Партнеры и контрагенты в «1С:Управление торговлей 8»
Наша сегодняшняя тема – использование справочников партнеров и контрагентов в программе «1С:Управление торговлей 8» (ред. 11.3).
Содержание:
Сравнение справочников партнеров и контрагентов
В конфигурации «Управление торговлей» редакции 11 для описания торговых партнеров организации используются два справочника – «Партнеры» и «Контрагенты». Зачем это нужно, в чем их сходство и различие?
Попробуем ответить на эти вопросы. Краткое сравнение справочников отражено в таблице:
| Партнер | Контрагент | |
|---|---|---|
| 1 | Управленческий учет | Регламентированный учет |
| 2 | Соответствует реальной ситуации | Соответствует юридическому лицу или ИП |
| 3 | Является аналитикой расчетов | Является аналитикой расчетов |
| 4 | Может соответствовать нескольким контрагентам | Может соответствовать нескольким партнерам |
| 5 | Может быть отключен | — |
- Справочник партнеров используется в управленческом учете, в нем сгруппирована вся информация, необходимая для этого. Справочник контрагентов используется в регламентированном учете, в нем содержится официальная информация о юр. лицах и индивидуальных предпринимателях – ИНН, КПП и другие коды, данные банковских счетов и т.п.
- Партнер не всегда соответствует юридическому лицу. Контрагент соответствует юр. лицу или ИП.
- И партнер, и контрагент являются аналитикой расчетов. Программа формирует типовые отчеты, отображающие задолженность по взаиморасчетам как с партнерами, так и с контрагентами.
- Партнер может соответствовать одному или нескольким контрагентам. Контрагент, в свою очередь, может соответствовать одному или нескольким партнерам. Такие взаимосвязи позволяют отражать в программе взаимоотношения как с группами компаний, так и с торговыми сетями. (Подробнее об этом читайте в наших следующих статьях).
- Существует возможность отключить управленческий учет по партнерам, в этом случае работа будет вестись только со справочником контрагентов.
Важно. Для включения или отключения учета по партнерам служит флаг «Независимо вести партнеров и контрагентов» в форме настроек CRM:
Ввод сведений о партнере и контрагенте
Необходимо занести в систему данные партнера – клиента «Денеб», которому соответствует контрагент ООО «Денеб». В информационной базе ведется независимый управленческий учет партнеров.
При включенном независимом учете партнеров непосредственно доступен только справочник партнеров. Сведения о контрагентах привязаны к партнерам.
Создадим нового партнера по кнопке «Создать». Откроется «Помощник регистрации нового партнера». Здесь необходимо:
- Отметить вид партнера – компания или частное лицо.
- Если требуется создание связанного с партнером контрагента, нужно поставить флаг «Указать идентификационные данные партнера». После установки флага становится доступным выбор вида контрагента (например, юр. лицо, ИП и другие), а также поля для ввода ИНН, КПП, кода по ОКПО.
- Ввести сокращенное юридическое и публичное наименование.
- Необходимо указать хотя бы один контакт партнера – e-mail или телефон.
- Опционально можно указать контактное лицо партнера (также хотя бы с одним контактом).
По кнопке «Далее» перейдем к следующей странице «Помощника».
- Рабочее наименование и основной менеджер заполнены автоматически, но доступны для изменения.
- Необходимо выбрать группу доступа пользователей.
- Здесь же следует отметить тип отношений с этим партнером. Доступные тип: клиент, конкурент, поставщик, прочие отношения. Партнер может иметь несколько типов.
- Ниже вводятся юридический и фактический адреса.
- Сегмент – необязательный параметр. Для упрощения дальнейшей работы в нашем примере выберем сегмент «Оптовые клиенты».
Следующая страница «Помощника» служит для ввода сведений о банковском счете контрагента. Этот шаг разрешается пропустить.
На следующем шаге «Помощник» для проверки выводит в виде текста занесенные сведения о партнере. При наличии ошибок можно вернуться назад и ввести правильный вариант.
Если ошибок нет, нажимаем кнопку «Создать». Создан и открыт новый партнер.
Чтобы просмотреть связанных контрагентов, нужно в форме партнера выбрать ссылку «Контрагенты» (если эта ссылка не отображается, ее можно найти в выпадающем меню по ссылке «Еще»).
На открывшейся странице отображен контрагент. Если у этого партнера несколько юридических лиц или ИП, их можно добавить сюда по кнопке «Создать», таким образом будет реализована связь одного партнера с несколькими контрагентами.
Важно. Именно в карточке контрагента содержатся все официальные сведения – такие как ИНН, КПП, адреса, телефоны, банковские счета. Если они не были занесены при регистрации партнера, то для их ввода нужно будет открыть контрагента.
Запишем и закроем партнера.
В документах при выборе партнера будет автоматически подставляться контрагент, если он у партнера один.
Если же у партнера несколько контрагентов, поле «Контрагент» останется пустым, контрагента нужно будет выбрать вручную.
В следующих статьях будет подробнее рассмотрена работа с группой компаний и взаиморасчеты с торговой сетью.
Справочники Контрагенты и Партнеры в 1С:ERP – особенности ввода и настройки
В процессе работы каждая компания взаимодействует с различными юридическими и физическими лицами. Данные о них в системе 1С ERP хранятся в справочниках «Партнеры» и «Контрагенты». Использование двух справочников необходимо для хранения информации о структуре делового партнера, для правильного взаимодействия и обмена документами в процессе работы, для формирования корректных аналитических и регламентированных отчетов.
Можно установить связи между партнерами и контрагентами. При этом, исходя из различия деловых отношений с партнером и его организационно-правовой структуры в программе элемент справочника «Партнеры» может быть не связан с Контрагентом, может быть связан с одним или несколькими Контрагентами, и несколько Партнеров могут соответствовать одному Контрагенту. В зависимости от структуры сторонней организации схему работы со справочниками можно изобразить следующим образом:
Ведение справочников
Независимо (если компания взаимодействует в ходе осуществления деятельности с холдингами или торговыми сетями). Справочники партнеров и контрагентов ведутся раздельно. Для этого необходимо в разделе НСИ и администрирование — CRM и маркетинг — Настройки CRM установить флаг Независимо вести партнеров и контрагентов.
Одновременно (если компания не взаимодействует с торговыми сетями, холдингами и все контрагенты являются партнерами). В разделе НСИ и администрирование — CRM и маркетинг — Настройки CRM не устанавливается флаг Независимо вести партнеров и контрагентов. При отключенном флаге справочник Партнеры в системе не будет использоваться, а в документах будет доступно одно поле для заполнения информации о контрагенте.
Перед настройкой системы необходимо оценить бизнес-процессы организации и принять решение об использовании справочника «Партнеры». Менять настройки в ходе работы не рекомендуется.
Справочник «Партнеры» содержит информацию, необходимую для формирования управленческих отчетов компании. В справочнике содержится информация о поставщиках, клиентах, конкурентах, холдингах в целом и входящих в них дочерних компаниях, филиалах, торговых точках, прочих подразделениях сторонних предприятий, с которыми осуществляется взаимодействие по каким-либо вопросам. В этот справочник могут быть внесены данные как о действующих покупателях и поставщиках, так и о тех компаниях, с кем только планируется заключить договор. Система позволяет компании регистрировать и хранить информацию о ценах и условиях поставки товаров любых партнеров компании (поставщиков, конкурентов) использовать данные о ценах в документах заказов и в отчетах.
Для удобства использования справочник «Партнеры» имеет иерархию. Дочерние компании, обособленные подразделения и филиалы можно подчинить родительской компании, указав ее как «головное предприятие». Регламентированная информация хранится в справочнике «Контрагенты». Реквизиты контрагентов в дальнейшем используется в регламентированных отчетах, печатных формах документов.
Ввод нового партнера
Для ввода нового партнера в программе предусмотрен помощник ввода нового партнера (кнопка Создать в списке НСИ и администрирование — НСИ — Партнеры). При сохранении данных, если заполнены соответствующие реквизиты, записи автоматически сохранятся в справочник Партнеры и в связанные справочники: Контрагенты, Контактные лица, Банковские счета.
В открывшемся помощнике регистрации нового партнера пользователь вносит все известные данные о партнере.
Если партнер предоставил данные о своем предприятии в файле xml, можно их загрузить автоматически с помощью гиперссылки на первой странице помощника.
Чтобы создать одновременно и партнера, и контрагента, необходимо установить галочку в поле «Указать идентификационные данные».
Если в момент ввода у пользователя нет каких-либо реквизитов контрагента, эти действия можно пропустить и заполнить позднее непосредственно в справочнике «Контрагенты».
Заполнение одного из видов контактной информации (E-mail или телефон) является обязательным.
При переходе на следующий шаг введенные данные автоматически проверяются на наличие дублей в системе.
При обнаружении дублирующей информации пользователю предлагается выбрать дальнейшие действия для регистрации нового партнера (Не регистрировать нового партнера, использовать найденного, Продолжить регистрацию партнера и подчинить найденному, Продолжить регистрацию партнера) и контрагента (Не регистрировать нового контрагента, Продолжить регистрацию нового контрагента).
На второй странице помощника указывается головное предприятие (для обособленных подразделений или филиалов), бизнес-регион, тип отношений (при необходимости можно выбрать несколько значений), юридический и фактический адрес.
На следующей странице помощника можно указать банковские реквизиты (только для контрагентов). Если данные неизвестны, или их наличие в программе не требуется, этот шаг можно пропустить.
На последней странице помощника выводится полная информация о новом партнере, которая была заполнена на предшествующих этапах. Пользователь может проверить реквизиты перед сохранением.
Обособленные подразделения
При вводе в программу данных об обособленном подразделении партнера можно выбрать головное предприятие из ранее введенных в программу элементов справочника. Данные можно внести одновременно и для партнера и для контрагента. Реквизиты обособленного подразделения из справочника Контрагенты используются для регламентированных отчетов и печатных форм.
Пример ввода партнера и контрагента — обособленного подразделения.
Программа автоматически находит партнеров и контрагентов с совпадающими данными. Пользователю необходимо выбрать дальнейшие действия. При выборе «Продолжить регистрацию и подчинить найденному» при переходе на следующий шаг головное предприятие автоматически заполняется.
Автоматическое заполнение реквизитов контрагентов
Программа поддерживает автоматическое заполнение реквизитов контрагентов по данным, содержащимся в ЕГРЮЛ. Для этого необходимо в настройках подключить интернет-поддержку. НСИ и администрирование — Администрирование — Интернет-поддержка и сервисы — Настройки Интернет-поддержки. Заполнение поддерживается только в отношении юридических лиц.
Можно заполнить данные по ИНН или по наименованию юридического лица. Возможно автоматическое заполнение следующих реквизитов: полное и краткое наименование юридического лица, КПП, юридический адрес, телефон. Для заполнения используется кнопка со стрелкой, расположенная рядом с ИНН или сокращенным юридическим наименованием.
Проверка контрагентов по данным ФНС
В системе поддерживается в тестовом режиме онлайн-проверка контрагентов по данным, содержащимся в ЕГРЮЛ и ЕГРИП. С помощью данного сервиса компания может проверять корректность внесенных реквизитов в программу, минимизировать ошибки в налоговых декларациях, а также использовать информацию о контрагентах в других целях, например, своевременно списывать сомнительную дебиторскую задолженность, если контрагенты прекращают деятельность.
Если в настройках установлена автоматическая проверка, проверяются реквизиты при вводе нового контрагента или изменении существующего, а также проверяются в фоновом режиме контрагенты, указанные в счетах-фактурах полученных. Рядом с записями в справочнике контрагентов, в списке счетов-фактур, документов, на основании которых создаются счета-фактуры, в регламентированных отчетах по НДС предупреждающими знаками отображаются статусы проверки ФНС, если клиент прекратил деятельность (синий флаг), проверка завершена неудачно (красный флаг), у контрагента не заполнены ИНН или КПП (желтый флаг).
Номенклатура партнера
Номенклатура в товаросопроводительных документах от поставщика может незначительно отличаться от номенклатуры, содержащейся в справочнике организации. Чтобы не создавать дублирующие карточки в справочнике «Номенклатура» можно использовать справочник «Номенклатура партнеров».
Возможность использования номенклатуры поставщика включается в настройках системы: НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Номенклатура — Дополнительная информация — Номенклатура поставщиков. При обмене электронными документами, а также при автоматической загрузке прайс-листов с ценами поставщиков данная настройка является обязательной.
Из карточки Партнера пользователь может перейти к списку Номенклатуры партнера. В данном справочнике хранятся записи о том, как номенклатура записана в базе поставщика и соответственно, указывается в документах, которые предоставляет поставщик вместе с поставкой.
В справочник вносятся новые элементы, и устанавливается соответствие между нашей номенклатурой и номенклатурой поставщика.
Рассмотрим операции в программе с использованием справочников партнеры и контрагенты на примере отгрузки в адрес обособленного подразделения сетевого партнера. Договор в данном примере заключен с головной организацией.
В качестве клиента в документ реализация из справочника партнеров выбираем фактического грузополучателя. Для того, чтобы реквизиты грузополучателя верно заполнялись в печатных формах и регламентированных отчетах, нужно, чтобы для партнера, подчиненного партнеру — головной организации, был введен в программу контрагент с видом обособленное подразделение, подчиненный головному контрагенту.
Контрагент в документе реализация — головная организация покупателя, с которым заключен договор. В договоре должна быть включена настройка «Разрешена работа с дочерними партнерами».
В печатные формы первичных документов в соответствии с требованиями законодательства попадают реквизиты покупатель — головная организация, грузополучатель — адрес и КПП фактического грузополучателя.
Взаиморасчеты ведутся по головному Контрагенты, с возможностью проанализировать взаиморасчеты в разрезе грузополучателей продукции.
Поступление оплаты
В качестве плательщика указывается головная организация покупателя, выбирается из справочника Контрагенты. В качестве покупателя — обособленное подразделение из справочника Партнеры.
В регламентированных отчетах используется справочник Контрагенты.
В книгу продаж попадает контрагент — головная организация, КПП при этом заполняется из контрагента — грузополучателя.
Заключение
Одновременное использование справочников Контрагенты и Партнеры позволяет пользователям хранить в системе и использовать в операциях информацию о партнерах с различной организационной структурой. Благодаря широкому функционалу системы ERP компания может корректно отражать все операции с деловыми партнерами, использовать эти данные в различных управленческих и регламентированных отчетах.
Партнеры и контрагенты в программе «1С: Управление торговлей»
Новый интерфейс программы «1С: Управление торговлей» дает много дополнительных возможностей. В статье расскажем, в чем состоит разница между категориями партнеров и контрагентов «1С: УТ» и как создать каждого из них.
Справочники «Партнеры» и «Контрагенты» – сходство и различие
Для описания поставщиков и покупателей в программе «1С: Управление торговлей» используются два справочника – «Партнёры» и «Контрагенты».
Справочник «Контрагенты» отражается в регламентированном учёте. В нем содержится вся официальная информация об ЮЛ или ИП, в том числе – ИНН, КПП, адрес регистрации, а также данные счетов в банке. Справочник «Партнеры» применяется в управленческом учёте.
Информация, занесенная о контрагент в справочник «Партнеры», не всегда соответствует реальной ситуации. Данные, указанные в справочник «Контрагенты», соответствуют ЮЛ или предпринимателю.
Данные из обоих справочников могут использоваться для формирования аналитических отчётов. Программа «1С: Управление торговлей» позволяет создавать типовые формы отчётов (например, задолженность по взаимным расчётам с контрагентами или партнерами).
При необходимости справочник «Партнеры» можно отключить, обратившись к разделу «Настройки». Управленческий учёт вестись не будет – вся работа будет выполняться только со справочником «Контрагенты».
Ввод данных о партнерах и контрагентах
Создание партнера
Для создания нового партнера перейдите в раздел «Главное» – «НСИ» – выберите раздел «Партнеры».
Для ввода данных о поставщике, покупателе или подразделении обратитесь к кнопке «Создать» или создайте его при помощи копирования уже имеющегося элемента (опция «Создать новый элемент копированием»).
Укажите все имеющиеся данные о партере (можно воспользоваться помощником ввода) – публичное наименование, ИНН, КПП, ОКАТО, телефон и другую информацию. Во избежание возникновения дублей программа 1С контролирует все вводимые сведения.
После того как данные введены, обратитесь к опции «Записать». Программа «1С: Управление торговлей» может сохранить данные не только в справочнике «Партнеры», но и «Контактные лица», «Контрагенты». Для этого отметьте галочки в разделах «Указать идентификационные данные партнера» и «Указать идентификационные данные контактного лица».
Укажите вид партнера – юридическое лицо, ИП, обособленное подразделение или ЮЛ, находящееся за пределами России и нажмите кнопку «Далее».
Следующий шаг – выбор типа отношений с партнером. Программа «1С: УТ» предлагает несколько вариантов – клиент, поставщик и другие отношения. Не забудьте указать юридический и фактический адрес организации, бизнес-регион и выберите головное предприятие из раскрывающегося списка.
Введите данные о счете в банке, если они известны. Если вы впервые работаете с программой, подобрать кредитное учреждение можно их классификатора. Заполните банковские реквизиты и введите номер расчетного счета. Если он открыт в иностранном государстве, отметьте соответствующий чек-бок и нажмите кнопку «Далее».
После того как ввод информации завершен, система сформирует выписку для проверки данных о партнере. Если какие-то данные внесены с ошибкой, вы всегда сможете их отредактировать, обратившись к одному из предыдущих разделов. Убедившись в правильности указанной информации, нажмите кнопку «Создать».
В новой форме кликните на кнопку «Записать и закрыть» – информация о партнере будет сохранена. Теперь вы сможете использовать его при создания заказов и формирования аналитических отчетов.
Создание контрагента
Вариант 1
Если партнер в программе 1С соответствует только одному ЮЛ или ИП, ввести информацию о контрагенте можно одновременно с регистрацией нового партнера. Для этого необходимо кликнуть на опцию «Указать данные нового партнера (будет создан контрагент».
Вариант 2
Если партнер в 1С имеет несколько физических или юридических лиц, регистрация данных о контрагентах осуществляется сразу же после записи информации о партнере.
Далее необходимо перейти в раздел «Партнеры», выбрать нужное физическое или юридическое лицо из справочника «Контрагенты» и обратиться к опции «Создать».
Если это необходимо, укажите информацию на вкладках «Основное» и «Банковский счет», после чего переходите к разделу «Контрагенты». При создании контрагента можно указать не только рабочее, но и сокращенное наименование.
Вариант 3
Создать контрагента в 1С можно и через форму заказа поставщику или покупателю. Для этого необходимо перейти в раздел «Продажи», выбрать опцию «Заказ клиента» и кликнуть на опцию «Создать» в разделе «Контрагент». Укажите известные данные и нажмите опцию «Записать и закрыть» – теперь вы можете создавать заказы, выставлять счета, формировать отчетность.
Вы можете посмотреть CRM-систему, которая легко интегрируется с 1С:Управление торговлей
- Вся клиентская база сегментирована без риска потери данных
- Показатели эффективности сотрудников в одном экране 1С
- Автоматизированная воронка продаж
- Трекер задач
- Быстрое создание типовых документов
- Дашбоды показателей для управления продажами
Заключение
Все документы в программе «1С: Управление торговлей» должны содержать информацию о контрагентах и партнерах. 1С предусматривает возможность ведения взаимных расчетов в рамках заключенных между собственной организацией и компанией партнера договоров.
Для того чтобы вести раздельные списки контрагентов и партнеров, программа 1С использует опцию «Независимо вести партнеров и контрагентов» (доступна в разделе CRM и маркетинг». Если вы не осуществляете работу с партнерами, представляющими холдинги, опцию можно отключить. Отследить взаиморасчеты с поставщиком или покупателем можно из формы контрагента, обратившись к опции «Взаиморасчеты».
Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку
Партнеры и контрагенты в системе 1С:ERP
В 1С:ERP существует два справочника «Партнеры» и «Контрагенты» с набором аналогичных реквизитов. Так в чем же разница между ними, ведь не спроста введены данные справочники в систему?
Я раскрою Вам маленький секрет: справочник «Партнеры» предназначен для регистрации хозяйственных операций в управленческом учете с холдинговыми структурами. К примеру, подписано соглашение с компанией ООО «Крупная Фирма», с филиальной структурой – ООО «Крупная Фирма Москва», ООО «Крупная Фирма СПБ», ООО «Крупная Фирма Новосибирск» и т.д.
В данном случае ООО «Крупная Фирма» является партнером, а филиалы (юридические лица) регистрируются в 1С:ERP как контрагент.
В управленческом учете все расчеты и хозяйственные операции регистрируются как ООО «Крупная Фирма», а в регламентном учете регистрируются филиалы (из справочника «Контрагенты»), согласно первичной документации.