Как сформировать выписку из рсв при увольнении в 1с 8

Как выдать персонифицированные сведения уволенному сотруднику

Основным нормативным актом в сфере индивидуального (персонифицированного) учета является федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ. В нем сказано:

Таким образом, закон обязывает работодателей выдавать физлицам в 2023 году персонифицированные сведения в день увольнения либо прекращения договора ГПХ в следующем составе:

Как оформить персонифицированные сведения при увольнении, расскажем в одном из следующих разделов.

Состав бумаг: мнение СФР и Минтруда

С 2023 года список документов с персонифицированными сведениями, выдаваемых работнику в день увольнения, изменился — вместо отмененных форм СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М теперь следует оформлять другие бумаги. Но у чиновников нет единого мнения в отношении их состава.

Таким образом, Социальный фонд России (СФР) указывает на то, что при увольнении сотруднику нужно выдать данные:

Минтруд не считает ЕФС-1 обязательным документом в «увольнительном» комплекте, т. к. эта форма является входящим документом, передаваемым работодателями в СФР, а в законодательстве отсутствует прямое указание на обязанность работодателя по предоставлению выписки из этой формы сотрудникам при увольнении.

Что касается выдачи сотруднику в день увольнения выписки из отчета «Персонифицированные сведения о физических лицах», то данные этой отчетной формы дублируют информацию о суммах выплат и иных вознаграждений в пользу застрахованного лица, отраженную в разделе 3 РСВ. Работодателю придется самому решить, будет ли он оформлять две выписки из разных отчетных форм с дублирующими данными для выдачи персонифицированных сведений о застрахованном лице при увольнении. Законодательство таких разъяснений не дает.

Пять подсказок: как оформить выписку

Для выдачи при увольнении персонифицированных сведений о физических лицах нужно оформить выписку. Расскажем, как сделать выписку из РСВ.

Подсказка 1. Где взять бланк для выписки

Готового единого бланка выписки из РСВ не существует. Составить ее можно в произвольной форме, включив в текст данные из раздела 3 РСВ — персонально по тому сотруднику, по которому оформляется выписка.

Образец выписки из раздела 3 РСВ при увольнении можно скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:

Для облегчения составления выписки можно взять актуальную форму РСВ. С 01.01.2023 она утверждена приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.

Узнайте о том, как заполнить раздел 3 формы РСВ по уволенным сотрудникам, из нашей статьи.

Подсказка 2. Что включить в выписку

Для облегчения составления выписки можно взять за ее основу отчет РСВ, уже сданный в налоговый орган, и преобразовать его:

• удалить из отчета все разделы, кроме титульного листа и раздела 3;
• на титульном листе вместо наименования формы внести название выписки «Выписка из расчета по страховым взносам», заполнить данные, включая поле «Наименование организации…», остальные поля удалить;
• раздел 3 переименовать в «Сведения о застрахованном лице»;
• в подразделах 3.1–3.2.2 раздела 3 должна содержаться информация по работнику, которому предоставляется выписка.

Каждый лист выписки (если она содержит несколько листов) нужно надлежащим образом заверить (подробности далее).

Подсказка 3. За какой период оформляется выписка

Закон не устанавливает период, за который нужно выдать увольняющемуся сотруднику выписку.

Чтобы обеспечить полноту и достоверность данных, отраженных в выписке, следует сформировать ее за период с начала квартала по дату увольнения (п. 13.1 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@).

Если сотрудник увольняется не с начала квартала, готового сданного РСВ под рукой не будет и раздел 3 этого отчета в отношении увольняемого работника придется заполнить отдельно — по состоянию на дату увольнения. Правила для таких ситуаций законодательно не закреплены, поэтому при формировании персонифицированных сведений следует применять обычные правила из приказа ФНС № ЕД-7-11/878@.

Аналогичные правила применяются при оформлении выписки из РСВ в случае окончания договора ГПХ.

Подсказка 4. Как сделать выписку юридически значимой

Чтобы придать выписке, содержащей персонифицированные сведения при увольнении, статус официального документа, нужно заверить ее в установленном порядке.

Заверить выписку может руководитель компании, ИП-работодатель или иное уполномоченное лицо (п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013, пп. 1, 5 указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X) в следующем порядке:

• указать слово «Верно»;
• подписать выписку, расшифровав свои должность и Ф.И.О.;
• проставить дату заверения и место, где хранится подлинник формы РСВ, из которого сделана выписка (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Затрудняетесь в оформлении выписки из электронного документа? Воспользуйтесь разъяснениями специалистов, размещенными в системе «КонсультантПлюс», оформив пробный бесплатный доступ.

Подсказка 5. Как подтвердить выдачу выписки

По закону работодатель не обязан получать подтверждение того, что выданные документы попали к застрахованному лицу. Однако получение такого подтверждения в интересах самого работодателя — в случае возможных разбирательств (в том числе судебных) оно подтвердит выполнение компании/ИП обязанности по выдаче персонифицированных сведений сотруднику при его увольнении.

Существует несколько способов такого подтверждения:

• оформлять два экземпляра выписки, один из которых передавать сотруднику, а второй (с подписью сотрудника о получении выписки) хранить в компании;
• вести записи о вручении выписок в специальном журнале;
• составлять опись с перечислением в ней полного списка документов, выданных физлицу при увольнении, и с проставлением подписи увольняющегося сотрудника.

ВАЖНО! Сведения о персонифицированном учете должны выдаваться физлицу в форме выписки, а не в виде скан-копии отчетной формы, так как сведения индивидуального (персонифицированного) учета относятся к категории конфиденциальной информации (п. 8 ст. 6 закона от 01.01.1996 № 27-ФЗ).

Итоги

Закон обязывает работодателей выдавать работникам в день увольнения либо прекращения договора ГПХ персонифицированные сведения. Оформить их нужно в виде выписки, заверить которую должно ответственное лицо в порядке, установленном ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Печать комплекта справок при увольнении (ЗУП 3.1.10.110)

В документах Увольнение и Увольнение списком :

1. Добавлена вкладка Справки при увольнении для быстрого ввода или перехода к справкам:
   • 2-НДФЛ для сотрудника
   • Справка о заработке для расчета пособий Возможность ввода этих же справок в документах Увольнение и Увольнение списком по кнопке Создать на основании осталась:
2. Реализованы новые печатные формы только по увольняемому сотруднику:
   • СЗВ-М за текущий месяц
   • СЗВ-СТАЖ за текущий год (с начала года/с даты приема и по дату увольнения)
   • Раздел 3 РСВ за текущий отчетный период (например, при увольнении сотрудника 5 августа 2019 г. Раздел 3 будет сформирован за месяца 3-го квартала, т.е. за июль и август 2019 г.)
   • Отчет о погашении займа , если увольняемому сотруднику выдавали займ
     Вывод необходимых форм осуществляется по кнопке Печать :
3. Появилась возможность распечатать сразу весь комплект документов при увольнении. Вывод осуществляется по кнопке Печать – Комплект документов при увольнении :

В открывшейся форме можно флажками отметить необходимые для вывода на печать документы:

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Документы при увольнении в 1С 8.3 Бухгалтерия

Нередко, пытаясь сделать увольнение в «1С 8.3 Бухгалтерия», пользователи не сразу находят документы, которые необходимо или желательно выдать увольняемому сотруднику. И если на приказ на увольнение в 1С 8.3 Бухгалтерия натыкаешься сразу, то в поисках иных документов иной раз заходишь в тупик. К тому же список приказов, справок, выписок – все то, что входит в понятие «документы при увольнении», — регулярно меняется. Итак, как оформить увольнение в 1С 8.3 Бухгалтерия и где все это находится?

Какие документы надо выдать при увольнении

Обязательно надо выдать:

• работнику трудовую книжку (если она ведется в бумажном виде);
• сведения о трудовой деятельности (если ведется электронная трудовая книжка);
• справку о зарплате;
• сведения по страховым взносам (выписки из ф. СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, разд. 3 Расчета по страховым взносам).

Иные документы выдаются только по письменному заявлению работника (например, копия приказа об увольнении, справка о доходах 2-НДФЛ, сведения о работе командировках, переводах, премированиях и т.п.).

Каждый факт выдачи документов надо фиксировать, оптимально – составить опись всей выданной документации, и пусть увольняющийся подписью подтвердит, что все получил.

Подчеркнем: сведения и справки о работе надо представлять и тогда, когда за ними обратился уже уволенный сотрудник. Правило о своевременной и обязательной выдаче документации, связанной с работой, не увязано с тем, уволен уже работник или нет.

Зачем вообще что-то выдавать при увольнении?

Затем, что это прямое требование закона (ст. 84.1 ТК РФ). А еще потому, что за отказ от выдачи обязательных документов может стоить фирме 30 000 — 50 000 руб. в виде штрафа. Для руководителя штраф составляет 1000 — 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). За повторное (в течение года) нарушение сумма возрастает:

• до 70 000 – для фирмы в целом;
• до 20 000 – для должностного лица.

Так не стоит тянуть с подготовкой документов и пусть они будут готовы к последнему трудовому дню.

Если в день увольнения трудящегося нет на месте, то следует направить ему уведомление о том, что необходимо явиться за трудовой книжкой или дать согласие на почтовую отправку в письменном виде. Если невозможно выдать сведения о трудовой деятельности (при ведении электронной книжки) следует, заверив их, отправить почтой, заказным с уведомлением.

ВАЖНО: каждый факт выдачи надо фиксировать личной подписью работника и датой получения.

Обязательные для выдачи документы

Трудовая книжка или форма СТД-Р

С 2020 г., с начала перехода на электронные трудовые книжки, если сотрудник решил ею обзавестись, то ему при увольнении выдается ф. СТД-Р, которая дублирует информацию бумажной трудовой. Как выдается бумажная трудовая – полагаем, знают все (извлекается из сейфа и вручается под роспись), а форма СТД-Р в 1С Бухгалтерия увольнении находится по адресу: «Зарплата и кадры» — «Сотрудники» — кнопка «Создать» и выбираем «СТД-Р».

Если вы уже корректно зарегистрировали увольнение, то все данные ужа автоматом подставлены в форму. Проверьте, все ли программа сделала правильно, проведите заполнение оставшиеся полей, проведите по соответствующей кнопке и нажмите на «Печать».

ВАЖНО: Вы как работодатель не обязаны форму СТД-Р увольняемому, который принял решение не «оцифровываться», т.е. не совершать переход на электронную трудовую книжку (см. разъяснения Минтруда от 16 июня 2020 г. № 14-2/ООГ-8465). Общий же срок вручения работнику сведений по ф. СТД-Р — не позднее трех рабочих дней, считая с даты подачи соответствующего заявления.

Кстати, работнику можно напомнить, что сведения о своем трудовом пути он может получить и самостоятельно, в форме СТД-ПФР: на портале госуслуг, через органы ПФР или в МФЦ.

Где в 1С. Бухгалтерия формируется выписка из СЗВ-СТАЖ

При увольнении вы как работодатель обязаны выдать сотруднику СЗВ-СТАЖ (см. ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», далее – Закон о персучете). Это документальное свидетельство стажа и фиксация профессионального развития сотрудника. В «1С» выписку из СЗВ-СТАЖ мы формируем по адресу: «Зарплата и кадры» — «Страховые взносы» — «Документы персучета».

В открывшейся форме указываем организацию, сотрудника, при необходимости редактируем сведения по стажу (активируется двойным нажатием на ФИО). Осталось провести документ и пустить на печать.

Как у «1С.Бухгалтерия 8» составить выписку СЗВ-М

Понятно, что работнику мы не выдаем форму СЗВ-М, а лишь заверенную надлежщим образом выписку, причем не за весь период работы, а лишь за месяц увольнения (ст. 11 Закона о персучете). Нередко спрашивают: как выдать выписку, если в день увольнения сотрудника не было на работе? Закон по этому поводу ничего не говорит, полагаем, можно действовать в общем порядке: направить уведомление, чтобы сотрудник или самолично пришел за выпиской, или дал письменное согласие на отправку почтой (заказным, с уведомлением, ст. 84.1 ТК РФ). Уведомление будет доказательством того, что вы соблюли порядок выдачи).

Чтобы сформировать выписку из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» «1С.Бухгалтерия 8» следуем в меню: «Зарплата и кадры» — «Страховые взносы» — «Сведения о застрахованных лицах и СЗВ-М».

Формируем документ с указанием нужной справки, выбираем соответствующее ФИО, контролируем данные и сотрудника и проверяем данные.

Формируем Разд. 3 Расчета по страховым взносам

Чтобы составить этот документ, проходим в меню «Отчеты» — «1С — Отчетность» — «Регламентированные отчеты». Нажав клавишу «Создать», отыскиваем необходимый расчет.

Документ откроется уже сформированным, слева надо выбрать раздел 3. Нажимаем «Заполнить», выбираем работника, уточняем данные. Отправляем на печать.

Выписку из разд. 3 формы расчета по страховым взносам выдают в день увольнения (ст. 11 Закона о персучете), указывая сведения о сотруднике за отчетный период, т.е. с начала текущего квартала по дату увольнения (п. 17.1 Порядка заполнения расчета…, утв. приказом ФНС от 6 октября 2021 г. № ЕД-7-11/875@).

Формирование справки о заработке за два года

Эту справку формируют в меню «Зарплата и кадры» — «Страховые взносы» — «Справки для расчета пособий (исх)».

Надо выбрать организацию, расчетный период и Ф.И.О. сотрудника, далее нажать кнопку «Заполнить данные справки».

Расчетный листок

Обязательным для выдачи является и расчетный листок, который формируется по адресу «Зарплата и кадры» — «Зарплата» — «Отчеты по зарплате» — «Расчетный лист». Надо в верхней части указать временный период, сотрудника, организацию, временной период, выбрать в настройках все пункты, которые должны быть отражены в расчетном листке. Нажимаем «Сформировать».

Проверяем результаты машинного заполнения, если ошибок нет, то можно отправлять на печать.

Дополнительные справки

Справка 2-НДФЛ формируется по следующему адресу: меню «Зарплата и кадры» — «НДФЛ» — «2-НДФЛ для сотрудников». Проверяем данные, особенно НДФЛ в табличной части, по процентной части. Все корректно – нажимаем «Провести» и отправляем на печать.

Как выдать увольняемому справку по ф. 182н (Справка о зарплате с предыдущего места работы, она может понадобится для постановки на учет по безработице)? Она заверяется печатью (при наличии), которая проставляется в нижнем левом углу справки, чтобы подпись не была закрыта. Справка о доходах выдается в день увольнения – при условии, что сотрудник написал заявление на выдачу (ст. 84.1 ТК РФ). Она формируется по адресу «Зарплата и кадры» — «Сотрудники». Нажав кнопку «Печать», из выпадающего меню выбираем позицию «Справка для пособия по безработице».

Выписка из приказа об увольнении оформляется в произвольной форме, на бланке организации. Рекомендуется указать:

• реквизиты приказа об увольнении;
• сведения об уволенном работнике;
• основание, дата увольнения;
• информация о подписанте.

В выписку можно скопировать нужный текст из приказа. Не забудьте заверить выписку надлежащим образом.

Если необходима помощь в настройке, доработке, обновлению, обслуживанию, сопровождению программ «1С» то обращайтесь к нашим специалистам!

Как сделать выписку из персонифицированных сведений в 1С ЗУП

С 2023 года изменился состав форм, по которым компания отчитывается за физических лиц. Разберемся, где найти выписку из персонифицированных сведений о ФЛ в 1С и по какой форме сформировать отчетность.

Где в 1С персонифицированные сведения

С 2023 года вместо формы СЗВ-М компании, у которых есть застрахованные физлица, обязаны в налоговую инспекцию предоставлять новый отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах» (Информация Федеральной налоговой службы от 02.11.2022 «Утверждены изменения в формы 6-НДФЛ, 3-НДФЛ, а также новая форма расчета по страховым взносам»). Форма закреплена в Приказе ФНС России № ЕД-7-11/878@ от 29.09.2022. Формируется новый отчет персонифицированные сведения о застрахованных лицах в 1С (бухгалтерия, зарплата и управление персоналом и т.д.). Сдают его по месту своего нахождения или по месту нахождения обособленных подразделений, которые начисляют и производят выплаты в адрес физических лиц.

Срок предоставления — не позднее 25-го числа каждого месяца, который следует за истекшим (п. 7 ст. 431 НК РФ). Если 25 число выпадает на выходной, срок переносится на первый рабочий день.

Если численность застрахованных 10 человек и менее, то отчет компании и индивидуальные предприниматели вправе подать на бумаге. Остальные отчитываются электронно.

Вы спросите, где в 1С найти персонифицированные сведения — новая форма располагается в регламентированной отчетности.

В отношении каких категорий физлиц отчитываются компании:

• работникам по трудовым договорам;
• гражданам, с которыми заключен договор гражданско-правового характера;
• по заключенным с физическими лицами договорам авторского заказа, об отчуждении исключительного права на произведение науки, литературы, искусства и т.д.

Форму персонифицированных сведений о физических лицах в ЗУП 25 или ЗУП 3.1 вы найдете в разделе «Отчетность», «Справки» — «1С-Отчетность» — «Создать» — в строке поиска набираем название отчета.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как ИП с работниками заполнить и сдать форму перссведений с 1 января 2023 года. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как сформировать отчет в 1С пошагово

Если компания ведет учет персонала в программе 1С:ЗУП, то и форму заполняйте в ЗУП, если отражаете персонифицированные сведения в 1С:Бухгалтерия, то для заполнения бланка откройте регламентированные отчеты.

Шаг 1

Создаем отчет. Для этого нажимаем на кнопку «Создать».

В открывшемся окне в строке поиска вводим название отчета.

Выбираем организацию и период, за который отчитываемся, нажимаем желтую кнопку «Создать».

Шаг 2

Форма персонифицированных сведений о физлицах в 1С:Бухгалтерия состоит из:

• титульного листа;
• персональных данных физических лиц и сведений о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу.

При заполнении титульного листа вверху страницы вводим ИНН и КПП компании. Если форма сдается впервые, то номер корректировки указываем «0». Период, за который предоставляются данные, указывается в виде кода (01 — январь, 02 — февраль, 03 — март и т.д.). Полный перечень кодов в приложении № 3 к Приказу № ЕД-7-11/878@. Календарный год соответствует году периода, за который компания отчитывается. В поле «представляется в налоговый орган» впишите четырехзначный код вашей инспекции: например, 7800 — Управление ФНС России по Санкт-Петербургу. В строке «По месту нахождения (учета)» укажите код 214, если сдаете отчет по месту нахождения российской организации, а 120 — если по месту жительства индивидуального предпринимателя. Полный перечень в приложении №4 к Приказу ФНС № ЕД-7-11/878@ от 29.09.2022. Впишите полное наименование компании или ИП. Например, общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru». Если бланк заполняем на ИП, то укажите ОГРНИП в специально отведенном поле. При реорганизации, ликвидации, закрытии обособленного подразделения поставьте цифровой код (1 — преобразование, 2 — слияние, 3 — разделение и т.д.) и ИНН, КПП закрывающегося обособленного подразделения или реорганизующейся компании. Полный перечень в приложении № 2 к Приказу ФНС № ЕД-7-11/878@. Номер контактного телефона указывайте с кодом города в следующем формате: 8 «пробел» код города «пробел» номер (8 812 7121212). Отразите, на скольких листах составлен отчет. При заполнении бланка плательщиком страховых взносов впишите значение «1» и ФИО руководителя компании, «2» указывается, если отчет заполняет представитель. Внизу в поле проставляется дата.

Шаг 3

Заполняем персональные данные физических лиц и данные о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу. Вот как в 1С создать персонифицированные сведения — отчетность заполнится автоматически на основании учетных кадровых данных после формирования. Поле 010 остается пустым, если сведения подаются впервые. При аннулировании ранее представленных, ставим код «1». Ниже впишите ИНН, СНИЛС работника, его ФИО. В поле 070 отразите начисленную сумму за отчетный месяц. Общая сумма выплат указывается информативно.

Разберемся, где в 1С отчет о персонифицированных сведениях (ЗУП): зайдите в раздел «Отчетность», «Справки» — «Создать» — в окне поиска впишите «Персонифицированные сведения». Порядок заполнения аналогичен 1С:Бухгалтерия.

Вот как выглядит печатная форма отчетности по форме КНД 1151162.

Как сделать выписку из персонифицированных сведений в 1С

В день увольнения работника по трудовому договору или в день прекращения договора ГПХ работодатель на основании п. 12 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 обязан выдать застрахованному лицу документы персонифицированного учета. Это справки и выписки из отчетности, которые компания предоставляет в инспекцию или иные органы. Работнику выдаются отдельные подразделы форм — только те, которые касаются его (Письмо ГУ — Отделения ПФР по г. Москве и Московской области № В-4510-08/7361 от 03.04.2018 «О порядке получения застрахованными лицами форм СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ»), например:

• с 2023 г. вместо СЗВ-М компании сдают ЕФС-1. Работникам предоставляются данные из подраздела 1 и титульный лист;
• выписка из раздела 3 «Расчет по страховым взносам»;
• выписка из отчета «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах».

Копии заверяются подписью руководителя компании или иным ответственным лицом.

Вот где в 1С сформировать персонифицированные сведения: перейдите в документ увольнения работника, нажмите на кнопку «Печать» и выведите комплект документов при увольнении или, например, отдельно раздел 3 РСВ. Из отчета по форме КНД 1151162 распечатайте только сведения по уволенному лицу и титульный лист.

Если компания несвоевременно выдаст бывшему работнику документы при увольнении, то по ст. 5.27 КоАП РФ работодателю грозит штраф: на организацию — от 30 000 до 50 000 рублей и от 1000 до 5000 — на руководителя.