Что такое свертка базы 1с

Что такое свертка базы 1с

Использован релиз 3.0.60

Свертка информационной базы 1С – это обработка документов и регистров, при которой происходит формирование документов ввода остатков на определенную дату (дату свертки) и удаление документов, которые не используются, и движений по регистрам (сведений, накопления, бухгалтерии) по дату свертки включительно. Свертка информационной базы обычно выполняется, чтобы сократить объем данных в рабочей базе и увеличить скорость работы системы.

Перед сверткой обязательно создайте резервную копию базы данных (этап входит в процедуру свертки) на случай, если процедура свертки закончится неудачно и потребуется восстановить данные. Также в будущем может потребоваться сформировать отчеты по прошлым "отрезанным" периодам. В этом случае для восстановления архива (копии) создайте новую базу. Как это сделать, см. в ответе на вопрос «Как в «1С:Бухгалтерии 8″ (ред. 3.0) восстановить копию информационной базы до свертки?».

Процесс свертки информационной базы включает следующие этапы: создание резервной копии, настройку свертки, формирование документов ввода остатков, просмотр операций, проверку и удаление старых документов.

Свертку может выполнить только пользователь с правами "Администратор". Если с программой одновременно работают несколько пользователей, им необходимо завершить работу и выйти из программы.

Перед выполнением свертки информационной базы рекомендуется:

• создать архив базы, в случае неудачи его можно будет восстановить (архив можно создать в режиме "Конфигуратор", в режиме "1С:Предприятия" и в процессе свертки информационной базы);
• произвести тестовую свертку на копии рабочей базы;
• решение о возможности использования свертки для рабочей базы принимать по результатам успешного тестирования.

Для проведения свертки информационной базы (рис. 1):

1. Раздел: Администрирование – Свертка информационной базы.
2. Введите пароль (если у пользователя установлен пароль для входа в программу).
3. В поле "Каталог резервной копии ИБ" выберите диск и каталог (папку), куда будет записана копия базы (тип файл *.cd).
4. Кнопка "Далее". Появится обращение к администратору о создании резервной копии (также резервную копию можно создать предварительно – до свертки базы). Нажмите "Да" и дождитесь формирования файла с копией базы. Проверьте, что файл с копией базы сформировался и находится в указанной папке.

Откройте журнал операций, все документы прошлых периодов (до свертки) в нем помечены на удаление, кроме документов по учету ОС и НДС. Чтобы проверить, у каких документов не установлены пометки на удаление, нажмите кнопку "Реестр документов", установите период, за который выполнялась свертка базы. Нажмите кнопку "Показать настройки", затем кнопку "Добавить", выберите "Пометка на удаление", вид – сравнение "равно" и значение "нет". Сформируется реестр с объектами, которые не помечены на удаление.

Для окончательного удаления из базы объектов, помеченных на удаление, отройте раздел "Администрирование" и перейдите по ссылке "Удаление помеченных объектов".

Смотрите также

Не пропускайте последние новости — подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

Свертка базы 1С 8.3

Свертка информационной базы 1С — это обработка документов и регистров, позволяющая сформировать документы ввода остатков на определенную дату, удалив при этом все неиспользуемые документы до даты свертки включительно.

Свертка базы 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0

В чем плюсы этой процедуры…

Во первых, уменьшение объема информационной базы, соответственно программа 1С будет работать быстрее и меньше времени будет уходить на ее обновление и резервное копирование.

Ну и еще одним плюсом, является то, что мы можем после данной процедуры подчистить нашу базу. Ведь в процессе работы, при накоплении большого объема документов могут быть какие то недочеты в остатках по счетам, например, самое распространенное — расхождения по договорам контрагентов, когда в документах по одному контрагенту ошибочно подбирают разные договора.

Или в том случае, когда пользователь только начал работу с программой 1С и не до конца разобравшись допустил много ошибок, исправить вручную которые проблематично, или освоил ввод не всех документов. В этом случае, после свертки 1С можно подкорректировать остатки и уже с нового года продолжить работать в новой базе с имеющимися остатками.

Обработка Свертка информационной базы

Обработка Свертка информационной базы в 1С находится в разделе меню Администрирование — Сервис .

Данный процесс не обратимый. Поэтому на первом же этапе свертки предлагается создать резервную копию 1С, указав для нее каталог.

На наш взгляд, более удобным вариантом является создание копии информационной базы на диске и добавление ее в список информационных баз 1С, задав другое название, например, Бухгалтерия 2017, Бухгалтерия 2018. В этом случае у пользователя есть возможность зайти и в старую базу (чтобы что-то посмотреть или распечатать документы), и работать с новой базой после ее свертки.

Следующим шагом указываем на какую дату сформировать остатки. Здесь же можем установить дату запрета изменения данных, но в нашем примере мы эту галочку ставить не будем, чтобы после завершения процесса свертки при необходимости можно было подредактировать сформированные документы с остатками.

Если в программе 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 учет ведется по нескольким организациям, то можно будет выбрать, по каким необходимо производить свертку или же выполнить свертку по всем. В нашем примере сворачивается 1С: Бухгалтерия предприятия (базовая), учет ведется по одной организации, поэтому их выбора мы не видим.

Далее следуем шагам помощника.

Пройдясь по вкладкам, можно настроить какие регистры будем сворачивать, а какие не надо. В нашем примере мы оставим все настройки по умолчанию.

Далее программа 1С 8.3 формирует документы Ввод остатков по регистрам , в которых отдельно отражаются свернутые остатки по счетам и другие данные.

На следующем этапе формируется оборотно-сальдовая ведомость для проверки данных, где отражаются данные до свертки и после свертки. И тут мы видим, что с данными нам впоследствии придется поработать.

Следующим шагом программа предупреждает о необратимости процесса и после нажатия кнопки Далее и подтверждения наших действий происходит процесс свертки информационной базы 1С 8.3.

В процессе свертки программа устанавливает пометку на удаление на старые документы до даты свертки и формирует документы с остатками по счетам и данными регистров.

Удаление свернутых документов и корректировка данных после свертки

После окончании свертки в 1С, сделаем удаление помеченных объектов ( Администрирование — Удаление помеченных объектов ).

И далее можно проверить и подкорректировать полученные документы, которые находятся в Журнале операций в разделе меню Операции — Бухгалтерский учет .

Документы, сформированные сверткой, сохраняются в информационной базе 1С датой 31 декабря, время 23.59.59, т.е. концом года предшествующего тому, который мы указали при свертке.

Открыв операции, видим сформированные бухгалтерские проводки, аналогичные вводу остатков, в корреспонденции с вспомогательным нулевым счетом.

Их можно просмотреть, и если встречаются расхождения красным/черным, +/-, то их можно удалить, если это не затронет итоговых данных. В примере видно, что расхождение возникло вследствие не заполнения субконто в каких-то операциях, а в других документах оно было заполнено. Программа 1С 8.3 сворачивает бухгалтерские итоги как есть, поэтому в остатках по регистрам бухгалтерии можем увидеть эти отклонения.

Если по каким то счетам вышли остатки, а их быть не должно, то документы по ним можно удалить и откорректировать остатки по счетам. После этого проверить остатки, сформировав Оборотно-сальдовую ведомость в разделе меню Отчеты — Стандартные отчеты , на 1 января текущего года.

Если давно ведете учет в программе 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0, то таких серьезных отклонений быть не должно. Это может быть лишь на этапе начала работы с программой.

Проверяем наши данные по счетам на начало года. Так же как при вводе остатков, основной показатель правильности данных — это отсутствие отклонения по счету 0 0 — вспомогательному. Если в оборотно-сальдовой ведомости есть остаток по счету нулевому — внимательней смотреть данные по остальным счетам.

Свертка базы 1С 8.3 выполнена. В других программах 1С она практически не отличается от описанного выше. Но есть программы, в которых свертка делается с помощью внешней обработки, например, 1С: Бухгалтерия государственного учреждения 1.0.

См. также:

Если Вы еще не являетесь подписчиком системы БухЭксперт8:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

Иногда в работе с программой 1С 8.3 могут возникнуть какие-то.Иногда возникает необходимость сделать копию своей рабочей базы 1С, например.Как правило, все новые настройки в программе 1С и сложные.Это зарегистрированная ошибка: Ошибка 50014199. В тексте ошибки идет отсылка.

(6 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Как делать свертку базы

В данной статье описывается зачем делать свертку базы и на конкретном примере показано, как выполнить свертку информационной базы 1С:Бухгалтерия 3.0 штатными средствами.

Зачем делать свертку

Вначале немного теории.

Программа 1С:Предприятие 8 может эксплуатироваться в двух режимах:

• файловый (база расположена на компьютере пользователя или в локальной сети),
• клиент-серверный (база расположена на отдельном сервере).

Данная статья актуальна только для первого варианта. В случае файлового размещения у программы есть существенное ограничение — размер одной таблицы базы данных не может превышать 4 Гб. Как только размер любой таблицы базы данных (а в случае с конфигурацией 1С:Бухгалтерия 3.0 самой «тяжелой» таблицей является регистр бухгалтерии) превысит 4 Гб, база перестанет запускаться, а при приближении к данному порогу вы ощутите заметное снижение производительности программы (другими словами, появятся «тормоза»).

Так вот свертка позволяет уменьшить размер таблиц базы данных (в первую очередь регистра бухгалтерии). Операция свертки базы заключается в следующем:

• определяется дата, на которую нужно свернуть базу (как правило, это начало года),
• программа определяет остатки по каждому бухгалтерскому счету на эту дату и вносит эти остатки путем создания документов Операция,
• все движения по всем регистрам системы до указанной даты аннулируются (за исключением тех, которые выбраны при настройке свертке),
• документы, заведенные ранее этой даты, удаляются (в случае если движения этих документов полностью очищены) или помечаются на удаление,
• документы, заведенные после указанной даты, в системе остаются в первоначальном виде.

Данная операция позволяет существенно уменьшить размер регистра бухгалтерии в программе.

Как делать свертку

В разделе Администрирование открываем обработку свертки:

Появляется такое окно:

Устанавливаем признак Создать резервную копию, указываем данные пользователя, под которым нужно сделать копию, и каталог, куда копию сохранить. Нажимаем Далее. В появившемся окне выбираем Да:

Натыкаемся на ошибку платформы.

При перезапуске ситуация повторяется. Сделаем копию вручную. Идем в конфигуратор:

Выбираем путь сохранения копии и даем название:

Возвращаемся в обработку свертки. Признак создания копии снимаем. Нажимаем Далее:

На следующем экране необходимо выбрать год, на начало которого делается свертка. Также желательно установить признак Установить дату запрета, чтобы ранее 2016 г в базе уже ничего не вводили. Из списка организаций можно выбрать только некоторые, по которым делать свертку, а можно свернуть базу по всем организациям:

На следующем экране видим как программа планирует обработать таблицы базы данных (некоторые таблицы система предлагает свернуть, некоторые — оставить без изменения). Например, без изменению останутся многие регистры сведений и регистры накопления, связанные с НДС. Нам это не критично, в приоритете свертка регистра бухгалтерии.

В следующем окне программа выводит список документ Операция, которые будут созданы для ввода начальных остатков на 31.12.2015 по всем счетах бухгалтерского учета, на которых есть остатки. Идем далее.

На следующем экране выводится сводная таблица с анализом корректности начальных остатков на начало 2016 года. Корректность проверяется путем сравнения с начальными остатками на момент, предшествующий свертке. На приведенном скриншоте видим, что отклонений нет.

Проверим на всякий случай также таблицу сверки по регистрам сведений и накопления:

На следующем экране программа предупреждает о начале процедуры удаления документов до 2016 года. Соглашаемся

После удаления документов появляется сообщение о том, что свертка прошла успешно.

Обращаю ваше внимание: ввиду того, что движения по регистрам накопления в части НДС и по многим регистрам сведений остались без изменения, то и документы, сделавшие движения по таким регистрам, также в системе остались.

Пусть вас это не смущает — наша задача была «облегчить» регистр бухгалтерии, и мы ее добились.

При необходимости вы можете на сайте пройти полноценное (и бесплатное) обучение Бухгалтерии 3.0

Дмитрий Медведков программист, консультант 1С
Работаю в 1С с 2012-го, специализируюсь на УТ 11
Имею 10 квалифиционных сертификатов 1C:Профессионал, 1С:Специалист и 1С:Специалист-консультант

Свертка базы 1С. Зачем нужна?

Например, у вас есть база 1С, в ней хранятся документы за семь лет. Как результат база весит 5 Гб, обновляется 1-1,5 часа. А процесс выгрузки базы длится больше одного часа.

Уменьшить объем базы и ускорить процесс выгрузки поможет свертка информационной базы.

Это снизит нагрузку на компьютеры, а также поможет:

• Сократить размер базы.
• Скрыть данные прошлых периодов.
• Очистить справочники от неактуальных записей.

В процессе работы в базе 1С накапливается неиспользуемая номенклатура. Она мешает при оформлении поступлений и реализаций, при выборе товара из списка. Это приводит к ошибкам и пересорту.

Как это работает на практике

Выбирается дата (идеальный вариант – начало года или квартала), к примеру 1 янв 2023. На эту дату делается «снимок» остатков по всем разрезам учета (остатки ТМЦ, взаиморасчеты с покупателями, поставщиками и комиссионерами, остатки по кассам и расчетным счетам), а полученные данные выгружаются в файлы на жестком диске.

Затем на основе прежней создается новая информационная база, которая содержит все необходимые справочники (номенклатура, типы цен, единицы измерения, цены, контрагенты и договоры, банки и расчетные счета, склады, кассы, материально-ответственные лица и т. д.). Дальше путем создания соответствующих документов в новую базу вводятся остатки по всем разрезам учета (на основе данных из файлов, сохраненных на жестком диске) на 01.01.2023.

Остатки в новой и прежней базах сверяются. Их полное совпадение служит показателем успешности проведенной работы. Если же будут небольшие погрешности, то они легко исправляются «руками».

В итоге существенно увеличивается скорость работы и, что важнее всего, – снижается риск сбоев самой программы 1С:Предприятие.

Сделать свертку базы можно только под пользователем с правами администратора и только монопольно, т.е. в момент свертки не должно быть подключений других сеансов к сворачиваемой базе.

Важно! Перед сверткой базы обязательно создайте резервную копию своей базы 1С и проведите тестирование и исправление ошибок.