Наем бывших работников в 1С ЗУП
В процессе регистрации найма бывшего работника нужно правильно вносить сведения в справочники под названиями Физ. лица и Сотрудники. В первом, для когда-то уволенного работника, нужно добавить новый элемент, тогда как во втором это действие не требуется. При повторении физических лиц может произойти неправильный расчёт налогов и платежей, а также возникают ошибки при формировании отчётов.
В базу 1С ЗУП, отвечающей за НДФЛ и взносы за страхование по платежам физ. лицу, уволенному и нанятому снова в течение 1 года, вносятся все выплаты, которые должны были выполниться компанией за этот год. В процессе определения «детского» вычета снова нанятого сотрудника следует брать во внимание прибыль, полученную им с начала текущего года при прошлом трудоустройстве. Повторный наем потребует получения от работника нового заявления на осуществление вычетов, а также справки о прибыли с предыдущего рабочего места (при условии, что он работал в промежутке времени между первым и вторым наймом).
Для лучшего понимания можно разобрать пример. С 1 октября 2019 года в организации «Программа» в качестве товароведа с одного из подразделений под названием «Склад» был нанят В.Г. Кулагин. Раньше он уже работал в компании, однако уволился 28 июня 2019 года. В процессе найма он снова предоставил заявку на обычный «детский» вычет. В промежуток между 26 июня и 1 октября 2019 года сотрудник нигде не работал (исходя из информации, имеющейся в его трудовой книге).
Чтобы правильно отобразить наем ранее уволенного работника, потребуется добавить в справочник 1С Зарплата и Управление Персоналом под названием Сотрудники новый элемент:
- Сперва нужно выбрать необходимый справочник и нажать на кнопку Создать.
- В графе Организация нужно выбрать компанию (либо же её индивидуальное подразделение), которая осуществляет наем работника. Это необходимо при условии, что в базе сведений программы присутствует более одной компании (рис. 1).
- В графу Полное имя вносится ФИО работника. Когда в справочнике Физ. лица уже имеются сотрудники с такими данными, то для нового работника программа автоматически предложит применить эту информацию при помощи диалога Найден человек с похожим именем. Потребуется просто выбрать пункт Да.
Вслед за повторным наймом в 1С Зарплата будет выполнена регистрация двух одинаковых работников с отличающимися состояниями (рис. 4).
Вместе с этим в справочнике под названием Физ. лица всё равно останется только один сотрудник (рис. 5).
В процессе повторного найма 1 октября 2019 года сотрудник заново предоставил заявку на получение стандартного «детского» вычета. Чтобы корректно вычислить стандартные вычеты по налогам во время повторного найма работника НЕ в месяце, когда он был уволен, следует выбрать документ под названием Увольнение и деактивировать пункт Применять право на вычеты к доходам, выплачиваемым после увольнения.
В процессе вычисления зарплаты за октябрь и ноябрь работнику будет обеспечен обычный вычет, ввиду того, что его прибыль с начала текущего года не превысила ограничение в 350 тысяч рублей. Однако с декабря данный лимит будет превышен, поэтому «детский» вычет уже не будет осуществлён (рис. 6-7).
Чтобы вычислить предельные значения информационной базы для выплаты взносов за страхование, потребуется учесть и все начисления, которые облагаются данными взносами и начисляются в пользу работника у рассматриваемого работодателя, начиная с текущего календарного года вплоть до увольнения, и после повторного его найма. Эта процедура осуществляется в виде нарастающего итога, в соответствии с письмами Министерства Финансов Российской Федерации от 18 декабря 2017 года (под номером 03-15-06/84401), а также Министерства Труда Российской Федерации от 5 марта 2014 года (под номером 17-3/8-96) (рис. 8).
В данном случае трудоустройство работника в промежутке между увольнением и вторым наймом не имеют никакого значения (за исключением стандартных «детских» вычетов). Полученные от другого работодателя начисления не берутся в учёт при осуществлении вычислений, в соответствии с письмом Министерства Труда Российской Федерации от 12 ноября 2015 года (под номером 17-4/ООГ-1569).
Как принять бывшего сотрудника на работу в ЗУП 3.1
Иногда возникает ситуация, когда уволенный сотрудник возвращается на работу в Вашу организацию.
Для приема на работу ранее уволенного сотрудника необходимо в справочник Сотрудники добавить новую запись, при этом в справочник Физические лица ничего добавлять не нужно.
Если в справочнике Физические лица уже есть такое физическое лицо, то программа выдаст сообщение «Найден человек с похожим именем».
Рис.1
Подтверждаем, в результате добавится новая запись в справочник Сотрудники.
Далее для этого сотрудника необходимо оформить приказ о приеме на работу по стандартной схеме. В результате в справочнике будут две записи с разным состоянием: увольнение для одной и работа для другой.
Важно при этом, что физическое лицо у нас одно и вся отчетность будет формироваться верно.
При расчете НДФЛ и страховых взносов по сотруднику, который был уволен и принят в одну и ту же организацию в течение одного года, учитывают все выплаты, начисленные в течение этого года в данной организации. При расчете стандартных вычетов необходимо учитывать также доход с предыдущего места работы.
Как принять на работу ранее уволенного сотрудника в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (редакция 3.0)?
Ответ.
При регистрации приема на работу ранее уволенного сотрудника следует обратить внимание на правильный ввод данных в справочники Физические лица и Сотрудники. В справочнике Сотрудники для ранее уволенного сотрудника создается новый элемент, при этом в справочнике Физические лица создавать новый элемент не следует. Дублирование физических лиц приводит к неверному расчету налогов и взносов, а также к неправильному формированию отчетности. В базу для начисления НДФЛ и страховых взносов по выплатам физическому лицу, которое было уволено и принято в данную организацию в течение одного года, включаются все выплаты, начисленные в течение этого года в данной организации. При определении права на «детский» вычет при повторном приеме сотрудника на работу необходимо учитывать доходы, которые сотрудник получил с начала календарного года при первичном трудоустройстве. При повторном приеме на работу необходимо взять с сотрудника новое заявление на вычеты и справку 2-НДФЛ с места его предыдущей работы (если он работал в перерыве между первичным и повторным приемами на работу в данную организацию).
Пример
С 01.04.2016 в ООО «ТФ-Мега» на должность ведущего специалиста в структурное подразделение «Администрация» принимается Осипов А.П. Ранее Осипов А.П. уже работал в ООО «ТФ-Мега» и уволился 29.02.2016. При приеме он повторно предоставил заявление на стандартный вычет на ребенка.
Для того чтобы правильно отразить прием на работу ранее уволенного сотрудника, необходимо создать новый элемент в справочнике Сотрудники.
1. Раздел Кадры – Сотрудники.
2. Нажмите на кнопку Создать.
3. В поле Организация укажите организацию (или ее обособленное подразделение), в которую принимается сотрудник (выбором из справочника Организации (раздел Настройка – Предприятие – Организации), если в информационной базе зарегистрировано более одной организации) (рис. 1).
5. После нажатия на кнопку Да, это тот кто мне нужен карточка сотрудника автоматически заполняется основными данными: дата рождения, пол, ИНН, СНИЛС. Если ранее какие-либо данные не были зарегистрированы, заполните их.
6. Далее нажмите на ссылку Принять на работу или на кнопку Оформить документ – Прием на работу (рис. 2), при этом информационная система запросит подтверждение создания нового элемента в справочнике Сотрудники (Сотрудник еще не записан. Записать и продолжить?). Нажмите на кнопку Да. При этом в информационной базе автоматически будет:
• присвоен табельный номер сотруднику;
Прием на работу уже имеющегося сотрудника в 1С:БП
Вы не можете принимать на работу того же самого сотрудника, который у вас уже работает, либо уже был уволен. Здесь надо пояснить. что для программы есть разница между объектами Физическое лицо и Сотрудник. Физическое лицо у вас уже есть в справочнике Зарплата – Физические лица. Но если вы хотите принять уже работающего или заново принять уволенного, вы можете создать нового сотрудника, основываясь на данных для этого физического лица. Просто начните вводить фамилию и либо нажмите после этого Enter, либо переместите курсор в другое поле. Программа выдаст окно предупреждения, уведомляя вас, что имеется сотрудник с похожим ФИО. Вы должны будете подтвердить: Да, это тот, кто мне нужен. Из имеющегося физического лица все данные по сотруднику подтянутся в форму. Таким образом, вы создадите еще одного сотрудника для того же физического лица.
Аналогично сотрудника можно принять на новое место работы и из Справочники — Физические лица. Заходим в нужное физическое лицо — Работа — Новое место работы.
В результате в организации будут приняты два сотрудника: каждый со своим табельным номером, окладом, со своим расчетом среднего для отпуска.
И это будет одно и то же физическое лицо. Справка НДФЛ в программе будет формироваться одна, в отчетах Расчет по страховым взносам, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ будет одно физическое лицо.
Для удобства работы в дальнейшем
Сразу после оформления для подобного сотрудника документа Прием советуем вам сделать несколько полезных настроек.
В личной карточке сотрудника нажмите Еще — Изменить форму и нажмите на пиктограмму Отображать все.
Это добавит в самый низ в карточку сотрудника дополнительный реквизит для пометки сотрудника — чтобы отличать уже уволенных или совместителей.
В самом справочнике Сотрудники нажать Еще — Изменить форму и добавить поле Дата увольнения, чтобы она отображалась в списке сотрудников сразу после даты приема. По ней вы сможете отсортировать список сотрудников, переместив всех уволенных в конец этого списка.