Как прикреплять файлы к справочникам и документам в 1С
В 1С доступна очень интересная возможность: сохранять в справочниках и документах внешние файлы. Это могут быть тексты подписанных договоров и дополнительные соглашения к ним, сканы оригиналов торговых накладных и счетов-фактур, доверенностей, страниц документов, удостоверяющих личность и многое другое.
В этой статье мы очень подробно рассмотрим работу с прикрепленными файлами. Ответим на наиболее часто задаваемые вопросы о том, какие файлы можно прикреплять в 1С? Есть ли ограничение на количество прикрепляемых файлов? Какие варианты сохранения файлов существуют? И еще очень важный момент: как это делать быстро – прямо со сканера из 1С!
Информация очень интересная. Рекомендуем!
Назначение и использование
Некоторые справочники и документы позволяют присоединять и хранить файлы, которые могут быть полезны в работе или которые по каким-то причинам нужно сохранить. Это могут быть подписанные договоры с контрагентами, дополнительные соглашения к ним, отсканированные исходники торговых накладных и счетов-фактур и другая полезная информация.
Присоединять файлы можно к любому справочнику и документу 1С?
Нет. Список справочников и документов, которые работают с прикрепленными файлами ограничен разработчиками.
Присоединить файлы можно в следующие справочники:
- Организации ;
- Договоры контрагентов ;
- Сотрудники ;
- Физические лица .
Для документов этот список шире:
- Авансовый отчет ;
- Акт об оказании производственных услуг ;
- Акт сверки взаиморасчетов ;
- Ведомость на выплату зарплаты в банк ;
- Ведомость на выплату зарплаты в кассу ;
- Возврат товаров от покупателя ;
- Возврат товаров поставщику ;
- ГТД Импорт ;
- Инвентаризация товаров на складе ;
- Корректировка долга ;
- Корректировка поступления ;
- Корректировка реализации ;
- Операция, введенная вручную ;
- Отчет комитенту о продажах ;
- Передача товаров ;
- Платежное поручение ;
- Поступление доп. расходов ;
- Поступление на расчетный счет ;
- Поступление товаров и услуг ;
- Приходный кассовый ордер ;
- Расходный кассовый ордер;
- Реализация товаров и услуг ;
- Реализация услуг по переработке ;
- Счет на оплату покупателю ;
- Счет на оплату от поставщика ;
- Счет-фактура выданный ;
- Счет-фактура полученный ;
- Таможенная декларация экспорт .
Как мы видим, по всем основным документам 1С можно хранить отсканированную первичную документацию. И этим нужно пользоваться!
Прежде чем перейти к описанию подключения файлов в справочники и документы, ознакомимся с особенностями работы с прикрепленными файлами. И сделаем это в рамках блиц-ответов на самые важные вопросы.
Есть ли ограничения на количество присоединяемых файлов?
Нет, количество файлов для присоединения не ограничивается. Но все-таки надо иметь в виду, что хранение файлов «утяжеляет» базу. Поэтому если вы будете активно использовать работу с файлами, база значительно увеличится в объеме и будет дольше обновляться.
Какие файлы можно сохранять в 1С? Это какие-то определенные форматы типа PNG, PDF, DOSX и XLSX?
Нет! Присоединять можно абсолютно любые файлы: от рисунков до музыки.
Я правильно понимаю, что возможность присоединять файлы заложена разработчиками ограниченному списку справочников и документов и вне этого списка настроить самостоятельно возможность присоединения файлов пользователю не удастся?
Да, совершенно верно! Вы сможете присоединить файлы в справочник Договоры , но в справочнике Контрагенты — это сделать не получится. Сможете присоединить файлы к справочнику Сотрудники , и не сможете – в справочнике Номенклатура . Это уже потребует доработки программы.
А можно самостоятельно настроить место хранения на диске? (Папку/каталог/другой диск)? Или куда программа по умолчанию «укладывает» эти файлы, то так тому и быть — и ничего сделать нельзя?
Все присоединенные файлы в 1С хранятся в специальном регистре сведений Сведения о файлах . Они не зависят от места на диске. Поэтому даже если вы переносите базу на новый компьютер, все данные по присоединенным файлам у вас сохранятся.
Как правильно подвязать к первичному документу файл и при этом не проводить документ заново?
Мы подвязываем сканы актов к покупкам, но поскольку оригиналы документов приходят с большим опозданием, то программа просит перепровести документы за указанный период?!
При присоединении файла к документу проводить его НЕ НАДО! Вот совсем!
После того как вы присоединили файл, выходите из документа, нажимая «крестик» в правом верхнем углу формы. Если вы не будете нажимать на кнопку Провести и закрыть , после подсоединения файла программа не будет требовать перепроводить документы.
Итак, ответы на основные вопросы по этому замечательному сервису мы получили. Теперь рассмотрим где и каким образом происходит присоединение файлов в 1С.
Открытие формы присоединения файлов
Присоединение файлов происходит прямо из формы справочников и документов по:
- кнопке Скрепка ;
- ссылке Прикрепленные файлы .
Способ № 1. По кнопке Скрепка
Этот способ наиболее часто используется. В форме справочника или документа в командной панели располагается кнопка Скрепка для присоединения файлов.
После нажатия на кнопку Скрепка открывается стандартная форма для присоединения файлов.
Способ № 2. По ссылке Прикрепленные файлы
Специальная ссылка Прикрепленные файлы используется реже. Обычно это происходит в том случае, когда справочник или документ имеет большой массив информации, разложенный по вкладкам.
После перехода по ссылке Прикрепленные файлы открывается стандартная форма для присоединения файлов.
Принципиальной разницы между двумя способами нет – все они открывают стандартную форму присоединения файлов.
Вход в форму по кнопке Скрепка или по ссылке Присоединенные файлы по умолчанию устанавливается разработчиками.
Если файлы уже присоединены в справочнике или в документе, то в самой первой колонке списков и журналов появляется специальный знак: Скрепка .
Нужно уметь работать с этим сервисом и, самое главное, свести к минимуму время на подготовку и подключение нужных файлов в 1С.
Присоединение файлов
Есть три способа присоединения файлов:
Способ № 1. Файл с диска
Рассмотрим присоединение файла с диска на конкретном примере.
Присоединить к договору Договор купли-продажи № 3 от 11.01.2018 поставщика ООО «Трансавто» файл с договором поставки.
Шаг 1. Открыть договор Договор купли-продажи №3 от 11.01.2018 поставщика ООО «Трансавто»: раздел Справочники – Продажи и покупки – Договоры .
Шаг 2. Перейти в форму присоединения файлов по кнопке Скрепка .
Шаг 3. По кнопке Добавить — Файл с диска выбрать файл договора в папке на диске.
Шаг 4. Результат присоединения файла с диска будет выглядеть следующим образом.
Способ № 2. По шаблону
Этот способ используется для справочника Договоры, поскольку в нем предусмотрена работа с Шаблонами договоров.
Рассмотрим присоединение файла по шаблону на конкретном примере.
Присоединить к договору Договор купли-продажи №3 от 11.01.2018 поставщика ООО «Трансавто» сформированный из шаблона договоров файл с договором поставки.
Шаг 1. Открыть договор Договор купли-продажи №3 от 11.01.2018 поставщика ООО «Трансавто»: раздел Справочники – Продажи и покупки – Договоры .
Шаг 2. Сформировать печатную форму договора по кнопке Печать – Договор – Договор поставки . Нажать на кнопку Сохранить .
Шаг 3. В форме настройки сохранения договора выставить:
- переключатель Присоединить к договору ;
- формат сохранения текста: PDF, RTF, HTML.
В примере специально выбраны сразу все форматы сохранения файла, чтобы после присоединения файлов посмотреть, что подойдет лучше для использования.
По умолчанию выставляется формат PDF. Рекомендуем использовать этот формат для хранения текста договора, поскольку редактирование в этом формате ограничено.
При выставлении переключателя в Сохранить в папку на компьютере для присоединения файла будет использоваться вариант, описанный в Способе № 1. Файл с диска.
Шаг 4. Результат сохранения текста договора.
Способ № 3. Со сканера
Самый быстрый способ присоединить файл с информацией, например, текст договора, торговые документы и т.д. – это использование сканера.
Использование сканера напрямую из 1С позволит исключить промежуточные шаги по сохранению информации в файл, сканированию данных вне 1С, сохранения скана в файл и уже только после этого прикрепления файла в 1С. Использования сканера напрямую из 1С сразу сократит время на выполнение этой работы, поэтому этим функционалом нужно уметь пользоваться.
И при этом делается все очень просто!
После сканирования изображения документа присоединенный файл к справочнику выглядит следующим образом.
Подробно по подключению сканера и присоединению файла в статье Создание файла со сканера.
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательстваПомогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
Одной из новых возможностей работы со справочником Договоры является возможность.Эта статья покажет, как работать со сканером в 1С для...
(2 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Обсуждение (2)
Нет встроенного механизма по выгрузке данных файлов. Например, при выгрузке для налоговой необходимо самостоятельно выгружать прокликивая каждый документ, что на мой взгляд при большом объеме информации сводит на нет всю полезность данной функции.
1с программное присоединение файла к документу
Сегодня делал небольшую доработку 1с УНФ написанную на БСП 3.1. Задача была сделать кнопку, которая рассылала бы отчет определенным адресатам и сам отчет был бы во вложении. На основании рассылки должны были создаваться документы событие и вложенные фалы должны быть там приложены.
Сохранить файл или записать файл для программиста 1с не сложная задача. Тут можно прочитать про диалоги работы с файлами.
Написав функционал по рассылкам и создав событие, столкнулся с выбором как мне быстрее и проще реализовать прикрепление файла к документу объекту. Выбрал функцию БСП, что бы отчет не требовал доработок при обновлении УНФ, а также что бы не писать много кода.
Код ниже берет файл с диска и прикрепляет его к объекту.
10 строк кода и задача решена. Используйте БСП, изучайте БСП. Программное присоединение файла к документу в 1с с помощью БСП это очень просто и быстро, написать самому весь код с нуля заняло бы минут 30.
В типовых базах есть два типа объектов:
- Объекты для которых создан справочник для файлов и все файлы хранятся в нем. Например: СобытиеПрисоединенныеФайлы
- Объекты для которых нет специального справочника, файлы хранятся в справочнике Файлы.
Для второго типа объектов нужно использовать другой код.
Благодаря этой заметке программное присоединение файла к документу в 1с теперь не проблема.
Подключение функционала “Присоединенные файлы” для нового объекта (БСП)
1. Создать справочник для хранения присоединенных файлов. Для этого в качестве заготовки скопировать в конфигурацию справочник _ДемоПроектыПрисоединенныеФайлы из демонстрационной конфигурации и задать ему имя по шаблону:
где <Префикс> – имя объекта метаданных, для которого настраиваются присоединенные файлы. Например, для справочника Номенклатура справочник с файлами должен называться НоменклатураПрисоединенныеФайлы. Задать синоним, например: Присоединенные файлы (Номенклатура).
2. У реквизита ВладелецФайла установить тип – «объект с файлами». Например, СправочникСсылка.Номенклатура.
3. Включить в состав определяемых типов ПрисоединенныйФайл (ссылки) и ПрисоединенныйФайлОбъект (объекты) справочник, созданный на шаге 1. Например, СправочникСсылка.НоменклатураПрисоединенныеФайлы.
4. Расширить состав определяемых типов ВладелецПрисоединенныхФайлов (ссылки) и ВладелецПрисоединенныхФайловОбъект (объекты, кроме документов), добавив в него тип «объект с файлами». Например СправочникСсылка.Номенклатура.
5. Расширить состав типов свойства Источник у подписки ПереопределитьПолучаемуюФормуПрисоединенногоФайла, включив в него тип – справочник с файлами, созданный на шаге 1. Например, СправочникМенеджер.НоменклатураПрисоединенныеФайлы.
6. Расширить состав типов свойства Источник подписки УстановитьПометкуУдаленияПрисоединенныхФайловДокументов, включив в него тип – «объект с файлами» (только документы). Например, ДокументОбъект.СчетНаОплатуПокупателю.
7. Если при интерактивном копировании объекта, содержащего присоединенные файлы, требуется их автоматическое копирование в новый объект, то в форме объекта необходимо:
● в параметры формы добавить ключевой параметр ЗначениеКопирования такого же типа, как и сам объект;
● в модуле формы в процедуру ПриЗаписиНаСервере вставить следующий код:
Организация в 1С хранения файлов пользователя без использования Библиотеки стандартных подсистем
В ходе разработки регулярно встречается пожелание клиента о хранении присоединенных к документу (или элементу справочника) файлов пользователя в 1С. Эта возможность реализована в Библиотеке стандартных подсистем (БСП). Но использование Библиотеки стандартных подсистем для этой задачи требует снятия базы с режима полной поддержки. Поэтому может возникнуть желание организовать хранение файлов без БСП.
Мы рассмотрим вариант хранения файлов вне базы данных (БД), чтобы избежать бесконтрольного увеличения объема БД.
Для решения задачи организовать хранение файлов без БСП нам понадобится:
1. Выделить место хранения файлов пользователя, доступное с сервера 1С.
2. Создать регистр сведений, содержащий служебную информацию для сохранения файлов.
3. Добавить в объект, к которому добавляется возможность хранения файлов пользователя, табличную часть и две команды: Загрузить файл и Открыть Файл.
Созданный регистр сведений имеет простейшую структуру. Ни одного измерения, а это гарантирует, что запись будет только одна, ресурсов два:
· КаталогХранилища – указывает на место хранения файлов пользователя, строка необходимой длины.
· НомерФайлаВКаталоге – указывает имя последнего файла, записанного в каталог.
Для удобства использования решения имеет смысл сделать служебную процедуру, получающую имя каталога, ближайший пустой номер файла и изменяющий запись в регистре 1С, увеличивая номер файла на единицу.
Поместить процедуру можно в общем модуле (как приведенную), так и в менеджере регистра сведений.
В объекте, который мы хотим модифицировать для хранения присоединенных файлов, требуется создать табличную часть Документы для хранения данных о присоединенных файлах. В реквизиты документа для хранения данных табличной части можно записать и тип присоединяемого документа (договор, доверенность, схема решения, прочее). Но три реквизита должны быть обязательно:
· ИмяФайла – имя файла, приложенного пользователем. Файл с этим именем мы и будем пользователю возвращать.
· ИмяФайлаВХранилище – наше внутреннее имя файла, использующееся для того, чтобы исключить совпадающие имена.
· ЕстьДокумент – Булево, показывающее факт наличия документа в хранилище.
Осталось сделать две команды, первая из которых будет помещать файл в хранилище 1С, а вторая – извлекать оттуда и открывать файл пользователю в 1С.
1. Помещение файла в хранилище 1С
Команду мы назовем Документы_ЗагрузитьФайл.
Для помещения файла в хранилище 1С в современных конфигурациях режим модальности не приветствуется. Поэтому мы решим задачу с использованием немодальных методов.
Процедура обработки команды начинает помещение файла в хранилище 1С, которое будет доступно и на сервере.
После завершения помещения файла в хранилище 1С вызывается процедура ВыполнитьЗагрузку на клиентской части, откуда уже вызывается процедура ЗагрузитьФайлНаСервере, записывающая файл в хранилище и возвращающая его имя, если запись прошла успешно.
Процедура получает в качестве параметров адрес временного хранилища 1С, где находится содержимое файла и его расширение. Структуру хранения файлов пользователя (каталог, имя файла без расширения) процедура получает из описанной выше процедуры общего модуля Служебный.
В результате исполнения данной команды файл пользователя в 1С будет помещен в хранилище. А в реквизиты выбранной строки ТЧ Документы нашего объекта будут записаны имя файла, загружавшегося пользователем и имя файла в хранилище. Расширения у них совпадают.
2. Получение файла из хранилища 1С
Команду мы назовем Документы_ОткрытьФайл.
Команда сначала проверяет существование флажка ЕстьДокумент, выдавая ошибку в случае, если документа в хранилище нет. Это нам необходимо для того чтобы не обращаться к Библиотеке Стандартных Подсистем.
Затем команда обращается на сервер за получением данных во временное хранилище 1С, которое будет доступно и «на клиенте». Файл, полученный во временное хранилище 1С, записывается в каталог хранения файлов пользователя во временных файлах под именем того изначального файла, который когда-то загружал пользователь.
После записи файла пользователя в 1С выполняется попытка его открытия назначенным в системе приложением. Если это не получается, то пользователю предлагается указать каталог для сохранения файла и производится сохранение в указанный каталог.
Обратим внимание, что при получении структуры хранилища в качестве параметра процедуры указывается, что она вызывается не для записи, что не меняет номер текущего файла в хранилище 1С. Здесь мы используем только имя каталога.
Таким образом, мы получили возможность записывать файлы пользователя в 1С на сервер и получать их обратно по запросу без использования Библиотеки стандартных подсистем.
