1с эдо что это такое
Перейти к содержимому

1с эдо что это такое

  • автор:

Обмен электронными
документами

Позволяет обмениваться счетами-фактурами, УПД, накладными, актами, счетами и любыми другими документами, в т.ч. внутренними и транспортными документами (ЭПД).

Любая
программа

Сформировать и отправить электронный документ можно из программ: 1C:Управление небольшой фирмой, 1С:Бухгалтерия 8, 1C:Управление холдингом, 1С:Управление торговлей 8, Клиент ЭДО и многих другие!

ЭДО в
маркировке и
прослеживаемости

Электронный документооборот необходим при оформлении операций с маркируемыми товарами и с товарами, подлежащими прослеживаемости.

Уникальные
преимущества

На основе данных входящих электронных документов автоматически создаются документы учетной системы, которые остается только провести.

1C-ЭДО подойдет всем!

Тарифы

  • Регистрация в сервисе 1С-ЭДО и входящие документы бесплатно.
  • Пользователи ИТС имеют льготу на отправку 100/50 комплектов
    электронных документов бесплатно каждый месяц.
  • Начинайте пользоваться 1С-ЭДО бесплатно сейчас, за
    отправленные документы платите потом.

Отзывы

Преимущества ЭДО

Сокращение финансовых
затрат
на ведение
документооборота (оплата труда,
бумаги, картриджей, место хранения
документов и пр.)

Сокращение времени
на обмен
документами
с контрагентами до 75%

Отсутствие необходимости
ведения бумажного архива.
Документы не теряются так
как они хранятся
в электронном виде.

Что такое ЭДО и почему вам нужно подключить его прямо сейчас

На сегодняшний день электронный документооборот играет важную роль в деятельности любого хозяйствующего субъекта. Многие документы, создаваемые в цифровом формате в программах или облачных сервисах, подписываются ЭЦП и не требуют отправки в бумажном виде.

Если законодательство позволяет создавать документы в электронном виде, нужно обязательно использовать эту возможность. Такой подход дает возможность сокращать затраты, минимизировать ошибки и повышать эффективность работы сотрудников.

Что такое — электронный документооборот?

Электронный документооборот (ЭДО) — механизм обмена документами, при котором используется не обычная электронная почта, а специальная программа.

Процесс осуществляется таким образом:

  • отправитель создает документ, подписывает его ЭЦП и отправляет адресату;
  • адресат получает документ и в некоторых случаях подписывает его своей ЭЦП;
  • отправитель получает уведомление, что получатель подписал документ.

Внимание! Документ, отправленный через ЭДО, имеет равнозначную юридическую силу, как и бумажный вариант. В этом заключается основное его отличие от скан-копии документа, отправленной просто по электронной почте.

Для чего нужен электронный документооборот?

Если ответы на следующие ситуации будут «да», то в компании точно нужно организовать электронный документооборот:

  • во время разговора с контрагентом искали какой-то важный документ в бумажном виде, но так и не нашли его;
  • не смогли точно сказать, какие поручения выполнены, а какие находятся в работе или по ним истек срок исполнения;
  • понимаете, что нужно ускорить срок согласования документов и снизить уровень бумажной волокиты;
  • появляется нервотрепка из-за бумажных завалов на столе;
  • не можете ответить точно, где находится тот или иной документ.

При внедрении ЭДО пользователь получает множество преимуществ, которые повышают его производительность труда.

Какие преимущества внедрения электронного документооборота?

Преимущества внедрения ЭДО такие:

  • экономия денежных средств. Компания вполне может сэкономить на оплате услуг курьера, конвертов и марок, почтовых отправлений. Изначально кажется, что это не большие деньги, но за год выходит достаточно внушительная сумма;
  • экономия времени. Обмен документами по электронному документообороту проводится в считанные секунды, как и при отправке писем по e-mail;
  • постоянный доступ. Пользователь может работать с документами не только непосредственно на рабочем месте, но и в отпуске или при болезни. Достаточно установить на ПК цифровую подпись;
  • безопасность и конфиденциальность. При использовании ЭДО важная документация не попадет в руки третьих лиц. Кроме того, утерянный документ за предыдущий период всегда можно будет восстановить;
  • облачное хранение. Вся документация будет храниться в специальном «облаке», а потому не нужно оборудовать отдельное помещение для ее хранения.

Каждый документ, хранящийся в системе ЭДО, в любой момент можно распечатать. При этом на нем будет отметка ЭЦП и уникальный ID в системе ЭДО.

С чего начать организацию электронного документооборота?

Для начала работы в системе ЭДО нужно получить электронную цифровую подпись. Она оформляется в аккредитованном удостоверяющем центре, перечень которых содержится на сайте Министерства цифрового развития.

Внимание! У некоторых компаний уже может быть оформлена ЭЦП. Такая подпись применяется для обмена документами с ИФНС. Ее вполне можно использовать и для ЭДО.

Далее пользователю нужно выбрать оператора ЭДО на основании личных предпочтений или отзывов контрагентов. Очень удобно выбирать именно того оператора, с которым работает большинство ваших партнеров. Для подключения к ЭДО необходимо лишь отправить приглашение.

Если работать с разными операторами ЭДО, нужно настроить роуминг. У партнера нужно узнать ID компании в системе ЭДО, а затем направить информацию своему оператору для настройки роуминга.

Электронный документооборот также подойдет тем компаниям, у которых есть свой сайт на хостинге — ЭДО будет использоваться при обмене документами по получению такого рода услуг.

Электронный документооборот позволяет оптимизировать процесс обмена документацией и сосредоточиться на более важных задачах.

Остались вопросы или хотите внедрить электронный документооборот? Закажите консультацию наших специалистов!

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

1С-ЭДО

1С-ЭДО – сервис для организации электронного документооборота, который позволяет обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами прямо из программы «1С:Предприятие» без использования других программ через оператора электронного документооборота (ЭДО). С подробной информацией вы можете ознакомиться в статье Общая информация.

Услуги оператора электронного документооборота оказывает АО «Калуга Астрал» в соответствии с офертой, размещенной на официальном сайте оператора: https://astral.ru. Факт начала использования указанного программного продукта свидетельствует о присоединении пользователя продукта к оферте.

Что нужно для старта ЭДО

Пользователи 1С уже имеют встроенный в учетную систему сервис 1С-ЭДО и могут начать ЭДО с контрагентами всего за несколько минут. Поддерживает ли ваша 1С сервис 1С-ЭДО вы можете проверить на сайте 1С-ЭДО.

Для быстрого старта заранее позаботьтесь о подготовке рабочего места. Потребуется:

  • Одна из криптографических программ — КриптоПро CSP или ViPNet CSP.
    КриптоПро CSP платная программа. Чтобы приобрести лицензию, заполните заявку на нашем официальном сайте.
    Если вы хотите использовать программу ViPNet CSP, выберите версию программы и установите ее.
  • Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Если у вас нет УКЭП, заполните заявку для приобретения на нашем официальном сайте.

Чтобы начать работу с ЭДО, бесплатно подключите организацию к 1С-ЭДО.

Настройка ЭДО с контрагентами

Подписывать с контрагентами соглашение о переходе на ЭДО необязательно, все документы, подписанные в 1С-ЭДО являются юридически значимыми.

Когда организация будет подключена, чтобы завершить настройку ЭДО и отправлять документы, необходимо обменяться приглашениями с контрагентом. Чем больше приглашений будет отправлено, тем больше организаций бу дет сотрудничать с вами по ЭДО. Поэтому в 1С-ЭДО предусмотрена массовая отправка приглашений.

Сервис 1С-ЭДО автоматически определит состояние ваших контрагентов и отметит их соответствующими индикаторами:

  • Красный – в системе отсутствует информация о контрагенте. Данные контрагента можно заполнить вручную.
  • Желтый – контрагент имеет несколько учетных записей. Рекомендуется проверить данные и выбрать нужную запись.
  • Зеленый – контрагент имеет одну учетную запись. Приглашение будет отправлено на нее. При желании можно указать другую запись вручную.

Вы можете обмениваться электронными документами с контрагентами, подключенными к любым операторам ЭДО. Обмен документами между операторами ЭДО обеспечивается технологией роуминга.

