Как в 1С настроить сервис 1С:Кабинет сотрудника
С версии 3.1.14.166 программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) реализован новый сервис «1С:Кабинет сотрудника». Этот сервис позволяет сотрудникам в любой момент в любом месте, где есть интернет, посмотреть сведения о зарплате, получить справку о заработке, получить расчетные листки, оформить заявление на отпуск, командировку и многое другое.
- Подключение и настройка сервиса 1C:Кабинет сотрудника
- Создание кабинетов в сервисе 1C:Кабинет сотрудника
- Возможности кабинета в сервисе 1C:Кабинет сотрудника
Бухгалтерии и кадрам сервис позволяет сократить время, которое уходит на предоставление расчетных листков, согласование отпусков, получение справок и других документов. Сотрудникам не нужно ходить в бухгалтерию и кадры, а последним отвлекаться от своих дел.
Сервис пока недоступен пользователям базовой версии.
В версии КОРП ранее уже была предусмотрена аналогичная функциональность " Самообслуживание ". Теперь есть и альтернативная возможность. При выборе того или иного варианта следует учитывать ключевые различия (помимо стоимости):
Подключение и настройка сервиса 1C:Кабинет сотрудника
Подключение к сервису
Подключение настраивается пользователем с полными правами. Настройка вызывается по кнопке Подключить на начальной странице, либо по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата.
Для работы с сервисом в базе должна быть подключена интернет-поддержка. Если она еще не была подключена, это предлагается сделать здесь же по кнопке Подключить.
Далее необходимо пройти все этапы, предлагаемые помощником подключения (о настройке на этапе 3 написано в следующем разделе), после чего опять же нажать кнопку Подключить.
При высокой нагрузке на сервис подключение может занять продолжительное время. В этом случае на этапе 4 может быть выдано соответствующее сообщение.
В случае успешного подключения появится этап 5, в котором будет указана ссылка на сервис (если форма подключения была случайно закрыта до перехода по ссылке, то открыть ее можно по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата).
По этой ссылке необходимо перейти указанному ответственному лицу. После перехода на его телефон будет отправлено SMS-сообщение (или письмо на почту) с кодом, который необходимо ввести на открывшейся странице.
После чего будет предложено придумать и ввести пароль для входа в сервис. Сложность пароля пока не контролируется, поэтому следует самостоятельно подходить ответственно к его выбору.
Теперь можно продолжить работу в сервисе – ознакомиться с его возможностями и создать кабинеты для сотрудников, если они были выбраны на этапе 3 помощника подключения.
Публикация кабинетов
Если на этапе 3 сотрудники выбраны не были, то после подключения их можно указать в форме, открывающейся по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата.
Для этого в открывшейся форме нужно перейти по ссылке Изменить настройку публикации.
Для выбора публикуемых позиций нужно проставить флажки в колонке Публиковать. По кнопке Публикуемые сотрудники можно просмотреть отобранных в результате сотрудников. Для них должен быть указан адрес электронной почты и/или мобильный телефон. Если это условие не выполнено, строка будет выделена красным.
По кнопке Обновить публикацию информация по выбранным сотрудникам передается в сервис.
Обращаем внимание, что для публикации в сервисе ответственного, подключившего сервис, в числе сотрудников, его позиция также должна быть выбрана здесь для публикации.
В сервисе имеется возможность согласования заявлений сотрудников их руководителями. Чтобы ей можно было воспользоваться, укажите руководителей подразделений.
Если руководитель подразделения не задан, либо это лицо не выбрано для публикации в сервисе, тогда в качестве руководителя подразделения публикуется руководитель самой организации (если он задан в ответственных лицах организации и публикуется).
Адресация заявок
Для корректной адресации заявок сотрудников из сервиса необходимо указать исполнителей задач в разделе Администрирование – Органайзер – Бизнес-процессы и задачи – Роли и исполнители задач.
По умолчанию все заявки приходят на пользователя, подключавшего сервис (и он может перенаправлять их другим сотрудникам), но гораздо удобней эту информацию указать сразу.
Обработка заявок возможна кадровиком, расчетчиком или пользователем с профилем, которым предусмотрена роль Обработка заявок кабинет сотрудника.
Расписание обмена
По умолчанию автоматический обмен информацией между приложением и сервисом выполняется каждые 10 минут. Изменить расписание или запустить обмен вручную можно из раздела Администрирование – Обслуживание – Регламентные операции – Регламентные и фоновые задания – регламентное задание Обмен с сервисом "1С:Кабинет сотрудника".
Создание кабинетов в сервисе 1C:Кабинет сотрудника
После создания сервиса и публикации в нем списка сотрудников нужно создать для них собственные кабинеты и отправить приглашения (если не было включено автоматическое создание – упомянуто далее в конце раздела). Эта возможность располагается в разделе Администрирование, который доступен только администратору сервиса. По умолчанию это ответственный, указанный при подключении, но права также могут быть назначены любому подключенному сотруднику здесь же, в его карточке.
В списке слева отображаются опубликованные в сервисе сотрудники. Состояние дел обозначается пиктограммой:
Необходимо отметить флажками сотрудников, для которых нужно создать кабинеты, после чего нажать Выполнить – Создать кабинеты. Нажатие на кнопку с пиктограммой над списком сотрудников приводит к отображению сотрудников только с таким статусом. Например, можно отобрать только тех, кому приглашение не отправлялось, проставить все отметки и направить приглашения только им.
После создания кабинетов сотрудникам необходимо отсюда же разослать приглашения на почту и/или по СМС. Сотрудники получат инструкцию по подключению, текст которой задан в форме по кнопке с шестеренкой (при необходимости его можно изменить). После подключения сотрудник получит доступ к своему кабинету, что отобразится соответствующей пиктограммой – зеленым человечком.
По кнопке с шестеренкой можно включить автоматическое создание кабинетов и/или рассылку приглашений. Тогда после публикации сотрудников в сервисе кабинеты для них будут созданы автоматически. А после создания кабинетов автоматически будут отправлены приглашения.
Возможности кабинета в сервисе 1C:Кабинет сотрудника
Просмотр расчетных листков
В кабинетах сотрудников можно опубликовать их расчетные листки. Каждый сотрудник увидит только свои листки. Администратор сервиса листки других сотрудников не увидит.
Публикация листков производится расчетчиком или любым другим пользователем, профилем которого предусмотрена роль Публикация расчетных листков.
Пользователю с полным правами для этого достаточно перейти по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата, в открывшейся форме выбрать месяц и нажать Опубликовать.
Здесь же по ссылке Расширенные возможности публикации расчетных листков (или Публикация расчетных листков в разделе Зарплата – эта ссылка доступна пользователю без полных прав) можно выполнить более точечную публикацию листков.
После публикации сотрудник увидит в кабинете свои расчетные листки. В целях безопасности при работе с компьютера по умолчанию суммы частично скрываются. Убедившись, что за спиной никого нет, сотрудник может включить полное отображение сумм, нажав на кнопку с изображением глаза в правом верхнем углу.
Каждый сотрудник может настроить удобный для себя режим отображения информации в настройках своего профиля.
Администратор сервиса в разделе Администрирование может установить настройки, связанные с расчетными листками.
Регистрация и просмотр отсутствий
Сотрудник может заявить о своем отсутствии, чтобы согласовать его со своим руководителем и/или кадровой службой, а также чтобы информировать об этом остальных сотрудников.
Если зарегистрированное сотрудником отсутствие требует согласования руководителем (сотрудник отметил флажок Требует согласования или это отпуск), то сначала оно появляется в задачах руководителя.
Если руководитель согласовывает отсутствие, то пользователю, назначенному ответственным за согласование отсутствий или за заявления на отпуск, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи.
На основании этой информации пользователь может ввести в программу соответствующий документ, регистрирующий отсутствие. После этого задачу нужно отметить как выполненную, чтобы сотрудник увидел это в своём кабинете.
По некоторым видам отсутствий доступа кнопка Отказать – по ней можно отказаться согласовать заявление сотрудника. Тогда сотрудник увидит отказ в своём кабинете.
Если по какому-то заявлению не предусмотрен отказ, то задачу можно отменить по кнопке Отменено и сообщить об этом сотруднику.
Информация о согласованных отсутствиях других сотрудников доступна для просмотра в области Все отсутствия. В ней предусмотрен отбор по периоду.
Информация по отпускам
В разделе Отпуск сотрудник может просматривать информацию по остатку отпуска, а также запросить более подробную справку об отпусках. Также он может подать заявление на отпуск – точно так же, как и из рассмотренного выше раздела Отсутствия.
При заказе сотрудником справки, пользователю, назначенному ответственным за справки об остатках отпусков, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи. К задаче автоматически прикрепляется запрошенная сотрудником справка. Достаточно нажать Выполнено, и справка уйдёт в кабинет сотрудника. Если по какой-то причине справка сформировалась неправильно, то по пиктограмме слева от неё её можно удалить и приложить новую взамен.
Сотрудник увидит запрошенную справку в разделах Отпуск и Справки своего кабинета.
Заказ справок
В разделе Справки сотрудник может запросить и другие справки.
