Как отправить доверенность по эдо в 1с

Как подготовить доверенность в 1С для передачи отчетности?

В случае, когда отчеты в контролирующие органы подписываются не руководителем (директором), а уполномоченным представителем (доверенным лицом, например, главным бухгалтером, на которого оформлена КЭП, и есть соответствующая доверенность), необходимо заполнить доверенность в 1С.

Внимание!

Перед отправкой отчетности по доверенности необходимо предоставить доверенность в ФНС в бумажном виде (либо в электронном, предварительно согласовав с ФНС). Если этого не сделать, по отправленной отчетности в ФНС придет отказ.

После предоставления доверенности в ФНС, в карточке организации в разделе Налоговая инспекция, в строке Отчетность подписывает необходимо заполнить сведения о представителе. Проставьте флажок со значения Руководитель на значение Представитель, и нажмите гиперссылку Заполнить.

В открывшемся окне Представитель укажите физическое лицо (в случае с главным бухгалтером) и выберите нужного сотрудника организации из списка. Укажите номер, дату и вид документа в соответствующем поле.

В поле Доверенность ЭДО нужно указать соответствующую доверенность. Для этого нажмите кнопку , затем кнопку .

В открывшемся окне заполните сведения о доверенности налогоплательщика.

В строке Доверителем является выберите Представляемое лицо.

Обратите внимание, обязательно должен стоять флажок Является сотрудником организации и заполнено Ф.И.О. и адрес физического лица. Адрес должен быть обязательно заполнен по новому актуальному КЛАДР или ФИАС, иначе при отправке отчета могут возникать ошибки. Обязательно заполняются паспортные данные в соответствующих полях.

В разделе Сведения о полномочиях представителя нажмите кнопку Добавить, выберите необходимые пункты (либо установите флажок Полномочия не ограничены) и нажмите Подтвердить изменения.

После сохранения всех изменений доверенность будет готова. Данные о представителе будут отображаться на титульном листе отчетов в ФНС, а сама доверенность будет автоматически прикрепляться к файлу отчетности при его отправке.

Примечание.

Доверенность необходимо прикрепить в карточке каждой налоговой инспекции.

Как создать машиночитаемую доверенность в 1С

С 2022 года ответственные сотрудники могут подписывать рабочие документы своей личной электронной подписью. Но для этого им нужна машиночитаемая доверенность. Ее можно сделать в 1С.

Зачем нужна машиночитаемая доверенность в 1С

Руководители периодически доверяют подписание рабочей документации и отчетности доверенным представителям — собственным сотрудникам или привлеченным специалистам. Но теперь для передачи полномочий не требуется формировать и заверять бумажную доверенность. С 01.03.2022 для удостоверения полномочий доверенного лица составляется МЧД — машиночитаемая доверенность.

При необходимости пользователи смогут создать машиночитаемую доверенность в 1С для отчетности, для подписания локальных или внешних электродокументов, ведомостей, накладных и других регистров. Такая возможность установлена:

• 476-ФЗ от 27.12.2019;
• 443-ФЗ от 30.12.2021;
• ПП РФ № 222, 223, 224 от 21.02.2022;
• Приказами Минцифры № 856, 857, 858 от 18.08.2021.

По сути, МЧД — это аналог доверительной бумаги в электронном формате. Ее подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью доверителя.

Доверитель выдает машиночитаемую доверенность в ЗУП, в 1С:Бухгалтерия 8 или в другой рабочей программе. Под доверителем понимают того, кто поручает подписание документов другому физлицу. А представитель — тот, кто принимает полномочия и действует от лица доверителя.

Поскольку 2022 год — переходный, функционал ввели в тестовом режиме. Как только Минцифры утвердит формат машиночитаемой доверенности, функцию переведут в типовые решения. Сейчас функционал для регистрации МЧД использует распределительный реестр, в котором доверительные документы хранят, применяя блокчейн-технологии.

Как сделать машиночитаемую доверенность в 1С

Прежде чем оформить машиночитаемую доверенность в 1С:Бухгалтерии, представитель получает УКЭП физлица — сертификат, в котором приведены его персональные данные и нет отсылки к организации. Только после этого доверитель подает заявление, подписывает и оформляет МЧД. Кроме того, надо зарегистрировать сертификат физлица у оператора ЭДО.

Инструкция, как сделать машиночитаемую доверенность в 1С для представителя организации.

Шаг 1. Создаем форму. В карточке организации переходим в раздел ЭДО, вызываем меню и выбираем нужный пункт.

После этого откроется пустой список. Нажимаем «Создать».

Шаг 2. Регистрируем заявку. Заполняем в окне регистрации:

• номер, он генерируется автоматически;
• срок действия;
• возможность передоверия, разрешает руководитель или нет;
• информацию о доверителе — название организации, должность и Ф.И.О. доверителя;
• информацию о представителе;
• регистрационный номер документа-основания, если есть передоверие;
• полномочия.

Шаг 3. Подписываем и отправляем заявление. Если операция прошла успешно, у доверительного документа появится статус «Отправлена». Отобразится диагностическое сообщение, в котором показан идентификатор транзакции.

Шаг 4. Обновляем статус. Для этого дважды нажимаем по строке с МЧД. После обновления появится статус «Зарегистрирована».

Шаг 5. Добавляем сертификат и доверительный электродокумент в учетную запись организации в сервисе электронного документооборота. Для работы в 1С применяется программа 1С-ЭДО.

Заходим в раздел «Администрирование», затем в «Обмен электронными документами» и «Учетные записи ЭДО». Открываем список учетных записей.

Сертификат организации-доверителя уже зарегистрирован в учетной записи. Добавляем к нему новый — представителя-физлица. Нажимаем «Добавить»: в учетной записи появится строчка с сертификатом и МЧД доверенного представителя.

После этого автоматически открывается доступ к приему и отправке документов, подписанных физлицами с обязательным приложением МЧД. А при подписании исходящих документов доверительный документ надо отражать каждый раз — выбирать его из списка зарегистрированных МЧД.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какая доверенность потребуется при электронном взаимодействии с ФНС. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как проверить машиночитаемую доверенность

Информация об МЧД прилагается к подписанному документу. В документации уже содержится номер МЧД и результат проверки доверенности оператором электронного документооборота в формате истина или ложь.

Как только вы получаете документы от контрагента, 1С автоматически проводит проверку подписи. Если документация подписана УКЭП, в которой нет отсылки к ИНН организации, то программа сразу же определяет подпись физлица, для которой нужна МЧД. Система ищет данные в сведениях оператора электронного документооборота.

Если в ЭДО есть сведения о МЧД, доверенность загружается из распределительного реестра. Программа автоматически выполняет такие действия:

1. Сопоставляет информацию о доверителе, представителе и выданной МЧД. Определяет номер доверительного регистра в электронном документе.
2. Проверяет полномочия, которыми наделили представителя.
3. Сравнивает информацию о представителе в МЧД и сертификат УКЭП, которой подписали документацию.
4. Сверяет дату подписания и срок действия МЧД.
5. Проверяет УКЭП доверителя, которой подписали доверенность.

Если работаете со входящим документом, проверяйте штамп со сведениями о подписании в режиме предварительного просмотра — через текущие дела электронного документооборота. Если дважды нажать левой кнопкой мыши на сертификат во вкладке «Подписи», откроется информация о сертификате.

А если дважды кликнуть на колонку «Статус подписи», откроется окно с подробной информацией о контроле подписи и МЧД. Вы сможете ознакомиться с результатами проверки 1С и принять решение по принятию или отклонению электронного документа.

Когда подписываете и отправляете исходящую документацию, система сверяет информацию из сертификата. Если сведений о МЧД нет, программа запросит указать доверенность, по которой подписываете электронные документы. Выберите нужную МЧД из списка зарегистрированных.

После этого 1С снова проводит проверку. Когда подпись неверна, отобразится предупреждение. Например, такое:

Если подпись некорректна, проверьте настройку подписания в разделе «Администрирование», в блоке «Обмен электронными документами» — «Настройки ЭП и шифрования». Для корректной работы отключите подписание на сервере. В разделе «Программы» уберите отметки со строк:

• проверять подписи и сертификаты на сервере;
• подписывать на сервере.

Еще одна возможная причина некорректной работы — несочетаемость документов в пакете. Если в один пакет включили документацию, которую разрешено подписывать по МЧД и которую нельзя подписывать доверенным представителям, возникнет ошибка. Система предупредит пользователя, чтобы он выбрал однотипные документы.

А если машиночитаемая доверенность не подгружается автоматически, загрузите ее вручную из распределенного реестра. Зайдите в список доверенностей, нажмите «Еще» и загрузите электронный доверительный документ из реестра. Откроется окно загрузки: впишите доверителя и номер машиночитаемой доверенности.

Оформление доверенности

В открывшейся карточке регистрации новой машиночитаемой доверенности необходимо заполнить данные.

Некоторые поля заполняются автоматически, например, при выборе организации заполняются поля с ее данными.

При заполнении заявки на регистрацию доверенности следует обратить внимание на следующие реквизиты:

1) номер доверенности — генерируется автоматически;

2) номер основания – заполняется данными из предшествующей или корневой доверенности (используется при передоверии);

3) срок действия доверенности – может быть указан датой или текстом с информацией о том, при каких условиях доверенность считается действительной (пока не используется в рамках пилотного проекта ФНС). Срок действия доверенности должен быть не менее двух дней с момента регистрации.

4) передоверие – разрешено или нет;

5) сведения о доверителе – указывается организация, физическое лицо и должность доверителя;

6) сведения о представителе – указываются данные представителя;

7) полномочия — по умолчанию во время создания доверенности в ней указаны «Все полномочия».

Затем, следует нажать «Подписать и отправить«, после чего доверенность перейдёт в статус «Подписана» «Верна» «В реестре ФНС: Отправлена»

В списке «Машиночитаемые доверенности организации» появится новая запись. После повторного открытия отображение документа изменится, откроется карточка МЧД.

Для обновления состояния требуется нажать «Ещё – Обновить статус из реестра ФНС«.

Статус изменится на «Подписана» «Верна» «В реестре ФНС: Зарегистрирована»

Передача доверенности контрагенту

Номер доверенности может быть передан контрагенту по электронной почте или через мессенджер для ручной загрузки данных из распределенного реестра.

Номер можно просмотреть в справочнике «Машиночитаемые доверенности организации» (Карточка организации — ЭДО — Машиночитаемые доверенности)

Также номер доступен в карточке интересующей доверенности.

Доверенность можно выгрузить из «1С» для последующей передачи контрагенту по электронной почте или через мессенджер. Для этого требуется открыть интересующую доверенность организации, и выполнить команду «Выгрузить в файл».

В открывшемся окне необходимо указать адрес для выгрузки файла и нажать «Сохранить»

Документ будет сохранён в виде zip архива, состоящего из нескольких файлов:

• файл доверенности в утверждённом формате xml;
• файл доверенности в формате PDF;
• электронная подпись доверителя;

Для отправки контрагенту доверенности в виде произвольного электронного документа требуется открыть интересующую карточку МЧД и нажать «Ещё – ЭДО – Отправить контрагенту».

Будет сформирован произвольный электронный документ с видом «Машиночитаемая доверенность». В качестве присоединенного файла автоматически будет добавлен zip архив, состоящий из нескольких файлов:

• файл доверенности в утверждённом формате xml;
• файл доверенности в формате PDF;
• электронная подпись доверителя;

Необходимо выбрать контрагента и нажать «Подписать и отправить». После cохранения/подписания произвольного документа, присоединенный файл визуализируется как карточка машиночитаемой доверенности.

Если контрагент использует решение от «1С», то машиночитаемая доверенность автоматически загрузится в необходимый справочник при получении данного произвольного документа.