Что такое кэдо в 1с
Перейти к содержимому

Что такое кэдо в 1с

  • автор:

КЭДО в 1С: внешний вид и особенности использования

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (КЭДО или ЭКДО) появился недавно, в конце 2021 года, но интерес к нему уже очень высок среди работодателей. В соответствии с частью 4 статьи 22.1 Трудового кодекса кадровый цифровой обмен осуществляется с помощью информационной системы. Крупнейший разработчик программных продуктов в России предлагает рассмотреть ведение КЭДО в 1С с помощью дополнительного сервиса.

КЭДО в 1С

В 1С ведение кадрового электронного документооборота осуществляется с помощью подключения сервиса «1С: Кабинет сотрудника». Это рабочее место работника, которое обеспечивает электронное взаимодействие его с кадровой службой.

  1. Что такое КЭДО, и зачем это нужно.
  2. Системы КЭДО: сравнение популярных платформ.
  3. Инструкция: как перейти на КЭДО.
  4. Зачем нужно положение о КЭДО и как его составить.

Сервис появился в сентябре 2020 года как антикризисная мера. Возможность удаленного взаимодействия с сотрудниками во время пандемии оказалась как нельзя кстати. Работники из дома могли получить расчетные листки о зарплате, подать заявление на отпуска (ежегодный и за свой счет), заказывать справки. Дальнейшее развитие Кабинет получил вместе с вводом в сервис электронной цифровой подписи для работника и утверждением ЭКДО на законодательном уровне. В конце 2021 года разработчик заявил о том, что сервис позволяет организовать КЭДО в 1С, документооборот с ним становится полноценным и соответствующим требованиям Закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ о КЭДО.

На сегодняшний день к электронному обмену доступны:

  • документация, которая создается в 1С (список форм, доступных для КЭДО, увеличивается, см. таблицу);
  • произвольные документы, которые загружаются в программу.

Таблица документов 1С ЗУП КЭДО

Для доступа работника к КЭДО реализовано два способа подключения: приложение для смартфона и web-версия.

Электронная цифровая подпись работника создается в его личном кабинете. Он получает облачную усиленную неквалифицированную подпись (УНЭП) бесплатно. Работодатель покупает усиленную квалифицированную подпись (УКЭП).

Кадровый обмен работает в программах:

  • 1С:Бухгалтерия предприятия ред. 3;
  • 1С:Зарплата и управление персоналом, ред. 3;
  • 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, ред. 3;
  • 1С:ERP Управление предприятием 2;
  • 1С:ERP. Управление холдингом.

Стоимость сервиса «1С: Кабинет сотрудника» зависит от количества подключенных работников.

Стоимость в месяц, в руб.

Организация имеет возможность подключить тестовый период на 45 дней бесплатно без ограничения количества пользователей.

Настройка КЭДО в 1С

КЭДО в 1С: Бухгалтерия, КЭДО в 1С ЗУП и 1С: ERP настраиваются одинаково.

Шаг 1. Находим в разделе «Зарплата» сервис «1С: Кабинет сотрудника», открываем его и в появившемся окне выполним следующие настройки:

  • придумаем название для сервиса организации (электронный адрес для доступа в личные кабинеты сотрудников);
  • выберем ответственного и тех, кому необходимо сделать личные кабинеты;
  • установим флажок на настройке «Использовать кадровый ЭДО»;
  • подключим сервис, нажав соответствующую кнопку.

Настройки Кабинета сотрудника в 1С

Шаг 2. Откроем кабинет ответственного, для этого перейдем по адресу, который мы только что сформировали (ссылка придет на электронную почту). При первом входе необходимо пройти регистрацию, придумать пароль.

Шаг 2 настройки Кабинета сотрудника в 1С

Шаг 3. Через кабинет ответственного лица настраивается возможность кадрового обмена.

Выберем раздел «Администрирование» и перейдем в настройки, включим возможность использовать КЭДО, что позволит программе сформировать корневой сертификат компании. Он используется для формирования ЭЦП сотрудников.

Шаг 3 настройки Кабинета сотрудника в 1С

Далее скачаем и сохраним сертификат.

Как настроить Кабинет сотрудника в 1С

И затем выполним остальные настройки.

Рассылка уведомлений в Кабинете сотрудника в 1С

Шаг 4. Закончим настройки в программе 1С, выбрав в разделе «Администрирование» — «Обмен электронными подписями» и установив флажок «Электронные подписи».

