Как добавить данные в сводную таблицу в excel из другой таблицы

Как добавить данные в сводную таблицу в excel из другой таблицы

Если вы ещё не знакомы со сводными таблицами, то начните с этой статьи.

Проблема

Бывает так, что анализируемые данные попадают к нам в виде отдельных таблиц, которые, тем не менее, нужно связать. Это легко может сделать MS Access, а в Excel для этого приходилось всегда использовать формулы типа ВПР (VLOOKUP). Однако, начиная с Excel 2013, у нас появилась возможность при построении сводной таблицы в качестве источника использовать несколько таблиц, связанных между собой по ключевым полям.

Пример

В нашем примере мы располагаем 4-мя таблицами: Заказы , Строки заказов , Товары , Клиенты .

Таблица Строк заказов:

Исходные таблицы оформлены в виде умных таблиц: Orders , OrderLines , Goods и Clients .

Вполне очевидно, что таблицы Orders и OrderLines могут быть связаны по полю ID_Заказа , таблицы Orders и Clients — по полю ID_клиента , таблицы OrderLines и Goods — по полю ID_товара .

Скачать пример

Создание модели данных

Создадим сводную таблицу на основе любой из имеющихся таблиц.

Выбираем в меню Вставка пункт Сводная таблица . В указанном диалоговом окне мы видим опцию Добавить эти данные в модель данных . Мы могли бы её выбрать, но я рекомендую другой, более удобный способ. Просто нажмите OK .

В появившейся панеле Поля сводной таблицы вы видите надпись ДРУГИЕ ТАБЛИЦЫ.

Нажмём её. Появится такой вопрос:

Отвечаем Да и видим, что в список полей добавились все наши таблицы:

Если вы начнёте выбирать поля, то через некоторое время в списке полей появится кнопка СОЗДАТЬ.

Нажмём её и создадим связи между нашими таблицами. Так создаётся связь между таблицей Orders и OrderLines . Обратите внимание, что Excel умеет создавать связь типа » один к одному » или » один ко многим «. Причём первой надо указывать таблицу, где «много», в противном случае Excel ругается и предлагает поменять их местами.

Аналогично создаём другие связи.

В диалоговое окно Управление связями можно попасть через ленту АНАЛИЗ команда Отношения

Чтобы видеть больше полей на панеле Поля сводной таблицы , можно через кнопку Сервис (в виде шестерёнки) выбрать это представление:

Результат будет таким:

В результате все наши таблицы теперь связаны и вы можете сформировать, к примеру, такой отчёт:

Просто и удобно!

Читайте также:

Введение в сводные таблицы

Автоматизация форматирования сводных таблиц

0

Проблема, поднятая Николаем очень правильная. Тут действительно не всё так просто. Поэтому подумал, что мой ответ будет интересен и другим читателям этой статьи:
————————————-
Николай,здравствуйте.

Я понимаю ваши затруднения. Например, чтобы посчитать стоимость какого-либо
товара в заказе, надо [OrderLines].[количество]
умножить на [Goods].[Цена]. Это делается при помощи
вычисляемого поля, которое вы создать в меню Анализ сводной таблицы не можете,
так как эта таблица построена на основе Модели данных, а это уже часть PowerPivot функционала. Добавлять
вычисляемый столбец надо через модуль PowerPivot,
который у вас в Excel будет
только в версии Prof Plus. Речь идёт про MS Office 2013.

0

Получил такое письмо:
——————————-
Денис, здравствуйте,
спасибо за вашу статью про сводные таблицы по нескольким диапазонам.
http://perfect-excel.ru/publ. -1-0-67

не могли бы вы подсказать, как с помощью сводных таблиц узнать стоимость
заказов из вашего примере.

например, построить такие отчеты.

— вид продукта — общая стоимость согласно заказам
— клиент — общая сумма заказов
— заказ № — стоимость заказа
и т.п.

именно через сводные таблицы, а не модификацией текущих четырех таблиц.
Заранее большое спасибо.

Работа со сводными таблицами в Excel на примерах

Пользователи создают сводные таблицы для анализа, суммирования и представления большого объема данных. Такой инструмент Excel позволяет произвести фильтрацию и группировку информации, изобразить ее в различных разрезах (подготовить отчет).

Исходный материал – таблица с несколькими десятками и сотнями строк, несколько таблиц в одной книге, несколько файлов. Напомним порядок создания: «Вставка» – «Таблицы» – «Сводная таблица».

А в данной статье мы рассмотрим, как работать со сводными таблицами в Excel.

Как сделать сводную таблицу из нескольких файлов

Первый этап – выгрузить информацию в программу Excel и привести ее в соответствие с таблицами Excel. Если наши данные находятся в Worde, мы переносим их в Excel и делаем таблицу по всем правилам Excel (даем заголовки столбцам, убираем пустые строки и т.п.).

Дальнейшая работа по созданию сводной таблицы из нескольких файлов будет зависеть от типа данных. Если информация однотипная (табличек несколько, но заголовки одинаковые), то Мастер сводных таблиц – в помощь.

Мы просто создаем сводный отчет на основе данных в нескольких диапазонах консолидации.

Гораздо сложнее сделать сводную таблицу на основе разных по структуре исходных таблиц. Например, таких:

Первая таблица – приход товара. Вторая – количество проданных единиц в разных магазинах. Нам нужно свести эти две таблицы в один отчет, чтобы проиллюстрировать остатки, продажи по магазинам, выручку и т.п.

Мастер сводных таблиц при таких исходных параметрах выдаст ошибку. Так как нарушено одно из главных условий консолидации – одинаковые названия столбцов.

Но два заголовка в этих таблицах идентичны. Поэтому мы можем объединить данные, а потом создать сводный отчет.

1. В ячейке-мишени (там, куда будет переноситься таблица) ставим курсор. Пишем = — переходим на лист с переносимыми данными – выделяем первую ячейку столбца, который копируем. Ввод. «Размножаем» формулу, протягивая вниз за правый нижний угол ячейки.
2. По такому же принципу переносим другие данные. В результате из двух таблиц получаем одну общую.
3. Теперь создадим сводный отчет. Вставка – сводная таблица – указываем диапазон и место – ОК.

Открывается заготовка Сводного отчета со Списком полей , которые можно отобразить.

Покажем, к примеру, количество проданного товара.

Можно выводить для анализа разные параметры, перемещать поля. Но на этом работа со сводными таблицами в Excel не заканчивается: возможности инструмента многообразны.

Детализация информации в сводных таблицах

Из отчета (см.выше) мы видим, что продано ВСЕГО 30 видеокарт. Чтобы узнать, какие данные были использованы для получения этого значения, щелкаем два раза мышкой по цифре «30». Получаем детальный отчет:

Как обновить данные в сводной таблице Excel?

Если мы изменим какой-либо параметр в исходной таблице либо добавим новую запись, в сводном отчете эта информация не отобразится. Такое положение вещей нас не устраивает.

Курсор должен стоять в любой ячейке сводного отчета.

Правая кнопка мыши – обновить.

Чтобы настроить автоматическое обновление сводной таблицы при изменении данных, делаем по инструкции:

1. Курсор стоит в любом месте отчета. Работа со сводными таблицами – Параметры – Сводная таблица.
2. Параметры.
3. В открывшемся диалоге – Данные – Обновить при открытии файла – ОК.

Изменение структуры отчета

Добавим в сводную таблицу новые поля:

1. На листе с исходными данными вставляем столбец «Продажи». Здесь мы отразим, какую выручку получит магазин от реализации товара. Воспользуемся формулой – цена за 1 * количество проданных единиц.
2. Переходим на лист с отчетом. Работа со сводными таблицами – параметры – изменить источник данных. Расширяем диапазон информации, которая должна войти в сводную таблицу.

Если бы мы добавили столбцы внутри исходной таблицы, достаточно было обновить сводную таблицу.

После изменения диапазона в сводке появилось поле «Продажи».

Как добавить в сводную таблицу вычисляемое поле?

Иногда пользователю недостаточно данных, содержащихся в сводной таблице. Менять исходную информацию не имеет смысла. В таких ситуациях лучше добавить вычисляемое (пользовательское) поле.

Это виртуальный столбец, создаваемый в результате вычислений. В нем могут отображаться средние значения, проценты, расхождения. То есть результаты различных формул. Данные вычисляемого поля взаимодействуют с данными сводной таблицы.

Инструкция по добавлению пользовательского поля:

1. Определяемся, какие функции будет выполнять виртуальный столбец. На какие данные сводной таблицы вычисляемое поле должно ссылаться. Допустим, нам нужны остатки по группам товаров.
2. Работа со сводными таблицами – Параметры – Формулы – Вычисляемое поле.
3. В открывшемся меню вводим название поля. Ставим курсор в строку «Формула». Инструмент «Вычисляемое поле» не реагирует на диапазоны. Поэтому выделять ячейки в сводной таблице не имеет смысла. Из предполагаемого списка выбираем категории, которые нужны в расчете. Выбрали – «Добавить поле». Дописываем формулу нужными арифметическими действиями.
4. Жмем ОК. Появились Остатки.

Группировка данных в сводном отчете

Для примера посчитаем расходы на товар в разные годы. Сколько было затрачено средств в 2012, 2013, 2014 и 2015. Группировка по дате в сводной таблице Excel выполняется следующим образом. Для примера сделаем простую сводную по дате поставки и сумме.

Щелкаем правой кнопкой мыши по любой дате. Выбираем команду «Группировать».

В открывшемся диалоге задаем параметры группировки. Начальная и конечная дата диапазона выводятся автоматически. Выбираем шаг – «Годы».

Получаем суммы заказов по годам.

По такой же схеме можно группировать данные в сводной таблице по другим параметрам.

Создание сводных таблиц в Microsoft Excel

Сводные таблицы Excel предоставляют возможность пользователям в одном месте группировать значительные объемы информации, содержащейся в громоздких таблицах, а также составлять комплексные отчеты. Их значения обновляются автоматически при изменении значения любой связанной с ними таблицы. Давайте выясним, как создать такой объект в Microsoft Excel.

Создание сводной таблицы в Excel

Поскольку в зависимости от результата, который хочет получить пользователь, сводная таблица может быть как простой, так и сложно составленной, мы рассмотрим два способа ее создания: вручную и при помощи встроенного в программу инструмента. Дополнительно расскажем, как настраиваются такие объекты.

Вариант 1: Обычная сводная таблица

Мы будем рассматривать процесс создания на примере Microsoft Excel 2010, однако алгоритм применим и для других современных версий этого приложения.

1. За основу возьмем таблицу выплат заработной платы работникам предприятия. В ней указаны имена работников, пол, категория, дата и сумма выплаты. То есть каждому эпизоду выплаты отдельному работнику соответствует отдельная строчка. Нам предстоит сгруппировать хаотично расположенные данные в этой таблице в одну сводную таблицу, при этом сведения будут браться только за третий квартал 2016 года. Посмотрим, как это сделать на конкретном примере.
2. Прежде всего преобразуем исходную таблицу в динамическую. Это нужно для того, чтобы при добавлении строк и других данных они автоматически подтягивались в сводную таблицу. Наводим курсор на любую ячейку, затем в расположенном на ленте блоке «Стили» кликаем по кнопке «Форматировать как таблицу» и выбираем любой понравившийся стиль таблицы.

Вариант 2: Мастер сводных таблиц

Создать сводную таблицу можно, применив инструмент «Мастер сводных таблиц», но для этого сразу нужно вывести его на «Панель быстрого доступа».

Переходим в пункт меню «Файл» и кликаем на «Параметры».

Настройка сводной таблицы

Как мы помним из условий поставленной задачи, в таблице должны остаться данные только за третий квартал. Пока же отображаются сведения за весь период. Покажем пример, как можно произвести ее настройку.

1. Для приведения таблицы к нужному виду кликаем на кнопку около фильтра «Дата». В нем устанавливаем галочку напротив надписи «Выделить несколько элементов». Далее снимаем галочки со всех дат, которые не вписываются в период третьего квартала. В нашем случае это всего лишь одна дата. Подтверждаем действие.
2. Таким же образом мы можем воспользоваться фильтром по полу и выбрать для отчета, например, только одних мужчин.
3. Сводная таблица приобрела такой вид.
4. Для демонстрации того, что управлять информацией в таблице можно как угодно, снова открываем форму списка полей. Переходим на вкладку «Параметры», и щелкаем на «Список полей». Перемещаем поле «Дата» из области «Фильтр отчета» в «Название строк», а между полями «Категория персонала» и «Пол» производим обмен областями. Все операции выполняем с помощью простого перетягивания элементов.
5. Теперь таблица выглядит совсем по-другому. Столбцы делятся по полам, в строках появилась разбивка по месяцам, а фильтрацию теперь можно осуществлять по категории персонала.
6. Если же в списке полей название строк переместить и поставить выше дату, чем имя, тогда именно даты выплат будут подразделяться на имена сотрудников.
7. Можно также отобразить числовые значения таблицы в виде гистограммы. Для этого выделяем ячейку с числовым значением, заходим на вкладку «Главная», жмем «Условное форматирование», выбираем пункт «Гистограммы» и указываем понравившийся вид.
8. Гистограмма появляется только в одной ячейке. Чтобы применить правило гистограммы для всех ячеек таблицы, кликаем на кнопку, которая появилась рядом с гистограммой, и в открывшемся окне переводим переключатель в позицию «Ко всем ячейкам».
9. В итоге наша сводная таблица стала выглядеть более презентабельно.

Второй способ создания предоставляет больше дополнительных возможностей, но в большинстве случаев функциональности первого варианта вполне достаточно для выполнения поставленных задач. Сводные таблицы могут формировать данные в отчеты по практически любым критериям, которые укажет пользователь в настройках.

Сводная таблица из нескольких листов «Excel».

Очень часто при формировании отчётов (аналитики) основанных на больших объемах данных приходиться сводить в одну таблицу информацию с нескольких листов книги «Excel» .
В идеале для сбора и аналитики информации с разных листов «Эксель» желательно сделать сводную таблицу, которая будет брать данные из нескольких источников (листов книги).

Такую таблицу можно выполнить двумя разными способами.

1. Создание сводной таблицы с разных листов при помощи стандартных возможностей и инструментов.
2. Создание таблицы берущей данные с нескольких листов при помощи запроса сформированного в надстройке Power Query .

Рассмотрим первый способ.

Создание сводной таблицы с разных листов при помощи стандартных возможностей и инструментов.

Шаг первый.

Необходимо добавить в ленту инструментов кнопку мастера создания сводных таблиц и диаграмм.

Для этого следует кликнуть правой кнопкой мыши по ленте (панели инструментов) и выбрать из выпадающего меню пункт «Настройка ленты»

либо войти во вкладку

«Файл» => «Параметры» => «Настройка ленты».

Далее в настройках ленты из выпадающего списка под надписью «Выбрать команды» выбрать пункт «Все команды». В окне ниже отобразятся все возможные команды, которые можно разместить на панели, в алфавитном порядке.

Из списка выбираем «Мастер сводных таблиц и диаграмм»

В правом окне при помощи кнопки «Создать группу» создаем новую группу инструментов. Для группы можно выбрать удобное для Вас наименование. Например, «Своя группа». Можно выбрать на какой вкладке будет создана группа. В своем примере я выбрал вкладку «Главная».

Когда группа создана, выделите ее курсором, выделите курсором «Мастер сводных таблиц и диаграмм» в левом окне и нажмите кнопку «Добавить >>».

После нажмите «Ок».

Теперь на главной вкладке панели инструментов находится инструмент «Мастер сводных таблиц и диаграмм».

• Кликнуть по кнопке мастера построения сводных таблиц.
• На первом окне поставить флажок, напротив «в нескольких диапазонах консолидации» и флажок напротив «сводная таблица»

Второй способ.

Создание таблицы берущей данные с нескольких листов при помощи запроса сформированного в надстройке Power Query .

Данный способ заключается в использовании запроса надстройки Power Query.

О данной надстройке рассказывалось в статье: «Power Query» в «Excel» — что это?

Создание запроса Power Query для сведения нескольких страниц книги в одну таблицу.

Шаг первый.

Нужно создать два запроса, каждый из которых будет брать информацию из отдельной таблицы.

Шаг два.

Для этого во вкладке Power Query нужно нажать кнопку «Из таблицы» и указать в появившемся окне диапазон – источник данных. После чего нажать «Ок».

Шаг три.

Когда создан второй запрос, нужно во вкладке Power Query кликнуть по кнопке «Слияние запросов» и настроит в появившемся окне вид получившейся общей таблицы.

Шаг четыре.

Когда вид настроен, нужно нажать кнопку «Закрыть и загрузить.»

Надстройка Power Query соберет данные с двух листов и соединит их в одной таблице.