План факт в 1с как сформировать

Методы план-фактного анализа продаж в 1С

Аналитика — одно из главных преимуществ учетной системы. Благодаря накопленной истории операций и мощным встроенным аналитическим инструментам пользователи программы 1С обладают возможностью многоуровневого анализа данных.
Теоретически в программе 1С возможны любые методы аналитики. При нехватке стандартных существуют альтернативные разработки настраиваемые индивидуально под компанию. 1С — программа с открытым кодом, а значит, что любая компания специализирующаяся на обслуживании программных продуктов 1С сможет предложить заказчику эксклюзивные решения.
В этой статье мы погорим о методах анализа плана-факта продаж в 1С. Первым рассмотрим стандартный инструмент встроенный в конфигурацию «Управление торговлей».

Стандартный метод базируется на, том что у вас есть некая ассортиментная матрица товара, которую вы вносите в 1С вместе с количественными (денежными) планами продаж каждой ассортиментной позиции. Фактом продаж являются фактически оформленные хозяйственные операции. В нашем случае — документы «Реализация товаров и услуг». На основании внесенного плана и факта продаж специальным отчетом сводится аналитика. По нашему мнению метод немного жестковат, потому что:
1) в план продаж не попадут новые позиции, введенные в оборот в текущем периоде
2) план жестко привязан к количеству, поэтому неадаптивен к поведенческим изменениям покупателей
3) ведение плана требует значительного времени для оформления его должным образом в программе 1С
По нашему мнению стандартный метод план-фактного анализа продаж в 1С подходит компаниям с редко обновляющимся ассортиментом товара.

Альтернативный (нестандартный) план-факт гораздо гибче. Основой плана являются заказы покупателей (намерения осуществить покупки), а фактом — реализации по этим заказам. Данный анализ, если можно так сказать, носит более естественный характер. Из план-факта исключены возвраты покупателей, так как возвраты имеют косвенное отношение в выполнению плана продаж, а по содержанию возвращаемого товара могут относится к продажам прошлых периодов. Альтернативный инструмент также имеет и свои недостатки:
1) Невозможно жестко задать план менеджерам по сбыту для распихивания залежавшегося товара. План носит характер «не продали, потому что не заказывали».
2) невозможно в динамике сравнить периоды, например, март 2014 с мартом 2015 года. План дает показатели только по выполнению заказов текущего периода.

Программа 1С позволяет пользоваться без ограничения любыми инструментами аналитики. Выбор зависит от вас — какой метод вам ближе. Программа 1С такова, что чем больше данных вы вносите в нее тем больше в ваших руках оказывается средств для аналитики.
Стоит вспомнить о необходимости планирования продаж совместно с другими подразделениями. К примеру, закупщики должны ориентироваться на планы продавцов. Два этих подразделения должны тесно сотрудничать друг с другом. Если отдел продаж заложит в план громадное количество продаж одной номенклатуры, а отдел закупок не справиться с обеспечением – план провалится. Поэтому в торговой компании важно получить симбиоз и тесное сотрудничество двух отделов. В западных компаниях практикуется метод передачи обеспечительных функций на подразделение логистики. Отдел логистики должен обеспечить сбыть, закупку, доставку, хранение. За отделом продаж закреплены функции заключения контрактов, финансовые вопросы и т.д. Каждый отвечает только за свой участок. У отечественных компаний пока не сформировано основательное разделение полномочий подразделений. Часто одни взваливают все проблемы на других, обвиняют друг друга в невыполнении своих функций, что в целом негативно отражается на результате деятельности компании.
Поэтому прежде чем закладывать планы убедитесь в том, что в компании существуют необходимые условия для его выполнения и все подразделения имеют четкое понимание своего места в бизнес процессе.

Отчеты (ДДС и План-факт)

Отчет о движении денежных средств – один из самых популярных отчетов среди руководителей и собственников компаний. Именно по нему они с легкостью отслеживают все движения денег «в природе»: сколько от кого получили, кому и за что заплатили. По сути, это единственный инструмент, при помощи которого собственники бизнеса находят ответ на свой вопрос: почему при наличии прибыли в налоговой отчетности в кассе и на счетах компании денег нет.

Вариант «Движение денежных средств»

Данный вариант выбирается по умолчанию и отображает данные финансовых потоков по видам деятельности:

1. Операционная

Раздел «Операционная деятельность» служит для отражения денежного потока от основной деятельности организации. Данная сумма является ключевой и показывает, насколько компания готова генерировать денежный поток для поддержания текущей деятельности, покрытия кредитов и своего развития.

Формирование денежного потока от операционной деятельности включает в себя:

• приток денежных средств от продаж;
• дивиденды от акций других организаций;
• отток денежных средств по платежам основным поставщикам;
• выплаты сотрудникам;
• налоги;
• платежи прочим контрагентам для осуществления операционной деятельности.

1. Прочая

Раздел отражает денежный поток по инвестиционной и финансовой деятельности.

Инвестиционная деятельность

В части поступления/выбытия денег от инвестиционной деятельности отображаются данные о финансовой массе, которую компания инвестирует в ресурсы, а они в свою очередь в состоянии формировать денежные потоки в дальнейшем. Здесь, как правило, отображаются:

• операции с недвижимостью и оборудованием (покупка, продажа, установка, демонтаж);
• приобретение лицензий;

1. Вложения в НИОКР

Финансовая деятельность

В ее составе приводятся потоки финансов, меняющие состав капитала и заемных средств. Эти данные обеспечивают возможность специалистам по отчетности спрогнозировать будущие требования кредиторов.

Вариант «ДДС по проекту»

Отображает данные по поступлению и выбытию средств по выбранному проекту или группе проектов, а так же рентабельность, рассчитанную кассовым методом.

Настройка отчета

Период

Чтобы установить период отчета, нажмите на значение, установленное справа от надписи «Период» и в открывшемся окне выберите необходимый период отчета:

Выбор варианта отчета

Чтобы изменить вариант отчета, нужно из выпадающего списка вариантов выбрать необходимый. Отчет после выбора не формируется автоматически, его нужно сформировать нажатием кнопки «Сформировать».

Организация

Чтобы в отчете отображались данные только по некоторым организациям, в выпадающем списке организаций нажмите на нужную строку, если нужно добавить еще одну организацию, повторите действие.

Список организаций, по которым установлен отбор, отображается рядом с периодом, над полем отчета, нажатие на крестик рядом с организацией исключит её из отбора.

Тип денежных средств

Чтобы в отчете отображались данные исключительно по наличным или безналичным средствам, установите переключатель «Тип денежных средств» в соответствующее положение.

Банковский счет / касса

Аналогично отбору по Организации, выберите нужный счет или кошелек из списка, чтобы добавить его в отбор. Можно установить отбор как по одному счету, так и по нескольким.

Список счетов, по которым установлен отбор, отображается рядом с периодом, над полем отчета, нажатие на крестик рядом со счетом исключит его из отбора.

Проект

Чтобы установить отбор по проектам, в поле «Проект» из выпадающего списка выберите нужные значения по очереди.

Чтобы установить отбор по группам проектов, переключите режим нажатием на кнопку . Кнопка поменяет вид на . Далее выберите группы проектов из выпадающего списка.

Список проектов и групп, по которым установлен отбор, отображается рядом с периодом, над полем отчета, нажатие на крестик рядом с проектом или группой исключит их из отбора.

План-факт

Описание отчета

Отчет позволяет осуществлять оперативный контроль за отклонением деятельности предприятия от плановых показателей. В нем отображаются запланированные в бюджете суммы, фактические суммы и отклонение, то есть разница между ними.

В различных вариантах разный состав колонок и столбцов, могут быть настроены различные группировки.

Рассмотрим наиболее полный вариант «План-фактный анализ движения денег»

Все операции свернуты по умолчанию до контрагента, но при необходимости можно увидеть каждую операцию, развернув соответствующую группировку.

В группе «Приход» отображаются плановые и фактические показатели поступлений денежных средств по контрагенту (операции, проекту, и т.д. — в зависимости от настроек), разница сумм и процент выполнения плана.

В группе «Расход» отображаются плановые и фактические показатели списаний (выбытия) денежных средств по контрагенту (операции, проекту, и т.д. — в зависимости от настроек), разница сумм и процент выполнения плана.

В группе «Разница» отображается результирующий денежный поток за период.

Настройка отчета

Период

Чтобы установить период отчета, нажмите на значение, установленное справа от надписи «Период» и в открывшемся окне выберите необходимый период отчета:

Выбор варианта отчета

Чтобы изменить вариант отчета, нужно из выпадающего списка вариантов выбрать необходимый. Отчет после выбора не формируется автоматически, его нужно сформировать нажатием кнопки «Сформировать».

Выводить заголовок

Если флажок установлен, при формировании отчета будет выводиться заголовок – название варианта отчета и период отчета.

Строки и колонки

Снимайте и устанавливайте флажки напротив тех строк, колонок и их групп, которые нужно исключить из отчета или добавить.

Добавляйте строки и колонки, которых нет в предлагаемых настройках с помощью кнопок «Добавить строку» и «Добавить колонку».

Кнопка позволяет включить режим изменения порядка строк и столбцов.

Пример зависимости вида отчета от выбранных настроек представлен на видео:

Отбор по организации

Чтобы в отчете отображались данные только по некоторым организациям, в выпадающем списке организаций нажмите на нужную строку, если нужно добавить еще одну организацию, повторите действие.

Список организаций, по которым установлен отбор, отображается рядом с периодом, над полем отчета, нажатие на крестик рядом с организацией исключит её из отбора.

Тип денежных средств

Чтобы в отчете отображались данные исключительно по наличным или безналичным средствам, установите переключатель «Тип денежных средств» в соответствующее положение.

Банковский счет / касса / Проект / Статья

Аналогично отбору по Организации, выберите нужный счет, проект или статью из соответствующего списка, чтобы добавить их в отбор. Можно установить отбор как по одному элементу, так и по нескольким.

Список объектов, по которым установлен отбор, отображается рядом с периодом, над полем отчета, нажатие на крестик рядом со счетом, проектом или статьёй исключит их из отбора.

Добавление нового фильтра

При нажатии на кнопку «+ Добавить фильтр» откроется список полей, по которым доступна настройка отбора. В зависимости от типа поля, будут доступны соответствующие типы сравнения. Например, чтобы отобрать все операции, по которым сумма расхода фактическая превышает 60000 рублей, нужно выполнить следующие действия:

Нажать на кнопку

Сохранение вариантов отчетов

В случае, если индивидуально настроенные фильтры и настройки понадобятся снова, следует сохранить измененный вариант отчета для последующего удобного использования (выбора из списка вариантов).

1. Для этого после установки всех настроек и фильтров нажмите кнопку «Запомнить настройки».
2. В открывшемся окне задайте имя для Вашего варианта и нажмите «Сохранить».

1С план-фактный анализ производства

На производстве часто необходимо проведение анализа соотношения между запланированным и реализованным объемом продукции (работ, услуг). План-фактный отчет в 1С – это сравнение этих показателей за произвольные периоды времени в необходимых аналитических разрезах. В отчете создается разница с заданным параметром процентного отклонения.

Чаще всего используются для аналитики:

• бюджетные статьи расходов, доходов, движения денежной массы;
• управленческие материалы;
• участие в сегментах бизнеса и портфель задач;
• учет договоров и заказов в мелкосерийном/позаказном производствах.

Сущность план-фактного анализа 1С – инструмент для бюджетирования предприятия, создающий наглядную картину работы и служащий в качестве информационной базы для принятия оптимальных управленческих решений.

Частная ошибка при ведении бизнеса заключается в попытке создания системы бюджетирования без план-фактного анализа. Между тем, именно он отвечает на вопросы:

• каковы причины невыполнения/перевыполнения плана;
• почему одни отделы работают лучше, а другие – хуже относительно запланированного;
• как составить план на следующий год и определить возможные показатели — выше или ниже текущего.

