3 способа исправить ошибки числового форматирования при использовании Mail Merge в Microsoft Word
Video 3 способа исправить ошибки числового форматирования при использовании Mail Merge в Microsoft Word
Одной из давних неприятностей Mail Merge является невозможность правильно форматировать числа в Excel. К счастью, у нас всегда есть выход. Вот 3 способа исправить ошибки форматирования чисел в Mail Merge.
Почтовое слияние Microsoft Word — одна из самых популярных функций. Он очень эффективно создает ярлыки, шаблоны писем, электронные письма или отчеты. Когда вы знаете, как его использовать, вы можете сэкономить часы работы. К сожалению, освоение всех способов использования Mail Merge может быть головной болью.
Одна из проблем с функцией слияния состоит в том, что она не может правильно отформатировать числа в таблицах Excel. Например, результат продаж в Excel теперь равен 100, но в Word он неожиданно превращается в 99,999999999996!
К счастью, исправить эту ошибку не сложно. На самом деле, у нас есть 3 способа обработки ошибок формата чисел при использовании Mail Merge . Вы можете редактировать электронные таблицы, документы Mail-Merge или изменять способ соединения двух файлов. Хотя это решение мало известно, оно может быть лучшим вариантом, за исключением того, что оно больше не поддерживает Word 2016.
Примечание. Несмотря на то, что в Office 2016 выполняются следующие шаги , он по-прежнему работает в других версиях Word и Excel.
Как исправить ошибку числового формата при использовании Mail Merge
1. Используйте «Числовой переключатель» в Word
Первым способом корректного форматирования чисел из Excel с помощью Mail Merge является редактирование документа Word. В частности, вы примените требуемый код числового формата к полям слияния — поле слияния в файле Word. (По сути, поля слияния уведомляют документ Word, в каком столбце электронной таблицы Excel содержатся данные для обработки.) Чтобы применить форматирование к полю, необходимо включить числовой переключатель (ранее известный как переключатель изображений). ) в поле кода.
Первое, что вам нужно сделать, это знать фактический код поля. Откройте документ « Слияние» и щелкните вкладку « Почтовые рассылки » в верхней части окна. Убедитесь, что кнопка « Просмотр результатов» отключена, чтобы вы могли видеть поля слияния. Затем щелкните правой кнопкой мыши в окне слияния (например, « Пожертвование» ) и выберите « Переключить код поля» . Вы увидите код этого поля, обозначенный фигурными скобками, например: . Теперь отредактируйте код для этого поля, просто вставив числовой переключатель в конце кода следующим образом:
Программное обеспечение предоставляет много кодов изображений. Вот 4 примера, которые соответствуют результату:
| 1500,00 |
Как видите, код числового коммутатора идентичен коду формата Excel, за исключением того, что перед номером стоит «\ #», а дата — «\ @». (Обратите внимание, используйте кавычки в коде даты, но не в числовом коде.) Чтобы увидеть больше кода, перейдите к таблице ниже или посетите интерактивную справку по «числовому переключателю» в Microsoft Word.
Вот несколько примеров того, как числовые коды полей обрабатывают данные в столбце «Продажи» в электронных таблицах Excel.
Числовой переключатель для полей слияния Mail-Merge
На самом деле Word и Excel используют один и тот же код формата, так почему бы не использовать одну и ту же функцию форматирования ? Например, почему бы не использовать функцию MergeField следующим образом:
Это действительно проблема многих людей, и, возможно, только Microsoft знает ответ.
Примечание. Помните, что при добавлении или изменении числового переключателя результаты отображаются не сразу. Вы должны обновить поле (щелкните его правой кнопкой мыши и выберите « Обновить поле» ) или нажмите кнопку « Почтовые рассылки»> «Предварительный просмотр результатов» . Иногда вам нужно повторить эту операцию 2-3 раза. Если вы используете мастер слияния, вам может потребоваться сделать шаг назад и отменить, чтобы увидеть влияние внесенных вами изменений.
Числовые переключатели хорошо работают в области микширования, но их использование немного сложно запомнить и допускать ошибки. Если вы чувствуете то же самое, попробуйте один из следующих двух способов.
2. Редактировать таблицы Excel
Это способ избежать ошибок форматирования при использовании Mail Merge. В электронной таблице Excel вставьте столбец, содержащий формулу, которая преобразует числа или даты в Excel в текстовый формат, который вы хотите отобразить в документе Mail Merge.
Для этого вам нужно использовать функцию TEXT в Excel. Это позволяет пользователям конвертировать числа или даты в эквивалентный текстовый формат точно так, как хочет пользователь. Недостатком этого решения является то, что вам нужно знать код форматирования. Хотя эти коды идентичны кодам, используемым в функции формата пользовательских номеров , немногие пользователи Excel знают об их существовании.
Например, формулы TEXT (B3, "$ #, ## 0,00") и TEXT (C5, "M / dd / yy") преобразуют числовые данные и данные даты в текстовые данные (в этом примере они составляют «12 345,67 долл. США» и «12/12/10»).
Совет: Вы должны отформатировать ячейки, содержащие эти формулы, в разных стилях, таких как курсив или какой-то другой странный цвет, чтобы напомнить, что числа — это просто текст. В более старых версиях Excel эти «числа» нельзя использовать в расчетах. В Excel 2016 вы можете использовать их во всех формулах, кроме функций сумм, таких как SUM и AVERAGE.
Преимущество числовых форматов и форматов даты, таких как текст, состоит в том, что текст преобразуется из Excel в документ, использующий слияние без искажений. Параметры формата, такие как шрифт, размер, цвет неизменны.
Код формата для функции TEXT в Excel
Ниже приведен список наиболее часто используемых кодов справа. Следует помнить, что и «0», и «#» являются заполнителями для чисел, но «0» заставит число 0 появиться в первой или последней позиции. «#» Будет заменено на число, если оно не является начальным или конечным нулем. Поэтому код «00000» гарантирует, что начальный ноль не будет обрезан из почтовых индексов Нью-Джерси.
Эти коды для чисел, дат и времени можно использовать в функции TEXT или в пользовательском формате чисел Excel (Custom). Кроме того, они также могут быть использованы в «Числовые коммутаторы» в поле Word Mail-Merge.
Обратите внимание, что существуют небольшие различия между тем, как код работает в Excel и Word в Microsoft 2013. В Excel вы можете использовать «M» или «m» для месяцев и минут. В большинстве случаев Excel достаточно умен, чтобы знать, на какую единицу вы ссылаетесь. Но Word не такой «умный». Вы должны использовать заглавные буквы, чтобы указать месяц. Кроме того, в Excel также имеется дополнительный код «MMMMM», который возвращает только одну аббревиатуру за месяц (например: J, F, M, A, . ).
Добавление нескольких таблиц, содержащих функцию TEXT, в электронную таблицу — простое решение для исправления ошибок форматирования чисел при использовании Mail Merge. Вам просто нужно помнить, что эти ячейки могут выглядеть как числа, но не могут применять к ним функции SUM и AVERAGE. Если вам нужно снова преобразовать их в числа, вам нужно только использовать функцию VALUE.
Будьте осторожны при работе с функцией ROUND
Вместо функции TEXT () некоторые люди предпочитают использовать функцию ROUND (), чтобы уменьшить количество десятичных знаков. Как следует из названия, функция Excel ROUND () по умолчанию округляет десятичное число вверх или вниз в выбранной пользователем позиции. Преимущество этого подхода состоит в том, что округленные числа не являются текстовыми и могут все еще использоваться для вычислений. Во многих случаях, хотя функция ROUND () хорошо работает с Mail Merge, вы можете избежать ее по следующим причинам:
- Функция ROUND не содержит знак доллара или запятую, разделяющую тысячи и более.
- КРУГЛЫЙ будет обрезать нули в конце.
- Функция ROUND иногда заставляет Mail Merge отображать десятичные ошибки. Например, документ Mail Merge отображает 4 десятичных знака, а ROUND выбрал 2 или 3.
В некоторых редких случаях функция ROUND заставляет Mail Merge немного отклоняться. Например, вместо 1.0014, Mail Merge теперь показывает 1.0013.
3. Используйте DDE Link
Вышеупомянутые два относительно просты, но если есть много полей, которые требуют форматирования, они могут расстраивать рано, потому что вам нужно запомнить код формата и, хотя код один и тот же, их можно использовать по-разному.
Легкое и простое решение — связать Word с книгой Excel через DDE (динамический обмен данными), что лучше, чем обычный процесс фиксированного связывания. Звучит сложно, но если вы освоили Mail Merge, DDE — это просто «мелочь». Это простой двухэтапный процесс. В качестве первого шага вам просто нужно включить Word, чтобы открыть файл через DDE. Этот процесс нужно сделать только один раз.
Office 2016 поддерживает DDE? Динамический обмен данными — это старая технология. Иногда это работает нормально, но иногда это не работает в Office 2016. Вы должны открыть источник данных Excel, прежде чем обращаться к нему из Word. Обычно с источниками данных Excel вы должны начать импортировать данные из первой строки рабочего листа. Если вы достаточно терпеливы, вы можете использовать DDE в Office 2016).
Чтобы настроить Word 2013 для ссылок DDE, выполните следующие действия.
- Нажмите Файл> Параметры .
- Перейдите на вкладку « Дополнительно » слева и прокрутите вниз до раздела « Общие » .
- Установите флажок Подтвердить преобразование формата файла при открытии .
Отныне вам никогда не придется делать вышеуказанное. Теперь вы можете открыть копию Word в различных форматах и путях, включая IDE. Единственный эффект — каждый раз, когда вы открываете файл, отличный от Word, программа предоставит вам выбор.
Второй и последний шаг — выбор источника данных для процесса слияния (на шаге 3 мастера слияния в Word или после нажатия кнопки « Выбрать получателей» на ленте « Почтовые рассылки» ). Теперь вам нужно всего лишь выполнить еще 3 клика.
- После выбора данных, которые вы хотите использовать, появится новое диалоговое окно « Подтверждение источника данных ».
- Тип ссылки по умолчанию — OLE, но не тот, который вам нужен.
- В диалоговом окне « Подтверждение источника данных » щелкните « Показать все» .
- В расширенном списке типов файлов выберите MS Excel Worksheets через DDE (* .xls). (Используйте эту опцию даже при использовании более нового формата файла Excel: * .xlsx.)
- Если требуется, подтвердите, что вы выбираете всю электронную таблицу .
Если вы выбрали электронную таблицу для документа Word, возможно, вам придется выбрать ее снова, но на этот раз по ссылке DDE. Вот и все! Отныне ваш формат Excel будет корректно применяться к документам Word Mail Merge, и вам нужно только помнить, чтобы поместить данные, которые вы хотите объединить, в первую рабочую книгу Excel.
Выше описано, как исправить ошибку с числовым форматом в Mail Merge . Надеюсь, они вам пригодятся. Если есть какой-либо другой способ, не стесняйтесь поделиться с нами.
При слиянии word и excel меняется формат даты как исправить
Вы выполняете слияние Excel-Excel или Excel-Word? Ячейки при слиянии получают формат целевого документа, форматирование исходного файла на результат слияния не влияет.
Для слияния Excel-Word существует такой вариант решения:
When you’re using an Excel spreadsheet for mail merge data in Word, any dates come in in the ‘native’ Excel date format even if you’ve changed the date format for the relevant cells in Excel. From what I can gather the ‘native’ Excel date format is m/dd/yyyy (e.g. 9/30/2009 for September 30, 2009).
If you want the date in the mail merged document to be displayed differently, e.g. dd MMMM yyyy (30 September 2009), then you have to add a switch to the mail merge field.
Here’s how you do it in Word:
- Insert the mail merge field for the date into the Word document as normal. It will look something like this (where StartDate is the name of the mail merge field in this example):
- Right-click on the mail merge field, and select Toggle Field Codes .
- Put your cursor after “StartDate” and before the closing > and add a space.
- Type in the switch: \@ “dd MMMM yyyy”
- Right-click on the mail merge field again, and select Toggle Field Codes .
- Save the document. The next time you run a mail merge, the date will be in the format you entered at Step 4.
При слиянии Word и Excel неправильно отображается ДАТА 03/06/202? Изменить формат 3 способа!
3 СПОСОБА РЕШЕНИЯ ПРОБЛЕМЫ! Слияние документов, почты — полезный инструмент для создания набора документов, которые по сути одинаковы, но каждый документ содержит уникальные элементы. Однако, когда мы объединяем несколько писем, мы должны уделять больше внимания формату даты, валюты и числа. Из этого туториала Вы узнаете, как правильно форматировать дату, валюту и число в словах во время слияния почты. Правильное форматирование даты во время слияния почты в Word Правильное форматирование валюты и числа при слиянии писем в Word Прежде чем мы изменим формат даты, числа и валюты при слиянии писем, нам необходимо сначала применить следующие операции. Шаг 1: выберите поле слияния, которое вы хотите изменить. В данном случае это поле Дата. Шаг 2: нажмите Shift-F9 чтобы сделать кодировку поля видимой. Выбранное вами поле теперь должно выглядеть так:
Как изменить формат даты при слиянии в word
При слиянии в документ Word выгружаются данные из таблицы Excel.
В excel даты стоят в формате даты dd/mm/yyyy.
При выгрузке в word дата меняет свой формат на mm/dd/yyyy.
Что нужно сделать, чтобы дата выгружалась в excel в русском формате?!
Сообщений: 14182
Регистрация: 15.09.2012
Профессиональная разработка приложений для MS Office
В excel даты стоят в формате даты dd/mm/yyyy.
При выгрузке в word дата меняет свой формат на mm/dd/yyyy.
Что нужно сделать, чтобы дата выгружалась в excel в русском формате?!
