Для чего предназначен текстовый процессор ms word

Текстовый процессор Microsoft Word Назначение. Основные понятия. Последовательность и основные приемы работы

Текстовый процессор Word предназначен для создания, просмотра, редактирования и форматирования официальных и личных документов. Word позволяет применять различные шрифты, вставлять в документ таблицы, диаграммы, сложные математические формулы, графические иллюстрации и звуковые комментарии, обеспечивает проверку орфографии.

Поясним основные понятия, применяемые затем при рассмотрении приемов работы с текстовым процессором.

Документ – совокупность объектов, разработанных для представления общей темы. Объектами могут быть фрагменты текста, рисунки, диаграммы, таблицы, видеоклипы и т.п.

Фрагмент – непрерывная часть текста.

Символ – минимальный элемент текста документа.

Абзац – фрагмент текста, процесс ввода которого закончился нажатием клавиши <Enter>.

Рис. Элементы окна Microsoft Word

1- кнопка оконного меню программы, 2 — кнопка оконного меню документа, 3 – строка заголовка, 4 – строка меню, 5 – линейка, 6 – кнопки управления размерами окна, 7- кнопки управления размерами окна документа, 8 – панель инструментов Стандартная, 9 — панель инструментов Форматирование, 10, 12 – кнопки перемещения документа в окне на одну строку вверх и вниз, 11 – бегунок, 13, 15 — кнопки перемещения документа в окне к предыдущему и следующему объекту, 14 – кнопка Выбор объекта перехода, 16, 19 – кнопки смещения документа в окне влево и вправо, 17 – строка состояния, 18 – бегунок на горизонтальной полосе прокрутки, 20, 21, 22, 23 – кнопки для выбора режима представления документа в окне: Режим структуры, Режим разметки (как на рисунке), Режим электронного документа, Обычный режим.

Форматирование текста – это его оформление, т.е. выбор шрифтов, интервалов между строками, отступов строк в абзацах, способов выравнивания текста и многое другое, определяющее стиль и дизайн документа. Форматируется абзац, в котором находится курсор, или выделенный фрагмент текста.

Шаблон – заранее отформатированный текст; например, шаблон приказа.

Последовательность и основные приемы работы

 Перед началом работы с Miсrosoft Word ознакомьтесь с элементами окна программы. Перед набором текста изучите и, при необходимости, законспектируйте предлагаемую последовательность работы. Помните, что в отличие от пишущей машинки в современном текстовом редакторе всегда есть возможность исправить, отредактировать набранный текст. Поэтому не стоит бояться делать ошибки.

Для создания нового документа необходимо выбрать пункт меню Файл/Создать или воспользоваться кнопкой Создать на панели инструментов Стандартная.

 Перед началом работы с документом устанавливаются параметры страницы: Файл/Параметры страницы. При этом устанавливаются: 1) размер бумаги; 2) ориентация; 3) поля. Кроме того, в начале работы делаются настройки с помощью пункта меню Вид (см. Лабораторную работу W1) и выполняется первое сохранение документа — выбирается папка для его хранения, ему присваивается имя, формат: Файл/Сохранить как.  Установка параметров абзаца осуществляется через меню Формат/Абзац или с помощью панели инструментов Форматирование. Для абзаца обычно устанавливается: 1) левая и правая границы абзаца (отступы); 2) положение красной строки; 3) выравнивание; 4) межстрочный интервал; 5) интервал до и после абзаца.  Для изменения шрифта можно воспользоваться панелью инструментов Форматирование или меню Формат/Шрифт. Изменяются: 1) шрифт (его вид); 2) размер; 3) начертание (Ж, К, Ч); 4) цвет букв и фона; 5) эффекты (индексы, тень, зачеркнутый и др.); 6) интервал между символами (разряженный, обычный или уплотненный); 7) анимация.  Автоматическая расстановка переносов в тексте устанавливается в меню: Сервис/Язык/ Расстановка переносов/Автоматическая расстановка переносов.

 В Miсrosoft Word имеется возможность автоматической проверки орфографии. В основе алгоритма проверки написания слов и предложений лежит сравнение набираемого текста с эталонным словарем. Выбор языка словаря для проверки орфографии осуществляется через меню: Сервис/Язык/Выбрать язык.

Последовательность действий при копировании (перемещении) текста: [выделить фрагмент текста]  [нажать кнопку или выбрать пункт меню Копировать (Вырезать)]  [указать щелчком мыши место вставки]  [нажать кнопку Вставить на панели инструментов Стандартная или выбрать пункт меню Вставить].

Способы выделения текста: 1) фрагмент текста – движением мыши при нажатой левой клавише; 2) слово – двойной щелчок мышью на слове; 3) абзац – три щелчка мышью на тексте абзаца; 4) строка – щелчок на поле слева от строки; 5) весь текст – три щелчка мышью на поле слева (c клавиатуры Ctrl+A).

При работе не следует:

 Выравнивать текст в строке с помощью пробелов.

 Нажимать на клавишу <Enter> в конце каждой строки. Программа автоматически перейдет на новую строку, как только вы дойдете до правой границы абзаца. <Enter> следует нажимать только в конце абзаца.

Назначение

Основное назначение Word — создавать текстовые файлы, редактировать тексты, просматривать их на экране, изменять формат текстового документа, вставлять в текстовый документ различные элементы графики (картинки, рисунки, диаграммы, фотографии, таблицы и др.), распечатывать его на принтере.

Набираемый на клавиатуре компьютера текст воспроизводится на экране дисплея в рабочем поле редактора. Специальный значок — курсор указывает то место на экране, на которое пользователь в данный момент может оказывать воздействие (создавать, изменять символы и т.д.) с помощью редактора. Работая с текстовым редактором, можно получить на экране информацию о текущем состоянии курсора, т.е. его координатах на экране (номер строки и позиции в строке), а также о номере страницы текста, его формате, используемом шрифте и т.д.

Текстовый редактор Microsoft Word необходим практически во всех сферах жизни общества, особенно, как можно догадаться, в документообороте и делопроизводстве любого предприятия.

Основные возможности

Microsoft Word позволяет вводить, редактировать, форматировать, оформлять текст и грамотно размещать его на странице. С помощью этой программы можно вставлять в документ графику, таблицы и диаграммы, а также автоматически исправлять орфографические и грамматические ошибки. Текстовый редактор Word обладает и многими другими возможностями, значительно облегчающими создание и редактирование документов. Наиболее часто используемые функции:

вырезание кусков текста, запоминание их в течении текущего сеанса работы, а также в виде отдельных файлов;

вставка кусков в нужное место текста;

замена слов одно на другое частично или полностью по всему тексту;

нахождение в тексте нужных слов или предложений;

форматирование текста, т.е. придание ему определенного вида по следующим параметрам: ширина текстовой колонки, абзац, поля с обеих сторон, верхнее и нижнее поле, расстояние между строками, выравнивание края строк;

автоматическая разбивка текста на страницы с заданным числом строк;

автоматическая нумерация страниц;

автоматический ввод подзаголовков в нижней или верхней части страницы;

выделение части текста жирным, наклонным или подчеркнутым шрифтом;

переключение программы для работы с другим алфавитом;

табуляция строк, т.е. создание постоянных интервалов для представления текста в виде колонок;

при вводе текста вы упираетесь в конец строки, Word автоматически делает переход на следующую строку;

если при вводе текста делается опечатка, функция автокоррекции автоматически ее исправляет. А функция автоматической проверки орфографии подчеркивает неправильно написанные слова красной волнистой линией, чтобы их было легче увидеть и исправить;

если пользоваться дефисами для выделения пунктов списка, употреблять дроби, знак торговой марки или другие специальные символы, функция автоформатирования будет сама их корректировать;

возможность вставки в текст формул, таблиц, рисунков;

возможность создания нескольких текстовых колонок на одной страницы;

выбор готовых стилей и шаблонов;

для представления текста в виде таблицы можно, конечно, пользоваться и табулятором, однако Microsoft Word предлагает гораздо более эффективные средства. А если таблица содержит цифровые данные, то их легко превратить в диаграмму;

режим предварительного просмотра позволяет увидеть документ в том виде, в каком он выйдет из печати. Кроме того, он дает возможность отобразить сразу все страницы, что удобно для внесения изменений перед распечаткой.

