Проверка корректности ведения бухгалтерского и налогового учета в «1С:Бухгалтерии 8»
После выполнения всех регламентных операций по закрытию периода требуется проверить корректность полученных учетных данных, по которым предстоит сформировать и представить в налоговые органы регламентированную отчетность по бухгалтерскому учету, налоговому учету по налогу на прибыль и налоговому учету по налогу на добавленную стоимость.
Помочь пользователю могут следующие специальные отчеты системы:
- отчет Экспресс-проверка ведения учета;
- отчет Анализ состояния бухгалтерского учета;
- отчет Анализ состояния налогового учета по налогу на прибыль;
- отчет Анализ состояния налогового учета по НДС.
Отчет «Экспресс-проверка ведения учета»
Отчет Экспресс-проверка ведения учета находится в меню Отчеты -> Экспресс-проверка ведения учета.
Перейдя к меню настроек (кнопка Перейти к настройке), можно выбрать предусмотренные отчетом четыре группы проверок:
- проверки соблюдения положений учетной политики;
- проверки ведения кассовых операций;
- проверки операций, связанных с ведением книги продаж;
- проверки операций, связанных с ведением книги покупок.
Проверки запускаются нажатием на кнопку Выполнить проверку.
Рассмотрим проверки, входящие в каждую из четырех групп.
Положения учетной политики
Группа проверок Положения учетной политики объединяет в себе одиннадцать проверок.
Полный список проверок данной группы и комментарии к ним представлены в таблице № 1.
Если бухгалтер не уверен, нужно или не нужно выполнять конкретную проверку, то признак проверки для нее можно оставить.
Программа самостоятельно проанализирует условия, необходимые для выполнения отдельных проверок. Если проверка не требуется, тогда будет выдано сообщение об отсутствии ошибок.
Проверки положений учетной политики
№
п/п
Наименование
проверки
Предмет
проверки
Условия, при которых выполняется проверка
Наличие учетной политики организации по бухгалтерскому и налоговому учету
Наличие записей в регистре сведений
Учетная политика организаций, дата которых меньше или равна дате начала периода проверки
Наличие учетной политики по персоналу
Наличие записи в регистре сведений
Учетная политика по персоналу
Если в настройках параметров учета указано, что расчеты персоналом ведутся в «1С:Бухгалтерии 8»
Неизменность учетной политики по бухгалтерскому учету в течение года
Отсутствие записей в регистре
Учетная политика организаций, с датой, отличающейся от даты начала года, в которых изменены параметры учетной политики по бухгалтерскому учету
Неизменность учетной политики по налоговому учету в течение года
Отсутствие записей в регистре
Учетная политика организаций, с датой, отличающейся от даты начала года, в которых изменены параметры учетной политики для целей налогообложения. Исключением являются изменения, которые обусловлены внесением изменений в законодательство.
Соответствие способа оценки товаров в рознице использованию счетов учета товаров
Для способа оценки товаров в розницу «По стоимости приобретения» проверяется отсутствие остатков и оборотов по счетам 41.11 «Товары в розничной торговле (в АТТ по продажной стоимости)», 41.12 «Товары в розничной торговле (в НТТ по продажной стоимости)», 42 «Торговая наценка»
Если в настройках учетной политики указано, что организация ведет деятельность, связанную с розничной торговлей и учитывает товары в рознице По стоимости приобретения
Соответствие применения метода «директ-костинг» фактическому закрытию счета 26
Если метод «директ-костинг» используется, проверяется, что счет 26 закрывается на счет 90. Если метод «директ-костинг» не используется, проверяется, что счет 26 закрывается на счета 20, 23, 29.
Если в настройках учетной политики указано, что организация ведет деятельность, связанную с производством продукции и (или) выполнением работ, оказанием услуг
Соответствие применения ПБУ 18/02 использованию соответствующих счетов учета
Контролируется отсутствие остатков и оборотов на счетах 09 «Отложенные налоговые активы», 77 «Отложенные налоговые обязательства», 68.04.2 «Расчет налога на прибыль» и субсчетах счетах 99.02 «Налог на прибыль»
Если в параметрах учетной политики, снят флажок Применяется ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль».
Либо если в учетной политике организации установлено, что организация применяет
Неприменение ПБУ 18/02 при условии применения УСН
Проверяется, чтобы не был установлен флажок Применяется ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль»
Если в учетной политике организации установлено, что организация применяет
Отсутствие движений регистров налогового учета по налогу на прибыль в случае применения УСН
Контролируется отсутствие движений в регистрах, предназначенных для налогового учета по налогу на прибыль
Если в учетной политике организации установлено, что организация применяет
Отсутствие остатков и оборотов по счетам ЕНВД в случае неприменения ЕНВД
Контролируется отсутствие движений на счетах бухучета, прямо или косвенно связанных с ЕНВД
Если в учетной политике, не взведен флажок Применяется особый порядок налогообложения по отдельным видам деятельности
Соответствие наличия операций, не облагаемых НДС или облагаемых по ставке 0 %, учетной политике
Контролируется отсутствие на счете 90 «Продажи» оборотов по субконто Ставки НДС со значениями Без НДС и 0 %
Если в учетной политике не взведен флажок Организация осуществляет реализацию без НДС или с НДС 0 %
Операции по кассе
Группа проверок Операции по кассе объединяет в себе восемь проверок.
Полный список проверок данной группы с комментариями представлен в таблице № 2.
Проверки операций по кассе
№ п/п
Наименование проверки
Предмет
проверки
Комментарий
Отсутствие непроведенных кассовых документов
Проверяется отсутствие непроведенных приходных и расходных кассовых ордеров, за исключением помеченных на удаление
Кассовые операции с помощью документов Приходный кассовый ордер и Расходный кассовый ордер в оформляются в два этапа:
— в информационной базе программы «1С:Бухгалтерия 8» создается непроведенный документ, из которого распечатывается заполненный первичный документ;
— после того, как кассовая операция будет фактически совершена, электронный документ проводится, движение наличных денежных средств отражается на счетах бухгалтерского учета.