Для настройки ЭДО с большинством таких контрагентов вам достаточно просто направить им приглашение. Роуминг будет настроен автоматически. В отдельных случаях потребуется настройка роуминга по заявке. Настройка роуминга бесплатна, исходящие отправки контрагентам, подключенным к другим операторам, оплачиваются по вашему стандартному тарифу.

Обмен документами

Когда обмен с контрагентом будет настроен, вы сможете обмениваться с ним документами:

  • отправлять и получать формализованные документы;
  • отправлять и получать несколько документов единым пакетом;
  • отправлять и получать произвольные документы.

Вы можете менять форматы документов в зависимости от цели согласно действующим приказам ФНС.

Ошибки в документах

Если электронный документ выставлен ошибочно, его необходимо аннулировать.

Если документооборот завершен и в отправленный документ необходимо внести исправления, отправьте исправленный электронный документ. Если были согласованы изменения стоимости, отправьте корректировочный электронный документ.

Если после отправки документа обнаружена ошибка, его необходимо переформировать по инструкции Переформирование отправленного электронного документа.

Если документ создан, но не отправлен из-за обнаруженной ошибки, его необходимо переформировать по инструкции Переформирование созданного электронного документа.

Технические вопросы

Если при работе с 1С-ЭДО у вас возникают вопросы, вы можете ознакомиться с частыми вопросами и их решениями.

При отсутствии вашего вопроса в списке типовых обратитесь в техническую поддержку продукта 1С-ЭДО:

  • контактный телефон линии консультации: 8 800 333 93 13;
  • 1С-Коннект: 1С-ЭДО: Поддержка клиентов;
  • адрес электронной почты: edo@1c.ru.

Техническая поддержка осуществляется с 8.00 до 20.00 по московскому времени в рабочие и выходные дни, с 09.00 до 18.00 — в праздничные дни.

1С ЭДО — что это? И другие вопросы про электронный документооборот

1С:Электронный документооборот (ЭДО) — это сервис для обмена юридически значимыми документами (счетами-фактурами, актами, накладными, договорами, соглашениями и пр.) с контрагентами через Интернет. С каждым годом 1С:ЭДО становится все более популярным способом получения и отправки документации. Почему?

Электронные документы легко получить, подписать и отправить в два клика напрямую из программ «1С». Больше не нужно ничего печатать, хранить громоздкие папки, арендовать архивы, тратиться на доставку, бумагу и канцелярию. И это лишь некоторые из преимуществ ЭДО.

Если вы всерьез задумались о переходе на электронный документооборот «1С» и хотите узнать больше о его возможностях, наша статья будет вам полезна.

Из нашей статьи вы узнаете:

  • В каких программах «1С» реализован ЭДО?
  • С чего начинается работа с ЭДО?
  • Зачем нужны три папки в разделе «Приглашения»?
  • Какие могут быть ошибки при отправке приглашений?
  • Как узнать, кто из контрагентов использует ЭДО?
  • Как отправить приглашение контрагенту, который использует другого оператора?
  • Что делать после принятого приглашения в сервисе 1С:ЭДО?
  • Как правильно распечатать электронный документ?
  • Как отправлять универсальный передаточный документ?
  • Что такое состояние ЭДО в «1С»?
  • С какими операторами работает ЭДО?
  • Группы в ЭДО
  • Виды групп в ЭДО:
  • Какие преимущества дает внедрение ЭДО?

В каких программах «1С» реализован ЭДО?

Фирма «1С» предлагает сразу два решения для перехода на электронный документооборот: «1С-ЭДО» и «1С-Такском». Сервисы реализованы в следующих программах:

С чего начинается работа с ЭДО?

Электронный документооборот всегда начинается с приглашения к обмену электронными документами. Отправка/получение приглашения – это первый и неотъемлемый шаг. Давайте немного подробнее остановимся на самом процессе отправки.

Чтобы отправить приглашение, нужно:

  • Перейти в раздел «Текущие дела ЭДО». Найти этот раздел можно в «Продажах» (если вы используете «1С:Бухгалтерию 8» ред. 3.0) или в «Электронных документах», в которые можно зайти из раздела «Сервис» (если вы работаете в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 2.0).
  • Из раздела «Текущие дела ЭДО» перейти в раздел «Настройки ЭДО» и нажать «Создать».
  • В открывшейся форме обязательными к заполнению являются только два поля: «Профиль настроек ЭДО» и «Контрагент».
  • После заполнения обязательных полей нажимаем «Отправить приглашение».
  • Если вы все сделали правильно, перед вами откроется окно «Форма приглашения». (рис.1)

Вы увидите уже заполненные поля «Получатель» и «Отправитель», также может быть заполнено поле «Идентификатор участника ЭДО». В этом окне требуется заполнить только одно поле – «Электронная почта». Это может быть электронный адрес любого контрактного лица контрагента. Именно на этот адрес будет отправлено приглашение к обмену электронными документами и оповещение о поступлении запроса на подключение ЭДО.

Форма приглашенияРис.1 Окно «Форма приглашения»

Даже если адрес электронной почты указан с ошибкой, контрагент все равно получит приглашение через программу «1С». В процессе передачи электронных документов и приглашений участвует не сама электронная почта, а идентификатор. При создании профиля ЭДО (настройки ЭДО) организации присваивается уникальный идентификатор. Его не нужно записывать или запоминать, но именно посредством этого идентификатора происходит обмен электронными документами. Условно его можно сравнить с номером телефона.

При работе с ЭДО следует различать оповещение и приглашение. Приглашение – это неотъемлемая часть электронного документооборота, без него невозможно отправить и получить документы. Оповещение имеет исключительно уведомительный характер и необходимо только для информирования об отправке. Электронная почта никак не влияет на электронный документооборот, так как используется исключительно для оповещения.

Зачем нужны три папки в разделе «Приглашения» в сервисе 1С:ЭДО?

В «Текущих делах ЭДО» раздел «Приглашения» содержит три папки (рис.2)

Папки раздела Приглашение.pngРис.2 Папки раздела «Приглашения»

В первой папке «Требуется пригласить» находятся приглашения, которые были сформированы, но еще не были отправлены. Обычно по причине того, что не указана электронная почта получателя. В папке «Ждем согласия» хранятся приглашения, которые были успешно отправлены, но еще не получены или не приняты контрагентом. В папку «Требуется согласие» попадают входящие приглашения от контрагентов, которые требуется принять или отклонить.

Какие могут быть ошибки при отправке приглашений?

В случае использования нескольких профилей ЭДО («1С-ЭДО» и «1С-Такском») нельзя обменяться приглашениями с одним и тем же контрагентом по разным профилям. Если принято решение обмениваться с контрагентом электронными документами, нужно выбрать один профиль. В противном случае могут возникнуть ошибки: от невозможности принять приглашение до некорректной работы профиля.

Как узнать, кто из контрагентов использует ЭДО?

В программах на базе «1С:Предприятие» в справочнике «Контрагенты» можно отследить, кто из контрагентов был подключен к сервису «1С-ЭДО». О наличии подключения сигнализирует соответствующий символ напротив контрагента (рис.3)

Символ означающий, что контрагент подключен к ЭДО.pngРис.3 Знак наличия подключения к «1С-ЭДО»

Важно понимать, что наличие этого символа говорит о том, что контрагент был подключен к сервису, но не гарантирует его использование в настоящее время!

Как отправить приглашение контрагенту, который использует другого оператора?

Для обмена документами с контрагентом, использующим другого оператора ЭДО, приглашение отправлять не нужно. Если отправить приглашение контрагенту, у которого другой оператор, он попросту его не получит. Такой контрагент получит только оповещение об отправке и приглашение к использованию сервиса ЭДО через вашего оператора.

Для организации обмена с контрагентом, использующим другого оператора, нужно:

  • Подать заявку на роуминг оператору, которого вы используете. Заявку может подать любая из сторон, плата за настройку не взимается.
  • После рассмотрения заявки на указанную в ней почту приходит письмо от оператора с подтверждением или отказом от настройки роуминга.
  • После настройки роуминга требуется открыть раздел «Текущие дела ЭДО» и нажать кнопку «Отправить и получить».
  • После обмена контрагент автоматически появится в «Настройках ЭДО».

Используя сервисы «1С-ЭДО» и «1С-Такском», возможна настройка роуминга с контрагентами, подключенными к таким известным операторам, как: СКБ Контур и другие.

Приглашение принято. Что дальше?

Далее возникает вопрос — нужно ли соглашение об электронном документообороте? На данный момент нет необходимости в подобных соглашениях. Принятие приглашения автоматически означает согласие на обмен документами в электронном виде. Важно понимать, что обмен ЭДО не исключает хождения бумажных документов и не накладывает дополнительных обязательств.

Соглашение можно и нужно заключать, если необходимо соблюдение каких-либо специальных условий. Например, если документы должны быть отправлены не позднее 5 числа следующего календарного месяца.

Если принято решение о заключении соглашения об электронном документообороте, нужно понимать, что подписывать его можно как в электронном виде, так и на бумажном носителе, по договоренности сторон. В случае подписания соглашения в электронном формате печатать его не нужно. Подписанный оригинал хранится в «Архиве ЭДО».

Как правильно распечатать электронный документ?

Закон не требует печати электронных документов. Если вам все же требуется это сделать, следуйте простой инструкции.

Чтобы правильно распечатать электронный документ, нужно:

  • Открыть документ в «Архиве ЭДО».
  • Выбрать «Печать электронного документа». Обратите внимание, что при печати формируется копия документа, оригиналом будет считаться именно электронный документ.
  • В режиме предварительного просмотра будет видно, что на самом документе нет подписи. Поле остается пустым, но к документу формируется дополнительная страница «Карточка электронного документа». В карточке присутствует информация о документе, к которому она прилагается, информация о подписантах и документообороте.
  • В нижней части карточки есть место для рукописной подписи и печати. Они необходимы для заверения документа.

Следует обратить внимание, что если печатается произвольный документ, то к печати будет предложена только карточка. Сам документ можно распечатать, открыв файл документа. В карточке в графе «Требуемые подписи» будут указаны отправитель и получатель. В то же время, если печатать таким образом документ из поступлений, в этой графе по умолчанию будет указан отправитель. Если печатает документ получатель, то его рукописная подпись будет установлена ниже в пункте заверения копии.

Как отправлять универсальный передаточный документ?

Сегодня все больше компаний начинают использовать формат универсального передаточного документа (УПД):

  • УПД со статусом 1 (счет-фактура + первичный передаточный документ);
  • УПД со статусом 2 (первичный передаточный документ без счета-фактуры).

Отправка документов в формате УПД ничем не отличается от отправки любого другого документа. Но прежде чем отправлять УПД, нужно решить, всем ли контрагентам будут отправляться УПД?

Если УПД будут отправляться всем без исключения, то нужно:

  • Зайти в «Профиль настроек ЭДО».
  • Поставить две галочки: «Использовать УПД» и «Использовать УКД» (УКД – универсальный корректировочный документ).

Этот вариант подходит для организаций на общей системе налогообложения, которые всегда выписывают счета фактуры.

Если в вашей компании упрощенная система налогообложения, следует изменить вручную форматы электронного документа на УПД.

Если требуется отправлять всем контрагентам отдельно акты и счета фактуры (или просто акты), а одному из контрагентов УПД, то нужно поменять форматы электронного документа в настройках ЭДО с конкретным контрагентом.

Для этого нужно:

  • Открыть «Настройки ЭДО».
  • Выбрать нужного контрагента.
  • Включить расширенный режим настроек ЭДО через кнопку «Еще».
  • Откорректировать форматы так же, как в примере выше. Если контрагенту будут направляться УПД со статусом «1», ставим галочки «Использовать УПД» и «Использовать УКД». Если УПД со статусом «2», вручную меняем форматы напротив нужного документа учета. (рис.4)

Смена формата электронного документа.pngРис.4 Смена формата электронного документа

Что такое состояние ЭДО в «1С»?

В любой программе «1С» вы можете узнать состояние по электронному документообороту или, иными словами, статус документа. Это можно несколькими способами:

  • открыть список документов учета и найти столбец «Состояние ЭДО»;
  • открыть нужный учетный документ;
  • в архиве «1С-ЭДО» нужно перейти в соответствующую вкладку (Входящие/Исходящие) и выбрать столбец «Состояние ЭДО».

Для того, чтобы посмотреть регламент ЭДО в электронном документе, вам потребуется нажать на кнопку «Скрыть/показать панель регламента ЭДО».

Рассмотрим типовые состояния документов по ЭДО и их значения:

    «ЭДО завершен» – все необходимые действия по этому документу выполнены со стороны всех участников обмена (рис.1)

Рис.1. Состояние документов «ЭДО завершен»
Рис.2. Состояние документов «На подписи» в ЭДО

С какими операторами работает ЭДО?

К ЭДО вы можете подключиться через следующих операторов:

  • «Такском»
  • «Линк-Сервис»
  • «СКБ Контур»
  • АО НИИАС
  • Synerdocs
  • «ТаксНет»
  • АО НТЦ СТЭК

Группы в ЭДО

Для удобства пользователей при работе с документами в «1С-ЭДО» существует разделение на различные группы. Вид группы зависит от статуса события, например: формирование, обработка, контроль и др.

Виды групп в ЭДО:

  • «Сформировать» – в эту группу помещают документы из информационной базы, для которых необходимо сформировать электронные документы.
  • «Обработать» – здесь находятся ЭДО, для которых требуются действия с вашей стороны. Например, утвердить или подписать.
  • «Утвердить» – ЭДО, которые необходимо утвердить.
  • «Подписать» – электронные документы, которые ожидают подписания.
  • «Уточнить» – электронные документы, отклоненные получателем и требующие корректировки.
  • «Исправить» – отправленные электронные документы, требующие исправления, а также это могут быть исходящие файлы, которые по какой-то причине не получилось отправить.
  • «Отправить» – готовые к отправке пакеты ЭДО.
  • «На контроле» – здесь находятся отправленные электронные документы, для которых ожидаются действия со стороны других участников обмена. Это может быть как получатель, так оператор ЭДО.
  • «Разобрать» – пакеты ЭДО, которые были получены, но не распознаны программой по какой-то причине.

Какие преимущества дает внедрение ЭДО?

  • ЭДО «1С» поможет забыть о ручном составлении документов и бумажной волоките.
  • Сервис экономит время сотрудников и позволяет в разы ускорить документооборот в компании.
  • С помощью ЭДО сохраняются средства из бюджета, которые обычно приходится тратить на почтовые отправления и оплату работы курьера.
  • Повышается скорость обработки входящих документов. Все входящие счета-фактуры и акты сразу попадают в вашу учетную систему, остается только проверить корректность данных и «провести» полученный документ.
  • ЭДО снижает вероятность ошибок при вводе.
  • Переход на электронный документооборот сэкономит место в офисе благодаря избавлению от бумажного архива и громоздких папок с бумагами.
  • Вы будете всегда в курсе того, получен ли ваш документ, т.к. любому электронному документу присваивается соответствующий статус.
  • Электронные документы, заверенные квалифицированной электронной подписью, имеют такую же юридическую силу, что и бумажные. Вы с легкостью можете предоставить его в контролирующие органы по защищенным каналам связи.

Выводы

Электронный документооборот с каждым годом становится все более популярным способом обмена документацией. Это просто, удобно и современно! Электронные документы легко получить, подписать и отправить в два клика напрямую из программ «1С». Больше не нужно ничего печатать, хранить громоздкие папки, арендовать архивы, тратиться на доставку, бумагу и канцелярию. Более того, пользователи «1С» могут работать с 1С:ЭДО на выгодных условиях — льготная отправка пакетов входит в подписку ИТС (ИТС ТЕХНО – 50 пакетов в месяц, ИТС ПРОФ – 100 пакетов в месяц).

Если у вас остались вопросы по работе с сервисом 1С:ЭДО или требуется помощь по настройке и подключению сервиса, вы всегда можете обратиться к нам.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *