Перейти к содержимому

Как отключить контроль остатков в 1с унф

  • автор:

Как отключить контроль остатков в 1с унф

Дата публикации 02.11.2022

Использован релиз 3.0.1

В программе реализован механизм контроля отрицательных остатков товара. Остатки могут контролироваться в разрезе организаций, складов, ГТД (для импортных товаров) с учетом ранее зарезервированных остатков.

Для контроля остатков в настройках следует установить флажок "Контролировать остатки при проведении" (раздел: Настройки – Администрирование – Корректировка данных).

Остатки товаров на складе контролируются при проведении документов, отражающих движения товаров, с учетом ранее зарезервированных товаров. Например, с помощью документов "Расходная накладная", "Приходная накладная", "Заказ-наряд" (только 1С:УНФ) и других. Если товаров на складе недостаточно, на экран выводится предупреждение (рис. 2) и документ не проводится.

При проведении документа остатки контролируются на текущую (актуальную) дату, а не на дату документа. То есть при расчете остатков учитываются все документы, в том числе введенные после даты записываемого документа. Эту особенность стоит учитывать при вводе документов за прошедший период "задним числом".

1 июля поступило 10 стиральных машин, 7 июля введена расходная накладная на 10 шт. При попытке провести еще одну расходную накладную от 2 июля на 1 шт. система сообщит, что товара нет в наличии, несмотря на то что по состоянию на 2 июля товар был в наличии (10 шт. списаны 7 июля).

31 июля поступило 100 стиральных машин. В начале месяца этого товара на складе не было.

Если 31 июля после документа поступления ввести расходные накладные за весь месяц с 1-е по 31-е число, система не сообщит об отсутствии товара на складе, пока не будут проданы все 100 штук, поступившие 31 июля.

1 июля поступило 10 стиральных машин, оформлена приходная накладная. Сразу после этого оформлена продажа 10 шт. Если после продажи пользователь решит изменить количество в приходной накладной на меньшее, система выполнит проверку и сообщит об отсутствии товара на складе, так как на текущий момент он уже продан.

Если в программе используется резервирование запасов, контроль остатков также выполняется в документе "Заказ покупателя" по количеству в колонке "В резерв". Контроль осуществляется на текущую дату с учетом ранее зарезервированного товара.

При продаже импортных товаров контролировать остатки можно в разрезе грузовых таможенных деклараций (ГТД). Для контроля остатков по ГТД следует в настройках установить флажок "Контроль остатков по номерам ГТД" (раздел: Настройки – Еще больше возможностей – Закупки – блок "Импорт").

Также в программе можно контролировать остатки при пробитии чеков ККМ и проведении документов "Отчет о розничных продажах". За контроль остатков при розничной продаже отвечает флажок "Контролировать остатки при пробитии чеков ККМ и проведении отчетов" в группе "Розничные продажи" (раздел: Настройки – Еще больше возможностей – Продажи). Опция включена по умолчанию, сняв флажок, вы можете отключить ее.

Смотрите также

Не пропускайте последние новости — подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

Снятие контроля остатков в 1С: Управление небольшой фирмой

Часто так случается, что товар уже выставлен в торговый зал, но по стечению обстоятельств еще не поставлен на приход в 1С. Выход есть. В таком случае можно проводить продажу товара, сняв ограничения по контролю в учетной программе.

Выполнить такую настройку можно в несколько кликов. Открываем поочередно раздел Компания- Администрирование.

Открываем меню Общие настройки.

Снимаем флаг Контролировать остатки при проведении.

После оприходования товара следует установить данный флаг. Так как дальнейшие продажи товара без контроля остатка могут превратиться в пересортицу и недостачу товаров при проведении инвентаризации.

Как отключить контроль остатков в 1с унф

Отрицательные и неправильные остатки - компания Идея

Компания Идея - Ведение по рулонного учета на производстве

Отрицательные остатки в отчете Запасы - компания Идея

Отрицательные значения остатков - ООО Идея

Типовые отчеты в 1С:УНФ - ООО Идея

ООО Идея - Характеристики и партии в номенклатуре

ООО Идея - Характеристики с отрицательными значениями остатка

Компания Идея - Партии в номенклатуре

ООО Идея - Остатки серий номенклатуры по складам

ООО Идея - Настройка отчета - Остатки серий номенклатуры по складам

Компания Идея - Решение проблем с номенклатурой

Контроль остатков при наведении - ООО Идея

Когда с разрезом определились, переходим к определению даты, на которую будем выравнивать, все что есть. Нам необходима дата отсчета, с которой будем считать правильные остатки.

*** Можно исправить с самого начала учета, но если, к примеру, компания ведет учет 6 лет и у нее более 50 000 позиций номенклатуры, которые находятся в абсолютном хаосе, то объективно, делать это не имеет смысла, потому как займет очень много времени и польза от такого действия тоже сомнительная.

*** Однако, если проблемы были на складе, который начал работать месяца два назад, то можем попробовать исправить документы, чтобы все было ровно.

В случае, когда начало учета далеко, то можем посмотреть, когда делали последнюю инвентаризацию, которой можно доверять и тогда с нее начнем считать остатки. Если такого момента вообще нет, тогда делаем инвентаризацию. Это и будет точкой отсчета для наших дальнейших движений. То есть два варианта, либо исправляем, либо проводим инвентаризацию.

Как можно исправить?

Открываем отчет, в котором смотрим, что происходит на уровне партий. Здесь есть проблемы. Смотрим на кулирку зеленого цвета, у которой партия выбрана неправильно.

Проблемы с выбором партии - ООО Идея

Компания Идея - Учет прихода партий

ООО Идея - Приходы партий

ООО Идея - Выбор категории номенклатуры

Результаты инвентаризации - компания Идея

Компания Идея - Проведение инвентаризации в 1С:УНФ

Обнулить количества и суммы - компания Идея

Списания в 1С:УНФ - компания Идея

Компания Идея - Подбор серий номенклатуры

Руками указываем все количество, чтобы оно правильно списалось. Аналогично делаем с остальными позициями. Дальше мы должны вести документы списание и оприходование, и тогда сможем полностью в ноль свернуть все, что есть на нашем складе. После этого можем оприходовать с нуля данные инвентаризации, либо по результатам загрузки, например, из 1С:Бухгалтерии, где у нас все есть.

Этот механизм — это крайняя мера для того, чтобы выровнять остатки. Иногда можно все списать. Почему мы сами этот механизм применяем? Например, в наличии есть еще ткань — лен, в списке его нет, а в инвентаризации есть. Получается нам надо ее добавлять. Если мы будем инвентаризацию заново обнулять, то она будет стирать этот лен и не будет его видно, поэтому иногда лучше все полностью обнулить и заново оприходовать товар, если в учете совсем все плохо.

Важный момент, что сама инвентаризация не делает никаких движений по документам. Она не списывает товар, ничего с ним вообще не делает. На самом деле списание делают документы, например, оприходование и списание, которые созданы на основании инвентаризации. Давайте проведем.

ООО Идея - Списание запасов в 1С

Вот наш документ, который списывает всю номенклатуру и делает движение, то есть именно списание, как раз делает движение, поэтому одна из ошибок, которая часто встречается, что сделали инвентаризацию, но расхождения оказались ужасными и решили, что пока не будем делать списание и оприходование, пока не разберемся. Как только разберемся, сразу будем делать, что на мой взгляд является большой глупостью, потому что необходимо сразу делать инвентаризацию и сразу ее обрабатывать. Списание приходов не делать, иначе остатки и дальше будут кривые.

Инвентаризация — это именно та вещь, которая выравнивает остатки.

Можно сделать списание-оприходование, а потом задним числом обрабатывать эту инвентаризацию, то есть задним числом находить и исправлять ошибки, проблемы и после этого перезаполнять учетное количество и сумму в инвентаризации.

Перезаполнить учетные количества и суммы - компания Идея

Заполнить по остаткам на складе - ООО Идея

ООО Идея - Оприходование запасов в 1С:УНФ

ООО Идея - Недостатки и потери от порчи ценностей

Позже данные попадут, если будем перезаполнять инвентаризацию, что тоже немного неудобно.
Принцип такой:
1 — сделали инвентаризацию,
2 — сразу внесли списание и оприходование,
3 — после этого можно задним числом править документы,
4 — но потом обязательно перезаполнить списание и оприходование,
5 — перезаполнять инвентаризацию.

Этот процесс поиска виновных или поиска ошибок в прошлом, не будет мешать остаткам, которые всегда будут корректными. Таким образом происходит выравнивание остатков. С помощью документов инвентаризации и списания запасов по оприходованию можно решить вопрос во всех четырех разрезах учета: в сериях, партиях, характеристиках, номенклатуре. Это очень удобно, что можно не растягивать между собой. Что следует делать дальше после выравнивания? Как будем править документы?

Например, один ответственный человек правит документы задним числом, делает это каждый день, перезаполняет инвентаризацию, помещает на удаление документы списаний и оприходований, и заново заполняет. Таким образом всегда корректные остатки с этого момента.

Далее необходимо проработать момент, когда будем делать инвентаризацию. Это, как влажная уборка, если делать раз в год, толку от нее никакого не будет, поэтому нужно делать с какой-то периодичностью. Некоторые компании умудряются делать ее каждый день, некоторые раз в неделю, некоторые раз в месяц. В общем, чем чаще, тем точнее у вас будут остатки.

Принцип такой:
стоит делать инвентаризацию, когда на складе минимальные остатки товаров
. Например, почти весь склад отгрузили, но чуть-чуть осталось. В этот момент можно пойти посчитать и убедиться, что на складе все правильно. Момент, когда склад почти пустой — это лучший момент для инвентаризации. Повторюсь, проводить ее можно хоть каждый день.

Неправильные остатки по денежным средствам - ООО Идея

Ведомость движения денежных средств - компания Идея

Компания Идея - Банковский счет и касса в 1С

Следует выровнять эти остатки. По банку выровнять цифры можно всегда, потому что у нас есть остатки по банку за каждый день. Но, если ошибки возникли лет 5 назад, то нет смысла править документы за последние 5 лет, поэтому нужно определиться с датой, с которой нас интересует учет. Пойти поправить и посмотреть, что будет.

Первое, выбираем дату, например, 1 сентября и смотрим, что у нас на нее отрицательные остатки. Значит нужно сделать поступление на счет и создать документ, который сделает правильные остатки, в нашем случае это 504 660 рублей. Стоит сделать переход, чтобы цифры получились. Делаем за день до того, на какую дату должны быть правильные остатки. Здесь важно выбрать корреспонденцию счета, необходимо закрывать через прочие доходы, либо еще можно через уставной капитал, либо выбрать прочие доходы и расходы, а потом закрыть на нераспределенную прибыль. Скорее, это самый корректный способ.

ООО Идея - Прочие доходы и расходы

ООО Идея - Прочие расходы в 1С:УНФ

Компания Идея - Операции по платежным картам

ООО Идея - Расход из кассы в 1С:УНФ

ООО Идея - Списание на неразделенную прибыль

Основная касса в 1С:УНФ - компания Идея

Неправильные остатки по взаиморасчетам - ООО Идея

Взаиморасчеты в 1С - компания Идея

Неправильные остатки по взаиморасчетам - компания Идея

Настройка отчета взаиморасчеты - компания Идея

Наличие договоров в документах - компания Идея

Функции для технического специалиста в 1С - ООО Идея

Корректировка регистров в 1С - компания Идея

Удаление корректировок регистров - ООО Идея

ООО Идея - Анализ бизнеса в 1С:УНФ

Компания Идея - Задолженность покупателей в Балансе

Компания Идея - Поступление в кассу в 1С

ООО Идея - Форма подбора долгов покупателей

Видим, что неправильно висит, для этого необходимо подобрать документы за которые мы должны денег. В нашем случае это расходная накладная и осталась небольшая сумма. Таким образом, если провести все правильно, то получается следующая картина: полностью закрылись накладные, по которым висел долг, и уменьшилась сумма, по которой этот долг висит, учет стал более правильным. Если исправить все эти цифры заранее, то все будет правильно отображаться.

Важно определится с разрезами, будем ли мы правильно вести учет или сойдемся на том, что достаточно только контрагентов и долгов по ним, но тогда мы не увидим правильный остальной учет в других отчетах, в Анализе бизнеса или дебиторке.

Второе, необходимо знать с какого момента считаем правильные остатки, как нам это все правильно считать. Третье, следует выровнять остатки. Если в учете все ужасно, то можно воспользоваться таким вариантом, как обнуление расчетов. Данная обработка доступна для скачивания ниже.

ООО Идея - Обнуление расчетов в 1С

Компания Идея - Долги контрагентов в 1С Управление нашей фирмой

Это то, что касается взаиморасчетов. То есть, либо выравнивать остатки, либо исправлять. Также необходимо проводить сверки, чтобы были правильные цифры. Также периодически анализировать и контролировать взаиморасчеты.

В своей практике, когда начинаем внедрение, просто открываем отчеты и смотрим, совпадают ли цифры вообще с реальностью. Например, компания продает в месяц на 100 000, а долгов у нее на 100 миллионов, то скорее всего долги неправильные. Это можно сделать даже со стороны, но если человек погружен в деятельность компании, он может сам разобраться в этом процессе работы.

ООО Идея - Незакрытые заказы в 1С:УНФ

Следующий пункт, который необходимо отработать — это незакрытые заказы. Как работают незакрытые заказы и в чем здесь проблемы?

Давайте откроем отчеты по продажам, в которых есть отчет — Выполнение заказов, который позволяет увидеть, что у нас отгружается. В нашем случае видим заказы, которые висят с 2020 года, что означает, что какой-то товар не был отгружен, какие-то позиции из прошлых периодов. Ясно, что заказ 2020 года уже точно отгружать не будем, а понять, какой объем, необходимо отгрузить сейчас, из этого отчета не можем.

Компания Идея - Отчет - Выполнение заказов

ООО Идея - Заказы на производство в 1С:УНФ

Аналогичная ситуация с отчетом, который называется Заказы на производство. Из-за того, что заказы не закрыты или не завершены, абсолютно непонятно, что нужно производить, а что нет.

Для исправлений подобных ситуаций, необходимо выполнить классические шаги. Первое, надо определить, какие заказы будем закрывать, и как будем работать: по заказам на производство, заказам покупателей, заказам на склад, заказам поставщику, следует выбрать то, что используем. Второе, нужно определить момент, с которого будем контролировать заказы.

Давайте разберем, что такое закрывать заказы, чтобы было понятнее. В заказах на производство есть статус. Если поставить его — Завершен, то программа спросит — Успешно или нет.

ООО Идея - Состояние заказов на производство

ООО Идея - Изменение состояния заказа при отгрузке

Настройка параметров в 1С - компания Идея

Настройка функций для технического специалиста - ООО Идея

Групповое изменение реквизитов - ООО Идея

Виды заказов покупателей - компания Идея

Добавление условий в документ 1С - компания Идея

Условия отбора в 1С:УНФ - ООО Идея

Изменение состояния в групповых реквизитах - компания Идея

Состояния Заказов покупателей в 1С - ООО Идея

Варианты завершения заказов в 1С - ООО Идея

Причина отмены заказа - компания Идея

Чистка списка номенклатуры - компания Идея

Отсюда пропало большое количество заказов, и видим, что они все либо позже, либо других видов. С заказами, вкратце говоря, можно поступить так. Аналогичная история с заказами на производство, завершаем их и остается только то, что необходимо произвести. Сразу скажу, что если из 100 штук произведено 99, и лишние не будем больше производить, для этого откроем старый заказ, и в нем укажем, что закрываем одну штуку. Другого механизма закрытия заказов здесь нет, что может быть не очень удобно, хотя и не очень критично.

Дальше, с точки зрения закрытия заказов необходимо настроить «Дашу», чтобы она по правилам закрывала то, что очевидно должно быть закрыто. Также необходимо контролировать, чтобы можно было в любой момент открыть отчеты и посмотреть, сколько мы должны произвести или сколько мы должны отгрузить именно в этот период.

Компания Идея - Незакрытые счета в оборотно-сальдовой ведомости

Оборотно-сальдовая ведомость в 1С:УНФ - компания Идея

Счета учета в ОСВ - компания Идея

Нераспределенная прибыль в 1С - ООО Идея

ООО Идея - Закрытие месяцев в 1С:УНФ

ООО Идея - Закрытие на нераспределенную прибыль в 1С

Остаток на нераспределенную прибыль - компания Идея

Получилось, что сумма на 1 сентября выровнена и присутствует остаток на нераспределенную прибыль. Таким образом можем закрыть все счета, которые относятся к 90 и 91-ому счетам и добиться правильных остатков на этот период. Очевидно, закрывая глаза на все, что было до 1 сентября, зато с этого момента будут правильные цифры. Аналогично, по итогам года надо закрывать 99-ый счет, 84-ый счет на нераспределенную прибыль, чтобы данные совпадали с правилами бух. учета. И в целом, в этом есть логика, чтобы отсечь результат прошлого периода.

По итогу, со счетами происходит ровно такая же история, как и со всеми остальными пунктами. Определяем дату, с которой проводим закрытие месяца. Делаем корректировку операциями. Еще важный момент, который влияет на многие показатели, это механизм закрытия счетов, то есть необходимо понять, через что они закрываются. В большинстве случаев используется вариант — по Выручке от продаж на финансовый результат.

Выручка от продаж на финансовый результат - компания Идея

Компания Идея - Незавершенное производство в 1С Управление нашей фирмой

Неправильная себестоимость в 1С - ООО Идея

Программа говорит, что есть отрицательные остатки и их необходимо исправить. Себестоимость вообще нормально не считается, если есть отрицательные остатки. Вариантом решения данной задачи может быть следующее: возьмем такой товар и оприходуем его на конец месяца, а первым числом списываем. Так делаем каждый месяц, чтобы выравнились остатки и взаиморасчеты. Подобным образом закрывали несколько лет в некоторых компаниях, которые но не смогли или не захотели разбираться с остатками за прошлый период, но хотели видеть себестоимость и выручку за прошлые периоды. Это было не очень логично с нашей стороны, но мы это сделали.

Как решение борьбы с отрицательными остатками для решения вопроса по себестоимости. Возможен такой вариант, что приходуем товар на конец месяца, чтобы у нас не было, и первого числа списываем, чтобы остатки были правильные. По итогу работы с неправильной себестоимостью, получается надо определить, что именно не так с себестоимостью, на каком этапе были сбои, либо это себестоимость выпуска, либо себестоимость товаров, еще бывает себестоимость продаж. В любом случае необходимо выстроить, чтобы были правильные остатки, то есть не было отрицательных. Также правильные остатки по сумме материалов и всего, что мы продаем. Дальше от этого уже двигаться или просто делать закрытие месяца.

Здесь более долго надо объяснять, про неправильную себестоимость, про что можно написать отдельную статью, чтобы лучше и понятнее про это рассказать. Если вкратце, то определяем дату, с которой хотим вести учет и с этого момента начинаем закрывать месяца, контролировать отрицательные остатки и следить за тем, что и как распределяется в производстве и доп. расходах.

Поговорим еще немного про общий подход к исправлению.

ООО Идея - Общий подход к исправлению в 1С

Для исправления ошибок, которые могут возникнуть в 1С:УНФ или в любой другой конфигурации 1С, надо найти точку отсчета, точку опоры, с какого момента начинаем вести правильный учет и разбираться. Этим моментом может быть либо начало учета, либо дата инвентаризации, либо дата, когда мы точно понимаем, что все правильно.

Второе, нужно принять решение либо по исправлению этой базы, либо вообще переехать в новую базу. Бывает, что ситуация совсем плохая, и может быть для решения конкретной проблемы либо с себестоимостью, либо с остатками, либо еще с чем-то, проще сделать новую базу и уже в ней сделать все красиво и правильно.

Третье, нужно определиться с методом, как будем все исправлять и анализировать, либо делать руками, в случае, когда документов немного, либо обработкой. Вы можете скачать ее на Инфостарте. С ее помощью можно обнулить практически любой регистр и потом заново оприходовать, и начать в нем вести правильный учет. Например, это могут быть товары, запасы и затраты, если относится к производству, в общем любой регистр. Или любые другие обработки, которые написаны под вас, чтобы вы не перебирали руками 5 000 документов, а сделали более простым способом. Если документов 20, 30, 100, то может быть проще сделать руками.

Четвертое, надо определить методы работы, как исправлять документы или лазить в прошлые периоды до даты начала отсчета, если определили, что с 1 сентября будем вести правильный учет. Как будем исправлять документы в августе? Кто будет это делать? Кто будет контролировать, чтобы остатки не поехали? Должен быть один человек, который будет поправлять остатки с первого числа, чтобы дальше все было правильно.

Пятое, чтобы снова не возникало таких же проблем, которые мы только что исправили, в результате наших действий. Следует организовать периодический контроль, чтобы присутствовали ответственные лица за инвентаризацию, за взаиморасчеты, за деньги, за это все должен кто-то отвечать, чтобы могли с него спросить. Например, раз в неделю делать инвентаризацию, раз в год делать акт сверки, или анализировать отчет по заказам тоже раз в неделю. Если имеется куча отрицательных остатков, а человек за это отвечает, то есть с кого спросить.

Это общий подход к любому исправлению и в принципе, опираясь на него можно уже решить каждую из этих задач.

Девиз нашей компании: Делаем нашу страну лучше, совершенствуя бизнес наших клиентов.

Мы верим, что правильно настроенные показатели позволят вывести ваш бизнес на новый уровень! Оставляйте заявку на бесплатную консультацию ниже.

Мы автоматизируем компании с помощью 1С, Битрикс24, amoCRM,
DataMobile, Yclients, МойСклад, Power BI.

За годы работы мы автоматизировали более 375 компаний, в самых разных сферах бизнеса от производства тягачей для ядерных ракет, до производства молока и организации детских праздников.

Отрицательные остатки на складе в 1С — проблемы и решения

Отрицательные остатки — одна из самых распространенных проблем, с которой приходится сталкиваться пользователям систем 1С. Но дело здесь, конечно, не в программе, а в том, что при ее использовании часто допускаются ошибки, которые не только приводят к минусовым показателям, но и не позволяют системе проявлять все свои возможности. Отрицательные остатки не дают рассчитать себестоимость, затраты на производство, оценить долю коммерческих расходов и пр. Без этих базовых показателей невозможно вести работу над снижением издержек и повышением эффективности работы предприятия.

В этой статье мы приведем 5 историй об отрицательных остатках в 1С, с которыми приходилось сталкиваться нашим специалистам. Некоторые из них были устранены силами программистов «Гигабайт», решение других было поставлено на паузу, а кое-что удалось проработать и самим заказчикам после консультации с нами.

Контроль остатков в 1С:УТ 11.4

Первый случай демонстрирует одну из самых часто совершаемых пользователями 1С-систем ошибок — это применение доработок и последующих сложных настроек вместо использования типовых механизмов программы.

Сеть розничных магазинов косметики вела учет в 1С Управление торговлей (УТ) 11.4. На протяжении нескольких лет наличие отрицательных остатков в системе пользователей особо не беспокоило, но наступил коронакризис и руководству понадобился расчет себестоимости. Требовалось точно представлять структуру затрат на торговую деятельность, чтобы выявить расходы, на которых можно сэкономить. При минусовых показателях по остаткам расчет себестоимости невозможен. Кроме того, стали ощутимы трудности со сдачей бухгалтерской отчетности. И компания обратилась в «Гигабайт».

Проведя обследование, наши специалисты выяснили следующие проблемы. Во-первых, отсутствовала галочка «контроль остатков» (кто ее отключил, когда это произошло никто уже не помнил). Во-вторых, учет розничной торговли был реализован через контроптовые продажи. На основе этих реализаций с помощью специально написанной предшествующими специалистами обработки формировался Отчет о розничных продажах. Но из-за принципиальных разногласий с типовыми механизмами 1С данные показатели не воспринимались бухгалтерской программой, что в итоге не позволяло бухгалтеру сдавать необходимую отчетность.

Для решения указанных проблем специалистам «Гигабайт» пришлось удалить все реализованные доработки, и привести процесс розничных продаж к типовым механизмам 1С УТ 11.4. Галочка «контроль остатков» также была поставлена.

«В целом, это была несложная задача, которую удалось достаточно оперативно решить, — пояснили наши специалисты. — Но главное, что хотелось бы в этом кейсе отметить, что если бы компания с самого начала обратилась к опытным франчайзи, то достаточно было бы пары часов работы консультанта. А так они дважды оплачивали работу программистов: один раз, чтобы создать ненужные доработки программы, а второй, чтобы их отключить».

Отрицательные остатки в 1С УНФ

Второй случай касается более запутанной проблемы в учете. Компания, занимающаяся розничными продажами аксессуаров и бижутерии в рамках комиссионной торговли, на протяжении многих лет неверно использовала типовые документы в 1С УНФ. Например, в рамках приобретения товаров вместо оформления документов закупки делали ввод начальных остатков. Эта и другие ошибки в введении торгового учета повлекли следующие проблемы:

некорректные взаиморасчеты с контрагентами

некорректные остатки на банковских счетах, отображаемых в 1С

отрицательные остатки на складе

невозможность рассчитать себестоимость, отразить финансовый результат

Так как проблема касалась нарушения базовых принципов ведения учета в 1С УНФ, то попытки наладить процессы в действующей информационной базе были не перспективны. Поэтому было принято решение с определенной даты начать вести учет в новой базе. Перенесли остатки и начали работать, используя типовые документы, процессы и отчеты. Проблема была решена.

Двойной контроль остатков в 1С

Стоит сказать, что проблема отрицательных остатков может касаться не только непосредственно товаров, но и всего спектра товарно-материальных ценностей (ТМЦ): сырья, расходных материалов, инструмента и пр. Наша третья история как раз об этом.

В цеховых кладовых крупного промышленного предприятия велся учет инструмента. Рабочие приходили за инструментом, выбирали нужный и вписывали в свою карточку его наименование. Проблема была в том, что иногда рабочие неверно указывали инструмент (вместо Ключа 16 мм могли вписать Ключ 18 мм и пр.), и когда подходило время пополнять запасы цеховых кладовых, то закупки не всегда отражали реальные потребности в определённых инструментах.

Учет велся по карточкам рабочих, а если учесть, что ошибки были нередки, а предприятие было большим, то список и объем разночтений мог быть весьма существенным. По итогу закупки могло оказаться, что Ключей 16 мм переизбыток, а Ключей 18 мм нет вообще. То есть, налицо отрицательные остатки с одной стороны и пересорт с другой, поясняют специалисты «Гигабайт».

Когда проблема стала уже существенно сказываться на учете по предприятию (затраты на инструмент были заложены в себестоимость), было принято решение подойти к ее решению со всей серьезностью. И были реализованы следующие шаги:

Проведена инвентаризация всех кладовых.

Излишки списаны за счет прибыли, недостача — на убытки. Все действия согласованы с бухгалтерским учетом .

Реализован двойной контроль остатков: провели штрихкодирование инструмента (на каждую ячейку, где лежали инструменты одного вида, приклеили штрихкод) и назначили кладовщика, который должен выдавать инструмент рабочим. Перед тем как выдать инструмент кладовщик сканировал код ячейки, система фиксировала это действие.

После проведенных работ в 1С-систему стали попадать верные данные по используемым инструментам, стал вестись более четкий учет износа инструментов и даже уменьшилось число утерь.

Отрицательные остатки в 1С: от производства до продаж

Четвертая история демонстрирует еще одну сторону разбираемой нами проблемы, когда неудачные форматы работы оказываются настолько привычными, что отрицательные остатки не являются достаточным основанием, чтобы что-то изменить в работе предприятия.

Компания по производству дверей и фурнитуры ведет учет в 1С:УПП в разрезе серий и характеристик продукции. Каждая произведенная дверь имеет характеристику (некоторый набор параметров и свойств конкретного изделия, полуфабриката) и уникальный серийный номер, по факту он же является номером заказа.

По логике учета все полуфабрикаты (например, сварная дверная рама) и комплектующие, в том числе фурнитура, должны по мере производства и сборки учитываться в системе применительно к конкретной двери, конкретному заказу, но такого не происходит.

Когда рабочие изготавливают раму, они еще не знают для какой конкретной двери она будет использована, поэтому в системе они выбирают любой из актуальных заказов, либо вовсе пропускают этот пункт. По факту дверь обретает уникальный номер только на этапе подготовки к продаже, когда она, готовая к отгрузке, попадает на склад.

Отсутствие формализованных процессов приводит к тому, что из-за большого количества параметров в характеристике изделия и, как следствие, большого количества позиций в спецификации, постоянно возникают пересортицы материалов и инструмента на складе (рабочий на месте заменяет позиции из спецификации на аналоги, кладовщик это не контролирует).

В итоге в какой-то момент в системе фиксируются отрицательные остатки по материалам, полуфабрикатам и комплектующим. Автоматический контроль остатков в программе был отключен. Чтобы устранять возникающие проблемы раз в несколько недель кладовщик вручную правит все несоответствия по каждому заказу, приводя данные в учете в адекватный вид.

Для решения этой проблемы специалистами «Гигабайт» было предложено поменять ряд бизнес-процессов на предприятии, чтобы расширить возможности системы по отслеживанию заказа, но руководство компании решило оставить все как есть.

Кража или сбой в учете?

Последняя пятая история касается не столько проблем в ведении учета, сколько человеческого фактора. Но мы решили включить этот кейс в нашу подборку, чтобы показать больший спектр причин появления отрицательных остатков в 1С.

Однажды в нашу компанию обратилась крупная оптовая компания, занимающаяся поставками сантехники. Служба безопасности выявила недостачу элитной продукции на несколько миллионов рублей. Пока сама охрана проверяла записи видеонаблюдений, специалисты по системам 1С должны были выяснить схемы, по которым преступные действия стали возможны (следовало понять, как это все отражалось в учете).

После пары недель «расследований» выяснилось, что причина недостачи в банальной халатности. Дело в том, что упаковки с сантехникой и простой, и элитной были внешне похожи и хранились на складе рядом друг с другом. Так что сотрудники склада отгружали то, что «ближе стоит» не проверяя фактическое соответствие товара внутри тары на то, что было написано в заказе. В итоге элитная итальянская сантехника отгружалась по цене отечественной, а когда пришел заказчик на дорогую продукции, ее на складе не оказалось. По итогам проверки все сотрудники склада были уволены.

Отметим, что подобные проблемы возможностями систем 1С предотвратить практически невозможно, так как с программой работаю люди, а они допускают ошибки. Конкретно в этой компании для новых сотрудников склада была составлена четкая инструкция, что нужно делать перед каждой отгрузкой (что проверять, где отмечать), а кроме того, разные по цене товары разнесли по складу, чтобы снизить шанс некорректных отгрузок.

Конечно, что вышеописанными примерами проблема отрицательных остатков в 1С не исчерпывается. Думаем, что подобных историй можно было бы найти ни одну сотню. Главное, что стоит понимать это то, что отрицательные остатки — это симптом того, что в ведении учета есть ошибки, и их все-таки надо исправлять, если бизнес заинтересован в долгосрочном развитии на основе точных и достоверных данных о работе предприятия.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *