Заполнение поля “Ответственный за оформление УПД” в 1С 8.3 Бухгалтерия
Добрый день, возможно ли автоматическое заполнение УПД в 1С 8.3 должности и фамилии в графе “Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни”?
Оцените, пожалуйста, данный вопрос:
Вам будет интересно
Ирина Шаврова Profbuh8.ru Июл 13 2016 — 18:14
Добрый день, Елена!
Разработчики сделали таким образом, что по умолчанию в поле “Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни” берется руководитель организации.
Но можно изменить этот вариант, данный по умолчанию.
Для этого в документе реализации Вы переходите на гиперссылку Подписи
Ирина Шаврова Profbuh8.ru Июл 13 2016 — 18:16
Заполняете поле Ответственный за оформление за УПД так, как Вам надо
Ирина Шаврова Profbuh8.ru Июл 13 2016 — 18:17
После этого формируется Печать УПД с нужным физлицом
Ирина Шаврова Profbuh8.ru Июл 13 2016 — 18:20
Вот фрагмент программного кода по этому месту.
Видите? Либо это – руководитель организации, либо данные из заполненного нами поля Ответственный за оформление
Дело в том, что использую документ “Оказание услуг”. На закладке Исполнитель – за директора подпись сотрудника по доверенности, затем при формировании печатной формы УПД это сотрудник в графу Ответственного… не попадает.
Елена Куракова Profbuh8.ru Июл 14 2016 — 15:04
Добрый день! Выписала документ “Оказание услуг”, на закладке Исполнитель выбрала из справочника “Физические лица” ФИО сотрудника. Формирую УПД – в графе 10 проставляется ФИО и должность. У меня релиз программы 3.0.43.247. Напишите, пожалуйста, с каким релизом работаете Вы.
Ирина Шаврова Profbuh8.ru Июл 14 2016 — 15:09
Елена, видите, как важно полно описывать ситуацию? 
Давайте так: Вы выкладываете скрин-шоты здесь, а я воспроизвожу ситуацию у себя в базе.
——–
Я правильно Вас понимаю, что Вы оформили на закладке “Дополнительно” физлицо, как у меня на скрине, и в печатной форме УПД не получили результат?
Подписи должностных лиц на документах в 1С
Здравствуйте, коллеги! В данной статье мы расскажем вам, как создавать и правильно ставить подписи уполномоченных должностных лиц в документации в системе 1С. Для наглядности всё описанное ниже будет проиллюстрировано на примере конфигурации 1С 8.3 Бухгалтерия , так как именно в этой конфигурации происходит создание и печать документов и отчётов в первичном виде.
Почти в каждом из документов и отчётов находится специальный реквизит – «Ответственные лица». Для его автоматического формирования необходимо выполнить заполнение особого справочника.
Для всех первичных документов является обязательным указание должности ответственного лица, которое несёт ответственность за ту или иную сделку, событие и так далее. В формах печати по регистрам учёта в бухгалтерии и в налоговой тоже проводится указание ФИО и должности ответственного лица. Например, такими формами могут служить справки в бухгалтерии, ведомости по сальдо, расшифровки для учётных счетов и так далее.
Все данные о подписях уполномоченных должностных лиц в системе 1С Бухгалтерия, ред. 3.0 находятся в отдельном регистре сведений. Для случаев, когда печатную отчётность на бумаге для налоговой инспекции отдаёт уполномоченный представитель, в отчётности обязано быть прописано ФИО представителя, номер приказа про назначение данного представителя, а также реквизиты доверенности на него отчётности. Вся вышеуказанная информация в конфигурации 1С 8.3 Бухгалтерия также хранится в обособленном регистре сведений.
Поэтому немаловажным фактором является корректно выставленная подпись должностного лица на документах. Теперь рассмотрим, как её ввести.
2. Указание ответственных лиц
Для начала разберем инструкцию по правильному оформлению с указанием ответственного лица в базовой версии «1С 8.3 Бухгалтерия».
1. Переходим во вкладку «Главное» и кликаем на пункт «Организация», как демонстрируется на скриншоте далее, после чего будет открыт соответствующий справочник:
Рис. 1 Путь к справочнику Организация в 1С:Бухгалтерия, редакция 3.0
2. В окне, которое появилось, необходимо кликнуть на конкретную нужную организацию, как показано на скриншоте ниже – будет открыта карточка для соответствующего предприятия:
Рис. 2 Карточка предприятия в 1С:Бухгалтерия, редакция 3.0
3. В карточке нужно открыть панель «Подписи» и выбрать в справочнике с физическими лицами руководителя, главного бухгалтера, кассира, после чего, около их фамилий, прописать соответствующие им должности. Сохраняем карточку, кликнув на «Записать и закрыть». Итак, мы закончили с указанием ответственных лиц:
Рис. 3 Указание должностных лиц в 1С:Бухгалтерия, редакция 3.0
4. Далее в документах, которые являются первичными, формироваться ФИО для руководителя и главного бухгалтера будет автоматически по заданным настройкам. Также стоит отметить, что в УПД будет отображаться должность, которую занимает руководитель. Вышеописанное продемонстрировано на примере ниже:
Рис. 4 Универсальный передаточный документ в 1С:Бухгалтерия, редакция 3.0
5. В документации, которая относится к кассам, аналогично будет автоматически указываться ФИО кассира и главного бухгалтера, как показано на примере документа ниже:
Рис. 5 Указание ФИО кассира и главного бухгалтера в 1С:Бухгалтерия, редакция 3.0
Получаем, что настройки карточки организации дают возможность автоматически заполнять сведения об ответственных должностных лицах.
3. Перемена сведений об ответственных должностных лицах
Рассмотрим инструкцию по изменению сведений об ответственных должностных лицах в конфигурации 1С:Бухгалтерия, редакция 3.0.
1. Открываем карточку и кликаем на ссылку «История», так как при помощи данного действия правильно будет сформировано соответствие между старой документацией и первичными документами, а также подписями в них, как показано на скриншоте с примером ниже:
Рис. 6 Ссылка История в 1С:Бухгалтерия, редакция 3.0
2. В окне с указанием всех ответственных лиц за все возможные периоды. кликаем на «Создать», чтобы с конкретной даты переменить ответственное должностное лицо:
Рис. 7 Изменение сведений о должностном лице в 1С:Бухгалтерия, редакция 3.0
3. Внутри открывшейся формы нужно вписать ответственного, который сменит предыдущего, а также дату начала его действия, после чего кликаем на «Записать и закрыть», чтобы сохранить, как показано на скриншоте ниже:
Рис. 8 Новое ответственное лицо в 1С:Бухгалтерия, редакция 3.0
4. После данной операции в конфигурации «1С 8.3 Бухгалтерия», начиная с даты, которая была указана, во всей первичной документации будет прописано новое ответственное должностное лицо, как показано на скриншоте ниже:
Рис. 9 Ответственное лицо в документации в 1С Бухгалтерия, редакция 3.0
Рис. 10 Генеральный директор в УПД в 1С Бухгалтерия, редакция 3.0
5. Внутри старого первичного документа будет сохраняться прежний генеральный директор, как показано ниже:
Рис. 11 Предыдущий директор в первичной документации в 1С Бухгалтерия, редакция 3.0
4. Указание ответственных по бухгалтерским и налоговым регистрам
Для того чтоб внутри форм для печати по бухгалтерским и по налоговым регистрам было автоматически сформировано необходимые подписи документов в 1С Бухгалтерия, нужно следовать такому алгоритму:
1. Указываем ответственных внутри раздела «Ответственные за подготовку отчётов» в карточке организации:
Рис. 12 Ответственные за подготовку отчетов в 1С Бухгалтерия, редакция 3.0
2. Здесь необходимо прописать ответственных и их должности. Если появилась надобность поменять прошлую информацию, то нужно воспользоваться кнопкой «История», а чтобы сохранить всё – кликаем на «Записать и закрыть», все действия показаны на скриншоте ниже:
Рис. 13 Указание ответственных лиц в 1С Бухгалтерия, редакция 3.0
3. Далее в регистрах налоговой и бухгалтеров будет отмечена та подпись, которая задана настройками, как можно увидеть на примерах далее:
Рис. 14 Доходы от реализации товаров в 1С Бухгалтерия, редакция 3.0
Рис. 15 Оборотно-сальдовая ведомость в 1С Бухгалтерия, редакция 3.0
Как настроить подпись ответственного лица в 1С:Бухгалтерия
Для настройки подписи необходимо зайти в раздел «Организация», подраздел «Подписи», и заполнить данные по ссылкам «Руководитель», «Главный Бухгалтер» и «Кассир», указав сотрудников и должности.
Рисунок 1 – Окно раздела «Организация»
Данную настройку можно произвести как из карточки организации, так и по гиперссылке «История», которая расположена правее от поля.
Рисунок 2 – Информационное окно «История подписи»
В форме истории подписей отображается физическое лицо, должность и дата начала действия. После нажатия на кнопку «Создать», в открывшемся окне выбирается должность, физическое лицо и дату. Все внесенные изменения будут отражены в истории подписи.
Рисунок 3 – Создание подписи ответственного лица
Аналогичным образом можно настроить подписи для категории «Ответственные за подготовку отчетов».
Рисунок 4 – Создание подписи ответственного за подготовку отчетов
Настройка подписей в документах
Реализация товаров и услуг
На главной вкладке в разделе «Продажи» необходимо открыть документ «Реализация (акты, накладные)».
Рисунок 5 – Окно «Реализация (акты, накладные)»
Реквизиты настраиваются в специальной форме «Подписи», которую можно открыть по одноименной гиперссылке в левом нижнем углу окна.
Рисунок 6 – Окно настройки подписи документов РТиУ
Настройка подписи в документе «Счет покупателю»
На главной вкладке в разделе «Продажи» открываем документ «Счета покупателям».
Рисунок 7 – Окно настройки подписи в документе «Счета покупателям»
В открывшемся документе заполняем вкладку «Реквизиты продавца и покупателя». Тем самым, мы задали подпись ответственного лица для данного документа.
Как вставить ФИО контрагента в документы 1С?
При печати форм документов, у пользователей иногда возникает вопрос: «Как вставить фамилию заказчика в поле подписи?» В этом лайфхаке расскажем вам, как сэкономить время вашего контрагента при подписании документов.
Прежде всего внесите представителей контрагента в справочник «Контактные лица», после чего их можно закреплять в документах.
Рассмотрим этот алгоритм пошагово на примере контрагента ООО «Лютик».
Шаг 1. Откройте карточку контрагента и перейдите в подраздел «Контактные лица».
Шаг 2. Внесите данные представителя организации контрагента по кнопке «Создать».
В нашем примере контактное лицо контрагента – Цветков Андрей Александрович.
Наряду с общими данными можно заполнить и дополнительную информацию контактного лица.
Шаг 3. Сохраните внесенные данные – «Записать и закрыть».
Шаг 4. Перейдите к заполнению документа «Реализация услуг: Акт, УПД».
Заполнив документ, нажмите гиперссылку «Реквизиты продавца и покупателя».
Шаг 5. В поле «Представитель» укажите внесенное в справочник лицо.
Шаг 6. Нажмите кнопку «Печать» и сформируйте печатную форму акту об оказании услуг.
В поле «Заказчик» появилась фамилия, инициалы и должность представителя клиента.
Также представитель контрагента из указанных данных подставляется и в другие формы документов. Например, в УПД («Универсальный передаточный документ»).
В справочник можно вносить несколько контактных лиц и при необходимости выбирать нужного представителя.