Отсутствие отрицательных остатков
Проверяется остаток на счете 50 «Касса» на конец каждого дня. Сальдо счета не должно быть отрицательным.
Проверка на отсутствие отрицательных остатков по счету 50 «Касса». Подобные ошибки могут быть вызваны несвоевременным оформлением кассовых операций.
Соблюдение лимита остатка денег в кассе
Проверяется превышение остатка по счету 50 «Касса» на конец каждого дня, в котором имело место движение по счету, установленного лимита остатка кассы
При сообщении о превышении лимита следует учитывать, что сверх установленных лимитов предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий.
Лимит наличных денежных средств в кассе вводится в регистр сведений Лимит остатка кассы, меню Касса — Лимит остатка кассы.
Соблюдение лимита расчетов наличными с контрагентами
Суммы кассовых операций, в которых в качестве корреспондирующего указан счет учета расчетов, проверяются на превышение предельного размера расчетов наличными по одному договору
С 21.07.2007 предельный размер расчетов наличными по одному договору составляет 100 000 руб.
Соблюдение нумерации ПКО и РКО
Нумерация ПКО и РКО должна вестись строго в хронологическом порядке
Не считается нарушением невыполнение требования хронологического порядка нумерации для документов, имеющих одну и ту же дату, но разное время создания
Выдача денег под отчет только после отчета по ранее выданным суммам
По каждой кассовой операции, в которой в качестве корреспондирующего указан счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», проверяется отсутствие задолженности на дату совершения операции
Выдача наличных денег под отчет производится только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу
Отсутствие передач подотчетных сумм от одного лица другому
Поверятся отсутствие на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» внутренних оборотов с разными корреспондирующими субконто (объектами аналитического учета)
Запрещена передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому
Выдача денег под отчет только работникам организации
Проверяется, является лицо, которому из кассы выдаются денежные средства под отчет, работником организации, от имени которой составлен кассовый ордер
В одной информационной базе может вести учет по нескольким организациям. При этом для аналитического учета расчетов с подотчетными лицами используется единый справочник Сотрудники организаций, что может стать причиной подобной ошибки
Ведение книги продаж по налогу на добавленную стоимость
Выполнять проверку ведения Книги продаж следует по окончании каждого налогового периода (налоговый период по НДС — квартал).
Группа проверок Ведение книги продаж по налогу на добавленную стоимость объединяет в себе семь проверок.
Список проверок данной группы, а также комментарии к ним представлены в таблице № 3.
Проверки ведения книги продаж
№ п/п
Наименование проверки
Предмет
проверки
Комментарий
Контроль даты актуальности учета
Для правильной работы подсистемы НДС дата актуальности по разделам: НДС, Расчеты с контрагентами, Оценка МПЗ при выбытии, должна быть либо не установлена, либо находиться не раньше даты конца периода проверки
В том случае, если организация решает использовать механизм системы Дата актуальности учета, то установку и редактирование параметров следует производить через меню Сервис — Управление датой актуальности учета
Полнота выписки счетов-фактур по документам реализации
Для организаций, являющихся плательщиками НДС, каждый проведенный документ реализации должен сопровождаться проведенным счетом-фактурой
Своевременность выписки счетов-фактур по документам реализации
Счет-фактура по операциям реализации должен быть выписан не позднее пяти дней с момента реализации
Наличие документа Формирование записей книги продаж
Должны быть проведены документы Формирование записей книги продаж в каждом налоговом периоде, в котором имеются авансы на восстановление.
Проверка формирования авансовых счетов-фактур при наличии авансов полученных
В случае получения авансов от покупателей должны быть той же датой выписаны и проведены счета-фактуры на суммы полученных авансов
При проверке выясняется:
1. На все ли авансовые поступления выписаны счета-фактуры.
2. Соответствуют ли начисления по счету 76.АВ суммам в регистре НДС с авансов.
3. Совпадают ли суммы НДС с полученных авансов по данным бухгалтерского учета и в книге продаж.
Полнота отражения в книге продаж сумм НДС, подлежащих перечислению налоговым агентом (аренда государственного имущества или иностранцы, не состоящие на налоговом учете в РФ)
Должны совпадать суммы НДС, подлежащие перечислению налоговым агентом (по аренде государственного имущества или для иностранцев, не состоящих на налоговом учете в РФ), по бухгалтерскому учету и по книге продаж
Необходимость исполнения обязанностей налогового агента по конкретному договору фиксируется в свойствах договора (справочник Договоры контрагентов). При регистрации в программе задолженности по такому договору автоматически формируется бухгалтерская запись на сумму налога, подлежащего удержанию и уплате в бюджет. При этом на исчисленную сумму налога выписывается счет-фактура (с помощью документа Счет-фактура выданный), который регистрируется в Книге продаж. Предметом проверки является контроль соответствия данных бухгалтерского учета и налогового учета по НДС.
Полнота отражения в книге продаж НДС по строительно-монтажным работам (СМР), выполненным хозяйственным способом
Должны совпадать суммы НДС, начисленные по СМР, выполненным хозяйственным способом, по бухгалтерскому учету и по книге продаж
Ведение книги покупок по налогу на добавленную стоимость
Выполнять проверку ведения Книги покупок следует по окончании каждого налогового периода (налоговый период по НДС — квартал).
Группа проверок Ведение книги покупок по налогу на добавленную стоимость объединяет в себе семь проверок. Полный список проверок данной группы с комментариями представлен в таблице № 4.
Проверки ведения книги покупок
№ п/п
Наименование проверки
Предмет
проверки
Комментарий
Контроль даты актуальности учета
Для правильной работы подсистемы НДС дата актуальности по разделам: НДС, Расчеты с контрагентами, Оценка МПЗ при выбытии, должна быть либо не установлена, либо находиться не раньше даты конца периода проверки
В том случае, если организация решает использовать механизм системы Дата актуальности учета, то установка и редактирование параметров следует производить через меню Сервис — Управление датой актуальности учета
Полнота получения счетов-фактур по документам поступления
Каждый приходный документ, полученный от контрагентов, являющихся плательщиками НДС, должен сопровождаться счетом-фактурой
Контролируется, чтобы по каждому документу поступления либо в самом документе, либо с помощью документа Счет-фактура полученный в информационной базе был зарегистрирован предъявленный поставщиком счет-фактура
Наличие документа Распределение НДС косвенных расходов
Если в учетной политике включена возможность реализации без НДС или с НДС 0 %, должен быть проведенный документ Распределение НДС косвенных расходов в каждом налоговом периоде
Если в настройках учетной политики устанавливаются параметры для поддержки раздельного учета НДС.
Тогда в конце каждого налогового периода документом Распределение НДС косвенных расходов должно производиться распределение сумм НДС предъявленного между различными видами деятельности и реализаций.
Корректность распределения НДС по косвенным расходам
Сумма косвенных расходов, поступивших за налоговый период (приход по регистру НДС по косвенным расходам), должна быть равна сумме распределенных между видами деятельности с различными обложением НДС (расходы по регистру НДС по косвенным расходам)
Наличие документа Формирование записей книги покупок
Должен быть проведенный документ Формирование записей книги покупок в каждом налоговом периоде по НДС
Отсутствие отрицательных остатков сумм НДС, предъявленных поставщиками
Не должно быть отрицательных остатков по регистру НДС предъявленный
Суммы налога, предъявленные к оплате поставщиками и оплаченные поставщикам, в программе автоматически фиксируются в регистре НДС предъявленный.
Наличие отрицательных сумм в регистре НДС предъявленный может быть вызвано, например, тем, что товар по которому НДС был принят к вычету в периоде поступления, в следующем налоговом периоде был реализован по ставке НДС 0 %. Пользователь не выполнил регламентную операцию по восстановлению НДС.
Наличие вычета НДС с авансов при зачете авансов полученных
В случае наличия проводок по зачету авансов от покупателей должны быть проводки по вычету НДС, начисленного с этих авансов
В соответствии с пунктом 8 статьи 171 и пунктом 6 статьи 172 НК РФ суммы налога, исчисленные налогоплательщиком с сумм оплаты, частичной оплаты, полученных в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), подлежат вычету с даты отгрузки соответствующих товаров (работ, услуг)
Отчет «Анализ состояния бухгалтерского учета»
Отчет Анализ состояния бухгалтерского учета находится в меню Отчеты -> Анализ состояния бухгалтерского учета.
Перейдя к меню настроек (кнопка Настройка), бухгалтер может выбрать на закладке Настройки предусмотренные отчетом четыре вида проверок:
- Анализировать рабочий план счетов;
- Анализ счетов подлежащих закрытию;
- Анализ бухгалтерских итогов;
- Анализ бухгалтерских проводок.
По умолчанию выполняются все четыре вида проверок, но, так как полный анализ занимает продолжительное время, можно отключить те из них, которые не требуются.
Пользователь может внести корректировки в типовые настройки признания проводок «недопустимыми» — закладка Недопустимые проводки (рис. 1).
В колонке Дт указывается счет дебета недопустимой проводки, в колонке Кт — счет кредита. В колонке ДтИсключение и КтИсключение можно указать счета, которые исключаются при проверке.
Например, если в колонке Дт указан счет «01», а в колонке КтИсключение указано «01, 08, 79, 83» — это означает, что некорректными являются все проводки по дебету счета 01, если корреспондирующим не является счет из списка «01, 08, 79, 83».
Колонка Комментарий хранит пояснение комментария к проводке. Если программа обнаружит недопустимую проводку, то в отчет будет выведен текст из колонки Комментарий.
На закладке Эталонный ПС отображается эталонный хозрасчетный план счетов, который используется при анализе правильности ведения плана счетов пользователя. Информацию на этой закладке пользователю изменять не следует.
Выполненные пользователем настройки сохраняются по кнопке Ок.
Для выполнения выбранных проверок следует нажать кнопку Сформировать.
В случае наличия ошибок в каком-либо разделе отчета, дважды щелкнув мышкой по строке с ошибкой, можно вызвать карточку счета или форму операции с ошибочной проводкой.
Рассмотрим более подробно каждую из четырех видов проверок, предусмотренных отчетом.
Анализировать рабочий план счетов
Программа сравнивает рабочий план счетов с эталонным планом счетов, рекомендованным фирмой «1С». Информация об эталонном плане счетов представлена на закладке Эталонный ПС меню настроек отчета.
В случае, если требуемый счет не найден в плане счетов, у счета изменен признак активности, будут выдаваться предупреждения. Также проверяется структура аналитического учета на счетах, задействованных в алгоритмах составления форм регламентированной отчетности.
Анализ счетов подлежащих закрытию
Проверяются бухгалтерские итоги на конец отчетного периода. Если счета, подлежащие закрытию на конец отчетного периода, имеют сальдовые остатки, выдается информация о таких счетах.
Например, не должны иметь сальдо по счету в целом на конец периода счета 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы».
Проверяется сальдо на таких счетах, и в случае его обнаружения в отчете выводится сообщение о номере счета, остатке на счете с пояснениями сути возникшей ошибки.
Анализ бухгалтерских итогов
В процессе выполнения анализа бухгалтерских итогов выявляются:
- ошибочные остатки на бухгалтерских счетах (выделяются в программе красным);
- ошибки ведения количественного учета (отсутствие сальдо по количеству или по сумме у соответствующих счетов);
- ошибки переоценки валютных средств на конец отчетного периода (для корректной работы данного раздела, необходимо установить курс валют на конец отчетного периода).
Напомним, что одной из характеристик счета (субсчета) плана счетов является признак счета по отношению к балансу. В бухгалтерском учете по этой характеристике все счета подразделяются на активные, пассивные и активно-пассивные. Например, счет 01 «Основные средства» является активным, счет 63 «Резервы по сомнительным долгам» — пассивным, а счет 68 «Расчеты по налогам и сборам» — активно-пассивным.
Для активных и пассивных счетов отслеживается соответствие сальдо конечного признаку счета (на активном счете остаток должен быть по дебету, а на пассивном — по кредиту).
В программе «1С:Бухгалтерия 8» одной из операций анализа бухгалтерских итогов является проверка выполнения этого правила. Если это имеет место, то в отчете показывается, на каких счетах остатки не соответствуют признаку счета.
Учет материально-производственных запасов в программе ведется не только в денежном, но и в натуральном выражении. Например, такой учет предусмотрен на счете 41 «Товары». Счета, на которых поддерживается количественный учет, в плане счетов отмечены флажком в колонке Кол.
Выполняется проверка на корректность остатков на таких счетах. Считается ошибкой, если по объекту аналитического учета на таком счете имеется «суммовой» остаток, но отсутствует количественный, и наоборот: имеется остаток в натуральном выражении, но он имеет нулевую стоимость.
Для организаций, имеющих активы и обязательства, стоимость которых выражена в иностранной валюте, полезной является проверка на корректность их оценки на конец отчетного периода.
Для составления бухгалтерской отчетности стоимость указанных активов и обязательств подлежит пересчету в рубли по курсу, действующему на отчетную дату. Счета с признаком поддержки валютного учета в плане счетов отмечены флажком в колонке Вал.
Регламентной операцией Переоценка валютных средств выполняется пересчет остатков на этих счетах с отнесением возникающих курсовых разниц в состав прочих доходов или расходов. Программа проверяет наличие на момент выполнения регламентной операции по переоценке активов и обязательств, выраженных в валюте, загруженного в базу актуального курса валют.
Анализ бухгалтерских проводок
Результат выполнения данной проверки — список «подозрительных» с точки зрения программы проводок. Критерием подозрительности, служит список недопустимых проводок, представленный в настройках отчета, на закладке Недопустимые проводки. Если недопустимая проводка будет обнаружена — программа выдаст строку с ошибкой, где будет указано, какая корреспонденция вызвала подозрение и будет дан краткий комментарий.
Если учетной политикой организации для отдельных счетов предусмотрены дополнительные корреспондирующие счета, «расширяющие перечень исключений», их необходимо добавить в список перед выполнением анализа.
Отчет «Анализ состояния налогового учета по налогу на прибыль»
Отчет Анализ состояния налогового учета по налогу на прибыль находится в меню Отчеты -> Анализ состояния налогового учета по налогу на прибыль.
Отчет позволяет оценить, правильно ли организация ведет налоговый учет и учет постоянных и временных разниц в оценке расходов и доходов, активов и обязательств, а также найти источник расхождений данных бухгалтерского и налогового учета.
При открытии отчета выводится структура налоговой базы по налогу на прибыль (рис. 2). С ее помощью можно перейти к интересующему разделу учета. В дальнейшем для возврата к структуре налоговой базы на командной панели любой схемы и таблицы следует нажать кнопку Структура налоговой базы.
Анализ соответствия корректности данных по налоговому учету целесообразно начать с блока «Налог» (рис. 3). В нем представлен анализ состояния налогового учета, при котором происходит сопоставление величины налога на прибыль по данным налогового учета (декларация по прибыли) и по данным бухгалтерского учета с учетом признания и списания постоянных и отложенных налоговых активов и обязательств (отчет о прибылях и убытках). Если величина налога на прибыль по данным бухгалтерского учета совпадает с величиной налога на прибыль по данным налогового учета, то ведение налогового учета расценивается как правильное — результат маркируется зеленым квадратом.
Если суммы не совпадают — программа маркирует результат красным квадратом, который сигнализирует об ошибке.
При этом красным квадратом в отчете будут промаркированы все блоки схемы, в которых программа обнаружила ошибки в целях соблюдения ПБУ 18/02. Критерием корректности данных выступает правило: БУ = НУ + ПР + ВР. Помочь устранить ошибки поможет предусмотренный отчетом механизм навигации между данными и расшифровки данных.
Блоки в схеме связаны между собой стрелками, которые обозначают причинно-следственные связи между операциями. Стрелки исходят из «блока причины» и входят в «блок следствия». Например: получение выручки по обычным видам деятельности (причина) приводит к формированию доходов, учитываемых при определении налогооблагаемой базы (следствие) — рисунок 4.
Конечные «блоки-причины» расшифровываются отчетом, в котором отражаются те проводки, по которым были сформированы показатели «БУ», «НУ», «ПР» и «ВР». При этом по флажку Развернуть по документам записи на счетах могут быть детализированы до уровня документов, которыми они сформированы.
Чаще всего источником ошибок являются «ручные» операции, при вводе которых бухгалтер либо забывает отразить хозяйственную операцию в налоговом учете, либо отражает ее некорректно. Для исправления подобных ошибок необходимо в отчете для конечного «блока причины» найти строку с реквизитами документа Операция (бухгалтерский и налоговый учет), щелчком мыши перейти в этот документ и правильно заполнить закладку Налоговый учет, после чего вновь сформировать отчет и убедиться в том, что ошибка исправлена.
Отчет «Анализ состояния налогового учета по НДС»
Для проверки корректности данных, которые будут использоваться программой для заполнения Журнала полученных и выставленных счетов фактур, Книги покупок, Книги продаж и Декларации по НДС предназначен отчет Анализ состояния налогового учета по налогу на добавленную стоимость (рис. 5).
Отчет находится в меню Отчеты -> Анализ состояния налогового учета по НДС.
Отчет состоит из общей схемы налоговой базы и расшифровок отдельных блоков этой схемы. В отчете показана сумма начислений и вычетов НДС по видам хозяйственных операций.
Слева находится группа блоков, отражающих начисленный НДС, подлежащий включению в Книгу продаж, справа — НДС, принятый к вычету и подлежащий включению в Книгу покупок.
В каждом блоке, отражающем начисление либо вычет НДС, содержится два показателя:
- сумма исчисленного НДС (желтый фон) — сумма НДС, которая фактически была включена в Книгу покупок (продаж);
- сумма не исчисленного НДС (серый фон) — НДС, который по данным системы потенциально мог попасть в Книгу покупок (продаж), но включен в них не был.
В случае если блок содержит записи с ошибками, то рядом с ним выводится восклицательный знак красного цвета.
При работе с отчетом следует в первую очередь провести анализ расшифровки тех блоков, рядом с которыми установлен восклицательный знак, сигнализирующий об ошибке.
Кроме того следует получить расшифровку тех блоков отчета, по которым присутствует сумма «не исчисленного НДС» — проверить обоснованность того, что суммы налога на добавленную стоимость не были включены в Книгу покупок или Книгу продаж в текущем налоговом периоде.
Порядок проведения анализа расшифровок разберем на примере блоков «Приобретенные ценности» и «Зачет авансов выданных».
Расшифровка блока «Приобретенные ценности» представлена на рисунке 6.
Проверить следует группу строк «Не отражены в книге покупок», представляющую собой расшифровку суммы «НДС не исчисленного», которая представлена в главном меню отчета по данному блоку.
При этом программа выделят группы причин, почему НДС предъявленный не попал в Книгу покупок:
1. НДС включен в стоимость.
Включение НДС в стоимость в документах поступления может быть связано, например, с тем, что организация осуществляет деятельность, не облагаемую НДС, и по тем ценностям, которые используются в данной деятельности, включает НДС в стоимость непосредственно в момент поступления.
2. Не установлен флажок Учитывать НДС.
При поступлении товаров, работ и услуг без НДС флаг Учитывать НДС может быть снят пользователем — это действие вполне корректно, например, в случае отражения в системе госпошлины за регистрацию права собственности.
3. Отсутствует счет-фактура полученный.
Предостережение об ошибке «Отсутствует счет-фактура полученный» в большинстве случае связано с тем, что поставщик (подрядчик) не предоставил счет-фактуру или ее забыли внести в систему.
Если найти и внести в систему информацию о счете-фактуре не предоставляется возможным, тогда требуется списать НДС на счет 91. Для этого можно использовать документ Списание НДС.
Рассмотрим блок Восстановление с авансов выданных (рис. 7).
Проверить следует группу строк «Не отражены в книге продаж», представляющую собой расшифровку суммы «НДС не исчисленного», которая представлена в главном меню отчета для данного блока.
Программа выделят группы причин, почему НДС не попал в Книгу продаж:
1. Начисление не отражено в Книге продаж.
Ошибка, связанная в большинстве случаев с ошибками, допущенными пользователем. НДС с авансов, который после поступления ценностей подлежит отражению в Книге продаж, не был включен в документ Формирование записей книги продаж.
2. Оплаченные ценности не поступили.
Информация о суммах НДС с авансов выданных, которые смогут быть включены в Книгу продаж после поступления ценностей, под поставку которых были выданы данные авансы.
Все рассмотренные отчеты существенно облегчают проверку корректности данных по бухгалтерскому учету, налоговому учету по налогу на прибыль и налоговому учету по НДС, в преддверии формирования регламентированной отчетности. Отчеты позволяют выявить ситуации, которые имели место в учете и которые похожи на ошибки. При этом следует помнить, что возможны специфические ситуации, возникающие редко и поэтому не учтенные разработчиками данных отчетов. Таким образом, следует проводить тщательный анализ ошибок, выведенных рассмотренными отчетами.
Какие отчеты помогают аудиторам находить ошибки в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0?
В статье мы расскажем о возможностях 1С, которые помогают не только аудиторам, но позволят и вам проконтролировать свою работу: выявить неточности или ошибки, проверить, насколько правильно отражены операции бухгалтерского и налогового учета, и насколько полноценно используются все функции программы. При подготовке бухгалтерской, налоговой отчетности, а также при ведении учета с помощью программы хочется быть уверенным в том, что отсутствуют ошибки или неточности. Особенно это актуально, когда на подходе очередной отчетный период. Эта публикация будет полезна не только новичкам, но и опытным бухгалтерам.
Неотъемлемой частью любой аудиторской проверки, помимо изучения первичных документов, договоров, анализа бухгалтерской отчетности и налоговых деклараций, является работа с программами 1С.
Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ)
Начнем, как ни странно, с этого стандартного для всех известного отчета, с помощью которого бухгалтер может быстро оценить правильность учета в своей программе за определенный период. Сформировать его можно в разделе «Отчеты» – «Стандартные отчеты». Это незаменимый регистр бухгалтерского учета, без которого ни один бухгалтер не может представить своей работы.
Да и аудиторам без ОСВ невозможно начать проверку. Из оборотно-сальдовой ведомости можно увидеть сразу какую систему налогообложения применяет организация, какими активами располагает, какой сформирован капитал, создаются ли резервы, выплачивались ли дивиденды и т.д.
После построения данной ведомости уже можно увидеть некоторые ошибки. Например, незакрытые счета 26, 90, 91, красное сальдо по тем счетам, по которым его не может быть, такие как 10,51 счета. В нашем коротком видеоуроке мы также об этом говорили.
Разнообразная настройка ОСВ позволяет детализировать данные в различных срезах и быстро находить ошибки.
Далее рассмотрим варианты анализа своей работы с помощью 1С: Бухгалтерии предприятия 8, редакция 3.0:
Проверка на соответствие настроек программы действующей
учетной политики организации
Часть ошибок заключается в неправильных настройках программы, а именно в некорректно выбранных способах учета в учетной политике.
Учетная политика необходима, чтобы сделать выбор из нескольких вариантов, установленных законодательством. В дальнейшем это позволит обезопасить себя от досадных ошибок, снизить риски претензий со стороны налоговых органов, сделать отчетность более прозрачной, а бизнес более привлекательным для инвесторов.
Чтобы ее настроить следует перейти в раздел «Главное», выбрать пункт «Учетная политика».
В открывшемся окне следует изучить всю информацию об установленных способах и элементах учета.
Анализ настроек налогов и отчетов
Данный пункт имеет немаловажное значение, так как достоверно выбранные настройки, внесение всей необходимой информации для автоматического расчета налогов понижает риск допущения ошибок при подсчете налогов.
Полнота и корректность использования аналитик (субконто)
для организации учета
Использование такого вида аналитики позволяет увидеть полную детализацию информации.
Информацию по счетам расчетов (60, 62, 76) можно разделить по контрагентам, договорам и документам. Так, если контрагент является одновременно покупателем и поставщиком, то отчет позволит увидеть сведения со всех счетов, где отражены операции по данному контрагенту, покажет сводную информацию о состоянии расчетов.
По запасам есть возможность увидеть движение по материально-ответственным лицам, местам хранения (складам).
Для анализа данных по расчетам с контрагентами в разрезе договоров следует зайти в раздел «Отчеты» – «Анализ субконто», выбираем период, за который формируется отчет и вид субконто – «Контрагенты».
Наш видеоурок поможет вам более подробно познакомиться с этим отчетом.
Дополнительные отчеты
• Регламентные операции
Особое внимание уделяется наличию всех регламентных операций по закрытию периода.
Выполнено ли проведение документов? Ведь это основное условие корректного учета. Отражены ли все необходимые регламентные операции, нет ошибок или пропусков определенных операций?
• Экспресс-проверка ведения учета
Проверить корректность данных в учете помогут специальный отчет «Экспресс-проверка ведения учета»
Он представляет собой совокупность проверок, сгруппированных по разделам учета. Каждая такая проверка контролирует отсутствие ошибок в данных.
Чтобы его сформировать следует зайти раздел «Отчеты» выбрать «Экспресс-проверка».
Проверка проводится по нескольким направлениям. Можно проводить проверку сразу по всему списку, или выбрать то, что является актуальным, например, только проверка «Операций по кассе».
После проведения экспресс-проверки сформируется отчет с результатами, в котором показывается были ли обнаружены ошибки в учете, сопровождая комментариями к каждому блоку проверки.
Данная проверка удобна не только тем, что быстрая, и подсвечивает найденные ошибки красным цветом, но также она выявляет несоответствия с точным указанием документа, его даты и номера, подробно описывает их и дает рекомендации по исправлению.
• Отчет «Анализ учета по налогу на прибыль»
Данный отчет представляет собой графическое объединение значений показателей в блок-схемы, взаимосвязь между блоками отображается стрелками.
Отчет предназначен для проверки оборотов по доходам и расходам, учитываемых при расчете налоговой базы по налогу на прибыль, по данным бухгалтерского и налогового учета, с учетом временных и постоянных разниц
• Отчет «Анализ учета по НДС»
Данный отчет предназначен для проверки корректности данных, которые будут использоваться программой для заполнения книг продаж и книг покупок, налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость
Формирование отчета осуществляется для заданного проверяемого периода любого диапазона и конкретной организации, плательщика НДС.
• отчет «Анализ учета по УСН»
Этот отчет дает возможность посмотреть составные части финансового результата на упрощенной системе.
• Оценка риска налоговой проверки
В программе 1С предусмотрена возможность проанализировать и оценить риски возможной налоговой проверки, исходя из 12 общедоступных критериев оценки рисков для налогоплательщиков.
Сформировать данный отчет можно в разделе «Отчеты» — «Оценка риска налоговой проверки».
• Немалый интерес несут в себе «ручные корректировки», поскольку часто нестандартные, нелогичные операции отражены бухгалтерскими справками.
Вариант ввода вручную применяется, как правило, в случаях, когда в прикладном решении нет документа, автоматизирующего отражение необходимой хозяйственной операции.
Но бывает случаи, когда исправления вносятся и в сами документы. Таким моментам уделяется аудиторами всегда пристальное внимание.
• Контроль отрицательных остатков
Помимо общих процедур проведения аудита, для отдельных участков учета используются специальные процедуры, направленные на контроль соответствия данных в аналитических учетных регистрах.
Контроль отрицательных остатков в 1С – удобный инструмент ведения количественного учета материально-производственных запасов.
Используйте для этого отчет «Контроль отрицательных остатков». Он находится в меню «Склад — Отчеты».
• Присоединенные файлы
Еще один очень удобный функционал – это возможность присоединить и просматривать в 1с первичные документов и иные файлы (договоры, сканы оригиналов товарных накладных, УПД, счетов-фактур, доверенностей и многое другое).
В 1С доступна опция сохранять в справочниках и документах внешние файлы.
Присоединение файлов происходит прямо из формы справочников и документов по кнопке «Скрепка» или по ссылке «Присоединенные файлы».
Файлы можно присоединять в неограниченном количестве, однако их хранение существенно увеличит базу в объеме.
В завершении мы остановимся на регламентированных отчетах, сформировать которые можно из раздела «Отчеты».
При надлежащем ведении учета процесс составления бухгалтерской и налоговой отчетности в 1С максимально автоматизирован, что позволяет бухгалтеру быстро и легко составлять отчет, а также удобно дополнять и корректировать представленные показатели.
Кроме того, в отчетах есть удобная функция расшифровать отдельные показатели и строки.
Чтобы понять, из чего сложилась сумма в той или иной строке декларации или баланса, необходимо поставить курсор в нужную ячейку и выбрать кнопку «Расшифровать» в верхней части формы (либо по правой кнопке мыши выберите в открывшемся меню пункт «Расшифровать»).
Таким образом, все вышеперечисленные функции программы 1С дают возможность оценить правильность отражения хозяйственных операций предприятия, и, как следствие, повысить достоверность формируемой отчетности.
Чек-лист: 16 шагов проверки ведения учета в «1С:Бухгалтерия 8», ред. 3.0
Еще один вариант: при запуске программы выдается сообщение «Рекомендуется обновить версию конфигурации». Обновление осуществляет специалист 1С, либо обновление делается самостоятельно, при наличии резервной копии.
Если конфигурация нетиповая, то обновление выполняет специалист отдела внедрения.
Бывает, что в программе заведен только один «пользователь», а используют его несколько сотрудников, либо работают под разными «пользователями», но без пароля.
Перечень пользователей и их права можно задать в «Администрировании» – «Настройке пользователей и прав».
Законодательство меняется часто, поэтому рекомендуется ежегодно обновлять учетную политику.
Учетная политика находится в меню «Главное» – «Учетная политика» – «История изменений»), если она не меняется, то нужно копировать строку с учетной политикой (то есть на каждый год должна быть отдельная строка).
Также учетные политики по налогам рекомендуется задавать ежегодно: в программе в меню «Главное» – «Налоги и отчеты» – выбрать налог, например, «Налог на прибыль» – «История изменений»). Необходимо обдумать и настроить учетную политику.
Построить отчет «ОСВ» общую по всем счетам за проверяемый период, в настройке указать «По субсчетам», в показателях отметить БУ, НУ, ПР, ВР и Контроль. Если стоит пометка «Развернутое сальдо», то ее убрать (развернутое сальдо по некоторым счетам нужно при подготовке баланса, для ежедневной работы оно может мешать).
Проверить ситуацию в целом: например, что обороты по 02, 10, 41, 43 счетам происходят; затратные счета 20,23,25,26,44 закрываются (по 20 может быть сальдо); счета 90 и 91 закрываются; остатка по 000 нет; красное сальдо по любым счетам отсутствует.
При анализе ОСВ обратить внимание на наличие отрицательных остатков или зависших сумм без количества, или количества без сумм. Если они есть, значит есть ошибки в учете.
Аналогично проверять ОСВ по другим счетам и субсчетам с показом всех группировок.
Этот отчет позволяет получить сгруппированную информацию по каждому контрагенту, например, одновременное сальдо по 60.01.и 60.02 на одну и ту же сумму, а также отрицательные остатки.
Другой отчет – ОCВ по счету 60 с показом субсчетов и группировкой по всем аналитикам также выявляет проблемы в учете.
Если в ОСВ по 60 по субсчетам по всем аналитикам все в порядке, то можно проверять управленческие отчеты для руководителя: «Руководителю» – подразделы «Расчеты с покупателями» и «Расчеты с поставщиками».
Сальдо и обороты в ОСВ по 51 и 52 счетам должны ежедневно совпадать с данными клиент-банка. Для правильности ведения учета по счету 52 нужно не забывать о своевременной загрузке курсов валют.
Либо настроить загрузку по расписанию в разделе «Администрирование» – «Обслуживание» – «Регламентные и фоновые задания» – «Загрузка курсов валют», ссылка «Настроить расписание».
Все регламентные операции процедуры «Закрытие месяца» за выбранный месяц должны быть выполнены, отмечены зеленым цветом, а не бледно-голубым. Должны отсутствовать сообщения о регламентных операциях, выполненных с ошибками.
Также для анализа подойдет отчет в разделе «ОС и НМА» – «Ведомость по амортизации ОС», тоже с выводом показателей БУ, НУ, ПР и ВР.
Если ситуация не автоматизирована, то тогда возможна ручная операция.
Например, необходимость во внешних обработках, внешних отчетах, внешних печатных формах, без изменения типовой конфигурации.
Данные внешние обработки, отчеты и печатные формы создаются и настраиваются специалистами 1С.
Что проверить, чтобы отчитаться за год без ошибок
Отсутствие каких-либо необходимых элементов в учетной политике может привести к нарушениям и неправильным расчетам.
Рассмотрим несколько частых ошибок, допускаемых при составлении учетной политики и их последствия:
Компания выбрала одну методику бухучета, а осуществляет расчеты по другой. Например, материальные ценности списываются одним методом, а в учетной политике прописан другой, это приведет к неправильному расчету себестоимости.
Не отражена методика ведения раздельного учета (п. 4 ст. 170 НК РФ). В соответствии со ст. 149 НК РФ при наличии облагаемых и необлагаемых операций обязательно вести раздельный учет (прописать, какие расходы организации относятся к облагаемым, а какие – к необлагаемым). Для компаний, занимающихся экспортом, с применением ставки 0%, также нужно вести раздельный учет, а его методику – отразить в учетной политике (п. 10 ст. 165 НК РФ). Отсутствие методики в учетной политике приведет к потере данных расходов и вычетов, налоговики их просто не зачтут.
Не прописана методика расчета незавершенного производства. Ст. 319 НК РФ гласит, что если налогоплательщик не сможет четко по объектам вести учет и распределять прямые расходы по договорам, то он должен установить в своей учетной политике обоснованный расчет незавершенного производства и следовать именно ему.
Отсутствие данного пункта приведет к установлению налоговиками своего порядка расчета «незавершенки».
Ответа на вопрос «Что проверить перед сдачей отчетности?» ни в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», ни в Положении по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности в РФ (утверждено Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н), ни в бухгалтерском стандарте – ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» (утверждено Приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н) – нет.
Однако проведение подготовительных мероприятий необходимо, чтобы избежать применения другого стандарта – ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (утверждено Приказом Минфина РФ от 28.06.2010 № 63н).
Проанализируйте свою учетную политику и при необходимости внесите в нее дополнения. Учетная политика – основополагающий документ, на основании которого ведется бухгалтерский учет предприятия и формируется финансовая отчетность.
Проверка документов
Вспомним, на чем базируется фундамент финансовой отчетности:
первичные документы по хозяйственным операциям;
регистры бухгалтерского учета хозяйствующего субъекта.
Таким образом, перед составлением годовой отчетности, необходимо провести проверку в документах и регистрах бухгалтерского учета.
На данном этапе выявляется отсутствие документов по отраженным в программе операциям или, наоборот: неотраженные операции по имеющимся первичным документам.
Самые частые ошибки допускаются в первичных документах бухгалтерских счетов «основные средства» и «нематериальные активы».
Основные средства (ОС)
Необходимо проверить: все ли объекты приняты к учету. А при выбытии ОС в документах обязательно должны быть прописаны причины и основания для выбытия основного средства, которое могло бы еще работать. Важно обязательно учесть последствия дальнейшего выбытия – ликвидацию, т. к. в расходы принимается остаточная стоимость ликвидируемых основных средств.
Например, в акте по форме № ОС-4 должно быть прописано: перед ликвидацией ОС разбирается, а его детали и комплектующие компания планирует использовать.
Нематериальные активы
Необходимо проверить правильность принятия к учету нематериальных активов.
В ПБУ 14/2007 (утверждено Приказом Минфина РФ от 27.12.2007 г. № 153н) отражен порядок отнесения к бухгалтерскому учету объекта в качестве нематериального актива.
Регистры
Далее переходим к проверке бухгалтерских регистров: главной книге и оборотно-сальдовой ведомости по всем задействованным счетам бухгалтерского учета. После выполнения всех регламентных операций по закрытию периода (актуализации данных) требуется проверить корректность учетных данных, по которым формируется регламентированная бухгалтерская отчетность.
Отчет «Главная книга» (раздел «Отчеты» – «Главная книга») в программе «1С» позволяет сформировать обобщенный регистр, в котором приводится расшифровка оборотов по дебету в разрезе корреспондирующих счетов, оборотов по кредиту и сальдо по счетам на конец периода (рис. 1).
Из отчета «Главная книга» можно перейти в режим просмотра отчета «Обороты счета», кликнув по выбранному показателю (рис. 2).
Данный отчет составляется на этапе анализа бухгалтерских итогов и заполнения форм отчетности. С его помощью мы можем проверить:
сведения о корреспонденции каждого счета со всеми другими счетами;
начальное и конечное сальдо по счетам (субсчетам) бухгалтерского учета;
дебетовые (расшифровываются по корреспондирующим счетам и субсчетам) и кредитовые обороты за период (выводятся одной записью).
Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) позволяет проверить (рис. 3):
какие активы стоят на балансе: основные средства, сырье и материалы, оборудование к установке, вложения во внеоборотные активы и т.д.;
дебиторскую и кредиторскую задолженность;
контроль кассовой дисциплины;
контроль расчетов с подотчетными лицами (наличие денежных средств);
наличие капитала для продолжения деятельности организации (минимальная стоимость чистых активов);
Оборотно-сальдовая ведомость помогает осуществлять контроль остатков на счетах. Если счет определен как активный, но имеет кредитовое сальдо, то в ОСВ остаток выделяется со знаком «минус». Аналогично помечается дебетовый остаток по пассивному счету (счет 51 на рисунке 3). На конец года должно быть нулевым сальдо и по дебету, и по кредиту для счетов:
91 «Прочие доходы и расходы»;
99 «Прибыли и убытки».
Для раскрытия деталей по каждому счету необходимо из оборотно-сальдовой ведомости перейти в карточку выбранного счета, затем провести анализ по его остаткам и проведенных по нему операций (рис. 4).
Сформировав карточку счета, можно провести ряд мероприятий:
проанализировать информацию по документам движения;
проверить правильное формирование проводки с выбранным счетом;
проверить остатки на любом участке бухгалтерского учета;
найти и исправить ошибку;
внести изменения в выбранный документ.
Другими словами, оборотно-сальдовая ведомость позволяет проверить «разноску» первичной документации по счетам и выявить наличие ошибок. И, самое главное, предотвратить попадание данных ошибок в годовую бухгалтерскую отчетность. Главная книга и оборотно-сальдовая ведомость являются основой для формирования баланса.
Экспресс-проверка
Завершающий этап подготовительных мероприятий для сдачи отчетности – это запуск обработки «Экспресс-проверка ведения учета» (рис. 5).
С ее помощью мы проверим:
соблюдения положений учетной политики;
ведения кассовых операций;
анализ состояния бухгалтерского учета.
После выполнения экспресс-проверки, программа выводит отчет о ее результатах, в котором отражается количество обнаруженных ошибок.
Далее формируется отчет с детальной информацией о каждой выявленной ошибке с подсказками по исправлению (рис. 6). При необходимости из отчета можно перейти к первичным документам и исправить их.