углу.

Откроется окно. В нем нужно будет ввести «Адрес доставки». В данном реквизите нужно выбрать «Фактический адрес контрагента».

Если не получается выбрать фактический адрес, необходимо проверить, заполнен ли он в карточке контрагента. Для этого в карточке контрагента в разделе «Адрес и телефон» поставим галку «Фактический адрес совпадает с юридическим адресом».

Адрес в графе (4) «Грузополучатель и его адрес» печатается из реквизита «Фактический адрес».

Отражаем отгрузку товаров в УПД

ФНС России в письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ предложила налогоплательщикам новый вид документа – универсальный передаточный документ (УПД). Как создать этот документ в «1С», какие поля нужно заполнять и как принимать обратно документ от контрагента? Рассмотрим в подробной инструкции от «ГЭНДАЛЬФ».

Рассмотрим использование УПД на следующем примере.

ООО «Прогресс» заключило с ООО «Торговый дом» договор на поставку 20 комплектов мебели.

Стоимость: 236 000,00 руб. (в том числе НДС 18% — 36 000,00 руб.).

Передача товара и переход права собственности на него происходят на складе ООО «Торговый дом».

Товар доставляет продавец – ООО «Прогресс», силами сторонней транспортной организации.

Как отразить отгрузку товаров в «1С:Бухгалтерия предприятия 8»

Чтобы отразить операцию по отгрузке товаров, заходим в раздел «Продажи», подраздел «Продажи». В нашем примере мы создаем документ «Реализация (акт, накладная)» с видом «Отгрузка без перехода права собственности», однако если вы не испольщуете этот тип отгрузки, создаете документ «Товары (накладная)».

В документе заполняем следующие поля:

• «от» – дата отгрузки товаров (соответствует дате отражения операции в учетной системе);
• «Контрагент» – наименование покупателя товаров;
• «Договор» – номер договора поставки;
• «Счет на оплату» – сведения о номере и дате счета (если он выставлялся).

Из счета автоматически подтянутся данные для табличной части.

По гиперссылке «Подписи» документа можно открыть дополнительное окно для указания уточняющей информации об участниках операции с целью автоматического заполнения соответствующих строк УПД:

• в поле «Отпуск произвел» — сведения о лице, совершившем отгрузку товаров, для заполнения строки [10] УПД.
• в поле «Ответственный за оформление (для УПД)» — сведения о лице, ответственном за правильность оформления факта хозяйственной жизни для заполнения строки [13] УПД.

По гиперссылке «Доставка» документа можно открыть дополнительное окно, чтобы указать:

• Кто перевозчик. В нашем примере – это сторонняя компания.

При доставке товаров силами привлеченной транспортной компании следует указать ее наименование в поле «Другой» и заполнить в строке «Сведения о транспортировке (для УПД)» номер и дату транспортной накладной перевозчика, а также, при необходимости, вид упаковки, массу нетто/брутто груза и т.д. Эти данные попадут в строку [9] УПД.

Если нужно, указываем сведения об иных документах, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД (например, о паспортах, сертификатах соответствия и т.п.), для заполнения строки [12] УПД.

Поля «Автомобиль», «Водитель», «Груз» заполняются, если мы установим флажок для значения «Перевозка автотранспортом».

Они используются для формирования транспортной накладной, если доставка товара осуществляется силами самого продавца. В этом случае в строке [9] УПД автоматически указываются реквизиты транспортной накладной, которые совпадают с номером и датой УПД.

Создание счет-фактуры в «1С» для УПД

Для создания счета-фактуры на отгруженные товары необходимо нажать на кнопку «Выписать счет-фактуру» внизу документа.

При этом автоматически создается документ «Счет-фактура выданный» – можно увидеть ссылку внизу документа реализации.

В новом проведенном документе «Счет-фактура выданный» все поля будут заполнены автоматически на основании данных документа «Реализация»:

• в строке «Документы-основания» будет стоять гиперссылка на соответствующий документ реализации;
• в поле «Код вида операции» будет указано значение «01», которое соответствует приобретению товаров, работ, услуг согласно Приложению к приказу ФНС РФ от 14.02.2012 № ММВ-7-3/83@, а также письму ФНС РФ от 22.01.2015 № ГД-4-3/794@;
• в строке «Сумма» будет указано, что суммы для регистрации в журнале учета равны нулю, так как с 1 января 2015 г. налогоплательщики, не являющиеся посредниками, действующими от своего имени, экспедиторами, застройщиками, не ведут журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;
• в табличной части будут указаны реквизиты платежно-расчетного документа на поступившую сумму предоплаты (при ее наличии);
• в поле «Выставлен (передан контрагенту)» будет проставлена дата регистрации документа «Реализация (акт, накладная)», которую при необходимости следует заменить на дату фактического выставления счета-фактуры.

