Организация работы с заявками на оплату в 1С:Документооборот
Заявки на оплату отражают ежедневные расходы компании, и, соответственно, требуют полного контроля и тщательного анализа, чего трудно достичь без средств автоматизации.
Перевод документа в электронный вид обеспечит пользователей такими преимуществами, как оперативная информации о платеже, его инициаторе и процессе согласования, сокращение времени обработки за счёт возможности параллельного согласования, а также исключение рисков потери или дублирования информации по платежу.
Кроме того, некоторые учётные системы 1С поддерживают синхронизацию документов, в том числе заявок на оплату: реквизиты согласованных заявок передаются в платежные поручения, что исключит двойной ввод данных.
Работа пользователя с заявкой на оплату в программе
Плюсы перевода получают не только руководители и бухгалтеры, но и рядовые сотрудники: больше не придётся заполнять бумажные заявки, ходить с ними из одного кабинета в другой, а затем постоянно запрашивать их статус, отвлекая коллег от работы.
С помощью 1С:Документооборота работа с заявками на оплату упрощается до минимума, тем самым сокращается время на их подготовку и отслеживание.
1. Выбрав из списка готовый шаблон документа с предзаполненными реквизитами, пользователю останется внести оставшиеся данные: получателя, срок исполнения заявки, сумму платежа, статью ДДС, а также прикрепить документ-основание.
2. После того, как карточка документа будет готова, программа предложит отправить заявку в обработку. Интерактивный запуск облегчит данную операцию и предотвратит отправку по неверному маршруту или вовсе сохранение документа без обработки. Маршруты заранее настроены, пользователю останется его только стартовать.
3. Процесс согласования/исполнения можно будет отслеживать в карточке документа или получая уведомления о состоянии документа в программе или на почту.
Все действия производятся в одном интуитивно понятном интерфейсе, а значит пользователь не запутается и ничего не упустит.
Настройка
Для организации работы с заявками на оплату в 1С:Документообороте необходимо выполнить следующие действия:
1) Создать отдельную папку для данного вида документа.
2) Настроить вид документа.
В программе уже есть признак «Является заявкой на оплату», который по умолчанию добавит все необходимые настройки (учёт суммы, статьи ДДС, сторон документа и срок исполнения). Также данная настройка позволит учитывать связь с авансовыми отчётами.
3) Настроить маршрут обработки.
Стандартный процесс включает в себя согласование и исполнение.
Если согласование проходит несколькими лицами, при этом исполнители независимы друг от друга, то есть смысл настроить параллельное согласование, тем самым ускорив его.
Исполнение же позволит отразить факт оплаты по заявке: бухгалтер будет закрывать задачи после выполнения платежа.
Инициатор заявки по завершению каждого этапа обработки будет получать задачу ознакомления, а значит, он всегда будет знать, в каком состоянии документ.
Бизнес-процесс можно доработать под себя, добавив, к примеру, проверку наличия документов-оснований перед отправкой на согласование.
4) Заполнить справочник «Статьи движения денежных средств».
Сделать это можно вручную либо с помощью синхронизации получить данные из другой программы 1С, используемой в организации (1С:ERP Управление предприятием, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Бухгалтерия предприятия и др.).
Связь с авансовыми отчётами
В случае установки признака «Является заявкой на оплату» в карточке документа появится возможность указать наличие авансового отчета (средства были выданы подотчетному лицу) или его необязательность (когда, к примеру, выданные средства являются зарплатой). При указании в качестве получателя контрагента поле с авансовым отчетом недоступно, поскольку неактуально.
На рисунке представлен пример пошаговой работы с предоставлением авансового отчета:
шаг 1: из контекстного меню выбирается вариант «не предоставлен»;
шаг 2: предлагается указать срок предоставления;
шаг 3: по команде «создать» / «выбрать» заявка связывается с авансовым отчетом.
Уведомления
Для того, чтобы не просрочить оплату по заявке или не забыть предоставить авансовый отчет, в 1С:Документообороте предусмотрены уведомления «Приближение срока заявки на оплату» и «Отсутствие авансового отчета». Способы и частота получения настраиваются самостоятельно или с помощью администратора.
Анализ и контроль
В программе настроено несколько отчётов, предназначенных для анализа и контроля работы с заявками на оплату:
— динамика оплат по заявкам – график заявленных и оплаченных по факту сумм;
— заявки без авансовых отчетов – список исполненных заявок на оплату без предоставленных к указанной дате авансовых отчетов;
— план оплат по заявкам – отчет с согласованными заявками по дням, предназначенный для финансового планирования;
— исполненные заявки – список оплаченных заявок в разрезе статей ДДС;
— просроченные заявки – список заявок на оплату, по которым истекли сроки согласования или исполнения.
На рисунке ниже приведён пример отчёта «План оплат по заявкам».
Подытожим
Как видно, заявки на оплату в 1С:Документообороте – это просто и эффективно: жёстко заданный бизнес-процесс исключит путаницу в порядке обработки заявок, а наличие оперативных отчетов позволит улучшить контроль над расходами.
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности «1С:Документооборот», проведут бесплатную демонстрацию программы и ответят на вопросы!
Заявка на оплату в 1С Управление холдингом
Заявка на оплату в 1С Управление холдингом обеспечивает сбор планируемых платежных операций, контроль лимитов, согласование платежей.
Список заявок доступен в меню «Казначейство — Заявки на оплату»
В части планирования платежей, заявка на оплату является основным источником данных для платежного календаря.
Описание заявки на оплату в 1С УХ
Форма заявки на оплату разделена на четыре страницы: Основное, Аналитики учета и планирования, Подтверждающие документы, Контроль документа.
Заявка на оплату в 1С Управление холдингом
Вид операции заявки на оплату
Вид операции — определяет состав реквизитов как основной, так и остальных страниц. Выбор осуществляется из справочника «Виды операций». Основные операции предопределены в системе, при этом можно добавлять новые виды операций.
Заявка на оплату в 1С Управление холдингом опирается, не на сам вид операции, а на его параметры.
Список видов операций ни в одной подсистеме я не нашел, так что если вам нужно добавить новые виды операций, то открывайте справочник «Виды операций УХ» через «Функции для технического специалиста…».
Вид операции УХ 
Признаки вида операции УХ
Основное
Размещаются реквизиты платежа, часть из них такие же как в платежном поручении, так что не придется вносить правки при формировании платежек.
Все реквизиты я описывать смысла не вижу, понятно, что Приоритет — это приоритет.
Опишу важные, по моему мнению, реквизиты:
Источник лимитов — в случае использования резервирования, в поле выбирается документ Резервирование планов и лимитов, которым был установлен резерв.
До версии 3.2 1С УХ для резервирования лимита использовался документ Операционный план
Если свободного бюджета не достаточно для оплаты заявки и документ резерва не выбран, то на странице «Контроль документа» отобразится ошибка.
При выборе резерва не имеет значения какой контрагент и договор был указан, контроль выполняется только по документу «Резервирование планов и лимитов», статье ДДС, аналитике, ЦФО, проекту.
Желаемая дата — Дата указанная инициатором платежа, по умолчанию дата, в которую попадет заявка в платежном календаре. Также за период, относящейся к желаемой дате выполняется контроль бюджетных лимитов и резервов.
Сумма — Автоматически синхронизируется со страницей «Аналитики учета и планирования».
Гиперссылка состояния исполнения — Показывает текущее состояние на каждую дату оплаты платежной позиции.
Если кликнуть по гиперссылке, то откроется форма «Исполнение заявки», в которой можно отредактировать реквизиты платежных позиций, такие как: Дата, Сумма, Счет/касса. По каждой строке, отображается текущее состояние платежной позиции.
Так же из этой формы можно менять состав строк, добавлять платежные позиции в стоп-лист и возвращать на исполнение.
Исполнение заявки
Вне маршрута — Позволяет пользователю с ролью «Суперпользователь» согласовать документ без использования маршрута согласования. Роль суперпользователя можно указать в общих настройках 1С: Управление холдингом «Общие справочники и настройки — Общие настройки».
Безакцептное списание — Предполагается, что денежные средства спишутся со счета безакцептно. Такие заявки будут неуправляемыми в платежном календаре, а также по ним нельзя формировать платежные поручения.
Аналитики учета и планирования
Страница содержит ключевые реквизиты учета и планирования. По этим реквизитом отражается исполнение бюджета, контроль бюджетных лимитов и резервов:
- ЦФО
- Проект
- Статья ДДС / Аналитики статьи — в зависимости от настроек статьи будут доступны необходимые аналитики (от 1 до 6 аналитик), а так же будет выполнятся контроль по указанной статье и аналитикам. При различных видах операций табличная часть может иметь другой вид, однако суть ее остается прежней.
Подтверждающие документы
Удобно использовать если для каких-то видов операций требуется прикладывать сканы документов или ссылаться на документы системы.
При наличии ранее прикрепленных файлов к заявке на оплату можно перенести их на страницу «Подтверждающие документы» с помощью кнопки «Перенести».
Кнопка «Отрыть список» открывает список прикрепленных файлы.
Подтверждающие документы
Страница доступна при включенной константе «Использовать подтверждающие документы» и хотя бы одном добавленном виде подтверждающего документа.
Константу Использовать подтверждающие документы можно включить настройках казначейства «Общие настройки и справочники — Казначейство — Заявки и платежи».
Виды подтверждающих документов по видам операций
Список видов подтверждающих документов доступен в меню «Казначейство — Справочники и настройки — Виды подтверждающих документов по видам операций»
Виды подтверждающих документов по видам операций
Для каждого вида операций можно задать несколько видов подтверждающих документов.
Запись соответствия вида подтверждающего документа виду операции
Если установить признак «Обязателен», то при проведении заявки на оплату, будет выполнятся контроль наличия подтверждающего документа с сообщением об ошибке.
При выборе вида подтверждающего документа можно добавить новый элемент.
Виды подтверждающих документов
Для нового вида документа доступна возможность задать необходимость прикрепления файла или указания внутреннего документа системы.
Вид подтверждающего документа
Присоединенный файл — Если указать, то появится возможность прикреплять файл в таблице подтверждающих документов.
Объект системы — Делает доступным указание ссылки на документ или справочник 1С УХ.
Контроль документа заявка на оплату в 1С Управление холдингом
В 1С Управление холдингом при проведении документа заявка на оплату срабатывает контроль. Дополнительно контроль выполняется при изменении ключевых реквизитов планирования, а также по кнопке «Выполнить контроль документа».
Таблица с результатам контроля доступна на странице «Контроль документа»
В таблице контроля выводится вид контроля, результат и дополнительная информация. При двойном клике по по ячейке «Дополнительная информация» откроется отчет-расшифровка.
Для всех видов контроля можно определить как будет реагировать система, возможны три варианта:
- Не контролировать — Контроль будет отключен.
- Информировать — Индикация отклонений на форме заявки и в списке заявок.
- Блокировать проведение документов — Дополнительно к подсветке отклонений система запрещает проводить документы с нарушением контроля.
Контроль бюджетов
Настройка параметров лимитирования и планирование выполняется в форме «Управление планами и лимитами» в меню «Планирование и контроль — Управление планами и лимитами». Помимо изменения параметров, тут же сможете посмотреть или поменять изменение реакции системы на превышение контроля.
Управление планами и лимитами
К тому же параметры и режим контроля могут переопределяться в параметрах лимитирования статьи бюджета. Изменение доступно из формы «Управление планами и лимитами», а также в самой статье движения денежных средств.
Параметры лимитирования статей бюджета
Контроль бюджетных лимитов
Проверяет на превышение установленный лимит по бюджету движения денежных средств. В качестве дополнительной информации открывается отчет «Контроль лимита бюджета».
Отчет показывает состояние бюджетов и резервов до и после операции, а также влияние текущей операции.
Контроль лимита бюджета
Контроль бюджетных резервов
Проверяет на превышение резерв по документу, указанному в реквизите «Источник лимитов». В качестве дополнительной информации открывается отчет «Контроль резерва».
Отчет показывает тоже самое, что и предыдущий, но только по резервам.
Контроль резерва
Контроль по договорам
Переключение режима контроля выполняется в плане видов характеристик «Виды контроля документов».
Список видов можно открыть через меню «Планирование и контроль — Виды контроля документов»
Виды контроля документов
Результат контроля так же как и по лимитам, можно посмотреть в отчете-расшифровке.
Контроль задолженности по договору
Контролирует лимит задолженности по договору. Лимит задолженности задается в договоре.
При контроле учитывается текущая задолженность, текущая и все заявки по договору.
Контроль лимита взаиморасчетов по договору
Контроль задолженности по контрагенту
Контролирует лимит задолженности по контрагенту. Лимит задолженности задается с помощью документа «Установка условий оплаты и лимитов задолженности».
Список документов доступен в меню «Управление обязательствами — Установка условий оплаты и лимитов задолженности»
При контроле учитывается текущая задолженность, текущая и все заявки по контрагенту.
Контроль лимита взаиморасчетов по контрагенту
Контроль расходов по договору
Контролирует общую сумму платежей по договору.
Вопросы по заявке на оплату
Как в документе Заявка на оплату в 1с ух сделать обязательным реквизиты?
Возможности в режиме предприятия управлять контролем заполнения не предусмотрено.
Все необходимые для оплаты реквизиты и так являются обязательными.
Что касается аналитик планирования, если задать по аналитикам лимит, то при незаполненной аналитике будет срабатывать контроль лимитов.
Техническая информация
Статья подготовлена на релизе 3.2.2.22
Платежные позиции
Данные платежных позиций хранятся в регистре сведений «РазмещениеЗаявок» (Платежные позиции).
Считываются при открытии документа.
Изменяются при редактировании формы «Исполнение заявки» и сохраняются при записи заявки на оплату.
Так же платежные позиции меняются через платежный календарь.
Проведение заявки на оплату
При проведении заявка формирует движения в регистре накопления «Операции бюджетов». Данные этого регистра можно проанализировать с помощью отчета «Отчет по планам».
Согласование заявок на оплату в 1C: ERP УХ
В статье рассмотрена последовательность работы с заявкой на оплату в программе 1C: ERP УХ от настройки согласования заявки до создания платежного поручения. Процесс описан как с точки зрения пользователя, так и через рассмотрение участвующих в последовательности объектов системы с их наименованиями в конфигураторе. Для написания статьи использовался релиз 1С:ERP. Управление холдингом 3.1.4.31.
Механизм универсальных процессов в 1C: ERP УХ позволяет использовать процесс согласования для документа Заявка на оплату (ЗаявкаНаРасходованиеДенежныхСредств), автоматизируя постановку задач исполнителям в определенной последовательности.
Для настройки согласования заявки используем закладку Процессы и согласование, где создаем новый шаблон универсального процесса (справочник Шаблоны универсальных процессов):
Вызов редактирования шаблона из формы списка осуществляется при нажатии на значок гаечного ключа. В шаблоне выбираем режим процесса Маршрут согласования, тип согласуемого объекта Документ и согласуемый объект Заявка на оплату.
По двойному клику открывается форма редактирования этапов процесса (справочник Этапы универсальных процессов):
Для каждого этапа указываются, ответственные за согласование пользователи (по ссылке на справочник Пользователи или по роли), заполняются статусы, устанавливаемые на каждом этапе, и связи между этапами.
Назначить настроенный шаблон документу Заявка на оплату можно в обработке Матрица полномочий (название в конфигураторе — СводнаяТаблица) вызываемой из подменю Процессы и согласование.
Для дальнейших создаваемых документов Заявка на оплату будет действовать текущий шаблон.
При создании заявки ей присваивается статус Черновик. При проведении документа он автоматически отправляется на согласование, создается документ Экземпляр процесса с состоянием выполнения Запущен и ключевым объектом – ссылка на текущую Заявку.
Заполняется регистр сведений Текущий маршрут процесса с измерениями Экземпляр процесса, Этап источник и Этап приемник (в случае разветвления процесса для одного источника могут быть несколько приемников).
Если стоит задача программного определения начального и конечного этапа, то это можно сделать по данному регистру из наличия этапов только в источнике или только в приемнике.
В регистре История выполнения процессов (в форму регистра можно зайти также из Экземпляра процесса) отображаются события процесса, в частности, отмена согласования означает остановку процесса.
Выполнить отмену согласования заявки, кроме ее инициатора, может пользователь с роль ю Суперпользователь. Выбрать, какая роль системы будет являться данной ролью, возможно в подсистеме Общие справочники и настройки (Общие настройки — Роль суперпользователя). Назначить роль пользователю можно в регистре Ответственные по объектам (в конфигураторе ОтветственныеОрганизаций).
У согласующих пользователей в форме Мои задачи и оповещения (обработка ЗадачиИОповещенияТекущегоПользователя), открывающейся при начале работы, а также из подменю Процессы и согласование, появляется список заявок на согласование
Из формы обработки можно выполнить согласование или отклонение заявки, оставить пояснение.
В заявке на оплату по кнопке Ход согласования можно открыть наглядную блок-схему прохождения этапов.
С точки зрения объектов системы процесс согласования соответствует записям в регистре Выполнение процессов (где документ Экземпляр процесса содержит в качестве реквизита КлючевойОбъектПроцесса нашу заявку).
При прохождении заявкой полного цикла согласования она получает статус Утвержден (регистр сведений Регистр состояний объектов).
Для утвержденной заявки возможно ее разделение на платежные позиции, которые описываются в регистре Платежные позиции (название в конфигураторе РазмещениеЗаявок) и различаются идентификаторами.
Состояние позиции определяется в регистре Состояния исполнения документов планирования, который связан с регистром Платежные позиции по документу и идентификатору.
По умолчанию позиции имеют состояние Черновик.
При создании и проведении реестра платежей состояние позиции, включенной в реестр, меняется на В реестре платежей.
Для создания платежного поручения по позиции из формы Реестра платежей можно воспользоваться кнопкой вызова обработки Генерация платежных поручений или вводом на основании.
В случае, когда платежное поручение сформировано и проведено, позиция принимает состояние На исполнении.
Когда в платежном поручении реквизит Проведено банком принимает значение Истина и создан документ Отражение фактических данных, то позиция принимает значение Исполнено.
Также возможны состояния Отложена (исполнение позиции отложено) и Отменена – позиция отменена документом Закрытие платежной позиции.
Текущее состояние позиций заявки можно увидеть в тексте гиперссылки формы заявки, а также из формы Исполнение заявки по этой гиперссылке.
Формирование заявок на оплату в 1С
Операция формирования в 1С заявок на оплату – одна из наиболее используемых в большинстве предприятий. При формировании заявки пользователю необходимо произвести заполнение трех блоков. В основном блоке указывается информация о типе платежа (оплата поставщику, выдача заработной платы, выдача подотчетнику и др). Далее заполняется информация о получателе (контрагенте), в блоке о статусе необходимо выставить текущий статус заявки (согласована, к оплате, отклонена).
Выполнив соответствующие настройки, существенную часть информации при формировании заявок на оплату в 1С можно вносить в автоматическом режиме. Работа с полями заявки интуитивно простая и исключает противоречие смежных полей друг другу при заполнении.
Заявки в 1С на оплату позволяют автоматизировать часть работы с финансовой составляющей деятельности предприятия, обеспечить прозрачность вносимой в базу информации и обеспечить эффективную реализацию соответствующих отчетностей, связанных с финансовой сферой.
Уже сегодня наши специалисты
бесплатно проконсультируют
вас по теме: