Обратный отсчет дней, оставшихся в Excel и Google Таблицах
В Excel даты хранятся в виде серийных номеров. Календарь дат в Excel начинается с 1 января 1900 года. Каждый день представлен одним целым числом с этой даты. Когда мы вводим 1 в любую ячейку, а затем форматируем ее как дату. Получим 01.01.1900. Первый день календарной системы. Точно так же, когда мы набираем 08/01/2020, оно сохранит число 44044, которое представляет количество дней с 1 января 1900 года.
Рассчитать оставшиеся дни от даты до даты
Чтобы рассчитать количество оставшихся дней, просто вычислите разницу между двумя датами.
| 1 | = C3-B3 |
Здесь при расчете оставшихся дней мы видим некоторые отрицательные значения. Мы можем использовать функцию MAX, чтобы установить отрицательные числа в ноль:
| 1 | = МАКС (0; C3-B3) |
Оставшиеся дни с использованием функции РАЗНДАТ
Оставшиеся дни для двух значений можно просто рассчитать с помощью функции РАЗНДАТ.
Функция РАЗНДАТ возвращает разницу между start_date и end_date в годах, месяцах или днях. Функция выдает ошибку, если возвращаемые значения являются отрицательными числами.
Давайте воспользуемся функцией РАЗНДАТ, чтобы отсчитать оставшиеся дни:
| 1 | = РАЗНДАТ (B3; C3; "d") |
Считать дни с текущей даты
Допустим, нам нужно ежедневно отслеживать прогресс проекта и видеть, сколько дней осталось до крайнего срока. Таким образом, вместо того, чтобы каждый раз изменять текущую дату в формуле, мы можем просто использовать функцию СЕГОДНЯ в формуле, чтобы сопоставить дату с текущей датой.
Функция СЕГОДНЯ возвращает текущую дату, постоянно обновляется при изменении или открытии рабочего листа.
| 1 | = B3-СЕГОДНЯ () |
Если вы хотите игнорировать отрицательные числа и отображать 0, вы можете использовать формулу функции MAX здесь:
| 1 | = МАКС (0; B3-СЕГОДНЯ ()) |
Рассчитайте оставшиеся дни в Google Таблицах
Формулы для расчета оставшихся дней в Google Таблицах работают точно так же, как и в Excel:
Количество оставшихся дней до контрольной даты
В этой статье мы рассмотрим пример использования функции ВПР для подсчёта оставшегося количества дней до заданной даты.
Формула может пригодиться для контроля сроков заказов, отправки грузов и выполнения проектов, чтобы наглядно видеть количество оставшихся дней до deadline. Особенностью формулы является то, что учитывается високосный год, что исключает ошибки в подсчётах дней.
Рассмотрим формулу подробнее:
— Искомое значение в ВПР() ноль, а массив в котором происходит поиск состоит из двух значений. Последний аргумент функции опущен.
Описание из справки формулы ВПР: «Интервальный_просмотр — это логическое значение, которое определяет, нужно ли, чтобы ВПР искала точное или приближенное соответствие. Если этот аргумент имеет значение ИСТИНА или опущен, то возвращается приблизительно соответствующее значение; другими словами, если точное соответствие не найдено, то возвращается наибольшее значение, которое меньше, чем искомое_значение».
— Найденное значение это и есть количество дней до контрольного дня, но со знаком минус. Знак минус перед ВПР() меняет знак результата.
— Единица в конце формулы это порядковый номер столбца, из которого берутся значения.
Также есть другой вариант этой же формулы:
Кроме того, данный приём можно использовать для подсчёта оставшихся дней до дня рождения, применив в столбце «Текущая дата» формулу =СЕГОДНЯ()
Формулы взяты отсюда, пост оформлен мною.
661 пост 14.8K подписчиков
Правила сообщества
2. Публиковать посты соответствующие тематике сообщества
3. Проявлять уважение к пользователям
4. Не допускается публикация постов с вопросами, ответы на которые легко найти с помощью любого поискового сайта.
По интересующим вопросам можно обратиться к автору поста схожей тематики, либо к пользователям в комментариях
Важно — сообщество призвано помочь, а не постебаться над постами авторов! Помните, не все обладают 100 процентными знаниями и навыками работы с Office. Хотя вы и можете написать, что вы знали об описываемом приёме раньше, пост неинтересный и т.п. и т.д., просьба воздержаться от подобных комментариев, вместо этого предложите способ лучше, либо дополните его своей полезной информацией и вам будут благодарны пользователи.
Утверждения вроде «пост — отстой», это оскорбление автора и будет наказываться баном.
Для первого скриншота достаточно просто вычесть одну дату из другой, если они в пределах какого-то адекватного срока между собой.
простое вычитание дат же работает прекрасно, зачем усложнять?
В Excel’e нельзя разность дат посчитать чтоли?
Автор, это уже не первый раз когда ты изобретаешь велосипед в Excel.
Ладно бы ты его изобретал, ты молодец, реально мозга хватает, но ведь ты учишь этому людей на Пикабу.
Почитай документацию, почитай описания формул, пользуйся последними версиями Excel, тебе это невероятно упростит жизнь.
Читать ещё на Пикабу
5 вещей, которые НЕ НУЖНО делать в Excel (и как делать нужно). Часть 1
Друзья, всем привет.
Сегодня хотел бы поговорить с вами о том, чего в Excel делать не нужно, чтобы в будущем избавить себя от головной боли и перманентных хлопков в нижней части тела. Планировал сначала про 10 вещей написать, но при подготовке материала понял, что в рамках одной статьи слишком уж много получится. Поэтому решил разбить на 2 части.
Важное примечание!
Сразу оговорюсь, что речь здесь скорее пойдёт не про то, как исправлять уже кривые данные, а про то, как правильно первоначально их оформлять. Так что статья больше ориентирована не на тех, кто работает с готовыми данными, а собирает все свои таблицы «с нуля».
1 — Объединение ячеек.
Один из самых страшных грехов при создании таблиц. Объединение ячеек влечёт за собой трудности с сортировкой, фильтрацией, созданием сводных, форматированием, протягиванием формул и т.д. Вот пример:
Ячейки в заголовках, где написаны месяцы, объединены. Если мне нужно будет просуммировать продажи за январь-февраль, то при переходе с 9 на 10 строку диапазон будет расширен до неприличного и ненужного мне. Придётся либо вручную его менять, либо через точку с запятой указывать несколько отдельных диапазонов.
Как сделать лучше.
Если уж так хочется, чтобы название месяца было по центру, то поступаем следующим образом.
Ничего не объединяя, пишем название месяца в первую ячейку (В2, если речь про ЯНВАРЬ), далее выделяем ячейки, в которых январь должен быть виден (В2:F2) — правая кнопка мыши — Формат ячеек (или CTRL + 1 с клавиатуры):
Далее вкладка Выравнивание — по горизонтали — по центру выделения:
К остальным заголовкам можно уже применить «Формат по образцу» (кстати, для многократного применения формата нужно нажать на иконку два раза левой кнопкой мыши), чтобы не проделывать все действия заново. Визуально получим то же самое, но без богомерзкого объединения ячеек.
2 — «Правильная» таблица
Этот пункт, безусловно, спорный, но я его всё же включил. И, в первую очередь, совет касается тех таблиц, но основе которых вы в дальнейшем планируете строить сводные таблицы. Сделали мы вот такую таблицу по месяцам за несколько лет:
Красиво, хорошо, душа радуется. Но грусть нас постигнет, если мы захотим потом построить сводную таблицу на основе этих данных. Нет, я не говорю, что это невозможно. Построим. И даже худо-бедно сможем годы просуммировать или месяцы. Но если бы таблица содержала все 12 месяцев или период не в 3 года, а лет в 5-6 хотя бы, то всё было бы куда хуже.
Как сделать лучше.
Всё просто — не делайте трёхмерные таблицы. Плоская таблица — вот то, что нам нужно. То есть выглядеть та же самая таблица должна вот так:
Теперь и сводную строить сплошное удовольствие, и сортировать/фильтровать данные куда проще. Про то, как трёхмерные таблицы переделывать в плоские не вручную, здесь речь не пойдёт.
3 — «Правильные» даты
Сразу заявлю, что я понимаю боль тех, кто сталкивается с уже волшебно введёнными датами. Но речь про то, как делать это правильно изначально. С датами в Excel вообще всё весело. Я хочу рассказать про самый, с моей точки зрения, чудесный способ ввод дат. Делаем мы таблицу, дошло дело до дат. И мы, как ответственные, трудолюбивые работники выбираем ячейку, и, как мама учила, начинаем вводить «29 марта 2023 г.». Целый день так работали в поте лица, устали. Довольные проделанной работой и гордые за себя. Но если вдруг нас просят отфильтровать данные только по одному конкретному месяцу или посчитать разницу между двумя датами, то мы впадаем в депрессию, потому что «тупой иксель» не фильтрует, не считает:
Ну не умеет он так даты воспринимать. Все мы неидеальны.
Как сделать лучше.
Вводить даты, используя православные разделители, которые Excel понимает. Их три:
«-» — дефис/тире/минус (кому как удобнее)
А потом уже через формат ячеек установить то, что тебе нужно.
Про то, как исправлять уже сотворённое, думаю, отдельную статью напишу. Хотя в комментариях к предыдущим статьям разные способы мелькали. Соберу их в одном месте.
4 — Цветовое оформление таблицы.
Есть у нас унылые данные, никак не оформленные, а душа требует праздника и цвета. Начинаем аккуратно выделять столбцы и строки, усердно закрашиваем. Кто-то так вообще не церемонится, и выделяет сразу весь столбец и уверенно нажимает на ведро с краской:
А что? А вдруг новые данные появятся, я вот сразу этот момент продумал. Я — молодец. Потомки спасибо скажут. Нет, не скажут. Во-первых, это некрасиво. Во-вторых, это лишняя нагрузка на сам Excel. В-третьих, есть способ куда удобнее и практичнее.
Как сделать лучше.
Форматировать данные как таблицу.
Встаём в любую ячейку таблицы, Главная — Стили — Форматировать как таблицу. Выбираете цвет своего настроения (если ничего не хотите, то потом можно поменять или выбрать Создать свой стиль таблицы), проверяем диапазон и галочку «Таблица с заголовками» — Ок. Всего 4 (. ) нажатия на кнопку мыши и готово. В этих наших интернетах это называется «умная» таблица. Инструмент обсуждаемый. Кто-то их боготворит, кто-то проклинает. Про всё здесь не расскажешь (наверное, отдельную статью писать придётся). Затрону только пару вещей. «Умная» таблица резиновая. То есть все столбцы и строки, которые мы будем добавлять вручную или копированием и вставкой, сразу будут отформатированы как и всё остальное в столбцах (включая формулы и форматы). Выделить столбец можно либо встав в любую ячейку столбца и нажав CTRL + пробел, либо наводим курсор на верхнюю часть ячейки с заголовком, ловим момент, когда он превратится в чёрную (чёрные стрелки важны) стрелку вниз, и нажимаем левую кнопку мыши.
5 — Ручное закрашивание данных
Нужно нам красивый табель сделать. Есть сотрудники, есть дни недели. Рабочие дни усердно и кропотливо закрашиваем через ведро с краской. Получается вот так:
Вроде бы, и хорошо. А как теперь посчитать, сколько человеки наши в неделю работали? Встроенные функции по цветам считать не умеют. Можно, конечно, пользовательскую функцию написать на VBA, но.
Как сделать лучше.
Условное форматирование плюс немного магии пользовательских форматов. В ячейки, где человек работал, ставим «1». Выделяем весь диапазон, где хотим что-то закрашивать. Главная — Стили — Условное форматирование — Правила выделения ячеек — Равно. Равно 1, в окошке справа выбираем пользовательский формат. На вкладке «Заливка» выбираем нужные нам цвета. А вот самое интересное происходит на вкладке «Число». Выбираем «(все форматы)», в поле «Тип» прописываем следующий формат «;;;» (без кавычек три точки с запятыми). Если кратко, то каждой точкой с запятой мы задаём формат для положительных, отрицательных, нулевых и текстовых значений. А так как ничего конкретного не прописали, Excel никак данные отображать и не будет. То есть физически в ячейке будет «1», но визуально ячейка будет пустой. Мало того, что мы теперь можем подсчитать количество рабочих дней с помощью СУММ или СЧЁТ, так ещё и при внесении изменений всё у нас будет меняться. Кстати, если делать это с «умной» таблицей, то при добавлении новых сотрудников созданное нами правило будет работать и на них.
На этом, пожалуй, первую часть закончу. Как всегда, огромное спасибо всем, кто осилил данный материал, потратив своё драгоценное время и внимание. Надеюсь, было полезно. Делитесь своими соображениями по поводу того, чего делать НЕ НУЖНО, работая с данными в Excel. Совместными усилиями будем искоренять нечестивые данные.
Извлечение текста в Excel. Страшные, но иногда такие полезные текстовые функции
Друзья, всем привет. В прошлой статье я рассказывал про мгновенное заполнение в Excel. Вещь интересная, но, как некоторые пользователи отмечали в комментариях (и вполне обоснованно), мгновенное заполнение не всегда подходит для решения тех или иных задач. В первую очередь, это касается данных, которые в таблице часто меняются. Мгновенное заполнение не реагирует на изменение данных. В этом случае лучше использовать функции. Да, это дольше, да, это будет выглядеть страшно (далее поймёте, почему), но зато один раз сделал и потом наслаждаешься плодами своих трудов. В качестве примера я решил взять тестовое задание, которое давно проходил при приёме на работу в одну довольно известную компанию.
Важное уточнение! В Excel можно решать очень сложные задачи. Но должна быть хоть какая-то логика. Чем сложнее логика, тем сложнее будут сочетания функций, набор инструментов и т.д. Потратишь много времени, но решишь. А вот если логики нет, то не ждите чуда. Чудите сами, как говорится.
Что же, давайте приступим.
Есть столбец с текстом:
Нам необходимо в отдельные столбцы разнести код и наименование.
Первое, на что обращаем внимание, есть ли здесь закономерность? С кодом всё понятно. Нужно извлечь текст до первого пробела. Отлично. Находим порядковый номер первого пробела с помощью функции НАЙТИ (FIND):
Далее всё просто. С помощью функции ЛЕВСИМВ (LEFT) извлекаем всё, что до пробела, отнимая от порядкового номера пробела единицу:
Я показал пошаговое решение. Но это можно всё сделать и в одной формуле. Вместо D2 вставляем НАЙТИ (FIND):
Перейдём к более интересному — наименование. И снова начинаем с логики. Нужно извлечь текст между первым и последним пробелом. В Excel нет функции, которая по щучьему велению, по нашему хотению извлекает текст между первым и последним символом (например, пробелами). Придётся хитрить. Сначала пошагово, потом впихнём всё в одну ячейку (и оторвёмся по полной).
Надо подсчитать, а сколько в принципе у нас пробелов в тексте. Сделать это можно вот как:
ДЛСТР (LEN)(А2) (как вам название?) — подсчитывает общее количество символов в ячейке. ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(A2;» «;»»)) — подсчитывает количество символов без пробелов. От них мы избавились благодаря функции ПОДСТАВИТЬ (SUBSTITUTE), которая заменила пробелы на пусто.
Теперь очень мудрёный шаг. Нам надо заменить последний пробел на какой-нибудь другой произвольный символ:
ПОДСТАВИТЬ (SUBSTITUTE)(A2;» «;»*»;E2) как раз это и делает. Даём ей исходный текст, что нужно найти, на что заменить, и какой символ по порядку (именно для этого нам нужно было узнать, сколько всего пробелов).
Зачем нам это? Немного терпения, друзья, сейчас всё будет.
Логика решения меняется. Теперь нам надо извлечь текст между первым пробелом и звёздочкой. А вот это реализовать уже можно. Находим порядковый номер звёздочки:
ПСТР (MID) — как много в этом слове. А функция, вообще-то, полезная. Указываем ей ячейку, порядковый номер, с которого хотим начать извлекать символы, и само количество символов.
А2 — понятно, ячейка с текстом.
D2+1 — начиная с какого символа будем извлекать (первый пробел + 1)
G2-D2-1 — количество извлекаемых символов. Порядковый номер звёздочки — порядковый номер первого пробела — 1 (чтобы исключить лишний символ в конце).
А теперь комбо! Всё в одной ячейке:
Говорил же, что будет страшно, а вы не верили.
Вот и решение задачи. Вообще, моё мнение, такие штуки в любом случае нужно сначала решать пошагово, а потом только впихивать всё в одну ячейку. Но тут уж каждый сам для себя решает.
В файле, который идёт к этой статье, есть ещё один готовый пример. Это тоже вполне себе реальная задача, которую слушатели предложили решить во время корпоративного обучения. Исходный текст нужно было переделать в то, что указано в «Должно быть»:
Здесь уже расписывать не буду, а то ещё одна «простыня» получится. Кому интересно, посмотрите. Там, правда, уже не так всё подробно по шагам расписано. Но я в вас верю!
Можно и ещё более сложные конструкции использовать. В комментариях к прошлой статье были варианты с обработкой пустых ячеек. Про всё не расскажешь. Если честно, я перед собой такую цель и не ставлю. Главное, что я хотел вам показать — это то, что прежде, чем кидаться искать функции, посмотрите, а есть ли вообще логика в том, что вы хотите? Если есть, тогда и решение найдётся.
Как всегда, огромное всем спасибо, кто потратил своё драгоценное время и внимание на чтение данного материала. Надеюсь, что-то вам обязательно пригодится. Пишите комментарии, делитесь своими мыслями, решениями и вопросами. Да пребудет с нами сила ИКСэль.
П.С. недавно проводил мастер-класс по разным штукам в Excel, про которые здесь почти не писал. Например, рассказал про то, что такое расширенный фильтр.
Мгновенное заполнение в Excel — магия в чистом виде
Друзья, всем привет. Сегодня хочу рассказать вам про мгновенное заполнение в Excel.
Ссылка на файл, чтобы можно было потренироваться — https://disk.yandex.ru/i/HyW0N215F6CuUg
Возможно, многие с ним знакомы заочно. Наверняка же замечали, что когда вручную заполняешь какие-то значения в ячейках, то с переходом к следующей ячейке при вводе символов Excel порой выдаёт вот такой список:
Так вот это и есть мгновенное заполнение во всей своей красе. Да, иногда это раздражает, потому что тебе это не нужно. Но в большинстве случае польза мгновенного заполнения огромна.
Извлечение данных
Предположим, у нас есть вот такой столбец с текстом:
Нам нужно извлечь отдельно номер договора и дату. Это можно сделать с помощью инструмента «Текст по столбцам». Правда, потом придётся от символа «№» ещё избавляться. А вот мгновенное заполнение справится с этим намного быстрее. Просто вводим справа от текста в первую ячейку номер договора (1), нажимаем Enter. Далее возможны два варианта.
Вариант 1. Вручную вводим в ячейку первую цифру второго договора (2). Excel предлагает свои варианты, жмём Enter — PROFIT!
Вариант 2. После того, как перешли ко второй ячейке, сразу нажимаем сочетание Ctrl + E (Е английская, конечно). Именно это сочетание отвечает за запуск мгновенного заполнения. Аналогично с датами. Вводим в ячейку С2 дату первого договора — Enter — Ctrl + E — наслаждаемся результатом.
ОЧЕНЬ ВАЖНАЯ ЧАСТЬ СТАТЬИ.
Так как же это работает? Всё довольно просто. В первой ячейке мы задаём образец, чего хотим получить, далее Excel распознаёт нашу логику и заполняет остальные ячейки по образу и подобию.
Ух ты! И так будет работать всегда?! Строго говоря — нет. Иногда, Excel не может с одной ячейки распознать логику. В этом случае нужно вручную заполнить не одну, а две, три, четыре (если случай совсем запущенный) ячейки. И только после этого нажимать Ctrl + E. Чем больше ячеек заполняешь, тем выше вероятность того, что твоя логика будет верно распознана могучим интеллектом Excel. Порой мгновенное заполнение не справляется с поставленной задачей:
Даты в первом столбце указаны в формате ГГГГ-ММ-ДД. При попытке привести их в формат ДД-ММ-ГГГГ получается вот такая «красота». Поэтому не поленитесь после того, как все ячейки будут заполнены, пробежаться по ним, а тот ли в них результат, который ты ожидал увидеть.
Образцы вводите в соседнем столбце от источника (можно справа или слева). Не «убегайте» далеко от данных, результат может быть непредсказуемым или вообще ничего не будет.
Ещё одно важное дополнение: мгновенное заполнение работает в версиях Excel 2013 и выше.
Теперь, когда с пояснениями закончено, давайте посмотрим, на что ещё способен этот удивительный инструмент.
Извлечение только чисел из столбца
Если нам из «красивого» столбца, в котором есть значения вроде «123руб», «55 рублей» и так далее, нужно извлечь только цифры, то вы уже знаете, что нам поможет:
В данном конкретном случае я прописал вручную две первых ячейки, иначе Excel не понимал, что нужны только числа.
Работа с текстом
В столбце указаны Имя и Фамилия. Нам нужно получить результат в виде «Имя Ф.» В первой ячейке вводим образец — Enter — Ctrl + E:
Кстати, если попробовать получить Фамилия И., то будьте внимательны. Если прописать два примера, потом начать вводить третий, то появляется довольно забавный список:
Но если не начинать вводить в третью ячейку текст, а сразу нажать на Ctrl + E, то всё будет нормально. Раз на раз не приходится. Временами мгновенное заполнение ведёт себя очень странно.
Извлечение части сплошного текста
Необходимо разбить слипшийся текст на части. Вводим в первых двух ячейках образец — Ctrl + E:
С номером поступаем аналогично.
Сбор текста
В отдельных столбцах есть различная информация, которую необходимо собрать в одно предложение. Обратите внимание, что порядок столбцов для мгновенного заполнения роли не играет. Прописываем предложение в первой ячейке — Enter — Ctrl + E:
На этом статью я хотел бы завершить. Уверен, я перечислил далеко не все чудесные возможности мгновенного заполнения. Буду вам благодарен, если в комментариях поделитесь своими способами применения этой чудесной штуки.
В качестве небольшой рекламы позвольте оставить здесь ссылку на мастер-класс, который я буду проводить 9 марта. Кто хочет узнать ещё несколько полезных приёмов при работе в Excel (там почти не будет того, о чём я писал здесь), а ещё хочет услышать чуть больше про то, где я работаю, записывайтесь — Полезные приемы при работе в Excel. Часть 2 (specialist.ru)
На этом всё. Как обычно, спасибо огромное всем, кто потратил своё драгоценное время и осилил данное полотно. Надеюсь, было полезно. Видео по данной статье обязательно появится на моём канале — (36) Андрей Митрохин — YouTube
Таблица подсчета розеток/выключателей/рамок.
Когда я работал в магазине электротоваров регулярно приходилось считать ЭУИ и рамки к ним по зарисовкам заказчиков или их работников, тогда я это делал на бумаге и неплохо набил на этом руку. Но у некоторых продавцов консультантов это выходит не слишком быстро и качественно. Для автоматизации процесса я решил создать таблицу в google, а затем перенес ее в Excel (последний мне нравится больше). Таблицей я намерен поделиться ссылки будут ниже, а пока краткое описание:
Это страница «Сводка» первоначально ее надо заполнить под себя и сохранить как шаблон:
— Наименования всех типов ЭУИ какие у вас могут быть (если не достаточно того, что ввел я)
— Цвета механизмов (или например серия + цвет, как удобнее будет)
— Цвета рамок (аналогично механизмам)
Потом переходим на страницу «Ввод данных»
При добавлении новой строки указываете комнату
цвет механизма, цвет рамки и наполнение постов выбираете из выпадающего списка (подтянутся варианты со страницы «Сводка»), когда вы выбираете механизм для поста — ячейка окрашивается, считая количество постов в рамке
После заполнения страницы «Ввод данных», возвращаемся на «Сводка»
При выборе нужного цвета в крайней правой таблице («Текущий цвет») в списке ЭУИ и рамок останется только то количество, которое соответствует выбранным цветам.
Кроме того, общее количество механизмов и постов в рамках и количество установочных коробок
ЗЫ Отдельное спасибо @XaXa3Pa3a
Полезные трюки при работе в Excel
Всем привет. Это моя первая статья на Пикабу, поэтому позвольте сначала представиться. Я являюсь преподавателем Microsoft Excel. Теперь, когда с формальностями покончено, можно перейти к основному.
Сомнения перед написанием
Я довольно часто читаю разный тематический материал на Пикабу, и меня восхищают большинство авторов и статей. Статьи восхищают, в первую очередь, своей интересностью (есть такое слово вообще?) и полезностью. Именно поэтому у меня были большие сомнения, а стоит ли вообще лезть со своими очередными «простыми, но полезными штуками при работе в Excel». Да и кому вообще ты со своим Excel нужен?! Тем более, что беглый поиск по сайту не выдал ни одной подобной статьи. И та часть меня, которая отвечает за неуверенность, сразу подметила, что раз нет, значит, оно никому не нужно. А может, просто плохо искал. И да, я отдаю себе отчёт в том, что подобного материала довольно много на просторах интернета. И всё-таки, принцип «лучше сделать и жалеть, чем не сделать вовсе» возобладал.
Почему я посчитал, что это будет полезно
Занимаясь преподаванием этой замечательной программы (а я и правда считаю её чудесной и, можно сказать, влюблён в неё), я довольно часто подмечал, что именно мелочи оказывают самое большое впечатление на слушателей. Рассказываешь про сочетание функций ИНДЕКС(ПОИСКПОЗ), какое оно крутое, позволяет двумерный поиск по таблице осуществлять и много чего ещё делать, все сидят, понимающе кивают. Потом в процессе показываешь какую-нибудь мелочь, вроде той, что листы можно копировать, зажав Ctrl и мышкой перетащив лист чуть правее/левее, аудитория сразу оживает: «Ну всё, не зря время потратили». Именно про такие вот простые приёмы я и хотел бы вам рассказать (про первый так уже рассказал).
Небольшое пояснение
Путь до той или иной команды обычно описывается следующим образом: название вкладки — потом группа команд — сама команда:
Если у вас ноутбук, то функциональные клавиши могут работать только при одновременном нажатии на кнопку Fn+F1-12 (есть такие ноутбуки, в которых и этот способ не работает, тут надо уже по модели ноута смотреть).
Вообще, почти каждая функциональная клавиша отвечает за какое-то действие. Но я остановлюсь на одной, а именно — F4. И нет, речь пойдёт не про то, что этой кнопкой в Excel мы можем менять тип ссылки для ячейки.
F4 — повтор последнего выполненного пользователем действия (если нажимать её не тогда, когда курсор находится в строке формул)
Например, вам нужно для нескольких несмежных столбцов установить определённую ширину. Вместо того, чтобы каждый раз выбирать столбец, потом переходить на вкладку Главная — Ячейки — Формат — Ширина столбца. Можно один раз проделать эту операцию, потом просто выделить следующий столбец и нажать F4. И такой фокус можно проделывать со многими операциями, будь то закраска ячеек, строк, столбцов, части графика на диаграмме или банальная вставка столбцов (да, столбец можно вставлять сочетанием Ctrl + «+», но ведь это две кнопки, а F4 — одна).
Представления
Представления, с моей точки зрения, являются одним из самых недооценённых инструментов в Excel. Предположим, у вас есть таблица, в которой вы часто фильтруете несколько столбцов по разным критериям: отдел, пол и город.
И вот вы каждый раз раскрываете фильтр, устанавливаете нужные критерии, просматриваете данные, потом раскрываете фильтр, следующий критерий, потом фильтр. Думаю, суть вы уловили. «Но всё меняется, когда приходят они — представления!» © Установив нужные критерии, переходим на вкладку Вид — Режимы просмотра книги — нажимаем Представления:
Далее всё интуитивно (куда же без интуиции в этой прекрасной программе) понятно. Жмёшь «Добавить», обзываешь представление так, как тебе угодно — Ок. Здесь же, в окне добавления представления, мы можем узнать, а что, собственно, Excel сохраняет. А сохраняет он параметры печати, результаты фильтрации, скрытые строки и столбцы. Создав под каждый набор фильтров, строк и столбцов представление, потом лёгким и непринуждённым нажатием на эту команду ты будешь менять свою таблицу в мгновение ока. Это не совсем удобно? Что же, согласен. Давайте сделаем ещё удобнее и добавим представления на панель быстрого доступа. Для этого раскроем настройку панели быстрого доступа — Другие команды:
В открывшемся окне в поле «Выбрать команды из:» выбираем «Все команды». Потом находим «Представления» — Добавить:
Кстати, так можно добавить на панель быстрого абсолютно любую команду.
Теперь у нас появился выпадающий список со всеми нашими сохранёнными представлениями. Через это же окно можно и новые представления создавать. Просто пишешь в нём название, нажимаешь Enter — готово.
ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ!
Представления не работают в книгах, в которых есть «умные» таблицы (таблицы, которые мы создаём через вкладку Главная — Стили — Форматировать как таблицу).
После создания представления не нужно перемещать столбцы/менять их местами, иначе представление прекратит работать.
Два окна одной книги.
Прежде, чем кидать в меня различные предметы с криками «мало того, что про какой-то Excel пишет, так сейчас ещё будет рассказывать, как в двух окнах работать, смерд?!» позвольте пояснить. Речь пойдёт о том, как работать в двух окнах с ОДНОЙ книгой. Давайте смоделируем ситуацию. Есть у тебя два монитора (если ещё нет, обязательно заводи второй, пускай небольшой, но чтобы был), один файл Excel с несколькими листами внутри. Тебе нужно из одной таблицы перенести данные в другую (сравнить их, связать формулами и так далее). Что ты делаешь? Правильно, бесконечно долго и уныло переключаешься между листами. Второй монитор тем временем грустно за этим наблюдает. Но можно сделать этот процесс более удобным и быстрым. Прошу любить и жаловать, вкладка Вид — Окно — Новое окно:
Нажав на эту команду, мы получим ту же самую книгу, но в другом рабочем окне. Название файла будет немного изменено на «Мой файл:1» и «Мой файл:2». А дальше уже дело за тобой. Располагай окна так, как тебе удобно (на одном мониторе, на разных), копируй данные, создавай связи, формулы — в общем, работай. Но делать ты это уже будешь быстрее и удобнее. Все изменения, которые мы вносим в любое из клонированных окон, появляются сразу во всех связанных окнах. Главное, не забыть нажать «Сохранить» хоть в каком-нибудь окне.
Специальная вставка (пропускать пустые ячейки)
Вообще, про специальную вставку в Excel можно написать отдельную статью, наверное. Инструмент во многих случаях просто незаменимый. Но в рамках данной статьи я расскажу только про одну возможность. Представим, что есть две таблицы:
Нужно перенести данные из крайнего правого столбца второй таблицы (столбец Р) в крайний столбец первой таблицы (столбец F) таким образом, чтобы существующие номера остались. Обычным копированием-вставкой сделать это не получится, так как в столбце Р есть пустые ячейки, которые заменят собой существующие номера в столбце F. И тут на сцену выходит специальная вставка. Выделяем диапазон из столбца Р, копируем. Далее выбираем ячейку, начиная с которой нужно вставить данные (в нашем случае это F2), и либо щёлкаем правую кнопку мыши — в контекстном меню ищем «Специальная вставка», либо нажимаем сочетание клавиш Ctrl+Alt+V. Попадаем в такое окно:
Ставим галочку рядом с «пропускать пустые ячейки» — Ок. Профит!
Хочу отметить, что большинство приёмов, которые я здесь описал, не начнут прям с ходу экономить вам часы рабочего времени. Но если постепенно приучить себя их использовать, вспоминать о них, то скорость работы будет неуклонно возрастать. На этом, пожалуй, всё. Спасибо всем, кто уделил своё внимание и драгоценное время чтению поста. Надеюсь, что кому-то это было полезно. Вообще, если хотя бы одному человеку данный материал поможет в работе, я уже буду считать это успехом.
P.S. Если статья покажется интересной и полезной, то на примете есть ещё несколько приёмов, про которые могу рассказать.
Друзья, создал на Ютубе свой канал. Пока только видео с первой статьёй. В ближайшие дни опубликую вторую часть. Полезные трюки и приёмы при работе в Microsoft Excel — YouTube
Если б мишки были пчёлами… условия в Excel
Решил попробовать формат коротких постов по Excel
Дети, сегодня я расскажу вам о такой удобной функции в Excel как ЕСЛИ.
В общем виде выглядит так:
ЕСЛИ (условие; результат если условие верное; результат если условие не верное)
Я буду писать формулу, а на картинке будет результат этой формулы в 5 столбце
При множественных условиях иногда удобно применять функции И, и ИЛИ, которые позволяют соединять несколько условий
=ЕСЛИ(И(A2=»овощи»;D2>50);»дорогой овощ»;»либо не дорогой, либо не овощ»)
Не забываем, что можно комбинировать несколько ЕСЛИ Главное не запутаться в скобках и точках с запятыми.
=ЕСЛИ(A2=»фрукты»;ЕСЛИ(D2>100;»дорогой фрукт»;»не дорогой»);»не фрукт»)
Как видим результат получается довольно гибкий.
Также напомню, что есть операторы сравнения <,>,<=,>=,=,<>.
А на этом сегодня все, пойду дальше писать про макросы…
Ответ на пост «Помощь в формировании Таблицы на основе 2 таблиц»
Если по-простому, формулами, то так:
Таблицу 3 переделываем в другой вид:
Это будет состав детали, даты будем добавлять вправо.
(Таблица соответствия количества материала количеству детали)
Таблица 2 тогда будет выглядеть так:
(тупо суммируем кол-во материалов на дату)
1. Важно чтобы во всех 3-х таблицах даты были синхронизированы, чтобы можно было протягивать формулы не опасаясь что-то поломать.
2. Важно следить чтобы в составе (таблица 3) не было дубликатов пар — [деталь — материал] (желтые столбцы), иначе объем задваиваться будет.
Сумма итогов, чтобы её не переписывать каждый раз (в ячейке H2) — может выглядеть так:
Ответ на пост «Excel, делим покупки на несколько человек»
И так господа, перед Вами методичка по распиливанию затрат после попоек.
Разработана она мною, но на копирайт не претендую.
Ситуация проста: Пятница, Вы собрались пошуметь. Заказаны «стартовые» места, собрана компания друзей, сняты ограничения с карточек, побрились, подмылись, вызвали такси и поехали!
Сразу рекомендация: договоритесь как будете делить счёт. Вполне возможно, что в вашей компании тот, кому завтра платить за ипотеку. И он вообще в принципе не собирается много тратить.
Помните, между друзьями не должно быть обид или споров по денежным вопросам. Если у вас в компании есть друг, не желающий сопровождать общий счёт, объясните ему, что он сам платит за себя и главное платит СРАЗУ! Принесли счёт в ресторане, он сам запоминает и считает сумму напитого и наеденного и СРАЗУ кидает на стол деньги, а ещё фиксит это, например в общем чате. Кстати, общий чат — это тема. История с карточками — это хорошо, но налом платить в некоторых местах безопасней. Кидайте сразу в общий чат, кто, сколько и главное, за что заплатил. Поверьте, с утра вам будет не до воспоминаний, да и не всё вспомнить. Не забывайте о конспирации! Нельзя писать «3000 Диме на приват». Продумайте заранее все фразы и договоритесь об обозначениях.
Вы проснулись в субботу, в обед с привкусом тухлых кошачьих носков во рту, тремя размытыми печатями, двумя клубными браслетами и одной татуировкой с рожей чихуахуа на правом бедре. На карте минус месячный доход. Но вы всё предусмотрели, поэтому гоу в чат и историю операций с карты в приложении банка.
Помните! Очень большая вероятность, что вы вчера платили за всех и вам все должны (что не факт). В этом случае не один из ваших друзей чисто морально не хочет к похмелью ещё добавлять чувство долга! Поэтому от того, как быстро вернёте деньги зависит только от вас. Теперь вы коллектор и начинаете обзвон друзей.
1. Кидаем в чат позывной. Кто, за что, вчера платил.
2. Открываем Excell и создаём следующую таблицу:
И так: Перед вами таблица со следующими параметрами:
Столбец «Событие» — кратко фиксим события оплаты;
Столбцы «Участники» — все, кто присутствовал на пьянке;
Столбец «Сумма» — Общая сумма к разделу;
Столбец «N» — кол-во человек участвующих в разделе;
Столбец «Проверка» — собственно сумма всех сумм в столбцах B-E = 0.
Если пьянка длилась несколько дней (например Нашествие), то слева ещё вставляется таблица «Дата».
Допустим начали сначала Вася, Петя, Игорь. Зашли в Кафе, пожрали, да выпили на 9500 рубликов. Платил Петя.
Тогда для Пети пишется формула:
Для всех, кто учувствовал пишется формула:
В результате получаем:
Все кто с минусом — те в долгах;
Кто с плюсом -тот кредитор.
Формулы с $ помогают просто копипастить ячейки, и заполняя только столбцы Сумма и N, долбить долг дальше по событиям:
Как мы видим, в пабе к нам пришёл ещё Ваня.
Дальше из караоке идём в клуб. Ваня цепляет тёлку, Вася уезжает домой.
Для этого вводим ещё один столбец а с Васей прощаемся. В клубе мы оставляем 15 к.
Ваня с «Ваней — 2» уезжают, а Петя и Игорь идут:
После стрипухи все возвращаются в кафе на завтрак, при этом по дороге подбирая уже сбежавшего под утро Ваню. В кафе решают платить по честному! Поэтому каждый платит за то, сто съел (Платит Ваня):
Как рассчитать последний день месяца в Excel
Часто в процессе работы с датами возникает необходимость динамического определения даты и последнего дня недели в месяце. Естественно можно просто посмотреть в обычный календарь, но для автоматизации некоторых задач в Excel с помощью формул нужно динамически получить дату последнего месяца особенно в феврале и определить день недели. Ведь у високосного года (366) месяц февраль имеет 29 дней, а в обычном году – 28.
Сколько дней в феврале для любого года и любой даты?
Для начала рассмотрим, как вычислить дату последнего дня февраля месяца для любого года, чтобы определить високосный год или нет:
Анализируя пример на данном рисунке, следует помнить, что данную формулу можно применять для любого месяца, чтобы получить дату последнего дня, а не только для февраля. Иначе она выглядела бы так:
Функция ДАТА позволяет генерировать дату на лету с помощью трех аргументов:
- Год – можно указать любое число только лишь в диапазоне от 1900 и до 9999.
- Месяц – любое положительное или отрицательное число.
- День – любое положительное или отрицательное число.
Например, если в третьем аргументе указано число 0 как номер дня, Excel вычислит дату последнего дня из предыдущего месяца. Для наглядного примера составим формулу с числом 0, которая возвращает 29 февраля 2000-го года:
В следующем примере формулы вместо ввода статических значений в первые 2 аргумента функции ДАТА (год и месяц), используется функция ГОД, которая возвращает годы с исходных дат. Аналогично используется функция МЕСЯЦ возвращающая порядковый номер месяца в году из исходной даты. К этому номеру в формуле добавляется число 1. Благодаря чему мы получаем номер следующего месяца. Так как в третьем аргументе стоит число 0, автоматически получаем порядковый номер последнего дня в текущем месяце, который нас интересует.
Какой день недели для последнего дня месяца?
На этом рисунке ниже показано, как вычислить день недели и дату последнего дня февраля для любого года:
Формула состоит из двух частей, разделенных соединяющим оператором амперсантом (&» — «&):
- В первой части функция ТЕКСТ преобразует числовое значение, которое возвращает функция ДАТА в формат даты. Он указано во втором аргументе функции – «дд.мм.гг»
- Во второй части функция ТЕКСТ определяет день недели для исходной даты в первом ее аргументе, с помощью формата ячеек «дддд» указанном во втором аргументе.
Пример использования функции КОНМЕСЯЦА
В новых версиях Excel предусмотрена функция КОНМЕСЯЦА, которая служит альтернативным решением для выше описанной формулы:
Благодаря функции КОНМЕСЯЦА можно определять дату для текущего, предыдущего или будущего месяца заполнив лишь только 2 аргумента:
- Нач_дата – исходная дата или ссылка на нее.
- Число_месяцев – порядковый номер месяца начиная от исходной даты. Может быть любое положительное или отрицательное число. Примеры заполнения аргументов для функции КОНМЕСЯЦА, которая возвращает дату 29 февраля 2000-го года:
Если же мы укажем во втором аргументе отрицательное число, тогда функция возвращает нам дату последнего дня для предыдущего месяца:
Разумеется, если мы указываем во втором аргументе число 0 тогда получим необходимое значение даты последнего дня для текущего месяца:
Как определить високосный год или нет в Excel?
Чтобы определить високосный год или нет в Excel существует множество решений. Вот несколько из них:
При работе с датами особую сложность предоставляет тот факт, что раз в 4-е года количество дней в году составляет 366, тогда как в обычных годах 365. Поэтому иногда приходится воспользоваться вышеописанными примерами и формулами для различных вычислений в Excel.
Как функция ДЕНЬНЕД определяет конкретные даты в Excel
1 января — это первый день года, а 31 декабря — последний. А как насчет остальных дней, идущих между ними? Следующая формула возвращает день года для даты, хранящемся в ячейке A1: =A1-ДАТА(ГОД(A1);1;0) . Например, если ячейка A1 содержит дату 16 февраля 2010 года, формула возвращает 47, потому что эта дата является 47-м днем в году.
Следующая формула возвращает количество дней, оставшихся в году с момента определенной даты (предполагается, что она содержится в ячейке A1): =ДАТА(ГОД(A1);12;31) .
Определение дня недели
Если вам необходимо определить день недели для даты, функция ДЕНЬНЕД справится с этой задачей. Функция принимает в качестве аргумента дату и возвращает целое число от 1 до 7, соответствующее дню недели. Следующая формула, например, возвращает 6, потому что первый день 2010 года приходится на пятницу: =ДЕНЬНЕД(ДАТА(2010;1;1)) .
Функция ДЕНЬНЕД использует еще и необязательный второй аргумент, обозначающий систему нумерации дней для результата. Если вы укажете 2 в качестве второго аргумента, то функция вернет 1 для понедельника, 2 — для вторника и т. д. Если же вы укажете 3 в качестве второго аргумента, то функция вернет 0 для понедельника, 1 — для вторника и т. д.
Вы можете также определить день недели для ячейки, содержащей дату, применяя пользовательский числовой формат. Ячейка, использующая следующий формат, выводит день недели: ДДДД. Имейте в виду, что ячейка действительно содержит полную дату, а не только номер дня.
Определение даты последнего воскресенья
Формула в этом разделе возвращает последний указанный день. Вы можете использовать следующую формулу для получения даты прошлого воскресенья. Если текущий день — воскресенье, то формула возвращает текущую дату. Результатом будет серийный номер даты (вам нужно отформатировать ячейку для отображения читабельной даты): =СЕГОДНЯ()-ОСТАТ(СЕГОДНЯ()-1;7) .
Чтобы изменить эту формулу для нахождения даты другого дня, а не воскресенья, поменяйте 1 на другое число в диапазоне от 2 (понедельник) до 7 (суббота).
Определение дня недели после даты
Следующая формула возвращает указанный день недели, который наступает после определенной даты. Например, вы можете применять эту формулу для определения даты первой пятницы после 4 июля 2010 года. Формула предполагает, что ячейка А1 содержит дату, а ячейка А2 — число от 1 до 7 (1 соответствует воскресенью, 2 — понедельнику и т. д.): =A1+A2-ДЕНЬНЕД(A1)+(А2 .
Если ячейка А1 содержит 4 июля. 2010, а ячейка А2 содержит б (что обозначает пятницу), то формула возвращает 9 июля, 2010. Это первая пятница после 4 июля 2010 года (дня, который приходится на воскресенье).
Нахождение n-го определенного дня недели в месяце
Вам может понадобиться формула для нахождения даты определенного по счету дня недели. Предположим, что день выплаты зарплаты в вашей компании приходится на вторую пятницу каждого месяца и вам нужно определить эти
дни выплат для каждого месяца года. Следующая формула выполнит требуемый расчет:
=ДАТА(А1;А2;1)+А3-ДЕНЬНЕД(ДАТА(А1;А2;1))+(А4-(А3>=ДЕНЬНЕД(ДАТА(А1;А2;1))))*7
Эта формула предполагает, что:
- ячейка А1 содержит год;
- ячейка А2 содержит месяц;
- ячейка A3 содержит номер дня (1 — воскресенье, 2 — понедельник и т. д.);
- ячейка А4 содержит число — например 2, указывающее второе появление дня недели, заданного в ячейке A3.
При использовании этой формулы для определения даты второй пятницы в июне 2010 года результатом будет 11 июня, 2010.
Определение последнего дня месяца
Чтобы определить дату, которой соответствует последний день месяца, вы можете использовать функцию ДАТА. Однако вам нужно увеличивать месяц на 1 и указывать в качестве значения дня 0. Другими словами, «0-й» день следующего месяца — это последний день текущего месяца.
Следующая формула предполагает, что дата хранится в ячейке А1. Формула возвращает дату, которой соответствует последний день месяца: =ДАТА(ГОД(А1);МЕСЯЦ(А1)+1;0) .
Вы можете модифицировать эту формулу, чтобы определить, сколько дней включает в себя указанный месяц. Следующая формула возвращает целое число, которое соответствует количеству дней в месяце для даты из ячейки А1 (убедитесь, что вы отформатировали ячейку как число, а не как дату): =ДЕНЬ(ДАТА(ГОД(А1);МЕСЯЦ(А1)+1;0))
Определение квартала даты
Для финансовых отчетов может оказаться полезным представление информации по кварталам. Следующая формула возвращает целое число от 1 до 4, которое соответствует календарному кварталу для даты в ячейке А1: =ОКРУГЛ ВВЕРХ(МЕСЯЦ(A1)/3;0) . Эта формула делит номер месяца на 3, а затем округляет результат.