Перейти к содержимому

Что значит закрыть принудительно в 1с 8 эдо

  • автор:

Как бухгалтеру контролировать наличие первички при использовании 1С-ЭДО

Если в отношении бумажных документов бухгалтерской службе необходимо вручную устанавливать флаги о получении или подписании документа, то при использовании ЭДО статусы электронных документов и связанных с ними документов учета изменяются автоматически.

По мере выполнения регламентных действий документ принимает разные состояния ЭДО, например:

Ожидается извещение о получении – электронный документ отправлен контрагенту, но контрагент еще не прислал извещение о его получении.

Ожидается подтверждение – электронный документ отправлен контрагенту, контрагент его получил, но еще не подписал.

Требуется утверждение – получен входящий электронный документ от контрагента, который в случае согласия нужно утвердить, подписать и отправить.

Подробнее про регламент и возможные состояния ЭДО можно прочитать в статье на сайте 1С-ЭДО.

Состояние ЭДО в списке документов учета

Перед отправкой электронного документа контрагенту продавец должен создать первичный документ и провести его. Далее на основании документа учета нужно создать электронный документ и подписать его электронной подписью. Пошагово процесс по выставлению электронного первичного документа в «1С:Бухгалтерии» приводится в материале на сайте ИТС.

Для тех контрагентов, с которыми настроен ЭДО, в списке документов реализации будет отображаться состояние ЭДО.

Контроль электронной первички рис.1.jpg

В целях осуществления контроля «первички», по которой еще не завершены регламентные действия, можно воспользоваться отбором. Для этого нужно кликнуть по кнопке Еще и выбрать команду Настроить список.

В открывшемся окне нужно найти Состояние ЭДО слева в доступных полях и кликнуть по кнопке Выбрать.

Контроль электронной первички рис.2.jpg

Для отбора документов реализации нужно добавить несколько полей со значением Не равно:

Не начат – на документ учета еще не сформирован электронный документ;

На подписи – электронный документ сформирован, но не подписан электронной подписью;

Завершен – необходимые действия по данному электронному документу выполнены всеми участниками обмена;

Завершен с исправлением – выполнены все необходимые действия по обмену корректировочными документами после получения уведомления об уточнении;

Закрыт принудительно – электронный документ был изъят из активного документооборота;

Аннулирован – электронный документ аннулирован по соглашению обеих сторон.

По документам реализации с перечисленными статусами ЭДО контроль «первички» не требуется.

Контроль электронной первички рис.3.jpg

После добавления нажать Завершить редактирование. Благодаря использованию фильтров будет сформирован список документов, по которым нужен контроль.

Контроль электронной первички рис.5.jpg

Аналогичным образом можно формировать список документов поступлений. Покупатель, получив электронный документ от контрагента, должен его проверить, подписать электронной подписью и отразить в учете. Пошагово процесс по получению электронного первичного документа в «1С:Бухгалтерии» приводится в материале на сайте ИТС.

Для отбора документов поступления нужно добавить следующие поля со значением Не равно:

Завершен с исправлением;

Аннулирован;

Закрыт принудительно.

Контроль электронной первички рис.6.jpg

Состояние ЭДО в списке электронных документов

Из списка документов реализации или поступлений можно перейти в рабочее место Текущие дела ЭДО, кликнув по кнопке ЭДО и выбрав соответствующую команду.

Контроль электронной первички рис.7.jpg

Текущие дела ЭДО представляют собой специальное рабочее место для работы с электронными документами, для которых на данный момент не завершен электронный документооборот. Слева расположены группы возможных действий, которые выполняются с электронными документами, справа − список электронных документов. Для списка электронных документов доступны быстрые отборы.

Контроль электронной первички рис.8.jpg

Необработанные электронные документы в папках блока Входящие означают, что для соответствующих учетных документов ЭДО не завершен. Сотруднику, отвечающему за обработку электронных документов, нужно периодически просматривать рабочее место Текущие дела ЭДО и выполнять нужные действия с документами, находящимися во Входящих.

Следует также обратить внимание на папку На контроле группы Исходящие − по находящимся здесь документам ожидаются действия со стороны других участников обмена − контрагента или оператора ЭДО. Если определенные документы находятся На контроле продолжительное время, сотруднику, отвечающему за обработку электронных документов или взаимодействие с контрагентами, нужно связаться с контрагентом для завершения ЭДО. Если сотрудник выяснит, что контрагент не может выполнить нужные действия с электронным документом по техническим или иным причинам, нужно найти другой способ оформления и подписания первичного учетного документа по этой сделке.

