Как получить электронный документ?
Для получения электронных документов открываем раздел Продажи — подраздел Сервис или раздел Покупки — подраздел Сервис (Рис.1 и Рис.2).
Рисунок 1 — Раздел Продажи
Рисунок 2 — Раздел Покупки
Получение электронных документов производится при выполнении команды Отправить и получить из формы списка документов Текущие дела ЭДО (Рис.3).
Рисунок 3 — Текущие дела ЭДО
После обновления Текущих дел ЭДО — входящие документы отображаются в папке Входящие.
Кроме того, поступивший электронный документ, как и все полученные и отправленные электронные документы, отражается в списке Архив ЭДО, открываемом по гиперссылке панели команд Архив ЭДО (раздел Администрирование — подраздел Сервис (Рис.4) или по гиперссылке Архив ЭДО внизу формы Текущие дела ЭДО (Рис.5).
Как бухгалтеру контролировать наличие первички при использовании 1С-ЭДО
Если в отношении бумажных документов бухгалтерской службе необходимо вручную устанавливать флаги о получении или подписании документа, то при использовании ЭДО статусы электронных документов и связанных с ними документов учета изменяются автоматически.
По мере выполнения регламентных действий документ принимает разные состояния ЭДО, например:
Ожидается извещение о получении – электронный документ отправлен контрагенту, но контрагент еще не прислал извещение о его получении.
Ожидается подтверждение – электронный документ отправлен контрагенту, контрагент его получил, но еще не подписал.
Требуется утверждение – получен входящий электронный документ от контрагента, который в случае согласия нужно утвердить, подписать и отправить.
Подробнее про регламент и возможные состояния ЭДО можно прочитать в статье на сайте 1С-ЭДО.
Состояние ЭДО в списке документов учета
Перед отправкой электронного документа контрагенту продавец должен создать первичный документ и провести его. Далее на основании документа учета нужно создать электронный документ и подписать его электронной подписью. Пошагово процесс по выставлению электронного первичного документа в «1С:Бухгалтерии» приводится в материале на сайте ИТС.
Для тех контрагентов, с которыми настроен ЭДО, в списке документов реализации будет отображаться состояние ЭДО.
В целях осуществления контроля «первички», по которой еще не завершены регламентные действия, можно воспользоваться отбором. Для этого нужно кликнуть по кнопке Еще и выбрать команду Настроить список.
В открывшемся окне нужно найти Состояние ЭДО слева в доступных полях и кликнуть по кнопке Выбрать.
Для отбора документов реализации нужно добавить несколько полей со значением Не равно:
Не начат – на документ учета еще не сформирован электронный документ;
На подписи – электронный документ сформирован, но не подписан электронной подписью;
Завершен – необходимые действия по данному электронному документу выполнены всеми участниками обмена;
Завершен с исправлением – выполнены все необходимые действия по обмену корректировочными документами после получения уведомления об уточнении;
Закрыт принудительно – электронный документ был изъят из активного документооборота;
Аннулирован – электронный документ аннулирован по соглашению обеих сторон.
По документам реализации с перечисленными статусами ЭДО контроль «первички» не требуется.
После добавления нажать Завершить редактирование. Благодаря использованию фильтров будет сформирован список документов, по которым нужен контроль.
Аналогичным образом можно формировать список документов поступлений. Покупатель, получив электронный документ от контрагента, должен его проверить, подписать электронной подписью и отразить в учете. Пошагово процесс по получению электронного первичного документа в «1С:Бухгалтерии» приводится в материале на сайте ИТС.
Для отбора документов поступления нужно добавить следующие поля со значением Не равно:
Завершен с исправлением;
Аннулирован;
Закрыт принудительно.
Состояние ЭДО в списке электронных документов
Из списка документов реализации или поступлений можно перейти в рабочее место Текущие дела ЭДО, кликнув по кнопке ЭДО и выбрав соответствующую команду.
Текущие дела ЭДО представляют собой специальное рабочее место для работы с электронными документами, для которых на данный момент не завершен электронный документооборот. Слева расположены группы возможных действий, которые выполняются с электронными документами, справа − список электронных документов. Для списка электронных документов доступны быстрые отборы.
Необработанные электронные документы в папках блока Входящие означают, что для соответствующих учетных документов ЭДО не завершен. Сотруднику, отвечающему за обработку электронных документов, нужно периодически просматривать рабочее место Текущие дела ЭДО и выполнять нужные действия с документами, находящимися во Входящих.
Следует также обратить внимание на папку На контроле группы Исходящие − по находящимся здесь документам ожидаются действия со стороны других участников обмена − контрагента или оператора ЭДО. Если определенные документы находятся На контроле продолжительное время, сотруднику, отвечающему за обработку электронных документов или взаимодействие с контрагентами, нужно связаться с контрагентом для завершения ЭДО. Если сотрудник выяснит, что контрагент не может выполнить нужные действия с электронным документом по техническим или иным причинам, нужно найти другой способ оформления и подписания первичного учетного документа по этой сделке.
Важно совершать регулярные обмены с контрагентами по ЭДО и не оставлять без внимания необработанные документы в Текущих делах ЭДО. Если следовать принципу, что в папках Текущих дел ЭДО не должно быть каких-либо электронных документов (все документы обработаны), то и с первичными документами должно быть все в порядке.
При необходимости можно открыть электронный документ непосредственно из связанного документа учета по кнопке ЭДО – Посмотреть электронный документ.
Также электронный документ можно найти в общем списке в Архиве ЭДО, если перейти по соответствующей ссылке в форме Текущие дела ЭДО.
Другие полезные материалы по работе с 1С-ЭДО смотрите на официальном сайте сервиса. Подпишитесь на сайте на рассылку новостей и публикации техподдержки, чтобы получать актуальную информацию о сервисе 1С-ЭДО.
1С-ЭДО. Как получить электронный документ?
- Для того чтобы получить электронные документы нажмите кнопку Отправить и получить из формы списка документов «Текущие дела ЭДО». Эту форму можно открыть по ссылке из панели команд Текущие дела ЭДО ( Продажи — Сервис или Покупки — Сервис).
Если у вас режим работы «клиент-серверный», то вы можете установить расписание получения электронных документов. Для этого выполните настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами ( Администрирование — Обмен электронными документами).
Полученный вами электронный документ, в зависимости от типа, может автоматически оказаться в папке «Утвердить» формы списка документов «Текущие дела ЭДО» .
Дополнительно электронный документ должен отражаться в списке «Архив ЭДО», как и все полученные и отправленные электронные документы. Открыть список «Архив ЭДО» можно перейдя по ссылке панели команд Архив ЭДО ( Администрирование — Сервис) или по ссылке Архив ЭДО.
- Чтобы перейти в форму просмотра поступившего документа кликните 2 раза по активной строке списка документов «Текущие дела ЭДО» или «Архив ЭДО».
На закладках формы просмотра поступившего электронного документа вы увидите информацию о подписях и статусах электронного документа с текстом сопроводительной записки.
В зависимости от типа документа и на основании полученного формализованного электронного документа может появиться новый документ учетной системы. - Открыть новый документ «Поступление» вы можете так: (2 картинки выше)
Где найти документы, ЭДО по которым завершен. Архив ЭДО
Электронные документы со статусом ЭДО завершен можно посмотреть несколькими способами:
1. Перейдя в «Архив ЭДО»
Архив ЭДО по умолчанию в программе находится в разделе Администрирование — Архив ЭДО
Также в «Архив ЭДО» можно перейти из раздела «Текущие дела ЭДО»
! Обращаем внимание, что путем настройки навигации в программном продукте «Архив ЭДО» может быть выведен в другие разделы. Для этого необходимо в нужном разделе зайти в «Настройки» — «Настройки навигации».
В настройках панели навигации в разделе «Доступные команды» необходимо выбрать «Архив ЭДО» и нажать «Добавить>» в соответствующий раздел «Выбранные команды».
После чего «Архив ЭДО» появится в нужном разделе.
2. Перейдя в электронный документ из документа учёта.
Для этого необходимо открыть документ учета к которому привязан электронный документ, затем нажать «ЭДО» — «Посмотреть электронный документ»