Как проверить доверенность в 1с

Машиночитаемая доверенность: что это такое, как оформить и использовать в 1С

Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это электронный документ, подписанный сертификатом электронной подписи руководителя организации или ИП и подтверждающий полномочия физлица подписывать от имени компании электронные документы и передавать их в другие компании и учреждения. Например, в налоговую инспекцию, государственные внебюджетные фонды или контрагентам.

МЧД является полноценным аналогом бумажной доверенности, оформляемой сейчас на сотрудников компании, и имеет равную с ней юридическую силу. В отличие от бумажной доверенности, МЧД преимущественно предоставляет полномочия на работу именно с электронными документами и всегда совершается в таком формате, который позволяет проверять ее подлинность в автоматическом режиме, без участия сотрудников контрагентов или представителей контролирующих ведомств и структур (ФНС, ПФР и т.д.).

Главной целью МЧД является подтверждение полномочий на подписание электронных документов и совершение других юридически значимых действий в рамках ЭДО.

С 1 января 2023 года сотрудники компаний (кроме руководителей), представляющие их в отношениях с контрагентами и контролирующими органами, должны использовать сертификаты физических лиц. Данные сертификаты не будут иметь никакой привязки к компании-работодателю, и при подписании документов электронной подписью физическим лицом, представляющим компанию, полномочия представителя необходимо подтвердить доверенностью.

Поскольку при работе с электронными документами в рамках ЭДО подтвердить полномочия на подписание и передачу того или иного документа с помощью обычной «бумажной» доверенности довольно проблематично, требуется оформление именно МЧД. При этом использование МЧД уже в самом ближайшем будущем станет обязательным.

Как будет использоваться МЧД

В настоящее время применение и использование МЧД не является обязательным. Электронные документы от имени компаний можно подписывать квалифицированными электронными подписями самих компаний, в которых указывается Ф.И.О. владельца, а также наименование компании, в интересах которой владелец подписи и действует. Но уже через несколько месяцев механизм работы с электронными документами изменится.

Подписание документов организаций и ИП будет производиться либо руководителем (действует без доверенности), либо уполномоченными работниками, действующим уже от своего имени, без привязки к компании. Для этого вместо сертификатов электронных подписей юрлиц и ИП будут использоваться личные электронные подписи работников организаций и ИП, полученные ими как обычными физлицами (не работниками конкретных компаний). Однако для подтверждения полномочий на подписание электронных документов компании личной электронной подписью ее работника последнему как раз и понадобится МЧД, выданная руководителем компании.

Новые правила должны вступить в силу с 1 января 2023 года (Федеральный закон от 30.12.2021 № 443-ФЗ). Не исключено, что указанная дата будет перенесена на более поздний срок.

Напомним, Минцифры уже подготовило законопроект, который предлагает перенести срок перехода на обязательное применение МЧД на 1 сентября 2023 года, но это не мешает организациям и ИП добровольно перейти на использование МЧД уже в текущем, 2022 году. Применение МЧД рано или поздно все равно станет обязательным, и чем раньше компания перейдет к оформлению МЧД на своих работников, тем больше времени у нее будет для освоения новых требований к работе с электронными документами.

Как оформить МЧД

Переход к новому порядку подписания электронных документов начинается с оформления электронной подписи работника, которому будет доверена работа с документами в рамках ЭДО. Оформить такую подпись можно в любом коммерческом удостоверяющем центре. Например, используя сервис 1С:Подпись.

После получения работником электронной подписи на него нужно будет оформить собственно саму МЧД. Сделать это можно непосредственно в программах 1С в модуле ЭДО или модуле 1С:Отчетность. Также доверенность можно оформить через специальный сервис ФНС (опция «Создание xml-доверенности»).