Если вы используете электронный документооборот, то в поле будет проставлена дата отправки файла электронного счета-фактуры оператором ЭДО, указанная в его подтверждении.

Переключатель «Составлен» будет стоять на значении «На бумажном носителе», если вы не обмениваетесь электронными документами с этим контрагентом. Если у вас заключено соглашение об ЭДО, то переключатель будет стоять в положении «В электронном виде».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Выписка счета-фактуры по документу «Реализация (акт, накладная)» с видом операции «Отгрузка без перехода права собственности» доступна в том случае, если в учетной политике организации («Главное» –«Учетная политика») на закладке «НДС» установлен флажок для значения «Начислять НДС по отгрузке без перехода права собственности».

Просмотр и печать УПД

Просмотр и печать УПД можно выполнить из документа «Реализация (акт, накладная)» по команде «Печать».

Также просмотреть и распечатать УПД можно из документа «Счет-фактура выданный».

Строки УПД будут заполнены следующими данными:

• в левом верхнем углу в поле «Статус» – значение «1», так как в данном случае УПД применяется как комплексный документ, совмещающий в себе первичный учетный документ и счет-фактуру;
• в графе А «№ п/п» табличной части – номера позиций по порядку;
• в графе Б «Код товара/работ, услуг» табличной части – соответствующие сведения из справочника номенклатуры;
• в строке «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» [8] – сведения о договоре, указанные в документе «Реализация (акт, накладная)»;
• в строке «Данные о транспортировке и грузе» [9] – реквизиты транспортной накладной, наименование транспортной организации, данные о грузе, например, масса нетто/брутто, вид упаковки, условия транспортировки и т.д., если в дополнительные сведения о доставке будет внесена такая информация;
• в строке «Товар (груз) передал / услуги, результаты работ, права сдал» [10] – должность, а также фамилия и инициалы лица, которое произвело отгрузку, если в дополнительные сведения о продавце и покупателе будет внесена такая информация;
• в строке «Дата отгрузки, передачи (сдачи)» [11] – дата, соответствующая дате документа «Реализация (акт, накладная)»;
• в строке «Иные сведения об отгрузке, передаче» [12] – ссылки на неотъемлемые приложения, например, на сертификаты качества (сертификаты соответствия, сертификаты безопасности и т.д.), если такие документы должны представляться вместе с товаром согласно условиям договора и если в дополнительные сведения о доставке будет внесена такая информация;
• в строке «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» [13] – должность, а также фамилия и инициалы лица, которое оформляло эту операцию, если в дополнительные сведения о продавце и покупателе будет внесена такая информация. Если поле «Ответственный за оформление (для УПД)» не будет заполнено, то в этой строке по умолчанию будет указан руководитель или иное лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур от имени руководителя;
• в строке «Наименование экономического субъекта-составителя документа (в т.ч. комиссионера/агента)» [14] – сведения о продавце;
• в строке «Наименование экономического субъекта-составителя документа» [19] – сведения о покупателе.

Отразить в печатной форме документа недостающую информацию или внести необходимые исправления можно из режима редактирования, включение или отключение которого производится по кнопке в верхней части меню в виде таблицы с зеленым карандашом.

Кроме того, из режима просмотра и редактирования печатной формы документа можно:

• сохранить УПД в соответствующей папке в выбранном формате с помощью кнопки или команды «Сохранить» из списка доступных команд, открываемого по кнопке «Еще»;
• направить УПД по электронной почте с помощью кнопки или по команде «Отправить» из списка доступных команд, открываемого по кнопке «Еще».

Правая сторона УПД заполняется покупателем при приемке товаров. Продавец при получении документа от покупателя должен только удостовериться в правильности указания покупателем всех необходимых сведений.

Реализация отгруженных товаров

Реализация ранее отгруженных товаров после их передачи покупателю (после перехода права собственности) на основании заполненного покупателем УПД оформляется с помощью документа «Реализация отгруженных товаров», который создается на основании документа «Реализация (акт, накладная)» с видом операции «Отгрузка без перехода права собственности» по кнопке «Создать на основании».

Все поля документа будут заполнены автоматически на основании документа «Реализация (акт, накладная)».

Перед проведение документа необходимо убедиться, что в поле «от» документа «Реализация отгруженных товаров» указана дата, которая соответствует дате реализации товаров (дате перехода права собственности на товары к покупателю согласно условиям договора) и которая указана в строке «Дата получения (приемки)» [16] УПД.