Как вставить поле для ввода текста в документ word

Как создавать в MS Word заполняемые формы

Мало кто знает, но текстовый редактор MS Word позволяет создавать такую полезную вещь, как настраиваемые формы. Чем же она полезна? Всего один пример — итак, вам нужно получить несколько десятков анкет в электронном виде. Вы рассылаете респондентам шаблон DOC-файла заполненный по образцу, снова получаете уже заполненные анкеты и…

Да, понимаете, что что-то пошло не так. Правильно заполнена только половина анкет, а во всех остальных случаях полный разброд — кто-то удалил важные поля, кто-то что-то добавил, до неузнаваемости изменил форматирование и т.п. В итоге, приходится тратить время на стандартизацию и исправления. Сейчас я расскажу вам как справится с этой проблемой раз и навсегда — наш выбор, настраиваемые формы.

Убедитесь, что вкладка «разработчик» включена

Вкладка разработчик в MS Word

Для начала убедитесь, что в нашем MS Word присутствует вкладка «Разработчик«, которая по умолчанию отключена. Если вкладки нет, первым делом придется её активировать — откройте настройки MS Word («Файл» → «Параметры«) и разыщите пункт «Настроить ленту«. Справа в списке поставьте галочку рядом с пунктом «Разработчик» и примените изменения нажав «Ок».

Включаем вкладку «разработчик» , если она выключена

Теперь вкладка должна появится. переходим туда.

Создаем настраиваемую форму в MS Word

Усложнять мы не будем, и в нашей первой «анкете» будет всего одно поле: имя. В группе «Элементы управления» на вкладке «Разработчик» найдите инструмент «Обычный текст» и щелкните на него. Тотчас на листе появится текстовое поле заполненное заготовкой «место для ввода текста».

Создаем простую форму в MS word

Прекрасно, теперь начинается волшебство. Щелкните по инструменту «Ограничить редактирование» и обратите внимание на появившуюся справа панель. Мы хотим добиться простого результата: пользователь заполняющий документ может ввести текст в поле формы (в данном случае, свои имя), но не может изменить само поле, а также изменить форматирование или вставить в документ какой-то дополнительный текст.

Поле формы вставленное в лист текстового редактора

Защищаем форма от изменений

Теперь сделайте следующее:

• В пункте «Ограничения на форматирование» поставьте галочку «Ограничить набор разрешенных стилей»
• В пункте «Ограничения на редактирование» выберите из выпадающего списка значение «Ввод данных в поля формы».
• В пункте «Включение защиты» нажмите единственную кнопку «Да, включить защиту»

Запрещаем изменение документа

На экран будет выведено окно с предложением ввести пароль — можете ничего не вводить и сразу нажать «Ок», или ввести простой пароль, который не забудете. Вот и всё.

Защищаем страницу от изменений с помощью пароля

Попробуйте ввести имя в созданное нами ранее поле. Получается? А теперь попробуйте ввести текст куда-бы то ни было помимо этого поля. Ага! Страница защищена от редактирования. Можете смело сохранять её и будьте уверены — сохранятся только данные введенные в соответствующее поле.

Что если вам потребуется внести в форму изменения, например, добавив новые поля? Обратите внимание на нижнюю часть панели «Ограничить редактирование» и нажмите кнопку «Отключить защиту». По её нажатию, документ снова будет доступен для редактирования.

Если вы хотите отредактировать страницу, ограничения можно отменить

Какие ещё защищенные поля можно создавать в MS Word?

Кроме уже знакомого нам поля типа «Обычный текст», MS Word предлагает к вашим услугам такие «ходовые» поля как:

• «Форматированный текст» — к тексту в поле можно применить форматирование
• «Флажок» — возможность создать форму с вариантами выбора
• «Раскрывающийся список» — возможность задать элемент с заранее предустановленными вариантами выбора
• «Выбор даты» — раскрывающийся список с календарем для удобного выбора нужной даты

С помощью этого набора вы можете создавать в текстовом редакторе Word формы с практически неограниченными возможностями применения.

Создание электронных форм о формах

Форма — это структурированный документ с незаполненными областями (полями формы), в которые вводятся данные. Данные могут вводиться непосредственно с клавиатуры или выбираться в раскрывающихся списках. Пользователь может создать форму, а другие пользователи заполнят ее в Microsoft Word. Затем можно обработать собранные сведения.

Например, можно создать электронную форму заявки на участие в конференции (рис. 1.74).

увеличить изображениеРис. 1.74.Заявка на участие в конференции

Для создания и настройки параметров форм удобно пользоваться панелью инструментов Формы. При создании и работе с формами, как правило, должна быть нажата кнопка Затенение полей формы. Затенение полей формы позволяет легко находить на экране поля, которые требуется заполнить, однако это затенение не выводится при печати.

Форма состоит из постоянной части и полей.

Постоянная часть может содержать текст, таблицы, рисунки и др. объекты. Постоянная часть при заполнении формы остается неизменной.

Поля предназначены для заполнения пользователем. В форме можно использовать текстовые поля, поля с раскрывающими списками и флажки.

Заполнение формы возможно только после установки соответствующей защиты документа.

Создание постоянной части формы

Первым этапом создания формы является создание и оформление постоянной части. Для структурирования и организации данных на странице удобно пользоваться таблицами и рамками.

Документ создается и оформляется в обычном порядке. Например, для электронной формы, представленной на рис. 1.74, можно создать таблицу, в ней соответствующим образом объединить и разбить ячейки, установить требуемую высоту строк, удалить обрамление границ. Установить параметры шрифта.

Образец документа приведен на рис. 1.75.

увеличить изображениеРис. 1.75.Постоянная часть формы заявки на участие в конференции

Вставка полей в форму Текстовые поля

Текстовые поля предназначены для ввода данных в форму с использованием клавиатуры или вставкой из буфера обмена.

Установите курсор в месте вставки.

Во вкладке Разработчикв группеЭлементы управлениянажмите кнопкуИнструменты из предыдущих версийи выберите элементПоле(рис. 1.76).

увеличить изображениеРис. 1.76.Добавление поля

Поле отобразится как серый прямоугольник (рис. 1.77).

увеличить изображениеРис. 1.77.Поле в документе

Для настройки параметров поля нажмите кнопку Свойстваво вкладкеРазработчикв группеЭлементы управления(см.рис. 1.77) или дважды щелкните по нему мышью. В окнеПараметры текстового поля(рис. 1.78) установите требуемые параметры.

Рис. 1.78.Настройка параметров текстового поля

В раскрывающемся списке Типвыберите тип данных, которые будут вводиться в поле. Текстовое поле может содержать разные типы данных. Выбор правильного типа данных, с одной стороны, облегчит последующее заполнение формы, а с другой стороны, воспрепятствует неправильному заполнению.

Тип Обычный текстпредназначен для полей, в которые может вводиться различная информация: текст, числа, даты и т.д.

В поле Текст по умолчаниюможно ввести текст, который первоначально будет отображен в поле формы. Например, если в поле надо указать название города и в большинстве случаев это будетМосква, то этот текст можно назначить используемым по умолчанию

В счетчике Максимальная длинаможно установить ограничение на количество вводимых символов от1добез ограничений(фактически максимальное количество символов 32676).

В раскрывающемся списке Формат текстаможно выбрать принудительную установку регистра вводимого текста (Прописные буквы,Строчные буквы,Первая прописная,Первые прописные).

Тип Числопредназначен для полей, в которые допускается вводить только числовые данные. При заполнении формы в поле можно ввести и текст, но при переходе к следующему полю введенный текст автоматически уничтожается. Если в поле ввести число и текст, то останется только введенное число. Если ввести только текст, то вместо текста в поле будет отображен 0 (ноль) или число, установленное по умолчанию.

В поле Число по умолчаниюможно ввести число, которое первоначально будет отображено в поле формы. Например, если в поле надо указать количество дней проживания и в большинстве случаев это будет5, то это число можно назначить используемым по умолчанию

В счетчике Максимальная длинаможно установить ограничение на количество вводимых цифр от1добез ограничений(фактически максимальное количество цифр 32676).

В раскрывающемся списке Формат числаможно выбрать числовой формат отображаемого числа. Например, при установке формата0число в поле будет отображена только целая часть числа, независимо от введенного количества знаков после запятой. При формате0,00в поле будет отображено число с двумя знаками после запятой, независимо от введенного количества цифр десятичных разрядов; при отсутствии дробной части будут отображены нули.

Тип Датапредназначен для полей, в которые допускается вводить только даты и/или время.

В поле Дата по умолчаниюможно ввести дату, которая первоначально будет отображена в поле формы.

В счетчике Максимальная длинаможно установить ограничение на количество вводимых знаков от1добез ограничений(фактически максимальное количество цифр 32676).

В раскрывающемся списке Формат датыможно выбрать числовой формат отображаемой даты/времени, который будет использован независимо от введенных значений (при условии правильности вводимой инфоромации). Например, если для поля установить форматdddd, d MMMM yyyy ‘г.’, то при вводе даты в кратком формате1.12.08она будет отображена каксуббота, 1 декабря 2008 г.

Тип Текущая датапредназначен для полей, в которых должна быть отображена текущая дата. Ввод данных в это поле невозможен, Но можно установить числовой формат отображаемой даты, в том числе с отображением текущего времени.

Тип Текущее времяпредназначен для полей, в которых должно быть отображено текущее время. Ввод данных в это поле невозможен, Но можно установить числовой формат отображаемой времени, в том числе с отображением текущей даты.

Тип Вычислениеиспользует поле= (Формула)и предназначен для вычислений. Заполнение или изменение этого поля невозможно.

Секреты Word. Создание собственного шаблона с полями для ввода текста

При создании документа в Microsoft Word на основе шаблона в новый документ вставляется неизменяемый текст, который присутствует во всех документах. А в каждый документ пользователь добавляет тот текст, которыми документы между собой отличаются. Например, если это шаблон справки о заработной плате, то неизменяемый текст шаблона содержит текст справки, а в каждый создаваемый на основе шаблона документ вставляется фамилия человека, которому справка будет выдана и непосредственные данные о его зарплате.

Некоторые средства текстового редактора Word позволяют упростить заполнение изменяемых полей и запретить изменение стандартной части, что очень удобно при работе со сложными шаблонами.

В любом случае, при создании нового шаблона в нем необходимо разместить неизменяемый текст. Его просто набирают и размещают соответствующим образом на странице.

Для упрощения ввода изменяемых данных в шаблоне размещают поля для ввода текста. Для этого необходимо отобразить в окне редактора панель инструментов «Формы», на которой размещены необходимые для формирования шаблона элементы. Сделать это можно выбрав «Вид -> Панели инструментов -> Формы».

Первая кнопка «Текстовое поле» панели инструментов «Формы» позволяет вставить в шаблон поле, в которое пользователь будет вводить текст. Двойной щелчок мышки по вставленному полю отобразит окно его свойств. Здесь можно задать текст, отображаемый по умолчанию во вставленном поле при создании документа, а также длину и формат текста. Используя кнопку «Текст справки» можно настроить отображение информации в строке состояния или в окне после нажатия клавиши «F1».

Окно свойств текстового поля.

Если для заполнения поля можно использовать список значений, воспользуйтесь кнопкой «Поле со списком» панели инструментов «Формы». Сформировать список необходимо в окне свойств поля, получить которое можно также двойным нажатием мышкой на вставленном поле. Значения задаются в поле «Элемент списка», после ввода которых необходимо нажать «Enter» или воспользоваться кнопкой «Добавить». Сформированный список можно просмотреть в поле «Список». Информацию о поле можно задать так же используя кнопку «Текст справки».

Создание поля со списком.

Поле, которое может принимать одно из двух значений («Включено/Выключено» или «Да/Нет») можно задать с помощью элемента «Флажок». В окне свойств этого элемента задается его размер и состояние по умолчанию.

Окно свойств объекта «Флажок».

Кроме этих полей, в шаблон можно добавлять таблицу и рамку, для этих элементов предназначены свои поля на панели инструментов «Формы».

Кнопка «Затенение полей формы» предназначена для выделения добавленных в шаблон полей, в этом случае их легко отличить от обычного текста, размещенного в шаблоне.

Затенение полей формы позволяет выделить поля изменяемой части шаблона.

После того, как все поля в шаблон добавлены, его можно защитить от изменений. Для этого предназначена кнопка «Защита формы», после нажатия которой в шаблоне и во всех документах, базирующихся на нем, можно будет размещать текст только во вставленных полях.

Для защиты от изменений неизменяемой части шаблона воспользуйтесь кнопкой «Защита формы».

Создав документ на основе шаблона, в который были вставлены поля и использована защита формы, вы получите доступ только к вводу информации во вставленные в шаблон поля. В текстовые поля данные можно вводить, набирая их на клавиатуре, а значение поля со списком выбирается из созданного списка значений.

Использование форм для ввода данных в документ

Продолжаем серию заметок по теме автоматизации документов.

Сегодня я расскажу, как добавить к вашим документам специальную форму, с помощью которой можно легко и просто вводить данные в документ. Введенные в форму данные адресата по нажатию кнопки на форме будут автоматически внесены в документ.

Предполагается, что у вас есть готовый шаблон документа, например, письма. В качестве образца можно использовать подготовленный мною шаблон официального письма вымышленной организации.

Использование шаблона необходимо, ведь на его основе вы в дальнейшем будете создавать свои документы.

Распакуйте файл из архива и поместите его в папку с шаблонами редактора Word. Как правило, эта папка находится по адресу: C:\Documents and Settings\ИМЯ_ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ\Application Data\Microsoft\Шаблоны.

Итак, шаблон документа у нас есть, открыт и готов к изменению. В первую очередь нам необходимо добавить закладки в те позиции в документе, куда вы собираетесь вставлять данные из формы. Как правило, письмо должно содержать фамилию, имя и отчество адресата, наименование организации адресата, полный почтовый адрес и приветствие.

Исходя из этого мы добавим в документ следующие закладки:

• name
• company
• address
• date
• salutation

После добавления закладок (и если у вас включен режим отображения меток закладок), наш документ будет выглядеть примерно как на рисунке ниже (щелкните по картинке для ее увеличения):

Эти метки закладок после нажатия кнопки «Внести данные» будут заменены на конкретные тексты.

Не забывайте сохранять сделанные вами изменения в шаблоне на всякий «пожарный» случай.

На втором шаге мы создадим специальную форму с текстовыми полями, которая будет открываться при создании каждого нового документа на основе вашего шаблона письма. Кратко расскажу, как добавить в шаблон форму.

Откройте редактор Visual Basic с помощью сочетания клавиш «Alt»+«F11». Убедитесь, что в окне проектов выделен ваш шаблон:

Текстовые поля (со стандартными именами TextBox1) были мною переименованы с учетом их назначения. Обратите внимание в нижеприведенном коде, как они теперь называются.

Третий шаг — написание кода для элементов нашей формы.

В меню Insert выберите команду Module. В окне проектов будет создан новый модуль Module1. Дважды щелкните по модулю и перейдите в окно редактирования кода. Вставьте следующий код:

Вы можете скачать уже готовый шаблон письма и подредактировать его под свои нужды.

В этом шаблоне есть небольшой недостаток: в текстовые поля нужно вводить информацию в правильном формате и регистре, иначе в итоговом письме придется вручную править недочеты.

Образцом для шапки шаблона послужила картинка из шаблона городского письма редактора Word 2007.

Образцом кода для данного макроса и формы послужила заметка Gregory Maxey Address a Letter Using as UserForm.

Еще записи по вопросам использования Microsoft Word:

Комментариев: 52

Интересное описание. Но стоит усложнить немного задачу, как перестаёт работать. Вот у меня, например, задача стояла следующим образом. Есть типовой контракт, в котором меняются только поля «Наименование организации», «Наименование должности руководителя», «ФИО руководителя» и т.п.. Но есть одна особенность. Некоторые значения повторяются по тексту раз по 5. Если попытаться вставлять закладки, то они получаются уникальными. То есть продублировать содержимое закладки по тексту не получается. Может, я как-то не так закладки добавляю? У меня Word 2003. Выбираю «Вставка — Закладка». Ввожу указатель закладки и выбираю «Добавить». Далее набираю неизменяемый текст. Потом мне нужно снова вставить содержимое той же закладки. Повторяю операцию. Но маркер закладки исчезает из прежней позиции и устанавливается в новое место. Без вариантов. Может, кто подскажет, как содержимое закладки продублировать?