How to Edit a PDF in InDesign: Conventional and Easy Ways
If you want to edit a PDF in InDesign, you should first convert it into an InDesign file. We will show you how to do it.
But, if your sole purpose is to edit the PDF, you don’t necessarily have to worry about converting. Instead, there is a very easy way to do that with a professional tool.
For our readers, we explain the conventional way as well as the new, easier way for you here.
Reasons to Edit a PDF in InDesign
As mentioned before, you will want to convert a PDF file if you want to edit it in InDesign. If not, the respective PDF file will not be editable in the InDesign application.
InDesign is a special software dedicated to desktop publishing and typesetting. It is true that you can create professional documents using this software.
However, converting a PDF into InDesign is just an extra step. Also, if you buy a converter tool only, you will have to spend considerable money. So, the alternative is PDFelement Pro.
It is a versatile tool that can edit a PDF without converting. However, if you still want to edit a PDF in InDesign, use the same tool as a converter. That is exactly why we call it a highly versatile tool.
In simplest terms, with PDFelement Pro, you can either edit PDF or convert it to editable formats. We will discuss everything about it in the remaining paragraphs of this article.
Part 1: How to Edit a PDF File Without Converting It to an Indesign File
Let’s talk about the practical side of it. Of course, you can buy a PDF converter tool and convert your PDF file to InDesign.
However, the main issue with such an approach is that it will cost you considerable money. After all, buying an application just to convert a file can be a waste.
Therefore, it is always better to look for a more efficient alternative. The best alternative we can suggest is PDFelement Pro.
In fact, converting a PDF is one of the many functions included in PDFelement Pro. You can use this tool either as an editor or a converter as well. That means you can get its assistance to edit a PDF in InDesign or edit the PDF in it.
As mentioned before, PDFelement is a highly versatile tool that can convert a PDF to various other formats. For instance, it can convert PDF into PPT, Excel, Word, etc.
In addition to that, it can even create fillable forms in PDF format. You can also use this handy application to edit the scanned documents you might have.
On top of all those features, you can purchase them at a very affordable price. After considering all the features of this application, it is a very affordable tool that delivers beyond your imagination. With that said, let’s take a look at the steps on how to edit a PDF file in PDFelement.
01. Installation of PDFelement Pro
Before everything else, you are supposed to download and install PDFelement Pro on your computer. Make sure you visit this tool’s official website and download it.
02. Import the PDF file into PDFelement
The next step is to import the file you intend to convert or edit. To do that, you should launch the software and click on the “Open File” option.
Then, you can navigate to the respective file you intend to convert to an InDesign file.
03. Start Editing the Files
Now that the file is imported into the interface of PDFelement, you will see different options. You can either click on “Edit,” “Image,” or “Link.” These options allow you to edit the PDF file, edit or add images, and add or remove links.
In addition to that, it also allows you to use options like “Markup,” “Highlight,” “Notes,” “Text Box,” etc. These options become very handy in creating a professional-looking document. So, you can choose them based on the output you expect.
On top of that, you can even edit pages using an option called “Organize Page.” This option allows you to change the order and the orientation of the pages found in documents.
04. Save Your Document
Once you have made all the required changes, you should save the file. To do that, you should go to the “File” menu and choose the “Save” option.
As you can see, the above steps make the whole process shorter and easier. Thanks to PDFelement, you don’t have to convert files to edit a PDF in InDesign. Instead, you can do it in PDFelement itself and save it in any format you wish.
Part 2: Edit a PDF in InDesign After Converting It with PDF2DTP
If you are still curious about how to edit a PDF in InDesign, read this section as well. In this case, you will have to use a special plugin for the InDesign application.
The name of the plugin is PDF2DTP. It is true that it makes editing easier. This plugin is designed to be compatible with all versions of InDesign for macOS.
Once the plugin is installed, you will see a new menu item in InDesign. To use it, you should open InDesign and choose the option called “Markzware.”
Then, go to “PDF2DTP“. Choose “Convert PDF” and then go for the document you intend to convert into an InDesign file. That’s it. The PDF is not converted into InDesign. You can edit a PDF in InDesign with this method.
However, this plugin costs $199/Year, which can be a pretty high price tag. This is particularly true with those who want to make a minor change to a PDF file. In addition to that, this plugin works on Macs only.
Part 3: Use PDF2ID to Convert PDF to InDesign
PDF2ID is another option you can use to convert PDF to InDesign and edit a pdf in InDesign. With this option, you can export PDF files into InDesign.
In addition, it can convert XPS and Adobe Illustrator files to InDesign. Moreover, this tool features the batch conversion process as well. Using PDF2ID is very easy. In this case, please download this tool and launch InDesign.
After that, you should find the option “Recosoft” in the menu bar of the InDesign interface. After clicking on it, you can see an option called “PDF2ID-Convert PDF/XPS File…“.
You can now navigate to the PDF file (the file you intend to convert into InDesign). After that, you can even change the output options as well.
Once all the values are set, you can press the button labeled “OK.” That will convert your PDF file into InDesign with ease. The PDF2ID plugin is pretty expensive, just like the previous option.
You can buy its Standard version for $199 and the Pro version for $299. This plugin, however, is compatible with both Windows and Mac versions.
Part 4: Import PDF into InDesign Directly
There are many users who want to place a PDF file’s content in an InDesign file. But they don’t actually need to convert the file. In that case, you should follow the steps below.
Launch InDesign and go to “File.” Then, you should choose the option called “Place.” Make sure you use the Place tool and define the pages that should be imported. This is necessary when you are dealing with a multipage document.
Part 5: File Formats that Are Compatible with InDesign
In general, InDesign is compatible with some specific file formats only. Mentioned below is a list of file formats that are compatible with Adobe InDesign.
- .indd – InDesign document
- .indl – InDesign library
- .indt – InDesign template
- .indb – InDesign book
- .inx – InDesign interchange
- .idml – InDesign Markup language
- .pmd – Adobe PageMaker
You should also know that Adobe InDesign is compatible with QuarkXPress and QuarkXPress Passport as well. It can easily import files in various other formats, especially when it comes to placing graphical objects.
For instance, it can import files such as PDF, BMP, GIF, JPEG, MOV, and so on. Moreover, it is compatible with a range of export file formats.
1. Can I edit a secured PDF in InDesign? Yes, but only if you have the password. InDesign will prompt you to enter the password when you try to import a secured PDF.
2. Why are the images in my PDF blurry in InDesign? This might be due to the display performance settings. Go to “View” > “Display Performance” and select “High Quality Display” to improve image quality.
3. What if the text in my PDF is not editable? This usually happens when the text is part of an image. In this case, you’ll need to use an image editing tool to edit the text.
4. Can I save my edited PDF in other formats? Yes, InDesign supports several formats including JPEG, PNG, and EPUB.
5. Does InDesign support batch editing for multiple PDFs? No, InDesign does not support batch editing. You’ll need to open and edit each PDF separately.
Conclusion
As you can realize, Adobe InDesign is a pretty handy program that can be used to create various documents. It can also create newsletters, advertisements, brochures, and books with professional, clean output.
Basically, it is a professional desktop publishing application. The files created in InDesign are usually saved using PDF. Once the file is exported in PDF format, it becomes hardly editable.
That is because PDF format retains the document’s original format no matter how you share it.
So, the solutions mentioned in this article will be handy if you want to edit a PDF in InDesign.
10 years of experience in information and computer technology. Passionate about electronic devices, smartphones, computers, and modern technology.
How to Edit PDF in InDesign and InDesign Alternative
InDesign by Adobe is one of the most popular applications that allow you to bring together multiple files when compiling large project documents so that you can put together various reports from PDFs and word files, add images like screenshots, illustrations, and photos. When working with those assets, you might need to edit PDF in InDesign. However, InDesign does not allow you to simply open and edit PDF files, there are various steps involved in that. You can just link the PDF document in InDesign, but if you have a scanned PDF file, you can create editable PDF InDesign.
Part 1. How to Edit PDF in InDesign in Few Simple Steps
Step 1. Import PDF to InDesign
Launch the program on your device and click on the ‘File and Place‘ button. Select the PDF you want to edit and then watch it sized into the document and optimized the same way an imported page from another InDesign file would. This enables you to resize and wrap text around the same way as you would an image.
Step 2: Edit PDF text
You can move the PDF file that will be displayed as an image as needed and edit it in any way possible in the program. After editing the file, you can save it using the export options in Adobe InDesign.
Part 2. How to Edit PDF with InDesign Alternative
PDFelement ProPDFelement Pro is the best PDF editor, annotator, and converter for Windows and Mac. It lets you add text, graphics, digital signatures, and more to your PDF files. It comes with a variety of options that allows you to edit PDF files, no matter what your needs might be. The software can perform numerous operations such as creating, opening, annotating, editing, organizing, sharing and protecting PDF files with a few clicks.
There are various InDesign alternatives present today but PDFelement without a doubt is one of the best and the most advanced InDesign alternative to editing PDFs. PDFelement is a one-stop solution to solve all your PDF needs. This simple and advanced tool can perform the same level of functionality as InDesign.
Lets’ take a look at the steps on how to edit PDF InDesign alternative
Step 1: Open PDF with InDesign Alternative
Launch the already installed InDesign alternative program on your device. Then open the PDF file by either using drag or drop option or open it directly by clicking on the ‘Open File‘ button and select the required PDF file.
Step 2: Edit PDF with InDesign Alternative
Once the PDF file is open, click on the ‘Edit‘ > ‘Edit text and image‘ Object icon to modify your PDF files including changing the text, add new text to the PDF as you like. You can also edit the image here. Click the ‘Image‘ button and hit the ‘Add Image‘ button to add images to PDF files.
Step 3: Save PDF
Once you are done with the editing and happy with your work, you need to save it. For this, go to the File and click on ‘Save As‘ option. Name your file and hit the ‘Save‘ button.
How to Import PDF to InDesign
Adobe InDesign is one of the most widely used programs in the world. It is known for producing amazing output files in the form of visually appealing brochures, book covers, magazine layouts, and more. It also works across a wide range of devices, including tablets, PC’s and laptops. To import PDF to InDesign there is a specific command you can use known as the «Place» tool. You can use this tool to import PDF into InDesign. However, if you need to make edits to your PDF before importing it to InDesign, you want to use a professional PDF editing tool like Wondershare PDFelement — PDF Editor.
PDFelement is one of the best and most popular PDF editors on the market. Working with PDF has never been as easy as it is with this program. Aside from modifying PDFs, you can also create and protect them, as well as create and fill PDF forms.
Features of the program:
- It can be used to open, edit, markup and annotate PDF files.
- The graphical elements within the PDF files can be rotated, moved and resized with this program.
- You can also approve and sign documents digitally.
- Text within the images can be edited using OCR.
- Process the PDF in batches to convert files, extract data, and apply watermarks.
Edit PDF before Importing to InDesign
Step 1. Open PDF
Once the program is downloaded and installed, you’ll need to import your PDF. Just drag and drop the file onto the interface of the program, or click the «Open File. » button.
Step 2. Edit Text
There are two modes that can be used to edit PDF i.e. «Line Mode» and «Paragraph Mode». Head over to «Edit» and then select «Line Mode» or «Paragraph Mode».
Click «Add Text» under the same bar to add the text to the desired area within your PDF file.
Step 3. Edit Objects
To edit an image you need to click the «Edit» button and then select the image that you want to change. You can also change the positioning of your image by dragging it, yet still keep your document aligned.
Click «Edit» > «Add Image» to add a new image to the document. Select the image from the window that appears and it will get inserted into the PDF document.
PDFelement is a very useful yet simple program, even for beginner users. Modify your PDFs to the next level with this all-in-one PDF solution.
Создание заполняемых PDF-форм с помощью InDesign и Adobe Acrobat
Создание форм в Acrobat может быть утомляющим процессом. Программное обеспечение распознавания может создавать поля в одной строке, но не в следующем. Вы можете получить переключатель, в котором вы хотите установить флажок. Казалось бы, простые задачи, требующие минуты, могут занять несколько часов, чтобы исправить и правильно настроить. В этом уроке вы узнаете, как разработать чистую, рабочую форму, чтобы свести к минимуму головные боли рабочего процесса.
Первое эмпирическое правило — сохранить ваш дизайн незагроможденным. Программное обеспечение OCR (оптическое распознавание символов), которое Acrobat использует для преобразования вашего дизайна в рабочую форму, может видеть только понятные, разборчивые и высококонтрастные элементы. Лучший способ обеспечить читаемость вашего рисунка — придерживаться белого фона с черным типом для любой информации, которая должна быть преобразована. Избегайте причудливых графических элементов га заднем плане. Также убедитесь, что элементы отделены друг от друга, и нет перекрывающегося текста, который может привести к тому, что поля формы объединяются и создают другие мешающие вещи, которые могут добавить работы.
Мы рассмотрим создание простой формы, но ни в коем случае ваш дизайн не должен выглядеть точно так, чтобы получить форму, которая работает. Просто следуйте инструкциям, а также поместите поля формы или просто сделайте свою собственную.
Примечание. Если вы хотите пропустить головную боль при создании своих собственных форм, вы можете найти набор стильных шаблонов форм на Envato Market, таких как Регистрационная форма v-2.
Предварительный просмотр изображения
Детали урока
- Программа: Adobe InDesign и Acrobat CS5
- Сложность: Средняя
- Ориентировочное время на урок: 1 час
Шаг 1
Сначала создайте новый документ в InDesign. Настройте файл размером 4,25 дюйма x 8,5 дюйма. Форма, которую я создаю, удваивается как отпечатанная почтовая программа, поэтому я добавляю стандартный отступ в 0,125 дюйма.
Шаг 2
Теперь набираем форму. Acrobat распознает четкий и четкий текст, поэтому попробуйте использовать чистый текстовый шрифт (например, Helvetica или другой удобный для чтения шрифт) для текста, который будет предшествовать полям. Причиной этого является то, что Acrobat может точно определить элементы формы, не запутавшись. Однако, если в вашем документе есть шапка или заголовок, вы можете использовать шрифт fancier.
Шаг 3
Вы хотите видеть, где каждая вкладка и пространство находятся в документе, поэтому убедитесь, что вы видите все скрытые символы. Чтобы сделать это в InDesign, выберите «Тип» > «Показать скрытые символы».
Шаг 4
Чтобы добавить легко редактируемое подчеркивание к полям формы, выберите пространство непосредственно после имени поля и вставьте вкладку (Tab). Откройте палитру «Табы», выбрав «Тип» > «Вкладки». Выберите вкладку с правосторонним выравниванием (стрелка, указывающая вправо и вниз), и щелкните по линейке в палитре «Вкладки», чтобы вставить вкладку. Теперь перетащите вкладку до нужного края, и она должна защелкнуться на месте.
Выделите вкладку и откройте Underline Options, к которым можно получить доступ, щелкнув значок в правом верхнем углу палитры Character. Установите флажок «Подчеркнутый текст» и установите вес подчеркивания до 0,5 pt. Если линия слишком тонкая, Acrobat не распознает его как текстовое поле.
Шаг 5
Добавьте вкладки в каждое поле, требующее подчеркивания, затем используйте инструмент Eyedropper Tool (I), чтобы применить его к другим полям выделяя их.
Шаг 6
Не все поля должны занимать всю строку, например, номер телефона или поля почтового индекса / почтового кода, и вы хотите поместить два поля в одну строку. Сделайте это, удалив параграф, вернувшись к первой строке и снова откройте палитру «Табы» (Type > Tabs). Вставьте дополнительную вкладку, щелкнув линейку и перетащив ее в нужное место.
Шаг 7
Теперь эти поля слишком близки друг к другу! Это будет проблематично в печатной форме, когда кто-то попытается заполнить ее вручную. Я, как правило, даю ему примерно 1/8 дюйма запаса, чтобы быть уверенным. Поместите курсор на линию, которую вы настраиваете. Затем вы измените параметр Space Before в графе Paragraph на 0.125 дюйма. Перед настройкой убедитесь, что все текстовые поля имеют одинаковое пространство. Я установил абзацы без текстовых полей до 0.625 дюйма.
Шаг 8
Теперь, настроим базовую таблицу, выбрав Type Tool (T), вставьте курсор, где будет размещена таблица, а затем выберите Table > Insert Table. Выберите количество строк и столбцов, которые вам понадобятся. Для этой формы я использовал шесть столбцов и семь строк с одной строкой заголовка.
Шаг 9
Теперь отформатируем таблицу. Я хочу, чтобы строка заголовка была похожа на оранжевый цвет, чтобы поддерживать согласованность с моей цветовой схемой. Выделите строку заголовка, наведя курсор над левым краем строки с помощью Type Tool (T) до появления черной стрелки, затем щелкните по ней. Измените Fill Color в палитре Swatches.
Шаг 10
Лучший способ получить заполняемые текстовые поля, распознаваемые OCR, — оставить пустой белый квадрат, окруженный черной линией. Выделите строки тела таблицы и измените вес штриха на 0.5pt, чтобы подчеркнуть вес текстового поля.
Шаг 11
Чтобы таблица выглядела менее квадратной, удалите штриховку на внешней стороне таблицы, выделив левый столбец, затем выберите только левый внешний ход в Property Inspector (на фото ниже) и установите ширину обводки в ноль. Сделайте то же самое в правой колонке, чтобы удалить противоположную сторону. Я также удалил черную линию вокруг заголовка и изменил внутренние штрихи на белые.
Шаг 12
Для объединения ячеек в левой колонке следует отметить их и выбрать Table > Merge Cells.
Шаг 13
Вставьте ваш текст в таблицу. Выбирайте края таблицы так, чтобы они соответствовали тексту.
Шаг 14
Теперь добавьте чекбоксы. OCR, как правило, распознает любой маленький пустой квадрат с черным штрихом вокруг него как чекбокс. И наоборот, любой круг с черным штрихом будет распознан как радио-кнопка. (Разница в том, что вы можете выбрать несколько флажков, но только одну радио-кнопку.) Символьный шрифт Wingdings имеет черный квадрат и глифовый кружок черного цвета, который будет работать очень хорошо, но вам, вероятно, придется поднять их на несколько точечных размеров до соответствуют высоте шрифта, с которым вы работаете. Получите доступ к глифу, который вы ищете Type > Glyphs, и выберите Wingdings.
Шаг 15
Добавив еще несколько графических элементов, таких как логотипы кредитных карт и оранжевый акцент в нижней части страницы, мы закончили разработку! Время превратить эту вещь в рабочую форму.
Выберите File > Export и выберите «Экспорт» в формате PDF (Печать).
Шаг 16
Откройте экспортированный PDF-файл в Adobe Acrobat.
Теперь выберите Forms > Start Form Wizard и выберите «Использовать текущий документ или перейти к PDF-файлу», затем «Использовать текущий документ». Acrobat мгновенно заполнит пустые подчеркивания и ячейки таблицы текстовыми полями и чекбоксы станут выбранными.
Шаг 17
Мы еще не закончили! Acrobat испытывает трудности с разбором каждого поля, поэтому давайте проверим их, чтобы убедиться, что они верны. Быстрый метод обеспечения единообразного форматирования состоит в том, чтобы одновременно выбрать все поля формы и изменить их в одно и то же время. Перетащите мышью все поля формы (не флажки или подпись) и выберите отступников с помощью Command-click. Затем щелкните правой кнопкой мыши по одному из выделенных полей и выберите Properties.
В меню Appearance установите шрифт Helvetica и размер шрифта 8. Если размер шрифта оставлен по умолчанию для параметра Auto, текст будет изменяться в соответствии с размером текстового поля и может выглядеть некрасиво.
Шаг 18
Перейдите в меню Options. В некоторых редких случаях Acrobat установит лимит символов в поле. Снимите флажки рядом с «Limit of _ characters» и «Расческа _ символов», чтобы избежать поломки полей. Также отключите «Scroll long text», который ограничивает длину текста, входящее в длину текстового поля, поэтому пользователь не сможет вводить много в вашу форму.
Шаг 19
Acrobat имеет тенденцию позиционировать поля немного выше базовой линии, вызывая дополнительное убожество при вводе текста. Чтобы исправить это, повторно выберите поля, которые вы хотите опустить, и подтолкните их клавишами со стрелками. Лучший способ проверить, где будет сидеть введенный текст, — это выбрать Preview в верхнем левом углу окна и ввести текст примера.
Шаг 20
Если вы заметили, OCR не заполнило каждый пробел в таблице. Это обычное дело, и, к счастью, это простое решение. Нажмите Add New Field в верхнем левом углу окна и выберите Text Box.
Теперь поместите и измените размер поля, используя ограничительную рамку вокруг поля. Если вам нужна небольшая помощь при выравнивании поля с другими полями, включите линейки (Command + R) и перетащите указатель из линейки. Удалите ненужные поля, выбирая нарушителя поля и удаляя его.
Шаг 21
Вы также можете настроить цифровую подпись на форме. В этом случае OCR считывает подпись слова и автоматически настраивает его. Если вам нужно настроить дополнительные поля подписи, выберите Select Add New Field > Signature.
Шаг 22
Поле Notes будет проблемой. Обратите внимание, что он разделен на два отдельных поля, но мы хотим, чтобы он был перенесен на следующую строку. Acrobat это не текстовый процессор, поэтому тут нет инструмента для регулировки межстрочного интервала, поэтому линии нельзя настроить вместе вместе с тестом, потому мы удалим строки, чтобы освободить место для многострочного текстового поля.
Для удаления строк без возврата в InDesign, нажмите «Закрыть редактирование формы» в правом верхнем углу окна и выберите Tools > Advanced Editing > TouchUp Object Tool. Теперь выберите каждую нежелательную подчеркивание и нажмите Delete.
Вернитесь в режим Form Editing, удалите старые текстовые поля и создайте новое, достаточно большое, чтобы разместить в нем две строки текста. Откройте свойства текстового поля и перейдите в Appearance и установите флажок «Multiline». Это позволяет переносить текст на следующую строку.
Шаг 23
Как только ваша форма будет чистой и готовой к отправке, нажмите Close Form Editing, сохраните свою работу, затем выберите Advanced > Extend Privileges in Adobe Reader. Если вы пропустите этот шаг, пользователь не сможет сохранить введенный текст и документ станет файлом «только для чтения».
Совет: Убедитесь, что вы закончили редактирование формы: после расширения привилегий файл заблокирован, и вы не сможете изменить дизайн формы. Сделайте резервную копию с другим именем, например «form_editable.pdf» или что-то вроде этого.
Заключение
Формы могут быть надоедливыми, но с практикой вы можете создавать опрятные, удобные для навигации PDF-файлы с помощью нескольких простых настроек. Даже если вы уже работали с заполняемыми формами, надеюсь, что этот урок дал вам несколько советов, чтобы облегчить данный процесс. Если у вас есть какие-то советы, которые мы не затронули сегодня, давайте их услышим в комментариях.
Не забывайте: если этот процесс разработки занимает много времени, вы можете найти готовые стильные формы шаблонов на Envato Market.