Попробуйте такой формат
mm.dd.yyyy
Даже самый простой вопрос можно превратить в огромную проблему. Достаточно не уметь формулировать вопросы…
Сообщений: 7
Регистрация: 01.01.1970
Сообщений: 14182
Регистрация: 15.09.2012
Профессиональная разработка приложений для MS Office
Посмотрите региональные настройки Worda. Там может стоять именно такой формат дат
Даже самый простой вопрос можно превратить в огромную проблему. Достаточно не уметь формулировать вопросы…
В региональных настройках тоже все ок! И формат даты и параметр. В экселе дата стоит в нужном формате. Выгружается в ворд — опятьдвадцатьпять….
Сообщений: 14182
Регистрация: 15.09.2012
Профессиональная разработка приложений для MS Office
Можете поэтапно описать как Вы данные выгружаете?
Может сначала поставить формат ячеек в Excel так как надо, а потом выгрузить?
Даже самый простой вопрос можно превратить в огромную проблему. Достаточно не уметь формулировать вопросы…
Сообщений: 7
Регистрация: 01.01.1970
Я как «чайник» не поняла вопроса? Что значит «из чего»?
Сообщений: 7
Регистрация: 01.01.1970
Открываю бланк (Документ Word)_
Main document setup _
Normal New Document _
Open Data Source _
выбираю файл из которого идет выгрузка данных (Microsoft Excel Worksheet) _
Insert Merge Fields_
расставляю поля в бланке _
Merge to New Document _
all _
ok
Сообщений: 7
Регистрация: 01.01.1970
Из файла «база данных» нужно подставить данные в файл «Приложение к договору…»
Сообщений: 7
Регистрация: 01.01.1970
Сообщений: 7
Регистрация: 01.01.1970
Спасибо за помощь! В поле, где необходимо поставить дату(в шаблоне) подставила заклинание «/@dd.MM.yyyy» и все получилось.
Если есть другие варианты решения проблемы, буду рада попробовать.
Сообщений: 10
Регистрация: 01.01.1970
Всем привет!
Проблема у меня аналогична той, что описана ранее, но вот никак не пойму как же все таки эту проблему удалось решить. Помогите разобраться! В моем случае, при слиянии двух файлов в Word идет ссылка из файла Excel, при этом дата в Wordе отображается ну уж очень каряво. Если брать формат даты в Екселе 01.09.2009 то в Wordе отображается 09/01/2009 9шиворот на выворот), если брать текстовый формат даты в Екселе, то в Wordе пояляется вообще 12:00:00 AM. Че за фигня, понять никак не могу. Может кто уже сталкивался с данной проблемой? Помогите, плиззззз…..
А вариант автора (пост 12:43) у вас не срабатывает?
Если честно, я уже уже столько всего перепробовала, но так и не поняла в каком таком месте удалось Nikard проставить заклинание…где я только не ставила везде фигня какая то. Единственное сейчас взяла и перекопировала отдельные строки в Екселе заново на новый лист и что удивительно в нем уже было все ок….что же был за глюк не понимаю….
0) Открываем документ Word с настроенными полями слияния
1) Alt+F9 (для отображения полей слияния)
2) Перед концом поля > вставить @ «dd.MM.yyyy»
3) Alt+F9 (для скрытия полей слияния)
4) Пролистать следующее поле слияния для обновления
5) Наслаждаться!
Сообщений: 51
Регистрация: 26.12.2012
2Прохожий d727 — Большое спасибо.
Всем привет. Столкнулась с той же проблемой. Только мне нужен формат dd.MMM.yyyy. Когда использую этот формат месяц в документе на английском 19.June.2006. Можно сделать так, чтобы был на русском (19.июня.2006)и если ДА, то как?
Спасибо.
Справилась сама :)))
Просто переключила язык в документе и все получилось :))) — плохо быть чайником :)))
В формате ячейки, в меню «все форматы» укажите формат ДД ММММ ГГГГ «г.» (для варианта 01 января 2011 г.) — у меня получилось.
1) Alt+F9 (для отображения полей слияния)
2) Перед концом поля > вставить @ «dd.MM.yyyy»
3) Alt+F9 (для скрытия полей слияния)
4) Пролистать следующее поле слияния для обновления
5) Наслаждаться!
Спасибо! Ты настоящий чел!
Нашел решение проблемы с некорректным переносом формата даты из Excel в Word
(странно что тут не описан такой очевидный способ)
1. В шаблоне на поле слияния кликнуть правой кнопкой мыши и выбрать пункт «Изменить поле».
2. В появившемся окне выбираем Date из списка слева.
3. Выбираем нужный нам формат даты.
Все.
Ошибся немного. Описаный мной способ всеголиш ставит текущую (системную) дату а не меняет формат даты полученной из базы.