Важно совершать регулярные обмены с контрагентами по ЭДО и не оставлять без внимания необработанные документы в Текущих делах ЭДО. Если следовать принципу, что в папках Текущих дел ЭДО не должно быть каких-либо электронных документов (все документы обработаны), то и с первичными документами должно быть все в порядке.

При необходимости можно открыть электронный документ непосредственно из связанного документа учета по кнопке ЭДО – Посмотреть электронный документ.

Контроль электронной первички рис.9.jpg

Также электронный документ можно найти в общем списке в Архиве ЭДО, если перейти по соответствующей ссылке в форме Текущие дела ЭДО.

Контроль электронной первички рис.10.jpg

Другие полезные материалы по работе с 1С-ЭДО смотрите на официальном сайте сервиса. Подпишитесь на сайте на рассылку новостей и публикации техподдержки, чтобы получать актуальную информацию о сервисе 1С-ЭДО.

Ручное закрытие документов ЭДО

При невозможности штатно завершить работу с документом ЭДО, получив соответствующий статус от оператора, имеется техническая возможность сделать это вручную.

Перед установкой статуса вручную, убедитесь что документ успешно подписан, об этом однозначно говорит квитанция показанная на скриншоте и доступная из документа через ЭДО/Открыть исходный ЭД:

Для установки статуса вручную выберите пункт «ЭДО/Закрыть ЭДО принудительно» (в форме списка или в форме документа) и указать причину закрытия.

Состояние ЭДО будет изменено на «Закрыт принудительно».

В том случае, если контрагент обработает документ после ручного закрытия и квитанция все же поступит, состояние ЭДО изменится на актуальное.

Возможность закрыть документ принудительно имеется на каждой стадии активного документооборота (не завершен, не аннулирован, не отклонен).

Принудительное закрытие электронного документа

При невозможности завершить ЭДО имеется техническая возможность изъять документ из активного документооборота. Для этого необходимо перейти в Текущие дела ЭДО, нажать правой кнопкой мыши на необходимый документ и выполнить команду «Закрыть принудительно».

ПринудительноеЗакрытие1.png

В появившемся окне необходимо указать причину закрытия документооборота и нажать «Закрыть электронный документооборот». Иные участники обмена не получат уведомлений, свидетельствующих о том, что по данному документу не требуется действий.

ПринудительноеЗакрытие2.png

Документ будет изъят из Текущих дел ЭДО и помещен в Архив ЭДО с состоянием «Закрыт принудительно».

ПринудительноеЗакрытие3.png

Причина закрытия документооборота отображается в состоянии ЭДО.

ПринудительноеЗакрытие4.png

Также причина закрытия доступна для просмотра в журнале действий по ЭДО (Ещё – Журнал действий по ЭДО).

ПринудительноеЗакрытие5.png

Возможность закрыть документ принудительно имеется на каждой стадии активного документооборота.

Начиная с версии модуля ЭДО 1.9.1, появилась возможность вернуть в обработку закрытые ранее документы. Для этого, в форме просмотра электронного документа, необходимо нажать «Другие действия» и выполнить команду «Вернуть в работу».

ПринудительноеЗакрытие6.png

Электронный документ станет вновь доступен для обработки, а состояние ЭДО изменится на актуальное.

Выполнение контроля за наличием исходных документов, работая с системой 1С-ЭДО

Отметим, что в документации бухгалтерии ручным способом проставляются отметки об ее статусе, например, получена либо подписана. Впрочем, если использовать электронный оборот документации, то тогда состояние электронной и сопряженной с ней иной учетной документации изменяется в автоматическом режиме. Безусловно, такие операции позволяют экономить рабочее время и повышают эффективность труда бухгалтера.

В процессе осуществления пользователем установленных действий с документами, они приобретают различные статусы в электронном обороте документов. Основные из них:

  • «Ожидается извещение о получении» представляет собой состояние электронного документа, который направлен партнеру и ожидает его уведомление о зачислении;
  • «Ожидается подтверждение» представляет собой состояние электронного документа, который переслан партнеру и получен ним, однако еще не поставил подпись;
  • «Требуется утверждение» представляет собой состояние электронного документа, который принят фирмой от партнера, но требуется его утверждение, подписание и доставка.

Положение ЭДО в списке учетной документации

Чтобы направить контрагенту документ в электронном виде, то вначале продавцу надо сформировать исходную документацию и провести ее. В дальнейшем формируется документ в электронном виде на ее основе и потом ставится подпись ЭЦП.

В свою очередь, в списке документации «Реализация» отображается положение ЭДО в отношении документов контрагентов, с каким подключены настройки ЭДО.

контроль исходных документов 1С-ЭДО

На практике, применяется выбор с целью выполнения контроля первоначальных документов, которые находятся в состоянии не законченной установленной процедуры. Для осуществления такой операции пользователю надо нажать клавишу «Еще» и найти сегмент «Настроить список». Далее, ему нужно с левой стороны в открывшемся окне найти вкладку «Состояние ЭДО» и нажать клавишу «Выбрать».

контроль исходных документов 1С-ЭДО

Когда надо выбрать документацию по продажам, то тогда пользователь добавляет области, обозначенные как «Не равно»:

  • «Не начат» положение документа учета, когда по нему не сформирован цифровой аналог;
  • «На подписи» положение сформированного цифрового документа, но не заверенного электронной подписью;
  • «Завершен» положение цифрового документа, когда соучастники ЭДО осуществили по нему абсолютно все операции;
  • «Завершен с исправлением» положение, при котором получив извещение о необходимости более точного определения, соучастники ЭДО произвели размен уточненной документацией;
  • «Закрыт принудительно» положение цифрового документа, когда он реквизирован из действующего ЭДО;
  • «Аннулирован» положение цифрового документа, когда он удален по обоюдному решению участников взаимообмена.

Во всех случаях, когда документу по продажам присвоено лишь одно из перечисленных состояний ЭДО, то тогда по нему можно не выполнять контроль первички.

контроль исходных документов 1С-ЭДО

Выполнив все дополнения, пользователю остается завершить действия нажатием клавиши «Завершить редактирование». С целью удобного формирования списка контролируемой документации имеется возможность применять определенные фильтры.

контроль исходных документов 1С-ЭДО

Кроме того, список документации по поступлениям создается подобным способом. После принятия электронной документации от контрагента, покупатель производит проверку документов и ставит свою ЭЦП, выполнив проводки учета.

Вдобавок, для выбора поступившей документации и в этом случае дополняются области с обозначением «Не равно», такие как:

  • документ «Завершен»;
  • документ «Завершен с исправлением»;
  • документ «Аннулирован»;
  • документ «Закрыт принудительно».

контроль исходных документов 1С-ЭДО

Положение ЭДО в списке электронной документации

В свою очередь, завершив действия со списком документации в отношении поступлений либо продаж, потребитель переключается на следующую рабочую позицию «Текущие дела ЭДО», где после нажатия клавиши «ЭДО» можно подобрать нужную команду.

контроль исходных документов 1С-ЭДО

Также отметим, что область «Текущие дела ЭДО» представляет собой особую рабочую зону, где потребитель сможет производить действия с цифровой документацией с незаконченным электронным документооборотом. В данной рабочей зоне слева размещен каталог предполагаемых операций, которые осуществляют с документами в электронной версии, справа представлен непосредственно список этой документации. В частности, к ней возможно применять функцию быстрого выбора.

контроль исходных документов 1С-ЭДО

Как правило, если папка раздела «Входящие» содержит необработанную электронную документацию, то данное подразумевает относительно надлежащей учетной документации не законченные действия электронного документооборота. Разумеется, что сотрудник, отвечающий за обрабатывание документации в электронном виде, временами проводить анализ рабочей зоны «Текущие дела ЭДО» и исполнять требуемые процедуры по документации находящейся в разделе «Входящие».

Кроме того, другая папка «На контроле» раздела «Исходящие» вмещает документацию, в отношении которой производят регламентированные операции иные соучастники документооборота, скажем, контрагенты либо специальные операторы ЭДО. В случае когда ответственный работник выявляет в папке «На контроле» документацию пребывающую там продолжительный период, то в его обязанности входит установить связь с партнерами с целью завершения ЭДО. Однако, когда существуют препятствия со стороны контрагента в исполнении требуемых процедур, тогда следует отыскать иной метод сформировать и поставить подпись в исходных документах данной операции.

Как видите, необходимо осуществлять контроль необработанной документации в области «Текущие дела ЭДО» и одновременно постоянно выполнять взаимообмен с партнерами включенными в ЭДО.

Так в отношении электронной документации, то в случае надобности ее можно открыть через сопряженную с ней учетную документации при помощи клавиши «ЭДО» и потом избрать форму «Посмотреть электронный документ».

контроль исходных документов 1С-ЭДО

Между тем, чтобы переключиться в электронную документацию, то возможно использовать полный перечень и при поддержке ссылки «Архив ЭДО» перейти в область «Текущие дела ЭДО».

контроль исходных документов 1С-ЭДО

Еще остаются нерешенные задачи? Звоните наши эксперты окажут необходимую консультацию!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *