Как сотруднику добавить дополнительный отпуск в 1с

Начисление дополнительных отпускных в ПО 1С Бухгалтерия

Каждый сотрудник имеет право на определенное количество дней отдыха в соответствии с законодательством о труде. Продолжительность отпуска у различных категорий персонала отличается. В ряде случаев работникам полагаются дополнительные дни отдыха, например, если рабочий день не нормированный. Количество таких дней устанавливается внутренними нормативными документами организации, и не должно противоречить законодательству о труде.

Следует иметь в виду, что дополнительный отпуск является оплачиваемым. Расчет сумм производится аналогичным образом, как и для стандартного периода отдыха – учитываются все суммы начисленного вознаграждения, и определяется размер среднедневного заработка, который и является основой для определения размера отпускных. В программе 1С Бухгалтерия 8.3 такие расчеты производятся автоматически, однако в законодательстве о труде имеется множество нюансов, поэтому сотруднику бухгалтерии следует обязательно проверять корректность начисленных и произведенных выплат.

Оформление начислений за дополнительные дни отдыха, присоединенные к отпуску, в решении 1С Бухгалтерия производится следующим образом:

• на первом шаге осуществляется настройка соответствующего вида выплаты;
• на второй стадии выполняются все необходимые расчеты, и производится начисление выплат, причитающихся сотруднику в период нахождения в основном и дополнительном отпуске.

Определение типа начисления

Если сотруднику предоставлен основной и дополнительный отпуск одновременно, то для оформления первого типа можно воспользоваться существующими настройками для вида начислений выплат при направлении работника в основной отпуск. Для второго типа отдыха следует сформировать новый вид выплат. Для этого потребуется выполнить следующие действия:

• В разделе меню решения 1С Бухгалтерия с документами, касающимися зарплаты и движений персонала, войти в подраздел с настройками вознаграждения и открыть вкладку с параметрами расчета зарплаты сотрудника для создания нового вида начислений.
• Чтобы создать новый вид выплат, необходимо воспользоваться одноименной кнопкой, после чего откроется форма для заполнения.
• Присвоить новому виду начислений название, например, «Выплаты в период дополнительного отпуска».
• Установить код для созданного начисления. Данный параметр не должен повторяться, чтобы программе 1С Бухгалтерия 8.3 было проще осуществлять поиск документов с таким типом выплат и хранить их в базе данных.
• Установить флажок в значение, подтверждающее, что данный вид дохода сотрудника включается в налогооблагаемую базу по НДФЛ. При этом код выплаты для заполнения различных отчетных форм будет 2012, который присваивается для всех видов компенсации в период отпусков.
• В качестве категории дохода следует указывать, что это прочие поступления, полученные работником от выполнения своих обязанностей в компании.
• Если выплата отпускных за дополнительный отпуск осуществляется в натуральном виде (продукцией предприятия, услугами, оплачивается питание в период отдыха и так далее), следует установить флажок на соответствующем поле в форме документа.
• Заполняя раздел с настройками взносов во внебюджетные фонды, следует выбрать способ их отражения в программе 1С Бухгалтерия при определении величины таких взносов. В случае с предоставлением основного или дополнительного отпуска, выплаты включаются в базу для расчета взносов во внебюджетные фонды в полном объеме. Такая норма содержится в НК РФ и других нормативно-правовых актах.
• Для целей налогового учета следует указать, что создаваемый вид выплат учитывается в составе расходов на оплату труда, а значит, учитывается при определении размера налога на прибыль и заполнении соответствующих отчетных форм. Потребуется также указать наименование статьи и вида расходов в соответствии с перечнем, утвержденным в НК РФ.
• Далее следует настроить способ отражения выплат в бухгалтерских учетных регистрах программы. Это необходимо, чтобы в программе 1С Бухгалтерия учет осуществлялся максимально корректно (проводки формировались в соответствии с законодательством). Чтобы определить способ, достаточно выбрать нужное значение из справочника со способами осуществления учетных операций с зарплатой. При отсутствии в перечне нужного способа отражения, его необходимо создать. Для этого следует открыть указанный справочник (он находится в том же разделе меню, что и форма создания нового типа выплаты), сформировать новый элемент и указать в нем счет дебета для осуществления нужных проводок. Выбирать или создавать новый способ следует только в том случае, если вид начислений используется достаточно часто и в учетных регистрах отражается всегда одинаково для любых категорий персонала. Если способ отражения не выбран, то в решении 1С Бухгалтерия будет использоваться метод, который определен в карточке конкретного сотрудника. Если в настройках учета работника способ отражения начисления отпускных не установлен, то программа будет использовать тот, который указан в настройках порядка учета вознаграждения для организации в целом.
• Отпускные формируются с учетом районного коэффициента и надбавок за работу в условиях Крайнего Севера, поэтому при настройке параметров данного начисления, флажок, указывающий, что данная выплата входит в перечень видов вознаграждения, которые следует увеличивать на размер районного коэффициента и подобных надбавок, следует убрать.
• После завершения заполнения всех полей, новый вид начислений необходимо записать, а форму закрыть.

Порядок определения размера отпускных по основному и дополнительному отпуску

Прежде всего, следует отметить, что автоматически рассчитать размер выплат за дополнительные дни отдыха в программе 1С Бухгалтерия невозможно, поэтому сотрудник отдела персонала или бухгалтерии производит такой расчет самостоятельно. Для этого необходимо знать ряд особенностей.

Как установлено в ТК РФ, средний размер зарплаты работника рассчитывается с учетом всех предусмотренных внутренними нормативными документами (положением о материальном стимулировании, правилами трудового распорядка, коллективным договором) видами выплат, вне зависимости от того, что является источником таких платежей. Средний заработок рассчитывается на основании данных о вознаграждении за предыдущие 12 месяцев.

В случае, когда сотрудник работает в компании менее указанного срока, то расчет производится на основании данных за тот период, который он фактически выполняет свои обязанности в организации до момента предоставления ему отпуска.

Далее следует определить размер среднедневного вознаграждения. Для этого следует сначала разделить общую сумму вознаграждения, полученную сотрудником за 12 месяцев на 12, а затем еще и на 29,3. Последнее является средним количеством календарных дней в стандартном месяце.

Если сотрудник один из месяцев, входящих в расчетный период, отработал не в полном объеме, среднюю величину заработка в день следует определять путем деления фактически полученного им дохода за период на 29,3, а затем умножения на количество дней, которые он находился на рабочем месте.

Отличается и порядок расчета нормативного количества дней, если месяц был отработан не полностью. Для полного месяца данный параметр составляет 29,3 дня, а для не полностью отработанного он определяется путем деления 29,3 на количество календарных дней и последующим умножением на фактическое число отработанных дней.

Следует также учитывать, что при наличии премий, зависящих от количества отработанного времени, они включаются в отработанном не полностью месяце для расчета среднедневного заработка, исходя из фактически отработанных дней (составляется соответствующая пропорция).

Если описанная премия уже была начислена исходя из количества фактически отработанного периода, то она учитывается в таком же размере при определении величины среднего заработка в день (производить расчет корректировки премии в такой ситуации не нужно).

После того, как среднедневной заработок установлен, следует умножить его значение на количество дней, которые будет отдыхать сотрудник, не включая в их число праздники и выходные. В результате будет рассчитан размер отпускных.

Полученные суммы следует отразить в решении 1С Бухгалтерия. Для этого используется документ, фиксирующий все начисления (он находится в одноименном разделе меню программы). При заполнении табличной части формы рекомендуется использовать функции добавления или подбора, чтобы проще найти сотрудника, который направляется в основной и дополнительный отпуск. Далее следует с помощью функции начисления выбрать соответствующий вид начисления (их будет два – основной отпуск и дополнительный), и указать в соответствующих полях рассчитанные ранее суммы. После заполнения всех полей, документ необходимо сохранить и провести в программе.

В колонке с начислениями можно их проанализировать и скорректировать в случае необходимости. В качестве даты выплаты рекомендуется указывать число, предшествующее началу отпуска работника не менее чем на 3 дня. Это связано с тем, что в момент выплаты должен быть рассчитан и удержан НДФЛ.

Проверить корректность начисления НДФЛ и взносов во внебюджетные фонды можно в соответствующих колонках.

Оценить правильность проведения документов можно с помощью стандартной обработки, которая показывает все его движения в учетных регистрах.

В завершении работы с документом по начислению можно создать все необходимые формы для выплаты отпускных.

«1С:ЗУП 8» (ред. 3): как настроить дополнительный отпуск за выслугу лет (+ видео)?

Видеоролик выполнен в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» версия 3.1.10.

Минфин России в письме от 25.04.2019 № 03-03-06/3/30287 разъяснил, что затраты на оплату дополнительных отпусков, предоставляемых работникам по коллективному договору сверх предусмотренных действующим законодательством, не могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций на основании пункта 24 статьи 270 НК РФ.

Организация вправе предоставить своим работникам дополнительный отпуск за выслугу лет, предусмотренный коллективным договором.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 виды дополнительных отпусков пользователь настраивает самостоятельно.

Для этого в меню Настройки — Виды отпусков нужно создать соответствующий вид дополнительного отпуска. При создании Вида отпуска указывается, является ли отпуск ежегодным и предоставляется ли всем сотрудникам.

Если указать, что Отпуск является ежегодным, то программа будет вести учет остатков отпусков.

Если указать, что отпуск Предоставляется всем сотрудникам, то право на такой отпуск по умолчанию будет добавляться всем в приказе о приеме на работу.

Дополнительный отпуск, как правило, предоставляется В календарных днях, так же как и основной отпуск. В соответствии с положением о заработной плате, принятом в организации, может быть предоставлен и в рабочих днях.

Чтобы Количество дней отпуска за выслугу лет рассчитывалось автоматически в зависимости от стажа, следует установить переключатель на пункт Зависит от стажа и настроить Шкалу зависимости дней отпуска от стажа.

После Записи вновь созданного Вид отпуска, в Плане видов расчета – Начисления автоматически добавляется соответствующее одноименное начисление, которое будет использоваться для расчетов. При настройке этого начисления на закладке Налоги, взносы, бухучет следует указать, что с точки зрения:

• НДФЛ — это Прочие доходы от трудовой деятельности с кодом «2012»;
• страховых взносов — это Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами;
• налога на прибыль — не включается в расходы по оплате труда.
  См. также:

Оформление дополнительных отпусков в "1С: Зарплата и Управление Персоналом"

Трудовым Кодексом РФ для некоторых категорий работников в дополнение к основному ежегодному отпуску установлено предоставление дополнительного оплачиваемого отпуска.

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск — это время отдыха, которое предоставляется сотруднику помимо ежегодного основного отпуска.

Дополнительные отпуска предоставляются отдельным категориям работников:

• занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, ст. 117 Трудового кодекса РФ:
• имеющим особый характер работы, ст. 188 Трудового кодекса РФ. Перечень категорий работников, которым устанавливается ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за особый характер работы, а также минимальная продолжительность этого отпуска и условия его предоставления определяются Правительством Российской Федерации.
• работающим на условиях ненормированного рабочего дня, ст. 119 Трудового Кодекса РФ.
• работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, ст. 321 и 322 Трудового кодекса РФ.
• в других случаях предусмотренных Трудовым Кодексом и Федеральными Законами.

В конфигурации "1С:Зарплата и Управление Персоналом" реализована возможность создавать дополнительные и отпуска и предоставлять их работникам.

Описание видов дополнительных от пусков производится в справочнике«Виды ежегодных отпусков»

По кнопке «Добавить» создается новый вид отпуска

В карточке элемента справочника производится дальнейшая настройка вида отпуска.

Проставляется способ расчета остатка отпуска, проставляется опция предоставление отпуска сотрудникам и указывается количество дней в год.

Если дополнительный отпуска предоставляются только работникам определенной должности , то галочка «Предоставлять отпуск всем сотрудникам» не проставляется.

Чтобы назначить дополнительный отпуск,необходимо перейти в справочник «Должности».

Открыть карточку элемента справочника «Должности», перейти на вкладку «Ежегодные отпуска» , добавить дополнительный отпуск и проставить количество дней.

Теперь сотрудники, принятые на данную должность, будут получать дополнительный отпуск каждый год.

Начисление дополнительного отпуска

Заходим в основные начисления организации, создаем новый вид расчета.

Указываем наименование вида расчета, последовательность расчета, способ расчета

На закладке вид времени, вид времени по классификатору использования рабочего времени.

Настраиваем вкладки использование, бухучет и ЕНВД, налоги, взносы.

На вкладке прочее заполняем вытесняющие начисления.

Создаем новый документ «Отпуска организации», подбираем сотрудника.

Через настройку списка выводим дополнительные поля:

• Вид дополнительного отпуска
• Начало дополнительного отпуска
• Дней

Заполняем дату начала дополнительного отпуска, количество дней, вид дополнительного отпуска.

Через анализ неявок создаем расчетные документы.

Устанавливаем период отбора документов, нажимаем кнопку «Заполнить».

Табличная часть заполняется списком кадровых документов, по которым еще не введены расчетные документы. Указываем месяц начисления. Нажимаем на кнопки «Создать документы», «Рассчитать», «Провести».

После этого автоматически создаются расчетные документы.

Итоговый расчетный документ «Начисление отпуска сотрудникам организации» выглядит таким образом.

Как видите, механизм оформления дополнительных отпусков в "1С:Зарплата и Управление Персоналом" достаточно прост и интуитивен, но в тоже время обладает возможностью гибкой настройки.

Настройка начисления дополнительного отпуска (в случае рождения ребенка, свадьбой и др.) со своей формулой

В организации на 3 дня может предоставляться дополнительный отпуск за счет прибыли, например, при рождении ребенка или по случаю свадьбы. Необходимо реализовать оплату данного отпуска с применением кадрового документа Отпуск и изменить формулу, по которой рассчитываются отпускные на свою: ТарифнаяСтавкаЧасовая*ВремяВЧасах.

Решение

Настройки вида отпуска и вида начисления

Прежде всего следует создать новый вид отпуска ( Настройка – Виды отпусков ) путем копирования, например, Дополнительного учебного отпуска (оплачиваемого) и назвать его — Дополнительный отпуск за счет прибыли :

Затем создать новый вид начисления — Дополнительный отпуск за счет прибыли , выбрав в нем в реквизите Назначение начисления значение Оплата отпуска и в поле Вид отпуска указав созданный на предыдущем шаге вид отпуска — Дополнительный отпуск за счет прибыли :

Данное начисление будет рассчитываться в документе Отпуск .

Изменение формулы начисления

Для того, чтобы изменить формулу начисления воспользуемся обработкой Групповое изменение реквизитов ( Администрирование – Обслуживание – блок Корректировка данных – Групповое изменение реквизитов ):

Перед запуском обработки необходимо сохранить резервную копию информационной базы, т.к. изменения, внесенные обработкой, необратимы!

В форме обработки для реквизита Изменять вначале следует выбрать справочник Начисления :

Далее необходимо настроить отбор только по начислению Дополнительный отпуск за счет прибыли , перейдя по ссылке Все элементы :

После отбора начисления в списке параметров на вкладке Реквизиты следует найти строку Формула расчета и указать в ней формулу, которая используется в организации для расчета Дополнительный отпуск за счет прибыли — ТарифнаяСтавкаЧасовая*ВремяВЧасах. Чтобы изменения вступили в силу следует нажать кнопку Изменить реквизиты :

Новая формула отразится в начислении Дополнительный отпуск за счет прибыли :

Регистрация и расчет дополнительного отпуска

Пусть дополнительный отпуск предоставляется с 6 по 8 февраля 2017 г. сотруднику Ястребову В.И. с часовой тарифной ставкой в размере 200 руб.

В документе Отпуск на вкладке Дополнительные отпуска, отгулы следует установить флажок Предоставлять дополнительный отпуск и в табличной части указать:

• в реквизите Вид отпуска – Дополнительный отпуск за счет прибыли;
• в реквизите Вид начисления – Дополнительный отпуск за счет прибыли;
• в реквизитах Период отпуска : 06.02.2017 и 08.­02.2017:

На вкладке Начисление (подробно) будет рассчитана сумма по дополнительному отпуску:

Сумма оплаты составит: 200 (часовая тарифная ставка сотрудника) * 3 (кол-во оплачиваемых дней) * 8 (кол-во часов ежедневной работы по графику сотрудника) = 4 800 руб.

Настройка бухгалтерского и налогового учета оплаты дополнительного отпуска

Для того, чтобы начисление не принималось как расходы для целей налогового учета по налогу на прибыль, в настройках начисления Дополнительный отпуск за счет прибыли на вкладке Налоги, взносы, бухучет переключатель Бухгалтерский учет следует установить в положение Счет, субконто и выбрать требуемый способ отражения в бухучете. В нашем случае это будет – Прочие расходы (не принимаемые в НУ), для которого в программе 1С:Бухгалтерия 3 указан счет дебета 91.02 и вид прочих расходов, не принимаемый к НУ.

В этом случае при синхронизации 1С:ЗУП 3 с 1С:Бухгалтерией предприятия 3 в документе Отражение зарплаты в бухучете будет сделана проводка:

Сумма начисленных отпускных не будет приниматься в налоговом учете.

Если требуется, чтобы не отражалась аналитика по подпункту статьи 255 НК РФ, следует очистить поле в блоке Налога на прибыль, вид расхода по ст. ­255 НК РФ . Сделать это можно через обработку Групповое изменение реквизитов , установив отбор по начислению – Дополнительный отпуск за счет прибыли . Необходимо в списке реквизитов найти параметр Вид начисления в налоговом учете , установить флажок в колонке со значком в виде «зеленого карандаша» и не задавать значение в колонке Новое значение :

В начислении Дополнительный отпуск за счет прибыли поле учитывается в расходах на оплату труда по статье станет пустым:

В этом случае при заполнении документа Отражение зарплаты в бухучете колонка Вид начисления для налогового учета не будет заполнена:

См. также:

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно