Загрузка из Excel в 1С 8.3
В работе с конфигурациями 1С имеется возможность загружать данные из файла Excel. Пожалуй, самый распространенный вариант — это загрузка Номенклатуры в справочник из прайса. Этот вопрос актуален для пользователей конфигураций Управление торговлей, Бухгалтерия предприятия, Розница и т.п., которым в работе приходится сталкиваться с большими объемами информации. В программах имеется встроенный механизм загрузки файлов формата Excel.
Рассмотрим на примере программы 1С: Бухгалтерия 3.0 загрузку данных из документа. Скачаем любой прайс в формате Excel документа и загрузим его в справочник Номенклатура .
В релизе 3.0.106 появилась возможность загрузки списка товаров в счет покупателю из файла Excel.
Как загрузить номенклатуру в 1C 8.3 из файла Excel
Откроем справочник Номенклатура (пункт меню Справочники — Номенклатура ), создадим группу номенклатуры, куда будем загружать новый прайс (кнопка Создать группу ). В нашем примере назовем ее — Запчасти Тайга. Для загрузки номенклатуры из прайса нажимаем кнопку Загрузить и выбираем файл Excel.
В таблицу обработки Загрузка номенклатуры из файла будут перенесены все данные из документа Excel. Нажав кнопку Убрать все лишнее программа 1С автоматически убирает ненужные строки. Если останется лишняя строка (или колонка) ее можно убрать, нажав кнопку — Удалить строку ( Удалить колонку ).
Далее, в шапке нашей таблицы, нажав ссылку Укажите реквизит , необходимо задать соответствие каждой колонке. В нашем примере это Артикул , Наименование и Цена .
В результате у нас получается такая таблица. Нажимаем кнопку Далее .
В следующей таблице видим весь список номенклатуры и установленный тип цен. Здесь можем задать дату, на которую будет установлена цена. Элементы у нас все помечены знаком плюс (+), т. е. при загрузке будет создаваться новый элемент номенклатуры.
В случае нахождения наименования номенклатуры в базе, она будет показана на закладке Все без знака «+» и повторно создаваться не будет. PDF
Нажав на ссылку Реквизиты новой номенклатуры , укажем необходимые параметры. В нашем примере укажем, что все загружаемые элементы принадлежат группе номенклатуры Запчасти Тайга. Нажимаем ОК и Загрузить .
Проверяем справочник — номенклатура загружена.
Загрузка в 1С документов поставщика в формате Excel
В программах 1С также реализована возможность загрузки документов поставщика в формате Excel. Загрузка возможна используя документы ТОРГ-12, Акт приема-сдачи работ (услуг) или УПД полученные от поставщика в формате Excel. Так, если поставщик сохранит и отправит нам документы в формате Excel, мы без труда сможем загрузить их себе в программу 1С.
Также, если необходимо отправить покупателю документ для загрузки покупателем себе в программу, то нам тоже необходимо его сохранить. Сделать это можно из печатной формы документа.
Рассмотрим, на примере программы 1С: Бухгалтерия предприятия 3.0. Создадим документ Реализация (акт, накладная) и нажав кнопку Сохранить , выберем формат Лист Microsoft Excel.
Получив такой документ от поставщика загрузим его себе. Для этого перейдем в журнал документов Поступление (акты, накладные) в разделе меню Покупки и воспользуемся кнопкой Загрузить . Выбираем вариант загрузки Из файла .
Выбираем файл, полученный от поставщика.
В том случае, если загрузка производится впервые, то программа 1С предложит сопоставить номенклатуру поставщика с имеющийся у вас номенклатурой.
Сопоставив все элементы, нажимаем кнопку Записать и закрыть .
Если сопоставление справочников производилось ранее, то программа 1С 8.3 автоматически загрузит сразу все данные в документ.
Остается только проверить правильность документа и провести его.
Таким образом, загрузка в программу 1С данных используя табличные документы Excel повышает эффективность работы в программе, снижает риск возникновения ошибок, тем самым облегчая работу пользователей.
См. также:
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
-
В справочнике Номенклатура можно загружать цены номенклатуры из подготовленных таблиц.У вас нет доступа на просмотр Чтобы получить доступ: Оформите.Часто у пользователей 1С возникает вопрос: как загрузить (сохранить) документ..
(7 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка документов из файла в 1С
Загрузка документов из файла в 1С может осуществляться как, к примеру, из файла формата Excel.
Для чего может понадобиться данная операция? К примеру, наш поставщик отправил нам по почте Товарную накладную по форме ТОРГ-12 (печатную форму) в формате Excel. Далее бухгалтер скачивает данную накладную и может воспользоваться загрузкой ее в информационную базу, тем самым сэкономив время на занесение информации. Так можно поступать и с другими первичными документами, прайс-листами и пр.
Первый шаг со стороны поставщика. Из своей информационной базы поставщик сохраняет файл накладной. Сделать это можно по кнопке с изображением дискеты в шапке.
Далее поставщик выбирает формат файла сохраняемой товарной накладной. При необходимости можно отметить сразу несколько форматов выгрузки. После выбора каталога следует нажать на кнопку “Сохранить”.
Далее сохраненный файл поставщик отправляет бухгалтеру нашей организации и будет необходимо выполнить следующие действия для загрузки. Поскольку в нашем примере со стороны поставщика сохраняемый документ был реализация, то нам необходимо будет перейти в раздел программы “Покупки”. Далее выбрать пункт “Поступление (акты, накладные, УПД)” и перейти к списку документов.
В форме списка документов нажимаем на кнопку “Загрузить” и далее выбираем команду “Из файла”.
Далее необходимо открыть файл от поставщика и после чего появится окно сопоставления. В нашем примере все номенклатурные позиции уже есть в базе и программа выполнила сопоставление автоматически. Но если загрузка выполняется первый раз и названия номенклатуры в нашей базе отличаются, то необходимо будет сопоставить номенклатуру поставщика с номенклатурой в нашей базе. Если такой номенклатуры нет в нашей базе, то ее можно создать по кнопке “Создать по данным контрагента” в шапке формы.
После сопоставление нажимаем на кнопку “Сохранить и закрыть”. Будет открыт заполненный документ поступления. Необходимо проверить его правильность и если нет расхождений с данными поставщика, то его необходимо провести. На этом загрузка будет закончена.
Распознавание и автоматический ввод в программу «1С» первичных документов
Все большее количество организаций используют электронный документооборот, но работа с бумажной первичной документацией все еще отнимает много времени. Внесение в 1С накладных, актов и других документов — необходимая, но скучная механическая работа, при этом еще и очень ответственная, так как ошибок допускать нельзя. Каждый бухгалтер, регулярно занимающийся обработкой первичной документации, мечтает о сервисе, который сам все сделает: прочитает документ, перенесет данные в 1С и проверит ошибки.
«1С:Распознавание первичных документов» — это именно такой сервис. Он поможет в 5–10 раз сократить время ввода первичных документов в программы 1С и избавит вас от рутинной и утомительной работы.
Распознать документы и внести их в программу 1С можно в 3 простых шага:
- Загружаем в сервис отсканированные или сфотографированные документы.
- Запускаем процесс распознавания и дожидаемся результатов.
- Проверяем результаты распознавания и создаем документы в учетной базе 1С.
Давайте рассмотрим процесс детальнее, но для начала отметим, что сервис работает в программах 1С, то есть и загрузка документов и проверка результатов распознавания происходит в 1С, поэтому никакие отдельные модули, программы и обработки устанавливать не нужно.
Этап 1. Загрузка документов 1С
Сервис умеет обрабатывать отсканированные изображения документов в формате pdf, png, jpeg, bmp, tiff или цифровые документы форматов Word, Excel, OpenDocument, а также архивы rar, zip и 7z.
Другими словами, если вы получили документы в каком-либо цифровом виде по электронной почте, то можете сразу загрузить их в сервис. Если у вас есть комплект бумажных документов, то их необходимо предварительно сфотографировать (если документов немного) или использовать сканер. Если мы говорим о большом количестве бумажных документов (20 и более страниц), то удобнее использовать поточный сканер, в который можно загрузить пачку документов и получить PDF с изображением всех страниц.
Если вы фотографируете документы, то сделайте четкий снимок каждой страницы. Позаботьтесь о том, чтобы было хорошее освещение и страница документа целиком попадала в кадр. Чем лучше качество фотографии, тем лучше будут результаты распознавания.
Документы в сервис загружаются как обычные файлы.
Если вы фотографируете документы, то для удобной загрузки пользователи программы «1С:Бухгалтерия» могут использовать бесплатное мобильное приложение «1С:Сканер Документов» (есть версии для Android и iOS). Отсканированные с помощью этого приложения документы сразу загружаются в сервис. Мобильное приложение будет особенно полезно, когда, например, документы получают менеджеры, работники склада, экспедиторы, любые другие удаленные сотрудники, которые могут сфотографировать документ, который оказывается в базе 1С через несколько минут, при этом уже распознанный, т. е. его нужно только проверить и провести.
Этап 2. Распознавание документов
Запустите процесс распознавания и дождитесь результатов. Скорость распознавания зависит от множества факторов, включая размер документов и качество изображения. Первые документы обычно готовы в течение одной-двух минут. Если вы загрузили большой объем документов, можно спокойно заниматься другими делами и вернуться к проверке распознанных документов через некоторое время.
Немного о технологиях распознавания, которые использует сервис.
Одним из основных плюсов сервиса является то, что мы научились очень хорошо работать именно с фотографиями, в том числе плохого качества, с проблемами печати. Такие документы — это реальность наших пользователей, потому что в бухгалтерию передают именно такие документы и других взять неоткуда.
Мы используем как открытые технологии распознавания, так и собственные разработки, которые адаптированы именно для задач распознавания документов. Это нейросети, различные технологии разворота документов в пространстве, алгоритмы исправления дефектов печати, освещения, размытости, других искажений.
Сервис разбирает структуру каждого документа и анализирует полученную информацию. Система находит контрагентов, даты и номера документов, суммы, о чем идет речь в документе, если есть таблицы — какие из них про товары, какие еще про что-то. Благодаря такому подходу сервис хорошо умеет распознавать не только формальные табличные документы (накладные, УПД или счета-фактуры), но и акты, в которых часто много текста, при этом не сильно формализованного.
Даже стандартные документы печатаются по-разному, и их форма меняется со временем, из-за чего сервис может «не увидеть» часть данных в документах. Мы отслеживаем такие случаи и постоянно дорабатываем сервис, обучая его распознавать новые способы оформления документов. Если вы загрузили документ, который, с вашей точки зрения, нормально читается, и мы в нем что-то не распознали, вы можете нажать кнопку «Пожаловаться» на странице обработки документа. Мы проанализируем вашу жалобу и дадим обратную связь. Если найдем проблему, добавив в планы развития сервиса ее устранение
В разных случаях мы применяем отдельные алгоритмы считывания символов, которые специально ориентированы на конкретные ситуации. Так, например, точность распознавания чисел в таблицах — выше, чем 99,9% (это сводная статистика по всем документам, которые распознал сервис).
Этап 3. Создание документов учета в базе 1С
После того как сервис распознает документы, проверьте результат распознавания и создайте документы в учетной базе 1С.
В этом сервис значительно облегчает задачу.
Во-первых, все действия по проверке выполняются в программе 1С в удобном визуальном редакторе.
Во-вторых, сервис автоматически сопоставляет распознанные данные с данными в учетной системе для последующего автоматического создания документов. Мы говорим здесь о наименовании организации, контрагентов и позиций номенклатуры.
Для сопоставления используется алгоритм нечеткого поиска, который натренирован на большую выборку данных с помощью методов машинного обучения. При этом сервис учится прямо на вашей базе. Если записи в программе 1С немного отличаются от указанного в документе, сервис подберет наиболее похожие варианты, запросит подтверждение и запомнит выбор. Если наименования номенклатура поставщика отличается от наименований номенклатуры в вашей базе, то система запомнит ваш выбор и в будущем будет его повторять.
В-третьих, сервис автоматически проверит распознанные числовые значения в табличной части документа на логичность (например, что цена × количество = сумма) и подсветит места в удобном визуальном редакторе, на которые надо обратить внимание.
После того как вы все проверили, документы в базе создаются автоматически.
При этом сервис сам проставляет счета учета и НДС. Кроме этого, если у вас, например, задублировались бумажные документы, сервис увидит, что такой документ уже есть в базе, и предупредит об этом, чтобы не создавать дубли в учетной системе.
Итак, мы загружаем в сервис отсканированные или сфотографированные изображения документов в формате pdf, png, jpeg, bmp, tiff или цифровые документы форматов Word, Excel, OpenDocument,, а также архивы rar, zip и 7z. На выходе получаем первичные документы, созданные в базе 1С: счета на оплату, товарные накладные (ТОРГ-12), счета-фактуры, акты, универсальные передаточные документы (УПД). Также имеется универсальное распознавание для документов, не знакомых системе, но отражающих хозяйственные операции поступления или списания товаров.
При этом у нас есть:
- высокая скорость и точность распознавания;
- проверка корректности распознавания;
- удобный и знакомый интерфейс;
- умное сопоставление с данными 1С;
- групповой ввод документов (можно загрузить пачку листов в поточный сканер, один раз сопоставить всю несопоставленную номенклатуру, проверить комплектность, после чего система создаст все документы автоматически);
- безопасность и надежность, т. к. все документы при распознавании обрабатываются внутри фирмы 1С — и никогда не передаются третьим лицам.
Попробовать сервис в работе можно бесплатно (250 страниц). О том, как это сделать, читайте на сайте сервиса.
Если вы хотите, чтобы мы рассказали о чем-то более подробно, напишите нам в комментариях.
Загрузка номенклатуры из Excel в документ 1С
Перейдите в раздел «Справочники», выберите пункт «Номенклатура».
Нажмите на кнопку «Загрузить».
Выберите файл Excel с нужными позициями номенклатуры (подготовьте его заранее). Загрузите номенклатуру в 1С. При необходимости лишние колонки можно удалить. Оставьте наименование и единицу измерения. Если не указать нужную единицу измерения, то программа в автоматическом режиме проставит «шт». Поэтому, если вы используете разные единицы измерения, оставьте данную колонку с нужными показателями.
Нажмите на кнопку «Далее».
Номенклатура загружена в 1С.
Второй способ
Загрузить номенклатуру в документ, например «Счет покупателю» в 1С, можно с помощью сервиса «Инструменты бухгалтера» (данная обработка через веб-браузер недоступна, нужно запускать через ТК или Линк 42).
Откройте обработку «Загрузка данных из табличного документа».
Выберите пункт «Табличную часть». В поле «Табличная часть» укажите «Товары». В поле «Ссылка» выберите нужный вид документа, например «Счет от поставщика».
Создайте новый счет на оплату или выберите созданный документ.
Перейдите на закладку «Настройки» и укажите необходимые параметры. Объекты для загрузки, которые вы выберите, – это будут колонки.
Перейдите на закладку «Табличный документ». Нажмите на кнопку «Обновить».
Колонки готовы для копирования данных. Вы можете взять тот же документ Excel, который вы использовали ранее для загрузки номенклатуры. Выделите и скопируйте нужные колонки из файла Excel.
Вставьте в табличную часть скопированные колонки. Как правило, «Номенклатура», «Количество» и «Цена» – это основные параметры для загрузки. Программа посчитает сумму самостоятельно, заполнять это поле необязательно. Вы можете поставить в настройках колонку «Ставка НДС», чтобы потом не менять в самом документе.
Перед загрузкой проверьте уникальность товара по кнопке «Контроль заполнения». Затем выберите команду «Загрузить данные».
Вы увидите, что в документе заполнены все поля, кроме суммы (не всегда есть возможность добавить ее в документ). Чтобы это исправить, в самом документе выделите все позиции (нажмите на клавиатуре комбинацию клавиш CTRL+A) и выберите команду «Скопировать строки» (CTRL + Shift +C).
Удалите все позиции: нажмите правой кнопкой мыши и выберите команду «Удалить» или «Delete».
Все позиции в документе удалятся. Выберите команду «Вставить» (CTRL + Shift +V).
Документ заполняется нужными данными: с подсчитанной суммой, согласно количеству, а также с ценами товаров в документе.
Нажмите на кнопку «Провести».
С помощью обработки «Загрузка данных из табличного документа» вы можете массово заполнять позициями номенклатуры (с ценой и количеством) практически любые документы в 1С. Главное, чтобы эта номенклатура изначально была создана в 1С.