Как в ЗУП 3.1 заполнить ЕФС-1 вместо СЗВ-ТД с 2023 года?
С 2023 года вместо формы СЗВ-ТД вводится отчет ЕФС-1 ( Подразделы 1 и 1.1 Раздела 1 ). Как в ЗУП 3.1 формировать сведения о трудовой деятельности с 2023 года?
- ЕФС-1 – подраздел 1.1 (аналог СЗВ-ТД) (ЗУП 3.1.23.458 / 3.1.24.308)
- Заключение и расторжение договоров ГПХ в сведениях о трудовой деятельности (ЗУП 3.1.23.458 / 3.1.24.308)
Где в ЗУП 3.1 найти раздел ЕФС-1 – аналог СЗВ-ТД
Заполнение Подразделов 1, 1.1 Раздела 1 ЕФС-1 (аналог СЗВ-ТД) реализовано в ЗУП 3.1.23.458 / 3.1.24.308 . Для формирования сведений о трудовой деятельности с 2023 года используем прежний документом СЗВ-ТД ( Кадры – См. также – Электронные трудовые книжки ) – в него была добавлена печатная форма ЕФС-1 . Если Дата документа указана 01.01.2023 г. и позднее, файл выгрузки формируется в новом формате, утвержденном для ЕФС-1 .
В заполнение документа СЗВ-ТД для формирования Раздела 1 ЕФС-1 с 2023 года внесены изменения:
- В форме расшифровки мероприятий появился новый реквизит Код категории .
- В файл выгрузки добавлено поле Код причины увольнения .
- Реализовано заполнение мероприятий по договорникам ГПХ.
Разберем новшества в заполнении сведений о трудовой деятельности подробнее.
Новый реквизит «Код категории» в форме расшифровки мероприятий
С 2023 года для каждого застрахованного лица в сведениях о трудовой деятельности необходимо заполнять новый реквизит Код категории . Он может принимать одно из пяти значений:
- ГРФ – граждане Российской Федерации;
- ПЖИГ – иностранные граждане или лица без гражданства, постоянно проживающие на территории Российской Федерации.
- ВЖИГ — иностранные граждане или лица без гражданства, временно проживающие на территории Российской Федерации, а также временно пребывающие на территории Российской Федерации иностранные граждане или лица без гражданства, которым предоставлено временное убежище в соответствии с Федеральным законом от 19.02.1993 N 4528-1 «О беженцах» <1>
- ВПИГ – иностранные граждане или лица без гражданства (за исключением высококвалифицированных специалистов в соответствии с Федеральным законом от 25.07.2002 N 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» <2>), временно пребывающие на территории Российской Федерации.
- ВКС – иностранные граждане или лица без гражданства из числа высококвалифицированных специалистов в соответствии с Федеральным законом от 25.07.2002 N 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации», временно пребывающие на территории Российской Федерации.
На текущий момент поле Код категории заполняется значением ГРФ для всех сотрудников, независимо от их гражданства и страхового статуса по взносам. Если до исправления этой ошибки потребуется передать сведения о трудовой деятельности по иностранцам, Код категории в документе СЗВ-ТД нужно будет исправить вручную.
Новый тег «Код причины увольнения» в файле выгрузки
Вместе с форматом выгрузки для ЕФС-1 был утвержден справочник причин увольнения. Код причины увольнения – это новый тег в выгружаемом файле, его заполнение обязательно. При этом прежний тег Нормативный документ (основание увольнения) не убрали. Его заполняем так же, как и раньше.
Для целей заполнения тега Код причины увольнения в сведениях о трудовой деятельности в ЗУП 3.1.23.458 / 3.1.24.308 реализован новый справочник Причины увольнения ПФР ( Настройка – Классификаторы ).
Новый справочник связан со справочником Основания увольнения ( Настройка – Классификаторы ), который используем в документе Увольнение ( Кадры – Приемы, переводы, увольнения ) и затем его значение подтягивается в документ СЗВ-ТД . В карточке Основания увольнения появилась ссылка на Причину увольнения ПФР . Выбранная причина увольнения попадает в файл выгрузки ЕФС-1 с 2023 года.
При обновлении программы на релиз ЗУП 3.1.231458 / 3.1.24.308 Причины увольнения ПФР автоматически заполняются для большинства Оснований увольнения . Однако есть «экзотические» основания увольнения, для которых причина увольнения может не заполниться.
Если для Основания увольнения не заполнена Причина увольнения ПФР и в документе СЗВ-ТД код причины увольнения заполнен неверно, его можно исправить вручную.
Заполнение мероприятий трудовой деятельности по договорникам ГПХ
По договорникам ГПХ с 2023 года подаются сведения о трудовой деятельности в СФР – вводятся новые мероприятия:
- НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ
- ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ
В документы Договор (работы, услуги) и Договор авторского заказа ( Зарплата – Договоры (в т.ч. авторские) ) добавлен флажок Отразить трудовую деятельность . Если он установлен, при проведении документа в регистре Мероприятия трудовой деятельности фиксируются сразу оба мероприятия: НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ и ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ . Даты мероприятий определяются по значениям полей Дата начала и Дата окончания в документе.
При отправке мероприятий по договорам ГПХ нужно отталкиваться от даты заключения договора, а при отправке окончания — от дня окончания. Это следует из п.6 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ :
«6. Сведения, указанные в подпункте 5 пункта 2 настоящей статьи, представляются не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения с застрахованным лицом соответствующего договора, а в случае прекращения договора не позднее рабочего дня, следующего за днем его прекращения«
Поэтому если дата заключения договора и дата начала выполнения работ отличаются, в ЗУП3.1 в документе Договор в поле Дата начала лучше указывать дату заключения договора, а не дату, когда исполнитель будет приступать к работам.
После этого мероприятия попадают в документ СЗВ-ТД и передаются в СФР в составе Раздела 1 ЕФС-1 .
Основные нюансы в подаче сведений о трудовой деятельности по договорникам ГПХ.
Нюанс 1. Вопрос, нужно ли подавать сведения о начале действия договоров, переходящих с 2022 на 2023 год.
Законодательных разъяснений по этому вопросу нет. В ЗУП 3.1, если договор был заключен в 2022 году, а завершается в 2023, чтобы подать сведения о прекращении договора, потребуется установить флажок Отразить трудовую деятельность в исходном документе Договор . Однако в программе оба мероприятия (начало и окончание действия договора) связаны с одним документом Договор . Поэтому при регистрации прекращения договора также зарегистрируется мероприятие НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ , оно будет включено в Раздел 1 ЕФС-1 .
На наш взгляд, это не должно вызвать проблем при сдаче ЕФС-1 и можно оставить такое заполнение отчета. Вполне логично, что СФР потребуется информация о дате начала действия договора, который завершается в 2023 году или позднее.
Нюанс 2. Действие договора прекращается досрочно.
В этом случае потребуется открыть исходный Договор и исправить в нем Дату окончания . При этом, если по договору уже были переданы в СФР сведения о начале его действия, документ будет заблокирован. Разблокировать Договор можно по команде Еще – Разблокировать форму . После этого можно редактировать значение поля Дата окончания .
Нюанс 3. Код ОКЗ для договорников ГПХ.
Для мероприятий по договорам ГПХ в отчете ЕФС-1 обязательно указывать код ОКЗ. Для этих целей в документах Договор (работы, услуги) и Договор авторского заказа добавлен реквизит Код по ОКЗ . Его подбираем вручную из классификатора.
Нюанс 4. Код выполняемой функции для договорников ГПХ.
Помимо кода ОКЗ по договорникам в СФР нужно передавать также специальный код выполняемой функции – тег Код ВФ в файле выгрузки ЕФС-1 .
В форме расшифровки мероприятий документа СЗВ-ТД по договорникам ГПХ автоматически заполняется Трудовая функция – отсюда берется код выполняемой функции для файла выгрузки.
Коды выполняемой функции для договорников ГПХ хранятся в справочнике Трудовые функции ( Настройка – Классификаторы ) в виде предопределенных элементов.
То, какой код попадет с Раздел 1 ЕФС-1 (документ СЗВ-ТД ), зависит от типа документа, которым зарегистрировано мероприятие по договорнику ГПХ:
- Если использовался документ Договор (работы, услуги) , в сведения о трудовой деятельности попадает код ДГПХ .
- Если использовался документ Договор авторского заказа , в сведения о трудовой деятельности попадает код ДАВТ .
Если нужно передать мероприятие по лицензионным договорам или договорам об отчуждении исключительных прав (коды выполняемой функции ДОИП , ИЗЛД и ЛДПИ ), в ЗУП 3.1 нужно зарегистрировать мероприятие документом Регистрация трудовой деятельности ( Кадры – См. также – Электронные трудовые книжки ).
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Как сформировать отчет по срочным трудовым договорам сотрудников?
Для того чтобы сформировать отчет по срочным трудовым договорам сотрудников необходимо воспользоваться отчетом «Личные данные сотрудников» (раздел Кадры — Кадровые отчеты).
Далее необходимо открыть настройки отчета и выбрать вид настроек «Расширенный».
На следующем шаге нужно перейти на вкладку «Поля и сортировки», установить курсор на строку «Поля» и нажать кнопку «Добавить».
Необходимо раскрыть первую папку «Работа» – «Трудовой договор» и выбрать «Основание срочного договора».
Далее раскрыть вторую папку «Работа» и выбрать строки «Дата начала» и «Дата окончания».
На следующем шаге нужно перейти на вкладку «Отборы», встать на поле «Отборы» и нажать «Добавить отбор».
В открывшемся окне раскрыть вторую папку «Работа» и выбрать «Дату окончания».
В появившейся строке отбора в графе «Условие» необходимо установить «Заполнено», тем самым в отчет попадут только те сотрудники, у которых имеются срочные трудовые договоры.
На заключительном шаге нужно нажать кнопку «Закрыть и сформировать» — отчет готов. Если требуется, то можно сохранить Вариант отчета.
Где найти новую форму ЕФС-1 для сдачи сведений по трудовым мероприятиям (СЗВ-ТД) в 1С?
Заметим, что каждый из разделов (подразделов) формы ЕФС-1 подается в отдельные сроки. Таким образом, форму в полном объеме подавать не нужно. На данный момент актуально подача формы, касающихся трудовых мероприятий (СЗВ-ТД). Для того, чтобы данная форма стала доступна в программах 1С:Зарплата и управление персоналом необходимо обновиться до релиза 3.1.24.308 , а также установить патч для корректного заполнения кодов ОКФС и ОКПО EF_70027868_4. Для 1С:Бухгалтерия необходимо обновление до релиза 3.0.128.10, исправления по заполнению кодов ОКФС и ОКПО пока не выпущены, сейчас рассмотрим , как это можно исправить.
Итак, на сегодняшний день, данную форму в части заполнения данных трудовых мероприятий можно найти также в отчете СЗВ-ТД.
В 1С:Бухгалтерия это раздел Зарплата и кадры – Электронные трудовые книжки. Или в Регламентированных отчетах 1С:Отчтености –Создать –СЗВ-ТД.
По кнопке печать теперь доступна ЕФС-1.
Так как в 1С:Бухгалтерии не корректно заполняются поля ОКФС и ОКПО, данные в файле можно отредактировать вручную, удалив блок с кодом ОКФС, потому что это поле заполняется только государственными, бюджетными учреждениями
Нажимаем кнопку Открыть файл.
После открытия файла нажать кнопку Редактировать и удалить полностью строчку с кодом ОКФС.
Нажимаем кнопку Записать и закрыть, Файл сохранится для отправки в ПФР.
По мероприятиям увольнения важно, чтобы было заполнено поле Код причины ПФР, который дублирует данные Основания увольнения.
Если приказ был создан до момента обновления программы, то его необходимо обновить для корректного заполнения формы.
В программе 1С:Зарплата и управление персоналом файл исправлять не нужно, необходимо установить патч и проверить заполнение формы, при необходимости перепровести документы увольнения.
Подписывайтесь на рассылку
Ежемесячная бесплатная рассылка новостей и материалов в области бухгалтерского и налогового учета
Как сделать выписку из персонифицированных сведений в 1С ЗУП
С 2023 года изменился состав форм, по которым компания отчитывается за физических лиц. Разберемся, где найти выписку из персонифицированных сведений о ФЛ в 1С и по какой форме сформировать отчетность.
Где в 1С персонифицированные сведения
С 2023 года вместо формы СЗВ-М компании, у которых есть застрахованные физлица, обязаны в налоговую инспекцию предоставлять новый отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах» (Информация Федеральной налоговой службы от 02.11.2022 «Утверждены изменения в формы 6-НДФЛ, 3-НДФЛ, а также новая форма расчета по страховым взносам»). Форма закреплена в Приказе ФНС России № ЕД-7-11/878@ от 29.09.2022. Формируется новый отчет персонифицированные сведения о застрахованных лицах в 1С (бухгалтерия, зарплата и управление персоналом и т.д.). Сдают его по месту своего нахождения или по месту нахождения обособленных подразделений, которые начисляют и производят выплаты в адрес физических лиц.
Срок предоставления — не позднее 25-го числа каждого месяца, который следует за истекшим (п. 7 ст. 431 НК РФ). Если 25 число выпадает на выходной, срок переносится на первый рабочий день.
Если численность застрахованных 10 человек и менее, то отчет компании и индивидуальные предприниматели вправе подать на бумаге. Остальные отчитываются электронно.
Вы спросите, где в 1С найти персонифицированные сведения — новая форма располагается в регламентированной отчетности.
В отношении каких категорий физлиц отчитываются компании:
- работникам по трудовым договорам;
- гражданам, с которыми заключен договор гражданско-правового характера;
- по заключенным с физическими лицами договорам авторского заказа, об отчуждении исключительного права на произведение науки, литературы, искусства и т.д.
Форму персонифицированных сведений о физических лицах в ЗУП 25 или ЗУП 3.1 вы найдете в разделе «Отчетность», «Справки» — «1С-Отчетность» — «Создать» — в строке поиска набираем название отчета.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как ИП с работниками заполнить и сдать форму перссведений с 1 января 2023 года. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как сформировать отчет в 1С пошагово
Если компания ведет учет персонала в программе 1С:ЗУП, то и форму заполняйте в ЗУП, если отражаете персонифицированные сведения в 1С:Бухгалтерия, то для заполнения бланка откройте регламентированные отчеты.
Шаг 1
Создаем отчет. Для этого нажимаем на кнопку «Создать».
В открывшемся окне в строке поиска вводим название отчета.
Выбираем организацию и период, за который отчитываемся, нажимаем желтую кнопку «Создать».
Шаг 2
Форма персонифицированных сведений о физлицах в 1С:Бухгалтерия состоит из:
- титульного листа;
- персональных данных физических лиц и сведений о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу.
При заполнении титульного листа вверху страницы вводим ИНН и КПП компании. Если форма сдается впервые, то номер корректировки указываем «0». Период, за который предоставляются данные, указывается в виде кода (01 — январь, 02 — февраль, 03 — март и т.д.). Полный перечень кодов в приложении № 3 к Приказу № ЕД-7-11/878@. Календарный год соответствует году периода, за который компания отчитывается. В поле «представляется в налоговый орган» впишите четырехзначный код вашей инспекции: например, 7800 — Управление ФНС России по Санкт-Петербургу. В строке «По месту нахождения (учета)» укажите код 214, если сдаете отчет по месту нахождения российской организации, а 120 — если по месту жительства индивидуального предпринимателя. Полный перечень в приложении №4 к Приказу ФНС № ЕД-7-11/878@ от 29.09.2022. Впишите полное наименование компании или ИП. Например, общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru». Если бланк заполняем на ИП, то укажите ОГРНИП в специально отведенном поле. При реорганизации, ликвидации, закрытии обособленного подразделения поставьте цифровой код (1 — преобразование, 2 — слияние, 3 — разделение и т.д.) и ИНН, КПП закрывающегося обособленного подразделения или реорганизующейся компании. Полный перечень в приложении № 2 к Приказу ФНС № ЕД-7-11/878@. Номер контактного телефона указывайте с кодом города в следующем формате: 8 «пробел» код города «пробел» номер (8 812 7121212). Отразите, на скольких листах составлен отчет. При заполнении бланка плательщиком страховых взносов впишите значение «1» и ФИО руководителя компании, «2» указывается, если отчет заполняет представитель. Внизу в поле проставляется дата.
Шаг 3
Заполняем персональные данные физических лиц и данные о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу. Вот как в 1С создать персонифицированные сведения — отчетность заполнится автоматически на основании учетных кадровых данных после формирования. Поле 010 остается пустым, если сведения подаются впервые. При аннулировании ранее представленных, ставим код «1». Ниже впишите ИНН, СНИЛС работника, его ФИО. В поле 070 отразите начисленную сумму за отчетный месяц. Общая сумма выплат указывается информативно.
Разберемся, где в 1С отчет о персонифицированных сведениях (ЗУП): зайдите в раздел «Отчетность», «Справки» — «Создать» — в окне поиска впишите «Персонифицированные сведения». Порядок заполнения аналогичен 1С:Бухгалтерия.
Вот как выглядит печатная форма отчетности по форме КНД 1151162.
Как сделать выписку из персонифицированных сведений в 1С
В день увольнения работника по трудовому договору или в день прекращения договора ГПХ работодатель на основании п. 12 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 обязан выдать застрахованному лицу документы персонифицированного учета. Это справки и выписки из отчетности, которые компания предоставляет в инспекцию или иные органы. Работнику выдаются отдельные подразделы форм — только те, которые касаются его (Письмо ГУ — Отделения ПФР по г. Москве и Московской области № В-4510-08/7361 от 03.04.2018 «О порядке получения застрахованными лицами форм СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ»), например:
- с 2023 г. вместо СЗВ-М компании сдают ЕФС-1. Работникам предоставляются данные из подраздела 1 и титульный лист;
- выписка из раздела 3 «Расчет по страховым взносам»;
- выписка из отчета «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах».
Копии заверяются подписью руководителя компании или иным ответственным лицом.
Вот где в 1С сформировать персонифицированные сведения: перейдите в документ увольнения работника, нажмите на кнопку «Печать» и выведите комплект документов при увольнении или, например, отдельно раздел 3 РСВ. Из отчета по форме КНД 1151162 распечатайте только сведения по уволенному лицу и титульный лист.
Если компания несвоевременно выдаст бывшему работнику документы при увольнении, то по ст. 5.27 КоАП РФ работодателю грозит штраф: на организацию — от 30 000 до 50 000 рублей и от 1000 до 5000 — на руководителя.