ЭДО для Wildberries
Wildberries («Вайлдберриз») — крупный маркетплейс, на котором зарегистрировано свыше 300 тысяч предпринимателей. Обязателен ли электронный документооборот для этой онлайн-площадки, как к ней подключиться и в чем особенности работы на Wildberries, рассмотрим в статье.
- Что такое ЭДО
- Особенности ЭДО с Wildberries
- Кто может подключиться к ЭДО с Wildberries
- Список передаваемых документов
- Как подключиться к ЭДО с Wildberries
- Личный кабинет в Wildberries
- Вопрос-ответ
Передавайте документы в Wildberries
Быстро и удобно через ЭДО с Диадоком
Что такое ЭДО
Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами по телекоммуникационным сетям связи. Документы в электронном виде можно передавать даже по email, однако безопаснее использовать систему электронного документооборота, например сервис ЭДО Диадок (оператор — СКБ Контур).
Преимущества такого выбора:
- сокращение расходов на бумагу, канцелярию, печать, почтовые услуги,
- ускорение согласования, подписания, отправки и получения документов,
- поиск нужных файлов в едином электронном хранилище по фильтрам и тегам,
- конфиденциальность данных,
- минимизация ошибок благодаря автопроверке формата документа перед отправкой,
- удобное подключение контрагентов,
- контроль над статусами документов, соблюдение сроков согласований и подписаний,
- постоянный доступ к документации.
Сервис можно интегрировать с 1С или другой учетной системой. Это позволяет обмениваться документами с контрагентами в знакомом интерфейсе.
Диадок принимает и отправляет документы любых форматов. Обменивайтесь ими с поставщиками и клиентами. Подробнее о форматах документов.
| Тип документов | Признак | Примеры |
|---|---|---|
| Формализованные | Имеют утвержденный ФНС формат и расширение XML | Счет-фактура, универсальный передаточный документ (УПД), товарная накладная (ТОРГ-12), акты приемки и расхождений |
| Неформализованные | Не имеют утвержденного формата | Соглашения, прайс-листы, договоры, отчеты и другие |
Диадок подойдет и для обмена документами по маркируемым товарам. Сервис позволяет обмениваться УПД с кодами маркировки, подписывать их и передавать данные в систему Честный ЗНАК.
Юридическую значимость документам придает электронная подпись. В Диадоке применяется квалифицированная подпись (КЭП). Она равнозначна собственноручной подписи и не требует дополнительных соглашений с контрагентами. Получить КЭП можно только в аккредитованном удостоверяющем центре, например УЦ Контура. Руководители получают КЭП в УЦ ФНС с 2022 года в связи с изменениями в 63-ФЗ, подробнее об этом читайте в статье.
Особенности ЭДО с Wildberries
Wildberries — это международный маркетплейс для продавцов одежды, обуви, электроники, товаров для дома и другой продукции. Онлайн-платформа основана в 2004 году, а в 2019 — признана крупнейшим fashion-ритейлером России. По итогам 2020 года маркетплейс занял первое место в рейтинге 10 главных продавцов Рунета.
Поставщики могут реализовывать через эту площадку все товары, кроме алкоголя, табака, лекарств, антиквариата, скоропортящихся продуктов, животных, растений, пиротехники, оружия и иной незаконной продукции.
Маркетплейс Wildberries работает по двум моделям:
- FBO — отгрузка товаров со склада маркетплейса. Продавец маркирует, упаковывает и доставляет продукцию на склад, а платформа хранит и доставляет товары конечному покупателю. Также маркетплейс отвечает за отмены заказов и возвраты.
- FBS — отгрузка продукции со склада продавца. Поставщик хранит товар на своем складе, а упаковывает и отправляет его в распределительные центры Wildberries только по факту заказа.
В обоих случаях продавец и онлайн-платформа ведут документооборот. Раньше для обмена документами Wildberries всем поставщикам требовалось подключение к ЭДО. Однако в 2020 году площадка изменила схему взаимодействия и разрешила малому бизнесу, работающему без НДС, направлять электронные документы через портал маркетплейса, а не сервис ЭДО. Таким способом можно обмениваться любыми документами, кроме счетов-фактур и УПД.
Кто продолжает работать по ЭДО:
- поставщики, которые уже сотрудничают с Wildberries через систему ЭДО,
- новые продавцы — компании крупного и среднего бизнеса на ОСНО.
Диадок и прежде был основным сервисом ЭДО для обмена документами с Wildberries. Сегодня система:
- предоставляет пользователям все возможности электронного документооборота,
- гарантирует сохранность данных, безопасную передачу,
- предлагает мобильную версию для работы с маркетплейсом через смартфон или другое устройство.
Кроме того, сервис ЭДО Диадок адаптируется под особые требования Wildberries к оформлению документов.
Поможем получить электронную подпись и начать ЭДО с Wildberries
Кто может подключиться к ЭДО с Wildberries
Стать поставщиком маркетплейса может коммерческая организация (ООО) или индивидуальный предприниматель (ИП) на основной или упрощенной системе налогообложения. Также Wildberries разрешает работать тем, кто зарегистрирован как плательщик налога на профессиональный доход (самозанятым). Продавцы могут как сами производить товар, так и перепродавать его.
С мая 2020 года маркетплейс не требует подтверждать качество товара. Не нужно загружать и подтверждающие юридический статус документы во время регистрации. Однако при необходимости площадка может запросить копии паспорта, свидетельства о постановке на налоговый учет, выписки из ЕГРЮЛ, свидетельства о государственной регистрации юридического лица и другие документы. Каждый продавец должен быть готов ответить на запрос в кратчайшие сроки.
Для сотрудничества с Wildberries предпринимателям не нужно выдавать чеки — передачей данных в налоговую и документами для покупателей занимается сама площадка. Поэтому регистрировать онлайн-кассу для работы с онлайн-платформой не нужно.
Список передаваемых документов
С помощью системы электронного документооборота продавец может обмениваться с онлайн-площадкой любыми документами, которые требуются для продаж и отчетности. Хотя за последнее время базовый список документов сократился.
Так, теперь для поставки товаров на склады не нужно оформлять УПД — его заменяет транспортная накладная, которая размещается в личном кабинете. Факт приемки товара маркетплейсом подтверждает акт приемки, который также направляется через портал площадки.
Документы подписываются КЭП и обладают юридической значимостью.
Для начала работы с Wildberries продавец подписывает с маркетплейсом договор реализации в виде принятия оферты, в котором прописаны права и обязанности сторон. В ходе продаж онлайн-площадка еженедельно предоставляет поставщику отчет о продажах, УПД-1 с комиссиями и товарно-транспортную накладную.
Как подключиться к ЭДО с Wildberries
Для того чтобы подключить электронный документооборот с Wildberries, сперва необходимо присоединиться к самому маркетплейсу. Для этого:
- Войдите на сайт WB Partners, введите номер телефона, а затем — полученный код.
- Зарегистрируйтесь на площадке. На этом этапе заполняются начальные данные о компании: страна, ИНН, форма организации. Остальные поля — наименование поставщика, Ф. И. О. руководителя и ОГРНИП — загрузятся автоматически.
- Изучите предложенный договор-оферту и примите условия сотрудничества.
- Заполните данные продавца в разделе «Мой профиль»: ИНН, расчетный счет, краткое и полное наименование, БИК, КПП, юридический адрес, банковские реквизиты для получения выручки с продаж.
Также можно получить ключ API, который поможет собирать аналитику продаж.
Дальнейшие действия у малого и крупного бизнеса различаются. Индивидуальные предприниматели, самозанятые, небольшие компании, которые не являются плательщиками НДС, после заполнения данных приступают к созданию карточек товара. Такие поставщики направляют электронные документы напрямую через портал Wildberries.
Если компания — крупный поставщик и платит налог на добавленную стоимость, потребуется подключение к системе электронного документооборота, например Диадоку. Закон разрешает передавать счета-фактуры только через сервис ЭДО и с использованием квалифицированной электронной подписи.
Пользователи Диадока смогут быстро подключиться к ЭДО с маркетплейсом, выбрав один из вариантов:
- Веб-версия сервиса. Она не требует установки специального ПО на компьютер, но дополнительные поля в документах нужно заполнять вручную.
- Интеграционное решение. Это может быть модуль для 1С или интеграция с другой учетной системой. После небольших доработок документооборот будет реализован в привычном интерфейсе.
Для начала документооборота с Wildberries отправьте площадке приглашение в сервисе. Найти маркетплейс можно по ИНН 7721546864 или названию ООО «Вайлдберриз» в поиске раздела «Контрагенты».
Выберите нужную карточку организации, откройте ее нажатием и отправьте приглашение.
Как только компания примет запрос, она отобразится в разделе «Ваши контрагенты».
Личный кабинет в Wildberries
Все действия на Wildberries выполняются в личном кабинете поставщика. Сориентироваться в нем легко. Здесь есть понятные разделы с подразделами:
- «Профиль» — карточки товаров, рекомендации, штрихкоды/баркоды, проверка или блокировка товара,
- «Поставки» — создание поставки, план поставок и обезличка, суперсейф (поставка ювелирной или дорогостоящей продукции), возврат товаров,
- «Маркетплейс» — сборочные задания, управление остатками, оформление пропусков, требования к стикеру и упаковке,
- «Цены и скидки» — календарь акций, мониторинг цен,
- «Отзывы и вопросы»,
- «Финансы» — еженедельные, ежемесячные, сводные по месяцу и итоговые отчеты реализации, заказ акта сверки, календарь оплат,
- «Аналитика» — отчеты, комиссия, логистика и хранение,
- «Продвижение» — все, что касается внутренней рекламы,
- «Новости»,
- «Карта складов»,
- «Услуги» — предложения по оформлению самозанятости или кредита.
В личном кабинете заполняются и карточки продукции. Для каждого товара в карточке нужно указать бренд, артикул, цвет, размер, сгенерировать штрихкод и приложить фотографию.
В системе ЭДО Диадок вы сможете в короткие сроки начать и наладить работу с Wildberries. Сервис предоставит все возможности для этого, а эксперты Диадока помогут с подключением и настройкой документооборота.
Как сформировать УПД для WILDBERRIES в ЭДО Лайт?
С 1 декабря 2022 года при поставке товаров, подлежащих обязательной маркировке, на складские комплексы Wildberrries необходимо передавать по ЭДО сведения о кодах маркировки (КИЗ) на отгруженные товары. Т. е необходимо сформировать Универсальный передаточный документ (УПД) в системе электронного документного оборота. В случае отсутствия УПД по истечению двух дней после получения акта приемки Wilderries рассматривает начисления удержаний.
- Акт приемки (скачивается из раздела «Документы» в личном кабинете поставщика) .
- Настроенный электронный документооборот (ЭДО Лайт) для отправки документов в Диадок или Сбис.
Для того, чтобы отправить УПД Wilderries через ЭДО Лайт необходимо настроить роуминговую связь. Лучше это сделать заранее, чтобы к моменту получения Акта приемки у Вас уже было всё настроено.
1. Для этого заходим в личный кабинет на сайте честныйзнак. рф и переходим в «Маркировка». Далее нажимаем на Ваши ФИО и выбираем раздел «Профиль».
Как подключить ЭДО для Вайлдберриз
Мой выбор!
25 февраля стартует мой онлайн-курс по SEO-оптимизации карточек на WildBerries. На котором я расскажу тебе, как увеличить показы карточки и поднять ее в ТОП!
Wildberries — крупнейший маркетплейс в России на сегодняшний день. Каждый день на сайте ежедневно размещается более 780 000 заказов. Отличный вариант для развития бизнеса. Для того чтобы начать работать с Wildberries, необходимо подключить электронный документооборот.
ЧТО ТАКОЕ ЭДО?
Если организация использует систему ЭДО (электронный документооборот), это означает, что обмен электронными документами и любые другие операции с ними — создание, обработка, отправка, хранение — осуществляются без использования бумажных носителей исключительно в цифровом виде. Отправитель создает документ, а затем подписывает его электронной подписью (ЭП). Затем созданный файл отправляется по защищенным каналам связи с использованием специального программного обеспечения.
Это позволяет:
- Регистрировать документы.
- Контролировать процессы исполнения в соответствии с документами.
- Создавать каталоги и работать с ними.
- Следить за перемещением как бумажных, так и электронных документов.
- Создавать и редактировать банковские данные.
- Формировать отчеты о документообороте организации.
- Импортировать документы из файлов на компьютере или из интернета.
- Создавать новые документы в системе на основе шаблонов.
- Работать с различными версиями документов.
- Электронно отправлять и получать документы.
- Получать отсканированные документы и распознавать их в системе.
ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В WILDBERRIES
Поставка первичных документов (счетов-фактуры, актов и накладных) осуществляется одновременно с товарами на бумажном носителе. Поскольку номенклатуры множество, а цены на отдельные продукты и их количество часто меняется, документы на бумаге могут быть с неточностями, которые требуют исправления либо корректирования. В случае бумажных документов это приводит к повышению времени обработки данных во. Много раз (учитывая время физической доставки документов). Окончание документооборота для одной доставки занимает от 7 до 14 дней, если отправка происходит с помощью Почты России. Отправка курьером сокращает время, но вызывает дополнительные расходы.
Внедрение ЭДО упрощает ведение документации, увеличивает скорость взаимодействия с поставщиками и снижает накладные расходы. Магазин может сократить сроки доставки и заниматься совершенствованием ассортимента.
КАК ПОДКЛЮЧИТЬ ЭДО С WILDBERRIES
Регистрация в личном кабинете Wildberries
Для начала необходимо зарегистрироваться в личном кабинете Wildberry и заполнить там всю необходимую информацию о организации.
Получение электронной подписи
Необходимо использовать квалифицированную электронную подпись. Оформление подписи происходит в аккредитованном сертификационном центре.
Подключение к сервису электронного документооборота
Оставьте запрос поставщику услуг на получение разрешения на управление электронными документами. Они подберут для вас подходящий тариф и установят отношения по обмену документами с wildberries.
ОСОБЕННОСТИ ЭДО С WILDBERRIES
ЭДО предназначена для регистрации юридически значимых документов и обмена ими с торговой площадкой. В ЭДО переведены следующие формализованные документы:
- счета-фактуры;
- акты сверки;
- накладные (ТОРГ-12);
- договоры;
- договор.
- транспортная накладная,
- дополнительное соглашение,
- спецификация и другие.
В феврале 2019 года компания начала обмениваться электронными накладными (ЭТрН) с поставщиками товаров.
- информация о количестве грузовых мест берется из ЭТрН — для рационального планирования места на складе;
- полное имя водителя, марка и государственный номер автомобиля считываются для формирования пропуска на склад.
Документы оформляются согласно требованиям компании Wildberries. Специальный робот осуществляет проверку документов, после чего они принимаются или отклоняются.
ВЫБОР ОПЕРАТОРА ЭДО ДЛЯ WILDBERRIES
Оператор
Загрузка документов
Вручную
Автоматически, если контрагент работает через Диадок
Вручную
Автоматически, только если контрагент работает через СБИС
Хранение документов в облаке
Конструктор документов
Легкий способ формировать платежи о полученным счетам
При интеграции с 1С и SAP
Доступен только, если счёт отправлен в формате xml.
При интеграции с 1С.
Мобильное приложение
Стоимость
Работа с данным сервисом на маркетплейсе бесплатна.
Минимальный годовой пакет на 100 исходящих — 900 руб.
максимальный на 12 000 документов — 68 400 руб.
От 500руб. за пакет из 50 исходящих документов. Входящие документы — бесплатно.
МОЖНО ЛИ РАБОТАТЬ С WILDBERRIES БЕЗ ПОДКЛЮЧЕНИЯ К СИСТЕМАМ ЭДО
Ввести и отправлять электронные документы без оператора ЭДО можно малым предприятиям. Согласно этому условию новые поставщики могут обмениваться документами (кроме счетов-фактур и УПД, где есть НДС) с помощью портала Wildberries. Этим вариантом может пользоваться малый бизнес, работающий без НДС.
Как создать УПД для загрузки — неактуально для договора реализации — май 2020
В документообороте с Wildberries УПД используется, в основном, как первичный документ, а, по сути, является альтернативой счет-фактурой и накладной ТОРГ-12.
Даже если Вы работаете без НДС и предоставляете в качестве первичных документов только товарные накладные, вместо формы ТОРГ-12 Вам необходимо направлять Wildberries УПД с функцией ДОП.
Обратите внимание: через ЭДО прекращен приём товаросопроводительных документов старого формата — счет-фактур и ТОРГ-12!
WILDBERRIES сотрудничает с тремя операторами
Сайнердокс – функционал реализован на сайте, как в виде загрузки файла, так и с ручным вводом реквизитов.
Диадок – предоставляет стандартную обработку для 1С. Для того, чтобы получить обработку необходимо отправить запрос, перейдя по ссылке.
Типы УПД
Универсальный передаточный документ формируется в ЭДО и может быть выставлен контрагенту в трёх типах:
• СЧФ — счет-фактура, применяемый при расчётах по налогу на добавленную стоимость.
• СЧФДОП — счет-фактура и документ об отгрузке товаров.
• ДОП — документ об отгрузке товаров (выполнении работ) или передаче имущественных прав (документ об оказании услуг).
Обратите внимание: при агентском договоре всегда указывайте функцию ДОП!
Заполнение реквизита «Основание передачи» — При отправке документов обязательно заполнение номера и даты Договора (Основание). Номер и дата договора, указанные в УПД должны совпадать с тем, что указано в ЭДО при заключении договора. При несовпадении документ будет отклонен
Покупатель: всегда «Центральный офис»
Грузополучатель: адрес склада
4 комментария
При этом УПД-2 должен быть датирован тем месяцем, в котором будет поставка, и не может быть позднее даты поставки. Дата УПД-2 может не совпадать с датой его создания.
А если поставка 1 ого числа? )) Главное требование чтобы дата документа не ранее чем за 5 дней
Здравствуйте!
Подскажите, а как теперь быть, если УПД упразднили. Необходимо передать коды в ЧЗ, но в отгрузке нужно указать номер первичного документа. Мы отгрузили на ПВЗ без документов, потому что накладная не требуется.