Перейти к содержимому

Как провести авиабилеты в 1с

  • автор:

Электронные билеты в Авансовом отчете

В программе у документа Авансовый отчет есть два вида операций:

  • Авансовый отчет — универсальный вариант, который подходит всем;
  • Авансовый отчет по командировке — вариант для отражения только командировочных расходов. Использовать его рекомендуется при подключенном сервисе Smartway.

Рассмотрим, как отражаются операции по покупке электронных билетов организацией и отчету за них сотрудником.

При таком варианте учета билетов отражать их как денежные документы в программе не нужно.

Покупка билетов

Покупка билетов отражается одинаково независимо от того, какой вид операции для АО применяется Авансовый отчет или Авансовый отчет по командировке. Но есть некоторые особенности.

Покажите поступление билета документом Поступление билетов вид операции Покупка в разделе Покупки — Поступление билетов .

  • Билет — создайте элемент справочника Билеты , заполните его данные на основании оригинала. PDF
  • Контрагент — наименование перевозчика или посредника, у которого приобретен билет, выбирается из справочника Контрагенты;
  • Договор — выберите договор с контрагентом при наличии из справочника Договоры;
  • Сумма и НДС (в т.ч.) — заполните на основании билета.
Проводки по документу

Документ формирует проводки:

  • Дт 60.01 Кт 60.02 — зачет аванса перевозчику;
  • Дт 76.14 Кт 60.01 — принятие к учету билета.

В журнале Покупка билетов по кнопке Создать можно оформить другие действия с приобретенными билетами:

  • Доплата ;
  • Обмен ;
  • Возврат .

При использовании сервиса Smartway билеты автоматически загружаются в справочник Билеты .

Расходы по командировке проводятся документом Авансовый отчет вид операции Авансовый отчет по командировке .

Билеты, если используется вид операции Авансовый отчет

  • авиабилет (Москва-Тюмень) на сумму 9 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 1 500 руб.);
  • авиабилет (Тюмень-Москва) на сумму 9 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 1 500 руб.);
  • БСО за проживание в гостинице на сумму 6 000 руб. (без НДС).

В документе Авансовый отчет вид операции Авансовый отчет доступна вкладка Билеты (раздел Банк и касса — Авансовые отчеты ).

По кнопке Добавить или Заполнить табличная часть документа автоматически заполнится данными приобретенных для указанного сотрудника билетов на текущую дату:

  • Билеты — указывается нужный билет из справочника Билеты .
  • Сумма — стоимость билета.
  • %НДС — ставка НДС, обозначенная в билете.
  • НДС (в т.ч.) — сумма НДС, указанная в билете.
  • Перевозчик — наименование перевозчика или посредника, у которого приобретен билет, выбирается из справочника Контрагенты.
  • Счет затрат — счет, на который будут отнесены затраты в БУ. В поле автоматически отражается счет, указанный в настройках Учетной политики как Основной счет учета затрат . При необходимости Счет затрат можно поменять вручную.
  • Подразделение — подразделение учета затрат. Выбирается из справочника Подразделения то подразделение, к которому относятся произведенные затраты. Автоматически подставится то, которому присвоен признак Использовать как основное .
  • Субконто — статья затрат из справочника Статьи затрат:
    • Вид расходаКомандировочные расходы.

    В сумму расхода по Авансовому отчету стоимость билетов не включается, но при проведении документа происходит списание расходов.

    Проводки по документу

    Документ формирует проводки:

    • Дт 26 Кт 76.14 — принятие к учету расходов на командировку;
    • Дт 26 Кт 76.14 — принятие к учету расходов на билет;
    • Дт 19.04 Кт 76.14 — принятие к учету НДС по билету.

    Приобретенные билеты автоматически отражаются на счете 76.14 «Приобретение билетов для командировок».

    При проведении документа Авансовый отчет автоматически датой билета создается документ Счет-фактура полученный вид операции Бланк строгой отчетности .

    При установленном флажке Отразить вычет НДС в книге покупок НДС будет принят к вычету автоматически.

    Проводки по документу

    Документ формирует проводку:

    • Дт 68.02 Кт 19.04 — принятие к вычету НДС по билету.
    • принимается к вычету по оплаченным расходам (п. 7 ст. 171 НК РФ);
    • не может быть перенесен на 3 года (п. 1 ст. 172 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок,Письмо Минфина РФ от 14.07.2020 N 03-07-14/61018).

    Билеты, если используется вид операции Авансовый отчет по командировке

    • ж/д билет (Москва — Санкт-Петербург) на сумму 3 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 500 руб.);
    • ж/д билет (Санкт-Петербург — Москва) на сумму 3 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 500 руб.);
    • БСО за проживание в гостинице на сумму 12 000 руб. (Без НДС).

    Создайте документ Авансовый отчет вид операции Авансовый отчет по командировке (раздел Банк и касса — Авансовые отчеты ).

    Укажите сотрудника и период командировки, после этого в документ автоматически подтягиваются приобретенные на этот период билеты.

    По соответствующей ссылке проверьте указанные билеты и аналитику:

    • Билеты — указывается нужный билет из справочника Билеты .
    • Сумма — стоимость билета.
    • %НДС — указывается ставка НДС, указанная в билете.
    • НДС (в т.ч.) — отражается сумма НДС, указанная в билете.
    • Перевозчик — наименование перевозчика или посредника, у которого приобретен билет, выбирается из справочника Контрагенты.
    • Счет затрат — счет, на который будут отнесены затраты в БУ. В поле автоматически отражается счет, указанный в настройках Учетной политики как Основной счет учета затрат . При необходимости Счет затрат можно поменять вручную.
    • Подразделение — подразделение учета затрат. Выбирается из справочника Подразделения то подразделение, к которому относятся произведенные затраты. Автоматически подставится то подразделение, которому присвоен признак Использовать как основное .
    • Субконто — статья затрат из справочника Статьи затрат:
      • Вид расходаКомандировочные расходы.
      Проводки по документу

      Документ формирует проводки:

      • Дт 26 Кт 71.01 — принятие к учету расходов на командировку;
      • Дт 26 Кт 76.14 — принятие к учету расходов на билет;
      • Дт 19.04 Кт 76.14 — принятие к учету НДС по командировочным расходам.

      При проведении документа Авансовый отчет автоматически датой билета создается документ Счет-фактура полученный вид операции Бланк строгой отчетности .

      При установленном флажке Отразить вычет НДС в книге покупок НДС будет принят к вычету автоматически.

      Проводки по документу

      Документ формирует проводки:

      • Дт 68.02 Кт 19.04 — принятие к вычету НДС по билету.
      • принимается к вычету по оплаченным расходам (п. 7 ст. 171 НК РФ);
      • не может быть перенесен на 3 года (п. 1 ст. 172 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок,Письмо Минфина РФ от 14.07.2020 N 03-07-14/61018).
      См. также:

      Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
      важные изменения 1С и законодательства

      Помогла статья?

      Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

      Похожие публикации

        В программе 1С 8.3 Бухгалтерия (с релиза 3.0.96) в документе.ПФР представил на своем официальном сайте развернутые разъяснения по поводу.Работодателям в 2020 г. предстоит выполнить ряд мероприятий для перехода.Источник: Письмо ФНС от 08.08.2022 N СД-4-3/10308@ Информация для: покупателей.

      (9 оценок, среднее: 4,78 из 5)

      Обсуждение (4)

      Спасибо за очень подробную статью! Было бы интересно попробовать сервис Smartway.

      Спасибо за обратную связь. Если сервис интересует, то можно заказать на их сайте демо. Там подробно все расскажут и покажут.
      Если много командировок, а следовательно заказов билетов, гостиниц и т.д., то точно имеет смысл ознакомиться с этим сервисом.

      Учет денежных документов в 1С: Бухгалтерии

      В деятельности многих организаций используются денежные документы, но далеко не все учитывают их правильно. Если обратиться к плану счетов, то мы увидим, что существует счет 50.03 «Денежные документы», с помощью которого ведется аналитический учет таких документов по видам и расходов на их приобретение. В статье подробно рассмотрим пример отражения операций с денежными документами в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 3.0.

      Первым делом, определимся, о каких именно документах идет речь:

      • марки почтовые, вексельные
      • талоны на топливо
      • оплаченные ж/д и авиабилеты
      • путевки, приобретенные для работников
      • прочие денежные документы с характерными признаками, так как перечень открытый и может быть пополнен тем или иным документом

      Необходимо принять во внимание несколько нюансов при работе с такими документами. Самое главное – обеспечить их хранение в кассе организации или в сейфе, а также закрепить в учетной политике организации порядок учета.

      При поступлении учет производится по дебету счета 50.03, при выбытии – по кредиту 50.03.

      Рассмотрим отражение операций в 1С: Бухгалтерии на примере покупки железнодорожных билетов.

      Были куплены ж/д билеты в количестве 2-х штук, цена за единицу – 3000 руб. включая НДС. Оплата за билеты произведена из кассы организации.

      Важно: вычет НДС по расходам принимается при условии оформленного счета-фактуры или БСО (ж/д и/или авиабилеты), в котором НДС указан отдельной строкой.

      В разделе «Банк и касса» есть подраздел «Денежные документы», который позволяет регистрировать данные этих документов. Учет очень схож с ведением кассовых операций, ведется в количественном и стоимостном выражении.

      Оформление поступления денежных документов:

      Регистрация поступления денежных документов возможна по видам операций:

      • Поступление от поставщика
      • Поступление от подотчетного лица
      • Прочее поступление

      Вводим название документа (ЖД или авиа, идентифицируем маршрут) в справочник и его стоимость:

      Проводки: Дт 50.03 Кт 76.05

      Далее оформим оплату из кассы за билеты.

      Для данной операции используется документ «Выдача наличных», вид операции «Прочий расход».

      Проводки: Дт 76.05 Кт 50.01

      Выдача оформляется документом «Выдача денежных документов» с видом операций:

      • Выдача подотчетному лицу
      • Возврат поставщику (с возможностью расчета прибыли/убытка от операции)
      • Прочая выдача

      При выдаче подотчетному лицу:

      Проводки Дт 71.01 Кт 50.03

      Возврат билетов (с возможностью расчета прибыли/убытка от операции):

      Воспользуемся примером и один билет вернем в РЖД с частичной потерей денег. Для этого используем документ «Выдача денежных документов» с видом операции «Возврат поставщику», на закладке «Кому» выберем контрагента «РЖД» и корсчет учета.

      На закладке «Денежные документы» появляется новое поле «Сумма возврата», укажем 2400 руб.

      На закладке «Счета доходов и расходов» указываем счета и статью «Прочие внереализационные доходы (расходы)»

      Проведем документ и смотрим проводки:

      Оформим поступление денежных средств от РЖД за билет: «Поступление наличных» в размере 2400 руб., вид операции «Прочий приход», корсчет учета 76-05.

      Проводки Дт 50.01 Кт 76.05

      Использовав отчет «Карточка счета» по счету 76-05 с отбором по «РЖД», можно посмотреть обороты.

      Специализированный отчет «Движение денежных документов» поможет провести анализ учета документов, его вы найдете в разделе «Денежные документы»

      Формируется такой отчет:

      Каждый документ учитывается отдельно в кассовой книге на разных листах, проставляется метка «фондовый» (Методические рекомендации по применению и заполнению кассовой книги, утвержденных приказом Министерства финансов РФ от 30.03.2015 № 52н). Записи о движении следует вносить сразу же после выдачи или получения в журнал регистрации кассовых документов, который организация может разработать самостоятельно. В журнале нужно предусмотреть графы для подписей работников, участвующих в документообороте.

      Учет денежных документов в «1С:Бухгалтерии 8»

      Организация учета денежных документов

      Денежные документы — это документы, удостоверяющие факт оплаты и право на последующее получение работ или услуг. Как правило, такие документы оформляются на бланках строгой отчетности (БСО).

      1С:ИТС

      Подробнее о бланках строгой отчетности старого и нового образца (с учетом действующей редакции Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ) см. в справочнике «Онлайн-кассы» раздела «Юридическая поддержка».

      Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, далее — План счетов) денежные документы, находящиеся в кассе организации (оплаченные авиа- и железнодорожные билеты, талоны по утилизации твердых бытовых отходов (ТБО), почтовые марки и др.) учитываются на субсчете 50-3 «Денежные документы» в сумме фактических затрат на приобретение. Для учета денежных документов, стоимость которых выражена в иностранной валюте, в «1С:Бухгалтерии 8» предназначен отдельный субсчет 50.23 «Денежные документы (в валюте)».

      На счетах 50.03 и 50.23 в программе ведется учет как в суммовом, так и в количественном выражении. Аналитический учет организован в разрезе денежных документов (для этого используется справочник Номенклатура денежных документов). Для каждого денежного документа указывается его вид:

      • Билеты;
      • Путевки;
      • Почтовые марки;
      • Талоны на ГСМ;
      • Прочее.

      При вводе сведений в карточке денежного документа можно указать его стоимость, тогда она будет автоматически проставляться при регистрации поступления или выдачи соответствующего документа.

      Чтобы операции с денежными документами были доступны пользователю, необходимо включить соответствующую функциональность программы (раздел Главное — Функциональность). На закладке Банк и касса следует установить флаг Денежные документы (рис. 1).

      Рис. 1. Настройка функциональности

      После установки флага в разделе Банк и Касса программы становятся доступны документы Поступление денежных документов и Выдача денежных документов, а также журнал Денежные документы. Из журнала можно сформировать Отчет по движению денежных документов, который предназначен для контроля поступивших и выданных денежных документов. Для контроля сохранности и анализа движения денежных документов также можно воспользоваться стандартными бухгалтерскими отчетами.

      Документ Поступление денежных документов предназначен для отражения факта поступления в кассу организации денежного документа. В шапке документа нужно указать счет учета денежных документов (50.03 или 50.23). Если выбирается счет 50.23, то необходимо указать валюту учета денежных документов. В зависимости от способа поступления денежного документа выбирается вид операции:

      • Поступление от поставщика;
      • Поступление от подотчетного лица;
      • Прочее поступление.

      Если регистрируется Поступление от поставщика, то в поле Счет расчетов требуется указать счет учета расчетов с контрагентом.

      При этом в документе Поступление денежных документов не предусмотрено одновременное указание и счета учета расчетов с контрагентом, и счета учета расчетов по авансам. Поэтому в качестве счета расчетов удобно использовать счет 76.05 «Расчеты с прочими поставщиками и подрядчиками». Этот же счет следует указывать и при отражении оплаты поставщику, тогда затруднений с зачетом авансов не возникнет.

      Для каждой номенклатуры поступивших денежных документов указывается их количество и сумма (с учетом налогов). НДС в сумме документа не выделяется, так как факт поступления денежного документа не является фактом принятия к учету товаров или услуг, право на получение которых предоставляет документ. Товары (работы, услуги) могут быть приняты к учету позднее (например, при регистрации авансового отчета сотрудника о командировке или о приобретении ГСМ по талону), тогда, по общему правилу, НДС и учитывается.

      Документом Выдача денежных документов отражаются следующие виды хозяйственных операций:

      • Выдача подотчетному лицу;
      • Возврат поставщику. При возврате необходимо указать сумму возврата, а также счет доходов или расходов, поскольку сумма возврата может отличаться от стоимости денежного документа;
      • Прочая выдача.

      Учет ГСМ по талонам

      К горюче-смазочным материалам относятся топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), а также специальные жидкости (тормозные, охлаждающие). Организация может приобретать ГСМ за наличный расчет и в безналичной форме.

      Если организация выбрала безналичную форму, то с поставщиком ГСМ заключается договор поставки, в соответствии с которым организация перечисляет денежные средства на расчетный счет поставщика, а взамен получает талоны или топливные карты, по которым водители осуществляют заправку автомобилей на автозаправочных станциях (АЗС).

      1С:ИТС

      Подробнее об учете ГСМ по топливным картам см. в «Справочнике хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8» раздела «Бухгалтерский и налоговый учет».

      Применение талонов в качестве формы оплаты ГСМ получило широкое распространение. Для учета таких операций имеет значение, какой вид талонов использует организация, и в какой момент к организации переходит право собственности на ГСМ.

      Талоны бывают двух видов:

      • литровые (количественные), в которых указано количество и марка топлива без указания суммы (цена ГСМ зафиксирована на дату оплаты талонов, на талонах она обычно не указывается);
      • суммовые или стоимостные (денежные), в которых указана только сумма, на которую можно заправиться (цена ГСМ определяется на дату заправки, в талонах не указывается ни цена, ни количество, но может быть указана марка топлива).

      В зависимости от условий договора поставки нефтепродуктов право собственности на ГСМ может переходить к организации либо в момент получения талонов, либо в момент заправки автомобиля на АЗС. При заправке водитель отдает талон, а взамен получает отрывной купон со штампом погашенного талона и кассовый чек. Талоны имеют срок действия, установленный в договоре с продавцом ГСМ.

      ГСМ входят в состав материально-производственных запасов (МПЗ) и принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н, далее — ПБУ 5/01). Согласно Плану счетов для учета ГСМ в программе используется субсчет 10.03 «Топливо».

      Если по договору с поставщиком право собственности на ГСМ переходит к организации в момент заправки топлива в бак автомобиля на АЗС, то талоны на ГСМ могут учитываться:

      • в составе денежных документов на счете 50.03 (как правило, для суммовых талонов, но допустимо и для количественных);
      • на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» (как правило, для количественных талонов).

      Документом, который подтверждает расход топлива, данные о фактическом пробеге и производственный характер маршрута движения автомобиля, является путевой лист (утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78). Эта форма документа носит обязательный характер только для автотранспортных организаций. Остальные организации могут разработать свою форму документа, которая должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».

      Если автомобили организации оснащены электронной системой контроля пробега (или пробега и топлива), то подтвердить расход топлива можно на основании распечатанного отчета системы за подписью ответственного лица.

      Законодательно нормирование расходов на ГСМ не предусмотрено, но организация может сама установить нормы расхода топлива приказом руководителя.

      При этом можно руководствоваться распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р или нормами, указанными в инструкции по эксплуатации автомобиля.

      Если нормы не установлены, то фактический расход топлива на основании путевых листов списывается в расходы по обычным видам деятельности. Если в учетной политике организации предусмотрено использование норм расхода ГСМ, то сумма израсходованного топлива в пределах норм относится на расходы организации по обычным видам деятельности, а сверх норм включается в состав прочих расходов.

      В налоговом учете расходы на приобретение ГСМ могут учитываться одним из способов:

      • в составе материальных расходов (на основании пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ);
      • в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

      Для целей налогообложения прибыли расходы на ГСМ не нормируются и учитываются в полном объеме, если они экономически обоснованы, документально подтверждены и произведены в целях осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

      НДС по приобретенным ГСМ принимается к вычету в общем порядке на основании счета-фактуры, предъявленного поставщиком (п. 2 ст. 171 НК РФ, п. 1 ст. 172 НК РФ). Как правило, поставщик предоставляет комплект документов (накладная, счет-фактура) в конце месяца на общее количество реализованного в течение месяца топлива. Количество топлива по счету-фактуре поставщика и по авансовым отчетам водителей (по отрывным купонам и кассовым чекам) должно совпадать.

      Пример 1

      ООО «Швейная фабрика» (ОСНО, плательщик НДС, применяет ПБУ 18/02) приобретает талоны на бензин в количестве 30 шт.
      у организации ООО «Эталон-Карт» на общую сумму 58 500 руб. (цифры в примерах условные). Номинал одного талона — 50 л.
      По условиям договора право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент заправки транспортного средства на АЗС. Водители получают бензин по полученным под отчет талонам и составляют авансовый отчет. Документы на выбранное в течение месяца топливо (накладная, счет-фактура) поставщик предоставляет на последнее число каждого месяца. Стоимость израсходованного бензина включается в расходы в конце месяца согласно путевым листам. Талоны на ГСМ учитываются на счете 50.03.

      Оплата поставщику за талоны регистрируется в программе документом Списание с расчетного счета с видом операции Прочие расчеты с контрагентами, где в качестве счета расчетов следует указать счет 76.05.

      В результате проведения документа формируется бухгалтерская проводка:

      Дебет 76.05 Кредит 51 — на сумму предоплаты (58 500 руб.).

      Обратите внимание, для тех счетов, где поддерживается налоговый учет, соответствующие суммы вводятся в специальные ресурсы регистра бухгалтерии для целей налогового учета. В рассмотренных в данной статье примерах разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.

      Поступление денежных документов отражается одноименным документом с видом операции Поступ­ление от поставщика (рис. 2).

      Рис. 2. Поступление денежных документов

      В шапке документа следует указать реквизиты первичного документа: дату и номер. Закладка От кого заполняется пользователем следующим образом:

      Поле

      Данные

      «Контрагент»
      и «Принято от»

      Указывается поставщик ГСМ, от которого поступили денежные документы (выбирается из справочника «Контрагенты»)

      Из одноименного справочника выбирается договор
      с поставщиком, при этом вид договора должен иметь значение «Прочее»

      Указывается счет 76.05

      На закладке Денежные документы по кнопке Добавить выбираются поступающие денежные документы из справочника Номенклатура денежных документов. В Примере 1 денежный документ имеет вид Талоны на ГСМ (рис. 3). Указывается количество и сумма поступивших денежных документов.

      Рис. 3. Номенклатура денежных документов

      При проведении документа в регистр бухгалтерии вводятся проводки:

      Дебет 76.05 Кредит 76.05 — на сумму зачтенного аванса (58 500 руб.). Зачет выполняется между документами расчетов с контрагентами Поступление денежных документов и Списание с расчетного счета; Дебет 50.03 Кредит 76.05 — на сумму полученных талонов на бензин (58 500 руб.) в количестве 30 шт.

      Выдача талонов водителю отражается документом Выдача денежных документов с видом операции Выдача подотчетному лицу. На закладке Кому указывается подотчетное лицо, которое выбирается из справочника Физические лица.

      На закладке Денежные документы указывается наименование талона (выбирается из справочника Номенклатура денежных документов) и количество, например, 10 шт. Стоимость талонов рассчитывается автоматически.

      В результате проведения документа формируется проводка:

      Дебет 71.01 Кредит 50.03 — на сумму выданных подотчетному лицу денежных документов (19 500 руб.) в количестве 10 шт.

      Оприходование бензина, приобретенного водителем по талонам, и учет входного НДС по полученному бензину отражается документом Авансовый отчет (раздел Банк и касса). Допустим, водитель отчитался за все выданные ему талоны.

      В шапке документа необходимо указать отчитывающееся подотчетное лицо и дату составления авансового отчета. Если в организации учет запасов ведется по складам, то следует заполнить поле Склад.

      На закладке Авансы через кнопку Добавить следует выбрать документ Выдача денежных документов, согласно которому подотчетное лицо получало талоны.

      Поскольку подотчетное лицо приобретало товарно-материальные ценности, в документе Авансовый отчет следует заполнить закладку Товары. На данной зак­ладке по кнопке Добавить заполняется табличная часть (рис. 4):

      Рис. 4. Табличная часть на закладке «Товары» документа «Авансовый отчет»

      • в поле Документ (расхода) указываются реквизиты первичных документов, полученных от поставщика;
      • указывается номенклатура, количество и цена приобретенного бензина в соответствующих полях, при этом поле Сумма рассчитывается автоматически;
      • указывается поставщик ГСМ;
      • для регистрации счета-фактуры следует установить флаг в поле СФ, а в поле Реквизиты счета-фактуры ввести дату и номер счета фактуры, полученного от поставщика. После выполнения команды Записать в поле Реквизиты счета-фактуры документа Авансовый отчет автоматически добавляется ссылка на созданный документ Счет-фактура полученный на поступление;
      • в полях Счет учета и Счет НДС указываются счета учета ГСМ и счет учета НДС.

      При проведении документа Авансовый отчет формируются проводки:

      Дебет 10.03 Кредит 71.01 — на стоимость полученного бензина без НДС (16 525 руб.) в количестве 500 л; Дебет 19.03 Кредит 71.01 — на сумму НДС (2 975 руб.).

      Вычет НДС по приобретенному бензину будет отражен датой получения счета-фактуры при установленном флаге Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения в форме документа Счет-фактура полученный на поступление.

      По умолчанию дата получения счета-фактуры соответствует дате авансового отчета, но при необходимости дату получения можно изменить. Если флаг снять, тогда вычет можно отразить документом Формирование записей книги покупок (раздел Операции — Регламентные операции НДС) в пределах 3 лет после принятия на учет ГСМ.

      Для включения стоимости бензина в расходы необходимо создать документ Требование-накладная (раздел Производство).

      Допустим, бензин, приобретенный по талонам, в соответствии с путевым листом был израсходован полностью. В шапке документа указывается дата списания ГСМ (последний день месяца) и заполняется поле Склад.

      На закладке Материалы указываются наименование и количество (500 л) бензина. Если предварительно выполнены настройки номенклатуры, то счет учета заполняется автоматически. На закладке Счет затрат выбирается счет затрат, на который списываются материалы, например, счет 26 «Общехозяйственные расходы».

      При проведении документа формируется проводка:

      1С:ИТС

      Как учитывать денежные документы в виде талонов, см. в «Справочнике хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8» раздела «Бухгалтерский и налоговый учет»:

      Учет проездных документов

      Расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы включаются в состав расходов на командировки (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Проездные документы (авиа- и железнодорожные билеты) могут приобретаться сотрудником, направляемым в командировку, самостоятельно. В этом случае работодатель обязан возместить сотруднику данные расходы (ст. 168 ТК РФ). Также организация может приобретать проездные документы через специализированные транспортные агентства.

      Проездные документы оформляются на бланках строгой отчетности (п. 2 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Основанием для вычета НДС по расходам на перевозку работников к месту командировки и обратно является проездной документ, в котором налог выделен отдельной строкой. Такой билет или его копия регистрируется в книге покупок после утверждения авансового отчета работника (п. 18 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

      Часто все проездные документы приобретаются в бездокументарной форме (электронные билеты). При этом документами строгой отчетности являются:

      • маршрут-квитанция электронного авиабилета (п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134);
      • купон электронного железнодорожного билета (п. 2 приказа Минтранса России от 21.08.2012 № 322).

      Согласно разъяснениям Минфина России, при приобретении авиабилетов в электронном виде к вычету принимается сумма НДС, выделенная отдельной строкой в маршрут-квитанции электронного пассажирского билета, распечатанного на бумажном носителе (см. письма от 30.01.2015 № 03-07-11/3522, от 30.07.2014 № 03-07-11/37594). На практике данное разъяснение применяется и в отношении купона электронного железнодорожного билета.

      Если работник летит в командировку самолетом, то для подтверждения расходов на перелет, помимо маршрут-квитанции электронного авиабилета, необходим еще и посадочный талон. Вместе с тем, организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов (письмо Минфина России от 18.12.2017 № 03-03-РЗ/84409).

      Если работник едет в командировку железнодорожным транспортом, то документом, подтверждающим его расходы на проезд, будет являться контрольный купон электронного проездного документа (письмо Минфина от 14.04.2014 № 03-03-07/16777).

      Каких-либо документов, свидетельствующих об оплате электронного билета (например, выписки по банковской карте) для подтверждения указанных расходов не требуется (письмо Минфина России от 18.12.2017 № 03-03-РЗ/84409).

      Действующее законодательство не содержит специальных норм, регламентирующих порядок учета электронных проездных билетов. Приобретение электронного проездного билета может учитываться как поступление денежного документа (так как электронный билет вполне соответствует его критериям) либо в качестве предоплаты транспортных услуг (поскольку услуги потребляются позже). Таким образом, порядок отражения данных операций в бухгалтерском учете организации необходимо отразить в учетной политике.

      Пример 2

      Сотрудник ООО «Конфетпром» направлен в командировку в г. Уфа с 09.04.2018 по 11.04.2018 (на 3 дня). Размер суточных, сог­ласно положению организации о командировках, составляет 700 руб. На личный счет сотрудника под отчет перечислено 9 000 руб.

      Электронный авиабилет туда и обратно приобретен организацией через транспортное агентство. Стоимость авиабилета по маршруту Москва — Уфа — Москва составляет 10 574 руб.

      Сумма НДС (10 %) выделена в билете отдельной строкой и составляет 930 руб. Стоимость сервисного сбора, взимаемого транспортным агентством, составляет 295 руб. (в т. ч. НДС 18 %). В соответствии с учетной политикой организации электронные проездные билеты учитываются как денежные документы.

      По возвращению из командировки подотчетное лицо представляет авансовый отчет, к которому прикладывает документы, в том числе посадочный талон и документы от поставщика гостиничных услуг (на сумму 7 000 руб. без НДС).

      Перечисление денежных средств на личный счет сотрудника, подтвержденное выпиской банка, отражается документом Списание с расчетного счета с видом операции Перечисление подотчетному лицу. В поле Получатель указывается подотчетное лицо, которое выбирается из справочника Физические лица.

      После проведения документа Списание с расчетного счета формируется бухгалтерская проводка:

      Дебет 71.01 Кредит 51 — на сумму денежных средств, выданных под отчет (9 000 руб.).

      Расчеты с трансагентством можно вести на счете 76.05 с помощью следующих документов:

      • Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику для регистрации оплаты;
      • Поступление денежных документов с видом операции Поступление от поставщика — при получении денежных документов;
      • Поступление (акт, накладная) с видом операции Услуги — для отражения расходов на услуги трансагентства.

      При этом договор с трансагентством должен иметь вид:

      • С поставщиком — в документах Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику и Поступление (акт, накладная);
      • Прочее — в документах Поступление денежных документов и Списание с расчетного счета с видом операции Прочие расчеты с контрагентами.

      Таким образом, расчеты с трансагентством в Примере 2 ведутся по двум договорам с разными видами.

      Оплата в адрес трансагентства регистрируется документом Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику (по договору с видом С поставщиком). После проведения документа сформируется бухгалтерская проводка:

      Дебет 76.05 Кредит 51 — на стоимость авиабилетов с учетом взимаемого сервисного сбора (10 869 руб.).

      После проведения стандартного документа Поступление (акт, накладная) с видом операции Услуги, в регистр бухгалтерии вводятся записи:

      Дебет 76.05 Кредит 76.05 — на сумму зачтенного аванса (295 руб.). Зачет выполняется между документами расчетов Поступление (акт, накладная) и Списание с расчетного счета; Дебет 26 Кредит 76.05 — на стоимость услуг трансагентства без НДС (250 руб.); Дебет 19.04 Кредит 76.05 — на стоимость НДС (45 руб.).

      Приобретение электронного билета отражается документом Поступление денежных документов с видом операции Поступление от поставщика. В Примере 2 денежный документ имеет вид Билеты. При проведении документа в регистр бухгалтерии вводится запись:

      Дебет 50.03 Кредит 76.05 — на сумму полученного билета (10 574 руб.) в количестве 1 шт.

      По договору с видом Прочее зачета аванса не происходит. Для зачета аванса поставщику (по договору с видом С поставщиком) можно использовать документ Корректировка долга с видом операции Списание задолженности, после проведения которого сформируется проводка:

      Дебет 76.05 Кредит 76.05 — на сумму зачтенного аванса (10 574 руб.). Зачет выполняется между документами расчетов Поступление денежных документов и Списание с расчетного счета. После выполнения данной операции счет 76.05 закрывается.

      Выдача электронного билета подотчетному лицу оформляется документом Выдача денежных документов с видом операции Выдача подотчетному лицу и отражается проводкой:

      Дебет 71.01 Кредит 50.03 — на сумму выданного сотруднику под отчет денежного документа (10 574 руб.) в количестве 1 шт.

      По возвращению из командировки подотчетное лицо представляет авансовый отчет. Для включения расходов по командировке в затраты и учета входного НДС создается документ Авансовый отчет. На закладке Авансы через кнопку Добавить указываются документы:

      • Выдача денежных документов, согласно которому подотчетное лицо получало проездной документ;
      • Списание с расчетного счета, согласно которому перечислялись средства на банковскую карту сотрудника.

      Сведения о расходах по командировке (проезд, проживание и суточные) отражаются на закладке Прочее. Данная закладка заполняется согласно документам, представленным подотчетным лицом. В полях указывается следующие данные (рис. 5):

      Рис. 5. Табличная часть на закладке «Прочее» документа «Авансовый отчет»

      Поле

      Данные

      Вводится информация о первичных документах

      Выбирается соответствующий расходу элемент из справочника «Номенклатура»

      Указывается сумма и ставка налога по документу, поле «Всего» рассчитывается автоматически

      Выбирается контрагент из одноименного справочника (для суточных данное поле не заполняется)

      Устанавливаются флаги для регистрации электронного билета в качестве бланка строгой отчетности. При этом поле «Реквизиты счета-фактуры» заполнится автоматически по номеру и дате БСО из поля «Документ (расхода)». После выполнения команды «Записать» в поле «Реквизиты счета-фактуры» документа «Авансовый отчет» автоматически добавляется ссылка на созданный документ «Счет-фактура (бланк строгой отчетности)»

      «Счет затрат / Подразделение»

      Указывается счет затрат по бухгалтерскому учету, в дебет которого будут включены расходы по командировке (например, 26 «Общехозяйственные расходы»). Если ведется учет по подразделениям, указывается соответствующее подразделение

      Указывается аналитика к счету затрат (для счета 26 статья затрат «Командировочные расходы»)

      «Счет затрат НУ» и «Субконто НУ»

      По умолчанию заполняются по данным бухгалтерского учета. При необходимости их можно отредактировать

      По умолчанию устанавливается счет 19.04 «НДС по приобретенным услугам» (при необходимости можно выбрать другой счет учета НДС)

      При проведении документа Авансовый отчет формируются проводки:

      Дебет 26 Кредит 71.01 — на стоимость авиабилета без НДС (9 644 руб.); Дебет 19.04 Кредит 71.01 — на сумму НДС (930 руб.); Дебет 26 Кредит 71.01 — на стоимость проживания (7 000 руб.); Дебет 26 Кредит 71.01 — на сумму суточных (2 100 руб.).

      Вычет НДС по электронному авиабилету будет отражен датой авансового отчета при установленном флаге Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения в форме документа Счет-фактура (бланк строгой отчетности).

      Если флаг снять, то вычет можно отразить документом Формирование записей книги покупок.

      Чтобы посмотреть состояние расчетов с подотчетным лицом, можно воспользоваться отчетом Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».

      В оборотно-сальдовой ведомости по счету 71.01 кредитовое сальдо составляет 100 руб. Это означает, что организация должна выплатить перерасход денежных средств подотчетному лицу (наличными из кассы или путем перечисления на банковскую карту сотрудника).

      Обмен и возврат проездных документов

      На практике случаются ситуации, когда билет приходится возвращать или обменивать. При этом за возврат или обмен проездного документа (в т. ч. и электронного) перевозчик удерживает комиссию (штраф). Транспортное агентство при этом также может взимать дополнительную плату за свои услуги.

      Если обмен или возврат билета обусловлен производственной необходимостью, то организация может отнести к расходам для целей налогообложения прибыли как стоимость первоначально приобретенного (за минусом возвращенной авиакомпанией суммы), так и нового билета (письмо Минфина России от 02.05.2007 № 03-03-06/1/252). Расходы в виде штрафа за переоформление и возврат билетов уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций (письмо Мин­фина России от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890).

      Пример 3

      Изменим условия Примера 2. В связи с производственной необходимостью организация через транспортное агентство обменивает электронный авиабилет по маршруту Москва — Уфа — Москва (допустим, меняется время вылета из Уфы). Организация доплачивает трансагентству 3 880 руб., в том числе:

      • 2 090 руб. — разницу в стоимости билета;
      • 1 200 руб. — комиссию за обмен билета;
      • 590 руб. — стоимость дополнительных услуг трансагентства.

      После проведения документа Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику сформируется бухгалтерская проводка:

      Дебет 76.05 Кредит 51 — на стоимость авиабилетов с учетом комиссии и дополнительных услуг (3 880 руб.).

      Обмен авиабилета через трансагентство отражается документами:

      • Поступление денежных документов с видом операции Поступление от подотчетного лица (если в учете была отражена выдача билета подотчетному лицу);
      • Выдача денежных документов с видом операции Возврат поставщику;
      • Поступление денежных документов с видом операции Поступление от поставщика.

      Дополнительно следует сформировать документ Поступление (акт, накладная) с видом операции Услуги для отражения дополнительных расходов на услуги трансагентства (590 руб.). При заполнении документа Поступление денежных документов с видом операции Поступление от подотчетного лица на закладке От кого заполняются реквизиты Подотчетное лицо и Принято от (ФИО сотрудника для печатной формы).

      На закладке Денежные документы указывается наименование денежного документа, количество (1 шт.), а его стоимость заполняется автоматически. После проведения документа формируется проводка:

      Дебет 50.03 Кредит 71.01 — на сумму полученного билета (10 574 руб.) в количестве 1 шт.

      В документе Выдача денежных документов с видом операции Возврат поставщику на закладке Денежные документы указывается не только наименование денежного документа, его количество (1 шт.) и стоимость (10 574 руб.), но и сумма возврата (9 374 руб.), поскольку перевозчик удерживает комиссию в размере 1 200 руб. (10 574 руб. — 1 200 руб. = 9 374 руб.) (рис. 6).

      Рис. 6. Возврат денежного документа поставщику

      Дополнительно требуется заполнить реквизиты на закладке Счета доходов и расходов для отражения разниц между учетной стоимостью денежных документов и суммой возврата:

      • Статья доходов и расходов — выбирается из справочника Прочие доходы и расходы;
      • Счет учета доходов — счет учета доходов, возникающих при превышении суммы возврата над учетной стоимостью денежных документов;
      • Счет учета расходов — счет учета расходов, возникающих при превышении учетной стоимости денежных документов над суммой возврата.

      После проведения документа сформируются проводки:

      Дебет 76.05 Кредит 50.03 — на стоимость возвращаемого авиабилета (10 574 руб.); Дебет 91.02 Кредит 76.05 — на сумму удержанной комиссии за возврат (1 200 руб.).

      Затем следует создать новый документ Поступление денежных документов с видом операции Поступление от поставщика, где отразить поступление нового авиа­билета. После проведения документа сформируются проводки:

      Дебет 50.03 Кредит 76.05 — на сумму полученного билета (12 664 руб.) в количестве 1 шт.

      Дальнейшие действия с электронным билетом аналогичны действиям, описанным в Примере 2.

      Учет неиспользованных проездных документов

      Вернуть или обменять проездной документ удается не всегда. Например, билет был приобретен без права возврата, или время для возврата уже было упущено. Если поездка сорвалась по уважительным причинам, то организация вправе учесть при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходы по неиспользованному авиабилету (письмо Минфина России от 14.04.2006 № 03-03-04/1/338).

      Пример 4

      Изменим условия Примера 2. В связи с болезнью близкого родственника сотрудник ООО «Конфетпром», для которого при­обретен авиабилет по маршруту Москва — Уфа — Москва, не смог отправиться в командировку и не успел вернуть билет.

      Списание неиспользованного проездного документа и учет его стоимости в расходах можно отразить документами:

      • Поступление денежных документов с видом операции Поступление от подотчетного лица (заполнение этого документа рассмотрено в Примере 3);
      • Выдача денежных документов с видом операции Прочая выдача.

      В документе Выдача денежных документов с видом операции Прочая выдача на закладке Кому необходимо заполнить счет дебета и аналитику учета затрат на приобретение неиспользованного билета (рис. 7):

      Рис. 7. Списание неиспользованного проездного документа

      Поле Выдано используется только для печатной формы, и его можно не заполнять.

      На закладке Денежные документы указывается наименование и количество списываемого денежного документа, при этом его стоимость заполняется автоматически.

      После проведения документа сформируется проводка:

      1С:ИТС

      Подробнее об авансовом отчете по командировке на территории РФ и об оформлении в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) см. в «Справочнике хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8» раздела «Бухгалтерский и налоговый учет».

      Учет электронных билетов в 1С — БУХ.1С, сайт в помощь бухгалтеру

      Учет затрат на билеты имеет ряд особенностей, которые мы попытаемся изложить на этой странице.

      Билет, вопреки устоявшемуся стереотипу, не является товаром. Согласно ст. 786 ГК РФ билет – этот документ, удостоверяющий заключение договора перевозки пассажира. В настоящее время все большее распространение получают «электронные билеты» — билеты в бездокументарной форме. В такой форме выпускаются более 90 % авиабилетов и уже значительная часть железнодорожных билетов.

      Для целей налогообложения прибыли расходы по оплате стоимости проезда работника к месту командировки и обратно учитываются в суммах, подтвержденных проездным документом. (Письмо Минфина РФ и от 10.01.2013 № 03-07-11/01).

      Порядок списания расходов на приобретение электронных билетов устанавливается в письме ФНС России от 12.10.2012 № АС-4-2/17308. «Если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

      Документом, подтверждающим произведенные расходы на приобретение железнодорожного билета, является контрольный купон электронного проездного документа (билета), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.»

      Стоимость билетов учитывается в составе командировочных расходов на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

      Организация также может списать на расходы и затраты на выплату вознаграждения организации-посреднику (агентству). В письме УФНС по г. Москве от 01.07.2010 № 16-158/069225 указывается, что затраты на выплату вознаграждения организации-посреднику в состав командировочных расходов не включаются и при определении суммы расходов, уменьшающих доходы текущего отчетного (налогового) периода, учитываются организацией-заказчиком обособленно. Основанием для такого учета являются посреднический договор с организацией-продавцом и документы, подтверждающие факт оплаты услуг посредника.

      Особенно следует отметить, что согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. Необходимость перевода проездных документов на русский язык устанавливается в письмах Минфина РФ от 24.03.2010 № 03-03-07/6 и от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202, где также указывается, что подобный перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации.

      Учет НДС, уплаченного при приобретении билетов для работников организаций, также имеет существенное отличие от порядка учета НДС по приобретаемым организацией товарам и услугам.

      Минфин РФ в письмах от 21.09.2012 № 03-07-11/393 и от 10.01.2013 № 03-07-11/01 разъясняет, что на основании п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 N 1137, «при приобретении услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности или их копии с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке.»

      Такой порядок ведения книги покупок не противоречит и новой редакции п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.07.2014 N 735: «При приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей, в книге покупок регистрируются счета-фактуры либо заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности или их копии с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке.»

      Особо следует отметить, что счета-фактуры не могут служит основанием для предъявления к вычету суммы НДС по расходам на проезд. Разъяснение по данному вопросу содержится в письме УФНС по г. Москве от 10.01.2008 № 19-11/603, где сказано, что «при оказании авиатранспортной компанией услуг по перевозке пассажиров, оформленных авиабилетами, счета-фактуры не выписываются. Также авиатранспортная компания не выписывает счета-фактуры и в случае реализации билетов населению (в том числе юридическим лицам для своих сотрудников) через другие организации (агентства), с которыми у нее заключены агентские договоры.

      Налоговым законодательством не предусмотрено выставление счетов-фактур авиатранспортной компанией при реализации авиабилетов населению (юридическим лицам для своих отрудников), в том числе и через агентства (организации), с которыми у авиатранспортной компании заключены агентские договоры. Поэтому агентство (посредник) не вправе выставлять счета-фактуры при реализации билетов населению.»

      Таким образом, выставление счетов-фактур на билеты, практикуемое некоторыми агентствами и, зачастую, требуемое организациями-покупателями, не соответствует налоговому законодательству РФ и является его прямым нарушением. Также нарушением налогового законодательства является и учет НДС по билетам на основании счетов-фактур, поскольку, как указано в письме Минфина РФ от 10.01.2013 № 03-07-11/01, регистрация в книге покупок счетов-фактур, выставленных агентством, реализующим авиабилеты от имени транспортных компаний, нормами Постановления Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 N 1137 не предусмотрена.

      Также следует помнить, что вычет НДС, указанного в билете, оформленном на иностранном языке, возможен только в случае перевода на русский язык реквизитов, необходимых для применения такого вычета. Это разъяснение содержится в письме Минфина РФ от 10.04.2013 № 03-07-11/11867.

      В случаях, когда в билете сумма НДС отдельной строкой не выделена, то вся сумма, указанная в билете, включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Такой порядок учета установлен в письме Минфина РФ от 10.01.2013 № 03-07-11/01.

      С полными текстами документов, упомянутых в этом разделе, можно ознакомиться по ссылкам в приведенном ниже списке:

      Учет электронных проездных билетов в «1С:Бухгалтерии 8»

      Начиная с версии 3.0.81 в программе «1С:Бухгалтерия 8» упрощенный учет электронных проездных билетов поддерживается для всех пользователей, в том числе для тех, у которых не настроена интеграция с сервисом Smartway. Теперь такие пользователи могут самостоятельно вводить в учетную систему билеты, приобретенные у разных агентов, после чего отражать расходы на проезд в авансовом отчете. При этом можно использовать как общую, так и упрощенную форму авансового отчета. Эксперты 1С рассказывают о новых возможностях программы.

      В «1С:Бухгалтерии 8» начиная с версии 3.0.81 упрощен учет расходов на электронные билеты, приобретенные организацией для командировок сотрудников. Пользователи, которые не загружают билеты из сервиса Smartway, теперь могут самостоятельно вводить в учетную систему билеты, приобретенные у разных агентов, а также отражать любые операции с билетами (доплата, обмен, возврат).

      Для этого в программе используется справочник Билеты (раздел Справочники), документ Поступление билетов (раздел Покупки) и специальный счет учета 76.14 «Приобретение билетов для командировок».

      Для компаний, использующих сервис для управления командировками Smartway, все приобретенные компанией билеты автоматически загружаются в справочник, без необходимости ручного внесения данных. Дополнительные операции с билетами, такие как обмен или возврат, также отражаются в учете автоматически. Подробнее об упрощении учета командировок в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 и интеграции с сервисом Smartway см. в статье «Командировки в 1С: упрощение учета и интеграция со Smartway».

      После регистрации поступивших билетов (любым способом) учет расходов на проезд отражается документом Авансовый отчет (раздел Банк и Касса или раздел Покупки).

      Поступление и учет билетов

      Приобретение нового билета в программе регистрируется из формы списка Поступление билетов по команде Создать — Покупка.

      В открывшейся форме документа Поступление билетов с видом операции Покупка следует ввести данные нового билета согласно маршрутной квитанции электронного авиабилета (контрольному купону электронного ж/д билета).

      012-01.jpg

      Рис. 1. Регистрация покупки билета

      После записи нового билета следует заполнить остальные поля документа Поступление билетов, указав (рис. 1):

      наименование контрагента — агента или перевозчика, у которого приобретен билет;

      наименование договора на приобретение билетов с агентом или перевозчиком, если в организации ведется учет по договорам;

      общую стоимость поездки и сумму НДС, выделенную в электронном билете отдельной строкой.

      Документ Поступление билетов при проведении формирует бухгалтерские проводки:

      Дебет 60.02 Кредит 60.01

      — на сумму зачтенной предоплаты;

      Дебет 76.14 Кредит 60.01

      — на сумму приобретенного билета.

      Напомним, что счет 76.14 «Приобретение билетов для командировок» специально предназначен для учета приобретенных организацией билетов для командированных сотрудников в валюте РФ. Аналитический учет ведется по каждому командированному сотруднику (субконто Работники организаций) и билету (субконто Билеты). Каждый сотрудник является элементом справочника Физические лица, а каждый билет — элементом справочника Билеты.

      Если к уже оплаченному билету приобретаются дополнительные услуги (например, возможность выбора места, наличие багажа и т. д.), то такое приобретение следует отразить документом Поступление билетов с видом операции Доплата. При этом дополнительные услуги должны быть включены в общую стоимость билета, указанную в маршрутной квитанции обновленного электронного авиабилета (контрольном купоне электронного ж/д билета).

      Изменение даты, маршрута и других параметров, при которых меняется номер электронного билета в системе бронирования, отражается документом Поступление билетов с видом операции Обмен. Эта операция означает одновременное списание прежнего билета и оформление нового. Поэтому в документе по обмену билетов указывается билет, который выбывает, новый билет и его общая стоимость (в том числе НДС).

      Отмена поездки оформляется документом Поступление билетов с видом операции Возврат.

      Любой приобретенный билет отражается в справочнике Билеты. Открыв билет, можно проанализировать не только основную информацию о предоплаченных услугах перевозчика (закладка Основное), но и все операции, совершенные с билетом (гиперссылка Операции с билетом).

      Оформление авансового отчета

      Чтобы учесть в расходах стоимость использованных билетов, их необходимо указать в авансовом отчете. При этом можно использовать как общую, так и упрощенную форму авансового отчета.

      В форме авансового отчета с видом Закупка, расходы для отражения расходов на проезд предназначена отдельная закладка Билеты. В прежних версиях программы закладка Билеты была доступна только при настроенной интеграции с сервисом Smartway. По кнопке Заполнить программа автоматически подбирает приобретенные билеты для сотрудника, указанного в авансовом отчете, в соответствии с периодом командировки.

      В форме авансового отчета с видом Командировка (рис. 2) при выборе сотрудника и периода командировки подходящие по дате отправления билеты подгружаются автоматически и отражаются в виде гиперссылки, расположенной рядом с текстом Билеты, приобретенные организацией.

      012-02.jpg

      Рис. 2. Авансовый отчет по командировке

      Расходы, которые командированный сотрудник оплатил самостоятельно, следует вручную указать в табличной части Расходы сотрудника, подтвержденные документами.

      При проведении документа Авансовый отчет формируются бухгалтерские проводки:

      Дебет 26 (44.01, 20.01. ) Кредит 71.01

      — на сумму расходов, понесенных командированным лицом;

      Дебет 26 (44.01, 20.01. ) Кредит 76.14

      — на сумму расходов на проезд, оплаченных организацией;

      Дебет 19.04 Кредит 76.14

      — на сумму НДС (если он выделен в билете отдельной строкой).

      От редакции. Актуальную информацию о новых возможностях «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 и других программ 1С см. в 1С:ИТС в справочнике «Информация об обновлениях программных продуктов 1С:Предприятие» раздела «Инструкции по учету в программах 1С».

      Как учесть в расходах авиабилет, оплаченный другим членом семьи командированного

      Минфин рассказал, как действовать в ситуации, когда оплата за авиабилеты командированного лица произведена с карты его супруга.

      В письме от 18.11.2021 № 03-03-07/93276 чиновники пояснили, что оправдательным документом, подтверждающим расходы на приобретение электронного авиабилета, является сформированная АИС маршрут/квитанция электронного авиабилета, в которой указана стоимость перелета и подтверждается перелет подотчетного лица по указанному в авиабилете маршруту. Набор сведений соответствует требованиям ст. 252 НК РФ.

      Таким образом, если достаточно подтвердить расход на приобретение авиабилета такими документами, для целей налогообложения прибыли дополнительных документов, подтверждающих оплату, в том числе выписки по банковской карте, не требуется.

      Минфин отметил, что НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы, тем самым не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов.

      Кроме того, по гражданским законам, при проведении операций с использованием банковской карты супруга подотчетного лица, слипы и чеки электронных терминалов с такой банковской карты могут являться подтверждением расходов подотчетного лица.

      Такой порядок подтверждения расходов можно применять и в случае оплаты стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера.

      О том, как правильно отразить в учете приобретение организацией авиабилетов для работников, узнайте из Консультации Эксперта КонсультантПлюс. Получите доступ к К+ бесплатно на пробной основе.

      Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
      Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *