1с управление холдингом как настроить бдр

Бюджетирование в 1С Управление холдингом

Бюджетирование в 1С Управление холдингом построено так, чтобы из «коробки» без привлечения программиста автоматизировать процессы финансового планирования, лимитирования, анализа. Однако это не означает, что любой пользователь может без подготовки настроить систему.

Основными инструментами построения подсистемы являются конструктор отчетов, бланки отчетов, сводная таблица, конструктор процессов.

Конструктор отчета

Интуитивно понятный конструктор позволяет создавать различные виды отчетов не сложнее чем сделать их в Excel. В конструкторе отчета есть три режима работы: Структура отчета, Аналитики показателей и формулы расчета показателей.

Структура отчета

Изменяется состав колонок и строк, определяется порядок строк в отчете. Задается иерархия строк отчета. Данная форма описывает полный состав показателей, который можно будет использовать в бланках. При разработке бланка отчета можно будет переопределить порядок, подчиненность строк.

Конструктор отчета: Структура отчета

Аналитики показателей

Для каждой строки можно задать до шести аналитик. Типы аналитик можно расширять, доступен широкий список видов доступных аналитик. Таких аналитик как Контрагенты, Договоры, Номенклатура, ОС, Проекты обычно хватает. Однако иногда в составе нет как раз того, что был так нужен, например нельзя добавить аналитику с типом «Направление деятельности». Если нужного типа аналитики нет в списке, то ее можно добавить в конфигураторе.

Аналитику можно добавлять для строки отчета либо для всего отчета. Если аналитику добавить для всего отчета, то она появиться сразу у всех строк. Сквозное добавление аналитики в вид отчета позволяет разделить экземпляры в разрезе такой аналитики, он как бы становиться в «шапку» отчета.

Конструктор отчета: Аналитики показателей

Формулы расчета показателей

В режиме редактора формул можно описывать формулы обычными арифметическими операциями. Можно ссылаться на любые показатели отчета. Здесь же настраиваться получение данных из любых доступных источников, таких как показатели других отчетов, любые регистры и документы текущей или внешней информационной базы. При описании формулы в конструкторе отчета результаты расчетов сохраняются в значение показателя, поэтому если нет необходимости хранить результат расчета в базе, то лучше написать формулу в бланке.

Конструктор отчета: Формулы расчета показателей

Бланки отчетов

Зачастую на предприятии у есть разработанные бюджетные и отчетные формы в Excel, 1С УХ позволяет загружать такие формы и на их основании строить бюджетную модель.

Реализована как групповая загрузка бланков так и загрузка по одному. Я предпочитаю настраивать каждый бланк индивидуально.

На основании загруженного бланка можно автоматически создать: колонки, строки, показатели. Пользователи лучше воспринимают информацию когда она представлена в привычном виде.

В бланке можно настроить вычисляемые ячейки. Такие ячейки рассчитываются «на лету» и не хранятся в базе. Удобно использовать формулы для ячеек в бланке, когда нужно настроить какие-то расчетные показатели. Например в отчете есть показатели «Количество» и «Сумма», цену рассчитывать хранить не обязательно, можно просто посчитать ее в бланке.

Бланк отчета

Сводная таблица

Сводная таблица не позволит выводить данные как было в Ecxel. Преимущества сводной таблицы в гибких настройках колонок и строк, которые можно изменять не только в момент разработки бланка, но и в режиме просмотра отчета. Например пользователь может сформировать отчет и решить сравнить с прошлым периодом или другим сценарием. Для сравнения не нужно идти в настройку бланков, можно стразу открыть настройку и добавить необходимые колонки в отчет.

При работке с данными доступны такие инструменты как:

• Консолидация периметра
• Сохранить и загрузить из Excel
• Выполнить факторный анализ
• Изменить на значение/процент
• Обратное распределение
• Сравнение с базой

Расшифровать по формуле расчета

Одно их преимуществ подсистемы Бюджетирования в 1С Управление холдингом заключается в том, что сотрудник финансовой или экономической службы может непосредственно из отчета посмотреть расшифровку формул и «провалится» до первоначального источника данных.

При расшифровки консолидированного показателя будет отображены суммы по организациям периметра.

Если расшифровывается показатель, заполненный данными бухгалтерского учета, то выводится отчет в виде оборотно-сальдовой ведомости или карточки счета.

Расшифровка показателя

Экземпляры отчетов

Экземпляры сохраняют данные в базе. Служат для ввода плана или сохранения загруженного факта. Есть возможность сохранения всех измененных версий.

При прохождении бюджетного процесса выполняется согласование экземпляра отчета или ракурса. Согласование может выполняться с использованием процесса согласования.

Процесс согласования настраивается и использованием конструктора процессов.

Согласование экземпляра отчета

Подробнее с системой согласования можно ознакомиться в статье

Регламент подготовки отчетности

Периметр регламента

В регламенте задается структура организационных единиц, их отношение к группе, эффективная доля владения. Для каждой организационной единицы может быть задана своя валюта.

На основании регламента можно сформировать отчет по структуре владения.

Периметр регламента строится независимо от структуры настроенной в справочнике организационных единиц.

Структура владения

Процесс подготовки отчетности

Чтобы настроить бюджетный процесс достаточно мышкой перетянуть необходимые этапы и указать необходимые параметры, такие как: Организационные единицы, виды отчетов.

Шаблон бюджетного процесса

Внешние информационные базы

Для план-фактного анализа предусмотрена возможность сбора информации из различных источников. Фактические данные можно получать из:

• внутренних данных 1С:УХ
• внешних баз 1С на платформе 8 и 7.7 через Com-соединение
• внешних баз 1С на платформе 8 через web-сервис
• любых внешних систем поддерживающих технологию ADO

Вопросы про бюджетирование в 1С Управление холдингом

Описал несколько вопросов, если у вас есть еще вопросы про бюджетирование в 1С УХ, то пишите.

Чем отличается бюджетирование в 1С Управление холдингом от 1С:ERP?

В 1С:ERP разработана более простая система, рассчитанная больше на использование в монопредприятиях. При автоматизации сложных структур отчетности и организаций можно столкнуться с проблемами технического и методического характера.

Для компаний, которым необходим функционал 1С:ЕРП и возможности 1С:УХ разработан гибридный продукт 1С: ERP Управление холдингом.

Сколько стоит внедрить бюджетирование в 1С УХ?

На каждом предприятии индивидуально. Обычно для определения стоимости делается обследование. Изучаются процессы предприятия, анализируются бюджетные формы. После анализа уже можно будет назвать стоимость. На практике цифры могут отличаться в разы.

Можно попробовать назвать минимальную стоимость.Думаю меньше чем за пол года внедрить подсистему бюджетирования не получиться. Давайте предположим что внедрять ее будут два человека. Ставка часа пусть будет 3000 рублей.

2 специалиста * 6 месяцев * 160 часов * 3000 рублей/час = 5 760 000 рублей

Думаю пять миллионов — это ориентировочная минимальная стоимость

Где найти материалы по бюджетированию в 1С УХ?

Много материалов есть на youtube, некоторые компании, которые внедряют 1С УХ достаточно хорошие материалы. Так же есть официальный канал, который так и называется 1C:Управление холдингом.

Лично я проходил курс Бюджетирование в прикладном решении «1С:Управление холдингом 8» от учебного центра 1С. Мое мнение о курсе можно узнать здесь.

Лимиты по бюджету. Доходы и расходы в 1С:УХ

У заказчика в конфигурации 1С:ERP выгружаются документы «отражение зарплаты в финансовом учете» из 1С ЗУП. В 1С:Управление холдингом 8 настроено лимитирование по трем бюджетам – БДР, БДДС и Бюджет закупок. Исходные документы, делающие движения по регистру «лимиты по бюджетам», находятся как в 1С:УХ так и в 1С:ERP 8.

Однако по документам «отражение заработной платы в финансовом учете» в 1С 8.3 ERP факт по лимитам не отображается. Требуется доработка по отражению факта лимитов по документу «отражение зарплаты в финансовом учете» в 1С 8 ERP.

Доработка по отражению лимитов в 1С:УХ

1. Лимиты по бюджету доходы и расходы (БДР) формируются на основании документа «фактическое отражение данных» в системе Управление холдингом 3.1.
2. Лимиты по бюджету доходы и расходы (БДР) имеют следующие реквизиты:

Лимиты по бюджетам в 1С:УХ

3. Начисления ЗП формируются документом «Recording of salary in financial accounting» в 1С3 ERP. Для реализации данной задачи надо настроить миграцию данных из 1С 8.3 ERP в 1С 8 Управление холдингом в виде документа 1С УХ «Отражение фактических данных»

Отражение фактических данных бюджетирования в 1С:УХ

— Вид документа — Recording of salary in financial accounting

— Исходный документ – исходный док в 1С 8 ERP

— ЦФО – организация в исходном документе 1С 8 ERP:

— Организация – связанная с ЦФО организация

Вкладка БДР в 1С УХ

4.1 Договор – пусто

4.2 Статья БДР – берется из документа 1С 8 ERP

Статьи затрат в начислениях прописываются через «способ отражения»

Способ отражения затрат в 1С УХ

К каждому способу отражения может быть привязана нужная статья расходов:

Способ отражения зарплаты в 1С УХ

Способ отражения прописывается к каждому сотруднику:

Способ отражения по сотрудникам в 1С УХ Список сотрудников и способ отражения зарплаты в 1С УХ

Таким образом, можно прицепить к каждому сотруднику статью БДР по начислению и по взносам

Следует учесть, что в способе отражения не всегда отдельная статья для взносов:

Статьи расходов для деятельности с особым порядком налогообложения в 1С УХ

4.3 ЦФО и проект по каждому сотруднику определяем на основании РС «Физическое лицо…»

Физическое лицо направление подразделение в 1С УХ

Дату берем на дату документа. ЦФО в 1С:Управление холдингом 8 = Организация в 1С 8 ERP (и в данном регистре)

Направление деятельности в 1С 8 ERP = Проект в 1С Управление холдингом 3.1

4.4 Валюта – из документа основания

5. После того как определим ЦФО, проект, и статью БДР – группируем суммы по этим аналитикам и прописываем во вкладке «доходы и расходы» документа «Фактическое отражение»

6. Запись в регистр «Лимиты по бюджету» — используем существующий механизм. В другие регистры ничего не пишем.

Период лимитирования определяем по дате документа и по настройке лимитирования для этого вида бюджета:

Движение документа отражения данных бюджетирования в 1С УХ

Параметры оперативного планирования в 1С УХ

Суммы в регистре прописывает по колонке «исполнено»

7. При проведении документа в 1С 8 ERP формируется и проводится документ в 1С:УХ. При записи в 1С 8 ERP документ не формируется в 1С 8 Управление холдингом. При распроведении документа в1С 8 ERP документ в 1С УХ распроводится. При изменении документа в 1С 8.3 ERP и его проведении – документ в 1С УХ изменяется и проводится.

Формирование БДР и БДДС в программах «1С»

Автор: Курзова Юлия Андреевна

Каждая организация, независимо от размера, планирует и оценивает финансовые результаты своей деятельности. Бюджетирование, как неотъемлемая часть управленческого учета, применяется для прогнозирования финансового результата компании, анализа плановых и фактических цифр с учетом отклонений.

Основными бюджетными формами являются: Бюджет доходов и расходов (БДР) и Бюджет движения денежных средств (БДДС). С их помощью руководитель может спланировать размер прибыли предприятия и эффективно распределить финансовые потоки.

В статье подробно рассмотрим, каким образом реализована подсистема «Бюджетирование» в программах «1С» на примере двух флагманских продуктов – « 1С:Управление холдингом» («1С:УХ») и «1С:ERP Управление предприятием» («1C:ERP»). Расскажем о различиях систем, продемонстрируем примеры составления БДР и БДДС на практике.

• Бюджет доходов и расходов (БДР)
• Бюджет движения денежных средств (БДДС)
• Отличия БДР от БДДС
• Автоматизация бюджетирования в программах «1С:УХ» и «1С:ERP»
• Финансовая структура компании в «1С»
• Бюджетная структура компании в «1С»
• Виды и бланки отчетов в «1С»
• Пример составления БДДС в программе «1С:ERP»
• Создание бюджетной модели
• Настройка сценария бюджетирования
• Статьи бюджета
• Показатели бюджета
• Виды бюджета
• Ввод экземпляра бюджета
• Бюджетный процесс

Бюджет доходов и расходов (БДР)

БДР – это ключевой бюджет, который создается на будущий год (квартал) с целью планирования и управления доходами, расходами и прибылью предприятия. Ежемесячно финансовый директор контролирует исполнение потоков бюджетных средств, сравнивая плановые данные с фактическими. Если отклонения от суммы плана существенные, то бюджет подлежит корректировке.

Форма БДР строго не регламентирована, ведь это управленческая отчетность, и каждая организация создает ее «под себя». Как правило, за основу берется «Отчет о прибылях и убытках», так как эта форма однозначно будет понятна для всех участников бюджетного процесса.

Зачастую БДР строится на основании операционных бюджетов предприятия, таких как: бюджет продаж, себестоимости, запасов, закупок и др. К данным по операционной деятельности добавляются цифры по инвестиционной и финансовой деятельности.

Принцип построения БДР прост. Из доходной части бюджета (выручка, маржинальный доход и др.) вычитается расходная часть, позволяя в конечном итоге получить информацию о чистой прибыли.

Бюджет движения денежных средств (БДДС)

Бюджет Движения Денежных Средств (БДДС) случит для распределения финансовых потоков по местам хранения денежных средств (банковские счета, кассы и др.). Целью составления данного бюджета является управление платежеспособностью компании, а именно недопущение возникновения кассовых разрывов и предотвращение накопления денежных средств.

БДДС может составляться на год или полугодие, но с обязательной разбивкой по месяцам. БДДС, составленный на месяц и разбитый по дням, зачастую используется как «Платежный календарь».

По сути, БДДС – это план, отражающий источники поступления и направление использования денежных средств по операционной, финансовой и инвестиционной деятельности. Принцип построения документа основан на определении начальных остатков денежных средств, отражении поступления и расхода денежных средств, расчете чистого денежного потока и остатка на конец периода.

Отличия БДР от БДДС

При всем при том, что БДР и БДДС считаются родственными бюджетами и вместе входят в сводный бюджет, предназначенный для оценки эффективности и развития бизнеса, информация в них отражается по разным принципам.

Перечислим основные отличия БДР от БДДС:

• Цель формирования. БДР необходим для планирования прибыли, БДДС для планирования денежных потоков.
• Способ формирования бюджета. БДР – можно получить методом начислений, БДДС – кассовым методом.
• В БДДС не включаются «неденежные» доходы и расходы бизнеса. Не используются показатели поступлений: амортизация, курсовые разницы и др.
• БДДС строится по статьям движения денежных средств. БДР, в свою очередь, строится по статьям доходов и расходов бизнеса.

Автоматизация бюджетирования в программах «1С:УХ» и «1С:ERP»

Составление бюджетов – очень сложный и кропотливый процесс, требующий максимального внимания. При ручном вводе повышается риск возникновения ошибок, что в последствии приводит к искажению информации и неверным управленческим решениям. Каждая такая ошибка может стоить очень дорого, поэтому мы рекомендуем использовать автоматизированные системы на базе «1С» для формирования бюджетов и ведения учета.

Давайте подробно рассмотрим, каким образом реализована подсистема «Бюджетирование» в программах «1С» на примере двух флагманских продуктов «1С:УХ» и «1С:ERP», акцентируем внимание на их различиях, продемонстрируем примеры составления БДР и БДДС на практике.

Финансовая структура компании в «1С»

И начнем мы с основ – формирования финансовой структуры компании. Формирование финансовой структуры в «1С» производится через справочники:

• «Организационные единицы» в «1С:Управление холдингом»;
• «Структура предприятия» в «1С:ERP Управление предприятием».

В зависимости от сложности финансовой структуры в справочниках может применяться различный подход к группировке центров финансовой ответственности (ЦФО) и юридических лиц (ЮЛ):

• для компании, использующей только центры затрат (ЦЗ) и центры доходов (ЦД), рекомендуется применять группировку отдельно по ЮЛ, по ЦД и по ЦЗ;
• для компании или холдинга, использующих сложную финансовую структуру, рекомендуется применять группировку в справочниках в том же виде, в котором составлена финансовая структура.

Бюджетная структура компании в «1С»

Формирование бюджетной структуры компании в «1С» производится через ряд справочников и начинается с составления перечня статей. Каждой отдельно взятой операции, если существует такая управленческая необходимость, можно присвоить свою статью. Чем детальнее представлены расходы и доходы в статьях, тем более глубокий анализ состояния деятельности компании становится возможным провести, но и тем более сложным становится ведение оперативного учета.

В результате формирования перечней статей каждая компания должна определить тот уровень их детализации, который необходим и достаточен для получения объективной картины о деятельности компании при анализе хозяйственных операций в управленческом учете.

По завершении определения списка затрат и формирования на их основе перечня статей расходов, а также формирования перечня статей доходов, в «1С» производится заполнение справочников:

• «Статьи доходов и расходов» в «1С:Управление холдингом»;
• «Статьи доходов» и «Статьи расходов» в «1С:ERP:Управление предприятием».

На основании статей доходов и расходов формируется перечень статей движения денежных средств.

Производится заполнение справочника «Статьи движения денежных средств» в «1С:УХ» или в «1С:ERP».

В дальнейшем при отражении хозяйственных операций в оперативном учете в «1С», суммы по ним отражаются по соответствующим статьям бюджетов и по счетам управленческого плана счетов. В конце отчетного периода рассчитываются обороты и остатки по счетам, на основе которых формируется управленческий баланс.

Виды и бланки отчетов в «1С»

На основании сформированных финансовой и бюджетной структур компании производится отражение хозяйственных операций в оперативном учете в «1С». Обеспечение ведения оперативного учета, в свою очередь, является основанием для организации контроля финансовых показателей посредством бюджетов.

Подлежащие контролю финансовые показатели для каждого ЦФО устанавливаются в «1С» с помощью настройки видов и бланков экземпляров отчетов:

• формат отчета задает шаблон бланка с набором статей, по которым в дальнейшем будут заполняться финансовые показатели;
• экземпляр документа служит для непосредственного заполнения бланка финансовыми показателями.

Для ввода плановых финансовых показателей в «1С» настраиваются формы отчетов и создаются бланки экземпляров отчетов, соответствующие типами запланированных бюджетов: БДР, БДДС и т.д.

По завершении настроек и наступлении времени для проведения бюджетной кампании, в экземплярах отчетов заполняются требуемые значения плановых финансовых показателей и производится раскрытие лимитов для осуществления контроля над соответствием расходов, заявленным в бюджете.

В «1С:ERP» для получения фактических показателей и проведения план-фактного анализа финансовые данные выводятся в отчет в формате сводной таблицы.

В «1С:УХ» финансовые показатели также могут выводиться в отчет в формате сводной таблицы. Или создаются бланки экземпляров отчетов для фиксации полученных фактических показателей по произошедшим и отраженным в оперативном учете в «1С» хозяйственным операциям. В этом случае создается еще один тип отчетов для проведения сравнительного план-фактного анализа. В экземплярах отчетов этого типа производится настройка получения из вышеописанных экземпляров отчетов значений плановых и фактических показателей за прошедший отчетный период и их сравнение методом отклонений как в абсолютном, так и в процентном выражении.

На основании произведенного план-фактного анализа:

• производится контроль корректности показателей оперативного учета;
• делаются выводы о необходимости внесения тех или иных корректировок в плановые бюджеты на оставшиеся отчетные периоды.

В «1С:УХ», в отличие от «1С:ERP», отсутствует настройка статей бюджетов отдельным справочникам. При необходимости настройки типа документа со статьями в «1С:УХ», отличными от сформированных статей доходов и расходов или статей движения денежных средств (в целях, к примеру, получения в бюджетном процессе меньшего уровня детализации расходов, чем в управленческом или оперативном учете), такие инструменты задаются непосредственно в бланке формата отчета. В «1С:ERP» для этих целей служит отдельный справочник «Статьи бюджетов».

В целях повышения эффективности и организованности бюджетного процесса в «1С» может использоваться маршрутизация процессов согласования и утверждения экземпляров отчетов.

Таким образом, на основании всего вышеизложенного:

• производится оперативное управление компанией через бюджеты, разделенные по центрам финансовой ответственности;
• осуществляется достижение финансового результата компании путем наиболее эффективного использования ее ресурсов.

Пример составления БДДС в программе «1С:ERP»

Настройка подсистемы «Бюджетирование»

Перед началом работы следует настроить информационную базу: НСИ и Администрирование – Настройка НСИ и разделов – Бюджетирование и планирование – Бюджетирование (рис.1).

Основными настройками параметров учета по бюджетированию в «1С:ERP» являются:

• использование подсистемы бюджетирования;
• подключение функциональной опции «Бюджетный процесс»;
• оповещения для задач и настройка расписания оповещений;
• автоматический запуск фоновых заданий по расчету хранимых данных.

Рис.1. Настройки подсистемы «Бюджетирование»

Создание бюджетной модели

В «1С:ERP» создается «Модель бюджетирования», в которой устанавливаются основные настройки по детализации бюджетов, а также настройки согласования бюджетов. Обратиться к справочникам подсистемы можно через раздел: Бюджетирование и планирование – Настройки и справочники (рис.2).

В модели можно указать период действия, а с помощью статуса определять возможность ее использования. В один и тот же период могут применяться различные модели.

Рис.2. Модель бюджетирования, закладка «Основные настройки»

На закладке «Бюджетный процесс» указывается периодичность для составления этапов подготовки бюджетов и определяется способ формирования бюджетных задач (рис.3).

Рис.3. Модель бюджетирования, закладка «Бюджетный процесс»

Настройка сценария бюджетирования

Еще одной важной аналитикой является сценарий. Сценарий позволяет версионировать планы финансово-хозяйственной деятельности. В сценарии указывается валюта, в которой будут отражаться плановые данные, а также прописываются прогнозные курсы с возможностью контролировать их заполнение (рис.4).

Рис.4.Форма сценария бюджетирования

В «1С:ERP» есть два предопределенных сценария – это «Фактические данные» и «Исполнение бюджета». По сценарию «Фактические данные» выводятся фактические цифры из системы в форму бюджета, а по сценарию «Исполнение бюджетных средств» осуществляется контроль за расходованием денежных средств в соответствии с установленными лимитами (рис.5).

Рис.5.Перечень сценариев в ИС

Статьи бюджета

Основной составляющей структуры бюджета являются статьи. Примеры статей бюджета представлены на рисунке ниже (рис.6). Включенные статьи в структуру бюджетных средств формируются из оборотов и влияют на остаточные показатели основных активов.

Рис.6. Справочник «Статьи бюджетов»

При заполнении статьи бюджетов можно указать шесть различных аналитик денег, включить количественный и валютный учет платежей по статье (рис.7).

Рис.7. Форма статьи бюджетов

Перейдя по гиперссылке «Правила получения фактических данных», есть возможно определить, каким образом будут собираться денежные данные по статье. При настройке правил требуется указать источник получения информации. Данные могут попадать как из одного из трех типов учета (оперативного, регламентированного или международного), так и из настроенной вручную произвольной схемы получения информации.

В зависимости от выбранного источника меняется состав полей на закладке «Настройка источника данных». На рисунке оперативный учет выбран источником, поэтому требуется указание хозяйственной операции и источника суммы (рис.8).

Рис.8. Форма правила получения фактических данных

На закладках «Дополнительный отбор» и «Заполнение аналитик статьи» указываются источники заполнения аналитик и неограниченное количество отборов для получения желаемого результата (рис.9,10).

Рис.9. Форма правила получения фактических данных
Рис.10. Форма правила получения фактических данных

Показатели бюджета

Справочник «Показатели бюджетов» содержит элементы, которые используются для анализа балансовых показателей и целевого планирования. Точно так же как и для статей бюджета, можно указать до шести аналитик и настроить «Правила получения фактических данных» (рис.11).

Рис.11. Показатель бюджета

Через регистр сведений «Связи показателей бюджета» указывается взаимостявь между статьями и показателями. В регистре прописывается каждая связь отдельно для каждой формы с указанием коэффициента и типа влияния (рис.12).

Рис.12.Связи показателей бюджета

Виды бюджета

Мы перешли к самой интересной части подсистемы «Бюджетирования» – построение бюджетной формы. Для каждого формата выстраивается своя структура и закрепляется в справочнике «Вид бюджета». В справочнике создаются формы как для ввода экземпляров, так и отчетные формы.

На закладке «Основное» указываются: модель бюджетирования, аналитические разрезы, период планирования и способ планирования (скользящий или на фиксированный период). Если установить флаг «Использовать для ввода плана», то в дальнейшем этот вид можно будет использовать для заполнения «Экземпляра бюджета» (рис.13).

Рис.13. Форма вид бюджета (основное)

На закладке «Структура бюджета» простраивается форма бюджетного отчета. Из левой части выбираются необходимые элементы для построения структуры и добавляются в правую путем обычного перетягивания мышкой из одной части в другую. Для редактирования уже существующего вида бюджета следует нажать кнопку «Еще – Разрешить редактирование реквизитов».

Построение структуры бюджета начинается с выбора типа таблицы в зависимости от сложности выстраиваемого документа. Разработчики предлагают выбор из трех вариантов. Последний вариант следует выбирать, когда предполагается настраивать произвольные связи между ячейками таблицы с помощью формул (рис.14).

Рис.14. Выбор типа таблицы

Далее с помощью конструктора выстраивается вся структура бюджетных средств. В колонки, как правило, добавляются измерения по периодичности: год, квартал, месяц или с группировкой, например, квартал по месяцам. Кроме того, может добавляться любая аналитика, суммовые показатели и др. В строки, как правило, добавляют статьи и показатели бюджета, произвольные и нефинансовые данные, группируя их и устанавливая формулы по группе (рис.15).

Рис.15.Форма вид бюджета (структура)

Со временем структура бюджетных средств может изменяться. Составлять и изменять структуру несложно, поэтому с этой задачей вполне справится и начинающий пользователь. Наши специалисты всегда готовы провести первичное обучение, ответить на интересующие вопросы, показать «фишки» по работе с программой 1с.

Просмотреть вид документа можно по одноименной кнопке «Просмотреть вид отчета». Для вывода информации в отчет использовался сценарий «Фактические данные» (рис.16).

Рис.16. Отчет БДДС по фактическим данным

Ввод экземпляра бюджета

Для отражения или корректировки плановых чисел по виду используется документ «Экземпляр бюджета». Обратиться к нему можно через раздел: Бюджетирование и планирование – Бюджеты – Экземпляры бюджетов. Заполнить плановые данные можно вручную непосредственно в таблице, которая соответствует выбранному виду бюджета.

Важная особенность состоит в том, что для формирования документа «Экземпляр бюджета» можно указать лишь те виды бюджета, в которых установлен флаг «Использовать для ввода плана». Также программа позволяет загружать данные в «Экземпляр бюджета» из EXCEL (рис.17,18).

Рис.17. Настройки экземпляра бюджета
Рис.18.Заполнение экземпляра

В заключение сформируем план-факт по БДДС за рассматриваемый период (рис.19).

Рис.19.Отчет БДДС план-факт

Специалисты «1С-Архитектора бизнеса» с многолетним опытом работы знают все тонкости бюджетирования в программах «1С». Свяжитесь с нами с помощью формы обратной связи на сайте для получения услуги или консультации.

Бюджетный процесс

Старт бюджетной компании можно отразить в программе «1С». К примеру, «1С:ERP» позволяет составить план бюджетного процесса, разбить его на этапы, а этапы, в свою очередь, на задачи с последующим контролем исполнения.

Бюджетный процесс включает:

• монитор бюджетных задач – рабочее место, выполненное в формате диаграммы Ганта, позволяет контролировать исполнения бюджетных задач в рамках бюджетного процесса. На основании документа можно сделать выводы о длительности выполнения этапов, а при необходимости даже скорректировать и создать новые бюджетные задачи. Благодаря удобной форме и цветовому обозначению состояния задач, даже визуально очень легко сориентироваться в информации и принять нужные управленческие решения;
• процессы подготовки бюджета – документ, который предназначен для заполнения этапов и задач по бюджетному регламенту в случае ручного запуска бюджетного процесса. Если бюджетный процесс запускается автоматически, то документ применяется для пересмотра бюджетного процесса;
• журнал «Мои бюджетные задачи» – отражает список задач, сформированных в рамках бюджетного процесса. В задаче указывается плановое и фактическое время исполнения, а также ссылка на документ или отчет, который нужно заполнить данными (рис.20).

Рис.20.Процесс подготовки

Подведем итоги

В статье подробно рассмотрели, как реализована подсистема «Бюджетирование» в программах «1С» на примере двух флагманских продуктов – «1С:Управление холдингом» и «1С:ERP Управление предприятием». Рассказали о различиях систем, продемонстрировали примеры составления БДР и БДДС на практике.

При возникновении любых сложностей вы всегда можете обращаться в нашу компанию. Также для более качественной и полноценной работы в системе «1С» рекомендуем пройти обучение у специалистов «1С-Архитектора бизнеса». Они расскажут обо всех нюансах и фишках работы в «1С:ERP» или «1С:УХ».

1с управление холдингом как настроить бдр

Содержание:

1. Создание варианта бюджета БДДС в 1С

2. Создание статей бюджета в 1С Управление Холдингом

3. Виды контроля документов 1С

4. Согласование документов в 1С

5. Операционный план в 1С Управление Холдингом 3.2

6. Резервирование планов и лимитов в 1С Управление Холдингом 3.2

7. Договор с поставщиком 1С

8. Заявка на оплату в 1С

В релиз 1С Управление холдингом 3.0, в качестве простой альтернативы и в дополнение к традиционному бюджетированию, добавлена функциональность быстрого оперативного планирования и установки лимитов БДДС в 1С и БДР в 1С.

В релизе 1С Управление Холдингом 3.2 функционал получил развитие. Это надо учитывать на проектах внедрения 1С. Вот некоторые из изменений:

• В оперативном планировании используется только 2 вида бюджетов: БДДС в 1С и БДР в 1С. Бюджет закупок удален.
• В закупки добавлен документ Заявка на обеспечение, который может опираться на БДДС в 1С или БДР в 1С по выбору.
• Для резервирования создан новый документ Резервирование планов и лимитов. Лимитирование выполняется вместе с планированием по контролируемым статьям бюджета.

Задача статьи – на простом контрольном примере показать процесс формирования и контроля планов, лимитов, резервов, лимитов задолженности денежных средств. В процессе выполнения примера будут даваться пояснения к используемым объектам, что важно для изучения темы «с нуля». Пример выполнялся в демоверсии 1С: Управление холдингом 3.2.3.58.

Общий план примера следующий – рис. 1:

1. Подготовим данные для примера.
2. Создадим операционный план, в том числе с лимитом по контролируемой статье.
3. Зарезервируем из плана часть суммы под контрагента (договор еще не заключен).
4. Заведем договор с поставщиком с лимитом задолженности.
5. Создадим Заявку на оплату в 1С по договору с контрагентом. Выполним контроль документа.

Схема подготовки документов в примере

Создание статей бюджета в 1С Управление Холдингом

Начнем с создания варианта бюджета БДДС в 1С. Он определяет состав и структуру документа Операционный план.

В разделе Планирование и контроль перейдём к пункту Параметры планирования – рис. 2. Для видов бюджетов задаются периодичность планирования, структура плана.

Нас интересует кнопка Варианты настроек, по которой создаем вариант бюджета БДДС в 1С– рис. 2. Назовем его БДДС в 1С 3.2.3.58. Аналитики могут размещаться либо в строках, либо в шапке документа. Согласно рис. 2, аналитика Статья бюджета будет располагаться в строках, в отдельной группе Г1; по статье бюджета Возможно лимитирование.

На вкладке Горизонт планирования введем Периодичность=Месяц, Периодов=3 и Вид горизонта=Скользящий:

• Скользящий — в операционном плане будут показаны Х=3 периодов от начала периода.
• Свободный — границы периода задаются пользователем в операционном плане.

Структура настройки операционного плана БДДС в 1С 3.2.3.58

Создание статей бюджета в 1С Управление Холдингом

В разделе Планирование и контроль создадим 2 статьи БДДС в справочнике Статьи движения денежных средств в 1С. Воспользуемся рабочим местом руководителя ЦФО Управление планами и лимитами – рис. 3:

• Заполним параметры лимитирования с 01.2023, нажав кн. БДДС в 1С.
• На вкладке Статьи бюджета добавим 2 новые статьи – рис. 3: «16 Оплата поставщику (Контроль)» и «17 Оплата поставщику (Нет контроля)». Карточка статьи 17 показана на рис. 4. Контроль по аналитике «Номенклатурные группы в 1С» не установлен.
• В колонке Действие при превышении установим соответственно значения «Информировать» и «Не контролировать» – рис. 3. Таким образом статья «16 Оплата поставщику (Контроль)» заявлена как контролируемая – рис. 3.
• По вновь созданным статьям нет планов и лимитов. В этом можно убедиться по кн. Лимиты по бюджетам или с помощью отчетов Отчет по планам и Отчет по лимитам раздела Планирование и контроль.

АРМ руководителя ЦФО. Ввод статей бюджета
Неконтролируемая статья бюджета «17 Оплата поставщику (Нет контроля)»

Виды контроля документов 1С

Раздел Планирование и контроль. В справочнике Виды контроля документов 1С определим, что и как будет контролироваться в системе в целом – рис. 5. Во всех случаях, кроме «Не контролировать», будет проверяться превышение соответствующего лимита в исполняющем документе.

Включение режимов контроля

Согласование документов в 1С

В примере будут использованы документы Операционный план, Резервирование планов и лимитов, Заявка на операцию и справочник Договоры в 1С. На практике они посылаются на согласование по маршруту. В нашем случае используется простой шаблон маршрута Автоутверждение. Для того, чтобы выполняющий пример пользователь (здесь Беляев) имел возможность согласовывать эти объекты, то его надо сделать согласующим для каждого из 4-х объектов – как на рис. 6 (раздел Процессы и согласование – Матрица полномочий).

Установка согласующего по документу

Перейдем в раздел Планирование и контроль.

Операционный план в 1С Управление Холдингом 3.2

Из списка документов Операционные планы создадим новый документ Операционный план – рис. 7:

• На вкладке Основное выбираем вариант настройки БДДС в 1С 3.2.3.58, устанавливаем сроки и ЦФО УК Дельта.
• На вкладке Данные планирования вводим план по ранее созданным статьям – по 2 млн. руб. на каждый период планирования.
• Вкладка Контроль документа 1С показывает Контроль бюджетных лимитов – ОК. Отобразим текущее состояние (двойной щелчок по ссылке Подробнее) – рис. 8. По контролируемой статье «16 Оплата поставщику (Контроль)» установлены лимиты. Превышения нет, т.к. и вышестоящего бюджета нет.
• Посылаем документ на согласование, согласовываем вручную – документ Операционный план в статусе Утвержден – рис. 7.

Три вкладки операционного плана
Контроль лимита бюджета для операционного плана

Резервирование планов и лимитов в 1С Управление Холдингом 3.2

Из списка документов Резервирования планов и лимитов создадим новый документ Резервирование планов и лимитов – рис. 9:

• На вкладке Основное выбираем вариант настройки БДДС в 1С 3.2.3.58, контрагента АО “Стилус”, устанавливаем сроки и ЦФО/Организацию УК Дельта.
• На вкладке Данные планирования вводим резерв на март 500 тыс. руб. по тем же статьям бюджета, т.е. выбираем лимит из предыдущего операционного плана.
• Вкладка Контроль документа 1С показывает Контроль бюджетных лимитов – ОК. Отобразим текущее состояние (двойной щелчок по ссылке Подробнее) – рис. 10. Превышения лимита нет – из планового лимита 2 млн. руб. на март под контрагента зарезервировано 500 тыс. руб. – рис. 10.
• Посылаем документ на согласование, согласовываем вручную – документ Резервирование планов и лимитов в статусе Утвержден – рис. 9.

Три вкладки документа резервирования
Контроль лимита бюджета не превышен

Примечания: Документ Резервирование планов и лимитов:

1. Резервирует часть бюджета/плана из свободного лимита под будущее исполнение.
2. Содержит и контролируемые и неконтролируемые статьи бюджета, но контроль резерва выполняется только по контролируемым статьям.
3. Другие документы, выполняющие резервирование: Заявка на обеспечение, Строка плана закупок, Лот, Протокол, Договор, Заказ поставщику, Заявка на оплату / расход.

Договор с поставщиком 1С

Перейдем в раздел Казначейство. Заключим коммерческий договор с контрагентом.

В списке Договоры вводим договор с поставщиком АО “Стилус” с указанием лимита задолженности – рис. 11:

• На вкладке Основное выбираем Вид договора = “С поставщиком”, заполняем сроки, сумму договора 3 млн. руб., выбираем контрагента АО “Стилус” и организацию УК Дельта. Наименование “Покупка инструментов”.
• На вкладке Условия вводим лимит задолженности на март 1 млн. руб., устанавливаем условие оплаты”Постоплата 100% через 10 к.д.”. График по договору отсутствует.
• Вкладка Контроль документа 1С показывает ОК.

Примечание: Лимит задолженности и условия по договору были введены вручную. В разделе Управление обязательствами присутствует механизм классификации контрагентов. Он позволяет устанавливать в договоры рекомендуемые условия оплаты и лимиты задолженности.

Вкладки договора с поставщиком АО “Стилус”

Примечания: О справочнике Договоры в 1С:

1. Реквизит Статус есть статус согласования договора в 1С по маршруту внутри компании. Устанавливается на этапах маршрута согласования.
2. Реквизит Состояние договора есть состояние бумажного экземпляра договора. Может устанавливаться вручную или автоматически.
3. Вид соглашения может иметь значения: “Договор с условием” (самостоятельный договор), “Рамочный договор”, “Спецификация к договору”.
4. Договор может иметь несколько версий. Версионируются все реквизиты договора, включая графики, т.е. можно отслеживать изменения до реквизита. Список версий можно посмотреть по кн. Перейти.
5. Версии договора редактируются и создаются по кн. Редактировать.
6. Каждая версия может быть согласована. При открытии карточки договора в 1С открывается действующая версия соглашения. Действующей является более поздняя версия по реквизиту «Версия действует с».
7. Использование графиков по договору включается на вкладке Планирование. Из Графика расчетов предусмотрено создание/обновление документов Заявка на оплату в 1С и Планируемое поступление ДС.

Заявка на оплату в 1С

На момент подготовки Заявки на оплату в 1С по УК Дельта: а) по договору с АО “Стилус” задан лимит задолженности 1000000 руб., б) состояние подготовленного плана, лимитов и резервов показано в таблице:

На основании ранее подготовленного документа Резервирование планов и лимитов создаем документ Заявка на оплату в 1С – можно создать и из раздела Казначейство. Первоначальный вариант показан на рис. 12:

• На вкладке Основное выбираем Вид операции=“Оплата поставщику”, контрагента АО “Стилус”, организацию УК Дельта, договор “Покупка инструментов”.
• Реквизит Желаемая дата устанавливаем на март, чтобы не забирать лимиты/резервы апреля.
• Реквизит Источник лимитов ссылается на документ Резервирование планов и лимитов, т.е. заявка будет выбирать суммы из этого документа. Если реквизит Источник лимитов оставить пустым, то суммы лимитов будут выбираться из документа Оперативный план.
• На вкладке Аналитика учета и планирования вводим по700 тыс. руб. по обоим статьям ДДС «16 Оплата поставщику (Контроль)» и «17 Оплата поставщику (Нет контроля)».
• На вкладке Контроль документа 1С сработал контроль лимитов – рис. 12. Отобразим текущее состояние каждого превышения (двойной щелчок по ссылке Подробнее) – рис. 13: превышены лимиты бюджетов, лимиты резервов, лимиты задолженности по договору.

Первоначальная Заявка на оплату в 1С
Контроль документа 1С превышения лимитов и резервов

Пробуем исправить ситуацию, уменьшив контролируемую статью «16 Оплата поставщику (Контроль)» до приемлемого уровня 500000 руб. – рис. 14. Превышения по статье сняты! Осталось лишь превышение лимита задолженности по договору на 200000 руб. – рис. 15.

Уменьшение контролируемой статьи ДДС
Контроль документа 1С превышение лимита задолженности по договору

Устраним и это превышение, уменьшив неконтролируемую статью «17 Оплата поставщику (Нет контроля)» до уровня 500000 руб. – рис. 16. Сумма по заявке теперь равна ровно лимиту задолженности по договору 1000000 руб. Все превышения устранены – заявка готова к согласованию.

Заявка на оплату удовлетворяет всем контрольным условиям

После подготовки Заявки на оплату в 1С следует её согласование, согласованные заявки распределяются по счетам в платежном календаре в 1С, формируется реестр платежей, платежные поручения, разнесение выписки, обмен с банком, данные об оплате попадают в документ ОФД Отражение фактических данных и учитываются во взаиморасчетах и обязательствах с контрагентами.