При заказе сотрудником справки, пользователю, назначенному ответственным за справки соответствующего вида, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи.
При заказе справки с места работы к задаче автоматически прикрепляется справка по реализованной в программе форме. Достаточно нажать Выполнено, и справка уйдёт в кабинет сотрудника.
Если требуется передать справку по другой форме (например, по приложенному сотрудником образцу), то по пиктограмме слева от неё её нужно удалить и приложить требуемую взамен.
При заказе 2-НДФЛ к задаче автоматически создается и прикрепляется соответствующий документ программы. Необходимо его открыть, заполнить и провести. После этого достаточно нажать Выполнено, и справка уйдёт в кабинет сотрудника.
Подача заявлений на вычеты
Сотрудник может направить из кабинета (раздел Зарплата — Вычеты) заявление на предоставление того или иного вычета по НДФЛ. Предполагается, что сотрудник прилагает скан-копии необходимых документов (заявления, уведомления).
Пользователю, назначенному ответственным за налоговые вычеты, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи. При этой задаче пользователь увидит приложенные сотрудником файлы, и на их основании должен ввести в программу соответствующий документ (заявление на вычет, уведомление о праве на вычеты).
После регистрации в программе такого документа задачу нужно отметить как выполненную, чтобы сотрудник увидел это в своём кабинете.
Если какой-то необходимой для регистрации вычета информации в отправленных сотрудником файлах не окажется, задачу можно отменить по кнопке Отменено и сообщить об этом сотруднику.
Информация о структуре компании
В разделе "Компания" сотрудники могут ознакомиться со структурой компании, со списком её сотрудников.
Изменение личных данных
Сотрудник может направить заявку на внесение изменений в его личные данные.
Пользователю, назначенному ответственным за изменение личных данных, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи. При этой задаче пользователь увидит измененную сотрудником информацию, и может ввести соответствующие изменения в программу. После этого задачу нужно отметить как выполненную, чтобы сотрудник увидел это в своём кабинете.
Для руководителей
Сотрудникам, назначенным руководителям подразделений или организаций, доступен раздел Руководителю, в котором он может согласовывать отсутствия сотрудников, а также просматривать сотрудников, которые еще не ознакомились с расчетными листками (если включена такая настройка).
Кадровый электронный документооборот — часто задаваемые вопросы
Кадровый электронный документооборот или КЭДО становится все более чаще обсуждаемой темой, интерес к введению КЭДО растет, и мы уже рассказывали вам в нашем блоге о том, что такое КЭДО и какие преимущества он дает , как начать вести КЭДО , и делали краткий обзор сервиса 1С:Кабинет сотрудника , который является не только решением вопросов КЭДО от компании 1С, но и полезным инструментом для вашей ежедневной работы.
Мы собрали для вас наиболее полный перечень вопросов по кадровому электронному документообороту в целом и по сервису 1С:Кабинет сотрудника в частности, ответы на которые дают законодательство, эксперты и сами разработчики сервиса от 1С.
Вопросы о КЭДО
На сегодняшний день решение о переходе на электронный кадровый документооборот остается за работодателем. Но говорят, что Минтруд планирует сделать КЭДО обязательным уже в 2023 году. Насколько это реально?
Законодательно не обозначена дата тотального перехода на КЭДО, однако Минтруд потратил достаточно усилий для создания портала «Работа в России». Уже на сегодняшний день есть тенденции для выполнения функций контроля со стороны регулятора. Обязательность кадрового ЭДО неизбежна, и у организаций пока достаточно времени для подготовки к этому событию.
Что нужно, чтобы подготовиться к переходу на КЭДО? На что следует обратить внимание в первую очередь?
Чтобы начать взаимодействовать с сотрудниками по кадровым вопросам через ЭДО, необходимо обеспечить работникам доступ к электронным документам через интернет и оформить на персонал электронные подписи. В КЭДО работник становится полноправным участником документооборота с доступом к своим документам. Поэтому также потребуется внести соответствующие изменения в политику информационной безопасности компании.
Если мы введем в нашей организации КЭДО, то сможем абсолютно все кадровые документы перевести в электронный формат?
Нет, КЭДО нельзя применять при оформлении:
сведений о трудовой деятельности работников, формируемых в электронном виде;
акта о несчастном случае на производстве (по формам Н-1 и Н-1ПС , утв. постановлением Минтруда России от 24.10.2002 № 73);
приказа (распоряжения) об увольнении работника (может составляться по унифицированным формам № Т-8 или Т-8а , утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или по форме, самостоятельно разработанной и утвержденной работодателем);
документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда (в т. ч. тех, которые лично подписываются работником).
Это документы исключаются согласно ч.3 ст. 22.1 ТК РФ . Формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников хоть и существуют изначально в «электронном» формате, на них не распространяются положения ст. 22.1 ТК РФ .
Необходим ли КЭДО маленькой фирме, численность которой 20-25 сотрудников?
Пока законодатель не ставит КЭДО в статус обязательного введения, то вы можете сами принимать решение по этому вопросу. Целесообразность этого решения вы должны оценить самостоятельно, взглянув на те положительные изменения для организации, которые введение КЭДО привнесет. Ознакомиться с достоинствами кадрового электронного документооборота можно в нашей статье по ссылке .
Какими документами оформлять согласие сотрудника на участие в кадровом ЭДО?
Для начала следует уведомить работников о введение КЭДО в сроки, которые устанавливает сам работодатель, планируя мероприятия по вводу кадрового ЭДО.
Уведомление о введении КЭДО составляется работодателем в свободной форме, поскольку конкретных требований в ТК РФ не установлено. Уведомления можно подготовить на бумажном носителе и вручить непосредственно работникам, направить работникам по электронной почте либо по почте заказным письмом.
В уведомлении должна содержаться информация:
о переходе на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО;
о праве работника согласиться на такое взаимодействие или отказаться от него.
И далее уже для перехода на ведение кадровых документов в электронном виде необходимо получить письменное согласие работников.Конкретного способа для оформления согласия на переход на КЭДО (отказа от перехода) законодательством не предусмотрено. Поэтому согласие или отказ например, на бумажном документе, работник может выразить одним из следующих способов:
в виде отметки о согласии или отказе с подписью работника на уведомлении о введении КЭДО;
в виде заявления работника, составленного в свободной форме.
Сотрудник дал согласие на переход на КЭДО, а теперь хочет отказаться. Как отозвать его согласие?
Никак, отозвать его нельзя, поскольку это не предусмотрено законодательством.
Для ведения кадровых документов в электронном виде нужны электронные подписи для работников. Но их несколько видов, так какие нужны? Кто несет расходы по ее оформлению?
Для подписания электронных документов работодатель может использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) или усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), а работники могут использовать простую электронную подпись, УКЭП или УНЭП, — важно понимать, что требования к типу подписи зависит от используемой информационной системы для ведения КЭДО и от видов подписываемых документов.
Если у работника нет электронной подписи, расходы по ее получению и использованию несет работодатель. Если у работника имеется усиленная квалифицированная электронная подпись, которая получена раньше, он может использовать эту подпись (ч. 12 и ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ).
Как уведомлять соискателей о ведении кадрового электронного документооборота?
Лицо, которое принимается на работу (соискателя), необходимо уведомить о применении работодателем КЭДО. Уведомить соискателей можно в свободной форме, поскольку конкретных требований в ТК РФ не установлено.
Если у соискателя имеется трудовой стаж по состоянию на 31.12.2021, то при приеме на работу к работодателю, который применяет КЭДО либо принял решение о его введении, соискатель вправе дать согласие на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО ( ч. 6 ст. 22.2 ТК РФ ).
Согласие на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО не требуется получать от соискателей, которые принимаются на работу после 31.12.2021 и не имеют трудового стажа по состоянию на эту дату ( ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ ). В отношении таких соискателей КЭДО вводится по умолчанию, если работодатель его применяет.
К аким образом подтвердить подпись работника при возникновении трудового спора?
Необходимо будет трудовой инспекции или суду предъявить два документа:
Электронный документ, который можно скачать архивом с подписью (любая информационная система, обеспечивающая ведение КЭДО, должна такую возможность иметь);
Согласие сотрудника на ведение КЭДО.
Это делает подпись работника подлинной и законной в правовом поле вне информационной системы, в которой мы ведем КЭДО.
Какие конкурентные преимущества 1С:Кабинет сотрудника по сравнению с другими системами КЭДО?
Сервис доступен от вендора, по сути поставляется с программой «из коробки». Вам не нужно что-то отдельно устанавливать и осуществлять интеграцию/обмен с 1С, сервис уже разрабатывался на основе нашей информационной системы и ее особенностей. Помимо реализации КЭДО, сервис 1С:Кабинет сотрудника заодно дает возможность иметь личный кабинет в 1С, который содержит всю нужную информацию о работе сотрудника.
Как осуществляется техническая поддержка сервиса 1С:Кабинет сотрудника?
Техническая поддержка обеспечивается линией консультаций фирмы 1С. Обращения на линию консультаций 1С принимаются от пользователей с правами администратора сервиса. Контакты линии консультаций указаны в программе 1С в форме подключения сервиса.
Безопасно ли использовать сервис 1С:Кабинет сотрудника?
Это полностью безопасно как для сотрудника, так и для компании. Сервис 1С Кабинет сотрудника позволяет сотрудникам получать нужную информацию без прямого доступа к информационным базам 1С. При настройке сервиса компанией выбираются те данные, которые будут доступны сотрудникам через приложение. А при входе в приложение сотрудником требуется обязательная авторизация. То есть даже если телефон сотрудника попадет к злоумышленникам, то они не смогут получить доступ к данным из сервиса.
Кто будет иметь доступ к хранилищу документов?
Администратор сервиса 1С:Кабинет сотрудника.
Где хранятся данные в сервисе 1С:Кабинет сотрудника? Как соблюдается закон о защите персональных данных?
Данные хранятся на серверах, которые находятся в управлении фирмы «1С», являющейся администратором сервиса.
Сервера находятся в надежном и охраняемом дата-центре на территории Российской Федерации. Дата-центр имеет все необходимые сертификаты, а также лицензии и аттестаты ФСТЭК, и гарантирует соблюдение закона о защите персональных данных.
Для передачи данных по Интернету между информационной системой предприятия и сервисом используется защищенный протокол https, предусматривающий шифрование данных.
Можно ли локально, на своих серверах, разместить сервис 1С:Кабинет сотрудника?
Да, такая возможность имеется.
Есть ли возможность правки 1С:Кабинет сотрудника в конфигураторе под нужды предприятия?
Доработка сервиса возможна. Потребуется доступ к среде разработки на технологии 1С:Предприятие.Элемент. Сейчас такой доступ возможен только в рамках пилотного проекта.
В каких программах 1С работает сервис 1С:Кабинет сотрудника?
В настоящий момент сервис встроен в самые популярные программы 1С для учета заработной платы и кадрового учета:
1С:Бухгалтерия 8 редакция 3 (версии базовая, ПРОФ, КОРП);
1С:Зарплата и управление персоналом 8 редакция 3 (версии базовая, ПРОФ, КОРП);
1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8 редакция 3 (версии базовая, ПРОФ, КОРП);
1С:ERP Управление предприятием 2;
1С:Комплексная автоматизация 2.
В сервисе 1cfresh.com в приложении 1С:Зарплата и управление персоналом 8 сервис также доступен. Фирма 1С планирует расширение количества программ 1С, которые будут поддерживать работу с сервисом.
У сервиса 1С:Кабинет сотрудника есть тарифы подключения до 50, 100, 200 сотрудников и так далее. Если у нас в организации 140 человек, то придется приобретать вариант «до 200 сотрудников»?
При наличии нескольких действующих лицензий сервиса 1С Кабинет сотрудника количество доступных кабинетов суммируются. То есть если нужен доступ к 140 кабинетам сотрудника, то можно купить две лицензии «1С:Кабинет сотрудника на 100 личных кабинетов» и «1С:Кабинет сотрудника на 50 личных кабинетов» на нужный период действия.
Если перестать оплачивать сервис 1С:Кабинет сотрудника, то что будет с данными в личных кабинетах сотрудников?
Данные о личных кабинетах сотрудников при своевременном продлении доступа к сервису хранятся неограниченный период времени. Если абонент прервет использование сервиса более, чем на 2 месяца, то данные о личных кабинетах из сервиса будут удалены. Восстановить их в сервисе можно будет с помощью повторной загрузки из программы 1С.
Как можно отключить сотрудников в сервисе 1С:Кабинет сотрудника, чтобы они не использовали купленные лицензии?
Если по каким-то причинам в сервисе 1С:Кабинет сотрудника требуется отключить доступ сотрудника к его кабинету, это может сделать сотрудник, который в сервисе имеет полные права (права администратора абонента).
Такими правами обладает ответственный за подключение, а также те сотрудники, которым такие права предоставил ответственный за подключение. В сервисе в разделе «Администрирование» в меню «Выполнить» доступны два варианта: «Временно отключить доступ к кабинетам» и «Удалить кабинеты».
Необходимо учитывать, что ни один из этих вариантов не предполагает удаления всех данных, которые были опубликованы в сервисе по сотруднику.
Если сотруднику временно отключить доступ к кабинетам в сервисе 1С:Кабинет сотрудника, он будет использовать купленные лицензии?
При временном отключении доступа сотрудник будет отображаться с иконкой в виде темно-серенького человечка. При временном отключении доступа учетная запись этого сотрудника в сервисе 1С:Кабинет сотрудника не удаляется. Если сотрудник попытается войти в кабинет, он увидит сообщение о временном отключении доступа работодателем.
Чтобы восстановить доступ такого сотрудника к его кабинету, необходимо отметить его флажком и нажать «Выполнить» — «Вернуть доступ к кабинетам». После возврата доступа сотруднику не нужно будет вводить шестизначный ключ активации (при использовании мобильного приложения), получать и вводить код подтверждения, устанавливать новый пароль.
Такой вариант рекомендуется использовать, если произошло превышение количества созданных кабинетов по сравнению с количеством оплаченных кабинетов, а доступ планируется вернуть после оплаты недостающего количества кабинетов. Кабинеты сотрудников, которым временно отключен доступ, не учитываются при контроле оплаты.
Зачем нужна опция «Удалить кабинеты» в сервисе 1С:Кабинет сотрудника и чем она отличается от «Временно отключить доступ к кабинетам»?
После удаления кабинета сотрудник будет отображаться в сервисе 1С:Кабинет сотрудника с иконкой в виде светло-серенького человечка, т.е. так, как если бы ему не создавался кабинет. При удалении кабинета происходит удаление учетной записи сотрудника. Если сотрудник попытается войти в кабинет, он увидит сообщение, что такой логин неизвестен. Чтобы восстановить доступ такого сотрудника к его кабинету, необходимо отметить его флажком и нажать «Выполнить» — «Создать кабинеты». После создания кабинета сотруднику для входа в кабинет потребуется ввести шестизначный ключ активации (при использовании мобильного приложения), получить и ввести код подтверждения, установить новый пароль. Такой вариант рекомендуется использовать, если по каким-то причинам необходимо исправить данные учетной записи, а также в том случае, когда планируется, что кабинет сотруднику более не потребуется, например, при увольнении. Удаленные кабинеты также не учитываются при контроле оплаты.
Если приобрести лицензий только для тех сотрудников, кто использует сервис, сервис автоматически поймет, что лицензии относятся только к тем сотрудникам, кто использует сервис?
При контроле оплаты в сервисе 1С:Кабинет сотрудника проверяется соответствие количества купленных лицензий количеству созданных кабинетов. При этом не имеет никакого значения, пользуется ли сотрудник своим кабинетом фактически или нет. Если для него создан кабинет, то для него нужна одна лицензия.
Есть ситуация: в сервисе 1С:Кабинет сотрудника на портале 1С публикуются данные 145 сотрудников, а у администратора организации на сайте портала 1С указано, что публикуются данные 155 сотрудников. Чем может быть обусловлено расхождение данных о личных кабинетах?
Это может быть связано с тем, что в сервисе 1С:Кабинет сотрудника публикуются кабинеты уволенных сотрудников. Если их не отключить или не удалить, то кабинеты будут учитываться при контроле оплаты.
Количество кабинетов в сервисе равно количеству физических лиц организации или сотрудников (основное место + внутреннее совместительство)? Они расходуют лицензии 1С?
Количество кабинетов равно количеству приобретенных доступов. Один сотрудник — один доступ, даже если он является совместителем.
Лицензии программ 1С не расходуются.
Личный кабинет сотруднику должен обеспечить работодатель? А электронные подписи?
Да, должен обеспечить работодатель. В сервисе 1С:Кабинет сотрудника предлагается использовать бесплатные усиленные, но неквалифицированные подписи, юридическую значимость УНЭП получают через заключение дополнительного соглашения об их применении с сотрудником.
Для сотрудников отдела кадров, которые имеют право подписи, потребуется усиленная квалифицированная подпись.
Обязательно ли брать подпись работника под расчетным листом? Как это реализовано в сервисе?
Да, обязательно и это закреплено в Трудовом Кодексе. В сервисе 1С:Кабинет сотрудника через механизм отметки об ознакомлении мы получаем такую подпись автоматически. Те сотрудники, кого вы продолжите вести в «бумажном» формате, должны подписывать бумаги об ознакомлении с расчетным листком в порядке, предусмотренном законодательством.
Какие документы обязательны к хранению в бумажном виде при кадровом электронном документообороте?
Если мы говорим о документах, которые были созданы в электронном виде и подписаны электронной подписью, то эти документы считаются оригиналом. Распечатывать их и хранить в бумажном виде не обязательно.
Есть ли возможность подписывать через личный кабинет печатные формы документов, разработанные предприятием (вместо стандартной формы)?
Такая возможность есть, в том числе для трудового договора .
Планируется ли в личном кабинете сотрудника передача произвольных файлов, подписанных электронной подписью?
Да, планируется, такая возможность находится в стадии разработки и скоро появится в сервисе.
Подключение и настройка сервиса 1С:Кабинет сотрудника
Подключение сервиса в 1С:Зарплата и управление персоналом
Подключить сервис может только пользователь с полными правами.
Для начала нужно придумать название Кабинета. Это может быть адрес компании в интернете или любой похожий адрес, если он окажется не занятым другими компаниями, использующими данный сервис.
Ниже введите название информационной базы, к которой подключается сервис. Это может быть любое удобное название вашей организации.
Затем выберите сотрудника, ответственного за подключение и работу в сервисе. Впоследствии при необходимости его можно будет изменить.
Далее настроим сотрудников, которые будут пользоваться сервисом. В открывшейся форме можно отметить организацию (соответственно, если предполагается создавать кабинеты для всех сотрудников), подразделения или позиции штатного расписания.
Далее нажимаем Подключить и ждем завершения подключения.
Позже можно будет добавить и других сотрудников в сервис, перейдя по ссылке Изменить настройку публикации.
Для завершения регистрации ответственному лицу необходимо перейти по указанной ссылке.
Настройки в приложении 1С:Кабинет сотрудника
При переходе по ссылке в браузере появится форма для ввода кода подтверждения, который поступит на мобильный телефон ответственного (это требуется только при первом входе в кабинет), затем необходимо придумать и ввести пароль.
Сервис готов к использованию.
Можно приступить к использованию всех возможностей своего кабинета, ознакомиться с подробной информацией в других разделах, а также перейти в раздел Администрирование для создания кабинетов и отправки приглашений другим сотрудникам.
Отмечаем сотрудников и создаем для них кабинеты.
После этого отправляем приглашения сотрудникам для регистрации.
Кабинеты созданы, приглашения отправлены. Далее каждый сотрудник перейдет по полученной ссылке и придумает себе пароль для работы в сервисе (с мобильного телефона и компьютера).
Настройка правил обработки заявок и ответственных лиц в 1С
Вернемся пока в программу 1С:ЗУП для настройки правил обработки заявок и ответственных лиц.
Можно сделать указанную настройку по видам заявок:
Либо с точностью до структуры предприятия.
Например, согласовывать отсутствия и обрабатывать заявления на отпуск будет руководитель кадрового отдела. Остальные заявки будут поступать к бухгалтеру по заработной плате.
Можно настроить, чтобы руководители разных подразделений согласовывали отсутствия своих сотрудников, но для этого соответствующие руководители должны иметь доступ к 1С:ЗУП и права на работу в сервисе.
Настраиваем обмен сервиса с 1С:ЗУП
Настройка расписания обмена 1С:ЗУП и сервиса производится через Администрирование — Обслуживание — Регламентные операции — Регламентные и фоновые задания.
По умолчанию обмен производится с указанного числа каждые 10 минут, настраиваем в соответствии с производственной необходимостью.
Если информация в сервисе сформирована, и ее нужно быстро передать в кабинеты сотрудников, можно не дожидаться регламентной операции, а выполнить обмен в ручном режиме.
Кроме того, со стороны 1C:ЗУП можно настроить напоминания исполнителям задач (поступающих из Кабинетов сотрудников) через Администрирование — Органайзер — Бизнес-процессы и задачи.
Чтобы механизм напоминаний работал, должна быть настроена Системная учетная запись (электронная почта для отправки уведомлений из 1С:ЗУП).
читайте также
Прочие настройки в сервисе 1С:Кабинет сотрудника
В сервисе необходимо проверить настройки по отражению и исполнению заявок по отпускам сотрудников.
А также дополнительно проконтролировать публикуемые виды контактной информации и настройки публикации по уволенным сотрудникам.
Подробнее о сервисе, стоимости и подключении:
1С:Кабинет сотрудника
Блог компании «СИТЕК»
Что такое «1С:Кабинет сотрудника» и как его создать
Компания «СИТЕК» оказывает услуги внедрения «Кадрового ЭДО в 1С» в любом регионе России.
«1С:Кабинет сотрудника» – это личный кабинет сотрудника, онлайн-сервис, который упрощает взаимодействие сотрудников предприятия и кадровой службы, переводя его с бумажных документов в электронный вид. На сегодняшний день с помощью сервиса можно решать все наиболее важные и частые задачи:
- видеть данные о зарплате, подтверждать получение расчетных листков;
- подавать заявление на отпуск и контролировать остаток отпускных дней;
- отправлять заявление об отсутствии на работе по личным и другим причинам;
- сообщать отделу кадров об изменении своих данных, о новых документах, семейном положении;
- заказывать различные справки (2-НДФЛ, с места работы, для визы, об использованных отпусках и др.).
Как это работает?
Сервис работает в следующих программах:
- «1С:Зарплата и управление персоналом базовая» ред. 3 с версии 3.1.14.305;
- «1С:Зарплата и управление персоналом» ред. 3 (ПРОФ, КОРП) с версии 3.1.14.166;
- «1С:Комплексная автоматизация 2» с версии 2.4.13.46;
- «1С:ERP Управление предприятием 2» с версии 2.4.13.46.
Необходимые данные из программы 1С выгружаются в «Кабинет сотрудника» при его подключении автоматически и так же автоматически загружаются обратно. Например, из 1С в сервис выгружается расчетный листок, а из сервиса в 1С загружается готовый запрос по справке 2-НДФЛ от сотрудника.
В «Кабинете сотрудника» можно работать как с подключенным «Кадровым электронным документооборотом» (КЭДО), так и без него. КЭДО позволяет подписывать документы на прием, увольнение, отпуска, кадровые перемещения и т. п. квалифицированной подписью. Если КЭДО не настроен, то через «Кабинет сотрудника» можно только заказывать справки и смотреть данные по зарплате.
«1С:Кабинет сотрудника» можно подключить на тестовый бесплатный период сроком 45 дней. При первой настройке сервиса бесплатный период активируется автоматически. Стоимость дальнейшего использования сервиса варьируется в зависимости от того, сколько сотрудников планируется подключить к «Кабинету». Например, базовый вариант на 10 человек обойдется в 280 рублей в месяц, на 50 человек – 1400 рублей и т. д. (цены указаны на начало 2022 года).
Как создать «1С:Кабинет сотрудника»?
Настройка сервиса достаточно проста и занимает минимум времени. Для начала необходимо, в зависимости от использующейся программы 1С, перейди в меню «Кадры» или меню «Зарплата» и выбрать пункт «Сервис 1С:Кабинет сотрудника». Откроется первоначальная форма настройки, в которой необходимо указать адрес, по которому сервис в интернете смогут найти сотрудники предприятия, а также название компании.
Далее в этой же форме указываются данные администратора – человека, который будет осуществлять управление сервисом и создавать личные кабинеты для сотрудников (требуется действующая электронная почта и номер телефона). Также в этой же форме можно сразу создать список сотрудников, для которых в сервисе требуется создать личные кабинеты, либо сделать это позже.
Примечание: далее показаны иллюстрации настройки сервиса в типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» версии 3.1.19.80. В другой программе настройки могут выглядеть несколько иначе. Если у вас возникают трудности с настройкой сервиса, обратитесь к нам за консультацией.
В случае успешного подключения форма обновится – теперь на ней будут указаны возможности настройки кабинета и ссылка на сервис. По этой ссылке необходимо перейти указанному ответственному лицу (администратору). При первом переходе администратору необходимо пройти стандартную процедуру подтверждения номера телефона (на него придет SMS) и проверки адреса электронной почты.
Использование сервиса администратором
При входе в кабинет администратору показывается главная страница с основной информацией:
Вся информация удобно сгруппирована по разделам. Для создания личных кабинетов и отправки приглашений в сервис другим сотрудникам компании необходимо перейти в раздел «Администрирование»:
Для создания кабинета, отправки приглашения или другого действия нужно поставить галочку напротив имени сотрудника, нажать кнопку «Выполнить» и выбрать операцию:
После выбора значок напротив сотрудника изменится:
Как настроить личный кабинет у сотрудника предприятия?
Со стороны сотрудника никаких дополнительных настроек не требуется. Как только администратор создаст для конкретного сотрудника кабинет и отправит приглашение, он получит соответствующее уведомление с ключом активации. Все, что ему требуется сделать – зайди в сервис и ввести этот ключ при первом входе в кабинет:
После этого система отправит SMS с кодом подтверждения (только при первом входе в кабинет), далее предложит установить собственный пароль:
После того как сотрудник вошел в систему, он может приступить к использованию всех возможностей своего кабинета. Например посмотреть свой расчетный лист:
Сервис «1С:Кабинет сотрудника» – очень удобный инструмент для любого современного предприятия. Он значительно ускоряет кадровый документооборот, а также упрощает взаимодействие сотрудников с бухгалтерией по любым вопросам. Наиболее эффективно сервис работает при подключении «Кадрового электронного документооборота» (КЭДО), о котором мы расскажем в следующей статье.
Закажите создание личного кабинета сотрудника и настройку кадрового ЭДО в компании СИТЕК, и мы поможем вам организовать работу «под ключ».
Автор статьи: Александрова Анна — специалист отдела сопровождения 1С.
Дата публикации статьи: 10.01.2022 г.
Подпишитесь на нашу рассылку
и получите еще больше статей от экспертов по 1С!