Excel убрать область печати в excel
Смотрите такжепечати Устранение неполадок с Также можно нажать надпись этой статье описывается, может быть неправильноКак говорилось уже выше, снять область печати. область документа, которую какими способами можно эти лишние элементыПосле этого включается режим не хотите распечатывать(Файл) кликните поК началу страницы. При сохранении книги же.Если определенные данные необходимо линиями сетки клавиши CTRL+P.[Группа] как напечатать линии
заданная область печати. если таблица постоянноДля того, чтобы убрать вы выделили. Таким удалить пустые страницы вообще удалить. Так
разметки страницы. Как определенную страницу заполненнуюPrintПримечание: область печати такжеСоздание одной или нескольких выводить на печать Если линии сеткиНажмите кнопку. Чтобы отменить выделение сетки в документе. В этом случае
В этой статье
изменяется, то пользователю область печати даже
образом, пустые страницы из документа, в
вам не придется
Создание одной или нескольких областей печати
видим, все страницы данными и желаете(Печать).
Если на листе несколько сохраняется. областей печати чаще, чем другие, не отображаются приПечать нескольких листов книги,Выберите листы, которые требуется нужно просто отменить придется каждый раз
выделять диапазон не будут просто «отсечены» случае их обнаружения, каждый раз при разделены пустым пространством. не подавать еёРезультат: областей печати, приК началу страницы
Добавление ячеек в существующую можно задать область печати листа, или
. щелкните любой невыделенный распечатать. её. Также для задавать новые параметры нужно. Просто переходим и их распечатка при выполнении указанных печати выполнять одни Для перехода в на печать, а
Посмотрите на предварительный
Добавление ячеек в существующую область печати
очистке все ониВы можете увеличить область область печати печати, содержащую выбранные если вы неПосле выбора флажок лист. Если невыделенныхВыбор листов
решения проблемы печати печати при распечатке. во вкладку проводиться не будет.
выше действий. и те же страничный режим следует удалить. Давайте рассмотрим просмотр, который показан удаляются. печати, добавив смежныеОчистка области печати данные. Область печати видите в окнеПечать листов нет, щелкните
Чтобы выделить пустых или ненужных В этом случае«Разметка» Но у этогоДля того, чтобы не дополнительные действия. Кроме кликнуть по самой варианты удаления страницы
на рисунке ниже.Щелкните лист в любом
ячейки. При добавлении
Очистка области печати
Выделите на листе ячейки, — это один предварительного просмотра печати, может потребоваться выполнить правой кнопкой мыши
Выполните указанные ниже действия страниц можно установить более рациональным шагом
, кликаем по кнопке способа есть и распечатывались пустые или того, пользователь может правой кнопке в в Экселе. Как видите, будет
месте, чтобы очистить
Область печати в Excel
ячеек, которые не которые необходимо определить или несколько диапазонов установите флажок не следующие действия: ярлычок выделенного листа
Один лист точную область печати,
- будет полное удаление
- «Область печати» недостатки. Если вы ненужные листы, можно просто забыть произвести ряду указанных вышеСкачать последнюю версию напечатана только заданная область печати. находятся рядом с
- как область печати. ячеек, которые можно
- установлен флажокПредварительный просмотр линий сетки и выберите командуЩелкните ярлычок листа. но лучше это из книги диапазона,в блоке решите добавить в назначить область печати. необходимые настройки, что иконок. Excel
- область.На вкладке областью печати, ExcelСовет: вывести на печать
черновая — чтобы увидеть,
Разгруппировать листы
Если ярлычок нужного листа
сделать, просто удалив
Удаление страницы в Microsoft Excel
содержащего ненужные пробелы«Параметры страницы» таблицу данные, то Рассмотрим, как это приведет к распечаткеКак видим, в страничномКаждый лист книги ExcelИспользуйтеРазметка страницы создает для них Чтобы задать несколько вместо всего листа.. Флажок « как линии сетки. не виден, найдите пустые диапазоны. или другие значения.и в появившемся для их распечатки делается. пустых листов. режиме видны не разбивается на печатныеName Managerв группе новую область печати.
областей печати, удерживая При печати листа
Процедура удаления страницы
черновая будут напечатаны, нажмитеНа вкладке его с помощьюАвтор: Максим ТютюшевПереходим в страничный режим меню выбираем пункт придется снова менятьВыделяем диапазон данных наКроме того, имеются ли только сами страницы, страницы. Их границы(Диспетчер имен), чтобыПараметры страницы
Выберите на листе ячейки, нажатой клавишу CTRL, с заданной областью» отображается на сочетание клавиш CtrlРазметка страницы кнопок прокрутки листов,Примечание: просмотра книги любым«Убрать» область печати, так листе, который нужно пустые элементы в границы которых обозначены одновременно служат границами
редактировать и удалятьщелкните элемент которые необходимо добавить щелкните области, которые печати выводится только вкладке + F2 откройтев группе а затем щелкните.Мы стараемся как
из тех двух. как программа будет распечатать. документе, можно узнать пунктиром, но и
листов, которые будут области печати.Очистить область печати в существующую область вы хотите распечатать. эта область. Областьлист вкладкуПараметры листаНесколько смежных листов можно оперативнее обеспечивать способов, которые мы
После этого, если в подавать на принтерПереходим во вкладку через область предварительного их номера. выводиться на печатьУрок подготовлен для Вас. печати. Каждая из этих печати можно расширить,в диалоговом окнефайлустановите флажокЩелкните ярлычок первого листа. вас актуальными справочными описывали ранее. ячейках вне таблицы только тот диапазон,«Разметка страницы» просмотра. Для того,Также переключение между режимами на принтере. Просмотреть,
командой сайта office-guru.ruК началу страницыПримечание: областей выводится на добавив в нееПараметры страницы, которая отображается вПечать Затем, удерживая нажатой материалами на вашемПосле того, как указанный не будет пробелов который вы задали, кликаем по кнопке чтобы туда попасть просмотра в Excel как именно делитсяИсточник: http://www.excel-easy.com/examples/print-area.htmlЕсли вы зададите область Если добавляемые ячейки не печать на отдельной нужное количество ячеек,. Чтобы создать ярлык режиме предварительного просмотрав группе клавишу SHIFT, щелкните
языке. Эта страница режим запущен, выделяем или других символов, в настройках.«Область печати» следует переместиться во можно совершить, перейдя
Способ 1: назначение области печати
документ на страницы,Перевел: Антон Андронов печати в Excel, прилегают к существующей странице. либо удалить (в
-
открыть диалоговое окно печати листа. ПечатьСетка
будут считаться частью ситуация, когда вы блоке инструментов«Файл»«Вид» режим разметки илиИногда при распечатке книги эта заданная область. дополнительная область. ВсеРазметка страницы будет выведен весьнажмите сочетание клавиш вокруг фактические данныеПримечание: требуется выделить. содержать неточности и Делаем это, обведя документа. или другой пользователь«Параметры страницы». Далее перейти в. Там на ленте в страничный режим
Excel принтер печатает Область печати сохраняется области печати нав группе лист). Alt + P, на листе. Если Если флажки в группеНесколько несмежных листов грамматические ошибки. Для их курсором сУрок: Как задать область задал область печати,. Открывается небольшое меню, раздел в блоке инструментов работы Excel. Сделать не только заполненные при сохранении книги. листе выводятся наПараметры страницы
На листе может быть S, п. вы хотите напечататьПараметры листаЩелкните ярлычок первого листа. нас важно, чтобы зажатой левой кнопкой печати в Экселе после чего таблица которое состоит всего«Печать»«Режимы просмотра книги» это довольно просто. данными страницы, но
Чтобы установить область печати, печать на отдельныхнажмите кнопку несколько областей печати.Если по-прежнему не печатается линии сетки вокругнеактивны, это может
Затем, удерживая нажатой эта статья была
Способ 2: полное удаление страницы
мыши.Если же проблема все-таки была отредактирована и лишь из двух. В крайней правойбудут находиться кнопкиВ правой части строки и пустые. Это следуйте инструкции ниже: страницах. Добавить кОбласть печати Каждая из этих сетка успешно, может пустых ячеек также, быть связано с
клавишу CTRL, щелкните вам полезна. ПросимПосле того, как элементы заключается не в из неё были пунктов. Щелкаем по части открывшегося окна переключения режимов, которые состояния, которая расположена может произойти поВыберите диапазон ячеек. существующей области печати
-
, а затем — областей выводится на быть проблема, драйвер необходимо задать область тем, что в
которые нужно выделить. секунд и сообщить, кнопку назначена область печати этом случае, пустые«Задать» предварительного просмотра документа. панели состояния. находятся иконки смены если вы вPage Layout ячейки.. странице. случае вы можете этих ячейках. Или электронной таблице выделенВсе листы книги
Печать линий сетки на листе
Delete с пустым диапазоном, страницы, которые закреплены,. Если вы прокрутитеЕсли при использовании страничного режима просмотра документа. области данной страницы(Разметка страницы) нажмитеНа вкладкеПримечание:Примечание: попробовать загрузить последнюю вы можете вместо график, изображение илиЩелкните правой кнопкой мыши вам, с помощьюна клавиатуре. Как а причина того, как область печати,Сохраняем файл стандартным методом, полосу прокрутки до
режима пронумерован диапазон, По умолчанию включен нечаянно поставили любой кнопкуРазметка страницы Установленная область печати сохраняется Представленные в этой статье версию драйвера с
применить границы вокруг другой объект. После
ярлычок листа и
кнопок внизу страницы.
видим, все лишние
что пустые страницы
все равно будут
щелкнув по пиктограмме самого низа и в котором визуально обычный режим. Значок символ, даже пробел,
в группе при сохранении книги. снимки экрана созданы веб-сайта изготовителя принтера. ячеек. Сведения об отмены этого выделения
выберите в контекстном
Для удобства также страницы удалены. Теперь включаются в документ, посылаться на принтер, в виде компьютерной
обнаружите в окне
ничего не отображено, соответствующий ему, самый она будет захвачена(Область печати) иПараметры страницыЧтобы просмотреть все созданные в Excel 2013.
В крайнем можно этих параметрах читайте использование флажков снова меню (контекстное меню) приводим ссылку на можно переходить в состоит в наличие даже если в дискеты в левом предпросмотра, что на то на печати левый из трех для печати. Естественно, выберитенажмите кнопку области печати, на
Если вы используете применить границы вокруг в статье определить станет возможным. команду оригинал (на английском обычный режим просмотра. пробелов или других их диапазоне не
верхнем углу окна некоторых страницах вообще выйдет пустой лист. иконок. Для того, это негативно влияетSet Print AreaОбласть печати вкладке другую версию, то ячеек, которые нужно или очистить областьОткройте вкладкуВыделить все листы
языке) .Основной причиной наличия пустых лишних символов на было установлено ни Excel.
нет никакой информации, Кончено, можно путем чтобы переключится в
на износ принтера,(Задать)., а затем —
Дальнейшие действия
Вид в ней может напечатать. Дополнительные сведения печати на листе
Файл.По умолчанию линии сетки листов при распечатке листе, то в одного символа, включаяТеперь всегда при попытке значит, они будут настройки печати указать режим разметки страницы, а также приводитСохраните, закройте и сноваДобавить к области печатив группе быть немного другой читайте в статье или границ применитьи выберите пунктСовет. не отображаются на является установка пробела таком случае принудительное пробел. Для избавления распечатать данный файл распечатаны в виде диапазон страниц, не кликаем по первой к потере времени. откройте файл Excel..
Режимы просмотра книги интерфейс, но если границ применить или или удалить ячеекПечать Если выделено несколько листе или в в одной из назначение области печати от этой проблемы, на принтер будет пустых листов. включающий пустые элементы, иконке справа от Кроме того, существуютНа вкладкеПри сохранении книги областьнажмите кнопку не указано иное, удалить ячеек на на листе.. листов, в заголовке книге Microsoft Excel ячеек свободного диапазона.
является лишь полумерой. достаточно будет просто подаваться только таТеперь давайте конкретно разбираться, но лучше всего указанного значка. случаи, когда выFile печати также сохраняется.Страничный режим функции будут такими листе.Сведения оСочетание клавиш вверху книги отображается при печати. В
Excel print area: how to set, change and clear
by Svetlana Cheusheva , updated on March 15, 2023
In this tutorial, you will learn how to select print area in Excel manually and how to set print ranges for multiple sheets by using macros.
When you hit the Print button in Excel, the entire spreadsheet is printed by default, which often takes multiple pages. But what if you don’t really need all the content of a huge worksheet on paper? Luckily, Excel provides the ability define the parts for printing. This feature is known as Print Area.
Excel print area
A print area is a range of cells to be included in the final printout. In case you don’t want to print the entire spreadsheet, set a print area that includes only your selection.
When you press Ctrl + P or click the Print button on a sheet that has a defined print area, only that area will be printed.
You can select multiple print areas in a single worksheet, and each area will print on a separate page. Saving the workbook also saves the print area. If you change your mind at a later point, you can clear the print area or change it.
Defining a print area gives you more control over what each printed page looks like and, ideally, you should always set a print area before sending a worksheet to the printer. Without it, you may end up with messy, hard to read pages where some important rows and columns are cut off, especially if your worksheet is bigger than the paper you are using.
How to set the print area in Excel
To instruct Excel which section of your data should appear in a printed copy, proceed in one of the following ways.
Fastest way to set print area in Excel
The quickest way to set a constant print range is this:
- Select the part of the worksheet that you want to print.
- On the Page Layout tab, in the Page Setup group, click Print Area > Set Print Area.
A faint gray line will appear denoting the print area.
More informative way to define print area in Excel
Want to visually see all your settings? Here’s a more transparent approach to defining a print area:
- On the Page Layout tab, in the Page Setup group, click the dialog launcher
. This will open the Page Setup dialog box. - On the Sheet tab, put the cursor in the Print area field, and select one or more ranges in your worksheet. To select multiple ranges, please remember to hold the Ctrl key.
- Click OK.
- When you save the workbook, the print area is also saved. Whenever you send the worksheet to the printer, only that area will be printed.
- To make sure the defined areas are the ones you really want, press Ctrl + P and go through each page preview.
- To quickly print a certain part of your data without setting a print area, select the desired range(s), press Ctrl + P and choose Print Selection in the drop-down list right under Settings. For more information, please see How to print selection, sheet or entire workbook.
How to set multiple print areas in Excel
To print a few different parts of a worksheet, you can select multiple print areas in this way:
- Select the first range, hold down the Ctrl key and select other ranges.
- On the Page Layout tab, in the Page Setup group, click Print Area > Set Print Area.
Done! Multiple print areas are created, each one representing its own page.
Note. This only works for non-contiguous ranges. Adjacent ranges, even selected separately, will be included in a single print area.
How to force Excel to ignore print area
When you want a hard copy of a whole sheet or entire workbook but do not want to bother clearing all the print areas, just tell Excel to ignore them:
- Click File > Print or press Ctrl + P .
- Under Settings, click the arrow next to Print Active Sheets and select Ignore Print Area.
How to print multiple areas on one page
The ability to print multiple areas per sheet of paper is controlled by a printer model, not by Excel. To check if this option is available to you, press Ctrl + P , click the Printer Properties link, and then switch through the available tabs of the Printer Properties dialog box searching for the Pages per Sheet option.
If your printer has such an option, lucky you are 🙂 If there is no such option, then the only way I can think of is copying the print ranges to a new sheet. With the help of the Paste Special feature, you can link the copied ranges to the original data in this way:
- Select the first print area and press Ctrl + C to copy it.
- On a new sheet, right click any blank cell and choose Paste Special > Linked Picture.
- Repeat steps 1 and 2 for other print areas.
- In the new sheet, press Ctrl + P to print all the copied print areas on one page.
How to set print area in Excel for multiple sheets with VBA
In case you have a lot of worksheets with exactly the same structure, you will obviously want to output the same rage on paper. The problem is that selecting several sheets disables the Print Area button on the ribbon. Luckily, there is an easy workaround described in How to print the same range in multiple sheets.
If you have to print the same area on multiple sheets regularly, the use of VBA can speed up things.
Set print area in selected sheets as on the active sheet
This macro automatically sets the print area(s) for all selected worksheets the same as on the active sheet. When multiple sheets are selected, the active sheet is the one which is visible when you run the macro.
Set print range in all worksheets as on the active sheet
No matter how many sheets you have, this code defines the print range in a whole workbook in one go. Simply, set the desired print area(s) on the active sheet and run the macro:
Set the specified print area in multiple sheets
When working with different workbooks, you may find it convenient if the macro prompts you to select a range.
Here’s how it works: you select all the target worksheets, run the macro, select one or more ranges when prompted (to select multiple ranges, hold the Ctrl key), and click OK.
How to use the macros
The easiest way is to download our sample workbook with Print Area Macros and run a macro directly from that workbook. Here’s how:
- Open the downloaded workbook and enable the macros if prompted.
- Open your own workbook.
- In your workbook, press Alt + F8 , select the macro of interest, and click Run.
The sample workbook contains the following macros:
- SetPrintAreaSelectedSheets — sets the print area in the selected sheets as on the active sheet.
- SetPrintAreaAllSheets – sets the print area in all sheets of the current workbook as on the active sheet.
- SetPrintAreaMultipleSheets — sets the specified print area in all the selected worksheets.
Alternatively, you can save your file as a macro-enabled workbook (.xlsm) and add a macro to it. For the detailed step-by-step instructions, please see How to insert and run VBA code in Excel.
How to change print area in Excel
Accidentally included irrelevant data or missed selecting a few important cells? No problem, there are 3 easy ways to edit print area in Excel.
How to expand print area in Excel
To add more cells to the existing print area, just do the following:
- Select the cells that you’d like to add.
- On the Page Layout tab, in the Page Setup group, click Print Area > Add to Print Area.
Done!
This is of course the fastest way to modify print area, but not transparent. To get it right, here are a few important things to remember:
- The Add to Print Area option appears only when the worksheet already has at least one print area.
- If the cells you are adding are not adjacent to the existing print area, a new print area is created, and it will print as a different page.
- If the new cells are adjacent to the existing print area, they will be included in the same area and printed on the same page.
Edit print area in Excel by using Name Manager
Every time you set a print area in Excel, a defined range named Print_Area is created, and there is nothing that would prevent you from modifying that range directly. Here’s how:
- On the Formulas tab, in the Defined Names group, click Name Manager or press Ctrl + F3 shortcut.
- In the Name Manager dialog box, select the range you want to change and click the Edit button.
Change print area via Page Setup dialog box
Another quick way to adjust print area in Excel is to use the Page Setup dialog box. The best thing about this method is that it lets you make any changes you want – modify the print area, delete or add a new one.
- On the Page Layout tab, in the Page Setup group, click the dialog launcher (a small arrow in the lower-right corner).
- On the Sheet tab of the Page Setup dialog box, you will see the Print area box and can do your edits right there:
- To modify the existing print area, delete and type the correct references manually.
- To replace the existing area, put the cursor in the Print area box and select a new range on the sheet. This will remove all the existing print areas so only the selected one is set.
- To add a new area, press and hold the Ctrl key while selecting a new range. This will set a new print area in addition to the existing one(s).
How to clear print area in Excel
Clearing the print area is as easy as setting it 🙂
- Open the worksheet of interest.
- Switch to the Page Layout tab > Page Setup group and click the Clear Print Area button.
Note. If a worksheet contains multiple print areas, all of them will be removed.
How to lock print area in Excel
If you frequently share your workbooks with other people, you may want to protect the print area so that no one could mess up your printouts. Regrettably, there is no direct way to lock the print area in Excel even by protecting a worksheet or workbook.
The only working solution to protect print area in Excel is with VBA. For this, you add the Workbook_BeforePrint event handler that silently forces the specified print area just before printing.
A simpler way would be to set the event handler for the active sheet, but this works with the following caveats:
- All your worksheets should have the same print rage(s).
- You will need to select all the target sheet tabs before printing.
If different sheets have different structure, then specify the print area for each sheet individually.
The above macro sets the print area to A1:D10 for Sheet1 and to A1:F10 for Sheet2. You are free to change these as desired as well as to add more sheets.
To add the event handler in your workbook, carry out these steps:
- Press Alt + F11 to open the Visual Basic Editor.
- In the Project Explorer window on the left, expand the target workbook’s node and double-click ThisWorkbook.
- In ThisWorkbook Code window, paste the code.
Note. For this approach to work, the file needs to be saved as a macro-enabled workbook (.xlsm) and the macro should be enabled on opening the workbook.
Excel print area problems
Most printing problems in Excel usually relate to the printer settings rather than print area. Nevertheless, the following troubleshooting tips may come in helpful when Excel is not printing the correct data.
Cannot set print area in Excel
Problem: You can’t get Excel to accept the print area that you define. The Print Area field shows some odd ranges, but not the ones you have entered.
Solution: Try to clear print area completely, and then select it anew.
