Как настроить в 1с эдо отправку упд

Как пользоваться ЭДО в 1С 8.3 — отправка и получение документов

Настроить ЭДО в программе 1С Бухгалтерия 3.0 просто. Работа в 1С ЭДО начинается с подключения этого сервиса.

После настройки квалифицированной электронной подписи и подключения ЭДО можно приступать к настройке ЭДО с контрагентами.

Подключение к ЭДО контрагентов

Для обмена электронными документами с контрагентами отправьте им приглашение к ЭДО. Без этого важного шага взаимодействие в рамках ЭДО с контрагентами невозможно.

Подробнее узнать как подключить к ЭДО контрагентов — Подключение к ЭДО контрагентов

Как пользоваться ЭДО в 1С 8.3

Рассмотрим как работает ЭДО в 1С. После подключения контрагента к ЭДО вы сможете отправлять документы непосредственно из командной панели формы документа.

Для комфортной работы с ЭДО в 1С существует специальный помощник — рабочее место Текущие дела ЭДО . Оно доступно в меню Продажи — Сервис — Текущие дела ЭДО .

Кнопка Отправить и получить направляет запрос оператору ЭДО и в случае наличия документов от контрагентов загружает их в папку Входящие .

Карточка электронного документа открывается двойным кликом мышки на необходимой строке. После открытия документа его можно подтвердить и отправить ответ контрагенту с помощь кнопки Подписать и отправить . Если вы не согласны с документом, нажмите Отклонить .

Как отправить УПД через 1С ЭДО

Для отправки УПД создайте документ Реализация товаров (Накладная, УПД) и внесите в него данные по отгрузке. Проведите документ. У него будет статус Состояние ЭДО: Не начат.

На панели команд перейдите на кнопку ЭДО — Просмотреть электронный документ . Эта функция позволит просмотреть перед отправкой электронную форму документа и в случае ошибок оперативно их исправить.

После нажатия кнопки Просмотреть электронный документ внимательно изучите электронную форму УПД на наличие ошибок. Если их нет, нажмите Подписать и отправить .

В появившемся окне Подписание электронного документа введите пароль и нажмите Подписать и отправить .

После того как УПД будет подписан, программа автоматически отправит его оператору ЭДО. Состояние сообщений обмена отслеживайте на панели состояния в карточке электронного документа.

Также состояние сообщений обмена можно контролировать на форме документа Реализация товаров (Накладная, УПД) .

После подписания УПД поставщиком примите документ с помощью кнопки Отправить и получить в рабочем месте Текущие дела ЭДО .

Успешный статус завершения обмена ЭДО с контрагентом можно увидеть в форме документа Реализация товаров (Накладная, УПД) — состояние ЭДО: Завершен.

См. также:

Как отправить произвольный документ в 1С ЭДО

Произвольный документ ЭДО не имеет строго описанной XML-структуры как УПД и относится к неформализованным документам. Чтобы его создать, зайдите в рабочее место Текущие дела ЭДО на вкладку Исходящие и нажмите кнопку Создать произвольный документ .

Заполните данные по организации, контрагенту и выберите Вид документа.

Прикрепите вложенный файл в формате PDF к произвольному документу. Его необходимо предварительно сформировать из печатной формы документа и сохранить на компьютере.

Нажмите кнопку Подписать и отправить .

Чтобы связать произвольный электронный документ с учетным документом, нажмите кнопку Подбор .

После одобрения контрагентом состояние произвольного документа ЭДО изменится на Завершен.

См. также:

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

...1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 — самая популярная бухгалтерская программа. Но у.

(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Как настроить в 1с эдо отправку упд

Дата публикации 28.11.2022

Использован релиз 3.0.125

Для выставления электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД) продавец должен выполнить следующие действия:

. .
1. Получить от покупателя извещение о получении УПД (по соглашению сторон) и информацию об оформляемой сделке.

Формирование, подписание и отправка УПД

Выставление электронного УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа, т.е. с функцией УПД(СЧФДОП), производится по формату, утвержденному приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ "Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме" (далее — Приказ № 820).

Обмен электронным УПД(СЧФДОП) производится в соответствии с Порядком выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н (далее — Порядок обмена).

Перед формированием электронного УПД(СЧФДОП) необходимо из формы "Настройки ЭДО", находясь на закладке "Настройки отправки" (раздел Администрирование — Обмен электронными документами — Настройки ЭДО) и дважды кликнув по строке, отражающей ЭДО с конкретным контрагентом, перейти в форму "Настройки отправки документов" и проверить наличие флажка в строке "Акты, накладные, счета-фактуры".

По гиперссылке в графе "Регламент ЭДО" формы "Настройки отправки документов" можно уточнить применяемый порядок обмена электронным УПД(СЧФДОП) (группа "Регламент ЭДО"), а также провести дополнительные настройки (группа "Другие настройки) (рис. 2):

• установить флажок "Ожидать ответную подпись" в том случае, если в соответствии с гражданским законодательством РФ или по согласованию сторон требуется составление двустороннего документа, удостоверяющего приемку;
• установить флажок "Ожидать извещение о получении" в том случае, если по взаимному согласию сторон обмена формируется извещение о получении УПД согласно п. 19 Порядка обмена. Если стороны не согласовали применение дополнительного документа — Извещения о получении, то флажок следует снять;
• установить/снять флажок "Переходить на новые форматы (автоматически)". При установленном флажке "Переходить на новые форматы (автоматически)" в случае применения старого формата электронного документа при получении от данного контрагента сведений о готовности его информационной системы к обмену по новому формату в программе будет автоматически произведена замена применяемого формата на новый, и последующий обмен будет производиться уже по новому формату;
• выбрать значение, которое будет выгружаться в качестве кода товара (внутренний код или штрихкод);
• добавить в электронный документ дополнительные поля и установить порядок их заполнения.

Для оформления операции реализации товаров необходимо создать и провести документы учетной системы "Реализация (акт, накладная, УПД)" (рис. 3) и "Счет-фактура выданный" (рис. 4) (раздел Продажи — подраздел Продажи).

Для формирования УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа, т.е. с функцией УПД(СЧФДОП), необходимо переключатель под табличной частью документа "Реализация (акт, накладная, УПД)" перевести в положение УПД.

До начала формирования электронного УПД(СЧФДОП) в документе "Реализация (акт накладная, УПД)" гиперссылка в строке, отражающей текущее состояние электронного обмена ("Состояние ЭДО"), будет содержать значение Не начат.

При установленном переключателе УПД после проведения документа "Реализация (акт, накладная, УПД)" (рис. 3) будет автоматически сформирован документ "Счет-фактура выданный" (рис. 4).

Перейти в новый документ "Счет-фактура выданный" можно:

• из списка связанных документов документа "Реализация (акт, накладная, УПД)" (рис. 3);
• по гиперссылке Все реквизиты формы "Универсальный передаточный документ", которая открывается по гиперссылке строки "УПД" (в данном случае — по гиперссылке 19 от 22.11.2022, код вида операции 01) документа "Реализация (акт, накладная, УПД)".

В новом проведенном документе "Счет-фактура выданный" (рис. 4) все поля будут заполнены автоматически на основании данных документа "Реализация (акт, накладная, УПД)":

• в строке "Документы-основания" будет стоять гиперссылка на соответствующий документ реализации;
• В строке "Документы об отгрузке" будет размещена гиперссылка <Авто>. Сведения этой строки предназначены для заполнения с 01.07.2021 строки 5а "Документ об отгрузке" счета-фактуры (пп. "з(1) п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). Автоматически в строке 5а счета-фактуры указываются реквизиты товарной накладной (акта) или УПД, которыми оформляется отгрузка товаров (передача работ, оказание услуг, передача имущественных прав). При необходимости сведения о первичном документе могут быть отредактировать вручную в соответствующей форме, в которую можно перейти по гиперссылке <Авто>;
• в поле "Код вида операции" будет отражено значение " 0 1", которое соответствует отгрузке (передаче) или приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав, включая операции, осуществляемые на основе договоров комиссии, агентских договоров, предусматривающих реализацию и (или) приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав от имени комиссионера (агента) (приложение к приказу ФНС России от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136@);
• в табличной части будут указаны реквизиты платежно-расчетного документа на поступившую сумму предоплаты (при ее наличии).

До момента формирования электронного УПД(СЧФДОП) в документе "Счет-фактура выданный":

• переключатель "Составлен" будет установлен в положение "В электронном виде";
• в строке "Выставлен (передан контрагенту)" будут отсутствовать флажок и дата выставления;
• в строке, отражающей текущее состояние процесса обмена электронным счетом-фактурой "Состояние ЭДО", будет присутствовать гиперссылка Не начат.

Для того, чтобы внести в электронный УПД(СЧФДОП) необходимую информацию, относящуюся к первичному учетному документу и позволяющую наиболее точно оформить свершившийся факт хозяйственной жизни, нужно перейти по гиперссылкам "Подписи" и " Доставка" (рис. 3) и заполнить открывшиеся формы.

Так, например, в форме "Подписи" (рис. 5) при необходимости можно указать:

• в поле "Представитель" — сведения о лице, уполномоченном подписывать документ со стороны покупателя, а в полях "Доверенность" и "Кто выдал" — основания его полномочий:
• в поле "Ответственный за оформление (для УПД)" — сведения о лице, ответственном за правильность оформления факта хозяйственной жизни (п. 6 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Однако, в настоящий момент заполнять эти сведения необязательно, так как программа автоматически укажет в качестве ответственного то лицо, которое будет подписывать этот электронный УПД по квалифицированному сертификату ключа проверки электронной подписи.

Если доставку осуществляет сам поставщик, то в форму "Доставка" можно внести:

• в поле "Сопроводительные документы" — сведения, например, о сертификате соответствия, если наличие такого документа предусмотрено условиями договора поставки;
• в поле "Сведения о транспортировке (для УПД)" — при необходимости сведения о грузе (количество мест, вид упаковки, масса нетто/брутто и т.д.);
• флажок для значения "Перевозка автотранспортом" и далее сведения об автомобиле, водителе и грузе, которые используются для оформления транспортной накладной в организации.

При доставке груза транспортной компанией в форме "Доставка" можно указать (рис. 6):

• в поле "Другой" — сведения о привлеченной для доставки транспортной компании;
• в поле "Сопроводительные документы" — сведения, например, о сертификате соответствия, если наличие такого документа предусмотрено условиями договора поставки;
• в поле "Сведения о транспортировке (для УПД)" — реквизиты транспортной накладной, а также при необходимости сведения о грузе (количество мест, вид упаковки, масса нетто/брутто и т.д.).

Для автоматического формирования, подписания и отправки электронного УПД (СЧФДОП) необходимо выбрать команду Отправить электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа "Реализация (акт, накладная, УПД)" (раздел Продажи — подраздел Продажи) (рис. 7).

Формирование электронного УПД(СЧФДОП) также можно выполнить из списка документов "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование — подраздел Сервис или раздел Руководителю — подраздел Сервис, или раздел Продажи — подраздел Сервис), выбрав соответствующий документ "Реализация (акт, накладная, УПД)" или "Счет-фактура выданный" из папки "Создать" и выполнив команду Создать, подписать и отправить (рис. 7).

Перейти в список документов "Текущие дела ЭДО" можно из документа "Реализация (акт, накладная, УПД)" (рис. 7) или "Счет-фактура выданный", выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО.

Перед созданием, подписание и отправкой электронного УПД(СЧФДОП) можно предварительно перейти в форму просмотра документа (рис. 9), выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, или по гиперссылке в строке "Состояние ЭДО" Не начат документа "Реализация (акт, накладная, УПД) (рис. 7).

В форме просмотра в строке "Состояние" будет отражена информация о том, что обмен электронным УПД(СЧФДОП) не начат.

Из формы просмотра также можно выполнить подписание и отправку электронного УПД(СЧФДОП) с помощью кнопки Подписать и отправить.

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Отправить электронный документ из документа "Реализация (акт, накладная, УПД) (рис. 7) или Создать, подписать и отправить из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 8), или Подписать и отправить из формы просмотра (рис. 9) программа подготовит подписанный электронный УПД(СЧФДОП) для отправки.

Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированный электронный УПД(СЧФДОП) на подпись лицу, имеющему такое право. Тогда подписать сформированный электронный УПД(СЧФДОП) можно будет о кнопке Подписать (или Подписать и отправить, если не установлена отложенная отправка электронных документов), из списка "Текущие дела ЭДО". Также подписать сформированные электронный УПД(СЧФДОП) можно будет из формы просмотра по кнопке Подписать.

Кроме того, подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, можно произвести из формы "Документы на подпись", в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел Администрирование — подраздел Электронные документы — список Документы на подпись или раздел Руководителю — подраздел Электронные документы — список Документы на подпись).

Дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов, можно открыть список предназначенных для подписания документов "Документы на подпись по сертификату". В списке можно выбрать и отметить флажком определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные (рис. 10).

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование — Обмен электронными документами) в строке "Отложенная отправка электронных документов" отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО (рис. 11).

Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:

• по кнопке Отправить и получить из списка "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование — подраздел Сервис или раздел Руководителю — подраздел Сервис, или раздел Продажи — подраздел Сервис) (рис. 8);
• из формы просмотра электронного документа по кнопке Отправить или по значку в строке состояния электронного обмена (рис. 9).

При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание автоматической отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование — Обмен электронными документами — Обмен с контрагентами) (рис. 11).

После отправки электронного УПД(СЧФДОП) на соответствующих закладках формы просмотра можно получить информацию о состоянии обмена всеми документами, сопровождающих обмен данным УПД(СЧФДОП), о подписях и статусах электронного документа, а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии (рис. 12).

После отправки электронного УПД(СЧФДОП) продавец ожидает:

• от оператора ЭДО — подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла УПД(СЧФДОП);
• от покупателя — извещение о получении им УПД(СЧФДОП). Напомним, что согласно п. 19 Порядка обмена, извещение покупателя о получении счета-фактуры не является обязательным документом и формируется покупателем только при взаимном согласии сторон сделки;
• информацию покупателя об оформляемой сделке.

Отправленный УПД(СЧФДОП), в отношении которого ожидается получение перечисленных документов от оператора ЭДО, перекладывается в папку документов "На контроле" формы списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 13).

Согласно п. 8 Порядка обмена счет-фактура в электронной форме ( в том числе в составе УПД(СЧФДОП)) считается выставленным, если продавцу поступило соответствующее подтверждение оператора ЭДО.

Поэтому до получения подтверждения оператора ЭДО в документе учетной системы "Счет-фактура выданный" будут отсутствовать флажок и дата выставления в строке "Выставлен (передан контрагенту)", а в информационной строке будет указано Ожидается подтверждение оператора (рис. 14).

Обработка подтверждения оператора о получении УПД

Получение документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО:

• по кнопке Отправить и получить из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 13);
• из строки состояния формы просмотра электронного УПД(СЧФДОП) по значку (рис. 12).

Также можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование — Обмен электронными документами) (рис. 11).

Дата поступления файла счета-фактуры оператору ЭДО, которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, будет считаться датой выставления счета-фактуры в электронной форме (п. 8 Порядка обмена).

Полученное подтверждение оператора ЭДО, как и все служебные электронные документы, отображается в форме просмотра отправленного электронного УПД(СЧФДОП) (рис. 15).

До 01.07.2021 при получении подтверждения оператора ЭДО, продавец в соответствии с п. 2.7 Порядка обмена, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н (действовал до 01.07.2021) должен был сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО. С 01.07.2021 в связи с началом применения Порядка обмена, утв. Приказом № 14н, у продавца отсутствует обязанность формировать извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.

В настоящее время в учетных решениях автоматически формируется извещение о получении подтверждения оператора ЭДО (рис. 16).

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении подтверждения будет также автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.

После получения подтверждения оператора ЭДО в документе «Счет-фактура выданный» в поле «Выставлен» проставляется флажок и дата выставления, соответствующая подтверждению оператора ЭДО (рис. 17).

Если сторонами сделки согласовано формирование покупателем извещения о получении им УПД(СЧФДОП) в соответствии с п. 19 Порядка обмена, то до получения такого извещения в информационной строке состояния ЭДО документа "Реализация (акт, накладная, УПД) и "Счет-фактура выданный" будет отражена информация "Ожидается извещение о получении" (рис. 17).

Таким образом, счет-фактура № 19 от 22.11.2022, выставленный покупателю согласно подтверждению Оператора ЭДО (рис. 15) 22.11.2022, будет зарегистрирован в книге продаж за 4 квартал 2022 года (рис. 18).

Получение извещения от покупателя о получении УПД (по соглашению сторон) и информации об оформляемой сделке

Пунктом 19 Порядка обмена,предусмотрено, что покупатель по взаимному согласию с продавцом может формировать извещение о получении счета-фактуры, т.е. УПД(СЧФДОП).

Получение продавцом такого извещения покупателя происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО (рис. 19).

Получение от покупателя извещения о получении УПД(СЧФДОП) также сопровождается подтверждением оператора ЭДО с указанием даты и времени направления продавцу извещения покупателя о получении файла УПД(СЧФДОП) (рис. 20).

При реализации товаров продавец должен получить информацию покупателя об оформляемой операции — УПД(информация покупателя).

Получение продавцом такого электронного УПД(информации покупателя) происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО (рис. 21).

Получение от покупателя УПД(информации покупателя) также сопровождается подтверждением оператора ЭДО с указанием даты и времени направления продавцу файла УПД(информации покупателя) (рис. 22).

После получения от оператора ЭДО информации покупателя об оформляемом факте хозяйственной жизни обмен электронным УПД(СЧФДОП) будет завершен.

Документ УПД(СЧФДОП) будет удален из папки документов "На контроле" формы списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 13).

В документах «Реализация (акт, накладная, УПД)" и "Счет-фактура выданный" в информационной строке "Состояние ЭДО" появится статус Завершен (рис. 23).

Перейдя по гиперссылке Завершен в строке "Состояние ЭДО" в форму просмотра документа УПД(СЧФДОП) можно удостовериться, что документ подписан обеими сторонами сделки, а также что все документы, сопровождающие обмен УПД(СЧФДОП), получены и отправлены (рис. 24).

В УПД(информаци я покупателя) в строке "Дата получения (приемки)", отражающей произошедший факт хозяйственной жизни, будет указана дата "22.11.2022" (рис. 21). Это полностью соответствует п. 8 ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете", утв. приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н.

Также из формы просмотра по кнопке Выгрузить можно выполнить сохранение электронного УПД(СЧФДОП) (в формате PDF, для представления в ФНС, документооборот целиком).

Выставление электронного УПД в «1С:Бухгалтерии 8»

Формат электронного счета-фактуры с дополнительной информацией утвержден приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ «Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме» (зарегистрирован в Минюсте России 21.04.2016 № 41888). Приказ № 155 вступил в силу 07.05.2016 и применяется по 31.12.2019.

С 02.02.2019 вступил в силу новый приказ ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ «Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме» (далее — Приказ № 820, зарегистрирован в Минюсте России 21.01.2019 № 53443).

Формат счета-фактуры с дополнительной информацией (утв. Приказом № 155 или Приказом № 820), который одновременно является счетом-фактурой, применяемым при расчетах по НДС, и документом об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг) (по сути, формат универсального передаточного документа (УПД)), включает в себя:

• файл обмена информации продавца для представления информации продавца, состоящий из счета-фактуры и дополнительных сведений передающей стороны об оформляемой сделке;
• файл обмена информации покупателя для представления дополнительной к счету-фактуре информации покупателя в виде сведений принимающей стороны об оформляемой сделке.

Файл обмена информации покупателя может отсутствовать, если в соответствии с гражданским законодательством РФ составление двустороннего документа, удостоверяющего передачу-приемку, не требуется.

Файл обмена информации продавца подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур (п. 6 ст. 169 НК РФ), а также отвечающей требованиям Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны продавца (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Файл обмена информации покупателя подписывается отвечающей требованиям Закона № 63-ФЗ электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны покупателя.

Поскольку формат УПД является форматом счета-фактуры с дополнительной информацией, то обмен таким электронным документом производится в соответствии с положениями приказа Минфина России от 10.11.2015 № 174 «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи», вступившего в силу 01.04.2016.

Выставление электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД)

Обратите внимание, в соответствии с Федеральным законом от 03.08.2018 № 303-ФЗ с 01.01.2019 налоговая ставка НДС изменена с 18% на 20% (с 18/118 на 20/120 и с 15,25% на 16,67%).

Для выставления электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД) продавец должен выполнить следующие действия:

1. Сформировать, подписать и отправить УПД.
2. Обработать подтверждение оператора о получении УПД.
3. Получить от покупателя извещение о получении УПД и информацию об оформляемой сделке.

Формирование, подписание и отправка УПД

Если организация ООО «Стиль» переходит к оформлению операций по отгрузке товаров с применением формата счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД в электронной форме), то ей необходимо проставить флаг Использовать УПД на закладке Виды электронных документов в Профиле настроек ЭДО (раздел Администрирование — гиперссылка Обмен электронными документами), рис. 1.

До 01.01.2020 действуют два формата электронного УПД, которые утверждены:

• приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ (вступил в силу 07.05.2016 и применяется по 31.12.2019);
• приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ (вступил в силу с 02.02.2019).

Для выбора применяемого формата обмена в табличной части настройки в графе Формат электронного документа для документа Счет-фактура выданный следует установить соответствующее значение:

• ФНС 2019 (УПД:Счет-фактура и первичный документ), Счет-фактура — для обмена по новому формату, утв. Приказом № 820;
• ФНС 5.01 (Счет-фактура и первичный документ), Счет-фактура — для обмена по формату, утв. Приказом № 155.

В графе Регламент ЭДО необходимо настроить применяемый порядок обмена электронным УПД:

• флаг Ожидать извещение о получении устанавливается в том случае, если по взаимному согласию сторон обмена формируется извещение о получении счета-фактуры и (или) иных дополнительных сведений к счету-фактуре согласно пункту 2.9 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н;
• флаг Ожидать ответную подпись устанавливается в том случае, если в соответствии с гражданским законодательством РФ требуется составление двустороннего документа, удостоверяющего приемку.

Если с конкретным контрагентом (например, с ООО «Одежда и обувь») применяется формат и порядок обмена, отличный от общеустановленного, то необходимо выполнить настройку обмена с этим контрагентом в Настройке ЭДО (раздел Администрирование — гиперссылка Обмен электронными документами).

На закладке Исходящие электронные документы можно:

• проставить/снять флаг Использовать УПД (причем, при необходимости, даже в разрезе конкретного договора);
• установить/снять флаг Переходить на новые форматы (автоматически). В случае применения старого формата электронного документа (например, Приказа № 155) при получении от данного контрагента сведений о готовности его информационной системы к обмену по новому формату (например, Приказу № 820) в программе будет автоматически произведена замена применяемого формата на новый, и последующий обмен будет производиться уже по новому формату;
• в графе Формат электронного документа уточнить применяемый формат обмена;
• в графе Регламент ЭДО скорректировать применяемый порядок обмена электронным УПД.

В настройках регламента ЭДО можно уточнить настройки ответа и сведения, указываемые в формируемом электронном документе:

• установить/отменить обязательность формирования извещения о получении документа;
• установить/отменить ожидание ответной подписи;
• выбрать значение, которое будет выгружаться в качестве кода товара (внутренний код или штрихкод);
• добавить в электронный документ дополнительные поля и установить порядок их заполнения.

Перед формированием УПД в электронной форме с функцией счета-фактуры и первичного документа в информационной базе программы необходимо создать и провести документы учетной системы Реализация (акт, накладная) и Счет-фактура выданный (раздел Продажи — подраздел Продажи).

До начала формирования электронного УПД гиперссылка в строке состояния документа Реализация (акт, накладная) будет отражать текущее состояние обмена электронным документом — ЭДО не начат.

Для того чтобы внести в электронный УПД необходимую информацию, относящуюся к первичному учетному документу и позволяющую наиболее точно оформить свершившийся факт хозяйственной жизни, нужно перейти по гиперссылкам Подписи и (или) Доставка документа Реализация (акт, накладная) и заполнить открывшиеся формы документов.

Так, если отгрузку товаров производит конкретное ответственное лицо (например, заведующий складом), то необходимо внести эту информацию в форму Подписи в поле Отпуск произвел.

При формировании электронного УПД поле Ответственный за оформление (для УПД) можно не заполнять, если в программе производится подписание документа одним лицом, которое имеет квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи и полномочия на совершение сделки (операции), на ее оформление и на подписание счетов-фактур.

Если доставку осуществляет сам поставщик, то в форму Доставка можно внести:

• в поле Сопроводительные документы — сведения, например, о сертификате соответствия, если наличие такого документа предусмотрено условиями договора поставки;
• в поле Сведения о транспортировке (для УПД) — при необходимости сведения о грузе (количество мест, вид упаковки, масса нетто/брутто и т. д.);
• флаг для значения Перевозка автотранспортом и далее сведения об автомобиле, водителе и грузе, которые используются для оформления транспортной накладной в организации.

При доставке груза транспортной компанией в форме Доставка можно указать:

В документе Счет-фактура выданный (рис. 2), в который можно перейти по гиперссылке из документа Реализация (акт, накладная), до момента формирования электронного УПД при наличии действующего соглашения с покупателем об обмене счетами-фактурами в электронной форме:

• переключатель Составлен будет установлен в положение В электронном виде;
• в строке Выставлен (передан контрагенту) будет отсутствовать флаг и дата выставления;
• в строке, отражающей текущее состояние процесса обмена электронным документом, будет присутствовать гиперссылка Требуются действия с нашей стороны.

Для автоматического формирования, подписания и отправки электронного УПД необходимо выбрать команду Отправить электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа Реализация (акт, накладная) или документа Счет-фактура выданный (раздел Продажи — подраздел Продажи), рис. 2.

Сформировать электронный УПД также можно с помощью команды Сформировать из формы Электронные документы (Таблицы состояния), которая открывается:

• по гиперссылке ЭДО не начат документа Реализация (акт, накладная) или по гиперссылке Требуются действия с нашей стороны документа Счет-фактура выданный (рис. 2);
• по команде Открыть электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 2).

Из формы Электронные документы (Таблицы состояния) можно также получить подробные сведения о движении электронного УПД и связанных с ним документов, а также о действиях, которые уже выполнены и должны быть выполнены в дальнейшем всеми участниками обмена.

Формирование электронного УПД также можно выполнить из списка документов Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование — подраздел Сервис, или раздел Руководителю — подраздел Сервис, или раздел Продажи — подраздел Сервис), выбрав в папке Создать один из документов (Реализация (акты, накладные) или Счет-фактура выданный) и выполнив команду Создать, подписать и отправить.

Перейти в список документов Текущие дела ЭДО можно из документов Реализация (акт, накладная) или Счет-фактура выданный, выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 2).

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Отправить электронный документ из документов Реализация (акт, накладная), или Счет-фактура выданный (рис. 2), или Создать, подписать и отправить из списка Текущие дела ЭДО (см. рис. 3) программа отправит подписанный электронный документ контрагенту (или подготовит подписанный электронный УПД для отправки, если установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее).

Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированный электронный УПД на подпись лицу, имеющему такое право.

Подписать сформированный электронный УПД можно по кнопке Подписать и отправить из списка Текущие дела ЭДО (или Подписать, если установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее), рис. 3.

Кроме того, подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, можно произвести из формы Документы на подпись, в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел Администрирование — подраздел Электронные документы — гиперссылка Документы на подпись или раздел Руководителю — подраздел Электронные документы — гиперссылка Документы на подпись).

Все сформированные электронные документы подписываются при выполнении команды Подписать и отправить все по сертификату.

Дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов, можно открыть список предназначенных для подписания документов Документы на подпись по сертификату. В списке можно выбрать и отметить флагом определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные.

В случае если необходимо только сформировать электронный УПД, а далее направить его уполномоченному лицу на утверждение, а уже потом на подписание, то из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО, следует выбрать команду Создать электронный документ (рис. 2).

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование — гиперссылка Обмен электронными документами) в строке Отложенная отправка электронных документов отсутствует флаг, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО.

Если такой флаг присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться по кнопке Отправить из списка Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование — подраздел Сервис, или раздел Руководителю — подраздел Сервис, или раздел Продажи — подраздел Сервис).

Также отправить сформированный и подписанный электронный УПД можно:

• по команде Отправить и получить электронные документы (раздел Администрирование — подраздел Сервис);
• из формы Электронные документы (Таблицы состояния) при выполнении команды Отправить в поле Действия с нашей стороны или команды Отправить и получить электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке Еще (рис. 4).

При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование — гиперссылка Обмен электронными документами).

Отправленный УПД, в отношении которого ожидается получение подтверждения оператора ЭДО и информации покупателя, перекладывается в папку документов На контроле формы списка Текущие дела ЭДО.

Просмотреть содержимое электронного УПД можно:

• из формы Электронные документы (Таблицы состояния), дважды щелкнув по активной строке;
• из списка Текущие дела ЭДО, дважды щелкнув по активной строке;
• по команде Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа Реализация (акт, накладная) или документа Счет-фактура выданный (раздел Продажи — подраздел Продажи), рис. 2.

На соответствующих закладках формы просмотра электронного УПД можно получить информацию о подписях и статусах электронного документа, а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии.

Из формы просмотра, вызвав команду Сохранить в файл из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно сохранить электронный УПД вместе с электронной подписью.

После отправки электронного УПД продавец ожидает:

• от оператора ЭДО — подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла УПД;
• от покупателя — извещение о получении УПД. Напомним, что согласно пункту 2.9 Порядка обмена извещение покупателя о получении счета-фактуры не является обязательным документом и формируется покупателем только при взаимном согласии сторон сделки;
• от покупателя — информации покупателя об оформляемой сделке.

После формирования, подписания и отправки УПД в документе Реализация (акт, накладная) в строке состояния будет содержаться информация Ожидается подтверждение отправки.

До получения подтверждения оператора ЭДО в документе Счет-фактура выданный будет отсутствовать флаг и дата выставления в строке Выставлен (передан контрагенту), а в информационной строке будет указано, что Требуются действия со стороны других участников.

В форме Электронные документы (Таблице состояния) в графе Ожидаем от других участников будет указано, что ожидается подтверждение отправки.

Обработка подтверждения оператора о получении УПД

Получение электронных документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команд:

• Отправить и получить электронные документы (раздела Администрирование — подраздела Сервис);
• Отправить и получить из списка Текущие дела ЭДО;
• Отправить и получить электронные документы из формы Электронные документы (Таблицы состояния) из списка команд, открываемого по кнопке Еще.

При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование — гиперссылка Обмен электронными документами).

Полученные служебные электронные документы отображаются в форме Электронные документы (Таблице состояния) (рис. 5), открываемой из документа учетной системы Реализация (акт, накладная) или Счет-фактура выданный по гиперссылке информационной строки о состоянии электронного обмена или по команде Открыть электронные документы из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (см. рис. 2).

Получив подтверждение оператора ЭДО, продавец в соответствии с пунктом 2.7 Порядка обмена должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.

Формирование извещения происходит в программе автоматически.

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении подтверждения будет также автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.

Дважды щелкнув по активной строке формы Электронные документы (Таблицы состояния), можно просмотреть содержимое поступившего от оператора ЭДО подтверждения даты получения.

Дата поступления файла счета-фактуры (файла УПД) оператору ЭДО, которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, будет считаться датой выставления счета-фактуры в электронной форме (п. 1.10 Порядка обмена).

После получения подтверждения оператора ЭДО в документе Счет-фактура выданный в поле Выставлен проставляется флаг и дата выставления, соответствующая подтверждению оператора ЭДО, а в информационной строке документа Счет-фактура выданный отражается информация Требуются действия с нашей стороны и со стороны других участников.

Напомним, что в книге продаж электронный счет-фактура (электронный УПД) будет зарегистрирован еще до поступления подтверждения оператора ЭДО после проведения документов учетной системы Реализация (акт, накладная) и Счет-фактура выданный, поскольку счета-фактуры регистрируются в книге продаж при возникновении обязанности по исчислению НДС и вне зависимости от даты их выставления покупателям (п. 2 и 3 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

После отправки извещения о получении подтверждения оператора ЭДО в информационной строке документа Реализация (акт, накладная) будет отражена информация Ожидается извещение о получении, а в документе Счет-фактура выданный — Требуются действия со стороны других участников.

При этом в форме Электронные документы (Таблице состояния) можно увидеть, что ожидается извещение покупателя о получении счета-фактуры (Извещение о получении) и информация покупателя об оформляемой сделке (УПД (информация покупателя)).

Согласно пункту 2.9 Порядка обмена, выставление покупателем извещения о получении счета-фактуры не является обязательным.

Получение от покупателя извещения о получении УПД и информации об оформляемой сделке

Пунктом 2.9 Порядка обмена предусмотрено, что покупатель по взаимному согласию с продавцом может формировать извещение о получении счета-фактуры.

Кроме того, при реализации товаров продавец должен получить информацию покупателя об оформляемой сделке.

Получение продавцом таких документов от покупателя происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО, после чего в документах Реализация (акт, накладная) и Счет-фактура выданный в информационной строке состояния электронного обмена появится статус ЭДО завершен.

В форме Электронные документы (Таблице состояния) отражается вся информацию о состоянии и движении всех электронных документов (рис. 6).

Для просмотра содержимого каждого электронного документа (УПД (информации продавца), подтверждений, извещений, УПД (информации покупателя)) с описанием прохождения всех необходимых статусов обмена необходимо дважды щелкнуть по активной строке в форме списка.

После завершения обмена в режиме просмотра электронного УПД будет отражена информация о подписании документа обеими сторонами сделки.

Отправленный электронный УПД, как и все полученные и отправленные электронные документы, отражается в списке Архив ЭДО, открываемом по гиперссылке панели команд Архив ЭДО (раздел Администрирование — подраздел Сервис).

Подробнее о том, как в программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) получить электронный счет-фактуру и документ об отгрузке товаров (УПД), см. в разделе «Инструкции по учету в программах 1С» .

Как изменить формат отправляемого документа в 1С- ЭДО?

Многие пользователи не догадываются, что сервис 1С-ЭДО поддерживает возможность формирования электронных документах разработанных ФНС. Форматы данных документов описаны приказами:

• ПРИКАЗ от 19 декабря 2018 г. N ММВ-7-15/820@
• ПРИКАЗ от 13 апреля 2016 г. N ММВ-7-15/189@
• ПРИКАЗ от 30 ноября 2015 г. N ММВ-7-10/552@
• ПРИКАЗ от 30 ноября 2015 г. N ММВ-7-10/551@
• ПРИКАЗ от 27 августа 2019 г. N ММВ-7-15/423@

При первоначальной настройке устанавливается формат по умолчанию, если он вам не подходит можно изменить его вручную. Рассмотрим данную операцию на примере конфигурации Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0.

Во-первых, необходимо найти нужного контрагента в справочнике Контрагенты и вызвать команду ЭДО – Настройки отправки документов

После этого появится форма «Настройки отправки документов по контрагенту». Чтобы перейти непосредственно к настройкам нужно дважды нажать строку табличной части.

Откроется форма с настройками отправки документа. Для изменения формата отправки нужно перейти к настройке отправки документов конкретного типа. Для этого следует перейти по гиперссылке, расположенной напротив наименования документа учета, и в поле «Формат электронного документа» выбрать требуемый формат из выпадающего списка. Для сохранения настроек нужно нажать на кнопку «Готово», убедиться, что в настройках отправки документов, напротив документа установлен выбранный формат, после чего нажать «Записать и закрыть».

Отдельно хотелось бы отметить изменение статуса УПД.

Счет-Фактура и документ реализации товаров (услуг) в одном документе – статус 1