Своевременный контроль фактических показателей позволяет постоянно быть в курсе деятельности предприятия, своевременно вмешиваясь в критические моменты и меняя ситуацию. Для проведения анализа необходимо выстроить систему учета и бюджетирования, в конце отчетного периода выгружая плановые и фактические показатели. Далее алгоритм действий таков:

1. Взяв два показателя, считаются абсолютные / относительные отклонения.
2. Выделяется коридор допустимых для них значений.
3. Значения положительные и отрицательные выделаются разными цветами, привлекая внимание к «выходящему за пределы».
4. Создается факторная модель, после составления которой появляется конкретика, по которой надо разбираться пофакторно.
5. Каждая проблемная статья расшифровывается по аналитикам.
6. Детально формируется структура себестоимости для каждой единицы продукции.
7. Анализируются статьи расходов, претерпевших наибольшее изменение.
8. На основе детализаций вырисовывается комплексный вывод о причинах разбалансировки и становится ясно, что необходимо для выполнения запланированного.

В 1С План-фактный анализ состоит из частностей.

1с план фактный анализ бюджета позволяет создавать бюджеты для компаний любого уровня и сферы деятельности, эффективно контролируя исполнение утвержденного финансового плана. Функционал системы позволяет автоматизировать финансовое планирование, контроль за исполнением, проводить развернутый анализ причин возникновения отклонений. В конечном итоге это облегчает работу компании и скорость принятия управленческих решений на любой стадии производства.

1С план-фактный анализ продаж работает на основе уже готовых продажных планов и информации о фактических продажах. Позволяет сравнивать планы по сумме, весу, количеству, в разрезе номенклатур, подразделений и эффективности отдельных менеджеров. Может предоставлять аналитику по выполнению плана ежедневно, помесячно, в виде прогноза на будущее.

Начиная с версии EPR 2.4 появилась возможность задавать конкретные нормативы, учитывая постоянные и переменные статьи расходов. В 1С EPR план-фактный анализ создает два отчета:

• плановая/фактическая себестоимость со всеми отклонениями и расходами по отдельным статьям;
• плановые/фактические затраты на переделы.

План-фактный анализ закупок требуется, когда необходимо сравнить запланированные и фактические закупки в любой комбинации (количество, сумма товаров, себестоимость, периоды времени). Производимый 1С ERP план-фактный анализ себестоимости позволяет сопоставить плановую калькуляцию и данные, полученные при подсчете себестоимости по факту расходов. В 1С: УПП через типовой отчет можно определить общую сумму затрат за заданных период, либо, доработав механизм отчетности, выводить количество единиц затрат запланированных и фактических.

Для любой конфигурации 1С, работающей с план-счетами, регистром бухгалтерии, справочниками по организациям и со статьями о движении денежных средств можно составить внешний отчет БДДС план-факт. Приятной особенностью является возможность настроить отчет под нужды конкретного предприятия. В результате в едином документе демонстрируется использование различных параметрических отчетов, которые ложатся в основу всей финансовой отчетности предприятия.

Вместо сухих цифр получается живой анализ, позволяющий руководителям и топ-менеджерам разобраться в бюджете, и принимать дальнейшие взвешенные решения.

Присоединяйтесь к нам, чтобы каждую неделю получать полезные и рабочие материалы для улучшения вашего бизнеса.

Кейсы и стратегии от экспертов рынка.

ГК «Интегрус» предлагает услуги по настройке и обучению работе в 1С, в частности, в области учета времени (простоев, ремонтов, скорости выпуска, нормативов, переналадки). Это позволит осуществлять оперативный учет трудозатрат и контролировать выполнение работы на всех этапах среди офисных подразделений и производственных отделов.

1С: Электронная отчетность — экономичное и безопасное решение для небольших предприятий и организаций, индивидуальных предпринимателей. Это возможность работы в облаке из любой точки мира при одновременной оптимизации затрат на бизнес.

Установка и активация программной, клиентской 1С, на сервере. Как повторно активировать лицензию — по телефону, электронной версии. Простым языком об администрировании системы.

Как в 1С оформить возврат товара от покупателя. Существует определенный алгоритм действий по проведению возврата брака через 1С: Бухгалтерию 8, 1С УНФ, 1С УПП. Ниже мы подробнее расскажем о существующих способах.

Правила, порядок, этапы подключения онлайн-касс к 1С, ОФД посредством Wi-Fi, Ethernet — какие существуют решения, нужна ли ЭЦП. Специфика для индивидуальных предпринимателей и небольших организаций.

Как планировать производство в 1С: для крупных и небольших предприятий, какие функции для планирования предоставляет 1С ERP, УНФ.

Основы работы с 1С: Контрагент – как найти, изменить, заполнить. Работа со справочниками сервиса – проверки, акты сверок, контроль задолженностей.

Сколько будет стоить внедрение 1С для предприятий разных размеров и направлений бизнеса. От чего зависит стоимость внедрения продуктов 1С, как оптимизировать расходы.

Себестоимость продукции: план фактный анализ 1С:ERP Управление Предприятием 2.4 — возможности

Фактическая себестоимость продукции состоит из стоимости прямых затрат – работ и материалов, а также стоимости затрат производства, включаемых в себестоимость продукции.

Плановая себестоимость продукции рассчитывается из:

1) Ресурсной спецификации, где указаны плановые нормативы расхода материалов и работ.

2) Цен на материалы с видом цен Плановая, прописанным в настройках производства в качестве плановой себестоимости материалов.

3) Расценок на сдельные работы сотрудников по видам работ.

4) Плановых постатейных производственных расходах.

Объекты, описывающие первые три пункта, присутствуют в ERP, начиная с версии 2.0. В ERP2.4 добавлена возможность задавать нормативы производственных расходов. Теперь инструментарий план-фактного анализа себестоимости продукции в ERP2.4 включает (это раздел Производство):

· Новое рабочее место Нормативы производственных расходов.

· Новый документ Установка нормативов производственных расходов.

· Новый документ Плановые калькуляции, который реализует механизм расчета плановой себестоимости продукции.

· Новые план-фактные отчеты для анализа отклонений.

Постатейные производственные расходы делятся на переменные и постоянные. Этот признак указывается в статьях расходов, начиная с ERP2.4.

Вводится понятие Норматив производственных расходов – это есть приращение стоимости продукции на единицу базы распределения (база: количество продукции, стоимость материальных затрат или др.). Для переменных и постоянных расходов нормативы имеют разные свойства:

Далее в статье показаны инструменты план-фактного анализа себестоимости продукции, которые предлагает конфигурация ERP управление предприятием 2.4.

2. Как использовать ERP на простом примере производства

Цех пошива выпускает два наименования готовой продукции: Жилет сигнальный светоотражающий и Костюм х/б с огнестойкой пропиткой – ресурсные спецификации на рис. 1.

Цех выкройки производит полуфабрикаты для готовой продукции: Жилет – выкройку и Костюм – выкройку. Используется одна ресурсная спецификация «по схеме разделки» – из одного листа материала Парусина получается два полуфабриката – рис. 2.

Примечание: Постатейные расходы на полуфабрикаты распределяются по долям стоимости внутри этапа! Плановые постатейные расходы на полуфабрикаты также будут распределяться по долям стоимости внутри этапа.

В примере уже сделана закупка материалов для производства. Выполнен выпуск продукции в количестве, указанном в заказе на производство – рис. 3 – 2 костюма и 6 жилетов.

Для вида цены Плановая без НДС, используемой в качестве плановой себестоимости материалов, полуфабрикатов и продукции в производстве, заведен прайс-лист – рис. 4. Цены намеренно установлены равными ценам закупки, чтобы план-фактные отчеты получить без отклонений.

3. 1С управление затратами: начисление производственных затрат

В примере понесены расходы. Документом Приобретение прочих услуг и активов разнесены постоянные и переменные расходы – рис. 5. Карточка статьи постоянных расходов Аренда помещений произв дана на рис. 6. Как видно, распределение выполняется на нижестоящие подразделения 50% — 50% (от вышестоящего ПДО-План-Факт) по базе распределения Количество продукции.

По завершению производства и разнесения затрат, выполнено закрытие месяца Январь 2018. Тем самым рассчитана фактическая себестоимость продукции. Она может быть просмотрена тремя отчетами раздела Производство: Анализ себестоимости выпущенной продукции, Дерево себестоимости продукции и Фактическая себестоимость продукции.

Описанные выше действия представляют собой часть типового процесса подготовки производства и выпуска продукции. На этом этапе часть данных для расчета плановой себестоимости продукции уже присутствует в базе: ресурсные спецификации, прайс-лист для цены Плановая, расценки по видам работ. Также рассчитана фактическая себестоимость продукции. Не хватает лишь нормативов производственных расходов и самих плановых калькуляций.

4. Подготовка нормативов производственных затрат в 1С:ERP Управление Предприятием 2.4

Для подготовки нормативов производственных расходов для расчета плановой себестоимости продукции используем:

· Рабочее место Нормативы производственных расходов.

· Документ Установка нормативов производственных расходов.

Р/м Нормативы производственных расходов позволяет диагностировать – рис. 7:

1) Возникали ли в подразделении расходы за указанный промежуток времени.

2) Если возникали, то установлены ли нормативы.

3) Если установлены, то просрочены они или нет.

Контроль актуальности нормативов может выполняться также отчетом Плановые и фактические нормативы производственных расходов!

По кн. Установить создается д-т Установка нормативов производственных расходов. Список документов за период отображается на вкладке Установить.

Установка нормативов для Цеха пошива показана на рис. 8. Документ от 01.01.18 и ввод в действие нормативы с 01.01.18. По каждой статье расхода фиксируется три значения в валюте управленческого учета: сумма расхода, величина базы распределения и норматив. Данные можно заполнять на основе истории или вручную.

На рис. 8 указана последовательность ввода и расчета значений. Норматив на переменные расходы рассчитывается по сумме и базе распределения, после чего может быть поправлен вручную. Норматив на постоянные расходы ручному изменению не подлежит.

В примере на рис. 8, для сравнимости с фактическими данными, нормативы для Цеха пошива введены так:

· От суммы расхода = 10000руб – такие суммы распределяются по каждой статье в каждом цехе на рис. 5-6.

· От базы распределения = Количество продукции = 8шт – такое количество выпущено по заказу на рис. 3.

· Аналогичные нормативы введены для Цеха выкройки.

После установки всех нормативов все готово к калькуляции плановой себестоимости продукции.

5. Плановая калькуляция 1С:ERP (пример)

Плановая калькуляция может быть рассчитана, как для ресурсной спецификации, так и для заказа на производство – рис. 9. Калькуляции для спецификации обычно создают на серийную продукцию. При заказном и длительном производстве калькуляции создают на заказ.

В обоих случаях выполняется построение структуры изделия. Учитываются все полуфабрикаты, как производимые в процессе, так и обеспечиваемые со склада (в нашем примере таких нет). Но источники данных для расчета различаются:

· для спецификации – это ресурсная спецификация;

· для заказа – этапы производства, которые должны быть созданы!

Калькуляция рассчитывается при проведении документа. Могут возникать ошибки, как то, не установлены плановые цены на материалы, на виды работ и др.

Как видно из рис. 9, непосредственно расчет калькуляции не отображается в документе:

· заполняется лишь количество и единица измерения из спецификации / заказа; важно отметить, что единица измерения при необходимости может быть изменена;

· расчет калькуляции может быть просмотрен из документа только контекстным отчетом Плановая себестоимость продукции – рис. 10.

Калькуляция плановой себестоимости: на рис. 10 видно, что выполняется разузлование полуфабрикатов, рассчитываются цены полуфабрикатов в составе продукции.

После расчета плановых калькуляций можно воспользоваться отчетами раздела Производство, чтобы произвести анализ себестоимости продукции и расчет производственных расходов.

6. План фактный анализ себестоимости выпуска в 1C:ERP 2.4

План-фактный анализ себестоимости выпущенной продукции проводится двумя отчетами:

· Плановая и фактическая себестоимость продукции – отображает план, факт и отклонения по материалам (по количеству и суммам) и постатейным расходам (суммам).

· Плановые и фактические затраты переделов – отображает фактические и плановые затраты переделов, отклонения, а также отклонения «по вине переделов». Отклонения могут возникать из-за изменения количества или цены материалов. Можно определить, на каком переделе возникли отклонения.

На рис. 11 показана только левая часть второго отчета. Как видно, фактические и плановые затраты совпадают, как и было задумано в рассмотренном примере.