Not all columns are printed
Problem: You have selected a certain number of columns for the print area, but not all of them are printed.
Solution: Most likely, the column width exceeds the paper size. Try making the margins narrower or adjust scaling – choose Fit All Columns on One Page.
The print area prints on several pages
Problem: You want the one-page printout, but it prints on several pages.
Solution: Non-adjacent rages are printed on individual pages by design. If you selected just one range but it gets split to several pages, then most probably it is bigger than the paper size. To fix this, try setting all margins close to 0 or choose Fit Sheet on One Page. For more details, please see How to print Excel spreadsheet on one page.
That’s how you set, change and clear print area in Excel. I thank you for reading and hope to see you on our blog next week!
You may also be interested in
Table of contents
7 comments
Amazing! Thank you very much!
How do you set the print area in MS Excel for android?
Where are all the help files for Excel for android?
I have multiple sheets with multiple ranges on each that I am exporting to a single pdf. My VBA code is working except I can’t find a way to set the print titles on multiple ranges that appear on the same sheet. For example the PDFControls below include a row «Assets Inventory» which contains two ranges to print («Assets_Crystal_And_Keepsakes, Assets_Electronics»). I’m unable to see how I can change the Titles for each range using my code.
Any thoughts or ideas would be gratefully welcome.
Here is a subset of the code and the range containing my print controls:
For Each R In Range(«PDF_Controls»).rows
SheetName = R.Cells(, 1).Value
SheetPrintRange = R.Cells(, 2).Value
Sheets(SheetName).PageSetup.PrintArea = SheetPrintRange
SheetPrintTitle = R.Cells(, 3).Value
Sheets(SheetName).PageSetup.PrintTitleRows = SheetPrintTitle
ReDim Preserve pdfSheets(i)
pdfSheets(i) = R.Cells(, 1).Value
i = i + 1
Next
Worksheets(pdfSheets).Select
With ActiveSheet.PageSetup
.LeftHeader = «&»»-,Bold»»&K0070C0″ & Chr(10) & «Personal Information»
.CenterHeader = _
«&»»-,Bold»»&14&K08-024Estate Criteria for Executor» & Chr(10) & «Vital Information and Inventories»
.RightHeader = «&P»
.FitToPagesWide = 1
.FitToPagesTall = False
Sheet Name Print Range Print Title Rows
Personal Information PI_Personal_Information, PI_Military_Information
Financial Information Banking_Accounts, Home_Mortgage, Credit_Cards
Assets Inventory Assets_Crystal_And_Keepsakes, Assets_Electronics CrystalTitles
Sorry about the previous message the PDF Controls did not align.
«Assets Inventory» is the SheetName
«Assets_Crystal_And_Keepsakes, Assets_Electronics» are the print ranges
«CrystalTitles» is one of the range’s title rows
I understand how to create more than 1 print area on a single worksheet.
Is there a way to have each a different page size for each print area be set at the same time (preferably without using VBA)?
I would like to print all the Payslips by «Set Print Area» that are generated into Single Excel Files.
Is there any VBA code that would allow me to Macro this?
I wish to have a constant number of lines printed in a multi-page worksheet, without having to manually adjust.
The worksheet is under constant change with lines inserted and deleted but I wish to be able to print the same number of lines per page regardless. eg 35lines each page
The worksheet has a fixed number of columns and that does not vary — only the addition/deletion of lines.
Область печати в Excel
Если вы зададите область печати в Excel, то распечатается только эта заданная область. Область печати сохраняется при сохранении книги.
Чтобы установить область печати, следуйте инструкции ниже:
- Выберите диапазон ячеек.
- На вкладке Page Layout (Разметка страницы) нажмите кнопку Print Area (Область печати) и выберите Set Print Area (Задать).
- Сохраните, закройте и снова откройте файл Excel.
- На вкладке File (Файл) кликните по Print (Печать).Результат: Посмотрите на предварительный просмотр, который показан на рисунке ниже. Как видите, будет напечатана только заданная область.
- Используйте Name Manager (Диспетчер имен), чтобы редактировать и удалять области печати.
How to Set Print Area in Excel (+ Modify & Clear Print Area)
If your printing world was limited to trips to and fro Print Preview and Page Setup, you have a whole new little world ahead of you called Print Area. You may need to print your work, a list, or some data and if there are bunches of it, some organization is in order and what comes out on the paper needs to be in your control.
That is not impossible at all; setting the print area is what helps us control what goes on with paper and also what doesn’t go on paper and what does! We can all admit that sounds much better than hitting the print button and fretting later. If you have ever dealt with giant datasets before, you know what printing them blindly can do. We’d rather not say but we will help you with sensible printing by setting the print area.
Table of Contents
What is Print Area in Excel
The print area is a range of cells that will be printed on a single sheet of paper once designated as the print area. You can also set multiple print areas and each area will be printed on a separate sheet of paper. The print area is denoted by gray outlines which are slightly more prominent than gridlines.
Setting the print area is particularly useful if you want to print a selection and not the whole worksheet or if you want to divide the whole sheet into sectioned bits to be printed.
Creating a print area is as easy as selecting a range of cells and setting them as a print area. The print area can be set, added, modified, and cleared and that’s what you will learn in this tutorial.
Example
For the sample sheet, to be used in the tutorial, we will hide the gridlines so you can see the print area lines more clearly.
We have also added extra columns and rows and will include them in the print area so you can distinctly see the print area lines without the borders overshadowing them.
How to Set the Print Area in Excel Worksheets
To set the print area, you select the area and hit the Set Print Area command; that’s it. You will know the print area is set when you see the gray lines outlining your selection.
Here we have the steps:
- Select the area or cells on the worksheet that are to be printed.
- Head to the Page Layout In the Page Setup section, click on the Print Area button and select Set Print Area from the drop-down.
That sets your chosen area as the print area which you can see from the gray lines:
You can confirm the print area from the Print Preview (press Ctrl + P) :
After setting your print area as wanted, you can move on to printing it.
How to Set Multiple Print Areas in Excel
Setting multiple print areas again is only a matter of selecting the cells but this time in groups. Just the way you would usually make multiple selections by holding down the Ctrl key and selecting with the left mouse button. Let’s see the steps for this:
- Make the first selection of cells for printing.
- Hold down the Ctrl key and make the next selection with the left mouse button. Make all subsequent selections the same way.
- Now set the selections as print areas from the Page Layout tab > Page Setup section > Print Area button > Set Print Area
These steps will set the selected multiple areas as print areas, each print area denoted by the gray outlines:
Each print area will be printed on a separate page:
Note:
For the example above, you can see we have spaced each table with 3 rows in between. We have spaced them because if it weren’t for those extra rows, even if the selections were made separately but were adjacent ranges, the selections will be considered as a single print area. E.g. the following tables have been selected separately but will be included in the same print area as the ranges are adjacent:
View your Excel Print Areas
To view all the print areas set in a worksheet, you can head to the Page Break Preview where the sheet will be shrunk to 60% and the print areas will be delineated with strong blue lines. Let us highlight where you can find the Page Break Preview:
Straight up, you can click on the Page Break Preview icon on the status bar at the bottom of the workbook.
Or you can go to the View tab and select the Page Break Preview button from the Workbook Views section.
Here is what the Page Break Preview of our example sheet looks like. You can see that all 4 tables have their own print areas and will be printed on separate pages:
Note that you can also adjust the print areas in Page Break Preview by clicking and dragging the blue lines.
How to Modify the Print Area in Excel
There are quite a few ways to modify the print area in Excel. Let’s go through them one by one.
Modifying Print Area by Print Area Options
Right from where the print area is set in the first place, there is an option to add to the print area after making an adjacent selection. Let’s continue from the example below where we have already one print area:
- Select the area you want to add to the existing print area. The new selection must be adjacent to the existing print area.
- On the Page Layout tab, in the Page Setup section, select the Print Area button then the Add to Print Area. The Add to Print Area option only shows if there is at least one print area set on the sheet.
Now the new selection is added to the print area, notable from the gray lines:
If the new area that you want to add to the print area is not adjacent to the existing print area, the new one will be added as a separate print area. E.g., the following selection will not be added to the existing print area because there is a gap of one row between the two areas:
The above selection will be added as a separate print area.
Modifying Print Area in Page Break Preview
Another way to add to the print area is to adjust the page breaks in Page Break Preview. Here’s how:
- To enter the Page Break Preview, click on the last of the 3 small icons on the status bar situated at the bottom of the worksheet.
- In the Page Break Preview, you can see all the print areas of the worksheet.
- Since we are aiming to add the second table to the first print area, we will adjust the bottom page break and drag it to include the second table.
And that does the job of adding the new area to the print area:
Modifying Print Area by Using Name Manager
The third way of editing the print area is using the Name Manager. This is because when a print area is set, the range of the print area is automatically named as Print_Area.
Being a named range, the print area can hence be adjusted using the Name Manager. Here’s how to do it:
- Open the Name Manager by Formulas tab > Defined Names group > Name Manager (or press Ctrl + F3).
- Click on the relevant named range to edit it.
- In our example, we have tables 1 and 2 as separate print areas. To join them into one print area, we can change the cell references to make A1:G22 a single range and, therefore, a single print area. Make the changes to the selected range.
- Click on the checkmark on the left of the field to apply the changes.
- Click Close.
See below that the 2 separate print areas have been merged as one from the changes made in the Name Manager.
Modifying Print Area via Page Setup Dialog Box
The Page Setup dialog box can also be used to modify the print area. You can enter the cell references or select the ranges for the print areas. Below are the steps.
- To open the Page Setup dialog box, go to the Page Layout tab and click on the dialog launcher in the bottom-right corner of the Page Setup
- Navigate to the Sheet Tab.
- The Print area field is all that is relevant for editing the print area. Multiple print areas on a sheet are separated by commas. As for our example, we are editing the print area by adding table 3 as the third print area.
- In the Print area field, enter a comma to add another print area.
- You can manually add the cell references for table 3 i.e. A24:G31 or you can select the table from the sheet after adding the comma. While selecting, the cell references will automatically be fed into the Print area field:
- When done, click OK.
Using the Page Setup dialog has added table 3 in our third print area:
How to Clear the Print Area in Excel
Clearing the print area here means clearing all the set print areas from the worksheet and it’s done in a few simple clicks:
- From the Page Layout tab, in the Page Setup section, select the Print Area From the drop-down, select Clear Print Area.
And that clears the print area set by us:
How to Force Excel to Ignore Print Area
Forcing Excel to ignore print area is another way of clearing the print area. Here’s what to do:
- Press Ctrl + P to go to Print Preview.
- Under the Settings section, click on the Print Active Sheets button and select Ignore Print Area from the list.
You can immediately see in the Print Preview that the set print area has been ignored and reset:
Selecting the Print Area
When you set the print area, whether single area or multiple areas, the print areas automatically become a named range as Print_Area. Selecting this name in the box will select the print area on the worksheet.
- Click on the small arrow on the Name Box to open the list of names.
- Select Print_Area from the list.
This will select the print area on the worksheet whether it is a single range or multiple ranges.
Print Area Issues and Quick Fixes
Not everything goes to plan and that’s why we have some troubleshooters for you to fall back on. Here are a few issues you may face while working on print area, with their respective fixes.
Cannot set print area in Excel
Problem: The print area is something other than what you’re trying to set including confusing ranges.
Fix: Start by clearing the print area and then trying to set the print area again.
Not all columns are printed
Problem: All the columns are included in the same print area but are being printed on separate pages.
Fix: Either the number of columns or the column width is the trouble here; you can only fit so much on a paper. See if you can decrease the width of some columns, hide or remove some columns or select the Fit All Columns on One Page option (Print Preview, Settings section, last button which is for scaling options, Fit All Columns on One Page option).
The print area gets printed on several pages
Problem: Your worksheet is not being printed on one single page but multiple pages.
Fix: Check if the print area is set to one page; non-adjacent ranges are individual print areas and will be printed on different pages.
If the issue is still unresolved, it could be the paper size (all the data doesn’t fit on one page). Try decreasing the margins to fit as much as you can on the paper (Print Preview, Settings section, second-last button which is for margins). You can also choose Fit Sheet on One Page from the scaling options button under the margins button.
Now we are out of the tutorial area. So that’s what we’ve got for you on setting print area in Excel. We had some easy peasy approaches to getting your workaround print area because come on, we can’t waste time and paper on blind printing. There is always more from Excel town rumbling to come your way; we’ll make sure it passes through us before it gets to you!
Subscribe and be a part of our 15,000+ member family!
Now subscribe to Excel Trick and get a free copy of our ebook «200+ Excel Shortcuts» (printable format) to catapult your productivity.