Что такое кэдо в 1с

КЭДО в 1С: внешний вид и особенности использования

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (КЭДО или ЭКДО) появился недавно, в конце 2021 года, но интерес к нему уже очень высок среди работодателей. В соответствии с частью 4 статьи 22.1 Трудового кодекса кадровый цифровой обмен осуществляется с помощью информационной системы. Крупнейший разработчик программных продуктов в России предлагает рассмотреть ведение КЭДО в 1С с помощью дополнительного сервиса.

КЭДО в 1С

В 1С ведение кадрового электронного документооборота осуществляется с помощью подключения сервиса «1С: Кабинет сотрудника». Это рабочее место работника, которое обеспечивает электронное взаимодействие его с кадровой службой.

1. Что такое КЭДО, и зачем это нужно.
2. Системы КЭДО: сравнение популярных платформ.
3. Инструкция: как перейти на КЭДО.
4. Зачем нужно положение о КЭДО и как его составить.

Сервис появился в сентябре 2020 года как антикризисная мера. Возможность удаленного взаимодействия с сотрудниками во время пандемии оказалась как нельзя кстати. Работники из дома могли получить расчетные листки о зарплате, подать заявление на отпуска (ежегодный и за свой счет), заказывать справки. Дальнейшее развитие Кабинет получил вместе с вводом в сервис электронной цифровой подписи для работника и утверждением ЭКДО на законодательном уровне. В конце 2021 года разработчик заявил о том, что сервис позволяет организовать КЭДО в 1С, документооборот с ним становится полноценным и соответствующим требованиям Закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ о КЭДО.

На сегодняшний день к электронному обмену доступны:

• документация, которая создается в 1С (список форм, доступных для КЭДО, увеличивается, см. таблицу);
• произвольные документы, которые загружаются в программу.

Для доступа работника к КЭДО реализовано два способа подключения: приложение для смартфона и web-версия.

Электронная цифровая подпись работника создается в его личном кабинете. Он получает облачную усиленную неквалифицированную подпись (УНЭП) бесплатно. Работодатель покупает усиленную квалифицированную подпись (УКЭП).

Кадровый обмен работает в программах:

• 1С:Бухгалтерия предприятия ред. 3;
• 1С:Зарплата и управление персоналом, ред. 3;
• 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, ред. 3;
• 1С:ERP Управление предприятием 2;
• 1С:ERP. Управление холдингом.

Стоимость сервиса «1С: Кабинет сотрудника» зависит от количества подключенных работников.

Стоимость в месяц, в руб.

Организация имеет возможность подключить тестовый период на 45 дней бесплатно без ограничения количества пользователей.

Настройка КЭДО в 1С

КЭДО в 1С: Бухгалтерия, КЭДО в 1С ЗУП и 1С: ERP настраиваются одинаково.

Шаг 1. Находим в разделе «Зарплата» сервис «1С: Кабинет сотрудника», открываем его и в появившемся окне выполним следующие настройки:

• придумаем название для сервиса организации (электронный адрес для доступа в личные кабинеты сотрудников);
• выберем ответственного и тех, кому необходимо сделать личные кабинеты;
• установим флажок на настройке «Использовать кадровый ЭДО»;
• подключим сервис, нажав соответствующую кнопку.

Шаг 2. Откроем кабинет ответственного, для этого перейдем по адресу, который мы только что сформировали (ссылка придет на электронную почту). При первом входе необходимо пройти регистрацию, придумать пароль.

Шаг 3. Через кабинет ответственного лица настраивается возможность кадрового обмена.

Выберем раздел «Администрирование» и перейдем в настройки, включим возможность использовать КЭДО, что позволит программе сформировать корневой сертификат компании. Он используется для формирования ЭЦП сотрудников.

Далее скачаем и сохраним сертификат.

И затем выполним остальные настройки.

Шаг 4. Закончим настройки в программе 1С, выбрав в разделе «Администрирование» — «Обмен электронными подписями» и установив флажок «Электронные подписи».

Сотрудники выпускают ЭЦП в личном кабинете в своем профиле (меню в нижнем правом углу Кабинета).

Использование КЭДО в сервисе 1С

После выполнения настроек у работника и работодателя появляется общее пространство для работы с возможностью удаленно подписывать документы.

Возможности для работодателя

(для ведения КЭДО используется раздел «Зарплата и кадры» в 1С)

Возможности для работников

(для ведения КЭДО используют сервис «Кабинет сотрудника»)

Подготовить кадровую документацию средствами 1С.

Загрузить в программу произвольные документы (например, трудовой договор по форме, принятой в компании, дополнительные соглашения к нему).

Отправить созданные электронные документы

работнику на подпись.

Передать расчетные листки в личные кабинеты сотрудников.

Получить электронные заявки от работников

на получение справок.

Отследить подписи сотрудником документа или расчетного листка.

Получить бесплатную ЭЦП для использования в сервисе.

Подписать документы, полученные от работодателя.

Ознакомиться с расчетными листками.

Подать заявления на отпуск, на налоговый вычет.

Заказать справки (2 НДФЛ, с места работы и др.).

Сообщить о своем отсутствии (болезнь или по семейным обстоятельствам и др.).

Отследить статус обработки своих заявлений.

Получить информацию об остатках дней отпуска.

При формировании кадровых документов в разделе «Зарплата и кадры» работодатель подписывает документ для отправки работнику, а тот знакомится с документом и подписывает его.

Все кадровые документы обмена в программе 1С поступают в новый раздел «Документы кадрового ЭДО», где сотрудник отдела кадров отслеживает отправку документов и подписи работников.

Конечно, КЭДО ЗУП, специализированная программа для работы с кадрами, дает наиболее полное представление о сервисе электронного документооборота: большой выбор кадровых документов, особые инструменты (например, возможность составления маршрута документа), но те, кто пользуется 1С: Бухгалтерией и имеет небольшой коллектив, могут настроить кадровый обмен для документов приема на работу, отпусков, переводов и увольнений.

Сервис продолжает развиваться. Так, например, кабинет сотрудника в КЭДО 1С с обновлением на май приобрел возможность получать от работодателя новые формы документации: введены приказы, создаваемые при простое. Для работодателя реализована возможность настроить, какие формы передавать в личные кабинеты, а какие нет. Если нужно, то необходимо добавить соответствующую запись в список «Настройки печатных форм» (раздел Настройка – Сервис).

Кадровый электронный документооборот в «1С»

В этой статье мы рассмотрим, как использовать кадровый электронный документооборот (КЭДО) в 1С на примере программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Чтобы перейти на использование кадрового ЭДО в программах 1С необходимо подключить сервис 1С:Кабинет сотрудника.

Сервис 1С:Кабинет сотрудника полностью сохраняет существующие процессы кадрового учета в компании, их не придётся где-то дублировать или внедрять дополнительные модули или программы, для обработки заявлений. Все необходимые действие происходят в Вашей программе.

Просто к привычному порядку ведения учета добавляются элементы системы кадрового ЭДО.

Вот некоторые из этих элементов.

1. Получение и обработка электронных заявлений

Заявления от сотрудников поступают в раздел «Мои задачи» (в нашем примере используется заявление на отпуск).

Открыв заявление, мы можем получить информацию о составе заявления, кем оно было согласовано (если документ требует согласования руководителя), кто составил заявление, тип заявления и необходимую для проверки информацию.

Нам доступны следующие действия с заявлением нажав кнопку «отказать» и написав комментарий мы можем вернуть заявление сотруднику. Мы можем принять заявление к исполнению и нажать «Ввести отпуск» после чего откроется необходимый раздел, а данные из заявления перенесутся автоматически.

2. Отправка документов на подпись сотруднику из печатной формы документа

После завершения всех необходимых хозяйственных операций в программе нажимаем кнопку «Печать» и выбираем нужный тип документа для отправки в кабинет сотрудника (в нашем примере приказ о предоставлении отпуска).

В программах, где подключён сервис 1С:Кабинет сотрудника», для отправки документа на подпись сотруднику в печатной форме документа необходимо нажать кнопку «Передать в 1С:Кабинет сотрудника».

После нажатия кнопки «Передать в 1С:Кабинет сотрудника» программа попросит подписать документ усиленной квалифицированной электронной подписью организации. Если у сотрудника, оформляющего документ, нет права подписи, то можно переадресовать документ пользователю, у которого право подписи есть.

Аналогичным образом из печатной формы на подпись отправляются и другие документы, созданные в программе. Например, приказ о приёме, приказ о переводе, трудовой договор и другие документы.

В сервисе предусмотрена возможность загружать и отправлять свои версии печатных форм документов.

3. Отправка произвольных документов

В случае, когда необходимо отправить через кадровый ЭДО документ, который не был создан в программе, можно воспользоваться функцией создания произвольного документа.

В пункте 1 мы можем загрузить нужный файл, например, дополнительно соглашение, приказ по организации или любые другие документы.

В пункте 2 мы можем убрать необходимость подписания документов электронной подписью со стороны организации, например, если мы отправляем должностные инструкции.

В пункте 3 мы можем выбрать сотрудника, которому мы хотим отправить документ.

Если нужно отправить документ не одному, а группе сотрудников, то сделать это можно в пункте 4.

Пункт 5, кнопка «Отправить в 1С:Кабинет сотрудника», после нажатия которой документ будет предложено подписать электронной подписью организации, если мы не убрали галку в пункте 2 или выбрать пользователя у которого есть право подписи документов. После этого документ будет отправлен сотруднику или сотрудникам.

Помимо отправки произвольных документов, есть возможность загружать свои версии печатных форм документов в программу и после выполнения простых настроек, их можно будет отправлять как обычные документы, создаваемые в программе.

4. Архив электронных документов

Все электронные кадровые документы хранятся в программе в разделе «Документы кадрового ЭДО». Каждый документ снабжён статусом — подписан он сотрудником или нет.

Все документы доступны к выгрузке в виде архива, в котором содержится сам электронный документ в формате pdf и два файла электронной подписи, которыми этот документ был подписан.

5. Отправка на ознакомление сотрудникам расчетных листков

После начисления заработной платы в разделе «Зарплата» нажимаем кнопку «Публикация расчетных листков».

После нажатия кнопки «Опубликовать» расчетные листки будут отправлены на подпись всем сотрудникам, у которых есть доступ к сервису и произведены начисления.

В этом же разделе есть функционал по учету выданных расчетных листков. Журнал ведется для каждого месяца, когда производилась отправка расчетных листков через сервис. В журнале отображается отметка был ли подписан расчетный листок сотрудником или нет.

Таким образом, внедрение кадрового ЭДО в 1С не потребует серьёзного пересмотра существующих процессов или порядка ведения учета. Сотрудники кадровой службы будут пользоваться привычным функционалом программных продуктов 1С.

Для внедрения сервиса 1С:Кабинет сотрудника рекомендуем обращаться к партнерам со статусом «Центр компетенции по кадровому ЭДО (1С:Кабинет сотрудника)».

Кадровый ЭДО — общее понятие и применение

Что такое кадровый ЭДО

При введении КЭДО кадровые документы создаются, подписываются и хранятся только в электронном виде (ст. 22.1 ТК РФ). При этом документы не дублируются на бумаге.

Для некоторых видов документов переход на КЭДО не предусмотрен:

• Приказы об увольнении
• Трудовые книжки
• Сведения о трудовой деятельности
• Акты о несчастном случае на производстве
• Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда

Порядок перехода на КЭДО

Работодатель вправе добровольно перейти на КЭДО (ст. 22.2 ТК РФ). В случае перехода на КЭДО работодатель обязан:

• Разработать ЛНА о применении КЭДО.
• Получить согласие от сотрудников и соискателей. Отсутствие согласия = отказу от перехода на КЭДО. Для таких работников оформляем документы по-старому, на бумаге.

Исключение – не нужно получать согласие от работников, принятых на работу 01.01.2022 г. или позднее и не имеющих до 01.01.2022 г. трудового стажа (ст. 22.2 ТК РФ).

Требования к согласию сотрудников о переходе на КЭДО:

• Согласие о переходе должно быть оформлено в письменном виде. Подробнее в статье Кадровый ЭДО — в какой форме получать согласие сотрудника?
• Согласие нужно получить не только от сотрудников, но и от соискателей.

Варианты использования КЭДО (ст. 22.1 ТК РФ):

• Обмен документами через портал «Работа в России».
• Использование собственной информационной системы работодателя.

Виды ЭЦП, используемых в КЭДО (ст. ­22.3 ТК РФ)

В КЭДО предусмотрено использование 3 видов электронных подписей:

• Простая электронная подпись (ПЭП) – пара «логин + пароль». Идентифицирует отправителя, но не удостоверяет целостность и неизменность документов.
• Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) – создается с использованием криптографических алгоритмов. Не только идентифицирует отправителя, но и позволяет доказать неизменность подписанных документов.
• Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) – имеет все преимущества НЭП, но выдается УЦ, аккредитованными в Минкомсвязи России.

Требования к ЭЦП в КЭДО различаются в зависимости от:

• Вида документа.
• Того, кто подписывает документ (работодатель или работник).

Все требования к виду ЭЦП согласно ст. 22.3 ТК РФ свели в таблицу:

Варианты настройки КЭДО в ЗУП 3.1

В ЗУП 3.1 предусмотрено 2 варианта внедрения КЭДО:

• Обмен документами через портал «Работа в России»
• Подключение сервиса 1С:Кабинет сотрудника

В таблице сравнили оба варианта:

См. также:

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

Источник: Письмо Роструда от 01.08.2022 N ПГ/19773-6-1 Информация для: работодателей.Источник: разъяснения Роструда на сайте Онлайнинспекция.рф Информация для: работодателей Компания.У вас нет доступа на просмотр Чтобы получить доступ: Оформите..

(2 оценок, среднее: 5,00 из 5)

1С:Кабинет сотрудника — электронный документооборот между организацией и сотрудниками

Плюсы от применения кадрового ЭДО – это быстрый обмен документами, заметное снижение расходов организации и исключение фактора расстояния между работником и работодателем.

Задачами, с которыми сталкиваются работодатели при внедрении КЭДО, являются:

• создание удобного рабочего пространства для сотрудника, в котором он может создать необходимые заявления (запросы) и получить самостоятельно необходимую информацию (например, об оставшихся днях отпуска) или свой расчетный листок, не обращаясь в бухгалтерию или отдел кадров;
• организация возможности согласовывать заявления сотрудника с его руководителем;
• организация возможности для сотрудника подписывать документы;
• обработка электронных документов, поступивших от сотрудника, с последующей инициацией всех необходимых в этом случае процедур.

Для решения всех этих задач фирмой "1С" разработан сервис для удаленного взаимодействия организации с сотрудниками — 1С:Кабинет сотрудника .

1С:Кабинет сотрудника — функционал для работников

Сотрудник организации, использующей сервис 1С:Кабинет сотрудника, получает доступ к своему кабинету через мобильное приложение на iOS/Android (рис. 1) или веб-браузер (рис. 2). Функциональность сервиса при этом одинаковая в приложении и при использовании через браузер.

Пароль при первом входе сотрудник устанавливает самостоятельно. Все данные личного кабинета конфиденциальны и доступны только сотруднику.

Рис. 1. 1С:Кабинет сотрудника на смартфоне

Рис. 2. 1С:Кабинет сотрудника на компьютере

В своем кабинете сотрудник может:

• ознакомиться с расчетным листком,
• подать заявление на отпуск,
• подать заявление на налоговый вычет (ипотека, дети, образование, и т.д.),
• заявить об отсутствии (по болезни, в связи с командировкой, опозданием, по личным обстоятельствам и т.д.),
• заказать справку (2-НДФЛ, с места работы и другие),
• узнать остаток дней отпуска,
• бесплатно получить электронную подпись для подписи документов,
• уведомить об изменении личных данных,
• отслеживать статус обработки своих заявлений,
• подписывать трудовые договора.

Запрошенная сотрудником справка (рис. 3) или приказ загружаются в его личный кабинет (рис. 4).

Рис. 3. Запрос справки в мобильном приложении 1С:Кабинет сотрудника

Рис. 4. Список полученных справок в мобильном приложении 1С:Кабинет сотрудника

Время, которое требуется для оформления нужного заявления или запроса не превышает пары минут. Функционал в приложении прост и интуитивно понятен. Работники компании будут реже откладывать оформление нужных заявлений, так как в 1С:Кабинете сотрудника это занимает гораздо меньше времени.

Весь документооборот осуществляется с применением электронных подписей. Сотрудники используют усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), которую получают через сервис бесплатно (рис. 5). Подпись имеет юридическую силу для внутреннего документооборота, если заключено соглашение с сотрудником о ее применении.

Рис. 5. Сведения об электронной подписи сотрудника и срок ее действия

Работодатель использует усиленную квалифицированную подпись (УКЭП), которую можно получить через сервисы 1С:Подпись или 1С-ЭТП.

1С:Кабинет сотрудника — функционал для бухгалтерии/отдела кадров

Сотрудникам бухгалтерии или отдела кадров, осуществляющих в организации кадровые мероприятия, в сервисе 1С:Кабинет сотрудника доступно:

получение заявлений или запросов работников в электронном виде прямо в программе, которая используется для кадрового учета и расчета заработной платы;

возможность подготовить необходимый документ сразу в заявлении сотрудника без перехода по разделам программы;

выгрузка расчетных листков сотрудников в их кабинеты;

выгрузка в кабинет сотрудника приказа на подпись по факту обработки его заявления (в ответ на заявление об отпуске выгружается на подпись приказ о предоставлении отпуска);

формирование необходимой справки по заявлению сотрудника нажатием одной кнопки и выгрузка справки в кабинет сотрудника с электронной подписью работодателя);

отслеживание подписи сотрудником документа или расчетного листка.

В результате сотрудники отдела кадров или бухгалтерии тратят гораздо меньше времени на обработку заявлений сотрудников за счет автоматизации части процессов. Уменьшается вероятность ошибок в данных учета, которые могут возникнуть при ручном вводе данных из заявлений сотрудников. Реже возникают ситуации, когда необходимо отложить все дела и срочно обрабатывать заявление сотрудника, если он принес его в последний момент.

Со стороны сотрудников возникает меньше вопросов, так как они самостоятельно могут получить необходимую им информацию в своем кабинете.

Какую выгоду от использования сервиса 1С:Кабинет сотрудника получит организация

Организация экономит деньги, так как затраты на бумагу, картриджи для принтеров и канцелярские принадлежности сокращаются.

За счет простого процесса оформления и согласования запросов и заявлений, сотрудники реже нарушают сроки подачи заявлений, в результате уменьшается нагрузка на отдел кадров и бухгалтерию, так как не надо выделять время на срочную обработку заявления.

Уменьшается вероятность рисков, что документ будет оформлен с ошибками или в неположенный срок.

Сотрудники проще и быстрее получают необходимую им информацию от работодателя.

В каких программах доступен сервис 1С:Кабинет сотрудника

Сервис 1С:Кабинет сотрудника доступен в программах:

1С:Бухгалтерия предприятия (базовая, ПРОФ, КОРП), редакция 3.0;

1С:Зарплата и управление персоналом, ред. 3 (базовая, ПРОФ, КОРП);

1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, ред. 3 (базовая, ПРОФ, КОРП);

1С:ERP Управление предприятием 2;

1С:Комплексная автоматизация 2.

Сколько стоит 1C:Кабинет сотрудника

Стоимость доступа к сервису зависит от количества кабинетов сотрудников и срока действия.

К примеру, цена сервиса 1С:Кабинет сотрудника, который включает 10 кабинетов на 12 месяцев, составляет 3 360 рублей (28 рублей в месяц за 1 кабинет). При покупке доступа на 200 кабинетов, стоимость каждого кабинета будет 26 рублей в месяц. Ознакомиться с ценами можно на странице сервиса на Портале 1С:ИТС.

Всем желающим попробовать сервис в действии предоставляется бесплатная возможность использовать сервис на протяжении 45 дней.