Экспорт контактов из Outlook в Excel
При использовании в Excel контактной информации из приложения Microsoft Outlook, требуется экспорт контактов из Outlook в Excel. Для того чтобы экспортировать контакты из этого почтового приложения в файл Excel необходимо проделать несколько несложных операций.
Ниже приведены действия для экспорта контактов из MS Outlook 2007, для других версий приложения все делается аналогично.
1) Зайти в меню «Файл» приложения Microsoft Outlook и выбрать пункт «Импорт и экспорт. «;
2) В появившемся окне «Мастер импорта и экспорта» выбрать пункт «Экспорт в файл» и нажать кнопку «Далее»;
3) В появившемся окне «Экспорт в файл» выбрать пункт «Microsoft Excel 97-2003» и нажать кнопку «Далее»;
4) Выбрать папку для экспорта с названием «Контакты» и нажать кнопку «Далее»;
5) Через кнопку «Обзор» выбрать папку, в которую будет сохранен Excel-файл, а также указать имя этого файла и нажать кнопку «ОК»;
6) В последний раз нажать кнопку «Далее» и затем кнопку «Готово».
В файл экспортируются все доступные поля, предусмотренные для заполнения контактов в Outlook, что часто делает экспортируемый в Excel файл неудобным для дальнейшего использования. В случае, если необходимо выгрузить в Excel только определенные контактные данные или подставить определенные контактные данные из Outlook в определенные ячейки Excel, то лучше это сделать при помощи макроса VBA для переноса контактов из Outlook в Excel.
Мастер-класс слияния: экспорт контактов Outlook в Excel для управления данными
Mail Merge — замечательный инструмент для тех, кому поручено управлять и распространять сообщения компании. Независимо от того, являются ли носители электронными или печатными буквами, это огромная, трудоемкая задача, если список рассылки превышает 300 контактов, а сообщения содержат несколько настраиваемых полей. Например, в дополнение к стандартной контактной информации (имя, адрес, город, штат и т. Д.) Дополнительные пользовательские поля могут включать в себя навыки получателя, годы службы, заработанный заработок, заработную плату, структуру бонуса, высшее образование, предыдущую работу, и т. д.
Outlook имеет существенную функцию слияния, которая позволяет пользователям создавать несколько пользовательских полей . И он предоставляет множество специальных полей для личной информации, таких как дни рождения, имя супруга, количество детей, юбилеи и т. Д., А также несколько адресов и номеров телефонов. Но не хватает « пользовательских » полей для всех деталей, упомянутых в первом абзаце. И, постоянно изменяя эту информацию для каждого получателя, для каждого распространения массовой почты, это длительная и громоздкая задача.
Самый простой и эффективный метод для такой работы, особенно если ваши задачи распределения повторяются и бесчисленны, заключается в том, чтобы поддерживать базу данных в Excel, обновленную из контактов Outlook, а затем объединенную с шаблонами в Word. В первой части этой серии из трех частей описывается, как экспортировать список контактов в Excel. В части второй описывается, как поддерживать и управлять этой базой данных, а в части третьей показано, как создать документ с настраиваемыми полями объединения из Excel, а затем сохранить его как шаблон для повторного использования позже.
1. Запустите экспорт файлов
Откройте Outlook, затем откройте папку «Адресная книга / Контакты» (щелкните значок «Люди» внизу левой панели). На экране «Контакты» нажмите Файл > Открыть и экспортировать > Импорт / Экспорт . В диалоговом окне Мастер импорта и экспорта выберите Экспорт в файл , затем нажмите Далее . В первом диалоговом окне «Экспорт в файл» в разделе «Создать тип файла» выберите значения разделенных запятыми (CSV), затем нажмите Далее . В следующем (втором) окне «Экспорт в файл» в разделе «Выбрать папку для экспорта» выберите Контакты , затем нажмите Далее .
Откройте Outlook, затем экспортируйте свои контакты в файл с разделителями-запятыми (CSV).
2. Имя и сохранение экспортированного файла
В третьем окне «Экспорт в файл» в разделе «Сохранить экспортированный файл как» введите имя файла, затем нажмите «Обзор», чтобы ввести местоположение для этого файла (например, C: Users Owner Documents … ). Найдите папку, в которой вы хотите сохранить этот файл, и нажмите «ОК». Появится четвертое окно «Экспорт в файл» и отобразится путь (папки и имя файла) местоположения нового файла. Если путь правильный, нажмите «Далее».
2-Экспортировать в файл и сохранять экспортированный файл как (ваше имя файла).
3. Отображать настраиваемые поля для экспорта
Появится пятое окно «Экспорт в файл» и отобразится информация об экспорте: Экспортируйте «Контакты» из папки «Контакты» с помощью флажка. Вам не нужно экспортировать каждое поле, потому что большинство полей не используется (и, следовательно, пусто). Вместо этого нажмите кнопку «Пользовательские поля карты». В диалоговом окне «Пользовательские поля карты» обратите внимание на инструкции вверху: перетащите значения из исходного файла слева и поместите их в соответствующее поле назначения справа. Перетащите элемент справа налево, чтобы удалить.
4. Очистка полей данных, которые вам не нужны
Сначала решите, хотите ли вы удалить все поля (около 60+) и перетащить нужные поля или сохранить поля по умолчанию и удалить те, которые вам не нужны. Нажмите кнопку «Очистить карту», чтобы начать с чистого листа или кнопки «Карта по умолчанию», чтобы сохранить все поля, а затем удалить ненужные. Самый простой способ? Нажмите кнопку «Очистить карту» и начните чист, потому что более вероятно, что вам понадобятся только некоторые из этих полей для этого проекта.
5. Как перемещать пользовательские поля
Независимо от выбора, который вы делаете выше: щелкните поле слева, удерживайте левую кнопку мыши и перетащите его вправо. Сделайте обратное, чтобы удалить поля справа.
3-Map Custom Fields: переместите поля экспорта вправо и опущены поля слева.
Обратите внимание, что только поля справа от диалогового окна «Пользовательские поля карты» в панели «Разделяемые значения с запятой» — экспортируются в файл CSV. По завершении нажмите ОК . Затем в шестом окне «Экспорт в файл» нажмите кнопку Готово . Диалог «Импорт и экспорт» показывает ход экспорта.
6. Проверьте экспортированный файл
По завершении перейдите в папку (путь / папки), в которой вы сохранили файл, и проверьте размер файла и файла (чтобы обеспечить передачу данных, а не только пустой файл). В нашем примере имя файла 5-15-15 Contact List.CSV, а размер файла — 521 КБ. Вернитесь на следующей неделе для второй части: Как поддерживать и управлять своей контактной базой данных в Excel.
4-Экспорт пользовательских контактов в CSV-файл для импорта в Excel.
Мастер-мастер слияния: как импортировать, настраивать и управлять контактами Outlook в Excel
Мы покажем вам, как очищать и готовить данные для большого слияния почты, все, от обрезки ненужных полей данных до установки идентификационных номеров записей.
LinkedIn возвращает простой, мгновенный экспорт контактов после возмущения пользователя
Сила толпы прекратила новый процесс экспорта данных из LinkedIn мертвый по своим трекам — по крайней мере, до тех пор, пока LinkedIn не сможет определить, как быстро сделать свою новую функцию.
Выгружаем контакты из Outlook
При необходимости, инструментарий почтового клиента Outlook позволяет сохранять различные данные, в том числе и контакты, в отдельный файл. Подобная возможность будет особо полезна если пользователь решил перейти на другую версию Outlook, или же если необходимо передать контакты в другую почтовую программу. В этой инструкции мы рассмотрим, как можно импортировать контакты во внешний файл. И сделаем это на примере MS Outlook 2016.
- Начнем с меню «Файл», где перейдем в раздел «Открыть и экспортировать». Здесь нажимаем кнопку «Импорт и экспорт» и переходим к настройке экспорта данных.
- Поскольку мы хотим сохранить данные контактов, то в этом окне выбираем пункт «Экспорт в файл» и нажимаем кнопку «Далее».
- Теперь выбираем тип создаваемого файла. Здесь предлагается всего два типа. Первый, это «Значения, разделенные запятыми», то есть файл формата CSV. И второй – «Файл данных Outlook».
Таким образом сделать экспорт данных контактов довольно легко – всего в несколько шагов. Подобным образом можно экспортировать данные и в более поздних версиях почтового клиента. Однако, процесс экспорта может немного отличаться от описанного здесь.
Самый простой способ экспортировать контакты Outlook в Excel/CSV
Вы можете привыкнуть использовать программное обеспечение Outlook и хранить в нем самый ценный актив, такой как информация о контактах.
Если вы хотите экспортировать контакты Outlook в виде файла Excel, чтобы сохранить их на своем компьютере. Или, если вы боитесь краха вашего компьютера и теряете контакты Outlook, вы можете подумать о резервном копировании контактов Outlook в другой учетной записи. Все эти вопросы должны решить «Как экспортировать Outlook-контакты»?
Экспорт ваших контактов в Excel или формат, который большинство других почтовых программ и служб распознает, как CSV, достаточно прост. Следующая статья покажет вам подробные шаги, чтобы продемонстрировать, как легко экспортировать контакты Outlook.
Как экспортировать контакты Outlook
Экспорт контактов Outlook в Excel и CSV-профиль — это способ сохранить или сохранить контакты, а также легко импортировать его в другое приложение для резервного копирования. Затем вам не нужно вводить информацию о контактах снова и снова.
Часть 1: Экспорт контактов из Outlook в Excel (например, для просмотра Outlook 2010)
- 1, запустите Outlook 2010, щелкните вкладку «Файл», а затем выберите «Параметры».
- 2. Затем отобразится всплывающее диалоговое окно с названием «Параметры Outlook», нажмите «Дополнительно» в левом интерфейсе и нажмите «Дополнительно»,Экспортировать«на правом интерфейсе.
- 3. Появится диалоговое окно «Мастер импорта и экспорта». Выберите опцию «Экспорт в файл» для всех элементов. Закончив выбор, нажмите кнопку «Далее».
- 4, затем появится диалоговое окно для выбора конкретного формата файла. Вы можете выбрать «Microsoft Excel 97-2003», который вам нужен, нажмите кнопку« Далее ».
- 5. Следующим шагом является выбор папки для экспорта из, выберите «Контакты«из списка. И идите» Далее «.
- 6. Когда вам нужно выбрать путь сохранения экспортированных контактов, вы можете нажать кнопку «Обзор», чтобы определить папку назначения.
- 7. При сохранении экспортированных контактов Outlook появится всплывающее диалоговое окно, напоминающее, что вы пишете «Имя файла», введите имя для своего файла и нажмите кнопку« ОК ». Затем он вернется в предыдущее окно, в котором вам будет предложено указать путь для сохранения экспортированных контактов Outlook, а затем нажмите« Далее ».
Примечание: Если вы хотите вручную настроить карту самостоятельно, нажмите кнопку «Настроить пользовательские поля». Нажмите кнопку «Очистить карту», чтобы удалить все значения на правой панели. И тогда вы должны выбрать свое значение из левого столбца. Точно так же, как инструкции в диалоговом окне:Вам нужно перетащить значения из исходного файла слева и поместить их в соответствующее поле назначения справа«Когда закончите все настройки, нажмите кнопку« ОК ».
Дополнение: Если вы используете Outlook 2007, интерфейс отличается от Outlook 2010. Поэтому для получения контактов Outlook требуется другой набор кликов.
Когда вы запустите Outlook 2007, сначала перейдите на вкладку «Файл», а затем выберите «Импорт и экспорт«из раскрывающегося списка. Выберите« Экспорт в файл »во всплывающем диалоговом окне, которое называется« Мастер импорта и экспорта ». Затем следующие шаги будут такими же, как и экспорт файла контактов Outlook2010.
После успешного экспорта контактов Outlook в Excel вы можете легко сохранить его на своем компьютере для резервного копирования или совместного использования с друзьями.
Часть 2: экспорт контактов из Outlook в CSV
Примечание: При экспорте контактов Outlook в CSV некоторые шаги такие же, как и экспорт контактов из Outlook в Excel, вы можете следовать вышеприведенным шагам. Но есть разные различия в выборе выходного файла.
Когда вы входите в диалоговое окно «Экспорт в файл», вам нужно выбрать «Значения, разделенные запятыми (Windows)», который также известен как CSV-файл вместо выбора« Microsoft Excel 97-2003 ». Кроме того, следующие шаги такие же, как указано выше.
Это все! Вы можете экспортировать все контакты из Outlook в Excel или CSV с помощью этого простого метода.