Построение диаграммы Ганта в Microsoft Excel
Среди множества видов диаграмм, которые можно построить посредством программы Microsoft Excel, особенно следует выделить диаграмму Ганта. Она представляет собой горизонтальную столбчатую диаграмму, на горизонтальной оси которой расположена временная шкала. С помощью нее очень удобно вычислять и визуально определять временные отрезки. Давайте разберемся, как построить диаграмму Ганта в Excel.
Создание диаграммы Ганта в Excel
Показать принципы создания диаграммы Ганта лучше всего на конкретном примере.
- Берем таблицу сотрудников предприятия, в которой указана дата их выхода в отпуск и количество дней заслуженного отдыха. Чтобы метод сработал, обязательно нужно, чтобы колонка, где находятся имена сотрудников, не была озаглавлена, в противном случае заголовок следует убрать.
- Сперва строим диаграмму. Для этого выделяем область таблицы, которая берется за основу в построении. Переходим на вкладку «Вставка» и кликаем по кнопке «Линейчатая», расположенной на ленте. В появившемся списке видов линейчатых диаграмм выбираем любой тип диаграммы с накоплением. Допустим, в нашем случае это будет объемная линейчатая диаграмма с накоплением.
Итак, как видим, построение диаграммы Ганта не такое сложное, как кажется на первый взгляд. Алгоритм, описанный выше, можно применять не только для учета и контроля отпусков, но и для решения многих других задач.
Диаграмма Ганта в Excel и Google таблицах
Диаграмма Ганта — это удобный в использовании и наглядный инструмент отображения текущих задач с их привязкой к реальному времени. Такой график позволяет не только увидеть количество имеющихся задач, но и их приоритетность, объемность, оставшееся на выполнение время. Многие проект-менеджеры говорят, что использование диаграмм Ганта – это их защита от пропуска дедлайнов. Это возможность всегда видеть, в какой последовательности решать задачи, и не забыть ни об одном деле. При этом для работы с этим удобным инструментом не всегда требуется специализированное ПО – диаграмма Ганта в Excel может быть столь же удобна, как и ее аналог, построенный в более специфичной среде. А о том, как создать диаграмму в Эксель, как с ней работать и кому она будет полезна, мы поговорим ниже.
Что такое диаграмма Ганта?
По своей сути это одна из разновидностей столбчатых диаграмм, в котором каждый отдельный столбец (строка) соответствует той или иной задаче. В зависимости от расположения и размеров он иллюстрирует время старта и завершения работ над соответствующим этапом. Размещать задания в диаграмме Ганта можно как в соответствии с последовательностью выполняемой работы, так и согласно их приоритетности. Следовательно, использовать ее можно как при традиционной линейной системе проекта, при котором важно соблюдать изначально установленную последовательность, так и при использовании гибких методологий, допускающих редактирование перечня задач и их приоритета.
Изначально диаграммы этого типа были разработаны Генри Гантом для управления деятельностью и задачами инженеров на английском судостроительном заводе. Он собрал в отдельные списки задания подчиненных, определил требуемые для них ресурсы и зависимость одной задачи от другой. Также был рассчитан период времени на выполнение каждого рода заданий, трудоемкость каждой отдельной задачи, а также ответственность того или иного сотрудника за их исполнение. Далее Гант перенес полученные результаты на график диаграммы получив модель, связав этапы работы с временем, – и получил таким образом модель, наглядно представлявшую структуру проекта, прогресс и объемность каждой задачи в его структуре. Впоследствии диаграммы Ганта несколько изменялись и модифицировались, появлялись новые способы их построения, в том числе и посредством инструментария Excel, — однако основная сущность по-прежнему остается неизменной.
Кому будет полезна диаграмма Ганта?
