Как в 1с унф посмотреть историю изменения документа
Перейти к содержимому

Как в 1с унф посмотреть историю изменения документа

  • автор:

Анализ изменений в справочниках и документах 1С УНФ

1С Управление нашей фирмой - аренда программы

Чтобы просмотреть, кто и в какой момент внес корректировки в документацию или справочники, можно купить 1С Управление нашей фирмой и воспользоваться функцией версионирования сведений. Изначально она отключена:

    Сначала необходимо перейти в меню параметров и выбрать Общие настройки (рис. 1).

Версионирование в 1С: хранение истории изменений

Функционал версионирования позволяет хранить все версии объектов и контролировать изменения. Изменения сохраняются при проведении или записи и хранятся заданное в настройках количество времени. Следует отметить, что включение версионирования может послужить причиной резкого увеличения размера базы. в 1С Управление торговлей версионирование можно включить в "НСИ и администрирование" / "Администрирование" / "Общие настройки" / "История изменений" и поставить галочку "Хранить историю изменений". В 1С Бухгалтерия версионирование включается в "Администрирование" / "Настройки программы" / "Общие настройки" / "История изменений". В 1С Управление нашей фирмой хранение истории изменений включается в "Компания" / "Настройки" / "Администрирование" / "Версионирование объектов" и поставить галочку. Как видно, во всех программах 1С версионирование включается аналогичным образом.

Где включить версионирование

Настройка хранения истории изменений

Настройки хранения истории изменений

В настройках можно установить, когда хранить историю изменений, а также, когда сохранять (при записи или при проведении). В качестве примера поставим сохранение заказа клиента и под разными пользователями сделаем изменения документа в 1С Управление торговлей. В других программах 1С настройки аналогичны. Следует отметить, если версии хранятся в течение определенного времени, то удаляются они регламентным заданием. Для автоматического удаления старых версий необходимо поставить галочку напротив "Автоматически удалять устаревшие версии" и настроить расписание. В случае, если у Вас файловая база, то для автоматического удаления устаревших версий у Вас должен быть открыт хотя бы 1С сеанс в то время, в которое должно отработать регламентное задание. В противном случае устаревшие версии не удалятся.

Если у Вас есть вопросы по настройке версионирования, по настройке журнала регистрации или по сопровождению и обслуживанию 1С, звоните и мы Вам поможем!

Где включить версионирование

Хранение истории изменений в 1С Управление торговлей

Сравнение версий объектов

В качестве примера, проведём несколько изменений заказа клиенту под разными пользователями и просмотрим их через отчёт из документа. Для просмотра версий объектов, необходимо нажать на кнопку "Перейти к версиям объектов", как это представлено на рисунке ниже. Если данная кнопка отсутствует, тогда можно перейти в историю изменений документа по кнопке "Ещё" / "История изменений", как это представлено на рисунке в программе 1С Управление нашей фирмой.

Версии объектов

Перейти к версиям из документа

Перейти к версиям объектов в 1С УНФ

Перейти к версиям в 1С УНФ

После перехода к версиям объекта, будут показаны все изменения с указанием пользователя, модифицировавшего документ и даты изменений. При необходимости при наличии большого числа версий, для удобства просмотра можно настроить показ изменений в реквизитах (настроить поле "Изменение в реквизитах"). В данном примере этого не сделано, так как изменений документа немного.

Отчет по версиям объектов

Для просмотра изменений документа, необходимо выделить все необходимые версии и нажать на кнопку "Сравнить". В результате будет выдан отчет по версиям объектов. Исходя из сформированного отчёта, видно, какие реквизиты в какое время и каким пользователем были изменены. Изменения в отчёте подсвечены цветом.

Отчет по версиям объектов

Сравнение версий объектов

Настройка версионирования в 1С

Остались вопросы? Нужно качественное обслуживание 1С? Звоните! И мы Вам поможем! Только опытные специалисты! Наши цены и качество Вас приятно удивят!

Как в "1С:УНФ" отследить изменения в справочниках и документах?

Для того чтобы отслеживать, кто и когда внес изменения в справочники и документы, в программе используется версионирование данных (раздел: Настройки – Общие настройки – История изменений). По умолчанию эта возможность отключена.

1. Раздел: Настройки – Общие настройки.

2. Разверните блок «История изменений» и установите флажок «Хранить историю изменений».

3. Для настройки сохранения версий для справочников и документов перейдите по ссылке «Настроить».

4. С помощью кнопок «Установить когда сохранять версии» и «Установить срок хранения версий» выберите порядок сохранения и срок хранения версий. При необходимости для отдельных справочников и документов установите свой порядок и сроки хранения версий в соответствующих колонках.

5. Включенное версионирование (особенно всех объектов) существенно увеличивает размер информационной базы. Отслеживайте размер базы с помощью отчета «Количество и объем хранимых версий объекта».

6. Для оптимизации размеров базы установите флажок «Автоматически удалять устаревшие версии» и установите время удаления по ссылке «Настроить расписание». Настроить свое расписание удаления можно только в локальной версии. В сервисе 1cfresh.com уже настроено единое расписание для удаления.

Купон на ОЗОН за покупку программ 1С

7. После включения версионирования появляется возможность посмотреть историю изменений документов и элементов справочников – выделите в списке документ или элемент справочника и по кнопке «Еще» выберите команду «История изменений». По кнопке «Открыть версию» будет сформирован отчет о значении реквизитов документа или элемента справочника в выбранной версии. Выделив две и более версии, по кнопке «Сравнить версии» можно сформировать отчет о сравнении значений всех реквизитов выбранных версий документа или элемента справочника. По кнопке «Перейти на версию» значение реквизитов документа или элемента справочника будут заменены на значения реквизитов из выбранной версии.

8. Для того чтобы информация об изменениях была доступна в чате, установите флажок «Чат, история изменений и видеозвонки» (раздел: Настройки – Еще больше возможностей – CRM).

Обратите внимание, отследить изменение версий объектов можно только с момента включения версионирования. Изменения, сделанные до включения, не появятся.

Как узнать, что именно изменил пользователь в документах в программах 1С?

Что конкретно удалил либо поменял пользователь в конкретном документе в 1С? Для решения этого вопроса разработчики внедрили специальный механизм хранения версий объектов — так называемое версионирование, с помощью которого вы как раз можете увидеть всю конкретику измененных документов.

В этой статье мы расскажем обо всех плюсах и минусах версионирования, а также покажем на конкретном примере в 1С: Зарплата и управление персоналом ред. 3.1, как работает механизм.

Начиная с платформы 8.3.11, механизм версионирования встроен в систему и называется «История данных». Он имеется во всех конфигурациях, работающих на основе библиотеки стандартных подсистем (БСП). Например, в 1С: Бухгалтерия предприятия он реализован, начиная с версии 3.0.35.

Использование этого механизма актуально как на этапах начала работы с программой, так и при дальнейшем ее использовании, когда имеются пользователи «новички», которые могут что-то «подпортить» в учете.

Версионирование — это механизм хранения истории изменения объектов в 1С, который позволяет:

  • просматривать, какие изменения внес пользователь в объект (справочник, документ);
  • анализировать версии объектов;
  • сравнивать эти версии между собой;
  • восстанавливать любую из версий объекта.

Механизм версионирования позволяет пользователю выполнять гибкую настройку хранения данных, выборочно применять к объектам или табличным частям, сохранять данные лишь в определенный пользователем момент, например — при проведении документов.

Плюсов у этого функционала, конечно много.

Но есть и минусы, их тоже нужно учитывать. Важно грамотно подходить к настройке версионирования, т.к. использование данного функционала однозначно приводит к замедлению работы 1С. Это связано с тем, что история данных занимает какое-то место и при неправильной, беспорядочной настройке она может занимать больше места, нежели чем сам объект.

Центр обучения «Клерка» приглашает разобрать не менее важный аспект бухгалтерского учета — ведение учета запасов по новому ФСБУ 5/2019. Бесплатный вебинар уже совсем скоро — 20 августа.

Как включить версионирование в 1С?

Этот механизм может включить как разработчик в конфигураторе, так и сам пользователь в пользовательском режиме.

Для включения версионирования объектов выполните следующие пункты.

Шаг 1. Перейдите в раздел «Администрирование» — «Общие настройки».

Пример раздела в 1С: Зарплата и управление персоналом, ред. 3.1:

Пример раздела в 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0.

Шаг 2. Разверните подраздел «История изменений» и установите галочку «Хранить историю изменений». Для перехода к настройкам нажмите гиперссылку «Настроить».

Как видите, в 1С: ЗУП и 1С: Бухгалтерии предприятия эти пункты выглядят совершенно одинаково.

Соответственно, и настройка версионирования во всех конфигурациях 1С выполняется аналогично, т.к. это одна подсистема.

Настройки истории хранения изменений

Рассмотрим основные настройки подсистемы «Версионирование» и механизма «Хранение данных» на примере программы 1С: Зарплата и управление персоналом ред. 3.1.

В составе объектов настройки два пункта: справочники и документы.

Настройку можно выполнить для каждого справочника отдельно, задав срок хранения и указав, когда сохранять версии.

В разделе «Документы» перечислены все имеющиеся в конфигурации документы, для которых также отдельно выполняется настройка хранения данных.

Параметр «Когда сохранять версии»

Для изменения параметра выделите ячейку и нажмите стрелочку. В выпадающем списке выберите нужное значение.

Значение параметра «Когда сохранять версии» может принимать значение:

  • «При записи» — версия сохраняется при создании или изменении справочника либо документа;
  • «При проведении» — применима для документов, для которых предусмотрено проведение. Запись производится при их проведении;
  • «Никогда» — запись истории изменения объекта не ведется.

Применить настройки можно и к группе объектов.

Выберите несколько объектов с помощью кнопки Shift (в указанном диапазоне «с какого по какой») или Ctrl (выборочное выделение) и, нажав кнопку «Установить когда сохранять версии», выберите нужное значение для указанных объектов.

В этом пункте, кроме описанных выше вариантов, доступна настройка «По умолчанию». В данном случае устанавливаются рекомендуемые настройки. Для справочников это — «Никогда», для документов — «При проведении».

Для справочников варианты значений параметров отличаются от значений параметров для документов.

Параметр «Срок хранения версий»

Аналогично задается параметр «Срок хранения версий».

Выделите ячейку и выберите вариант срока хранения заданного элемента.

Он может принимать значение:

  • «За последнюю неделю»;
  • «За последний месяц»;
  • За последние три месяца«;
  • «За последний год»;
  • «Бессрочно».

Для выбранной группы объектов изменить этот параметр также можно с помощью кнопки «Установить срок хранения версий».

Выделите объекты, нажмите вышеуказанную кнопку и выберите нужное значение.

Рассмотрим настройку на примере.

Пример настройки версионирования в 1С: ЗУП ред. 3.1

Установите настройки хранения истории изменений для документа «Начисление зарплаты и взносов». Значение параметра «Когда сохранять версии» — При проведении«, «Срок хранения» — «За последнюю неделю» (для примера).

После того, как активировано версионирование, в объектах 1С станут доступны кнопки в виде карандаша с часиками — «Перейти к истории изменений».

В нашем примере она расположена в журнале документов на панели инструментов, а также по нажатию кнопки «Еще».

Во втором варианте она выглядит как строка — «История изменений».

При открытии документа, в нем также присутствует такая кнопка и команда по нажатию кнопки «Еще».

Рассмотрим пример, когда бухгалтер вносила изменения в документ «Начисление зарплаты и взносов».

Конечно, когда изменения производились по одному сотруднику, проще исправить и пересмотреть начисления этого сотрудника. Но предположим, что возникла ситуация, когда «массово напортачили» в программе и данные изменены.

Для иллюстрации примера изменим заработную плату Булочкиной О.И. с 67000 руб. на 75000 руб. и посмотрим, как программа сохранит версии документов и сможем ли мы, используя механизм хранения данных, вернуться к прежней версии.

Нажмите «кнопку-карандашик» — «Перейти к истории изменений».

Становится видно информацию о версиях документа «Начисление зарплаты и взносов»: кто изменил данный объект, а также дату и время изменения.

Для просмотра версии выделите строку и нажмите кнопку «Открыть версию».

В отчете представлены вся информация, показатели и данные документа выделенной версии. Кнопками » » и «-» можно свернуть и развернуть блоки для удобства чтения.

В нашем примере мы знаем, что пользователь изменил зарплату по окладу Булочкиной О.И. на 75000 руб.

Но как же пользователь проанализирует такой объем информации и определит, какие изменения произведены в какой версии?

Для этого есть функция сравнения с помощью одноименной кнопки «Сравнить».

Для сравнения версий выделите нужные строки (с помощью Shift или Ctrl) и нажмите кнопку «Сравнить».

Обратите внимание, при выделении нескольких версий другие команды неактивны, т.к. предназначены для работы с одной строкой-версией.

В отчете отобразится таблица по выделенным версиям объекта. Голубым цветом выделены измененные данные, пролистав и проанализировав которые, пользователь может сопоставить произведенные изменения и при необходимости вернуться к той версии, которая его более устроит

Пролистав таблицу, мы видим, что пользователем Кругловой О. были изменены данные по Булочкиной О.И. Сохраненные версии № 1 и № 2 идентичные, а в версии № 3 прослеживаются изменения.

Обратите внимание на значение поля «Изменения в реквизитах». По умолчанию установлено — «Все». Поэтому отчет получился объемным. Нажав кнопку выбора с тремя точками, пользователь может задать выводимые реквизиты, отметив нужные галочками.

Главный бухгалтер, проанализировав ситуацию, приняла решение восстановить данные документа «Начисления зарплаты и взносов» до внесения изменений зарплаты.

Как это сделать?

Выделите версию объекта, на который хотите перейти и нажмите кнопку «Перейти на версию».

В моделируемом примере нас устроит версия № 2 (до внесения изменений). На нее и перейдем.

В результате проведенных манипуляций в таблице «История изменений: Начисление зарплаты и взносов от 31.08.2021» появилась четвертая версия документа с пометкой — «Выполнен переход к версии № 2 от 10.08.2021 18:32:49» (пример моделировался 10.08.2021).

Откройте документ и проверьте, что в нем изменилось.

Документ перешел к варианту до внесения в него изменений. В нашем примере зарплата сотрудника Булочкиной О.И. автоматически изменилась на 67000 руб. (напомним, она была изменена ранее на 75000 руб.). Начисление НДФЛ и страховых взносов также приняло прежние значения. Т.е. документ полностью принял первоначальный вид.

Этот способ очень удобен. Он позволяет не только отслеживать, когда и кем были произведены изменения, но и «откатывать» состояние объекта в предшествующее состояние. Перейдя на версию объекта и не получив результата, пользователь может повторить операцию снова. Переходы от версии к версии не ограничены и их можно выполнять в пределах хранящихся версий.

Напоминаем, единственный минус версионирования — это то, что хранящиеся данные занимают место и при больших объемах накопленной информации программа может начать притормаживать и подвисать, особенно при работе на слабых компьютерах. Поэтому возможно имеет смысл устанавливать версионирование только для конкретных документов в программе, по которым могут быть спорные моменты.

Объем хранимых версий объектов и их удаление в 1С

Вернемся к разделу «Настройка и хранение истории изменений».

Нажмите гиперссылку «Количество и объем хранения версий объектов».

В отчете представлена информация в графическом и в табличном варианте, где пользователь видит структуру данных версий хранения объектов.

В нашем примере видно, что объект — документ «Начисление зарплаты и взносов» имеет четыре версии и этот объем данных занимает 0,01Мб.

Но это всего лишь один документ. Поэтому, если вы настраиваете версионирование и активно им пользуетесь, смотрите какой объем занимают данные.

Обратите внимание на строку «Очистка устаревших версий». У нас пока таковых не имеется, но при их появлении появится кнопка «Очистить». Здесь также выводится информация об их количестве и объеме. Нажав на эту кнопку старые, неактуальные версии удаляются.

Для автоматизации процесса удаления устаревших версий, установите одноименную галочку «Автоматически удалять устаревшие версии» и вам не придется постоянно отвлекаться на контроль этого процесса.

Теперь вы знаете что такое версионирование и как настроить хранение истории изменения справочников и документов в программах 1С.

Как говорится: «Все гениальное — просто!». Экспериментируйте, используйте этот функционал программы и, главное, не бойтесь что-то испортить, ведь всегда можно вернуть версию объекта. Если вы сочтете это ненужным, то в любой момент вы сможете отключить эту настройку.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *