Как создать шаблон таблицы в word

Как сделать таблицу в Microsoft Word

При работе с документами в Word нередко может понадобиться создать таблицу, внутри которой необходимо разместить те или иные сведения. Текстовый редактор от компании Microsoft, хоть и не предоставляет такие широкие возможности для создания и редактирования таблиц, как его собрат по офисному пакету Excel, но все же имеет в своем арсенале достаточный набор инструментов для работы с таблицами. В данной статье мы подробно рассмотрим то, как их создавать.

Создание таблиц в Ворде

Существует несколько способов создания таблицы в текстовом документе средствами самого Word. Точнее, как таковой способ всего один, но результаты его выполнения могут быть совершенно разными – все зависит от того, какой цели требуется достичь. Плюс ко всему, можно добавить таблицу «извне» — совместимого офисного приложения Excel или, например, с веб-сайта.

Способ 1: Базовая таблица

Создание и/или добавление в Ворд практически любых, отличных от текста элементов, осуществляется через вкладку «Вставка». К ней же нам потребуется обратиться для создания базовой таблицы.

Нажмите левой кнопкой мышки (ЛКМ) в том месте текстового документа, куда вы хотите добавить таблицу, и перейдите во вкладку «Вставка».

Это был самый простой, но далеко не единственный способ создания таблицы в Word.

Способ 2: Таблица с настраиваемыми параметрами

Если же вы имеете более-менее точное представление о том, как должна выглядеть ваша таблица и какие приблизительно размеры она должна иметь, эти параметры можно определить непосредственно при ее создании.

1. Все в той же вкладке «Вставка» воспользуйтесь кнопкой «Таблица» и выберите в ее меню пункт «Вставить таблицу».
2. В небольшом диалоговом окне, которое будет открыто, задайте желаемые параметры для таблицы. То есть укажите необходимое число строк и столбцов, дополнительно можно выбрать опцию подбора ширины столбцов (хотя для пустой таблицы это не слишком актуально). Доступны следующие варианты:
   

   Вариант	Описание
   Постоянная	По умолчанию установлено значение «Авто», то есть ширина столбцов будет изменяться автоматически, по мере их заполнения
   По содержимому	Изначально будут созданы узкие столбцы, ширина которых увеличивается по мере добавления содержимого
   По ширине окна	Таблица автоматически будет изменять свою ширину в соответствие с размерами документа, с которым вы работаете

   

Примечание: Если вам необходимо, чтобы таблицы, которые вы будете создавать в дальнейшем, выглядели точно так же, как и эта, установите галочку напротив пункта «По умолчанию для новых таблиц».

Способ 3: Самостоятельное рисование

В случае если вам нужна таблица произвольного размера и вида, например, с объединенными ячейками или с разной высотой и шириной таковых (а также строк и/или столбцов), потребуется нарисовать ее вручную, воспользовавшись соответствующей возможностью текстового редактора.

1. В меню вставки таблицы выберите пункт «Нарисовать таблицу». Указатель курсора после этого действия примет вид карандаша.
2. Обозначьте внешние границы таблицы, то есть просто нарисуйте прямоугольник с необходимой высотой и шириной (в дальнейшем эти параметры можно будет легко изменить).
   
   Далее нарисуйте внутри него строки и столбцы, проводя карандашом соответствующие горизонтальные и вертикальные линии. Сделав это, снова выберите пункт «Нарисовать таблицу» в меню вставки, чтобы выйти из режима рисования.
   
   Как вы наверняка уже могли догадаться, высота строк и ширина столбцов изначально может быть произвольной (или просто желаемой), а не строго определенной, как это происходит при вставке базовой и настраиваемой таблицы. Также можно сразу нарисовать объединенные столбцы, строки, ячейки, если такая необходимость имеется.
   
   Читайте также: Как объединить ячейки в таблице в Ворде
3. Как и в рассмотренных выше случаях, вся работа с таблицей, ее элементами и содержимым, выполняется в группе вкладок «Работа с таблицами»,
   

Способ 4: Экспресс-таблица

С каждой новой версией редактора Ворд в нем появлялось все больше шаблонов документов. Выбрать их можно при запуске программы или через меню «Файл» — «Создать». Есть в программе и шаблоны таблиц, причем расположены они не в стартовом окне, а во все том же, уже хорошо знакомом нам меню вставки.

Разверните меню кнопки «Таблица» и выберите пункт «Экспресс-таблицы».

Способ 5: Преобразование текста в таблицу

Все рассмотренные нами выше способы позволяют создать таблицу, которая в дальнейшем будет заполняться необходимыми данными. Но что, если требуется пойти от обратного – то есть данные уже имеются, и теперь их нужно преобразовать в таблицу? Microsoft Word предоставляет нам с вами и такую возможность, а именно, программа позволяет преобразовать текст в таблицу. Проще всего таким образом представлять списки (чаще – маркированные), но это далеко не единственное применение функции.

1. Для того чтобы начать перевоплощение уже имеющегося текста в таблицу, необходимо включить отображение скрытых символов. Сделать это можно путем нажатия показанной на изображении ниже кнопки (вкладка «Главная», группа инструментов «Абзац») или закрепленной за ней комбинацией клавиш – «CTRL+*».
   
   Читайте также: Отображение скрытых символов в Ворде
2. Теперь нам с вами требуется указать места разбивки будущей таблицы на столбцы. Для этого нужно вставить соответствующие знаки разделения, коими могут быть запятые, табуляция или точка с запятой, а также любой другой произвольный символ. Но, так как обычный текст чаще всего уже содержит запятые, для разделения будущих элементов таблицы лучше использовать знаки табуляции, что мы и сделали в нашем примере (скриншот в следующем пункте).
3. С разделением текста на строки все проще – скорее всего, он уже правильно записан, а значит, и разделен (особенно, если это список или то, что таковым может стать). Знаки абзацев (буква «пи», такая же, как и кнопка вызова скрытых символов на панели инструментов), которые находятся в конце строки, и будут служить этим самым указателем на разбивку.
   

Примечание: Обязательно проследите за тем, чтобы в конце строк не было лишних символов-разделителей, а если таковые будут обнаружены, обязательно удалите их. Если там будет стоять и, например, знак табуляции, и знак абзаца, один (последний) столбец таблицы будет лишним и пустым.

Если же таковых в тексте еще нет или они есть не везде, просто кликните ЛКМ в конце строки, установив туда каретку (указатель курсора), и нажмите «ENTER» для переноса остального текста на следующую строку. Это же проделайте в конце каждой последующей строки, чтобы перенести ту, что идет за ней. То есть одна строка текста с нажатым в ее конце «ENTER» — это одна строка будущей таблицы

Примечание: На показанном выше примере знаки табуляции (указывающая вправо стрелка) обозначают будущие столбцы таблицы, а знаки абзаца — строки. Следовательно, в данной таблице будет 6 столбцов и 8 строк.

• Прежде всего убедитесь в том, что значения, указанные в пунктах «Число столбцов» и «Число строк», соответствует тому, что вам необходимо (в нашем случае это 6 и 8 соответственно).
• Далее определите параметр «Автоподбор ширины столбцов» (их мы рассматривали во втором способе данной статьи). Оптимальное решение – «по содержимому», так как этот параметр определяет ширину столбцов таблицы в соответствии с размерами занимаемой текстом (отдельными его элементами) области.

Примечание: Word автоматически подбирает ширину для столбцов таблицы. Если же вам все-таки необходимо задать свои параметры, в поле «постоянная» введите желаемое значение. Параметр «по ширине окна» позволяет автоматически изменять размер таблицы, когда меняется ширина доступного пространства (к примеру, в режиме просмотра «веб-документ» или при альбомной ориентации).

Осталось только отключить отображение скрытых символов в документе (это они отображаются в каждой ячейке таблицы сразу за текстом и за ее правой границей). Сделать это поможет следующая статья:

Способ 6: Вставка и экспорт из Excel

Как известно, Word – это одно из нескольких приложений, входящих в пакет Microsoft Office. В составе этого же набора есть и табличный процессор Excel, который в значительно большей степени ориентирован на создание таблиц и работу с ними, чем рассматриваемый нами сегодня текстовый редактор. Ввиду тесной взаимосвязи компонентов офисного пакета от Майкрософт друг с другом, неудивительно, что практически любую таблицу, созданную в Эксель, можно буквально в несколько кликов перенести в Ворд. Сделать это можно с помощью простого копирования, специальной вставки или вставки из файла. Более подробно о каждом из доступных способов мы рассказывали в отдельной статье на нашем сайте.

Подробнее: Перенос таблицы из Excel в Word

Помимо экспорта таблицы из Эксель, в Ворд ее можно создать и самостоятельно (именно того вида, который они имеют в табличном процессоре от Майкрософт, а не как в рассмотренных выше случаях). Для этого:

1. Перейдите к меню вставки таблицы, нажмите по соответствующей кнопке и выберите пункт «Таблица Excel».
2. В документе появится таблица, а точнее, лист из Эксель, сам же интерфейс Ворд (верхняя панель) преобразится и станет больше похож не на текстовый редактор, а на табличный процессор из пакета Майкрософт.
3. Дальнейшие действия не отличаются от таковых в Excel, то есть вы просто создаете на листе таблицу желаемых размеров, заполняете, редактируете ее и форматируете, используя для всего этого уже не инструменты Word, а более продвинутый набор из Excel. Представленная по ссылке ниже инструкция поможет вам разобраться во всех нюансах.
   
   Читайте также: Как создать таблицу в Microsoft Excel

Способ 7: Вставка таблицы из интернета

В арсенале Майкрософт Ворд есть довольно много стилей и шаблонов для создания и/или изменения, преобразования таблиц. Какая бы задача перед вами не стояла, какой бы идеей вы не вдохновлялись, вы всегда сможете придать созданной в текстовом редакторе таблице желаемый вид (в разумных пределах, так как для полноценной работы с таблицами все же следует обратиться к Эксель). Но бывает и так, что на таблицу оптимального вида вы наткнулись отнюдь не в библиотеке офисного приложения, а на просторах интернета или же вам просто потребовалось вставить опубликованную в вебе таблицу в текстовый документ. Сделать это довольно просто, то есть таблицу с сайта можно копировать, а затем вставить на нужную страницу. Правда, с ней придется еще немного поработать. О том, что именно потребуется делать в данном случае, мы ранее тоже писали.

Подробнее: Копирование таблицы с веб-сайта в документ Word

Заключение

Ознакомившись с этой статьей, вы наверняка поняли, что Майкрософт Ворд предоставляет довольно широкие возможности для создания таблиц, и даже если в арсенале программы вы не найдете необходимые инструменты и/или функции, их можно добавить извне, просто вставив таблицу из Эксель или из интернета.

Таблицы в Word

Если вы планируете создавать в Word документы без дополнительных элементов, а только текст — то данная функция вам может и не понадобиться, а вот для всех остальных случаев без таблиц в Ворде не обойтись никак, поэтому сегодня поговорим о создании таблиц в Ворд и работе с ними.

Как сделать таблицу

Инструменты работы с таблицами в Word 2013/2016 значительно усовершенствованы по сравнению с предыдущими версиями этой программы. Теперь создать и вставить таблицу в тексте можно
буквально двумя движениями мышки — с помощью кнопки «Таблицы» в ленте «Вставка».

Самый простой способ создать в документе красивую таблицу, со всеми необходимыми выделениями и интересным шрифтовым оформлением — вставить в текст готовый
шаблон таблицы из коллекции Word. Откройте ленту «Вставка» и щёлкните по стрелочке под кнопкой «Таблица», а затем
выберите меню «Экспресс-таблица».

Единственно, что в экспресс-таблицах по умолчанию есть стандартная таблица с заголовками и календарь, но очень много, согласен, но, если вы готовы уделить созданию и редактированию таблицы чуть больше времени и получить вместо готовой стандартной плашки что-то индивидуальное, попробуйте создать таблицу с помощью Конструктора.

Конструктор таблиц в MS Word — это редактор таблиц, позволяющий создать любой сложности, наполнения, размера и цвета таблицу.

Вновь щёлкнем по стрелочке под кнопкой «Таблица» И сразу же видим поле из одинаковых клеточек — оно-то и послужит нам полигоном для создания таблицы: проведите по нему курсором мышки и выделите нужное вам количество столбцов и строк. Щелчок — и таблица уже вставлена в текст!

Если такой выход вас почему-то не устраивает, таблицу можно нарисовать прямо в тексте с такой же лёгкостью, как на бумаге (и даже легче — вам не понадобится линейка) — с помощью кнопки «Нарисовать таблицу»

Сначала из-под вашего карандаша появится контур будущей таблицы — прямоугольник, который вы позднее разобьёте прямыми линиями на нужное число строк и стол.

Операции с таблицами

Итак, давайте создадим простенькую таблицу в режиме Конструктора, просто указав нужное нам число строчек и столбцов.

Обратите внимание на квадратики в левом верхнем и правом нижнем углах таблицы: они служат для выделения и изменения размеров нашей плашки. Щелчок по «плюсику» в Word 2013/2016 не только выделяет табличку, но и выводит в её верхней части маленькую панель инструментов — точно так же, как это происходило с выделенным нами текстом.

Кнопок здесь немного, но все они крайне полезные:

• цветовое выделение
• смена шрифта
• и другие операции с текстом, а также команды вставки новых строчек и столбцов и удаления таблицы. К примеру, добавить новые строки или столбцы в таблицу можно с помощью кнопки «Вставка».

Как переместить таблицу? Потянув за «плюсик» в левом верхнем углу таблицы, вы можете перетянуть её в любой участок текста.

Как выделить таблицу? Щёлкнув по квадратику в правом нижнем углу, вы сможете выделить всю таблицу.

• Для выделения столбца щёлкните по его верхней границе, для выделения строчки — по её левой границе.

Как очистить таблицу?

• Очистить выделенную строчку, столбец и ячейки таблицы можно с помощью кнопки Del, а вот для её физического удаления проще воспользоваться Контекстным меню.

Как вставить строки и столбцы? Как объединить и разделить таблицу?

• С его же помощью можно и вставлять в готовую страницу новые строки и столбцы, разделять и объединять ячейки и т. д.
• Заполнив последнюю строчку, вы легко можете добавить новую с помощью клавиши Tab.

Все эти приёмы интуитивно понятны и у вас с легкостью получится.

Практически все необходимые операции с таблицами, в том
числе удаление и добавление столбцов и строк, вы можете
выполнить и с помощью Контекстного меню. Здесь вы можете добавлять строки и столбцы, изменять размеры ячеек и т. д

Что дальше? Нам нужно заполнить таблицу текстом и оформить её, поскольку в «сыром» виде таблица для документа явно не подойдёт.

Когда мы создавали табличку в режиме Конструктора, Word сделал все ячейки одинаковыми, с фиксированным
размером. В итоге программа вынуждена переносить длинные слова таким образом, чтобы только уместить их в размеры ячейки.

Чтобы улучшить вид таблицы, нам нужно выделить её, щёлкнув по плюсику в левой верхней части, вызвать правой кнопкой мышки Контекстное меню и включить «Автоподбор по содержимому», либо воспользоваться кнопкой «Автоподбор» в поле «Конструктор».

Теперь табличка станет «резиновой», и Word будет
пытаться подогнать ширину столбцов под заголовок или содержимое ячеек.

Кстати, над кнопкой «Автоподбор» вы можете менять размеры таблицы в Word.

Панели конструктор и макет

Мы с вами научились добавлять и удалять столбцы, строчки, изменять размеры нашей таблицы, но это совсем не все инструменты, которыми обладает Word.

Конструктор

Например, где сортировка данных в таблице, хотя бы просто
по алфавиту? Где инструменты для вставки формул или вертикального текста? Как быть, если нам нужно разбить ячейку на две или, наоборот, объединить пару строчек?

Еще в Ворд 2003 всего этого не было, но начиная с Word 2013/2016 предлагается нам куча совершенно новых
инструментов для работы с таблицами! Обратите внимание —
как только вы щёлкните мышкой по созданной вами заготовке,

в «шапке» Word появились сразу две новые закладки — и целых две ленты, специально «заточенные» под таблично-улучшательскую деятельность. Здесь-то мы и найдём все нужные нам операции, а заодно и великое множество других!

alt=»конструктор и макет» width=»1024″ height=»88″ />Панель Конструктор

Первая из них, Конструктор, позволит вам изменить внешний вид таблицы — видимость рамок и внутренних границ, цвет фона и т. д. Ведь, создавая таблицу, мы создали лишь «скелет», который нужно будет ещё стильно оформить. В этом вам поможет обширная библиотека табличных шаблонов (их в Word около 100).

Если ни один из готовых шаблонов вам не нравится, не беда — его всегда можно отредактировать. Например, Прозрачные границы таблицы сделать видимыми с помощью кнопки «Границы», а цвет заливки ячеек поменять в меню «Заливка».

Работа с границами таблиц
Заливка таблиц

Созданный вами шаблон можно легко добавить в коллекцию стандартных стилей Word.

Но и это ещё не все, ибо нам предстоит знакомство ещё
с одной новой лентой — «Макет».

Макет

alt=»Панель для работы с таблицами Макет» width=»1024″ height=»90″ />Панель Макет

Здесь вы найдёте все необходимое для редактирования самой таблицы, а также операций над текстом. Кнопки добавления и удаления строк и столбцов, выравнивания текста в ячейках, автоподбора (подтягивания границ таблицы, насколько позволяет содержимое), кнопка быстрого преобразования таблицы в текст.

Обратите внимание на панель «Данные» — она явно приехала из арсенала Excel.

Здесь собраны довольно серьёзные инструменты, которые ранее можно было встретить лишь в Excel: преобразование цифр в текст и вставка математических формул. Да-да, вы не ошиблись: теперь ячейки таблиц в Word можно связывать друг с другом с помощью формул, как в Excel — это можно использовать для простых операций типа автоматического подсчёта суммы значений в нескольких ячейках.

Тут есть одна хитрость: по умолчанию Word предлагает нам лишь одну функцию — сложение значений в столбце или строчке. Но можно внести в строку Формула и собственные значения —например, отображать в данной ячейке сумму, разность или результат перемножения значений не в соседних, а в произвольных ячейках. Нужно только указать их «адреса» (напоминаю, столбцы обозначаются буквами латинского алфавита, слева направо, а строки — цифрами) и нужную операцию (+, –, * или /). Ну и не забыть поставить перед формулой знак =.

Можно использовать и сложные функции, но с ними мы познакомимся только в рубрике, посвящённой Excel.

Но вернёмся к кнопке Данные. Воспользовавшись кнопкой «Сортировка», вы сможете расположить строки таблицы в нужном вам порядке. Только не забудьте предварительно выделить таблицу, воспользовавшись правой кнопкой мыши. Выделить таблицу можно точно так же, как и текст.

В появившемся меню вы можете произвести сортировку в таблице по алфавиту.

Понятно, что несмотря на все эти ухищрения и трюки, серьёзных таблиц вы в текстовом редакторе Word не создадите. Да и ни к чему это: во-первых, для подобной работы у нас всегда под рукой Excel, а во-вторых, в документ Word всегда можно вставить уже существующую «экселевскую» таблицу.

Как перенести таблицу в Word? Самый простой способ — перенести её через Буфер обмена. Но можно поступить изящнее: с помощью кнопки Таблица Excel в меню «Таблица». Благодаря этому таблица в документе будет самостоятельно обновляться, как только вы внесёте изменения в оригинальный файл Excel.

Кстати, помимо формул, слов, цифр в таблицы вы можете также спокойно добавлять и рисунки, либо другие графические файлы.

Как создавать шаблоны в Word

Достаточно часто в процессе своей деятельности мы создаем однотипные документы: акты, приказы, письма, договоры, курсовые работы и т.п. Все эти документы, как правило, содержат некие текстовые или графические элементы — заголовки, реквизиты, логотипы, текстовые блоки, повторяющиеся из документа в документ.

Обычный пользователь текстового редактора Word, создавая очередной документ, вынужден использовать и править уже кем-то созданный и содержащий в себе все эти элементы документ либо просто копировать в новый документ необходимые элементы, опять же, из старого файла, притом осознавая, что и в этом случае редактирование неизбежно.

Эта рутину можно свести к минимуму, если создавать документ на основе шаблона. Иногда еще шаблоны называют «рыбами». Впрочем, как ни называй, а шаблоны действительно позволяют в разы повысить эффективность работы.

Шаблон можно создать двумя способами, взяв за основу какой-либо документ со всеми присутствующими элементами, или начав с чистого листа, самостоятельно включая в него необходимые элементы.

Я расскажу, как создавать шаблон с чистого листа, и, таким образом, будет легче понять весь процесс, нежели модифицировать имеющийся файл. Для примера мы создадим простой шаблон официального письма. Ничего сложного в этом нет, если следовать моим пошаговым указаниям.

1. Создадим пустой документ.

2. Сразу сохраним его. Зайдем в меню «Файл» (File) и выберем команду «Сохранить как. » (Save as. ). Откроется диалоговое окно «Сохранение документа», в котором нам надо выбрать в поле «Тип файла» (Save as type) тип «Шаблон документа» (*.dot) (Document Template (*.dot).

Будет открыта папка «Шаблоны», в которой по умолчанию сохраняются все шаблоны. Присвойте файлу имя и нажмите кнопку «Сохранить».

3. Определяем, какие элементы (текст и графика) и где именно будут располагаться в документе.

Как правило, все официальные письма содержат такие элементы, как название организации, логотип, реквизиты. В самом тексте письма может быть вежливое обращение к получателю письма и, собственно, сам текст письма. В конце письма приводится наименование должности руководителя организации с его подписью. Возьмем и мы за основу подобную структуру письма.

4. Название организации мы разместим в верхней части документа по центру. Для этого напечатаем название нашей организации прописными буквами, например, ООО «БЕЛЫЕ НОЧИ». Нажимаем клавишу Enter и переходим на новую строку.

5. Ниже можем вставить разделительную линию. Для этого нужно кликнуть мышкой на кнопке «Рисование» (Drawing). В нижней части экрана появится панель рисования с управляющими кнопками. Нас интересуют линии, поэтому выбираем соответствующую кнопку «Линия» (Line). Курсор мыши превращается в крестик.

6. Подводим курсор в форме крестика к названию организации и чуть ниже проводим линию от мигающего курсора до правого края поля, нажимая и удерживая левую кнопку мыши. Линия нарисована.

7. Можно оставить линию как есть, а можно придать ей более элегантный вид. Для этого на панели рисования есть соответствующая кнопка «Тип линии» (Line Style). Щелкаете на ней и выбираете любой тип.

8. После того как вы остановитесь на каком-либо типе линии, дважды щелкните ниже этой линии — в этом месте будут напечатаны адрес и реквизиты организации. Впечатайте те данные, которые считаете необходимыми: юридический и фактический адрес, телефон, факс, URL сайта, E-mail, банковские реквизиты.

9. Теперь отформатируйте набранный текст в соответствии с вашими представлениями. Название организации, например, я выделил и присвоил ему стиль «Заголовок 1» (Heading 1). Я также выровнял заголовок по центру и сделал между буквами разреженный интервал в пять пунктов.

Размер шрифта текста под линией я уменьшил до девяти пунктов и выровнял по центру. Образец вы можете наблюдать ниже на скриншоте.

Таким образом, мы создали постоянную (неизменяемую) часть нашего шаблона, так называемую «шапку». Теперь двинемся дальше и создадим поля, в которые позже вы будете подставлять свои данные.

В левой части шаблона под «шапкой» дважды щелкаем мышкой и печатаем название города, например, Москвы. Затем в противоположной (правой) части шаблона опять дважды щелкаем мышью и в месте мигания курсора вставляем дату. Для этого:

1. В меню «Вставка» (Insert) выбираем команду «Дата и время» (Date and Time). Откроется окно, в котором вы выбираете необходимый формат отображения даты, например 18 июля 2006 г.

2. Отмечаем галочкой поле «Обновлять автоматически» (Update automatically). Теперь при создании нового документа на базе этого шаблона дата уже будет проставлена в соответствии с текущим временем на вашем компьютере.

3. В правой части шаблона ниже даты — с отступом от левого края примерно на 10 см по горизонтальной линейке — дважды щелкаем мышкой. Замигает курсор, и в этом месте мы вставим поле для подстановки данных получателя письма.

4. В меню «Вставка» (Insert) выбираем команду «Поле» (Field). Откроется окно как на скриншоте ниже:

5. В области «Категории» (Categories) выберите «Автоматизация» (Document Automation). В области «Поля» (Field names) выберите команду MacroButton. В области «Сообщение» (Display text) наберите текст «Вставить ФИО получателя» и нажмите OK.

Строго говоря, в области «Имя макроса» следовало было бы указать NoMacro (то есть команда без макроса), но такового в списке не оказалось. Поэтому оставляем как есть, по крайней мере, я никогда не встречал никаких ошибок.

6. Получаем поле с нашим текстом.

Если у вас это поле отображается как обычный текст без затенения, то я рекомендую сделать такое затенение. Это позволит вам впоследствии легко определять в документе нужные поля для ввода данных. Для этого зайдите в меню «Сервис» (Tools) и выберите команду «Параметры» (Options) и на вкладке «Вид» (View) в группе «Показывать» (Show) выберите из списка затенение полей (Field shading) опцию всегда (Always).

Ниже можно дополнительно вставить аналогичное поле адреса получателя и его должности.

У нас осталось вставить приветственное обращение к получателю данного письма, сам текст обращения и подпись отправителя внизу. Попробуйте самостоятельно вставить в ваш шаблон эти поля, опираясь на те указания, которые приведены выше, и не забудьте сохранить получившийся шаблон.

Для примера вы можете взглянуть на скриншот шаблона, который получился у меня:

Теперь, чтобы воспользоваться этим шаблоном для создания письма, вам надо зайти в меню «Файл» (File) и выбрать команду «Создать» (New). Справа появится область задач, в которой нужно выбрать опцию «Общие шаблоны» (On my computer). Откроется окно со всеми доступными шаблонами. Выбираете созданный вами шаблон и нажимаете «OK». Новый документ на основе вашего шаблона будет загружен в Word. Добавляйте свои данные в соответствующие поля и наслаждайтесь автоматизацией.

Создание шаблонов документов с использованием таблиц и форм в текстовом редакторе Word

Шаблон документа– это средство для создания однотипных документов. Параметры, хранимые в шаблонах, определяют свойства нового документа, созданного на основе данного шаблона. Использование шаблонов документов автоматизирует создание и форматирование текстов, имеющих сходную структуру. Шаблон является основой для других документов, а сам остаётся в неизменном виде.

2. Создание шаблонов документов

При создании шаблона задаётся неизменяемый(постоянный)текств виде обычной символьной строки имодифицируемая(переменная)частьдокументав виде полей.

К постоянной части шаблона относится неизменяемый при вводе текст, таблица фиксированного содержания, оформительские элементы: рисунки, графики, линии разметки, элементы оформления — заполнение, обрамление.

Для разработки шаблонов документов применяется команда Файл/ Создатьс указанием типа документа справа в окнеСоздание документа–Шаблоны – На моем компьютере…. При этом открывается окноШаблоны. Необходимо выбратьСоздатьшаблон и будет создан новый документ со стандартным именемШаблон1, для которого можно выполнить все необходимые оформления, разметки, подготовить таблицы, стили, макрокоманды и т.д., а затем сохранить документ со стандартным расширением.dotв папке, содержащем шаблоны.

3. Создание постоянной части шаблона

Далее необходимо ввести в документ неизменяемый текст (см. таблицу ниже) и отформатировать его.

Неизменяемую часть документа (Справка №, Выдана, Директор, Гл. бухгалтер …) можно рекомендовать вводить с использованием таблицы, разделенной на 16 строк и 4 столбца:

в том, что он(а) работает

Данная справка выдана для предоставления в

(наименование организации, куда предоставляется справка)

4. Создание изменяемой части шаблона

Переменная часть документа включает текст, списки, флажки и используется для ввода информации при заполнении шаблона.

Для размещения в документе изменяемых данных служат поля, настройка которых выполняется путём вызова Свойства поля.

Поля бывают двух основных типов:

1) Собственно поле. Это объектMicrosoftWord, представляющий собой вычисляемую и изменяемую величину (например, дата, время, количество страниц и т.д.) или команду по управлению документом (переформатировать, обновить оглавление и т.п.). Такое поле можно использовать и в шаблоне, и в обычном документе, создаваемом не на основе шаблона. Для добавления поля к шаблону используют командуВставка/Поле. В появившемся окне выбирают нужную категорию поля и само поле (например, для вставки поля типаDateнеобходимо указать категорию поляДата и время, затем выбрать само полеDate). При этом внизу появляется его описание, а вид поля можно задать с помощью кнопкиФормат. Наиболее часто встречаются поляPage, которое вставляется при добавлении номера страницы иDate, которое вставляется при выборе командыДата и время.

Установите в конце справки справа под подписями поле Date с форматом: dd.MM.yy

2) Поле формы. Особенно эффективно при создании документа на основе шаблона. Для добавления поля формы следует вызвать панель инструментовФормыс помощью командыВид / Панели Инструментов (рисунок 1).Установить курсор мыши в ячейку таблицы шаблона и выбрать требуемую форму на панели инструментов.

Рисунок 1 Панель инструментов Формы

Чаще всего в шаблонах используются поля трех типов: текстовые поля, флажки, поля со списками. Настройку полей выполняют в диалоговом окне Свойства. Чтобы открыть данное окно поле следует выбрать и щелкнуть на кнопке Параметры поля формы на панели инструментов Формы или сделать двойной щелчок мышью по вставленному в документ полю.