Возможность создать такой график-планер деятельности в Excel будет удобным и эффективным рабочим инструментом для самых разных членов проектной команды:
- руководители – используя информацию графика, они смогут оценить общий прогресс работы, выявить «слабые» места, рационально распределить ресурсы и т.д.;
- менеджеры проектов – эти лица непосредственно управляют проектом, поэтому им важна возможность обеспечивать постоянный контроль над всем рабочим процессом, быть в курсе прогресса всех специалистов и всех задач, не допускать пропуска дедлайнов. И диаграмма Ганта, в том числе и построенная в Excel, поможет во всех этих задачах;
- исполнители – наглядное отображение приоритетного порядка выполнения заданий поможет не пропустить ни одной из них, соблюсти требуемую последовательность и тем самым обеспечить рациональность и эффективность всей работы;
- заказчики – построенная в Excel диаграмма Ганта позволит заказчику работ оценить продуктивность их выполнения, общие сроки и, следовательно, рентабельность вложений, ведь чем быстрее будет получен итоговый продукт, тем быстрее он начнет приносить прибыль.
Таким образом, диаграммы Ганта будут полезны практически каждому лицу, заинтересованному в реализации того или иного проекта. Это гибкий, наглядный и информативный инструмент, который будет удобен при выполнении всего объема работы, начиная от планирования деятельности и заканчивая ее контролем и анализом.
Как создать диаграмму Ганта в Excel?
Чтобы сделать нужную вам диаграмму средствами табличного редактора от Microsoft, нужно последовательно выполнить следующее:
- Создать таблицу с перечнем задач.
Перед тем, как построить диаграмму Ганта в Excel, нужно подготовить информационный массив для ее формирования. Все текущие задания здесь сортируются по времени старта – чем раньше начинается выполнение той или иной работы, тем выше располагается занимаемая ей строка. Также для каждого этапа нужно указать дату окончания и длительность в днях. Самое главное здесь – внести максимальное количество всех задач, потому как в дальнейшем сделать это может быть очень непросто – зачастую приходится менять весь формат графика. - Построение диаграммы.
Для создания диаграммы Ганта в Excel следует последовательно выбрать следующие пункты меню: «Вставка» — «Гистограмма» — «Гистограмма с накоплением». После этого нужно привязать ее столбцы к введенным ранее данным. Для этого используется команда «Выбрать данные…» Вам необходимо указать правильные значения для ячеек «Имя ряда» и правильный диапазон для поля «Значения». Когда все данные указаны, нужно настроить отображение задач вместо дат их начала в левой части графика. Для этого кликаем по любой его строке, правой клавишей выбираем пункт «Выбрать данные…», находим блок «Подписи горизонтальной строки» — и кликаем по кнопке «Изменить». Сейчас мы можем задать требуемый диапазон ячеек, из которого график будет брать названия для задач, — их мы прописывали на первом этапе. - Форматирование диаграммы.
Здесь нам нужно настроить отображение информации в графике. Прежде всего, задаем правильную последовательность задач – кликаем их список, правой клавишей вызываем меню «Формат оси» — и ставим галочку на пункте «Обратный порядок». Можно удалить описание для столбцов с датами старта и финиша и длительностью. Также для наглядности можно скрыть начало строк, иллюстрирующих задачи, — по умолчанию они идут от вертикальной оси независимо от даты старта. Сделать это можно, убрав заливку и линии границ. Также имеет смысл убрать лишние пробелы, удалить пустоту, оставшуюся в начале диаграммы.
Как создать диаграмму Ганта в Google.Таблицах
Для совместной работы более удобной альтернативой Екселю будут Гугл.Таблицы. Здесь также можно, потратив некоторое время, сделать диаграмму Ганта. Особенность работы в этом сервисе заключается в том, что с помощью стандартных инструментов построения диаграмм эту задачу не решить – здесь приходится использовать функции условного форматирования:
- Создайте лист с полным перечнем задач и датами их начала и завершения: столбец с заданиями, столбцы с датами начала и завершения, а также полный перечень дат проекта в верхней строке – по 1 дате на 1 ячейку.
- Выделите пространство в свободной части листа (в нашем примере мы выделили ячейку E2, щелкните правой клавишей и выберите пункт меню «Условное форматирование».
- Перейдите в окно «Ваша формула» и задайте в нем формулу «=И(E$1<=$C2;E$1>=$B2)». Е1 означает первую ячейку с датами всего проекта, С2 обозначает ячейку с временем завершения задачи №1, а В2 – это время начала задачи №1. Обратите внимание, формула в данном виде будет верна в том случае, если первая задача прописана в ячейке А2, дата ее старта – в В2, дата окончания – в С2, а перечень дат проекта начинается с ячейки Е1.
- После того, как формула будет применена, будет автоматически сгенерирована диаграмма Ганта. Преимущество Гугл.Таблиц перед Excel не только в том, что с ними можно работать коллективно через интернет, но и в более простом изменении. Однако при вводе новых данных и редактировании текущих периодически может возникать необходимость изменения диапазона условного форматирования.
Как видно, создать диаграммы Ганта в Excel и Google вполне возможно, однако для этого потребуется иметь под рукой либо справочную информацию, либо шаблон, который все равно придется впоследствии настраивать и редактировать. Такую работу вряд ли можно назвать простой. Поэтому гораздо более удобным и эффективным способом внедрить эти практичные диаграммы в свою деятельность будет использование системы управления проектами Intasker. Здесь это можно сделать буквально за несколько секунд.
Как создать в Intasker?
Здесь не придется дополнительно создавать информационный массив с перечнем задач – они создаются в ходе ежедневной работы с системой. Поэтому достаточно просто кликнуть по соответствующей кнопке – и сервис автоматически выстроит соответствующий график.
При этом сохраняется удобство редактирования исходной информации – вы сможете изменить сроки и приоритетность задач, добавить новые этапы, удалить те или иные задания без какого-либо вреда для внешнего вида диаграммы. Если в Excel любое изменение может обернуться глобальным нарушением логики отображения графика, то в Intasker вы защищены от такого итога.
Кроме того, с формируемыми здесь графиками удобно работать дистанционно, они могут использоваться в совместной деятельности. При изменении статуса и сроков задач, добавлении к ним комментариев и т.д. все ответственные лица получают уведомления на почту и в Телеграм.
Как видно, работать с диаграммами Ганта в специализированной системе управления проектами существенно легче и удобнее, чем в универсальных табличных редакторах Excel и Google.Таблицы. Кроме того, в Intasker вы одновременно можете использовать и широчайший арсенал других инструментов.
Как построить диаграмму Ганта в Microsoft Excel. Полноценный мануал для MacOS
Кто не знает, перед тем, как начать работать продакт менеджером, я работала проджектом. До сих пор считаю, что неотъемлемый инструмент для управления задачами и сроками – это построение диаграмм Ганта.
Диаграмма Ганта — это тип столбчатых диаграмм, который используется для визуализации плана или графика работ по какому-либо проекту.
Есть довольно большое количество платного софта, который великолепно построит диаграмму Ганта и другие способы визуализации, но не всегда он бывает доступен.
Что же делать, когда под рукой есть только простой и любимый Excel?
Этим вопросом я задалась при работе над одним из проектов и этот способ, который я опишу ниже, меня действительно выручил.
Имея данную инструкцию под рукой, вы сможете без проблем быстро построить диаграмму Ганта на ваших данных как в MacOS, так и Windows.
Отличия в интерфейсе Microsoft Excel будут незначительные несмотря на различия версий ПО и ОС.
Этап 1 «Вносим информацию»
Определяем, какой проект мы хотим разбить на задачи и визуализировать.
1. В столбце А «Задача» внесем наименование запланированных дел, в столбце B «Дата начала» и столбце C «Дата окончания» укажем в формате даты числа.
Чтобы изменить формат ячейки: «правой кнопкой» тачпада выберите Формат ячеек -> Дата -> Тип
2. В столбце D «Продолжительность» укажем длительность задачи в календарных днях.
Можете посчитать вручную, можете с помощью формулы.
- Выделим ячейку D2, в строке формулы напишем: «=C2-B2+1», «Ввод» (см. карусель, 2).
- Потянем за крестик в правом нижнем углу ячейки, формула применится ко всем остальным строкам таблицы.
Этап 2 «Создаем диаграмму»
1. Выделим все заполненные ячейки столбца B.
2. Во вкладке «Вставка» найдем иконку гистограммы и выберем «Линейчатая с накоплением».
3. В итоге появился первый вид диаграммы, пока еще не похожий на диаграмму Ганта (см. карусель, 3).
Этап 3 «Изменяем длительность задач»
1. «Правой кнопкой» нажмем на диаграмму и выберем пункт «выбрать данные» (см. карусель, 4).
2. Чтобы добавить новый ряд нажмем на «+».
3. Имя изменим на «Продолжительность».
4. В поле «Значения Y» выделим ячейки с D2 по D8 включительно, то есть все ячейки с данными о продолжительности задач (см. карусель, 5).
5. Нажмем «ОК» и увидим, что диаграмма изменилась.
Этап 4 «Добавляем названия задач»
1. «Правой кнопкой» нажмем на диаграмму и выберем пункт «выбрать данные».
2. Выберем верхний ряд «Дата начала» и нажмем на «Подписи горизонтальной оси (категории):» выделим все ячейки с названиями задач, в нашем случае А2-А8 (см. карусель, 6).
3. Нажмем «Ввод» и «ОК». Теперь вместо цифр у нас есть слева понятные названия задач, правда в обратном порядке.
Этап 5 «Волшебное превращение диаграммы в диаграмму Ганта»
1. Нажмем на любую синюю полоску «правой кнопкой» и выберем «Формат ряда данных».
2. В открывшемся окне в разделе «Заливка» выберем «Нет заливки» и «Нет линий». Согласитесь, уже вырисовывается что-то похожее на диаграмму Ганта? (см. карусель, 7).
Этап 6 «Правильный хронологический порядок»
1. Выделим «правой кнопкой» названия задач на графике и выберем «Формат оси».
2. В открывшемся окне поставим галочку рядом с «Обратный порядок категорий».
Этап 7 «Наводим красоту»
1. Чтобы убрать лишний отступ перед первой задачей «правой кнопкой» нажмем на дату начала первой задачи и выберем «Формат ячеек».
2. Выберем числовой формат «Общий» и запомним число «44835» (см. карусель, 8), нажмем ОТМЕНА, нам не нужно применять изменения. Аналогично запомним для даты окончания последней задачи.
3. «Правой кнопкой» выделим строку с датами на графике и нажмем «Формат оси».
4. В параметрах оси изменим «Минимум» на наше число «44835». Теперь отсчет начинается с даты начала первой задачи. Так удобнее, не правда ли?
5. Нажмем на любую полоску «правой кнопкой», выберем «Формат ряда данных», в строке «Перекрытие рядов» изменим на 100%.
6. Для красоты можете еще изменить цвет и параметр «Боковой зазор».
7. Для изменения частоты даты на оси в разделе «Деления» изменим число, у меня «3».
Мой результат смотрите в карусели, 1 скрин.
#productyvgrig #productmanager #productowner #product #excel #диаграммаганта #управлениепроектами #софт #стартапыисервисы #какпостроитьдиаграммуганта
Как сделать диаграмму Ганта в Excel за 4 простых шага
Эффективное управление проектом требует навыков, обеспечивающих оптимальное распределение человеческих и финансовых ресурсов. Диаграммы Ганта — это простые инструменты управления проектами, позволяющие организовать работу, помогая понять взаимосвязь между задачами проекта и оценить, сколько времени должно уйти на выполнение работы. В этой статье мы расскажем, как создавать диаграммы Ганта и внедрять их в стратегию управления проектами.
Что такое диаграмма Ганта?
Диаграмма Ганта — это разновидность гистограммы, которую можно использовать в управлении проектами. Вертикальная ось может представлять собой список задач, а горизонтальная — шкалу времени. Вы можете разделить временную шкалу на интервалы, например, месяцы, недели или дни. Горизонтальные полосы диаграммы будут находиться между датой начала и датой окончания каждой задачи проекта.
Диаграмма Ганта также может отображать ход выполнения каждой задачи. Некоторые приложения позволяют отображать процент выполнения каждого задания на графике.
Другие программы предлагают функцию подзадач, которая особенно полезна для разбивки проекта на управляемые задачи и разделения работы между членами команды. Подзадачи обычно отображаются с отступом под родительской задачей.
Как сделать диаграмму Ганта в Excel
Создание диаграммы Ганта в виде электронной таблицы в Excel может быть простым и удобным. Вы можете выполнить следующие шаги для создания диаграммы Ганта:
Начните с создания трех столбцов в Excel. В первом случае вы вставите названия задач. Во втором столбце вы поставите дату их начала, а в третьем — их продолжительность.
Выберите три колонки. На вкладке Вставка нажмите на символ гистограммы, после чего появится меню.
Нажмите на стекированная панель . Программа создаст сложенную гистограмму с названиями задач на вертикальной оси и временной шкалой на горизонтальной оси.
Скачать шаблон диаграммы Ганта. Выберите файл > Новый, а затем воспользуйтесь поисковой строкой, чтобы найти подходящий вам шаблон. На странице шаблона нажмите на кнопку Создать. Программа откроет для вас новую электронную таблицу с выбранным шаблоном, чтобы вы могли ввести свои данные.
Кто использует диаграммы Ганта?
В крупных компаниях над одним и тем же проектом могут работать разные отделы. Например, для выполнения конкретной задачи отделу маркетинга может потребоваться тесное сотрудничество с отделом информационных технологий.
В этом случае диаграммы Ганта могут представлять собой полезный инструмент, облегчающий общение между членами команды. Вот список работ, где использование диаграмм Ганта является очень распространенным:
Менеджеры: Менеджеры обязаны держать всех членов команды на одной волне в том, что касается сроков. Диаграмма Ганта может быть полезна для более эффективного общения.
Академические исследователи: В США некоторые исследовательские институты используют диаграммы Ганта для отображения статистических данных.
Финансовые работники: В этой области часто диаграммы Ганта используются для отображения информации о займах и кредитных картах.
Менеджеры по строительству: Эти специалисты используют диаграммы Ганта для управления обязанностями и ожиданиями подрядчиков и другого персонала в процессе работы над завершением проекта.
Преподаватели: Преподаватели часто используют диаграммы Ганта, чтобы помочь студентам более эффективно управлять своими образовательными проектами. Учителя истории также могут использовать их для представления временных графиков.
Менеджеры по маркетингу: Эти специалисты используют диаграммы Ганта для планирования маркетинговых мероприятий. Этот инструмент облегчает им внесение изменений в последнюю минуту, когда это необходимо.
Как читать диаграммы Ганта
Чтобы точно прочитать диаграмму Ганта, выполните следующие действия:
Ознакомьтесь с временной шкалой. На диаграмме Ганта каждая задача измеряется по времени, поэтому первым шагом будет рассмотрение горизонтальной шкалы времени. Это полный обзор проекта и прогнозируемой даты его завершения.
Посмотрите на вертикальный столбец, в котором представлены все задачи. В этой колонке перечислены этапы, необходимые для завершения проекта, поэтому вы можете начать планировать, сколько членов команды должны будут принять в нем участие. Каждая задача потребует определенных навыков, поэтому вам нужно знать сильные стороны каждого члена команды и как эффективно использовать их в проекте.
Прочитайте горизонтальные полосы. Эти столбики показывают, сколько времени потребуется на каждую из задач и какие задачи пересекаются с другими. Это может помочь вам назначить реалистичные сроки для каждого члена команды. Если ваша диаграмма Ганта отображает процент выполнения каждой задачи, вы сможете с первого взгляда понять, может ли ваша команда пропустить сроки выполнения.
Проверка наличия других элементов. В других программах диаграммы Ганта отображают имя члена команды, выполняющего задачу, рядом с каждой горизонтальной полосой. Таким образом, менеджеры по персоналу могут убедиться, что ни у кого нет слишком много задач, которые нужно выполнить одновременно.