Программа предлагает также ряд функций, экономящих время и усилия. Среди них:

автотекст — для хранения и вставки часто употребляемых слов, фраз или графики;

стили — для хранения и задания сразу целых наборов форматов;

слияние — для создания серийных писем, распечатки конвертов и этикеток;

макросы — для выполнения последовательности часто используемых команд;

«мастера» — для создания профессионально оформленных документо7.

Graph, Equation, WordArt — благодаря этим компонентам текстового редактора возможно вставлять в документ различные диаграммы (Graph), математические формулы (Equation — редактор формул) и текстовые эффекты (WordArt).

Средства проверки (Proofing Tools) предназначены для проверки орфографии, исправления опечаток и подбора синонимов.

Мастера, шаблоны и письма (Wizards, Templates and Letters) — мастера и шаблоны позволяют экономить время при оформлении типовых документов. С помощью шаблонов Word возможно быстро создавать письма, факсы, надписи на конвертах и т.п.

Инструменты (Tools) — в эту группу входят программа установки, позволяющая изменить конфигурацию MS Word, программа Dialog Editor, программа MS Info, предназначенная для получения информации о текущей системной конфигурации Windows, и программа Редактор диалогов, которая используется для создания макрокоманд (макросов).

Графика (Clip Art) — в графической библиотеке находится более 50 рисунков, которые можно использовать для оформления документов.

Текстовый процессор MS Word

Microsoft Word – текстовый процессор, который предназначен для практически всех видов обработки текста. В документах процессора кроме текста можно использовать рисунки, таблицы, формулы и т.п.

MS Word является наиболее популярным текстовым процессором, которые известны на сегодняшний день. Программа обеспечивает удобство и простоту работы для создания профессионально оформленных документов.

Назначение текстового процессора MS Word

Основные возможности программы включают:

• набор и редактирование текста;
• поддержка правильности орфографии и грамматики; документа;
• работа с таблицами, графиками и рисунками;
• создание шаблонов деловых писем, визитных карточек и других официальных документов;
• возможность использования простейших формул для расчета в таблицах;
• слияние документов;
• защита документа паролем;
• печать документа;
• создание pdf-документа;
• обеспечение совместной работы с документом и т.п.

Документы различных версий Microsoft Word имеют расширения .doc или .docx.

Для запуска Microsoft Word необходимо выполнить следующие операции: нажать клавишу Windows – Все программы – Microsoft Office – Microsoft Office Word.

После запуска процессора MS Word автоматически создается новый документ.

Особенности версий MS Word 2007 и выше в сравнении с предыдущими версиями программы

Интерфейс MS Word 2007 и более новых версий кардинально отличается от предыдущих версий программы. Стартовое окно текстового процессора MS Word 2007 имеет вид:

Рисунок 1. Стартовое окно MS Word 2007

MS Word 2007 от предыдущих версий отличается отсутствием привычных панелей инструментов, которые размещались в любом удобном для пользователя месте окна программы. Отсутствуют также раскрывающиеся меню. Исключением является кнопка «Office», которая находится в левом верхнем углу окна программы.

Инструменты для работы в программе расположены на ленте, которая занимает верхнюю часть окна приложения.

Рисунок 3. Лента

На ленте располагаются наиболее часто используемые команды, представленные в виде значков. Обратим внимание, что добавление или удаление значков на ленте главного меню невозможно.

На ленте располагаются три основных элемента:

• Вкладки, которые находятся в верхней части ленты. По умолчанию их 7 (Главная, Вставка, Разметка страницы, Ссылки, Рассылки, Рецензирование, Вид), но в ходе работы с программой можно добавлять новые вкладки (например, вкладка Разработчик и т.д.). Каждая из вкладок представляет определенный набор функций.
• Группы, которые находятся на каждой вкладке и отображают связанные общим назначением команды.
• Команды – кнопки, поля для ввода информации или меню.

В правом нижнем углу многих групп находится небольшая диагональная стрелка, которая называется кнопкой вызова диалогового окна и вызывает диалоговое окно или область задач с дополнительными возможностями данной группы.

Рассмотрим вкладку Главная, которая состоит из следующих групп:

• Буфер обмена;
• Шрифт;
• Абзац;
• Стили;
• Редактирование.

На панель вынесены кнопки, которые наиболее часто используются. Всплывающие подсказки, которые высвечиваются при наведении на любую кнопку меню, информируют о предназначении инструментов.

Рисунок 4. Всплывающая подсказка

В Word некоторые вкладки появляются только для определенных объектов. Например, при выделении рисунка появится вкладка Формат, на которой расположены дополнительные группы и команды для работы с рисунками.

Рисунок 5. Вкладка Работа с рисунками

Также во всех программах MS Word 2007 и выше располагается панель быстрого доступа. По умолчанию она располагается возле кнопки «Office» выше ленты и предназначена для размещения на ней кнопок часто выполняемых операций (по умолчанию – Сохранить, Отменить ввод, Повторить ввод).

Компьютерная грамотность с Надеждой

Заполняем пробелы — расширяем горизонты!

Что такое Word: возможности, разные версии, бесплатные аналоги

Компьютер или ноутбук используется для работы с разными файлами: тексты, аудио, видео, графика, презентации и т.п. Программу, которая предназначена для работы с текстами, называют текстовым редактором. Что такое Word и при чем тут тексты?

Word – это программа для набора и оформления текста. Такая программа является текстовым редактором.

В переводе с английского «Word» означает «слово».

В программе Word можно создавать тексты разной степени сложности: заметка, статья, реферат, курсовая или дипломная работа, книга.

О возможностях текстового редактора Word

Ранее для набора текста была предназначена печатная (или пишущая) машинка. И там, чтобы исправить что-то в тексте, приходилось перепечатывать заново всю страницу или даже несколько страниц. Правда, были дорогие пишущие машинки со специальной красящей лентой, которые позволяли делать незаметные исправления букв, замену одних букв текста на другие. Но такие машинки были большой редкостью.

Благодаря появлению компьютеров и текстовых редакторов работа с текстами сильно упростилась. В том числе, перестало быть проблемой внесение любых исправлений и дополнений в тексты.

В Word имеется много инструментов, чтобы красиво и наглядно оформить тексты. Для оформления текста можно выбрать размер, стиль и цвет шрифта. В текст можно вставить картинку, рисунок, фото, график, таблицу, список, формулы, диаграммы и ссылки на другие материалы.

Для удобства перемещения по тексту можно оформить заголовки и содержание текста, а также вставить колонтитулы и при необходимости добавить водяные знаки.

Файл, созданный в Word, можно легко распечатать на принтере. Для этого в программе имеется команда «Печать». Кстати, программа Word была одной из первых разработок, которая позволяет печатать страницы на принтере точно так, как они выглядят на экране. При печати не происходит сдвигов текста или перемещений картинок.

Если Вы хотите создать новый документ в программе Word, то увидите перед собой чистый лист бумаги на экране вашего устройства. Можно сразу печатать текст или вставить, например, картинку. Если закончилась первая страница, тогда автоматически будет добавлена следующая страница. В любое время можно открыть свой текст в этой программе, чтобы внести в него исправления, либо продолжить работу с ним.

Что в имени тебе моем?

Файлы Word называются документами. В том числе, название связано с форматом doc (сейчас это docx), что является сокращением от английского «document».

Какой формат у файлов, которые созданы в Word? Пользователь сохраняет текст, который он напечатал в программе Word, в формате docx. До Word 2003 включительно у файлов был старый формат doc. Также Ворд позволяет создавать и другие форматы документов, например, pdf. Данный формат широко распространен и применяется на практически всех устройствах, в том числе на мобильных телефонах, смартфонах, планшетах.

Приведем пример имени файла, созданного в Word. Такой файл получает имя, например, test1.docx или text5.docx.

Программа Word и ее бесплатные аналоги

Допустим, Вам прислали файл в формате docx. Как открыть такой файл, чтобы узнать его содержимое? Для этого на компьютере должна быть программа, которая откроет текстовый файл. Как быть, если нет такой программы? Надо ее установить, желательно с официального сайта.

Получается, что программа Word (или ее аналог) нужна, чтобы открыть файл docx, а также чтобы создать и редактировать документ. Иногда, правда, файлы с расширением .doc и .docx открываются и без установки программы Word, поскольку эти расширения стали признанным стандартом.

На официальном сайте Word можно использовать программу один месяц, а потом потребуется приобрести лицензию. Microsoft Office и программа Word из данного офисного пакета являются платными продуктами.

Есть различные бесплатные аналоги Word, выполняющие похожие фукции. Наиболее популярными из них являются Libre Office и Open Office. Между этими двумя офисными пакетами принципиальных отличий нет. При желании можно попробовать каждый из них, чтобы выбрать для себя подходящий вариант.

Если ведется совместная работа над каким-либо серьезным документом, то используют Microsoft Office. В этом случае не возникает проблем, что в общем документе, например, не совпадает форматирование из-за использования разных офисных программ.

Очень популярным и бесплатным является приложение Google Docs (docs.google.com). Работает с форматом docx и doc.

Огромный плюс состоит в том, что есть доступ из облака. И поэтому документ в Гугл Документах можно открыть на любом устройстве, имеющем выход в интернет.

Другой плюс в том, что в Гугл Документах есть бесплатный инструмент – голосовой ввод. Благодаря этой возможности можно говорить текст голосом, а компьютер (ноутбук, планшет. смартфон) будет записывать вашу речь в виде текста. Вы говорите, а на экране автоматически печатается ваша речь. И при этом не надо стучать по клавишам – замечательно!

Разные версии программы Word и пакета Microsoft Office

Word входит в состав офисного пакета Microsoft Office. Кроме текстового редактора, в этот пакет также входят электронные таблицы Excel, презентации PowerPoint, программа для работы с электронной почтой Outlook и др.

Word и Microsoft Word – это разные наименования одной и той же программы. Кому как удобно, тот так ее и называет. Она входит в состав офисного пакета Microsoft Office.

Microsoft – это компания, которая создала операционную систему Windows, а также разработала офисные программы Office. Была основана Биллом Гейтсом. Microsoft специализируется в области разработки программного обеспечения.

Первый офисный пакет появился в 1990 году, он назывался Office 1.0. Потом было создано много офисных программ. До сих пор используют версии Office 2003, Office 2007, Office 2010, Office 2013. Также выпущен Office 2016 и Office 2019. Причем, Office 2016 был представлен 29 июля 2015 года вместе с операционной системой Windows 10.

В соответствии с разными версиями Office есть разные версии текстового редактора: Word 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019. При переходе от версии 2003 к 2007 был сменен формат файлов от doc к docx. Формат .docx является более экономичным с точки зрения расходования памяти, он занимает меньше места на жестком диске компьютера или в памяти мобильного устройства, чем прежний формат .doc.

О возможностях пакета Microsoft Office

Файлы, созданные с помощью пакета Microsoft Office, хорошо «понимают» друг друга и отлично взаимодействуют между собой. Например, Word «дружит» с Excel. Допустим, если в табличном редакторе Excel создана какая-то таблица, то ее можно перенести через буфер обмена в редактор Word. И там, в текстовом редакторе появится эта же таблица с теми же данными внутри нее и с тем же форматированием, с теми же размерами или с пропорциональными размерами.

Также программы Word и Excel могут взаимодействовать наоборот. Созданная в текстовом редакторе Word таблица может быть перенесена в Excel, где ее данные можно дополнительно обработать с помощью дополнительных возможностей Excel.

Что интересно и полезно, так это то, что даже простые тексты можно переносить из текстового редактора в табличный редактор Excel. При этом текст автоматически преобразуется в таблицу. Эту таблицу можно будет обработать средствами Excel. А потом можно обратно преобразовать таблицу без особого труда Excel в текст Ворд. Таким нехитрым способом можно, например, упорядочить какой-то список, сделанный в текстовом редакторе.

Таким же образом, программа Word «дружит» с остальными программами, входящими в состав офисного пакета Microsoft Office. Поэтому тексты из Word можно помещать в презентации PowerPoint, отправлять по электронной почте с помощью программы Outlook и делать с ними многое другое.

Как правильно: текстовый редактор или текстовый процессор

Текстовый редактор – это программа для простого ввода текста и его редактирования. В Windows есть встроенная бесплатная программа Блокнот. Несмотря на кажущуюся простоту Блокнота, стоит отметить, что системные администраторы активно используют Блокнот в своей работе. Вызвано это тем, что текст, созданный в Блокноте, не имеет лишнего форматирования, это «чистый» текст.

Блокнот является примером простого текстового редактора. Но простота становится и некоторым ограничением в применении. Например, текст из Блокнота невозможно распечатать точно в таком же виде, как он виден на экране монитора – распечатка получится несколько иная.

Текстовый процессор, в отличие от редактора, предоставляет много дополнительных инструментов для работы с текстом. С этой точки зрения программу Word можно смело назвать текстовым процессором.

С другой стороны, в настоящее время Word принято называть текстовым редактором. Этот термин является более распространенным и понятным большинству пользователей по сравнению с несколько туманным понятием «текстовый процессор».

Таким образом, программу Ворд можно назвать и текстовым редактором, и текстовым процессором. Более популярным является название «текстовый редактор», которое прижилось у большинства пользователей.

Слово «Ворд» в русском языке

Word по-русски можно произнести как «Ворд». В русский язык много слов и терминов ИТ-сферы пришло из английского языка. Например, слово computer – «компьютер». В русском языке изначально использовались термины: ЭВМ – электронно-вычислительная машина, либо «вычислитель». Сейчас слово «компьютер» прочно обосновалось в русском языке.

Как Вы думаете, можно ли в русском языке склонять слово «Ворд» (например, «у меня нет Ворда»)?

На экзамене, конечно, лучше сказать, что не установлена программа Microsoft Word. В курсовой, дипломной или иной работе тоже надо писать, что не установлена программа Microsoft Word. Однако программе Word уже более 30 лет, и в разговорной речи слово «Ворд» уже давно склоняется.

Слово «Ворд», заимствованное из английского языка, в русском языке подчиняется правилам русского языка. «Ворд» имеет мужской род, единственное число и склоняется по падежам:

• Именительный падеж (отвечает на вопросы: Кто? Что?) – ворд
• Родительный падеж (отвечает на вопросы: Кого? Чего?) – ворда
• Дательный падеж (отвечает на вопросы: Кому? Чему?) – ворду
• Винительный падеж (отвечает на вопросы: Кого? Что?) – ворд
• Творительный падеж (отвечает на вопросы: Кем? Чем?) – вордом
• Предложный падеж (отвечает на вопросы: О ком? О чем?) – ворде

Мы говорим по-русски «ворд», и при этом понимаем не дословный перевод «слово», а многофункциональный текстовый редактор (текстовый процессор). Вот так, благодаря техническому прогрессу в IT-сфере, принципиально меняются значения вроде бы простых и понятных слов: «слово» («word») становится не просто словом, а удобной программой.