Перейти к содержимому

Как настроить автоматическую рассылку расчетных листков из 1с зуп

  • автор:

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3): Рассылка расчетных листков (+ видео)

Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 предоставляет возможность автоматически рассылать сотрудникам расчетные листки.

Для реализации этой возможности необходимо выполнить следующие настройки:

1. В меню Настройки – Органайзер – Почта – Настройка системной учетной записи указать Адрес электронной почты и Имя отправителя писем.

2. В карточках сотрудников в Личных данных заполнить Email для всех, кому предусмотрена рассылка.

3. В меню Зарплата –Отчеты по заработной плате — Расчетный листок Сформировать отчет за выбранный период.

4. По кнопке Отправить отчет по электронной почте следует Создать рассылку отчетов.

Поля рассылки необходимо настроить следующим образом:

  • в поле Отправлять установить Свой отчет для каждого получателя;
  • в поле Получатели выбрать Физические лица;
  • в таблицу Отчеты подобрать Расчетный листок;
  • в Настройках отчета установить отбор Сотрудник Равно [Получатель]. Для этого нужно установить флаг в строке Сотрудник, и не убирая курсора, нажать кнопку Указать получателя рассылки;
  • можно установить другие настройки, например, Период, за который будут формироваться листки;
  • на закладке Дополнительно можно выбрать Формат рассылаемого расчетного листка, например Лист Microsoft Excel 97-2003 (.xls) и флагом указать, надо ли Архивировать в ZIP;
  • на закладке Доставка следует указать Получателей рассылки, подбором по справочнику Физические лица и установить учетную запись отправителя в поле От.

Кнопкой Выполнить сейчас запускается рассылка, по завершении которой выдается сообщение, что рассылка выполнена. Каждый сотрудник получит именно свой расчетный листок.

Рекомендуем выполнить тестовую рассылку, что бы убедиться, что все настройки выполнены корректно.

Настройка рассылки расчетных листков по электронной почте

Для того чтобы отправлять из программы расчетные листки, выполним настройку системной учетной записи. Укажем Адрес почты и введем пароль, установленный для входа в электронную почту. Остальные настройки будут заполнены автоматически:

  • Флажки Для отправки писем и Для получения писем установлены – это означает, что по выбранному адресу электронной почты можно вести двусторонний обмен письмами. Для рассылки расчетных листков достаточно флажка Для отправки писем , флажок Для получения писем можно сбросить.
  • Имя отправителя можно указать произвольное – так сотрудники будут видеть наименование отправителя в полученных письмах.

В зависимости от почтового сервера, могут потребоваться дополнительные настройки безопасности. Например, на платформе Mail.ru нужно получить специальный пароль для внешних приложений. Для этого в настройках почтового ящика выберем раздел Пароль и безопасностьПароли для внешних приложений .

Выполним настройки для получения пароля. Именно этот пароль вводим в Настройках учетной записи почты .

После завершения настройки учетной записи будет оправлено тестовое письмо на указанный адрес электронной почты.

Шаг 2. Ввод адресов электронной почты для сотрудников

Заполним адреса электронной почты для сотрудников в разделе Личные данные ( Кадры – Сотрудники ).

Шаг 3. Настройка рассылки расчетных листков

Создадим новую Рассылку отчетов для отправки расчетных листков сотрудникам. Основные параметры рассылки:

  • Наименование – это тема входящего письма.
  • Порядок отправки отчета выберем Свой отчет для каждого получател я, чтобы каждый сотрудник получил в письме только свой расчетный листок.
  • Тип получателей – Физические лица .

На вкладке Отчеты по кнопке Подобрать выберем отчет Расчетный листок .

В списке отчетов найти Расчетный листок можно в разделе Зарплата или поиском по строке.

Свяжем получателя рассылки с расчетным листком конкретного сотрудника. Для этого в таблице Настройки отчета отметим флажком реквизит Сотрудник и по кнопке Указать получателей рассылки установим правило отправки расчетных листков – Сотрудник Равно Получатель .

На вкладке Доставка (эл. почта) по ссылке Укажите получателей откроем форму подбора сотрудников. По кнопке Подобрать добавим сотрудников, кто будет получать расчетные листки.

  • Отправлять письма быстрее.
  • Избежать проблем с почтовым сервером. При большом количестве получателей настройка безопасности почтового ящика может воспринимать рассылку как спам, и блокировать отправку.

На вкладке Дополнительно можно выбрать формат файла, в котором будут отправлены расчетные листки.

Доступны дополнительные параметры рассылки:

  • Транслитерировать имена файлов . При установленном флажке имена сохраненных файлов будут содержать только латинские буквы и цифры.
  • Архивировать вZIP . Сотрудники будут получать расчетный листок в виде вложенного к письму архива. Данная функция позволит снизить размер вложенного файла. Но нужно учитывать, что сотрудникам не может быть неудобно разархивировать файл, особенно при использовании мобильного приложения для просмотра почты.
  • Поле Адрес ответа позволяет указать почтовый адрес, на который сотрудники смогут отправлять ответы на рассылку. Здесь можно указать, например, контакты бухгалтера по расчету зарплаты.
  • Отправлять письма через скрытие копии . При установленном флажке сотрудники не будут видеть других получателей рассылки.

Шаг 4. Выполнение рассылки расчетных листков

Выполнить отправку расчетных листков можно:

  • Вручную по кнопке Выполнить сейчас .
  • Автоматически по расписанию, настроенному на вкладке Расписание . Для этого установим флажок Выполнить по расписанию и выберем периодичность отправки.

В журнале Рассылки отчетов можно посмотреть информацию о настроенных рассылках и результатах их отправки.

После выполнения рассылки сотрудникам на почту поступят письма с расчетными листками.

См. также:

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

    .У вас нет доступа на просмотр Чтобы получить доступ: Оформите.Работодатель предупредил работника о предстоящем сокращении по электронной почте за.Новые настройки формирования расчетных листков См. отрывок из Поддерживающего семинара ЗУП.

(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Обсуждение (12)

Здравствуйте!
Вчера столкнулись с такой проблемой… Необходимо настроить рассылку отчета «Расчетный листок с разбивкой по рабочим местам»…
На пункте «Свяжем получателя рассылки с расчетным листком конкретного сотрудника. Для этого в таблице Настройки отчета отметим флажком реквизит Сотрудник и по кнопке Указать получателей рассылки установим правило отправки расчетных листков – Сотрудник Равно Получатель» застряли…
выходит ошибка: Тип «Физическое лицо» не подходит по типу к выбранной настройке. Выберите другой тип получателя рассылки или другую настройку (скрин прилагаю)…
Что мы делаем не так?

Как настроить рассылку расчетных листков сотрудникам по электронной почте в программе 1С: Зарплата и управление персоналом редакция 3.1?

В программе 1С: Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) редакции 3.1 реализована возможность рассылки расчетных листков сотрудникам по электронной почте – но немногие об этом знают.

Статьей 136 ТК РФ установлено, что в обязанности работодателя входит информирование сотрудников в письменной форме о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период. При этом порядок и способы информирования сотрудников в ТК не определены.

В своем письме от 18.03.2010 N 739-6-1 Роструд разъяснил, что расчетные листки должны «выдаваться» работникам. А способ выдачи может быть утвержден работодателем самостоятельно в локальном нормативном акте. Например, это может быть рассылка расчетных листков по электронной почте.

Рассылка настраивается двумя способами:

  • Непосредственно из отчета «Расчетный листок» по кнопке «Еще» – «Отправить» – «Создать рассылку отчетов…»;
  • В разделе «Администрирование» – «Печатные формы, отчеты и обработки» — «Рассылки отчетов».

Рассмотрим более подробно, как это сделать на примере второго варианта:

Настройка учетной записи электронной почты

Для начала необходимо создать учетную запись электронной почты, с которой будет происходить рассылка. Учетная запись настраивается в разделе «Администрирование» — Органайзер – Настройка системной учетной записи.

1С: Зарплата и управление персоналом редакция 3.1

Настройка параметров

Далее настраиваем параметры для отправки расчетных листков работникам в разделе «Администрирование» — Печатные формы, отчеты и обработки — Рассылки отчетов.

1С: Зарплата и управление персоналом редакция 3.1

Создание настроек для рассылки

По кнопке «Создать» формируем документ для создания и настройки рассылки. Настройки должны быть следующие:

Отправлять: свой отчет для каждого получателя (как правило, для массовой рассылки выбирается этот вариант). Для получения расчетных листков необходимо в карточке каждого сотрудника по ссылке «личные данные» указать адрес его эл. почты.

Получатели: физические лица.

Подобрать: выбрать отчет «Расчетный листок».

В настройках отчета указать в качестве периода прошлый месяц, по сотруднику установить отбор по значению «Получатель» с помощью кнопки «указать получателя рассылки»

1С: Зарплата и управление персоналом редакция 3.1

При необходимости можно настроить расписание для отправки.

1С: Зарплата и управление персоналом редакция 3.1

На вкладке доставка выбрать нужных получателей.

1С: Зарплата и управление персоналом редакция 3.1

На вкладке «дополнительно» можно добавить файлы в архив и присвоить пароль для повышения конфиденциальности.

1С: Зарплата и управление персоналом редакция 3.1

После создания настройки рассылки по кнопке «Выполнить сейчас» будут сформированы и отправлены расчетные листки сотрудникам (каждый получатель получит только свой расчетный листок).

Перед массовой отправкой рекомендуется протестировать данную настройку на нескольких сотрудниках.

Используйте новые возможности ЗУП 3.1 для облегчения своей работы, экономии времени и удобства своих сотрудников!

Рассылка расчетных листков в программах 1С

Статьей 136 ТК РФ регламентируется порядок, место и сроки выплаты зарплаты. Законодательством установлено, что работодатель обязан выдавать сотруднику расчетный листок, который содержит всю информацию о всех его начислениях и удержаниях. Но в законе не указан конкретный способ выдачи расчетного листка. Организация может выдавать расчетный листок на руки, а может и осуществлять рассылку этого отчета сотрудникам по электронной почте. Но данное положение должно быть закреплено приказом организации. О том, как это настроить в программных продуктах 1С расскажем в этой статье.

Такая возможность имеется как в программе 1С: ЗУП ред. 3.1, так и в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0. Для рассылки расчетных листков сотрудников необходимо выполнить предварительную настройку учетной записи в программе.

Рассылка расчетных листков из программы 1С: ЗУП ред. 3.1

Для начала необходимо выполнить настройку учетной записи для рассылки отчетов.

Шаг. 1. Откройте раздел «Администрирование» — «Органайзер».

Шаг 2. Разверните пункт меню «Почта» и перейдите по ссылке «Настройка системной учетной записи».

Шаг 3. В открывшемся окне настройки укажите:

• электронную почту и пароль от нее;

• имя отправителя – это может быть название организации или имя ответственного лица;

• остальные параметры оставьте по умолчанию.

Шаг 4. Система выполнит проверку настроек учетной записи.

Шаг 5. По окончании этой процедуры, вы можете закрыть окно или нажать «Перейти к учетной записи» и проверить еще раз ее настройки.

В карточке учетной записи указано, что она предназначена для отправки писем. Нажав кнопку «Проверить настройки», система отправит на указанную электронную почту тестовое письмо.

В разделе «Учетные записи электронной почты» появится системная учетная запись программы 1С: ЗУП. Название «Системная учетная запись» мы не меняли, но вы можете назвать ее по своему усмотрению.

Для осуществления рассылки сотрудникам в их карточке в разделе «Личные данные» укажите их электронные адреса (E-mail).

Шаг 6. Перейдите в раздел «Кадры» — «Сотрудники». Откройте нужного сотрудника и в верхней части окна нажмите на гиперссылку «Личные данные».

Шаг 7. В поле «Email:» укажите электронную почту сотрудника. Сохраните внесенные сведения – «Ок».

Предварительная настройка выполнена. Перейдем к рассмотрению настройки самой рассылки отчета «Расчетный листок».

Варианты создания рассылки расчетного листка.

Рассылку «Расчетного листка» можно настроить двумя способами.

• из отчета «Расчетный листок»;

• в разделе «Администрирование».

1 Вариант.

Шаг 1. Перейдите в раздел «Зарплата» — «Отчеты по зарплате» и выберите пункт «Расчетный листок».

Шаг 2. В форме отчета «Расчетный листок» нажмите кнопку «Еще» и в пункте меню «Отправить» выберите команду «Создать рассылку отчетов…»

Шаг 3. Откроется окно создания рассылки с уже подобранным отчетом «Расчетный листок» и остается ее донастроить.

2 вариант.

Рассмотрим еще один вариант создания рассылки отчетов. Отметим, что он подходит не только для расчетного листка, но и для рассылки других отчетов.

Шаг 1. В разделе «Администрирование» перейдите в пункт «Печатные формы, отчеты и обработки».

Шаг 2. По гиперссылке «Рассылки отчетов» откроется настройка рассылки.

Шаг 3. Нажмите кнопку «Создать».

Шаг 4. В открывшемся окне создания настройки рассылки внесем необходимые нам данные.

• укажите название рассылки – «Рассылка расчетных листков»;

• в поле «Отправлять» выберите «Свой отчет для каждого получателя»;

• поле «Получатели» укажите – «Физические лица»;

• Нажмите «Подбор» и выберите вид отправляемого отчета – «Расчетный листок».

Отчет «Расчетный листок» находится в разделе «Зарплата».

Обратимся к нижней части документа – «Настройки отчета».

Шаг 5. Отметьте галочкой строку «Сотрудники» и установите значение «Получатель», нажав кнопку «Установить получателя».

Период настройки автоматически установлен – «Прошлый месяц». Нас этот вариант устраивает.

Шаг 6. На закладке «Расписание» задайте расписание рассылки. Например, «Ежемесячно», каждые 5 день начала месяца, с 9-30 ч.

Данная закладка не обязательна к заполнению. Можно рассылку выполнять самостоятельно, например, по мере готовности отчетов.

Шаг 7. На закладке «Доставка (эл. почта)», нажав на гиперссылку «Укажите получателей», подберите список сотрудников для рассылки» по кнопке «Подобрать».

Обратите внимание, что у сотрудников, у которых внесен адрес электронной почты, он прописан рядом с их фамилией. У кого адрес не отображен, необходимо внести информацию в его карточку – «Сотрудники» — «Личные данные».

Шаг 8. Нажмите «Записать и закрыть» — настройка рассылки сохранена.

Если рассылка настроена на выполнение действий по расписанию, то программа автоматически в обозначенное время осуществит рассылку отчетов.

Пользователь при необходимости может задать команду рассылки самостоятельно по кнопке «Выполнить сейчас».

По окончании процесса программа сообщит, что рассылка расчетных листков выполнена.

1С: ЗУП автоматически отправит расчетные листки адресатам. Проверим почту, указанную у сотрудника, убедимся, что письмо с расчетным листком от ООО «Петровские зори» доставлено.

Файл заархивирован. Скачаем и откроем его.

Перед нами расчетный листок сотрудника Виноградова Г.И.

Немного потраченного времени и «выдача» расчетных листков сотрудникам автоматизирована. Налицо оптимизация работы бухгалтера и экономия средств на бумаге и заправке картриджа для печати.

Рассылка расчетных листков в программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0

Настройка учетной записи в программе 1С: Бухгалтерия предприятия выполняется аналогично программе 1С: ЗУП. Пример настройки электронной почты в этой программе мы уже рассматривали ранее.

Создание рассылки можно также выполнить двумя способами.

1 Вариант.

Из самого отчета «Расчетный листок», который можно найти в разделе «Зарплата и кадры» — «Отчеты по зарплате».

Нажмите кнопку «Еще» и в пункте меню «Отправить» выберите команду «Создать рассылку отчетов…»

2 вариант.

В разделе «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки» гиперссылка «Рассылки отчетов».

Как видите, в программе 1С: Бухгалтерия предприятия, варианты настройки рассылки отправки расчетных листков такие же, как и в 1С: Зарплата и управление персоналом, т.к. применяется единый механизм БСП (Библиотека стандартных подсистем).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *