Справочники в 1С: предназначение и примеры использования
В этой статье познакомимся с объектом конфигурации «Справочник»: поговорим о предназначении справочников и рассмотрим примеры использования.
Программный продукт «1С:Предприятие» применяется для решения учетных задач и автоматизации бизнес-процессов предприятия. Большое количество предприятий занимается торговой деятельностью, которая заключается в покупке определенных товаров по цене X (цена закупки) и последующей продаже этих товаров по цене Y = X + a (цена продажи), где «a» — какая-то наценка на товар.
Но за счет чего предприятие может продавать товары по ценам, которые выше цен закупки? Это возможно благодаря тому, что товары закупаются в большом количестве (оптом), а продаются небольшими порциями (мелкий опт или розница).
Такая организация процесса приводит нас к следующему выводу: информация об одном и том же товаре потребуется как минимум дважды: в первый раз когда мы этот товара покупаем, а во второй раз — когда этот мы этот товар продаем. А поскольку основная цель любого бизнеса — это прибыль, то продавать нужно много раз, то есть информация об одном и том же товаре потребуется при каждой продаже. И поэтому было бы удобно в системе сохранить список всех товаров, чтобы пользователи не печатали на клавиатуре каждый раз при продаже название товара, а выбирали товар из какого-то списка. Причем заранее пользователь не знает какие товары будет закупать организация, поэтому должна быть возможность добавлять в этот список произвольное количество товаров в любой момент времени.
Для создания таких списков и используется объект конфигурации «Справочник». Например, в справочниках можно хранить список сотрудников, список поставщиков и покупателей, список банков и т.д.
Каждый элемент справочника характеризуется кодом и наименованием.
Система поддерживает режим автоматической нумерации элементов, при котором она самостоятельно может генерировать код для нового элемента справочника. Кроме этого система позволяет осуществлять контроль уникальности кодов справочника, не разрешая создавать элементы с одинаковыми кодами:
Кроме кода и наименования, каждый элемент справочника, как правило, содержит некоторую дополнительную информацию, которая подробно описывает этот элемент. Например, для товара это может быть информация об артикуле, упаковке и т.п. Набор такой информации является одинаковым для всех элементов конкретного справочника, и для ее хранения служат реквизиты справочника:
Кроме этого, каждый элемент справочника может содержать некоторый набор информации, которая одинакова по своей структуре, но различна по количеству, для разных элементов справочника. Например, для каждого сотрудника в справочнике «Сотрудники» это может быть информация о составе семьи, образовании. Для хранения подобных данных служат табличные части справочника:
Если справочник предполагает хранение большого количества элементов (например, в справочнике «Номенклатура» могут храниться сотни тысяч и миллионы товаров), то возникает необходимость организовать удобную структуру справочника для более удобного поиска нужных элементов.
Для этого существует возможность включить для справочника иерархию:
Иерархия позволяет работать с элементами справочника подобно тому, как происходит работа с файлами в проводнике. В операционной системе файлы различных программ хранятся в разных папках:
Если бы все файлы хранились в общей «куче», ориентироваться в огромном количестве файлов было бы крайне неудобно.
Если для справочника включена иерархия, то появляется возможность создавать элементы двух видов: «Группа» (аналог папки в проводнике) и «Элемент» (аналог файла в проводнике).
Например, в справочнике «Номенклатура» могут быть созданы группы: «Детские игрушки», «Для дома», «Спортивный инвентарь» и т.д., в которых располагаются элементы, относящиеся к этим группам. Кроме того группы справочника могут включать в себя и другие группы, создавая тем самым многоуровневую иерархическую структуру:
В справочниках возможен и другой вид иерархии, при котором элементы справочника будут относиться не к группам, а к другим элементам этого же справочника. Такой вид иерархии может использоваться, например, при создании справочника Задачи, где одна задача может включать в себя несколько других задач.
Разные справочники могут находиться в состоянии подчинения, т.е. элементы одного справочника могут быть подчинены элементам или группам другого справочника. Например, справочник «Договоры» может быть подчинен справочнику «Контрагенты». Тогда при оформлении документов для некоторого контрагента можно будет выбрать договор не среди всех имеющихся в программе договоров, а среди договоров только выбранного в документе контрагента:
Справочники допускают также создание предопределенных элементов, которые существуют в справочнике всегда, вне зависимости от действий пользователя. Такие элементы справочника создаются разработчиком при разработке прикладного решения и не могут быть удалены или перемещены пользователем.
Например, в справочнике контрагенты уже на этапе создания справочника можно определить некоторые группы для удобства работы пользователей: «Покупатели», «Поставщики», «Прочее», а также создать элемент справочника «РозничныйПокупатель», который будет использоваться при продаже товаров в розницу:
Как справочники хранятся в базе данных
В простейшем случае справочник представляет собой в базе данных таблицу, с заранее определенными колонками «Код» и «Наименование». Каждый элемент справочника — это строка из этой таблицы. Для того, чтобы для строк в таблице хранить какие-то дополнительные сведения (например, для контрагентов хранить «УНП» и «Дату регистрации») , нужно добавить в таблицу новые колонки. Чтобы добавить новые колонки в таблицу используются как раз Реквизиты:
Иерархический справочник также представлен в базе в виде таблицы, где кроме колонок «Код» и «Наименование» есть ещё 2 колонки: «ЭтоГруппа» (да/нет — признак, указывающий на то, групповой это элемент или нет) и «Родитель» (вышестоящий элемент справочника по иерархии):
Таким образом, в данной статье мы познакомились с объектом конфигурации «Справочники», рассмотрели примеры использования и работы с ними, а также разобрали как справочники хранятся в базе данных.
Виды номенклатуры, группы номенклатуры и номенклатурные группы в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия ред.3.0
Для чего предназначены и чем отличаются виды номенклатуры, группы номенклатуры и номенклатурные группы в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия ред.3.0
Всё нижесказанное в первую очередь предназначено для неподготовленных пользователей, которые впервые столкнулись с заполнением справочника номенклатуры в типовой конфигурации "1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0", дабы уберечь их от ошибок в самом начале работы с программой.
- Вид номенклатуры;
- Группа номенклатуры;
- Номенклатурная группа.
Вид номенклатуры
Вид номенклатуры — это справочник, предназначенный для объединения номенклатуры по общим признакам учета. В разрезе видов номенклатуры настраиваются счета учета номенклатуры для автоматической их подстановки в документы.
Ключевое предназначение реквизита Вида номенклатуры — это объединение различной номенклатуры по общим признакам отражения учета данной номенклатуры в программе.
- Материалы;
- Товары;
- Услуги.
Флаг Возвратная тара в разделе Запасы создает вид номенклатуры:
-
Возвратная тара.
Флаг Спецодежда и спецоснастка создает виды номенклатуры:
- Спецодежда;
- Спецоснастка;
- Инвентарь и хозпринадлежности.
Флаг Продажа товаров или услуг комитентов (принципалов) в разделе Комиссионная торговля создает вид номенклатуры:
-
Товары на комиссии.
- Товары на ответственном хранении.
Флаг Производство в одноименном разделе создает виды номенклатуры:
- Полуфабрикаты;
- Продукция;
- Продукция из материалов заказчика.
Флаг Основные средства создает виды номенклатуры:
- Оборудование (объекты ОС);
- Оборудование к установке.
Группы номенклатуры
Номенклатурные группы
Не смотря на созвучное название не следует путать Номенклатурные группы с Группами номенклатуры в справочнике "Номенклатура". Эти совершенно разные понятия, которые служат для решения различных задач.
Номенклатурные группы – это элементы аналитики для детализации прямых затрат и выручки по видам выпускаемой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг. В типовой конфигурации "Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0" субконто "Номенклатурные группы" в плане счетов подключено к счетам учета продаж (счет 90 и субсчета к нему), счетам учета прямых затрат (20.01, 23, 28, 29), счету учета выпуска готовой продукции (40), счету учета резервов под снижение стоимости НЗП (14.04).
При создании новой чистой информационной базы по умолчанию создается единственная номенклатурная группа "Основная номенклатурная группа".
Если в справочнике "Номенклатурные группы" оставить только один этот элемент "Основная номенклатурная группа" и не добавлять свои, то при проведении документов в проводках по счетам с субконто "Номенклатурные группы" эта единственная номенклатурная группа будет указываться автоматически, а поля и колонки для выбора номенклатурной группы в документах и формах отображаться не будут.
Если же в справочнике "Номенклатурные группы" присутствует два и более элементов, то поля и колонки для выбора номенклатурной группы в документах и формах становятся видимыми и доступными для редактирования. При проведении документов в проводках по счетам с субконто "Номенклатурные группы" автоматически будет указываться выбранная в документе номенклатурная группа.
Номенклатурные группы, в отличии от реквизита Вид номенклатуры, могут создаваться пользователем произвольно, но не следует создавать Номенклатурные группы без четкого понимания, для чего это вам нужно. Элементы справочника Номенклатурные группы должны отражать только действительно необходимые разрезы аналитики учета доходов и затрат. Из общих рекомендаций — желательно "не мельчить". Например, если у предприятия есть два основных направления деятельности в разрезе которых необходимо видеть отдельные цифры по выручке и затратам: перепродажа купленных товаров и продажа товаров, работ, услуг собственного производства. Соответственно создаете две номенклатурные группы, которые и указываете в документах, в результате проведения которых у всех движений будет субконто, содержащее номенклатурную группу.
Прежде чем начать добавлять свои элементы в справочник Номенклатурные группы, необходимо определить, какая группировка товаров и услуг вам необходима для получения нужной информации и как ее организовать, т.е. какие задачи учета должны решаться с использованием информации по суммам реализации определенных групп товаров и услуг. Определить, какие именно номенклатурные группы потребуются для наиболее полного и точного последующего анализа.
Это творческий процесс и многое при этом зависит от профессионального мнения бухгалтера, его отношения к специфике деятельности организации, видов реализуемых товаров и, соответственно, задач по содержанию аналитической группировки информации.
В итоге оптимальной настройки механизма Номенклатурных групп стандартная бухгалтерская отчетность (например, оборотно-сальдовая ведомость по счету, справки-расчеты по себестоимости при закрытии месяца и т. п.) позволит увидеть все движения и обороты в разрезе указанных номенклатурных групп.
Что такое группы в справочниках 1С:Предприятие, зачем они нужны и как с ними работать
Сейчас мы с вами разберём один очень важный вопрос. ЭТО — грабли, на которые наступает практически каждый первый пользователь 1С:Бухгалтерии 8! Да-да, сейчас речь пойдёт о группах.
Общие сведения о группах в 1С Бухгалтерии 8
Группы встречаются в справочниках и в основном предназначены исключительно для удобства. Вместо того, чтобы сваливать все элементы справочника в одну большую кучу, их можно рассортировать, для чего в 1С Предприятии и существуют группы.
Однако, не все справочники позволяют создавать группы. Ниже приведен пример справочника, в котором нельзя использовать группировку.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
На рисунке видно, что в данном справочнике можно создавать только элементы, а не группы элементов. Новый элемент в справочник добавляется соответствующей кнопкой с зелёным плюсом (Добавить в версии 8.2 или Создать в 8.3). Элементы справочников в списке обозначаются картинкой в виде палочки (слева строки).
А вот пример справочника, в котором помимо элементов можно создавать ещё и группы. Группы также часто называют папками, поскольку они обозначаются значками папок, как в Проводнике Windows.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Как видно из рисунка выше, справочники, в которых есть понятие групп, состоят из двух частей. Помимо обычного списка элементов, слева есть ещё поле, в котором отображаются только группы. Кстати говоря, многих пользователей смущает то, что этих самых групп в левом поле не видно (конечно при условии, что они вообще добавлялись). Чтобы развернуть дерево групп слева, нужно щёлкнуть на очень мелком плюсике, который на картинке дважды подчеркнут. И тогда получиться вот так.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Честно говоря, удивляют попытки развернуть дерево групп при условии что там ничего нет! Если группы в справочник не добавлялись, то там будет ПУСТО!
Если в справочнике накопилось много данных (элементов), то их можно рассортировать при помощи групп. Сколько групп создавать, как их называть — решаете только вы сами.
Как создать группу:
Используйте сочетание клавиш Ctrl + F9 или нажатие на кнопку папки с плюсом на панели инструментов справочника.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Далее возникает ещё один типичный вопрос — что выбирать в поле Группа у новой группы? Дело в том, что группы, как и папки в Windows, могут быть вложенными. Поэтому если вы хотите создать группу в группе (папку в папке), то в поле Группа следует выбрать родительскую группу, т.е. ту, в которой будет находится вновь создаваемая папка. Если новая группа должна находиться в корне справочника, то данное поле следует оставить пустым.
Далее нажимаем OK и группа создана.
Разобраться с особенностями работы 1С:Бухгалтерии 8.3, а также научиться вести учёт без посторонней помощи Вам поможет специальный видеокурс по данной конфигурации, включающий в себя 42 часа практических материалов. Посмотрите примеры уроков и учебный план курса!
Как использовать группы при создании элементов справочников
Если в справочнике можно создавать группы, то при создании нового элемента такого справочника в форме обязательно будет поле Группа! Что это значит на практике? Всё предельно просто — если вы хотите, чтобы новый элемент справочника сразу попал в некую группу, то выберите её в поле Группа; если нет, то поле можно оставить пустым.
Ниже приведен пример с созданием основного средства сразу в группе «Администрация». В данном случае группа имеет смысл подразделения компании.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Перемещение элементов справочника из одной группы в другую
Самый простой способ переместить элемент справочника 1С Бухгалтерии 8 в другую группу — открыть этот элемент (клавиша F2) и в поле Группа выбрать другую папку. Данные способ прост, однако неэффективен при смене группы сразу у нескольких элементов.
Второй способ — выделить нужный элемент и нажать кнопку Переместить элемент в другую группу на панели инструментов справочника. Группа при этом уже должна существовать! Пример показан на рисунке ниже.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
В открывшемся окне выбираем нужную группу двойным щелчком (или одинарный, а потом кнопка Выбрать).
Третий способ самый быстрый. Элементы можно перетаскивать мышкой из одной группы в другую, также как папки и файлы в Windows.
Всё вышесказанное можно применять не только к элементам справочников, но и к самим группам тоже!
Подведём итоги
Таким образом, группы (папки) в справочниках 1С Бухгалтерии 8 предназначены для сортировки элементов справочника в соответствии с логикой пользователя программы. Деление на группы позволяет быстрее находить то, что нужно. Никакого смысла (кроме некоторых случаев) это не несёт, т.е. можно создавать любое количество групп и подгрупп, а также присваивать им любые имена.
Если при создании элемента справочника нужно сразу «положить» его в нужную группу (папку), то в поле Группа формы нового элемента следует выбрать нужную вам группу. Если элемент справочника будет лежать в его корне, то поле Группа следует оставить пустым.
Следует также заметить, что в справочнике Номенклатура группы определяют счета учета, поэтому занесение элемента данного справочника в одну из групп имеет смысл (и ещё какой). Особенности работы со справочником Номенклатура 1С Бухгалтерии 8 рассмотрены в другой статье.
Работу с группами, в том числе и то, что в данной статье не рассмотрено, вы можете изучить на курсах 1С, представленных на данном сайте.
Номенклатурные группы в 1С 8.3
В версии 1С «Бухгалтерия предприятия 3.0» предусмотрен справочник «Номенклатурные группы», который содержит подраздел «Основная номенклатурная группа». Он формируется одновременно с базой данных. Очень часто пользователи не знают, для чего нужен данный справочник, как с ним работать. Поэтому по умолчанию проставляют его в формы различных документов. Чтобы открыть вкладку «Номенклатурные группы» в главном меню выберем раздел «Справочники», затем «Доходы и расходы».
Рассматриваемое понятие «номенклатурная группа» не имеет никакого отношения к группам, содержащимся в справочнике «Номенклатура», которые нужны для объединения позиций справочника. Сейчас имеются в виду составляющие аналитики некоторых счетов. По ним можно настроить учет затрат, выручки, себестоимости продукции, работ, услуг с детализацией. Речь идет о счетах 20 «Основное производство» и 90 «Продажи». Они предназначены для отражения выручки и формирования себестоимости. Для их аналитического учета предусмотрено субконто «Номенклатурные группы».
Если открыть любую карточку «Номенклатуры» будь то материалы, товары, готовая продукция (счета 10, 41, 43), мы увидим поле ««Номенклатурная группа». Оно дает возможность отнести каждый элемент к определенной группе для дальнейшей аналитики.
Что же представляют собой данные группы? Это будет зависеть от рода деятельности предприятия и затрат, по которым необходима детализация. Создавать много подвидов нецелесообразно. Рекомендуются обобщенные группы. Каждая из них – это субконто к счету. Так, при формировании себестоимости, затраты будут разделяться по видам созданных групп.
К примеру, мы имеем дело с хлебозаводом, выпускающим огромный ассортимент продукции. Для ведения раздельного учета затрат можно создать следующие группы: «Хлебобулочные изделия»- включает хлеб, батоны; «Выпечка» — булочки, пирожки. Обычно предприятия не ограничиваются продажей только собственной продукции и реализуют через свои магазины приобретенные сопутствующие товары. В этом случае заводят отдельную группу «Покупные товары».
Рассмотрим более подробно другой пример. Фирма производит металлопродукцию (ворота, ограды, решетки), реализует покупные металлические изделия. В качестве дополнительных видов деятельности она выполняет сварочные работы, оказывает услуги по доставке. Номенклатурные группы могут выглядеть так: «Металлические изделия собственного производства», Металлические изделия», «Сварочные работы», «Прочие услуги».
Создание и настройка номенклатурной группы в 1С
Откроем вкладку «Номенклатурные группы» (меню «Справочники» → «Доходы и расходы»). Автоматически уже образована «Основная номенклатурная группа». Если вам не нужен раздельный учет, то все сведения будут накапливаться здесь. Чтобы добавить свою вкладку жмем кнопку «Создать». В новом окне забиваем название и не забываем сохранить.
Если это не первая запись в номенклатуре, то посредством опции «Добавить» вносим ее к ранее созданному списку. Допустим еще один вариант. При добавлении нового элемента номенклатуры в его карточке выбирается нужная группа.
Таким образом, наши группы будут содержать только те элементы, которые к ним относятся.
Если изначально проставить группу в каждой позиции номенклатуры, программа автоматически учтет это при совершении бухгалтерских проводок. В дальнейшем нужно следить за этапами движения продукции. При отражении операций по выпуску и реализации одной и той же позиции номенклатурные группы должны совпадать. В противном случае аналитический учет будет искажен.
Учет в разрезе номенклатурных групп
Рассмотрим действия при продаже нашего товара (металла). Откроем документ «Реализация товаров: Накладная (создание)» (меню «Продажи»). Выбирая элементы из справочника, мы видим, что проводки формируются с учетом соответствующей номенклатурной группы. В нашем случае это «Металлические изделия».
Аналогично при оказании услуг в документе «Реализация услуг: Акт» указанная в карточке номенклатурная группа «Сварочные работы» учтена в бухгалтерской записи.
Если мы откроем вкладку «Показать проводки и другие движения документа», то увидим аналитику в разрезе. Учтена проводка Дт 62.01 Кт 90.01. Субконто счета 90 — это наша группа «Сварочные работы».
При начислении заработной платы также ведут раздельный учет. Если работник непосредственно занят на выпуске продукции и его зарплата является прямыми затратами, то в «Способах учета зарплаты» указывают номенклатурную группу. Применяют счет 20. Его субконто будет соответствующая группа, в нашем примере «Сварочные работы».
Данные сведения фиксируются в личной карточке сотрудника.
Указанная группа будет отражаться не только при начислении зарплаты, но и при учете страховых взносов.
Теперь рассмотрим номенклатурные группы при выпуске продукции собственного производства на примере позиции «Ворота металлические». Она находится в группе «Металлические изделия собственного производства».
Создадим «Отчет производства за смену». Для этого зайдем в меню «Производство» → «Выпуск продукции». Графа «Номенклатурная группа» содержит соответствующую запись.
Обратите внимание, что во вкладке «Материалы», напротив каждой позиции, подлежащей списанию, указана та же самая номенклатурная группа.
Когда документ проведется сформируются проводки с указанием субконто. Это можно увидеть при просмотре движения документа.
Таким образом, каждая операция сопровождается бухгалтерскими записями с отражением номенклатурных групп. И для дальнейшего учета в вашем распоряжении будет база с детализацией затрат.
Для наглядного примера зайдем в меню «Отчеты» → «Стандартные» и сформируем отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» по счетам 20 и 90.
В бухгалтерских регистрах видно, что операции распределяются по группам. Это дает возможность проанализировать затраты по каждому виду деятельности, что в свою очередь способствует правильному расчету таких показателей как прибыль и себестоимость.
Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку