Больничный во время отпуска в 1С: ЗУП 3.1
Ежегодный оплачиваемый отпуск – это любимое время каждого сотрудника, которое с нетерпением ждут и планируют. И как же обидно, когда во время отдыха приходит болезнь. Тут же возникают вопросы: «А мне оплатят больничный? А что будет с моими отпускными? А как же потраченные дни, во время которых я так и не отдохнул?» У бухгалтера, которому приносят больничный лист после выхода из отпуска, вопросов возникает не меньше. Как правильно вернуть сотруднику его неотгулянные дни и произвести расчёт в программном продукте 1С: Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.1, рассмотрим в нашей статье.
Начнём с правового регулирования вопроса и обратимся к Трудовому кодексу РФ. В статье 124 говорится о том, что если временная нетрудоспособность наступила во время ежегодного оплачиваемого отпуска, то отпуск работника должен быть продлён или перенесён на другие дни. Иной срок должен определить работодатель, но с учётом пожеланий работника.
Если сотрудник решил продлить свой отдых в том же месяце, в котором был отражен его первоначальный отпуск, то сумма отпускных не изменится. Необходимо будет лишь произвести начисление по предоставленному больничному листу. Получается, что перерасчёт отпускных нужен лишь в том случае, если при переносе отпуска на другой срок меняется расчётный период, используемый для исчисления среднего заработка.
Обратимся к программе 1С: Зарплата и управление персоналом и отразим начисление ежегодного оплачиваемого отпуска. Для этого перейдём в раздел «Зарплата» и выберем пункт «Отпуска».
В открывшемся окне нажмём на кнопку «Создать» и из выпадающего списка выберем пункт «Отпуск». Заполним дату документа – это дата расчёта и приказа на предоставление отпуска. Выберем сотрудника из соответствующего списка и введём период отдыха. В случае предоставления единовременной выплаты или материальной помощи к отпуску по коллективному договору, проставляются необходимые флажки. Расчёт сумм отпускных производится в автоматическом порядке, исходя из суммы среднего заработка, с подробностями расчета которого можно ознакомиться, нажав на . О начислении отпускных мы рассказывали в видео Как начислить отпускные в 1С: ЗУП/ЗГУ редакции 3.1 — фрагмент вебинара.
После проведения документа произведём выплату начисленных отпускных, нажав кнопку «Выплатить». В зависимости от способа выплаты, установленного в целом для организации, её подразделения или индивидуально для сотрудника, программа создаст один из документов: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу», «Ведомость на счета» или зарегистрирует выплату через раздатчика.
Далее отразим начисление по больничному листу, в котором будет произведет перерасчёт дней отпуска. В программе это реализуется благодаря приоритетности начислений. Проверить установленные приоритеты можно, перейдя в раздел «Настройка», выбрав пункт «Начисления» и открыв двойным щелчком мыши вид начисления «Больничный». На вкладке «Приоритет» вы увидите все начисления, приоритетность которых выше или ниже данного начисления. Так как больничный более приоритетен, чем ежегодный отпуск, его начисление отменит расчёт отпускных за дни болезни.
Перейдём к вводу расчёта за дни временной нетрудоспособности. Для этого в разделе «Зарплата» выберем пункт «Больничные листы». При помощи кнопки «Создать» откроем новый документ, введём дату начисления, номер больничного листа, выберем сотрудника, установим даты и причину нетрудоспособности.
Программа автоматически произведёт расчёт по больничному листу, а также пересчитает ранее начисленный отпуск. При проведении документа, будет выведено предупреждение о том, что за указанный период уже зарегистрировано отсутствие сотрудника.
Проанализируем вкладки документа «Начислено (подробно)» и «Пересчёт прошлого периода». На первой указаны суммы начислений по больничному листу за счёт работодателя и за счёт ФСС (исключением будут организации, участвующие в пилотном проекте по прямым выплатам через ФСС, они производят начисление лишь за дни, оплачиваемые за счёт работодателя).
На вкладке «Пересчёт прошлого периода» программа сторнирует начисление отпуска за дни пересечения его с отсутствием по больничному листу.
Проведём документ и сформируем расчётный листок для проверки начислений, для этого перейдём в раздел «Зарплата», выберем пункт «Отчёты по зарплате» — «Расчётный листок».
Дни пересечения пришлись на период с 30 октября по 04 ноября, поэтому мы видим отрицательные суммы отпускных за этот период, а также начисление по больничному листу.
Нам осталось зарегистрировать продление или перенос отпуска сотрудника на другие дни. И здесь есть несколько вариантов развития событий.
Первый вариант: если отпуск, больничный и продление отпуска происходит в одном расчётном периоде, то вам необходимо зайти в первоначальный документ «Отпуск» и в подвале документа нажать на ссылку «Исправить». Программа создаст новый документ «Отпуск», который будет являться исправлением предыдущего. В исправляемом документе изменить только дату окончания отпуска, увеличив её на необходимое количество дней, совпавших с периодом больничного. Дата окончания отпуска считается со следующего дня после окончания периода нетрудоспособности.
Второй вариант: расчётный период закрыт, отпуск продлевается на количество дней пересечения сразу после окончания больничного. Зайдём в первоначальный документ «Отпуск» и нажмём на ссылку «Исправить». В новом документе начисления отпуска установим новый период начисления, в нашем примере – ноябрь. Внесём изменения в дату окончания отпуска, увеличив её на необходимое количество дней. Программа произведёт автоматический пересчёт отпускных начислений, учитывая ввод больничного листа, в котором уже произошло сторнирование дней пересечения.
Проанализируем расчёты на вкладке «Начислено (подробно)». В октябре дни отпуска пришлись на период с 21 по 31 октября – это 11 дней, но на 30 и 31 октября зарегистрировано отсутствие по больничному листу, поэтому количество дней отпуска определено программой, как 9 дней. В ноябре период отпуска приходится на промежуток с 01 по 10 ноября (с учётом продления) – 10 дней, но на первые 4 дня ноября также зарегистрирован больничный лист. Поэтому срок отпуска в ноябре посчитан, как 6 дней.
Третий вариант: если же сотрудник решил не продлевать, а перенести отпуск на другой период, то бухгалтеру следует внести новый документ «Отпуск» в том периоде, в котором он будет предоставляться.
Как в 1С продлить отпуск в связи с больничным
07 февраля, согласно графику отпусков, издан приказ о предоставлении ежегодного очередного отпуска Дьяковой Елизавете Викторовне на период с 18.02.2019 по 28.02.2019.
14 февраля бухгалтер начислил и выплатил отпускные работнику.
5 марта Дьякова Е.В. предоставила больничный на период с 26 февраля по 4 марта и решила продлить отпуск с 5 по 7 марта.
Начисление отпускных
Начисление отпуска отразите документом Отпуск в разделе Зарплата и кадры – Зарплата – Все начисления – кнопка Создать – Отпуск .
Проводки по документу
- Начисление и выплата отпускных в 1С
Начисление пособия по больничному листу
Больничный лист во время отпуска отразите документом Больничный лист в разделе Зарплата и кадры — Зарплата — Все начисления — кнопка Создать — Больничный лист .
Проводки по документу
Отражение больничного в 1С Бухгалтерии в периоде отпуска не делает сторнирующие записи. Поэтому откорректируйте отпуск вручную, если его необходимо перенести.
Если отпуск будет продляться, сторнировать его не нужно. Табель учета рабочего времени откорректируйте вручную — поставьте дни отпуска, которые сотрудник отгуливает в связи с продлением отпуска из-за болезни.
Продление отпуска в 1С в связи с болезнью
Поскольку при продлении отпуска не пересчитывается средний заработок, сторнировать ничего в программе 1С не нужно и дополнительный отпуск отражать тоже не нужно.
При начислении заработной платы скорректируйте рабочие дни по сотруднику.
Это делается потому, что в 1С Бухгалтерия 8.3 не реализован полноценный учет невыходов сотрудника, и программа не позволит сформировать документ Отпуск в текущем периоде с прошедшей датой его выплаты.
Перенос отпуска в 1С в связи с болезнью
При переносе отпуска средний заработок пересчитывается, поэтому фактически не отгулянное время отсторнируйте. Далее создайте новый документ Отпуск , когда сотрудник планирует отгулять его.
Сторнирование периода болезни
Сторнируйте ранее введенный отпуск документом Операция, введенная вручную вид операции Сторно документа в разделе Операции — Бухгалтерский учет — Операции, введенные вручную — кнопка Создать — Сторно документа .
По умолчанию документ заполняется полной суммой и всем периодом отпуска, поэтому откорректировать нужно каждую вкладку в документе.
Замените суммы на рассчитанные данные за период болезни.
Не забудьте кроме суммы еще откорректировать дни.
- Начисление больничного в 1С
- Начисление отпускных
- Отпуск без сохранения ЗП
- Начисление зарплаты
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
-
.Компания 24.04.2019 подала в ИФНС декларацию по НДС за 1.С 01.04 по 31.12.2020 действуют временные «коронавирусные» правила расчета больничных.До 5 дней отпуска за свой счет предоставляется работнику в.
(5 оценок, среднее: 4,40 из 5)
Продление отпуска в связи с болезнью: как отразить в 1С
В случае временной нетрудоспособности сотрудника, которая наступила во время ежегодного оплачиваемого отпуска, отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника (ст. 124 ТК РФ).
Для продления отпуска на соответствующие количество календарных дней работник должен получить больничный лист. При этом работник может уведомить работодателя о наступлении болезни любым способом — по почте, телефону, телеграммой и т. д. Кроме того, работник обязан сообщить, собирается ли он продлить отпуск или намерен приступить к работе по окончании отпуска, а те дни отпуска, что он болел, — перенести.
Продление отпуска не приводит к необходимости перерасчета отпускных, т. к. продолжительность отпуска при этом не меняется, но связано с оплатой дней, на которые отпуск продлевается. Так, если отпуск продлевается по болезни, то за рабочие дни, приходящиеся на период болезни, работнику в установленных случаях выплачивается пособие по временной нетрудоспособности; если работник по время отпуска выполнял государственные обязанности, то за ним только сохраняется рабочее место и т. д.
Перерасчет отпускных необходим лишь при переносе отпуска на другой срок, если при этом меняется расчетный период, используемый для исчисления среднего заработка.
Таким образом, в зависимости от причины, по которой продлевается отпуск, с работником производятся дополнительные расчеты по оплате труда.
Продление отпуска в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» начиная с версии 3.1.14 реализован новый механизм продления отпуска в связи с болезнью.
Рассмотрим на примере два варианта продления отпуска — с учетом новой методики и без нее (для ее отключения следует установить флаг Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка — Расчет зарплаты)).
Пример
Регистрация невыхода на работу сотрудника после окончания отпуска
Регистрация и расчет сохраняемого заработка на период отпуска произведены с помощью документа Отпуск.
После окончания отпуска сотрудник должен был выйти на работу 30.07.2020, однако, в связи с болезнью на работу не вышел.
Регистрация факта отсутствия сотрудника на работе выполняется с помощью документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) (раздел Кадры — Все отсутствия сотрудников или Все кадровые документы или раздел Зарплата — Все начисления). В документе следует установить переключатель в положение Болезнь (больничный еще не закрыт), если есть уверенность, что сотрудник отсутствует по причине болезни (в табеле учета рабочего времени будет указан код Б), или Отсутствие по невыясненной причине, если причина отсутствия не ясна (в табеле учета рабочего времени будет указан код НН) и указывается дата начала и окончания отсутствия сотрудника на работе. В рассматриваемом Примере для корректного расчета зарплаты за июль 2020 года отсутствие сотрудника нужно зарегистрировать с 30.07.2020 по 31.07.2020.
Обратите внимание, регистрация факта невыхода на работу по окончании отпуска может и не потребоваться. Этот этап является обязательным, когда необходимо рассчитать зарплату за месяц с учетом неявки сотрудника. В Примере сотрудник больничный лист еще не предоставил, зарегистрировать его временную нетрудоспособность мы не можем. Чтобы зарплата за период невыхода не начислялась, этот период необходимо зарегистрировать как отсутствие (рис. 1).
Начисление пособия по временной нетрудоспособности и регистрация продления отпуска
В августе сотрудник вышел на работу и предоставил листок нетрудоспособности, из которого следует, что он болел с 24.07.2020 по 31.07.2020 (8 календарных дней).
Вариант 1. Рассмотрим продление отпуска на период нетрудоспособности с учетом новой методики (флаг Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка — Расчет зарплаты) должен быть снят).
Начисление пособия по временной нетрудоспособности выполняется с помощью документа Больничный лист (раздел Зарплата — Больничные листы), рис. 2.
В случае если период больничного приходится на период ранее зарегистрированного отпуска (или отпусков), для расчета такого больничного необходимо сначала ввести документ-исправление этого отпуска, о чем выдается подсказка. Исправление отпуска можно создать по ссылке из документа больничного. При нажатии на ссылку открывается документ-исправление ранее зарегистрированного отпуска и выдается сообщение: продлять или не продлять отпуск на дни, совпавшие с периодом нетрудоспособности. После нажатия кнопки Да в исправляемом документе следует уточнить месяц начисления. В нашем Примере это август, т. к. исправление отпуска производится в другом месяце, чем ранее начисленный (в июле) первоначальный отпуск.
После согласия на продление отпуска выводится информационное сообщение, что отпуск продлен, и новый период отпуска. Дата окончания отпуска считается со следующего дня окончания больничного, и увеличивается на количество дней, совпавших с периодом временной нетрудоспособности.
Первоначальный отпуск сотрудника — с 16.07.2020 по 29.07.2020, больничный — с 24.07.2020 по 31.07.2020. Отпуск должен быть продлен на 6 дней, совпавших с периодом нетрудоспособности (24, 25, 26, 27, 28, 29 июля). Новый период отпуска с учетом дней продления — с 16.07.2020 по 06.08.2020. Сотрудник должен выйти на работу 07.08.2020.
В Примере при проведении документа-исправления отпуска программа выдаст сообщение о пересечении дней продляемого отпуска с зарегистрированным отсутствием с помощью документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) (документ был введен для правильного расчета зарплаты за месяц).
В исправленном документе информация о продлениях отражается на закладке Продления, переносы, отзывы (рис. 3). Здесь же можно и отменить продление. Для оплаты продления отпуска средний заработок будет таким же, как и при первоначальном начислении отпуска. Сумма начисленных отпускных будет равна сумме отпускных первоначально начисленного отпуска (ранее начисленные отпускные сторнируются (закладка Пересчет прошлого периода)). После автоматического перерасчета отпуска нужно провести документ.
После того как рассчитан и проведен документ-исправление отпуска, можно рассчитать больничный. В Примере при расчете пособия дни отсутствия (зарегистрированные документом Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)), приходящиеся на период временной нетрудоспособности сотрудника, автоматически сторнируются (закладка Пересчет прошлого периода, 30.07.2020–31.07.2020 — отсутствие), т. к. начисление по больничному листу производится в следующем по отношению к месяцу начисления отпуска расчетном периоде (т. е. месяц, в котором начислены первичные отпускные, «закрыт»), рис. 4.
Если больничный регистрируется в том же месяце, что и отпуск (расчетный период, в котором начислены отпускные, «не закрыт»), то сторнирование не производится. При проведении документа программа предупреждает о пересечении дней больничного с документом Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) (если он был зарегистрирован).
Вариант 2. Рассмотрим, как продлить отпуск на период нетрудоспособности без учета новой методики (как было до ее введения) (флаг Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов в настройках расчета зарплаты установлен (раздел Настройка — Расчет зарплаты)).
Начисление пособия выполняется с помощью документа Больничный лист (раздел Зарплата — Больничные листы).
При расчете пособия часть оплаты отпуска и дни отсутствия (зарегистрированные документом Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)), приходящиеся на период нетрудоспособности, автоматически сторнируются (подробнее см. на закладке Пересчет прошлого периода). С 24.07.2020 по 29.07.2020 — отпускные, 30.07.2020–31.07.2020 — отсутствие, если начисление по больничному листу производится в следующем по отношению к месяцу начисления отпуска расчетном периоде, как в Примере (т. е. месяц, в котором начислены первичные отпускные, «закрыт»). При проведении программа выдает сообщение о пересечении дней больничного с зарегистрированным отсутствием с помощью документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка).
Если больничный регистрируется в том же расчетном периоде, что и отпуск (расчетный период, в котором начислены отпускные, «не закрыт»), то сторнирование не производится. При проведении документа программа предупреждает о пересечении дней больничного с документом Отпуск (или с документом Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), если он был зарегистрирован).
В Примере отпуск должен быть продлен на 6 дней, совпавших с периодом нетрудоспособности. Новый период отпуска с учетом дней продления — с 16.07.2020 по 06.08.2020. Для продления отпуска необходимо зайти в первичный документ Отпуск и сделать исправление документа, нажав на ссылку Исправить. В исправляемом документе уточняется месяц начисления. В Примере следующий месяц — август, т. к. месяц июль уже «закрыт», и изменяется дата окончания отпуска. В этом случае средний заработок для оплаты продления отпуска будет такой же, как и при первоначальном начислении отпуска. Сумма начисленных отпускных будет равна сумме отпускных первоначально начисленного отпуска, т. к. ранее начисленный отпуск был сторнирован при расчете больничного в сумме 12 286,68 руб. за период с 24.07.2020 по 29.07.2020 (дни, которые «наложились» на дни болезни). В исправляемом документе также сторнируются отпускные в сумме 16 382,24 руб. за период с 16.07.2020 по 23.07.2020. Итого: 28 668,92 руб. После автоматического перерасчета отпуска следует провести документ.
Когда расчетный период «не закрыт», для продления отпуска необходимо также зайти в первоначальный документ Отпуск и по ссылке Исправить изменить в исправляемом документе только дату окончания отпуска, увеличив ее на количество дней, совпавших с периодом временной нетрудоспособности. При проведении документа программа предупреждает о пересечении дней отпуска с документом Больничный лист (или с документом Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), если он был зарегистрирован).
При таком методе возникают вопросы:
доходы для учета НДФЛ и взносов неверно распределяются по отчетным периодам;
если отпуск был начислен и выплачен в прошлом налоговом периоде, а больничный в текущем, то сторнирование отпуска исключается из отчетности за прошлый налоговый период, а доначисление отражается в отчетности за текущий период;
доход с больничного листа и перерасчет отпускных могут некорректно отражаться в отчетности;
при первичном расчете больничного в среднем заработке не учитывается перерасчет отпуска, произведенный в этом же документе;
перерасчет отпускных перекрывает начисление по больничному листу и его нельзя выплатить отдельной ведомостью.
Для решения этих вопросов можно сначала ввести документ-исправление для отпуска и продлить отпуск, не обращая внимания на излишне начисленные суммы. После этого ввести больничный, вернуться в исправление отпуска и пересчитать его. Но такое решение не очевидно и неудобно в использовании: при проведении больничного не видно, сколько отпусков он пересекает; при создании исправления отпуска нужно самостоятельно считать дни, на которые продлевается отпуск; из-за перерасчета отпуска нельзя выплатить больничный отдельной ведомостью; проблемы с НДФЛ и взносами при таком способе не всегда решаются до конца.
Продление отпуска из-за больничного на примере 1С:ЗУП 3.1
В ст. 124 ТК РФ сказано, что если больничный приходится на период ежегодного оплачиваемого отпуска, отпуск на эти дни можно продлить или перенести. Сотруднику нужно известить работодателя о своем решении. Отпуск продлевается или переносится на количество дней, совпавших с периодом болезни.
Ранее в программе предполагалось использовать штатную схему. Но при ее использовании возникают проблемы:
- доходы для учета НДФЛ и взносов неверно распределяются по отчетным периодам,
- если отпуск был начислен и выплачен в прошлом налоговом периоде, а больничный в текущем, то сторнирование отпуска исключается из отчетности за прошлый налоговый период, а доначисление отражается в отчетности за текущий налоговый период,
- доход с больничного листа и перерасчет отпускных могут некорректно отражаться в отчетности,
- при первичном расчете больничного в среднем заработке не учитывается перерасчет отпуска, произведенный в этом же документе,
- перерасчет отпускных перекрывает начисление по больничному листу и его нельзя выплатить отдельной ведомостью.
Для обхода этих проблем можно было воспользоваться другой схемой:
- сначала ввести документ-исправление для отпуска и продлить отпуск, не обращая внимания на излишне начисленные суммы,
- только после этого ввести больничный,
- вернуться в исправление отпуска и пересчитать его.
Но такое решение не очевидно и неудобно в использовании:
- при проведении больничного не видно, сколько отпусков он пересекает,
- при создании исправления отпуска нужно самостоятельно считать дни, на которые продлевается отпуск,
- из-за перерасчета отпуска нельзя выплатить больничный отдельной ведомостью,
- проблемы с НДФЛ и взносами при таком способе не всегда решаются до конца.
Теперь в случае, если период больничного приходится на период ранее зарегистрированного отпуска (или отпусков), для расчета такого больничного обязательно нужно сначала ввести документ-исправление этого отпуска, о чем выдается подсказка. И теперь его можно создать по ссылке из самого больничного. (рис 1)
При этом в документе-исправлении отпуска можно автоматически перенести дату окончания на требуемое количество дней. (рис 2.1 и 2.2)
Информация о продлениях отпуска отражается на новой закладке «Продления, переносы, отзывы» документа-исправления. Ей можно также воспользоваться независимо от наличия больничного, например, для отзыва из отпуска. (рис 3)
И уже после того, как рассчитан и проведен документ-исправление, больничный можно рассчитать. (рис 4)
Ситуация когда отпуск не продлевается
Если НЕ планируется продлевать отпуск, то после выбора ответа «Нет». (рис 5)
В документе-исправлении Отпуск появляется отдельная вкладка Продления, переносы, отзывы с указанием периода, количества дней и документа, ставшего причиной изменений. (рис 6)
В документе происходит сторнирование начисленных отпускных и новое начисление отпуска с исключением периода болезни (в нашем примере с 10 по 13 мая). (рис 7)
Т.е. в итоге получается сторнирование части отпуска. Итоговые суммы можно проверить по расчетному листку (рис 8)
Когда сотрудник захочет взять отпуск, то в обычном порядке будет создан новый документ Отпуск, в котором рассчитается новый средний заработок.
Для корректного учета НДФЛ рекомендуем в документе исправлении отпуска Дату выплаты дохода ставить такую же как в первом отпуске или проследить, чтобы корректировка НДФЛ «не убежала» в следующий налоговый период (квартал для 6-НДФЛ).
Если новая схема станет мешать отлаженному у вас процессу работы, то от нее можно отказаться. Для этого нужно включить новую настройку «Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов» в настройках расчета зарплаты. (рис 9)
МЫ рады, если эта информация была для вас полезной. Появились вопросы или возникли сложности с настройкой продуктов 1С? Обращайтесь! Наши специалисты готовы проконсультировать!
Команда «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» поможет в решении любых бизнес-вопросов!