Шаг 4 настройки кабинета сотрудника в 1С

Сотрудники выпускают ЭЦП в личном кабинете в своем профиле (меню в нижнем правом углу Кабинета).

Пример профиля сотрудника в 1С

Использование КЭДО в сервисе 1С

После выполнения настроек у работника и работодателя появляется общее пространство для работы с возможностью удаленно подписывать документы.

Возможности для работодателя

(для ведения КЭДО используется раздел «Зарплата и кадры» в 1С)

Возможности для работников

(для ведения КЭДО используют сервис «Кабинет сотрудника»)

Подготовить кадровую документацию средствами 1С.

Загрузить в программу произвольные документы (например, трудовой договор по форме, принятой в компании, дополнительные соглашения к нему).

Отправить созданные электронные документы

работнику на подпись.

Передать расчетные листки в личные кабинеты сотрудников.

Получить электронные заявки от работников

на получение справок.

Отследить подписи сотрудником документа или расчетного листка.

Получить бесплатную ЭЦП для использования в сервисе.

Подписать документы, полученные от работодателя.

Ознакомиться с расчетными листками.

Подать заявления на отпуск, на налоговый вычет.

Заказать справки (2 НДФЛ, с места работы и др.).

Сообщить о своем отсутствии (болезнь или по семейным обстоятельствам и др.).

Отследить статус обработки своих заявлений.

Получить информацию об остатках дней отпуска.

При формировании кадровых документов в разделе «Зарплата и кадры» работодатель подписывает документ для отправки работнику, а тот знакомится с документом и подписывает его.

Образец отправления документа сотруднику

Пример получения документов сотрудником

Все кадровые документы обмена в программе 1С поступают в новый раздел «Документы кадрового ЭДО», где сотрудник отдела кадров отслеживает отправку документов и подписи работников.

Конечно, КЭДО ЗУП, специализированная программа для работы с кадрами, дает наиболее полное представление о сервисе электронного документооборота: большой выбор кадровых документов, особые инструменты (например, возможность составления маршрута документа), но те, кто пользуется 1С: Бухгалтерией и имеет небольшой коллектив, могут настроить кадровый обмен для документов приема на работу, отпусков, переводов и увольнений.

Сервис продолжает развиваться. Так, например, кабинет сотрудника в КЭДО 1С с обновлением на май приобрел возможность получать от работодателя новые формы документации: введены приказы, создаваемые при простое. Для работодателя реализована возможность настроить, какие формы передавать в личные кабинеты, а какие нет. Если нужно, то необходимо добавить соответствующую запись в список «Настройки печатных форм» (раздел Настройка – Сервис).

Кадровый электронный документооборот в «1С»

В этой статье мы рассмотрим, как использовать кадровый электронный документооборот (КЭДО) в 1С на примере программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Чтобы перейти на использование кадрового ЭДО в программах 1С необходимо подключить сервис 1С:Кабинет сотрудника.

Сервис 1С:Кабинет сотрудника полностью сохраняет существующие процессы кадрового учета в компании, их не придётся где-то дублировать или внедрять дополнительные модули или программы, для обработки заявлений. Все необходимые действие происходят в Вашей программе.

Просто к привычному порядку ведения учета добавляются элементы системы кадрового ЭДО.

Вот некоторые из этих элементов.

1. Получение и обработка электронных заявлений

Заявления от сотрудников поступают в раздел «Мои задачи» (в нашем примере используется заявление на отпуск).

Кадровый электронный документооборот в «1С», Рис. 1. Электронные заявления от сотрудников в разделе «Мои задачи»

Открыв заявление, мы можем получить информацию о составе заявления, кем оно было согласовано (если документ требует согласования руководителя), кто составил заявление, тип заявления и необходимую для проверки информацию.

Нам доступны следующие действия с заявлением нажав кнопку «отказать» и написав комментарий мы можем вернуть заявление сотруднику. Мы можем принять заявление к исполнению и нажать «Ввести отпуск» после чего откроется необходимый раздел, а данные из заявления перенесутся автоматически.

Кадровый электронный документооборот в «1С», Рис. 2. Работа с электронным заявлением сотрудника

2. Отправка документов на подпись сотруднику из печатной формы документа

После завершения всех необходимых хозяйственных операций в программе нажимаем кнопку «Печать» и выбираем нужный тип документа для отправки в кабинет сотрудника (в нашем примере приказ о предоставлении отпуска).

Кадровый электронный документооборот в «1С», Рис. 3 Открываем печатную форму документа

В программах, где подключён сервис 1С:Кабинет сотрудника», для отправки документа на подпись сотруднику в печатной форме документа необходимо нажать кнопку «Передать в 1С:Кабинет сотрудника».