В будущем ожидается, что каждое контролирующее ведомство будет устанавливать свой собственный формат МЧД для приема документов от организаций и ИП. Сейчас этого пока нет, и МЧД разрешается оформлять произвольно. Но в любом случае МЧД должна соответствовать обязательным требованиям, установленным действующим законодательством и иметь в своем составе все необходимые реквизиты и сведения. Требования к содержанию МЧД утв. в соответствии с приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 857. Так, доверенность должна содержать:

• наименование документа;
• сведения о доверителе (для ИП – Ф.И.О., СНИЛС, ИНН, регистрационный номер, для организации – наименование, адрес, ИНН, основной государственный регистрационный номер, КПП и сведения о руководителе);
• сведения о представителе (Ф.И.О., дату рождения, серию и номер паспорта, дату его выдачи, наименование и код органа, выдавшего паспорт, СНИЛС и ИНН);
• дату совершения доверенности;
• срок действия доверенности (при его наличии);
• перечень полномочий представителя;
• номер доверенности;
• усиленную квалифицированную электронную подпись, которой подписана доверенность;
• возможность передоверия доверенности.

МЧД создается в электронной форме в формате XML и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации. Если доверенность создается для передачи в информационную систему, в которой не реализована возможность автоматизированной обработки и визуализации МЧД, она может быть составлена в машиночитаемой форме в формате pdf (приказ Минцифры России от 18.08.2021 № 858).

Создав работнику МЧД, ее нужно подписать электронной подписью руководителя организации или ИП, а также зарегистрировать в ФНС. После этого сведения о сотруднике, на которого была оформлена МЧД, добавляются в учетную запись ЭДО, где указывается сертификат электронной подписи сотрудника и номер оформленной доверенности.

Храниться электронная доверенность может как в используемой компанией информационной системе, так и у оператора ЭДО. Также сведения об электронной доверенности хранятся в государственных информационных системах, в которые компания направляет свои электронные документы, на сервере ФНС и в информационных системах компаний-контрагентов.

Как создать МЧД в 1С

В программах 1С создать машиночитаемую доверенность организации можно следующим способом:

• в списке организаций открыть карточку необходимой организации и перейти по команде ЭДО – Машиночитаемые доверенности;
• в общем списке МЧД в разделе доверенностей организации по кнопке Создать на вкладке Доверенности организаций.

Откроется карточка регистрации машиночитаемой доверенности, в которой необходимо заполнить данные. Некоторые поля заполняются автоматически, например, при выборе организации заполняются поля с ее данными.

При заполнении заявки на регистрацию доверенности обратите внимание на следующие реквизиты:

• номер доверенности генерируется автоматически;
• срок действия доверенности может быть указан датой или текстом с информацией о том, при каких условиях доверенность считается действительной (пока не используется в рамках пилота ФНС). Дату окончания использования доверенности нельзя поставить меньше текущей, программа выдаст предупреждение;
• передоверие – разрешено или нет;
• сведения о доверителе – указывается организация, физическое лицо и должность доверителя;
• сведения о представителе – указываются данные представителя;
• рег. № доверенности основания (используется при передоверии).

Важно, чтобы у представителя была полностью заполнена карточка информации. Программа проверит заполнение всех реквизитов и выдаст сообщение, если данные будут не до конца заполнены.

После заполнения данных необходимо подписать доверенность по одноименной команде Подписать и отправить. После чего появится окно Подписание электронного документа для выбора сертификата и ввода пароля. Далее необходимо нажать кнопку Подписать.

Если ранее в этом сеансе был проставлен флаг Запомнить на время сеанса пароль от данного сертификата, то окно подписания не появится.

После создания и подписания МЧД компания-доверитель должна зарегистрировать доверенность в узле распределенного реестра МЧД ФНС, а также зарегистрировать сертификат физического лица в учетной записи организации ЭДО и приложить к нему соответствующую МЧД. В дальнейшем при подписании документов сертификатом машиночитаемая доверенность подбирается автоматически.

В целях регистрации сертификата и МЧД у оператора ЭДО сертификат должен быть установлен на ПК в разделе Личные и проходить проверку в программе криптографии (КриптоПРО CSP). Далее администратор или иной пользователь с подходящими правами должен добавить сертификат в программе 1С в справочник Сертификаты ключей электронной подписи и шифрования. Пользователь, у которого нет прав на прямой доступ к справочнику, может попасть в него только по ссылке.

Для этого администратору или иному пользователю с подходящими правами необходимо зайти в справочник Сертификаты ключей электронной подписи и шифрования, нажать кнопку Получить ссылку и отправить ее пользователю, у которого нет прямого доступа к справочнику.

После того как сертификат будет заведен в данном справочнике, его необходимо добавить в учетную запись организации в сервисе 1С-ЭДО. Для этого необходимо открыть список учетных записей в меню Администрирование – Обмен электронными документами – Учетные записи ЭДО.

Добавить новый сертификат физического лица можно по соответствующей кнопке Добавить. В учетной записи появится новая строка с сертификатом физического лица и указанием машиночитаемой доверенности. Чтобы сохранить изменения, необходимо нажать кнопку Записать и закрыть. При этом откроется окно Подписание регистрационных данных на подключение к сервису 1С-ЭДО, в котором подтверждаем подписание по кнопке Подписать.

На данном этапе настройка МЧД окончена, теперь можно отправлять и принимать документы, подписанные подписью физических лиц с указанием машиночитаемой доверенности.

Обратите внимание, что на время регистрации МЧД находится в статусах Подписана и В реестре ФНС: Отправлена. Через 3–5 минут после отправки необходимо зайти в отправленную МЧД и проверить статус регистрации. Как только МЧД будет зарегистрирована, в ее карточке появится соответствующий статус В реестре ФНС: Зарегистрирована и кнопка Отозвать. Теперь можно пользоваться созданной МЧД. После создания МЧД перед первым ее использованием необходимо подождать около 15 минут.

Как работать с МЧД

После внесения сведений о доверенности в используемые информационные системы сотрудник получает право на самостоятельное подписание электронных документов от имени организации своей электронной подписью физлица. При этом каждый подписываемый электронный документ автоматически будет дополняться и сведениями о доверенности, на основании которой действует работник. Иными словами, направляя подписанные документы своим контрагентам или контролирующим органам, компания одновременно будет направлять им и сведения об МЧД.

Например, при направлении контрагентам универсальных передаточных документов (УПД) и универсальных корректировочных документов (УКД) данные документы уже будут содержать в своем составе ИД МЧД подписавшего их сотрудника. Если компания планирует не только обмениваться со своими контрагентами УПД и УКД, то имеет смысл направить им необходимые МЧД произвольным документом по ЭДО.

В решениях 1С при отправке документов программа автоматически определяет, необходима ли в данном случае доверенность, подбирает последнюю из использованных (если в программе несколько МЧД) и сопоставляет данные документа с данными сертификата. После этого запрашивает пароль к подписи.

Если автоматически не получается подобрать подходящую доверенность, то программа предоставляет возможность выбрать другой сертификат. И на экране появляется следующее окно.

После того как доверенность выбрана, выполняется автоматическая проверка. Программа выдаст предупреждение, если при проверке обнаружится хотя бы один из пунктов, перечисленных ниже:

• подпись неверна;
• данные о доверенности некорректны;
• данные о документе;
• данные о представителе или доверителе.

Работа с МЧД поддерживается для подписания документов на клиенте и на сервере. На сервере доступно подписание документа с помощью МЧД, когда можно автоматически подобрать подходящую доверенность. Из всех имеющихся МЧД будет подобрана последняя действующая доверенность.

Обратите внимание, что в программе не предусмотрено подписание пакета документов, в котором одновременно содержатся документы, которые можно подписывать по доверенности и нельзя. Программа в таком случае будет выдавать предупреждение.

Получая подписанные электронные документы, адресат сможет легко проконтролировать их подлинность путем проверки ИД МЧД. Например, если мы говорим об УПД и УКД, то проверка МЧД в современных учетных решениях осуществляется автоматическим способом: система просто направляет соответствующие запросы в реестр МЧД на сайте ФНС и при получении подтверждения о действительности электронной доверенности дает разрешение на дальнейшую обработку полученных документов. Если применяемое учетное решение не находит сведений об МЧД, оно информирует компанию о том, что доверенность является недействительной, а документы – неподписанными.

В программах 1С при получении электронных документов автоматически выполняется проверка подписи. Если документ подписан подписью физического лица, которая не содержит ИНН организации, то программа считает, что документ должен быть подписан с указанием доверенности. Для УПД и УКД программа ищет доверенность в узле распределенного реестра МЧД ФНС, а для прочих документов ищет в справочнике Машиночитаемые доверенности контрагентов. При обнаружении доверенности она автоматически загружается из узла распределенного реестра МЧД ФНС в программу (если был поиск по узлу распределенного реестра МЧД ФНС), и выполняются следующие действия:

• сопоставление данных о доверителе, представителе в доверенности и сведений о номере доверенности в ЭД;
• проверка полномочий представителя;
• сопоставление данных о представителе в доверенности и квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, которой подписан ЭД;
• сопоставление даты подписания ЭД и срок действия доверенности;
• проверка квалифицированной электронной подписи доверителя, которой подписана доверенность.

Если доверенность не найдена, то на вкладке Подписи при просмотре статуса подписи можно увидеть предупреждение.

При подписании входящего документа можно визуально самостоятельно проверить штамп и подписи. При двойном клике по строке сертификата на закладке Подписи есть возможность посмотреть информацию о сертификате и подписи документа.

По двойному клику в колонке Статус подписи на закладке Подписи откроется окно, в котором будет доступно больше информации о том, какие проверки были выполнены программой, и результат проверки (при наличии ошибок программа выдаст поясняющие комментарии). Данная информация поможет принять решение по поступившему документу – принять или отклонить его.

При проверке входящего документа может возникнуть ситуация, когда система не находит доверенность. Например, контрагент подписал сертификатом физического лица произвольные документы и забыл отправить МЧД. Тогда программа показывает, что подпись не прошла проверку и объясняет, что доверенность не найдена.

При этом за компаниями сохраняется право в любой момент отменить выданные работникам МЧД. Отменить доверенности можно в своей информационной системе, у оператора ЭДО или при помощи сервиса ФНС. Для отмены потребуется указать номер отменяемой доверенности и причину ее отмены (например, увольнение работника организации).

В программах 1С отозвать доверенность можно по команде Еще – Пометить отозванной.

Откроется карточка машиночитаемой доверенности, в которой необходимо перейти по команде Еще – Пометить отозванной. В открывшемся окне необходимо ввести дату, с которой доверенность будет считаться отозванной, и нажать кнопку Пометить отозванной.

После чего доверенность автоматически получит статус Отозвана. Теперь необходимо сообщить об отзыве контрагентам, которым ранее отправляли данную доверенность. Контрагентам лучше сообщить, чтобы и они отметили ее в качестве отозванной. Обратите внимание, что подобный порядок работы с отозванными МЧД носит временный характер. В следующих версиях программы ручной синхронизации не потребуется.

Как в 1С загрузить МЧД из узла распределенного реестра МЧД ФНС

В программе 1С есть возможность вручную загрузить доверенность из узла распределенного реестра МЧД ФНС в общем списке доверенностей. Загрузить можно как доверенности организации, так и доверенности контрагентов по команде Еще – Загрузить из реестра ФНС.

В открывшемся окне при загрузке доверенности организации указывается доверитель и номер загружаемой доверенности. После чего происходит поиск доверенности в узле распределенного реестра МЧД ФНС и загрузка в базу.

В случае с загрузкой доверенности контрагента указывается требуемый контрагент и номер доверенности. После ввода данных производится загрузка доверенности из узла распределенного реестра МЧД ФНС в программу, при этом открывается карточка новой загруженной доверенности. Если же такая доверенность ранее уже была загружена в базу, тогда открывается окно найденной доверенности.

Как в 1С загрузить МЧД из файла

МЧД можно получить не только из узла распределенного реестра МЧД ФНС, но и по электронной почте или через мессенджеры. Для этого в программе существует возможность загрузить МЧД из файла. При загрузке МЧД проверяется соответствие файла утвержденному формату и соответствие подписи полученного файла. Загрузка производится в окнах Машиночитаемые доверенности контрагентов или Машиночитаемые доверенности организаций по кнопке Загрузить из файла.

Если все проверки прошли успешно, то МЧД загружается в базу со всеми реквизитами.

Как в 1С отправить МЧД по ЭДО произвольным документом

В программе предусмотрена альтернативная возможность передачи МЧД – передача в виде произвольного документа. В таком случае МЧД передается в виде zip-архива, состоящего из нескольких файлов: данные МЧД – в формате xml, подпись и представление МЧД – в формате pdf.

Для формирования и отправки документа необходимо в карточке МЧД перейти по команде Еще – ЭДО – Отправить контрагенту.

Программа формирует произвольный документ, в котором необходимо выбрать контрагента.

После заполнения информации данный электронный документ необходимо отправить по соответствующей кнопке Подписать и отправить. Такой документ имеет вид Машиночитаемая доверенность и на стороне получателя распознается как машиночитаемая доверенность (только в программе 1С).

Входящие МЧД отображаются в программе следующим образом.

Если включена область предпросмотра, то будут видны реквизиты МЧД. Также в программе есть возможность просмотреть все документы, подписанные конкретной машиночитаемой доверенностью. Сделать это можно, выделив машиночитаемую доверенность и нажав команду ЭДО – Открыть электронные документы. Отправка и просмотр электронных документов по МЧД также доступны и в форме самой МЧД по команде Еще – ЭДО – Открыть электронные документы.

При использовании данной команды откроется окно со списком документов, подписанных данной МЧД. Помимо этого, список документов, подписанных конкретной МЧД, можно увидеть на вкладке Подписанные документы в карточке МЧД.

Статья Проверка и настройка полномочий в МЧД для 1С:ЭДО

МЧД – это машиночитаемая доверенность, аналог бумажной доверенности. МЧД служит для подписания документов в электронном виде.
С 1 сентября 2023 года станет возможным подписание электронных документов только сертификатом руководителя без МЧД или сертификатом физического лица с МЧД.

Что такое полномочия в МЧД?
Это действия, которыми руководитель наделяет своего представителя для работы с электронными документами. Предусмотрены 2 варианта указания полномочий:

• по общероссийскому классификатору полномочий;
• в виде произвольного текста.

Сведения о полномочиях обрабатываются программой и участвуют в проверке подписания документов. Также данные сведения выводятся в штампе электронной подписи. В самом штампе указывается, кем был подписан документ и действительна ли доверенность.
Для того чтобы проверка доверенности прошла успешно, был реализован механизм автоматической проверки полномочий и разработан конструктор проверки. Механизм находится в карточке всех машиночитаемых доверенностей на вкладке «Правила проверки полномочий».

С его помощью можно настроить ограничения по 3 условиям:

• сумма документа;
• виды документов;
• контрагенты.

Если такого конструктора недостаточно для настройки, то можно воспользоваться расширенным, который находится внизу окна в поле «Вариант проверки» переключив на «Скрипт на языке 1С:Предприятия». Расширенный вариант проверки полномочий может потребоваться, если полномочия определены сложно, например, есть несколько разных сумм для документов. В данном варианте можно написать условия на скрипте, но требуется понимать внутреннее устройство реквизитного состава полномочий и документов.

Для того чтобы проверить сведения об автоматической проверке, можно выбрать расшифровку проверки и увидеть, что именно программа проверила и каков результат.

Если автоматическая проверка прошла успешна, то появится следующее окно:

Если автоматическая проверка прошла и показала, что некоторые этапы не пройдены:

Если автоматическая проверка прошла, но правила не были настроены, сделайте проверку вручную:

В случае, когда сотрудник подписывает исходящий документ, программа также проводит все проверки. Если проверки не прошли, то программа не даст подписать документ, но в данном случае сделать ручную проверку нельзя.

Инструкция: создаем машиночитаемую доверенность в 1С

Машиночитаемая доверенность в 1С — электронный документ, являющийся аналогом обычной доверенности. Оформляется он сертификатом электронной подписи руководителя организации, что подтверждает полномочия сотрудника подписывать от имени компании электронные документы и передавать их в другие организации, а также отправлять отчетность в налоговые органы.

Для чего нужна машиночитаемая доверенность в 1С

На сегодня ЭДО вошел в практику ведения учета и отчетности организаций. Органы, обеспечивающие должный контроль, расширяют список утвержденных форматов применения электронной подписи (ЭП). Сегодня любой рядовой сотрудник вправе подписать документы, для этого ему необходим файл подписи доверителя в 1С, который выдается руководителем предприятия.

Основной целью является подтверждение полномочий на подписание ЭД и совершение других юридически значимых действий в рамках ЭДО.

Начиная с 01.09.2023 сотрудники компаний (за исключением руководителей), представляющие их в отношениях с контрагентами и прочими контролирующими органами, должны использовать сертификаты физических лиц. Эта процедура станет обязательной.

Эти сертификаты не будут иметь никакой привязки к компании-работодателю, и при подписании ЭП физическим лицом, представляющим компанию, полномочия представителя необходимо подтвердить доверенностью. Однако в рамках ЭДО подтвердить полномочия на подписание с помощью «бумажной» доверенности сложно, поэтому возникает вопрос, как добавить в МЧД контрагента в 1С при создании доверенности.

• что такое электронная доверенность;
• как оформить доверенность на использование ЭЦП;
• как подписать документ электронной подписью.

Инструкция по созданию МЧД в 1С

Несомненно, стоит задуматься, как и при помощи каких программ создается данная доверенность, есть или нет МЧД в ЗУП?
Определенно есть, так как в рамках своей деятельности предприятию понадобится подписать электронные документы, поэтому при необходимости пользователи могут создавать, а затем и использовать в дальнейшем МЧД в 1С ЗУП для отчетности, для подписания локальных или внешних ЭД, ведомостей, накладных и др. Такая возможность установлена:

1. 476-ФЗ от 27.12.2019.
2. 443-ФЗ от 30.12.2021.
3. ПП РФ № 222, 223, 224 от 21.02.2022.
4. Приказами Минцифры № 856, 857, 858 от 18.08.2021.

Доверитель выдает МЧД в любой рабочей бухгалтерской программе.

Рассмотрим подробно образец заполнения МЧД в 1С: для ее создания необходимо перейти в список организаций, открыть карточку нужной организации и по кнопке ЭДО выбрать из списка «Машиночитаемые доверенности».

Далее откроется список, который изначально был пустым. Нажимаем кнопку «Создать».

Следом появится окно регистрации заявки. Заполняем все необходимые данные:

• номер;
• срок действия;
• передоверие;
• сведения о доверителе;
• сведения о представителе.

После заполнения всех данных нажимаем «Подписать и отправить».

Далее возможна проблема с тем, как отправить МЧД в 1С через учетную запись представителя. Во избежание такой проблемы необходимо проверить все введенные данные и дважды нажать по строке с МЧД. Если все хорошо, то статус сменится на «Отправлена» и отобразится диагностическое сообщение, в котором появится идентификатор транзакции.

Позже снова необходимо обновить статус, который заменится на «Зарегистрирована».

После оформления документов и получения сертификата их следует добавить в учетную запись организации в сервисе 1С-ЭДО. Открываем раздел «Администрирование» — «Обмен ЭД» — «Учетные записи ЭДО».

В учетной записи отражается сертификат организации. Необходимо добавить к нему новый сертификат сотрудника, представляющего организацию, по кнопке «Добавить».

Появится новая строка с сертификатом работника и указанием его доверенности.

Настройка завершена. Теперь можно отправлять и принимать документы, подписанные представителем. Существует такая же, аналогичная инструкция по машинопечатной доверенности ФСС из 1С ЗУП по созданию и отправке бухгалтерской отчетности.

Как проверить доверенность

Информация по МЧД в дальнейшем прилагается к подписанному сертификату. В нем отражается номер и результат проверки оператором электронного документооборота. Как только вы получаете все от контрагента, 1С автоматически проводит проверку подписи. Если документация подписана УКЭП, то программа сразу же определяет подпись сотрудника, для которой нужна доверенность. Все сведения загружаются из распределительного реестра.

При работе со входящим документом, обязательно проверяется штамп со сведениями о подписании. При нажатии кнопки «Подписи» откроется вся необходимая информация о сертификате. В колонке «Статус подписи» отражается более подробная информация о контроле подписи.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить доверенность. Используйте эти инструкции бесплатно.

Возможные проблемы с загрузкой

Главное — разобраться, из-за чего ошибка при загрузке доверенности на сервер распределительного реестра МЧД. Когда происходит подписание и отправка документации, система сверяет информацию из сертификата. Если сведений о МЧД нет, то необходимо указать доверенность, по которой подписывается ЭД. После этого 1С снова проводит проверку. Когда подпись неверна, отобразится ошибка reed при загрузке доверенности на сервер распределенного реестра МЧД.

Если подпись некорректна, то проверяем настройку подписания в разделе «Администрирование», в блоке «Обмен электронными документами» — «Настройки ЭП и шифрования».

Также есть еще одна причина неправильной работы — несочетаемость документов. Это происходит, если в один пакет включили документы, которыми разрешено подписывать и которыми нельзя подписывать документацию, возникнет ошибка.

В случае если не подгружается доверенность в 1С автоматически, загрузите ее вручную из распределенного реестра. Для этого заходим в список, нажав «Еще», и загружаем электронный доверительный документ из реестра. Откроется окно загрузки: впишите доверителя и его номер.

УЧЕТ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОВЕРЕННОСТЕЙ 1С

Программа позволяет оформлять доверенности на сотрудников организации, для получения товарно-материальных ценностей у наших поставщиков. Помимо этого программа позволяет контролировать использование выданных доверенностей. Перед использованием доверенностей, в форме настроек параметров учета, на странице Запасы и закупки необходимо установить флажок Использовать доверенности на получение товаров. Ведение списка доверенностей доступно в программе менеджеру по закупкам, а так же бухгалтеру организации. Список всех оформленных в программе доверенностей можно открыть в разделе Запасы и закупки, по команде Доверенности на получение товаров. Создать доверенность на получение товара можно обычным способом для документа (команда Создать в форме списка), а можно на основании заказа поставщику.

Оформление доверенности

Зарегистрировать доверенность на основании заказа поставщику можно в списке доверенностей на странице Распоряжения на оформление. В список распоряжений попадают все заказы в статусе К поступлению и Закрыт.

В списке можно установить отбор Наличие доверенности со следующими значениями отбора:

• Не важно – отбор отключен, в список распоряжений попадают все заказы (в статусе К поступлению и Закрыт). Серым цветом в списке выделяются заказы, по которым доверенность уже оформлена и находится в статусе Выдана или Использована (подробнее о статусах доверенности см. далее).
• Не выдана доверенность – в список распоряжений попадают заказы по которым доверенность еще не оформлялась или заказы по которым доверенности были оформлены, но доверенности находятся в статусе Аннулирована и Не использована (подробнее о статусах доверенности см. далее).

Если нет необходимости оформлять доверенность по каждому заказу, то в заказе можно воспользоваться флажком Требуется доверенность на получение товара (на странице заказа Дополнительно). Программа запоминает значение флажка, которое было установлено в последнем заказе по каждому поставщику. При оформлении нового заказа или при выборе в заказе другого поставщика, программа по умолчанию устанавливает флажок в состояние, установленное в последнем заказе по выбранному поставщику.

Например, если оформлять по конкретному поставщику доверенности не требуется, то в первом заказе такому поставщику флажок Требуется доверенность на получение товара выставлять не нужно. Программа запомнит это и в последующих заказах этому поставщику по умолчанию не будет выставлять этот флажок.В списке распоряжений с помощью отбора Состояние можно вывести в список только те заказы, в которых флажок Требуется доверенность на получение товара установлен. Командой Создать на основании в списке распоряжений можно сформировать доверенность на основании выбранного заказа, при этом в доверенности будут заполнены следующие данные:

• Поля Поставщик, Контрагент, Организация и Банковский счет (если он один у организации);
• В качестве основания будет установлена ссылка на заказ;
• Срок действия доверенности по умолчанию будет установлен в 15 календарных дней, будет рассчитано от даты документа и заполнено поле Действует до ;
• Статус доверенности по умолчанию будет заполнен значением Выдана (подробнее о статусах доверенности см. далее);
• В текстовом поле По документу по умолчанию будет указан номер и дата заказа, поле необходимо для формирования печатной формы;
• Таблица Товары . По умолчанию количество товара в доверенности будет заполнено количеством не отгруженного товара по заказу. Если в табличной части заполнена номенклатура поставщика, то она попадает в печатную форму доверенности.

В обязательном порядке необходимо указать доверенное лицо (в поле Физическое лицо) на которое оформляется доверенность. При этом по умолчанию будет заполнено поле Должность значением из последней оформленной на физическое лицо доверенности. Для того что бы отразить особые требования поставщика по оформлению доверенности, можно воспользоваться таблицей Материальные ценности. Таблицу можно заполнить произвольным текстом. Текст указанный в таблице будет использоваться в печатной форме доверенности. Например, в список можно ввести следующий текст «Получение мат. ценностей по накладной №777-89 от 17 августа 2010г».

Зарегистрированную доверенность можно распечатать. Поддерживается печать форм M-2 и М-2а.

Важно. При формировании печатной формы нужно учитывать, что таблица в печатной форме доверенности заполняется данными и из таблицы «Товары» и из таблицы «Материальные ценности».

Все оформленные на основании заказов доверенности попадают в список Доверенности на получение товаров. В этом же списке командой Создать, можно сформировать доверенность не привязанную к заказу. В этом случае заполнить все не заполненные и рассмотренные выше поля необходимо самостоятельно.

Работа со списком оформленных доверенностей

Как было сказано выше у вновь оформленной доверенности по умолчанию устанавливается статус Выдана. После того как доверенность распечатана и оформлена (подписана, на доверенность поставлена печать и т.д.), она выдается доверенному лицу для получения им в течение срока действия доверенности товарно-материальных ценностей у поставщика. У выданных и просроченных доверенностей в списке, текущее состояние, срок и дата до которой доверенность действует выделены красным шрифтом. Далее у выданной доверенности можно установить следующие статусы:

• Аннулирована – статус устанавливается при лишении доверенного лица права на получение товарно-материальных ценностей по выданной доверенности. Доверенность у такого лица отбирается. При этом необходимо немедленно известить поставщика об аннулировании доверенности. Аннулированные доверенности в списке отображаются серым, перечеркнутым шрифтом.
• Использована – статус устанавливается у доверенности по которой доверенное лицо в течение срока действия доверенности получило товарно-материальные ценности у поставщика. Использованные доверенности в списке отображаются серым, шрифтом.
• Не использована – статус устанавливается у доверенности по которой доверенное лицо в течение срока действия доверенности не получило товарно-материальные ценности у поставщика. Неиспользованная доверенность должна быть возвращена в бухгалтерию организации не позже чем на следующий день после истечения срока её действия. Неиспользованные доверенности в списке отображаются серым шрифтом.

Для групповой установки статуса у выделенных в списке доверенностей можно воспользоваться командой списка Установить статус , далее выбрав необходимый статус. Выделенные в списке доверенности по команде Печать (далее выбрав необходимую печатную форму) можно распечатать. В списке доверенностей можно установить отборы: по доверенным лицам на которых оформлялись доверенности (отбор Физическое лицо ); по статусу доверенностей (отбор Текущее состояние ); по сотруднику оформлявшему доверенности (отбор Ответственный ). Так же можно отобрать только просроченные или только не просроченные доверенности, отобрать доверенности с истекающим на конкретную дату сроком действия.