Учет электронных проездных билетов в «1С:Бухгалтерии 8»
В «1С:Бухгалтерии 8» начиная с версии 3.0.81 упрощен учет расходов на электронные билеты, приобретенные организацией для командировок сотрудников. Пользователи, которые не загружают билеты из сервиса Smartway, теперь могут самостоятельно вводить в учетную систему билеты, приобретенные у разных агентов, а также отражать любые операции с билетами (доплата, обмен, возврат).
Для этого в программе используется справочник Билеты (раздел Справочники), документ Поступление билетов (раздел Покупки) и специальный счет учета 76.14 «Приобретение билетов для командировок».
Для компаний, использующих сервис для управления командировками Smartway, все приобретенные компанией билеты автоматически загружаются в справочник, без необходимости ручного внесения данных. Дополнительные операции с билетами, такие как обмен или возврат, также отражаются в учете автоматически. Подробнее об упрощении учета командировок в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 и интеграции с сервисом Smartway см. в статье «Командировки в 1С: упрощение учета и интеграция со Smartway».
После регистрации поступивших билетов (любым способом) учет расходов на проезд отражается документом Авансовый отчет (раздел Банк и Касса или раздел Покупки).
Поступление и учет билетов
Приобретение нового билета в программе регистрируется из формы списка Поступление билетов по команде Создать — Покупка.
В открывшейся форме документа Поступление билетов с видом операции Покупка следует ввести данные нового билета согласно маршрутной квитанции электронного авиабилета (контрольному купону электронного ж/д билета).
Рис. 1. Регистрация покупки билета
После записи нового билета следует заполнить остальные поля документа Поступление билетов, указав (рис. 1):
наименование контрагента — агента или перевозчика, у которого приобретен билет;
наименование договора на приобретение билетов с агентом или перевозчиком, если в организации ведется учет по договорам;
общую стоимость поездки и сумму НДС, выделенную в электронном билете отдельной строкой.
Документ Поступление билетов при проведении формирует бухгалтерские проводки:
Дебет 60.02 Кредит 60.01
— на сумму зачтенной предоплаты;
Дебет 76.14 Кредит 60.01
— на сумму приобретенного билета.
Напомним, что счет 76.14 «Приобретение билетов для командировок» специально предназначен для учета приобретенных организацией билетов для командированных сотрудников в валюте РФ. Аналитический учет ведется по каждому командированному сотруднику (субконто Работники организаций) и билету (субконто Билеты). Каждый сотрудник является элементом справочника Физические лица, а каждый билет — элементом справочника Билеты.
Если к уже оплаченному билету приобретаются дополнительные услуги (например, возможность выбора места, наличие багажа и т. д.), то такое приобретение следует отразить документом Поступление билетов с видом операции Доплата. При этом дополнительные услуги должны быть включены в общую стоимость билета, указанную в маршрутной квитанции обновленного электронного авиабилета (контрольном купоне электронного ж/д билета).
Изменение даты, маршрута и других параметров, при которых меняется номер электронного билета в системе бронирования, отражается документом Поступление билетов с видом операции Обмен. Эта операция означает одновременное списание прежнего билета и оформление нового. Поэтому в документе по обмену билетов указывается билет, который выбывает, новый билет и его общая стоимость (в том числе НДС).
Отмена поездки оформляется документом Поступление билетов с видом операции Возврат.
Любой приобретенный билет отражается в справочнике Билеты. Открыв билет, можно проанализировать не только основную информацию о предоплаченных услугах перевозчика (закладка Основное), но и все операции, совершенные с билетом (гиперссылка Операции с билетом).
Оформление авансового отчета
Чтобы учесть в расходах стоимость использованных билетов, их необходимо указать в авансовом отчете. При этом можно использовать как общую, так и упрощенную форму авансового отчета.
В форме авансового отчета с видом Закупка, расходы для отражения расходов на проезд предназначена отдельная закладка Билеты. В прежних версиях программы закладка Билеты была доступна только при настроенной интеграции с сервисом Smartway. По кнопке Заполнить программа автоматически подбирает приобретенные билеты для сотрудника, указанного в авансовом отчете, в соответствии с периодом командировки.
В форме авансового отчета с видом Командировка (рис. 2) при выборе сотрудника и периода командировки подходящие по дате отправления билеты подгружаются автоматически и отражаются в виде гиперссылки, расположенной рядом с текстом Билеты, приобретенные организацией.
Рис. 2. Авансовый отчет по командировке
Расходы, которые командированный сотрудник оплатил самостоятельно, следует вручную указать в табличной части Расходы сотрудника, подтвержденные документами.
При проведении документа Авансовый отчет формируются бухгалтерские проводки:
Дебет 26 (44.01, 20.01. ) Кредит 71.01
— на сумму расходов, понесенных командированным лицом;
Дебет 26 (44.01, 20.01. ) Кредит 76.14
— на сумму расходов на проезд, оплаченных организацией;
Дебет 19.04 Кредит 76.14
— на сумму НДС (если он выделен в билете отдельной строкой).
От редакции. Актуальную информацию о новых возможностях «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 и других программ 1С см. в 1С:ИТС в справочнике «Информация об обновлениях программных продуктов 1С:Предприятие» раздела «Инструкции по учету в программах 1С».
Отражение авиабилетов в 1С:БУХ
Добрый день!
Просим подробно описать процесс отражения в 1С:БУХ приобретения авиабилетов с учетом составляющих его стоимости: тариф, сервисный сбор, топливный сбор, аэропортовый сбор, сбор за предоставление услуг автоматизированных систем бронирования, страховка, плата за выбор места, плата за замену билета и дальнейшее списание его стоимости по авансовому отчету с учетом отражения НДС к вычету по разным ставкам.
Билеты приобретаются либо командированным сотрудником с оплатой личной картой, либо назначенным сотрудником из средств, выданных ему под отчет для приобретения билетов на группу командированных сотрудников.
Физически оплата производится либо личной картой, либо наличными.
Обсуждение (10)
Добрый день!
Спасибо за уточнение.
Посмотрите, пожалуйста, обсуждение по вопросу
В Авансовом отчете, закладка Прочее, расходы за билеты, сбор, замену билета и т.д. отражайте отдельными строками.
Останутся вопросы, пишите.
Прошу пояснить назначение документа Приобретение билета с видом операции Доплата
Например, приобретается доп. опция — питание улучшенное, багаж сверх лимита и т.д.
Можно поподробнее описать алгоритм действий в 1С в случае, когда приобретенный билет был обменян на другой с доплатой.
Я правильно понимаю, что ВСЕ составляющие стоимость билета можно заносить одной суммой и указывать расчетную сумму НДС без привязки к ставке?
Что при обмене происходит с номером билета? Первоначальный номер один — после обмена другой плюс производится доплата…
Дело в том, что сотрудник, приобретавший билет, как и было описано выше, сам же его обменял и доплатил за него, слетал в командировку, а потом представил авансовый отчет.
Какие документы в 1С нужно заполнить в этой ситуации и как верно отразить все составляющие стоимости, включая доплату за обмен, как быть с номерами билетов?
Сотрудник обменял билет по какой причине?
Если сотрудник сам приобретал билет, то в моем понимании, функционал с Покупка билетов не задействован.
Он для случаев, когда организация приобретает билеты для сотрудников.
«Можно поподробнее описать алгоритм действий в 1С в случае, когда приобретенный билет был обменян на другой с доплатой»
—функционал Обмен билета используется, если вы приобрели билет для работника и отразили поступление билета в 1С через Покупки—Покупки—Поступление билетов.
Если билет обмениваете, то используете Покупки—Покупки—Поступление билетов—Обмен.
Но насколько я понимаю, у вас не такой учет.
«Я правильно понимаю, что ВСЕ составляющие стоимость билета можно заносить одной суммой и указывать расчетную сумму НДС без привязки к ставке?» » —В Авансовом отчете, закладка Прочее, расходы за билеты, сбор, замену билета и т.д. отражайте отдельными строками, так как ставки НДС могут быть разные.
«сотрудник, приобретавший билет, как и было описано выше, сам же его обменял и доплатил за него, слетал в командировку, а потом представил авансовый отчет.
Какие документы в 1С нужно заполнить в этой ситуации и как верно отразить все составляющие стоимости, включая доплату за обмен, как быть с номерами билетов?»—здесь вы оформляете обыкновенный Авансовый отчет. Сумма доплаты указываете на закладке Прочее. За доплату продавец авиабилетов дал какой-то документ?
За доплату выдают или отдельные документы (чеки, акты и пр.) или прописывают с маршрутной квитанции
Спасибо за уточнение.
Чек(акт) на доплату так же отражайте в Авансовом отчете, закладка Прочее отдельной строкой.
Если отражается в аршрутной квитанции и ставки НДС совпадают, то отразите вместе со стоимостью билета.
Денежные документы в 1С 8.3
Денежные документы характеризуются тем, что фирма их уже приобрела, но услуги по ним еще не получила. Они оплачены, имеют денежную оценку и к ним относят: конверты с марками, почтовые и марки государственной пошлины, талоны на бензин и питание, оплаченные ж/д и авиабилеты, проездные, единые и прочие перевозочные билеты, путевки на лечение и отдых, сертификаты и т.д. Их учет ведут на одноименном счете 50.03 в сумме фактических затрат на их приобретение, а хранят они в кассе предприятия, когда между моментом их приобретения и моментом использования имеется временной интервал.
Согласно инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Минфином 31.10.2000 № 94н (с изменениями и дополнениями от 08.11.2010 г.) аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Для учета их поступления и выбытия в программном продукте автоматизации бухгалтерского учета 1С:Бухгалтерия 8.3 предусмотрен специальный раздел в меню «Банк и касса» — «Денежные документы».
Рис.1 Раздел «Денежные документы»
Обратите внимание, что базовая версия программы 1С:Бухгалтерия позволяет вести учет Денежных документов только по одной организации. Если у вас несколько компаний и вы хотите вести по ним учет в одной базе, узнайте стоимость 1С:Бухгалтерия ПРОФ на нашем сайте или обратитесь к нашим специалистам.
Порядок отражения поступления
Документ «Поступление денежных документов» предназначен для принятия к учету. Вводится он в одноименном журнале через нажатие кнопки «Создать».
Рис.2 Поступление денежных документов
Рис.3 Журнал
В документе предусмотрены следующие виды операций-поступлений:
- От поставщика;
- От подотчетного лица;
- Прочее.
Рис.4 Виды операций-поступлений
Зачастую билеты приобретаются организацией непосредственно у перевозчика или у агентства-посредника, с оформлением оплаты путем перечисления безналичных денежных средств, а не самим работником, из тех денег, что он получил на командировочные в подотчет.
Рассмотрим пример оформления операций с денежными документами – покупка и передача перевозочных билетов работнику, направляемому в командировку.
Для отражения приобретения авиабилетов от ПАО «Авиакомпания «ЮТэйр» заполним необходимую информацию в созданном документе поступления – укажем контрагента, договор, данные о входящем документе и выберем счет расчетов 76.09 – «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (можно использовать счет 60.01 – «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»). Счет учета 50.03 устанавливается автоматически.
Рис.5 Пример оформления операций с денежными документами
На следующей вкладке для заполнения таблицы нажимаем кнопку «Добавить» и вносим в справочник «Номенклатура денежных документов» данные документа (кнопка «Создать»). В нашем примере – авиабилеты Ставрополь-Москва (лайт-эконом) и Москва-Ставрополь (лайт-эконом).
Рис.6 Номенклатура денежных документов
Рис.7 Поступление денежных документов (создание)
Программой предусмотрена печатная форма документа – кнопка «Приходный ордер».
Рис.8 Приходный ордер
При сохранении и проведении документ отображается в журнале. В журнале кроме печатной формы можно подготовить и распечатать реестр документов. Нажав кнопку «Показать проводки и другие движения» мы видим отчет о движении документа поступления.
Рис.9 Реестр документов
Рис.10 Реестр документов
Рис.11 Проводки и другие движения
Порядок отражения выдачи
Здесь порядок заполнения аналогичен описанному для предыдущего случая, с той лишь разницей, что мы заходим в раздел «Выдача денежных документов».
Рис.12 Выдача денежных документов
Рис.13 Выдача денежных документов
Документом предусмотрено несколько видов операций:
- Возврат денежных документов поставщику;
- Выдача подотчетному лицу;
- Прочая выдача оформляется при выбытии рассматриваемых документов из кассы, например, порча, недостача и т.п.
Рис.14 Виды операций
Отразим выдачу наших билетов подотчетнику. Заполняем все реквизиты, на второй закладке указывая наши авиабилеты.
Рис.15 Отражение выдачи
Замечу, что мы приобретали билеты на двух сотрудников. Соответственно, выдача в подотчет авиабилетов оформляется двумя документами – по каждому подотчетному лицу отдельно. После оформления документа на печать можно вывести «Расходный ордер» и нажатием кнопки «Показать проводки и другие движения документа» посмотреть сформированную корреспонденцию счетов.
Рис.16 Расходный ордер
Рис.17 Проводки и другие движения документа
Обратим внимание, что денежные документы, между хранением и использованием которых отсутствует временной интервал, например, использованный билет, приобретенный сотрудником в кассе транспортного предприятия, не отражается на счете 50.03, а сразу включаются в авансовый отчет.
Поступление через подотчетного сотрудника
Рассмотрим и отразим эту операцию на примере приобретения конвертов. Выбираем соответствующий вид операции и заполняем необходимые реквизиты, а на второй вкладке перечисляем их (кнопка «Добавить»).
Рис.18 Поступление через подотчетного сотрудника
Рис.19 Поступление через подотчетного сотрудника
Рис.20 Проводки
Выдача маркированных конвертов подотчетнику происходит на основании служебной записки, в которой указывают их количество, а также информацию о задолженности по выданным ранее конвертам.
Выдачу конвертов так же можно провести, как описывалось выше (раздел меню «Банк и касса»). Чтобы было яснее, выдадим их другому подотчетному лицу, которое в дальнейшем должно за них отчитаться.
Рис.21 Выдача конвертов
Рис.22 Выдача маркированных конвертов
Учетной политикой устанавливается срок выдачи денежных документов – обычно в пределах месяца.
По его истечении подотчетник заполняет документ «Авансовый отчет» (ф. 0504049), отражающий сведения о количестве и стоимости выданных конвертов, а также факт их расхода. Факт признается после их фактической отправки почтой на основании заполненного реестра, подписанного подотчетником. Зачастую бухгалтера допускают ошибку, сразу списывая все приобретенные документы при их выдаче сотруднику. Но здесь может возникнуть вопрос, как обосновать такое списание, если по факту за месяц было отправлено меньше писем. Поэтому, списание лучше производить на основании документов подтверждающих их расходование – реестра корреспонденции, в случае порчи предоставлять непосредственно испорченные конверты, а при расходовании путевок – их отмеченные корешки. Указанные документы прикладываются к «Авансовому отчету», который составляется в разделе «Банк и касса» — «Авансовый отчет».
Рис.23 Авансовый отчет
Заполняя его, на закладке «Прочее» указываем необходимые данные и счет отнесения затрат.
Рис.24 Указываем необходимые данные и счет отнесения затрат
Аналогично подотчетный сотрудник отчитывается и за другие виды денежных документов.
Отчеты по движению денежных документов
Проанализировать движение можно, сформировав стандартный отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» в разделе меню «Отчеты».
Рис.25 Оборотно-сальдовая ведомость по счету
Настройки счета 50.03 – «Денежные документы», имеют признак количественного учета, что позволяет увидеть обороты и остатки по данному счету, как в суммовом, так и в количественном выражении в разрезе денежных документов.
26 Настройки счета 50.03
Так, сформировав оборотно-сальдовую ведомость по счету 50.03, мы видим, что в кассе числятся оставшиеся билеты, которые мы еще не выдали подотчетному лицу и остаток конвертов.
Рис.27 Остатки
Аналогичную информацию мы можем получить, сформировав отчет «Анализ субконто» и выбрав в качестве субконто – «Денежные документы».
Рис.28 Анализ субконто
Двойным щелчком мыши на ячейке отчета мы можем получить более детальную информацию о движении, проанализировав отчет «Карточка счета», в которой отражаются все его движения.
Рис.29 Карточка счета
То есть, открыв конверты, мы видим операцию по поступлению в кассу и выдачу их подотчетному лицу.
Если у вас остались вопросы по работе с Денежными документами, обратитесь к нашим специалистам за консультацией в рамках обслуживания 1С. Мы с радостью вам поможем!
Как отразить сервисный сбор за оформление билета в 1с
Дата публикации 02.09.2020
Использован релиз 3.0.83
ИП, применяющие общую систему налогообложения (ОСН), с полученных доходов уплачивают НДФЛ. При исчислении налоговой базы по НДФЛ в соответствии с п. 3 ст. 210 НК РФ ИП имеют право на получение профессиональных налоговых вычетов в сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов, непосредственно связанных с извлечением доходов (п. 1 ст. 221 НК РФ).
В программе "1С:Бухгалтерия 8" (ред. 3.0) учет электронных билетов можно вести на счете 76.14 "Приобретение билетов для командировок" с использованием документов "Поступление билетов" и "Авансовый отчет по командировке".
С релиза 3.0.83 в отчет "Книга доходов и расходов ИП" в расходы автоматически включается стоимость билетов, отраженных документом "Поступление билетов" и прикрепленных к документу "Авансовый отчет по командировке" (даже если оплата билетов перевозчику или агентству не была проведена до даты документа "Авансовый отчет по командировке") (рис. 1).
Если билеты не были предварительно оплачены перевозчику или агентству и их оплата будет отражена после проведения документа "Авансовый отчет по командировке", то для того, чтобы их стоимость не включалась автоматически в расходы, выберите статью расходов с видом расхода "Не учитывается в целях налогообложения" (статья расходов выбирается в колонке "Субконто" в форме "Билеты", которая открывается по ссылке в документе "Авансовый отчет по командировке"). Чтобы в форме "Билеты" отображались колонки "Счет затрат / Подразделение" и "Субконто" необходимо в разделе Главное — Персональные настройки установить флажок "Показывать счета учета в документах" (рис. 2, рис. 3).
После оплаты билетов отразите их стоимость в расходах документом "Запись книги доходов и расходов ИП" на дату оплаты билетов (в разделе Главное — Запись книги доходов и расходов ИП). На закладке "Таб. 6-2" документа заполните табличную часть по кнопке "Добавить" — укажите статью затрат (которая принимается в налоговом учете), расчетный документ и документ оплаты, сумму без НДС (сумма НДС указывается справочно). (рис. 4).