Сводный отчет по кассовой смене 1С:розница
Сводный отчет по кассовой смене в 1С:Розница служит для формирования печатной формы КМ-7 Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации. Зачем же нужен сводный отчет по кассовой смене в 1С:Розница, если в вашем магазине используется несколько кассовых аппаратов или несколько кассиров сменяя друг друга закрывают свою смену в течении дня.
Данный отчет формируется по Магазину за определенную дату.
Найти этот отчет можно и Меню РМК.
А так же этот отчет доступен из панели разделов Продажи — Сводные отчеты по кассовой смене.
При заполнении отчет необходимо выбрать Магазин по которому будет формироваться отчет и дату. Именно на эту дату будут собраны все закрытые Отчеты о розничных продажах по всем кассам в магазине.
Для печати сводного отчета по кассовой смене доступна одна форма КМ-7 которая называется сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации.
Очень простой и быстро формируемый отчет который позволяет аккумулировать все смены за день по Магазину. А так же согласовывать с главным кассиром суммы поступления денежных средств в кассу.
Универсальный отчет в 1С: ЗУП ред. 3.1
В программах 1С реализовано множество различных отчетов. Но не всегда они могут удовлетворить пользователя в поиске и формировании нужной информации. В данной публикации мы расскажем о таком виде отчета, как «Универсальный отчет», который есть и в 1С: Бухгалтерия предприятия и 1С: ЗУП. Ранее мы даже снимали видеоурок по работе с ним, однако все равно многие бухгалтеры незаслуженно обходят этот отчет стороной, предпочитая по-старинке сделать необходимый отчет вручную. Поэтому наглядно покажем все достоинства универсального отчета на примере программы 1С: ЗУП ред. 3.1.
«Универсальный отчет» можно открыть двумя способами:
• в разделе «Администрирование»;
• используя меню «Все функции».
Вариант 1.
Перейдите в раздел «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки». Нажмите на гиперссылку «Универсальный отчет».
Вариант 2.
Открыть отчет через панель «Все функции…». Это немного дольше, но здесь вы можете найти еще много чего интересного для себя.
Раздел открывается в кнопке меню «Сервис и настройки» строки заголовка – в виде «кнопки-стрелочки».
Что делать, если у вас того пункта нет?
Панель «Все функции…» включается в меню «Настройки» — «Параметры».
Откройте этот раздел.
Установите галочку «Отображать команду «Все функции» и нажмите «Ок». Этот пункт появится у вас в выпадающем верхнем меню.
В разделе «Все функции» пользователь может открыть и посмотреть любой документ, справочник, отчет, регистр и т.п., имеющийся в программе. Не все они отображены на рабочем столе и многие скрыты от пользователя. Все объекты программы сгруппированы по разделам.
Разверните узел «Отчеты». В разделе вы увидите все отчеты программы, выстроенные по алфавиту. Пролистав список ниже, найдите «Универсальный отчет» и откройте его.
Сразу отметим, если вам отчет понравится и вы планируете им часто пользоваться, можете добавить его в «Избранное». Для этого нажмите на «звездочку» у его названия.
Этим вы облегчите в дальнейшем доступ к отчету: нажмите «звездочку» на строке заголовка программы и откроется пункт «Избранное» с сохраненной туда формой отчета.
Рассмотрим, какие возможности представляет нам этот отчет и на основании чего он формируется.
Инструментом «Универсальный отчет» можно сделать любую выборку информации из:
• регистров расчета; планов видов регистров.
Рассмотрим некоторые примеры и принцип его работы.
«Универсальный отчет» по данным справочников
Составим отчет по данным справочника «Физические лица».
Отчет можно сформировать по данным любого справочника.
Шаг 1. Выберите объект для составления отчета – «Справочник» и укажите информацию какого справочника хотите получить. В нашем примере справочник «Физические лица».
При первом формировании отчета не надо углубляться в настройки и делать какие-то отборы. Посмотрите информацию, которую выведет отчет, а далее при необходимости можете отобрать нужную.
Нажмите «Сформировать». Отчет нам «выдал» информацию из справочника физические лица: дату рождения, пол, ИНН, СНИЛС и т.п.
Давайте уберем не нужные столбцы.
Шаг 2. Нажмите кнопку «Настройки…» и перейдите на закладку «Поля и сортировки». Здесь видно наименования выводимых в отчет данных. Снимите ненужные галочки и оставьте только те, по которым необходимо вывести сведения. Нажмите «Закрыть и сформировать».
В отчет выведены данные лишь те, которые мы отметили в настройке:
Используя такой вариант отчета, пользователь может проверить, все ли сведения внесены в справочники.
Проверим, у всех ли сотрудников внесен адрес электронной почты, для автоматической отправки расчетных листков.
Шаг 3. В настройке отчета выберите «Справочник» — Сотрудники». Нажмите кнопку «Настройки» и перейдите на закладку «Поля и сортировки». В списке полей нет нужной нам информации. Нажмите «Добавить» и найдите в перечне реквизитов нужный и нажмите «Выбрать». В нашем примере Email.
Шаг 4. Снимите лишние отметки с полей. В поле для вывода информации мы добавили вывод значения электронной почты из справочника. Пользователь может добавлять и удалять поля отчета.
Сформируйте отчет – «Закрыть и сформировать».
Из отчета видно, что не у всех сотрудников внесены адреса электронной почты для рассылки расчетных листков.
Таким способом можно выбирать любые данные из справочников – для проверки сведений, для формирования списков для поздравлений и т.п.
Посмотрим, какую информацию можно получить еще с помощью «Универсального отчета».
Следующий вариант – это данные по документам.
«Универсальный отчет» по данным документов
В отличие от предыдущей настройки для формирования отчета по документам добавляются поля выбора периода.
Например, сформируем информацию по документу «Отпуск» за период с начала текущего года.
Шаг 1. Установите период отчета, укажите «Документ» и название документа – «Отпуск». Проверим отчет – нажмите «Сформировать».
Шаг 2. Откройте «Настройки». Сгруппируем наши документы по месяцам начисления.
Перейдите на закладку «Структура». Изначально здесь только одна строка «Детальные записи».
Выделите ее и нажмите кнопку «Обернуть ту строку в группировку по полю» и в открывшемся окне выберите поле для группировки. В нашем примере предложено по месяцам, т.е. выбираем поле «Период регистрации. Наша детализация должна выглядеть как на скриншоте – сначала «Период регистрации», а под ним со сдвигом «Детальные записи», т.е. строки с документами.
С помощью кнопок с закругленными стрелочками можно менять местами элементы группировки, а синими стрелками менять местами строки без группировки.
Шаг 3. Нажмите «Закрыть и сформировать» и посмотрите результат отчета.
В отчете информация по документу «Отпуск» сгруппирована по месяцу отражения начисления.
А в чем же разница, когда в разделе «Структура» записи стоят подряд (если бы мы просто добавили – «Добавить») или со сдвигом (группировка).
Шаг 4. Удалите настройку (кнопка-крестик) и добавьте поля снова – «Добавить». Группировку применять не будем, а лишь укажем – «Период регистрации» и «детальные записи».
Шаг 5. Нажмите «Закрыть и сформировать».
В основной части отчета информация выведена без группировки, но в верхней части сформированы итоги по месяцам.
Все варианты группировок и детализации можно комбинировать и придумать отчет по своему усмотрению.
Шаг 6. Выделите строку «Детальные записи» и нажмите кнопку «Сгруппировать» и выберите «Период регистрации». Так у нас период регистрации имеется просто строкой и дополнительно с группировкой детальных записей — иерархия.
Шаг 7. Сформируйте отчет с такой настройкой.
Мы объединили обе группировки в одном отчете.
Кроме выбора полей и группировки отчета, в настройке есть закладка «Отбор». В зависимости от выбора объекта отчета также, как и в любом другом отчете 1С, можно установить отбор по параметрам, допустимым для данного объекта. Например, отобрать данные по подразделению, организации и т.п.
Так пользователь может выбирать данные и группировать их по периодам из любых документов, введенных в программе.
«Универсальный отчет» по данным регистров сведений
Но кроме документов и справочников в программе имеются такие инструменты, как регистры. Записи, сформированные документами или справочниками, хранятся в регистрах сведений, накоплений и расчета. Пользователь не видит их, как может видеть документ или элемент справочника, но они существуют и на их основании формируются различные отчеты, хранится история изменения реквизитов справочников и т.п.
Рассмотрим некоторые примеры формирования отчета по данным регистров.
Регистр сведений – это объект конфигурации, позволяющий хранить данные в разрезе значений. Например, курсы валют – в разрезе валюты, графики работы сотрудников – в разрезе графиков, какие-либо настройки программы и т.п. Все записи хранятся в регистрах сведений и по любым записям выбранного регистра можно сформировать отчет и посмотреть данные.
Сформируем «Универсальный отчет» по регистру сведений «График работы сотрудников».
Шаг 1. Выберите вариант отчета – «Регистр сведений», укажите период и наименование регистра. В нашем примере – «График работы сотрудников».
Настройка последнего поля зависит от выбранных данных, потому вы можете просто поэкспериментировать, меняя вариант настройки и смотреть результат формирования отчета. Для примера выберем вариант «Срез последних».
Шаг 2. Нажмите «Сформировать». В отчете мы получили значения графиков работы каждого сотрудника.
Используя кнопку «Настройки» также, как мы рассматривали выше, можно убирать из отчета лишние колонки, добавлять данные и настраивать группировку. Все эти возможности зависят от выбранного регистра.
Не так давно мы рассматривали тему «Организация воинского учета в 1С: ЗУП». Давайте с помощью «Универсального отчета» и данных регистра сведений посмотрим, у всех ли сотрудников заполнены сведения о воинском учете.
Для этого достаточно выполнить следующие действия.
Шаг 3. Выберите наименование регистра сведений «Воинский учет» и нажмите «Сформировать».
В нашем примере данные внесены лишь у сотрудника Севрюков С.М. Судя по отчету, кадровику есть над чем поработать.
Сведения записываются в регистр не только при сохранении информации в справочниках, но и документами.
Например, возник вопрос: как посмотреть бухучет зарплаты сотрудника, в случае, если для разных сотрудников назначаются разные бухгалтерские проводки. Мы знаем, что для этих целей в программе есть документ «Бухучет начислений сотрудника».
И эти данные постоянно меняются. Как узнать, какой способ отражения установлен на текущий момент и по какому регистру мы можем получить эти данные.
Если вы в любом документе, в верхнем правом углу нажмете кнопку «Еще» и выберите команду «Движения документа», то увидите какие движения и по каким регистрам сформировал данный документ.
Данный документ внес записи в регистр сведений «Бухучет плановых начислений».
Если мы сформируем «Универсальный отчет» по данному регистру, мы получим сводные данные о бухучете плановых начислений сотрудников.
Шаг 4. Укажите «Регистр сведений» — «Бухучет плановых начислений» и нажмите «Сформировать».
Так мы можем посмотреть данные регистра сведений и по бухучету организаций (если их несколько), и бухучету подразделений, и по любым другим сведениям, имеющимся в программе. Выбираем регистр и нажимаем «Сформировать».
«Универсальный отчет» по данным регистров накопления
Кроме этого регистра в программе имеется такой регистр, как «Регистр накопления». Рассмотрим, что это и какие сведения по данным этого регистра мы можем получить в отчете.
Регистр накопления, в отличие от регистра сведений, накапливает числовые данные. В результате проведения документов эти данные увеличиваются и уменьшаются. На их основе формируются различные регламентированные отчеты. И зачастую возникает ситуация, когда пользователь не может понять, откуда взялась та или иная цифра в отчете, на помощь придет «Универсальный отчет», с выборкой данной по заданному регистру накопления.
Например, сформируем отчет по регистру накопления «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ».
По отчету можно проанализировать НДФЛ по датам получения дохода. Щелкнув дважды мышкой на ячейке с суммой и выбрав поле «Регистратор», можно посмотреть, каким документом зафиксирована запись в данный регистр.
Если суммы вызывают сомнения, зная, каким документом сделана запись, несложно найти ошибку.
Регистры – сложный механизм. Чтобы научиться и анализировать, необходимо понимать, что и откуда берется.
Еще раз напомним, об отчете «Движении документа» в кнопке «Еще» любого документа в 1С.
Просматривайте и анализируйте регистры, чтобы понимать логику их записей. Так, документ «Ведомость в кассу» формирует записи сразу по нескольким регистрам и все эти данные разойдутся по своим отчетам.
«Универсальный отчет» по данным регистра расчета»
Регистр расчета собирает и хранит расчет данных заработной платы. Он схож с регистром накопления, но вместе с ним задействован параметр «План вида расчета» и он периодический.
Регистр расчета представлен:
• регистр расчета «Начисления»;
• регистр расчета «Удержания».
Посмотрите «Отчет о движении документа «Начисление зарплаты и взносов». Помимо записей в регистры сведений и регистры накопления, последней строкой сделана запись в регистр расчета «Начисления».
И если сформировать «Универсальный отчет» по регистру расчета, выбрав вид «Начисления», получим собранные данные за указанный период.
В данном примере регистр расчета «Начисления» данные выбраны за месяц – сентябрь 2020 года.
Сформируем этот же вариант отчета с начала года. Данные регистра отражают в отчете сведения за указанный период.
Так, умело пользуясь таким инструментом как «Универсальный отчет», пользователь может получить любую информацию из программы 1С: будь то справочники, документы, записи регистров. И особое умение анализировать регистры 1С и их записи с помощью «Универсального отчета» облегчит работу бухгалтера и поможет с легкостью найти ошибки в других отчетах .
Как работать с Универсальным отчетом в 1С
В данной статье мы расскажем о помощнике бухгалтера — Универсальном отчете . Умение пользоваться этим инструментом позволит быстро получать нужные данные и анализировать их при возникновении проблем в программе.
- кто может работать с Универсальным отчетом ;
- как настроить Универсальный отчет ;
- полезные команды отчета.
Для чего нужен Универсальный отчет и кто может с ним работать
Универсальный отчет позволяет создать свой собственный отчет по данным 1С. Это палочка-выручалочка для случаев, когда ни один из отчетов 1С для вывода нужной информации не подходит. Используя Универсальный отчет , можно:
- строить свои отчеты по любому справочнику, документу и регистрам программы;
- проверять выполнение условий принятия расходов при УСН;
- анализировать заполнение формы 6-НДФЛ;
- выявлять зависший НДС;
- получать скрытую информацию по реквизитам, автоматически заполняемым самой 1С, из справочников, документов и регистров;
- и многое другое.
Универсальный отчет в программе можно открыть из разделов:
- Отчеты — Стандартные отчеты — Универсальный отчет .
- Администрирование — Обслуживание — Отчеты и Обработки — Отчеты администратора — Универсальный отчет .
Работать с Универсальным отчетом могут пользователи с:
- Полными правами (профиль пользователя Администратор );
- правом Использование Универсального отчета.
Подключить право Использование Универсального отчета можно по кнопке Создать в профиле пользователя: раздел Администрирование — Настройки программы — Настройки пользователей и прав — Группы доступа — ссылка Профили групп доступа .
Созданный новый профиль с правом использования Универсального отчета после этого можно добавить пользователям, не имеющим полные права: раздел Администрирование — Настройки программы — Настройки пользователей и прав — Пользователи — ссылка Пользователи — кнопка Права доступа .
Порядок настройки Универсального отчета
Настройка Универсального отчета включает в себя два этапа:
- задание исходных данных;
- настройку структуры отчета.
Задание исходных данных
Задание исходных данных включает в себя заполнение первичной информации по отчету:
- Период — даты начала и окончания выборки данных. Задается при работе с:
- документами;
- регистрами накопления;
- периодическими регистрами сведений;
- регистрами бухгалтерии.
Для справочников, планов вида расчета и регистров сведений, не сохраняющих историю значений по датам, в шапке отчета Период не отображается.
- Тип источника данных — на основе каких объектов будет сформирован отчет. Возможны следующие варианты:
- Справочник;
- Документ;
- Регистр накопления;
- Регистр сведений;
- Регистр бухгалтерии;
- Планы видов расчета.
Типы источников данных предопределены разработчиками и выбираются из выпадающего списка. Удаление и добавление к этому списку новых источников не предусмотрено.
- Наименование источника данных — название выбранного справочника, документа, регистра и т.п., например:
- справочник Контрагенты ;
- документ Начисление зарплаты и взносов ;
- регистр сведений Цены номенклатуры ;
- регистр накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ .
Наименование источников данных выбирается из выпадающего списка, в который включены все объекты конфигурации по указанному Типу источника данных . Например, для Регистра накопления в выпадающем списке будет предложен весь список регистров накопления программы.
- Данные для построения отчета — дополнительная информация по выбранному источнику данных, например:
- выбор табличной части для справочников и документов; PDF
- вывод информации полностью или только актуальной информации для регистров сведений; PDF
- выбор отражения цифровых данных для регистров накопления: PDF
- таблицы остатков и оборотов с движением сумм; PDF
- таблица списком. PDF
Виды отчета
Вид формируемого отчета определяется в форме настройки при нажатии кнопки Настройки .
Универсальный отчет может быть:
- Простым — отчет формируется по всем записям выбранного объекта без отбора и группировки данных. Он выводит детальный список всех показателей выбранного объекта, что бывает неудобного для просмотра и работы с отчетом. Простой вид отчета устанавливается по умолчанию при открытии Универсального отчета .
- Расширенным — отчет формируется по настройкам, заданным пользователем.
При помощи расширенного отчета удобно отбирать нужную информацию и просматривать данные, которые скрыты от пользователя: например, информация по крайнему сроку уплаты налога, которую программа формирует автоматически. Это позволяет быстро разобраться в причинах некорректного формирования отчетности, находить и исправлять допущенные ошибки.
Настройка отчета
Настройка может выполняться только для расширенного вида отчета: кнопка Настройки — вкладка Отборы — Вид — Расширенный .
Настройка отчета позволяет работать с вкладками:
- Отборы ;
- Поля и сортировки ;
- Оформление ;
- Структура .
Рассмотрим правила заполнения и работы с этими вкладками.
Вкладка Отборы
На вкладке Отборы указываются:
- Параметры — заполняются по умолчанию из шапки отчета, где выставлены исходные данные.
- Отборы — данные, по которым будет произведен отбор в отчете.
Отбор в отчет добавляется по кнопке Добавить отбор .
В открывшейся форме выбираются данные:
- Поле — параметр или реквизит выбранного источника данных, по которому будет осуществляться отбор.
- Условие — условие сравнения, выбирается из следующих вариантов:
- Равно — параметр должен быть точно равен выбранному значению.
- Не равно — параметр не равен выбранному значению.
- В списке — параметр должен быть равен одному из значений, указанных в колонке Значение. При выборе такого условия можно указать не одно значение, а список значений.
- В группе из списка — аналогично предыдущему условию позволяет отобрать данные находящиеся в одной из указанных групп в списке значений.
- В группе — параметр должен быть равен либо самому значению, либо подчиненному значению.
- Не в списке — параметр должен быть не равен значению в заданном списке.
- Не в группе из списка — аналогично предыдущему условию для списка значений, позволяет дополнительно указывать группы в значениях.
- Не в группе — параметр не должен быть равен указанному значению либо подчиненному значению.
- Заполнено — отбор по заполненным значениям.
- Не заполнено — отбор по незаполненным значениям.
Можно задать отображение отбора для пользователя. Для того чтобы отбор отображался в шапке отчета и не нужно было каждый раз заходить в настройки, установите «звездочку». При необходимости можно изменить название отбора, отображаемое для пользователя в графе Заголовок .
- Заголовок — название того, как выбранный реквизит будет отображаться для пользователя, например:
- Физическое лицо — ФИО.
Вкладка Поля и сортировки
Вкладка Поля и сортировки состоит из окон:
- Поля — список данных для вывода в отчет. По умолчанию список заполнен основными реквизитами выбранного объекта, заданными разработчиками. Добавление новых полей из всех доступных для выбранного объекта происходит по кнопке Добавить (в командной панели окна Поля ). Установка флажка напротив поля означает использование его в отчете. Если данные поля не должны попадать в отчет, флажок сбрасывается.
В отчете информация располагается в столбцах в той последовательности, что задана в списке полей, поэтому к изменению положения поля нужно отнестись внимательно.
- Сортировки — список полей упорядочивания в отчете. Пользователь задает этот список самостоятельно по:
- кнопке Добавить (в командной панели окна Сортировки );
- перетаскиванием мышкой поля из окна Поля ;
- используя стрелочки между окнами Поля и Сортировки .
Выбранные данные активизируются флажком слева. Направление сортировки задается: - по возрастанию значений;
- по убыванию значений.
Можно задавать сразу несколько настроек для сортировки, например: - Физическое лицо — По возрастанию;
- Дата получения дохода — По возрастанию.
Для управления списком полей и сортировки, кроме кнопки Добавить, предусмотрены специальные кнопки:
- Удалить («крестик») — удаляет из списка выбранное поле.
- Стрелка «вверх» — перемещает поле, на которое установлен курсор, на одну позицию вверх.
- Стрелка «вниз» — перемещает поле, на которое установлен курсор, на одну позицию вниз.
Программа позволяет перетаскивать поля в нужное место списка мышкой. Стрелки «вверх» и «вниз» пришли в настройки из старой программы 8.2, где перетаскивание объектов мышкой невозможно.
- «Квадратик с галочкой внутри» — устанавливает флажок активности по всем полям списка.
- «Пустой квадратик» — «сбрасывает» флажок активности по всем полям списка.
- Подменю ЕЩЕ — содержит полный список возможных команд работы со списком. Помимо перечисленных выше, в него входят команды:
- Сгруппировать — настройка вызывается по кнопке ЕЩЕ — Сгруппировать .
При выборе команды открывается форма настройки Группа выбранных полей PDF, в которой указываются:
- Заголовок — наименование общей колонки со сгруппированными полями в отчете.
- Расположение — отображение полей внутри группировки:
- Авто — по умолчанию, как задано разработчиками. Как правило, в этом случае используется горизонтальная группировка полей в разных колонках;
- Вертикально — поля группируются вертикально сверху вниз под общим заголовком;
- Горизонтально — поля группируются горизонтально слева направо под общим заголовком;
- Вместе — поля группируются под общим заголовком через запятую;
- Отдельная колонка — поля группируются в отдельной колонке отчета.
- Разгруппировать — вызывается по кнопке ЕЩЕ — Разгруппировать . Для выполнения команды курсор в списке полей устанавливается на нужную группу и вызывается команда Разгруппировать . После выполнения команды все поля, входившие в группировку, отображаются в общем списке полей друг за другом.
- Дата получения дохода ;
- Крайний срок уплаты ;
- Срок перечисления .
Шаг 1. Откройте форму настроек Универсального отчета по кнопке Настройки .
Шаг 2. Выставите вид отчета — Расширенный .
Шаг 3. Перейдите на вкладку Поля и сортировки . Вызовите команду группировки полей: кнопка ЕЩЕ — Сгруппировать .
Шаг 4. В форме настройки укажите:
- Заголовок — Контроль НДФЛ;
- Расположение — Горизонтально.
Подтвердите настройки по кнопке ОК .
Шаг 5. Добавьте в группу Контроль НДФЛ поля:
- Дата получения дохода — данное поле присутствует в списке полей, отображаемых по умолчанию, поэтому в группу его перетащите мышкой;
- Крайний срок уплаты и Срок перечисления — их нет в списке полей, отображаемых по умолчанию; добавьте их в список Поля по кнопке Добавить , а затем также перетащите в группу.
Сформируйте отчет по кнопке Сформировать . Результат группировки в отчете будет выглядеть следующим образом.
Вкладка Оформление
На вкладке Оформление можно управлять настройками:
- заголовка;
- шрифта;
- цвета;
- ширины столбцов и строк;
- формата представления данных
- и т.д.
Форма настройки оформления вызывается кнопкой Добавить . В ней можно задать:
- Заголовок — название отчета, которое будет отображаться при формировании отчета. PDF
- Форму настройки элемента условного оформления отчета, которая содержит четыре вкладки:
- Оформление — определяет цвет текста и фона, шрифт отчета, размер колонок и строк таблицы, ориентацию текста и т.д. PDF Список настраиваемых параметров недоступен для изменения, пользователь может выбрать только значения параметров. Выбранный параметр помечается флажком и учитывается программой при построении отчета.
- Условие — задается условие, при котором действует настройка оформления. PDF Условие задается по кнопке Добавить . Если условие не задано, настройка действует для всех значений полей, указанных на вкладке Оформляемые поля .
- Оформляемые поля — по кнопке Добавить указывается список полей, для которых действует настройка. PDF
- Дополнительно — настраивается конкретное место действия настройки. По умолчанию настройка действует на всех уровнях отчета:
- в заголовках;
- группировках;
- итогах;
- и т.д.
Для действия настройки только в группировках или итогах пользователь может сбросить флажок с остальных вариантов. PDF
Настроим отображение красным цветом суммы налога при отрицательных значениях НДФЛ отчета по регистру накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ для поиска ошибок в базе.
Шаг 1. Откройте форму настроек Универсального отчета по кнопке Настройки… .
Шаг 2. Выставите вид отчета — Расширенный .
Шаг 3. Перейдите на вкладку Оформление . По кнопке Добавить вызовите форму настройки элемента условного оформления.
Шаг 4. В форме настройки на вкладке Оформление укажите:
- Цвет текста — стиль: Отрицательное число.
Шаг 5. На вкладке Условие задайте условие изменения цвета:
- Поле — Сумма, Вид сравнения — Меньше, Значение — 0.
Шаг 5. На вкладке Оформляемые поля по кнопке Добавить задайте поле, для которого выполняется настройка:
- Сумма .
Сформируйте отчет по кнопке Сформировать . Отрицательные суммы налога показываются красным цветом.
Более подробно ознакомиться с настройкой оформления можно в статье Настройка списков документов, справочников, регистров
Вкладка Структура
Структура отчета обязательно должна быть заполнена! Отчет не сформируется без задания структуры отчета на вкладке Структура , даже если все остальные вкладки заполнены правильно.
По умолчанию программа предлагает свой вариант структуры отчета с детальными записями по всем полям настройки.
Работать с такими настройками неудобно. Создание полноценного отчета с удобной структурой просмотра происходит по кнопке Добавить .
Универсальный отчет позволяет построить отчет в виде:
- Группировки данных — указанные в настройках поля группируются сверху вниз, согласно заданной структуре. PDF
- Таблицы — в структуре отчета задаются поля отдельно для строк и колонок. PDF
- Диаграммы — по выбранным полям отчета строится диаграмма. В 1С предлагается большой выбор вариантов диаграмм. PDF
Важно отметить, что в одном отчете можно вывести в структуру сразу все три вида одновременно. В этом случае при формировании отчета по кнопке Сформировать будут строиться три разных по форме отчета. PDF
Вкладка Структура — Группировка данных
Отчет данного вида используется наиболее часто как наиболее простой и удобный в настройке. Работа с отчетом начинается с нажатия на кнопку Добавить .
В окне доступных полей отбираются поля для группировки данных в отчете. По ним будут выводиться итоговые суммы, например:
- Организация ;
- Подразделение ;
- Физическое лицо .
Поля, не включенные в группируемые поля, но отмеченные флажком на вкладке Поля и сортировки , выводятся в отчет специальной доступной к выбору группировкой Детальные записи . PDF
Внешний вид отчета, построенного по структуре Группировка данных :
Если необходимо сформировать общий список данных, указанных в списке полей вкладки Поля и сортировки , выбирается только группировка Детальные записи . PDF
Вариант без группировок, общим списком, выглядит следующим образом:
Вкладка Структура — Таблица
Добавить отчет в виде таблицы можно:
- по кнопке ЕЩЕ — Добавить таблицу ; PDF
- вызвав контекстное меню правой кнопкой мышки, встав курсором на поле Отчет . PDF
В структуре таблицы необходимо настроить поля:
- Строки ;
- Колонки .
Поля в группировки строк и колонок добавляются по кнопке Добавить .
Согласно заданной структуре, сформированный отчет покажет две таблицы с данными по НДФЛ на дату получения дохода:
- в разрезе подразделений организации;
- отдельно по сотрудникам.
Вкладка Структура — Диаграмма
Добавить отчет в виде диаграммы можно:
- по кнопке ЕЩЕ — Добавить диаграмму ; PDF
- вызвав контекстное меню правой кнопкой мышки, встав курсором на поле Отчет . PDF
В структуре таблицы необходимо настроить поля:
- Точки ;
- Серии .
Поля в группировки точек и серий добавляются по кнопке Добавить .
Согласно заданной структуре, сформированный отчет покажет диаграмму с суммой НДФЛ по каждому сотруднику.
Вид диаграммы можно изменить. Для этого нужно дважды кликнуть мышкой по заголовку Диаграмма . В открывшемся окне настроек выбрать Тип диаграммы из выпадающего списка.
Диаграмма Круговая объемная по физическим лицам.
Полезные кнопки отчета
В шапке отчета выведены кнопки команд, полезных при работе с Универсальным отчетом .
Список команд включает:
- сохранение вариантов отчета;
- поиск в отчете заданного текста;
- разворачивание группировок отчета;
- сворачивание группировок отчета;
- суммирование выделенных ячеек отчета;
- печать отчета;
- предварительный просмотр перед печатью;
- сохранение отчета в файл;
- отправку отчета по электронной почте;
- выгрузку и загрузку созданных пользователем настроек.
Сохранение вариантов отчета
Для сохранения созданного варианта отчета используется команда Сохранить вариант отчета : кнопка Варианты отчета — Сохранить вариант отчета…
В открывшейся форме заполняются:
- Наименование варианта — имя настройки в списке вариантов отчета;
- Доступность отчета :
- Только для автора;
- Для всех пользователей.
Сохраненные варианты Универсального отчета отображаются в списке вариантов отчета ниже команды Сохранить вариант отчета… Текущий вариант, с которым работает пользователь, помечается флажком.
Также сохранить вариант отчета можно по кнопке ЕЩЕ — Варианты отчета — Сохранить вариант отчета… PDF
Сброс пользовательских настроек
Для сброса пользовательских настроек нужно нажать кнопку ЕЩЕ — Стандартные настройки .
Поиск заданного текста в отчете
При получении больших отчетов для поиска нужной информации удобно воспользоваться текстовым поиском. Для этого нужно нажать кнопку Найти .
В форме поиска задать искомый текст и направление движения при поиске:
- Вперед — от положения курсора в отчете вниз;
- Назад — от положения курсора в отчете вверх.
Поиск может осуществляться:
- По колонкам;
- По строкам;
- По текущей колонке;
- По текущей строке.
Место поиска задается в поле Просматривать , например:
- Просматривать — По колонкам.
Найденный в отчете текст обводится желтой рамочкой.
Вызов формы текстового поиска может выполняться комбинацией клавиш CTRL + F.
Развернуть группы
С помощью кнопки Развернуть группы все свернутые группировки отчета разворачиваются. В этом случае к просмотру открыта вся детальная информация отчета.
Развернуть группы отчета можно также по кнопке ЕЩЕ — Развернуть все группы . PDF
Свернуть группы
С помощью кнопки Свернуть группы детальная информация внутри группировки скрывается. Итоговый результат показывается по самой верхней группировке.
- Организация ;
- Подразделение ;
- Физические лица .
Использовать команду удобно при большом детальном отчете, когда требуется быстро посмотреть общую итоговую сумму по сформированному отчету.
Свернуть группы отчета можно также по кнопке ЕЩЕ — Свернуть все группы . PDF
Подсчитать
Выделяя в сформированном отчете суммы в ячейках табличной части, можно получать итоговую сумму в поле Сумма по выбранным ячейкам. При выделении нескольких ячеек необходимо удерживать нажатой левую клавишу CTRL и одновременно мышкой отмечать ячейку с суммой.
- Сумма ;
- Количество ;
- Среднее ;
- Минимум ;
- Максимум ;
- Всего ячеек .
Печать
Сформированный отчет можно распечатать. При нажатии на кнопку Печать вызывается форма настройки печати.
Также можно вызвать форму настройки печати комбинацией клавиш CTRL+ P или по кнопке ЕЩЕ — Печать . PDF
Если к компьютеру подключены несколько принтеров, то 1С будет использовать тот, который указан в настройках операционной системы по умолчанию.
Выставленный по умолчанию в настройках операционной системы принтер выбирается только до тех пор, пока пользователь не выберет другой принтер, настраивая печать какого-либо документа. После этого программа станет ориентироваться на последний выбор.
Подробно о настройке принтера в 1С в статье Как можно в настройках поменять принтер
Предварительный просмотр
Для просмотра отчета перед печатью используется кнопка Предварительный просмотр .
Из формы настройки предварительного просмотра можно:
- распечатать отчет по кнопке Печать ;
- настроить параметры страницы: PDF
- размер бумаги;
- ориентацию подачи бумаги;
- поля, колонтитулы;
- масштаб печати;
- и т.д.
Вызвать предварительный просмотр перед печатью можно также по кнопке ЕЩЕ — Предварительный просмотр . PDF
Сохранить
Сохранить сформированный отчет в файл можно по кнопке Сохранить или комбинацией кнопок CTRL+S. При сохранении отчета вызывается типовая форма настройки сохранения в файл Сохранить как .
В форме настройки задается:
- Имя файла — название, под которым отчет будет сохранен в файл;
- Тип файла — выбирается конкретный вариант из предлагаемого списка доступных типов.
- Тип файла — Табличный документ (*.mxl).
Отправить по электронной почте
При настроенной учетной записи электронной почты можно переслать сформированный отчет через встроенный почтовый клиент 1С на любой электронный адрес.
Возможны следующие варианты отправки отчета:
-
;
- Создать рассылку отчетов — формирование и рассылка отчетов автоматически. При выборе этой команды вызывается форма настройки рассылки отчетов, где задается расписание рассылки отчета и указывается список лиц-получателей отчета;
- Включить в существующую рассылку отчетов — отчет добавляется в уже настроенную ранее рассылку. Добавление происходит из формы настройки рассылки по кнопке Подбор .
Для отправки отчетов двумя последними способами требуется настроить форму Рассылки отчетов : раздел Администрирование — Настройки программы — Печатные формы, отчеты и обработки — Рассылки отчетов .
Выгрузка и загрузка настроек
Для передачи созданных настроек другим пользователям и установке их на другие базы данных используются команды:
- Сохранить настройки ;
- Загрузить настройки .
Выгрузить созданную настройку Универсального отчета в файл можно по кнопке ЕЩЕ — Прочее — Изменить вариант отчета .
Из открывшейся формы настроек можно выгрузить созданную настройку в файл по кнопке ЕЩЕ — Сохранить настройки .
В форме сохранения настроек указываются:
- Имя файла — название настройки;
- Тип файла — Документ XML.
После выполнения команды Сохранить настройки настройки Универсального отчета сохраняются в файл XML.
Используя сохраненную в файл настройку Универсального отчета , можно загрузить ее на другие компьютеры и базы данных по кнопке ЕЩЕ — Прочее — Изменить вариант отчета… . Для этого в открывшейся форме настроек выберите команду Загрузить настройки : кнопка ЕЩЕ — Загрузить настройки .
Загрузка настройки вызовет форму Загрузить настройки из файла , в которой выбирается сохраненный файл настроек.
После загрузки настроек необходимо сохранить их по кнопке Завершить редактирование .
Все вкладки установились по данным загруженного файла настроек.
Это очень удобная команда для того, чтобы не создавать настройки вручную. Рекомендуем!
- Копирование настроек другим пользователям
- Прайс приобретенных товаров по поставщикам
- Выгрузка и загрузка настроек Универсального отчета
- Информация по всем реквизитам контрагентов
- Отчет по покупкам в разрезе поставщиков и товаров
- Отчет по продажам в разрезе покупателей и товаров
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательстваПомогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
-
У вас нет доступа на просмотр Чтобы получить доступ: Оформите.Перед сдачей декларации по НДС каждый бухгалтер должен убедиться в...
(35 оценок, среднее: 4,91 из 5)
Как создать (сформировать) отчет в 1С?
Ведение учета в программе 1С позволяет формировать отчетность как для управленческих нужд компании, так и для предоставления в контролирующие органы. Платформа имеет разные типы отчетов, каждый из которых имеет свои настройки и способы формирования, зависящие от конкретной задачи. В данной статье речь пойдет об отчетах для внутреннего пользования компании.
Разновидности отчетов
В программе 1С существует множество видов отчетов, которые востребованы организациями в самых разных отраслях коммерческой деятельности. В интерфейсе программы их можно посмотреть на главной странице программы в разделе «Отчеты» под заголовком «Стандартные отчеты»:
Помимо стандартных отчетов, существуют отчеты и в других разделах. В закладке «Зарплата и кадры», во вкладке «Отчеты по зарплате» будут отображены специализированные отчеты по зарплате. Таким же образом можно находить отчеты, подходящие для других учетных процессов. При этом каждый такой документ можно настраивать, убирая или добавляя определенные поля, формируя группы, добавляя фильтры и другую аналитику.
Отчетность по аналитике счетов
Разберемся в возможной настройке отчета на примере отчета «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». Добавим в него дополнительное поле «Артикул».
Для этого на панели разделов следует открыть вкладку «Отчеты», и в заголовке «Стандартные отчеты» кликаем на ссылку «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». После открытия формы отчета устанавливаем необходимые настойки:
- Нажимаем на кнопку «Показать настройки», и выбираем пункт «Дополнительные поля».
- После этого останется добавить новое поле, и в списке с выбором перейти на необходимое поле (в нашем случае, на «Артикул» для отображения артикула номенклатуры в отчете).
- Чтобы открылся список с выбором, надо нажать на значок «+» (Выбор поля).
Чтобы выбранное поле отображалось в отчетности, нужно кликнуть на надпись «Сформировать» (в верхнем левом углу). Если понадобится сохранить настройку, следует кликнуть на одноименную кнопку. Для повторного формирования отчета с заданными настройками достаточно нажать на «Выбрать настройки», а не выбирать их заново.
Универсальные отчеты
Для постройки отчета под индивидуальные потребности пользователя, в разделе «Стандартные отчеты» существует «Универсальный отчет». Он позволяет вывести данные из документов, справочников, реестров накопления, сведений. Такой отчет позволяет увидеть данные в аналитике через уже готовые формы с настройками.
Рассмотрим на примере — сформируем отчетность, где будут показаны все товары, поступившие от конкретного поставщика за определенный период времени.
Для этого нужно:
- кликнуть по пункту «Документ» в шапке;
- из открывшегося перечня выбрать «Поступление (акты, накладные)»;
- указать вид «Товары».
Затем надо нажать на надпись «Настройки» и выбрать закладку «Поля и сортировки», установив галочки напротив элементов, которые должны быть видны в отчете.
Далее добавим поле «Контрагент» в отчет для настройки отбора по поставщику. Для этого нужно совершить определенные действия:
Открыть закладку «Отборы», добавить новое поле.
- Отобразится дополнительное окно, в котором следует кликнуть на символ «+» и найти там поле «Контрагент» (В нашем случае реквизит «Контрагент» находится в составе вкладки «Поступление (акт, накладная).
- Затем в поле «Вид сравнения» установить «Равно», а в «Значение» выбрать необходимого поставщика.
Для завершения настройки остаётся лишь установить временной период и нажать на кнопку «Сформировать». Отчет сформируется только с учётом выбранного поставщика.
Отчеты по регистрам конфигурации
Бывают случаи, когда необходимо проверить все движения по определенному регистру в таблицах. Обычно это нужно для правильного создания регламентированной отчетности. Разберем на примере регистра «Раздельный учет НДС»
Чтобы проверить движения, нужно в верхней части таблицы кликнуть на «Регистр накопления». Отобразится новое поле, где надо выбрать вид объекта, коим является «Раздельный учет НДС». Последний выбор — клик на надпись «Остатки и обороты».
Теперь нужно произвести настройку для отображения необходимых данных в документах. Для этого следует:
- нажать на надпись «Настройки»;
- открыть закладку «Поля и сортировки»;
- в открывшемся поле необходимо добавить пункт «Регистратор».
Так как это новое поле, оно при добавлении помещено в самый низ списка. Для навигации поля по списку можно воспользоваться синими стрелками.
Далее остается лишь сформировать отчетность, кликнув на соответствующую надпись