Слияние документов: как отформатировать дату в итоговом документе
30.05.2011, 14:03. Показов 55179. Ответов 3
Добрый день,
подскажите пож-та как отформатировать дату в итоговом документе при слиянии
(в документе-источнике формат «30.05.2011»,
а в итоговом 05/30/2011)
пример: итоговый док-т ДОГОВОРсоинвестирования.docx
источние не загружается,
но выглядит так:
200 30.05.2011
100 01.05.2011
: нужно сделать в Excel в ячейках, где даты, формат Текстовый.
Только придётся всё заново переделывать, т.к. когда делаете формат ячейки Текстовый, то даты превращаются в числа.
:
Щ. правой кн. мыши по дате в Word — Коды/значения полей — в конец вот это добавьте:
@ «dd.MM.yyyy»
Здесь более подробно по второму варианту:
http://office.microsoft.com/ru… 16495.aspx
2-й вариант конечно предпочтительнее… тока не получаецца
после добавления ключа поле в док-те слияния стало таким:
(«datadog» — назавание поля с датой в исходной таблице)
перехожу в режим «отобразить значание поля» — остается формат «5/30/2011»
ссылку внимательно прочитала, попробовала ключ с форматом даты из нее — то же самое, формат даты в док-те слияния остался прежним….
что-то делаю неправильно, никак не пойму что именно ((
на всякий случай пример в ворде ПОЛЯ форматирование значений.docx
Elena S,
раньше было в журналах «Найдите 10 отличий»:
Сообщение от Busine2009
в конец вот это добавьте:
@ «dd.MM.yyyy»
Сообщение от Elena S
после добавления ключа поле в док-те слияния стало таким:
Слияние почты — полезный инструмент для создания набора документов, которые по сути одинаковы, но каждый документ содержит уникальные элементы. Однако, когда мы объединяем несколько писем, мы должны уделять больше внимания формату даты, валюты и числа. Из этого туториала Вы узнаете, как правильно форматировать дату, валюту и число в словах во время слияния почты.
Правильное форматирование даты во время слияния почты в Word
Правильное форматирование валюты и числа при слиянии писем в Word
Прежде чем мы изменим формат даты, числа и валюты при слиянии писем, нам необходимо сначала применить следующие операции.
Шаг 1: выберите поле слияния, которое вы хотите изменить. В данном случае это поле Дата.
Шаг 2: нажмите Shift + F9 чтобы сделать кодировку поля видимой. Выбранное вами поле теперь должно выглядеть так:
Правильное форматирование даты во время слияния почты в Word
Добавьте следующие данные форматирования: @ «дд ММММ гггг» в файл слияния даты. И поле слияния даты должно быть таким:
Формат даты будет таким:
Примечание:вы можете изменить формат даты по своему усмотрению. Другие возможные форматы: • дд / МММ / гггг, • д / МММ / гг, • д ММММ гггг.
Правильное форматирование валюты и числа при слиянии писем в Word
Добавьте следующие данные форматирования # $, 0.00 в файл слияния валюты, и поле слияния валюты должно выглядеть так:
Примечание:‘ # $, 0.00’ в поле называется числовым переключателем изображения. Другие возможности включают:
(1). # 0 для округленных целых чисел
(2). #, 0 для округленных целых чисел с разделителем тысяч
(3). #, 0.00 для чисел с точностью до двух десятичных знаков, с разделителем тысяч
(4). # $, 0 для округления всего доллара с разделителем тысяч
(5). # «$, 0.00; ($, 0.00); ‘-‘» для валюты, с квадратными скобками вокруг отрицательных чисел и дефисом для 0 значений
Кроме того, иногда число может быть процентным, может потребоваться отредактировать поле <«Percent»>, чтобы получилось <= «Percent» * 100 # 0.00%>.
Рекомендуемые инструменты для повышения производительности Word
Kutools For Word — Более 100 расширенных функций для Word, сэкономьте 50% времени
- Сложные и повторяющиеся операции можно производить разово за секунды.
- Вставляйте сразу несколько изображений из папок в документ Word.
- Объединяйте и объединяйте несколько файлов Word из папок в одну в желаемом порядке.
- Разделите текущий документ на отдельные документы в соответствии с заголовком, разрывом раздела или другими критериями.
- Преобразование файлов между Doc и Docx, Docx и PDF, набор инструментов для общих преобразований и выбора и т. Д.
Комментарии ( 66 )
Оценок пока нет. Оцените первым!
Слияние почты – полезный инструмент для создания набора документов, которые по сути идентичны, но каждый документ содержит уникальные элементы. Однако, когда мы объединяем несколько писем, мы должны уделять больше внимания формату даты, валюты и числа. Из этого туториала Вы узнаете, как правильно форматировать дату, валюту и число в слове во время слияния почты.
Правильное форматирование даты во время слияния почты в Word
Правильное форматирование валюты и числа во время слияния почты в Word
Прежде чем мы изменим формат даты, числа и валюты при слиянии писем, нам необходимо чтобы сначала применить следующие операции.
Шаг 1: выберите поле слияния, которое вы хотите изменить. В данном случае это поле даты.
Шаг 2: Нажмите Shift-F9 , чтобы сделать кодировку поля видимой. Выбранное вами поле теперь должно выглядеть так:
- Правильное форматирование даты во время слияния почты в Word
- Простое разделение однословного документа на несколько
- Правильное форматирование валюты и числа во время слияния почты в Word
- Рекомендуемые инструменты для повышения производительности Word
- Kutools For Word – Более 100 расширенных функций для Word, сэкономьте 50% времени
Правильное форматирование даты во время слияния почты в Word
Добавьте следующее форматирование данные: @ “дд ММММ гггг” в файл слияния даты. И поле слияния даты должно выглядеть так:
Формат даты будет таким:
Примечание: вы можете изменить формат даты по своему усмотрению. Другие возможные форматы: • дд/МММ/гггг, • д/МММ/гг, • д ММММ гггг
Простое разделение однословного документа на несколько
Правильное форматирование валюты и числа во время слияния почты в Word
Добавьте следующие данные форматирования # $, 0.00 в файл слияния валюты, и поле слияния валюты должно выглядеть следующим образом:
Примечание: ‘ # $, 0.00’ в поле называется цифровым переключателем изображения. Другие возможности включают:
(1). # 0 для округленных целых чисел
(2). #, 0 для округленных целых чисел с разделителем тысяч
(3). #, 0. 00 для чисел с точностью до двух десятичных знаков с разделителем тысяч
(4). # $, 0 для округления всего доллара с разделителем тысяч
(5). # “$, 0.00; ($, 0.00); ‘-‘” для валюты, с скобками вокруг отрицательных чисел и дефисом для значений 0
Кроме того, иногда число может быть процентным, вы может потребоваться отредактировать поле <«Percent»>так, чтобы вы получили <= «Percent» * 100 # 0.00%>.
Рекомендуемые инструменты для повышения производительности Word
Kutools For Word – Более 100 расширенных функций для Word, сэкономьте 50% времени
- Сложные и повторяющиеся операции могут быть выполнены единовременно за секунды.
- Вставьте сразу несколько изображений из папок в документ Word.
- Объедините и объедините несколько файлов Word в папках в один в желаемом порядке.
- Разделите текущий документ на отдельные документы по заголовку, разрыву раздела или другим критериям iteria.
- Преобразование файлов между Doc и Docx, Docx и PDF, набор инструментов для общих преобразований и выбора и так далее …
Узнать больше Загрузить сейчас Купить
Одной из давних неприятностей Mail Merge является невозможность правильно форматировать числа в Excel. К счастью, у нас всегда есть выход. Вот 3 способа исправить ошибки форматирования чисел в Mail Merge.
Почтовое слияние Microsoft Word — одна из самых популярных функций. Он очень эффективно создает ярлыки, шаблоны писем, электронные письма или отчеты. Когда вы знаете, как его использовать, вы можете сэкономить часы работы. К сожалению, освоение всех способов использования Mail Merge может быть головной болью.
Одна из проблем с функцией слияния состоит в том, что она не может правильно отформатировать числа в таблицах Excel. Например, результат продаж в Excel теперь равен 100, но в Word он неожиданно превращается в 99,999999999996!
К счастью, исправить эту ошибку не сложно. На самом деле, у нас есть 3 способа обработки ошибок формата чисел при использовании Mail Merge . Вы можете редактировать электронные таблицы, документы Mail-Merge или изменять способ соединения двух файлов. Хотя это решение мало известно, оно может быть лучшим вариантом, за исключением того, что оно больше не поддерживает Word 2016.
Примечание. Несмотря на то, что в Office 2016 выполняются следующие шаги , он по-прежнему работает в других версиях Word и Excel.
Как исправить ошибку числового формата при использовании Mail Merge
- 1. Используйте «Числовой переключатель» в Word
- Числовые Переключатели для полей слияния Mail-Merge
- Код формата для функции TEXT в Excel
- Будьте осторожны при работе с функцией ROUND
1. Используйте «Числовой переключатель» в Word
Первым способом корректного форматирования чисел из Excel с помощью Mail Merge является редактирование документа Word. В частности, вы примените требуемый код числового формата к полям слияния — поле слияния в файле Word. (По сути, поля слияния уведомляют документ Word, в каком столбце электронной таблицы Excel содержатся данные для обработки.) Чтобы применить форматирование к полю, необходимо включить числовой переключатель (ранее известный как переключатель изображений). ) в поле кода.
Первое, что вам нужно сделать, это знать фактический код поля. Откройте документ « Слияние» и щелкните вкладку « Почтовые рассылки » в верхней части окна. Убедитесь, что кнопка « Просмотр результатов» отключена, чтобы вы могли видеть поля слияния. Затем щелкните правой кнопкой мыши в окне слияния (например, « Пожертвование» ) и выберите « Переключить код поля» . Вы увидите код этого поля, обозначенный фигурными скобками, например: . Теперь отредактируйте код для этого поля, просто вставив числовой переключатель в конце кода следующим образом:
Программное обеспечение предоставляет много кодов изображений. Вот 4 примера, которые соответствуют результату:
Как видите, код числового коммутатора идентичен коду формата Excel, за исключением того, что перед номером стоит « #», а дата — « @». (Обратите внимание, используйте кавычки в коде даты, но не в числовом коде.) Чтобы увидеть больше кода, перейдите к таблице ниже или посетите интерактивную справку по «числовому переключателю» в Microsoft Word.
Вот несколько примеров того, как числовые коды полей обрабатывают данные в столбце «Продажи» в электронных таблицах Excel.
Числовой переключатель для полей слияния Mail-Merge
На самом деле Word и Excel используют один и тот же код формата, так почему бы не использовать одну и ту же функцию форматирования ? Например, почему бы не использовать функцию MergeField следующим образом:
Это действительно проблема многих людей, и, возможно, только Microsoft знает ответ.
Примечание. Помните, что при добавлении или изменении числового переключателя результаты отображаются не сразу. Вы должны обновить поле (щелкните его правой кнопкой мыши и выберите « Обновить поле» ) или нажмите кнопку « Почтовые рассылки»> «Предварительный просмотр результатов» . Иногда вам нужно повторить эту операцию 2-3 раза. Если вы используете мастер слияния, вам может потребоваться сделать шаг назад и отменить, чтобы увидеть влияние внесенных вами изменений.
Числовые переключатели хорошо работают в области микширования, но их использование немного сложно запомнить и допускать ошибки. Если вы чувствуете то же самое, попробуйте один из следующих двух способов.
2. Редактировать таблицы Excel
Это способ избежать ошибок форматирования при использовании Mail Merge. В электронной таблице Excel вставьте столбец, содержащий формулу, которая преобразует числа или даты в Excel в текстовый формат, который вы хотите отобразить в документе Mail Merge.
Для этого вам нужно использовать функцию TEXT в Excel. Это позволяет пользователям конвертировать числа или даты в эквивалентный текстовый формат точно так, как хочет пользователь. Недостатком этого решения является то, что вам нужно знать код форматирования. Хотя эти коды идентичны кодам, используемым в функции формата пользовательских номеров , немногие пользователи Excel знают об их существовании.
Например, формулы TEXT (B3, «$ #, ## 0,00») и TEXT (C5, «M / dd / yy») преобразуют числовые данные и данные даты в текстовые данные (в этом примере они составляют «12 345,67 долл. США» и «12/12/10»).
Совет: Вы должны отформатировать ячейки, содержащие эти формулы, в разных стилях, таких как курсив или какой-то другой странный цвет, чтобы напомнить, что числа — это просто текст. В более старых версиях Excel эти «числа» нельзя использовать в расчетах. В Excel 2016 вы можете использовать их во всех формулах, кроме функций сумм, таких как SUM и AVERAGE.
Преимущество числовых форматов и форматов даты, таких как текст, состоит в том, что текст преобразуется из Excel в документ, использующий слияние без искажений. Параметры формата, такие как шрифт, размер, цвет неизменны.
Код формата для функции TEXT в Excel
Ниже приведен список наиболее часто используемых кодов справа. Следует помнить, что и «0», и «#» являются заполнителями для чисел, но «0» заставит число 0 появиться в первой или последней позиции. «#» Будет заменено на число, если оно не является начальным или конечным нулем. Поэтому код «00000» гарантирует, что начальный ноль не будет обрезан из почтовых индексов Нью-Джерси.
Эти коды для чисел, дат и времени можно использовать в функции TEXT или в пользовательском формате чисел Excel (Custom). Кроме того, они также могут быть использованы в «Числовые коммутаторы» в поле Word Mail-Merge.
Обратите внимание, что существуют небольшие различия между тем, как код работает в Excel и Word в Microsoft 2013. В Excel вы можете использовать «M» или «m» для месяцев и минут. В большинстве случаев Excel достаточно умен, чтобы знать, на какую единицу вы ссылаетесь. Но Word не такой «умный». Вы должны использовать заглавные буквы, чтобы указать месяц. Кроме того, в Excel также имеется дополнительный код «MMMMM», который возвращает только одну аббревиатуру за месяц (например: J, F, M, A, …).
Добавление нескольких таблиц, содержащих функцию TEXT, в электронную таблицу — простое решение для исправления ошибок форматирования чисел при использовании Mail Merge. Вам просто нужно помнить, что эти ячейки могут выглядеть как числа, но не могут применять к ним функции SUM и AVERAGE. Если вам нужно снова преобразовать их в числа, вам нужно только использовать функцию VALUE.
Будьте осторожны при работе с функцией ROUND
Вместо функции TEXT () некоторые люди предпочитают использовать функцию ROUND (), чтобы уменьшить количество десятичных знаков. Как следует из названия, функция Excel ROUND () по умолчанию округляет десятичное число вверх или вниз в выбранной пользователем позиции. Преимущество этого подхода состоит в том, что округленные числа не являются текстовыми и могут все еще использоваться для вычислений. Во многих случаях, хотя функция ROUND () хорошо работает с Mail Merge, вы можете избежать ее по следующим причинам:
- Функция ROUND не содержит знак доллара или запятую, разделяющую тысячи и более.
- КРУГЛЫЙ будет обрезать нули в конце.
- Функция ROUND иногда заставляет Mail Merge отображать десятичные ошибки. Например, документ Mail Merge отображает 4 десятичных знака, а ROUND выбрал 2 или 3.
В некоторых редких случаях функция ROUND заставляет Mail Merge немного отклоняться. Например, вместо 1.0014, Mail Merge теперь показывает 1.0013.
3. Используйте DDE Link
Вышеупомянутые два относительно просты, но если есть много полей, которые требуют форматирования, они могут расстраивать рано, потому что вам нужно запомнить код формата и, хотя код один и тот же, их можно использовать по-разному.
Легкое и простое решение — связать Word с книгой Excel через DDE (динамический обмен данными), что лучше, чем обычный процесс фиксированного связывания. Звучит сложно, но если вы освоили Mail Merge, DDE — это просто «мелочь». Это простой двухэтапный процесс. В качестве первого шага вам просто нужно включить Word, чтобы открыть файл через DDE. Этот процесс нужно сделать только один раз.
Office 2016 поддерживает DDE? Динамический обмен данными — это старая технология. Иногда это работает нормально, но иногда это не работает в Office 2016. Вы должны открыть источник данных Excel, прежде чем обращаться к нему из Word. Обычно с источниками данных Excel вы должны начать импортировать данные из первой строки рабочего листа. Если вы достаточно терпеливы, вы можете использовать DDE в Office 2016).
Чтобы настроить Word 2013 для ссылок DDE, выполните следующие действия.
- Нажмите Файл> Параметры .
- Перейдите на вкладку « Дополнительно » слева и прокрутите вниз до раздела « Общие » .
- Установите флажок Подтвердить преобразование формата файла при открытии .
Отныне вам никогда не придется делать вышеуказанное. Теперь вы можете открыть копию Word в различных форматах и путях, включая IDE. Единственный эффект — каждый раз, когда вы открываете файл, отличный от Word, программа предоставит вам выбор.
Второй и последний шаг — выбор источника данных для процесса слияния (на шаге 3 мастера слияния в Word или после нажатия кнопки « Выбрать получателей» на ленте « Почтовые рассылки» ). Теперь вам нужно всего лишь выполнить еще 3 клика.
- После выбора данных, которые вы хотите использовать, появится новое диалоговое окно « Подтверждение источника данных ».
- Тип ссылки по умолчанию — OLE, но не тот, который вам нужен.
- В диалоговом окне « Подтверждение источника данных » щелкните « Показать все» .
- В расширенном списке типов файлов выберите MS Excel Worksheets через DDE (* .xls). (Используйте эту опцию даже при использовании более нового формата файла Excel: * .xlsx.)
- Если требуется, подтвердите, что вы выбираете всю электронную таблицу .
Если вы выбрали электронную таблицу для документа Word, возможно, вам придется выбрать ее снова, но на этот раз по ссылке DDE. Вот и все! Отныне ваш формат Excel будет корректно применяться к документам Word Mail Merge, и вам нужно только помнить, чтобы поместить данные, которые вы хотите объединить, в первую рабочую книгу Excel.
Выше описано, как исправить ошибку с числовым форматом в Mail Merge . Надеюсь, они вам пригодятся. Если есть какой-либо другой способ, не стесняйтесь поделиться с нами.