Кадровый электронный документооборот в «1С», Рис. 4 Отправляем документ на подпись сотруднику

После нажатия кнопки «Передать в 1С:Кабинет сотрудника» программа попросит подписать документ усиленной квалифицированной электронной подписью организации. Если у сотрудника, оформляющего документ, нет права подписи, то можно переадресовать документ пользователю, у которого право подписи есть.

Аналогичным образом из печатной формы на подпись отправляются и другие документы, созданные в программе. Например, приказ о приёме, приказ о переводе, трудовой договор и другие документы.

Кадровый электронный документооборот в «1С», Рис. 5. Пример передачи на подпись сотруднику электронной версии приказа о приеме на работу

В сервисе предусмотрена возможность загружать и отправлять свои версии печатных форм документов.

3. Отправка произвольных документов

В случае, когда необходимо отправить через кадровый ЭДО документ, который не был создан в программе, можно воспользоваться функцией создания произвольного документа.

Кадровый электронный документооборот в «1С», Рис. 6 Создаем произвольный документ

В пункте 1 мы можем загрузить нужный файл, например, дополнительно соглашение, приказ по организации или любые другие документы.

В пункте 2 мы можем убрать необходимость подписания документов электронной подписью со стороны организации, например, если мы отправляем должностные инструкции.

В пункте 3 мы можем выбрать сотрудника, которому мы хотим отправить документ.

Если нужно отправить документ не одному, а группе сотрудников, то сделать это можно в пункте 4.

Пункт 5, кнопка «Отправить в 1С:Кабинет сотрудника», после нажатия которой документ будет предложено подписать электронной подписью организации, если мы не убрали галку в пункте 2 или выбрать пользователя у которого есть право подписи документов. После этого документ будет отправлен сотруднику или сотрудникам.

Помимо отправки произвольных документов, есть возможность загружать свои версии печатных форм документов в программу и после выполнения простых настроек, их можно будет отправлять как обычные документы, создаваемые в программе.

4. Архив электронных документов

Все электронные кадровые документы хранятся в программе в разделе «Документы кадрового ЭДО». Каждый документ снабжён статусом — подписан он сотрудником или нет.

Кадровый электронный документооборот в «1С», Рис. 7 Архив электронных кадровых документов

Все документы доступны к выгрузке в виде архива, в котором содержится сам электронный документ в формате pdf и два файла электронной подписи, которыми этот документ был подписан.

Кадровый электронный документооборот в «1С», Рис. 8 Выгружаем электронный документ и подписи

5. Отправка на ознакомление сотрудникам расчетных листков

После начисления заработной платы в разделе «Зарплата» нажимаем кнопку «Публикация расчетных листков».

Кадровый электронный документооборот в «1С», Рис. 9 Передаем расчетные листки сотрудникам

После нажатия кнопки «Опубликовать» расчетные листки будут отправлены на подпись всем сотрудникам, у которых есть доступ к сервису и произведены начисления.

Кадровый электронный документооборот в «1С», Рис. 10 Отправляем расчетные листки на подпись сотруднику

В этом же разделе есть функционал по учету выданных расчетных листков. Журнал ведется для каждого месяца, когда производилась отправка расчетных листков через сервис. В журнале отображается отметка был ли подписан расчетный листок сотрудником или нет.

Кадровый электронный документооборот в «1С», Рис. 11. Учет выдачи расчетных листков и статусы подписи

Таким образом, внедрение кадрового ЭДО в 1С не потребует серьёзного пересмотра существующих процессов или порядка ведения учета. Сотрудники кадровой службы будут пользоваться привычным функционалом программных продуктов 1С.

Для внедрения сервиса 1С:Кабинет сотрудника рекомендуем обращаться к партнерам со статусом «Центр компетенции по кадровому ЭДО (1С:Кабинет сотрудника)».

Кадровый ЭДО — общее понятие и применение

Что такое кадровый ЭДО

При введении КЭДО кадровые документы создаются, подписываются и хранятся только в электронном виде (ст. 22.1 ТК РФ). При этом документы не дублируются на бумаге.

Для некоторых видов документов переход на КЭДО не предусмотрен:

  • Приказы об увольнении
  • Трудовые книжки
  • Сведения о трудовой деятельности
  • Акты о несчастном случае на производстве
  • Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда

Порядок перехода на КЭДО

Работодатель вправе добровольно перейти на КЭДО (ст. 22.2 ТК РФ). В случае перехода на КЭДО работодатель обязан:

  • Разработать ЛНА о применении КЭДО.
  • Получить согласие от сотрудников и соискателей. Отсутствие согласия = отказу от перехода на КЭДО. Для таких работников оформляем документы по-старому, на бумаге.

Исключение – не нужно получать согласие от работников, принятых на работу 01.01.2022 г. или позднее и не имеющих до 01.01.2022 г. трудового стажа (ст. 22.2 ТК РФ).

Требования к согласию сотрудников о переходе на КЭДО:

  • Согласие о переходе должно быть оформлено в письменном виде. Подробнее в статье Кадровый ЭДО — в какой форме получать согласие сотрудника?
  • Согласие нужно получить не только от сотрудников, но и от соискателей.

Варианты использования КЭДО (ст. 22.1 ТК РФ):

  • Обмен документами через портал «Работа в России».
  • Использование собственной информационной системы работодателя.

Виды ЭЦП, используемых в КЭДО (ст. ­22.3 ТК РФ)

В КЭДО предусмотрено использование 3 видов электронных подписей:

  • Простая электронная подпись (ПЭП) – пара «логин + пароль». Идентифицирует отправителя, но не удостоверяет целостность и неизменность документов.
  • Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) – создается с использованием криптографических алгоритмов. Не только идентифицирует отправителя, но и позволяет доказать неизменность подписанных документов.
  • Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) – имеет все преимущества НЭП, но выдается УЦ, аккредитованными в Минкомсвязи России.

Требования к ЭЦП в КЭДО различаются в зависимости от:

  • Вида документа.
  • Того, кто подписывает документ (работодатель или работник).

Все требования к виду ЭЦП согласно ст. 22.3 ТК РФ свели в таблицу:

Варианты настройки КЭДО в ЗУП 3.1

В ЗУП 3.1 предусмотрено 2 варианта внедрения КЭДО:

  • Обмен документами через портал «Работа в России»
  • Подключение сервиса 1С:Кабинет сотрудника

В таблице сравнили оба варианта:

См. также:

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

    Источник: Письмо Роструда от 01.08.2022 N ПГ/19773-6-1 Информация для: работодателей.Источник: разъяснения Роструда на сайте Онлайнинспекция.рф Информация для: работодателей Компания.У вас нет доступа на просмотр Чтобы получить доступ: Оформите..

(2 оценок, среднее: 5,00 из 5)

1С:Кабинет сотрудника — электронный документооборот между организацией и сотрудниками

Плюсы от применения кадрового ЭДО – это быстрый обмен документами, заметное снижение расходов организации и исключение фактора расстояния между работником и работодателем.

Задачами, с которыми сталкиваются работодатели при внедрении КЭДО, являются:

  • создание удобного рабочего пространства для сотрудника, в котором он может создать необходимые заявления (запросы) и получить самостоятельно необходимую информацию (например, об оставшихся днях отпуска) или свой расчетный листок, не обращаясь в бухгалтерию или отдел кадров;
  • организация возможности согласовывать заявления сотрудника с его руководителем;
  • организация возможности для сотрудника подписывать документы;
  • обработка электронных документов, поступивших от сотрудника, с последующей инициацией всех необходимых в этом случае процедур.

Для решения всех этих задач фирмой "1С" разработан сервис для удаленного взаимодействия организации с сотрудниками — 1С:Кабинет сотрудника .

1С:Кабинет сотрудника — функционал для работников

Сотрудник организации, использующей сервис 1С:Кабинет сотрудника, получает доступ к своему кабинету через мобильное приложение на iOS/Android (рис. 1) или веб-браузер (рис. 2). Функциональность сервиса при этом одинаковая в приложении и при использовании через браузер.

Пароль при первом входе сотрудник устанавливает самостоятельно. Все данные личного кабинета конфиденциальны и доступны только сотруднику.

1 (2).jpg

Рис. 1. 1С:Кабинет сотрудника на смартфоне

2 (1).jpg

Рис. 2. 1С:Кабинет сотрудника на компьютере

В своем кабинете сотрудник может:

  • ознакомиться с расчетным листком,
  • подать заявление на отпуск,
  • подать заявление на налоговый вычет (ипотека, дети, образование, и т.д.),
  • заявить об отсутствии (по болезни, в связи с командировкой, опозданием, по личным обстоятельствам и т.д.),
  • заказать справку (2-НДФЛ, с места работы и другие),
  • узнать остаток дней отпуска,
  • бесплатно получить электронную подпись для подписи документов,
  • уведомить об изменении личных данных,
  • отслеживать статус обработки своих заявлений,
  • подписывать трудовые договора.

Запрошенная сотрудником справка (рис. 3) или приказ загружаются в его личный кабинет (рис. 4).

3 (1).jpg

Рис. 3. Запрос справки в мобильном приложении 1С:Кабинет сотрудника

4 (1).jpg

Рис. 4. Список полученных справок в мобильном приложении 1С:Кабинет сотрудника

Время, которое требуется для оформления нужного заявления или запроса не превышает пары минут. Функционал в приложении прост и интуитивно понятен. Работники компании будут реже откладывать оформление нужных заявлений, так как в 1С:Кабинете сотрудника это занимает гораздо меньше времени.

Весь документооборот осуществляется с применением электронных подписей. Сотрудники используют усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), которую получают через сервис бесплатно (рис. 5). Подпись имеет юридическую силу для внутреннего документооборота, если заключено соглашение с сотрудником о ее применении.

5 (1).jpg

Рис. 5. Сведения об электронной подписи сотрудника и срок ее действия

Работодатель использует усиленную квалифицированную подпись (УКЭП), которую можно получить через сервисы 1С:Подпись или 1С-ЭТП.

1С:Кабинет сотрудника — функционал для бухгалтерии/отдела кадров

Сотрудникам бухгалтерии или отдела кадров, осуществляющих в организации кадровые мероприятия, в сервисе 1С:Кабинет сотрудника доступно:

    получение заявлений или запросов работников в электронном виде прямо в программе, которая используется для кадрового учета и расчета заработной платы;

возможность подготовить необходимый документ сразу в заявлении сотрудника без перехода по разделам программы;

выгрузка расчетных листков сотрудников в их кабинеты;

выгрузка в кабинет сотрудника приказа на подпись по факту обработки его заявления (в ответ на заявление об отпуске выгружается на подпись приказ о предоставлении отпуска);

формирование необходимой справки по заявлению сотрудника нажатием одной кнопки и выгрузка справки в кабинет сотрудника с электронной подписью работодателя);

отслеживание подписи сотрудником документа или расчетного листка.

В результате сотрудники отдела кадров или бухгалтерии тратят гораздо меньше времени на обработку заявлений сотрудников за счет автоматизации части процессов. Уменьшается вероятность ошибок в данных учета, которые могут возникнуть при ручном вводе данных из заявлений сотрудников. Реже возникают ситуации, когда необходимо отложить все дела и срочно обрабатывать заявление сотрудника, если он принес его в последний момент.

Со стороны сотрудников возникает меньше вопросов, так как они самостоятельно могут получить необходимую им информацию в своем кабинете.

Какую выгоду от использования сервиса 1С:Кабинет сотрудника получит организация

Организация экономит деньги, так как затраты на бумагу, картриджи для принтеров и канцелярские принадлежности сокращаются.

За счет простого процесса оформления и согласования запросов и заявлений, сотрудники реже нарушают сроки подачи заявлений, в результате уменьшается нагрузка на отдел кадров и бухгалтерию, так как не надо выделять время на срочную обработку заявления.

Уменьшается вероятность рисков, что документ будет оформлен с ошибками или в неположенный срок.

Сотрудники проще и быстрее получают необходимую им информацию от работодателя.

В каких программах доступен сервис 1С:Кабинет сотрудника

Сервис 1С:Кабинет сотрудника доступен в программах:

    1С:Бухгалтерия предприятия (базовая, ПРОФ, КОРП), редакция 3.0;

1С:Зарплата и управление персоналом, ред. 3 (базовая, ПРОФ, КОРП);

1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, ред. 3 (базовая, ПРОФ, КОРП);

1С:ERP Управление предприятием 2;

1С:Комплексная автоматизация 2.

Сколько стоит 1C:Кабинет сотрудника

Стоимость доступа к сервису зависит от количества кабинетов сотрудников и срока действия.

К примеру, цена сервиса 1С:Кабинет сотрудника, который включает 10 кабинетов на 12 месяцев, составляет 3 360 рублей (28 рублей в месяц за 1 кабинет). При покупке доступа на 200 кабинетов, стоимость каждого кабинета будет 26 рублей в месяц. Ознакомиться с ценами можно на странице сервиса на Портале 1С:ИТС.

Всем желающим попробовать сервис в действии предоставляется бесплатная возможность использовать сервис на протяжении 45 дней.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *