Электронные больничные в программе 1С: Бухгалтерия
Как создать и заполнить электронные больничные 1С: Бухгалтерия
С 1 января 2021 года все регионы перешли на прямые выплаты пособий. Если ранее в программе 1С: Бухгалтерия необходимо было в настройках указать эти сведения, то теперь, несмотря на настройки, расчет пособий все равно будет выполняться по механизму прямых выплат.
Настройки прямых выплат, в том числе по сотрудникам, можно посмотреть в разделе «Зарплата и кадры», пункт «Настройки зарплаты». Перейдите по ссылке «Порядок учета зарплаты», откройте организацию.
Откройте ссылку «Настройки прямых выплат ФСС», чтобы посмотреть настройки прямых выплат по сотрудникам.
Чтобы создать документ «Больничный лист», перейдите в раздел «Зарплата и кадры», выберите пункт «Все начисления» или откройте журнал «Больничные листы». Если вы не видите в списке отдельного журнала «Больничные листы», скорее всего, он скрыт, так как не поместился в форме. Чтобы его добавить, перейдите в настройки навигации.
С помощью команды «Добавить» перенесите пункт «Больничные листы» в правое окно и нажмите «ОК». После этого журнал появится в списке.
Обратите внимание, что в журнале «Больничные листы» рядом с электронными больничными листами проставлены галочки. Чтобы сформировать новый документ, нажмите на кнопку «Создать».
В открывшемся окне укажите дату, сотрудника и номер листа нетрудоспособности. Нажмите на кнопку «Получить из ФСС». Чтобы заполнить больничный лист автоматически, у вас должен быть установлен сертификат ФСС или 1С-Отчетность с подключенной функцией «ФСС».
Проверьте, что стаж и сумма к выплате заполнились корректно. Флажок «Включить в реестр прямых выплат ФСС» по умолчанию всегда установлен. Сохраните и проведите документ.
Кстати, как оформить больничный в отпуске в 1С: ЗУП, мы рассказали в этой инструкции.
Формирование выплат для реестра ФСС
Перейдите по ссылке «Внести сведения для реестра прямых выплат ФСС» в нижней части документа «Больничный лист».
Вкладка «Получатель»
Данные подтягиваются автоматически из карточки сотрудника. Если установлен флажок «Изменены сведения о застрахованном лице», то это означает, что в программе были изменены сведения в карточке сотрудника.
Если у вас не заполнен идентификатор ФИАС, проверьте адрес регистрации сотрудника. В личной карточке сотрудника при нажатии на кнопку «Проверить заполнение» в разделе «Адрес по прописке», должно высвечиваться окошко «Адрес введен корректно».
Вкладка «Способ выплаты»
Здесь указывается способ выплаты пособия. При необходимости его можно изменить. Убедитесь, что номер счета соответствует требованиям.
Вкладка «Прилагаемые документы»
Здесь указывается номер листка нетрудоспособности и его дата.
Вкладка «Сведения о месте работы»
Вкладка заполняется автоматически на основе данных из карточки организации. Если поле «Уполномоченный представитель» не заполнилось автоматически, необходимо его заполнить вручную.
Вкладка «Расчет пособия»
Данная вкладка заполняется на основе информации из больничного листа.
Вкладка «Сведения для реестра»
Дата предоставления пакета документов – это дата больничного листа, и она не должна превышать 5 календарных дней с даты получения от работника больничного. Укажите срок действия трудового договора, если с работником заключен договор менее чем на 6 месяцев. После того как вы заполните все поля, проведите документ. По кнопке «Печать» вы можете создать печатные формы документов.
Чтобы создать реестр электронного листка нетрудоспособности для отправки в ФСС, перейдите в раздел «Зарплата и кадры». Выберите пункт «Реестры ЭЛН для отправки в ФСС». Нажмите на кнопку «Создать», а затем на кнопку «Заполнить», чтобы заполнить документ.
Чтобы создать реестр прямых выплат, перейдите в раздел «Отчеты» и выберите пункт «Регламентированные отчеты». Нажмите на кнопку «Создать» и выберите документ «Реестр прямых выплат ФСС», выберите команду «Заполнить», чтобы автоматически заполнить документ.
Частые ошибки и способы их решения
Одной из наиболее частых ошибок при создании данного документа является некорректное заполнение страхового стажа. На вкладке «Оплата пособия» чаще всего автоматически не заполняется стаж. Многие пользователи, полагаясь на то, что он уже был заполнен в документе «Больничный лист», не проверяют здесь информацию. Поэтому перед отправкой реестра всегда проверяйте данную вкладку, а также делайте проверку в Интернете. В этом случае проверка сразу же обнаружит грубые нарушения и укажет на них.
Еще одной частой ошибкой является неверная последовательность создания и проведения документов. Если в месяце были созданы больничные листы, отпуска или другие начисления, то они должны быть начислены и проведены до начисления заработной платы, чтобы все взаиморасчеты отразились корректно.
Видеоинструкция
Посмотреть видеоинструкцию «Электронные больничные в 1С» вы можете на нашем канале 42Clouds — 1С Онлайн
Как загружать больничные (Электронные листки нетрудоспособности) в 1С ЗУП?
Электронные листки нетрудоспособности действуют уже четыре года, но по-прежнему вызывают вопросы, прежде всего о том, как загрузить больничный в 1С «Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1? Как загрузить больничные ФСС в 1С? Ответы – в этой статье.
Электронные больничные листы. Как это работает?
Разумеется, в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1 реализована возможность загрузить электронный больничный в 1С, что позволяет:
- упростить учет больничных;
- исключить ошибки при оформлении;
- снизить затраты на хранение бумажных документов и документооборот в целом;
- снизить риски принятия поддельных листов;
- исключить ошибочные переплаты и недоплаты.
Сведения о наступлении страховых случаев по временной нетрудоспособности и материнству (далее — ВНиМ) вносятся в Единую интегрированную информационную систему «Соцстрах», за ведение которой отвечает ФСС России, он же является страховщиком. Страхователями выступают работодатели. Учреждения здравоохранения оформляют электронные больничные с письменного согласия работника и при условии, что само учреждение и работодатель участвуют в системе информационного взаимодействия с ФСС России.
Есть также возможность взаимодействия через личный кабинет на сайте ФСС России, где можно получать уведомления о выдаче электронных больничных и совершать необходимые действия (кстати, работники также могут отслеживать движения своих больничных, заведя кабинет застрахованного).
Пользователи «1С»- не мучаются вопросом о том, как загрузить в 1с 8.3 ЗУП электронный лист: информационный обмен с ФСС по этому поводу осуществляется непосредственно из программы (начиная с вер. 3.1.2.293).
Схема проста – работнику с его согласия выдается электронный больничный (возможность доступна в решениях 1С для здравоохранения), оформленный надлежащим образом, информацию о котором учреждение здравоохранения отправляет в ФСС России, а работнику передает номер больничного. После того, как работник сообщит этот номер, работодатель через «1С: ЗУП» делает запрос и получает всю информацию по больничному из ФСС, а из системы — также все данные для корректного расчета пособия:
- данные страхователя;
- данные застрахованного;
- сведения о среднем заработке;
- стаж работы и проч.,
поскольку все эти сведения уже имеются в «1С».
Как получить нужные сертификаты, чтобы загружать электронные листки нетрудоспособности?
Очевидно, что для такого высокотехнологичного взаимодействия надо иметь соответствующий инструментарий, а именно – усиленную электронную подпись и сертификаты, иначе загрузить больничный лист в «1С» не получится.
Если вы являетесь пользователем «1С-Отчетности», то, скорее всего, у вас подключено направление «ФСС», и все необходимые данные уже установлены автоматически. Если нет, а также в случае если используется сертификат ЭП, не «Калугой Астрал» или «Такском», настройку обмена данными с ФСС следует провести вручную. (К сожалению, и в облаке с ЭП, выданной не указанными двумя операторами, осуществлять обмен с ФСС России нельзя). Кроме того, при ручной настройке пользователь сам следит за актуальностью сертификатов и должен своевременно их обновлять. Нам понадобятся:
- криптопровайдер (ViPNet CSP, КриптоПро CSP);
- сертификаты ФСС и сертификат ответственного лица страхователя,
а также указание их в настройках ПО.
Где взять сертификаты ФСС?
Сертификаты головного удостоверяющего центра скачивается по адресу https://e-trust.gosuslugi.ru/#/portal/mainca, после установки всех их следует поместить в папку «Доверенные корневые центры сертификации».
Корневой сертификат Удостоверяющего центра ФСС России скачиваются и устанавливаются все (система подберет нужный), в папку «Промежуточные центры сертификации»
Сертификат открытого ключа подписи уполномоченного лица ФСС РФ для электронных листов нетрудоспособности (по ГОСТу Р 34.11-2012/34.10-2012) скачивается по адресу https://lk.fss.ru/cert.html, устанавливается в папку «Другие пользователи». Актуальность сертификатов также надо проверять самостоятельно.
Для примера приведем алгоритм установки сертификата головного удостоверяющего центра:
- по адресу https://e-trust.gosuslugi.ru/#/portal/mainca скачиваем сертификат (ссылка с номером уникального номера — «отпечатка»);
- открывается окно сертификата на вкладке «Общие». Нажимаем «Установить сертификат»;
- расположение хранилища – «Текущий пользователь»;
- выбрать хранилище (рекомендации см. выше);
- для завершения настройки нажмите кнопку «Готово».
Как установить сертификат страхователя?
Перед тем, как загрузить больничный лист в 1С, и отправлять реестры электронных больничных в ФСС России, следует получить сертификат ответственного лица организации (страхователя). Для отправки отчетов в соцстрах годятся сертификаты, выданные доверенными удостоверяющими центрами «1С», а устанавливается сертификат следующим образом: запускаем криптопровайдер (КриптоПро CSP, VipNet CSP), устанавливаем сертификат в хранилище личных сертификатов текущего пользователя, проверяем наличие сертификата в «личном» хранилище.
Как настроить сертификаты в программе «1С: ЗУП»?
Перед тем, как загрузить электронный больничный в 1С, необходимо произвести небольшую подготовительную настройку, а именно: инсталлированные сертификаты надо прописать в настройках обмена с соцстрахом:
«1С-Отчетность» — «Настройки» — «Отчетность в электронном виде» — «Настройки обмена с контролирующими органами» — «Расширенные настройки» — «Настройки обмена с ФСС»
Как электронный больничный загрузить в 1с ЗУП 3?
Итак, у нас имеется номер электронного больничного листа, подключена «1С-Отчетность» или необходимый сертификат ФСС России. Рассмотрим, как загрузить в «1С» электронный больничный лист.
Когда мы создаем документ типа «Больничный лист», то заполнить нам надо лишь сведения о застрахованном лице (работнике) и номер электронного больничного – иные сведения система подставит в автоматическом режиме.
Пользователи сервиса «1С — Отчетность», отправляющие регламентированные отчеты, то смело выбираем вариант «Получить из ФСС», если же отчеты отправляются из иной программы или ЛК на сайте ФНС России, то сначала следует сохранить файл из нее, а потом уже выбрать «Загрузить из файла». Сведения, полученные с сервера ФСС России, подставятся автоматически, также автоматом будут внесены данные о среднем заработке, трудовом стаже, которые уже присутствуют в ИБ «1С», равно как и сведения об учреждении здравоохранения. Пользователю «1С» не заботиться о том, как загрузить медицинские организации в 1С ЗУП, они подставляются автоматически.
После того как данные будут заполнены, в «шапке» будет ссылка, по которой следует пройти, чтобы проверить корректность их внесения. Начисление и выплата производятся так же, как при традиционном «бумажном» больничном.
Чтобы правильно загрузить больничный в 1с ЗУП, то после расчета следует отправить в ФСС соответствующий реестр. Из Журнала регламентированных отчетов следует выбрать отчет «Реестр ЭЛН для отправки в ФСС», который можно отправить в соцстрах или же выгрузить.
В отчет добавляются только электронные больничные. Чтобы проверить, какие именно данные отправляются вместе с «Реестром…», достаточно дважды щелкнуть по строке соответствующего больничного листка.
ТОП ПРОДАЖ 
Как работать с электронным больничным в 1С
Электронный больничный в 1С — листок временной нетрудоспособности, который загружен из реестра и обрабатывается программными средствами. После расчета направляется в ФСС с дополнительными документами.
Электронные больничные
Нормами федерального закона №126-ФЗ от 30.04.2021 установлено, что за редким исключением выдача листков нетрудоспособности с 01.01.2021 осуществляется медицинскими учреждениями в электронном виде. Электронный лист временной нетрудоспособности (ЭЛН) формируется в специальной информационной системе ЕИИС «Соцстрах», оператором которой является Фонд социального страхования. В правилах ФСС есть информация, как в ЗУП занести электронный больничный, он имеет равную силу с бумажным документом, так как его заверяют квалифицированные цифровые подписи уполномоченных лиц. Документ содержится в реестре и доступен всем заинтересованным лицам:
- медработникам;
- работодателю;
- специалистам ФСС.
Он выполняет все функции, предусмотренные федеральными законами №323-ФЗ от 21.11.2011 и №255-ФЗ от 29.12.2006 в редакции от 26.05.2021:
- подтверждает временную нетрудоспособность человека;
- обязывает работодателя временно освободить работника от выполнения трудовых обязанностей;
- подтверждает право на получение пособия по временной нетрудоспособности;
- обеспечивает статистический учет заболеваемости и причин временной нетрудоспособности.
До 2022 года работники сами выбирали, в какой форме оформлять лист нетрудоспособности — электронной или на бумаге. С 01.01.2022 выдача бумажных листков полностью прекращается. Работодатели уже сейчас определяются с программным обеспечением для работы с ЭЛН, их интересует отправка больничного в ФСС из 1С и других бухгалтерских программ или с помощью оператора электронного оборота (СБИС, «Контур», «Такском» и др.). В качестве альтернативы для отправки данных напрямую в реестр ФСС разработана бесплатная программа в личном кабинете работодателя на сайте фонда.
Как сформировать ЭЛН в программе «1С»
Для работы с ЭЛН организация-работодатель или ИП используют специальную программу, такой программой у многих организаций выступает бухгалтерская 1С версии не ниже, чем 8.3.10. В программе 1С сформирован список работников, которым выплачивается заработная плата и пособия. Работник, который болел, сообщает работодателю номер листка временной нетрудоспособности в реестре ЕИИС «Соцстрах». Этот номер необходим для решения вопроса, как сформировать больничный в 1С: его заносят в базу данных, и по нему выгружается документ, с которым работает бухгалтер. Номер выдают работнику при закрытии ЭЛН на специальном талоне. Если талон утерян, получить сведения о больничном работодатель сможет по СНИЛС работника.
Работать с ЭЛН разрешено, если он имеет статус 030 — закрыт медицинской организацией, тогда возможны расчет и выплата пособия. В инструкции указано, как загрузить электронный больничный в 1С: если номер найден в системе и со статусом все в порядке, необходимо нажать кнопку «Получить из ФСС» или загрузить из файла, если у программы отсутствует прямое взаимодействие с ЕИИС.
После выгрузки данных работодатель указывает свою часть сведений:
- данные о стаже;
- размер пособия;
- размер заработной платы для начисления.
Они не отличаются от соответствующих граф в бумажном листке нетрудоспособности, утвержденном приказом Минздравсоцразвития №347н от 26.04.2011. Порядок удобно использовать в 1С ЗУП, электронный больничный лист заполняется по тем же принципам, что и бумажный, только часть сведений вносится в систему автоматически из сопряженных баз данных.
Расчет программа осуществляет в автоматическом режиме на основании введенных сведений. Чтобы сохранить и распечатать расчет среднего заработка для больничного, существует специальная кнопка, она формирует справку.
Обратите внимание, что расчет пособия программа делает только за 3 дня, так как его выплачивает работодатель. Остальную сумму рассчитывает и выплачивает ФСС на основании полученных от организации сведений.
В подсказках есть информация, как распечатать электронный больничный лист из 1С: воспользоваться специальной кнопкой. Но удобнее хранить документ в цифровом формате, так как кроме программы он сохраняется в единой системе и доступен по запросу заинтересованных лиц в любое время. Работодателю хранить копии ЭЛН не требуется.
После оформления всех расчетов и проведения данных для выплаты пособия необходимо обеспечить отправку реестра и дополнительных документов в соцстрах.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать работу с электронным больничным. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как отправить ЭЛН из 1С в ФСС
Чтобы выгрузить больничный лист из ЗУП в ФСС, переходим в раздел «Создать реестр ЭЛН для отправки в Фонд социального страхования». Но перед этим в самом ЭЛН необходимо указать все сведения для реестра.
Обязательно внесите все прилагаемые документы, от этого зависит решение фонда о выплате пособия. Одним из таких документов является заявление работника о выплате с указанием банковских реквизитов. Если ЭЛН за период проведен всего один, то и в реестр на отправку попадет он один. Заверяются данные усиленной ЭЦП уполномоченного лица, сведения о котором вместе с контактными данными вносят в реестр.
Исправление ошибок
Если работодатель не разобрался, как выгрузить электронный больничный из 1С, и допустил ошибку при заполнении данных, ему необходимо внести в документ изменения и повторно направить информацию в ФСС. Обязательно укажите причину исправления. Передаваемые сведения подтверждаются усиленными квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера и руководителя (п. 72 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности).
Продление больничного листа в программах 1С: что надо знать
За последние годы тема начисления пособий и оформления листка нетрудоспособности не теряет своей актуальности. Как это было раньше: работник заболел, обратился в поликлинику, врач оформил листок нетрудоспособности (больничный лист), работник (если не забыл, не потерял) предоставил бюллетень в отдел кадров или бухгалтерию работодателя, получил пособие. Теперь же работнику достаточно только обратиться в поликлинику и по выздоровлению получить пособие.
Иллюстрация: Polina Tankilevitch/pexels
Оформление документов, подтверждающих факт болезни, происходит по электронному документообороту между социальным фондом России и работодателем.
Согласно трудовому законодательству (ст. 183 ТК), при временной нетрудоспособности работодатель обязан выплатить работнику пособие по временной нетрудоспособности.
По закону от 29.12.2006 № 255-ФЗ (ред. от 07.10.2022) «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности. » пособие за первые 3 дня больничного оплачивает работодатель, остальные дни платит СФР.
С 1 января 2021 года все регионы перешли на систему прямых выплат, т.е. теперь СФР оплачивает пособие «напрямую» работнику. Работодатель же оплачивает только первые 3 дня болезни.
Пособие рассчитывается на основании листка нетрудоспособности. С 1 января 2022 года действуют только электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН).
Этот документ не имеет печатной формы и направляется в организацию по ТКС. Ранее направлял ФСС, с 2023 года – СФР.
Первичный листок нетрудоспособности оформляется максимум на 15 дней (приказ Минздрава от 23.11.2021 N 1089н (ред. от 13.12.2022) «Об утверждении Условий и порядка формирования листков нетрудоспособности. »). Если работник не выздоровел, больничный продляется, но только по решению врачебной комиссии.
При продлении больничного в организацию поступят два и более ЭЛН. Бухгалтер определяет какие дни оплачивает организация: 3 первых дня по каждому листку или только по первому. Это зависит от того, один ли это страховой случай или разные.
Работник мог заболеть и не выздороветь за 15 дней, врач оформил еще один больничный, который является продолжением первого. Получается один страховой случай.
В первом листке будет галочка «Первичный», во втором «Продолжение». Работодатель оплачивает первые 3 дня первичного больничного. Остальные дни оплачивает СФР.
Другой случай: работник заболел, врач оформил первичный больничный, через некоторое время работник травмировался, врач оформляет второй больничный, по другому страховому случаю.
И в первом листке и во втором будет галочка «Первичный». В этой ситуации работодатель оплачивает первые 3 дня по каждому страховому случаю, т.е. по каждому больничному листку.
Подведем итог: если сформированы электронные больничные листы, в одном из которых заполнено поле «первичный», а в последующих в поле «продолжение листка №» указан номер предыдущего больничного, весь период нетрудоспособности признается одним страховым случаем (письмо ФСС от 18.08.2004 № 02-18/11-5676).
В таком случае за первые три дня нетрудоспособности работодатель назначает и выплачивает пособие за счет собственных средств только по первичному больничному, связанному с заболеванием работника или бытовой травмой.
За остальной период, начиная с четвертого дня, это делает территориальный орган СФР за счет бюджета Фонда.
Причем обратите внимание, что номера первичного больничного и продолжения больничного будут разные, это корректная ситуация. Главное, чтобы внутри продолжения больничного был указан номер первичного, тогда это как раз и свидетельствует о том, что в вашем случае открыт не новый больничный, а идет продолжение предыдущего больничного листа.
Хочется отметить, что стоит попросить сотрудников уведомлять вас о начале своего больничного. Так вы сможете избежать перерасчета ошибочно начисленной зарплаты за дни больничного.
В программе 1С: ЗУП ред. 3.1 есть специальный документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)», который остановит начисление зарплаты на дни отсутствия работника, в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 придется временно ввести документ «Отпуск без сохранения зарплаты» или вручную отредактировать дни и сумму заработка в документе «Начисление заработной платы».
Учет и отражение больничного в программах 1С
Рассмотрим, как в 2023 году учесть и отразить в программах 1С продление больничного листа.
Так же вызывает интерес ситуация, если по работнику поступил запрос из фонда с отметкой «продолжает болеть», т.е. будет продление больничного.
Приведем условный пример: работник Иванов И.И. заболел в декабре 2022 года. По ТКС пришло два запроса (ЭЛН) в 2023 году.
Сначала необходимо зарегистрировать/начислить больничный.
В 1С: Бухгалтерии предприятия зайдите в раздел «Зарплата и кадры» – «Все начисления» и создайте новый документ «Больничный лист».
В 1С: ЗУП ред. 3.1 больничные листы находятся в разделе «Зарплата».
Для автоматического заполнения необходимо внести номер больничного и нажать кнопку «Получить из ФСС».
Другой способ создания больничного в 1С: Бухгалтерии – на основании входящего запроса ФСС, который также находится в разделе «Зарплата и кадры»:
При использовании того или иного способа документ «Больничный лист» заполнится автоматически:
Обратите внимание, что указан статус 31 «Продолжает болеть», т.е. первичный больничный закрыт, его необходимо начислить и оплатить, но планируется выдача следующего больничного.
1С рассчитает пособие за первые три дня больничного, при условии, что в программе есть информация о заработной плате работника за прошлые годы:
Второй больничный (следующий запрос фонда) по тому же страховому случаю можно оформить способами, описанными ранее, а можно по кнопке «Создать на основании» из первичного ЭЛН.
Больничный начислен с нулевой суммой, это верно, т.к. его полностью оплачивает СФР.
Управленческий учет: с нуля до настройки в 1С, Excel и Google-таблицах
Уметь настраивать и вести управленку — значит быть полезным для руководителей. Научитесь понимать, откуда приходят и куда уходят деньги компании на курсе повышения квалификации от «Клерка».
Работодатель в течение 3 рабочих дней, с даты получения информации о закрытии ЭЛН, по запросу фонда, должен отправить «ответ на запрос». Это делается для назначения и выплаты части пособия, которую рассчитывает и оплачивает СФР.
Сделать это можно двумя вариантами:
1 способ – по кнопке «Создать на основании» сформировать «Ответ на запрос ФСС для расчета пособий» прямо из самого больничного листа.
2 способ – в разделе «Зарплата и кадры» сформировать документ «Ответ на запросы ФСС для расчета пособий».
Бухгалтеры оценили удобство работы с ЭЛН.
Исключается «элемент неожиданности», когда работник приносит бюллетень спустя 2-3 месяца после выхода с больничного, и бухгалтеру приходиться исправлять начисления и отчетность.
Теперь бухгалтерия всегда на связи с фондом. В программах 1С в документе «Больничный лист» удобно расположена информация о запросах и ответах:
Но учитывая все удобства взаимодействия с СФР по ТКС, не стоит забывать о штрафных санкциях в случае отсутствия ответа на запрос фонда.
Законом № 255-ФЗ предусмотрен штраф в размере 5 000 рублей, за несвоевременное представление сведений, необходимых для назначения и выплаты пособия.