Кому оператор вправе поручить обработку персональных данных сдо ржд

Кому оператор вправе поручить обработку персональных данных?

Исходя из положений гл.4 Федерального закона «О персональных данных», оператор может поручить обработку персональных данных любому лицу, в том числе своему работнику, если при этом будут обеспечены требования к безопасности хранения и обработки персональных данных.

С уважением, адвокат Анатолий Антонов, управляющий партнер адвокатского бюро «Антонов и партнеры».

Персональные данные: ответы на популярные вопросы

Кто и как может получить доступ к персональным данным, в каких случаях не нужно разрешение на их использование и передачу, могут ли не продать товар или не оказать услугу при отказе дать согласие на обработку данных, какие данные собирают владельцы сайтов и как отказаться от рекламной рассылки?

Что такое персональные данные?

Персональные данные (ПД) – это любая информация о человеке. ПД бывают трех видов: общие, специальные и биометрические.

Это Ф.И.О., паспортные данные, СНИЛС, ИНН, дата и место рождения, e-mail, адрес, семейное, социальное и имущественное положение, место учебы и работы, образование, профессия, доходы и т.д.

С номером телефона сложнее. Сам по себе номер как набор цифр – это не ПД, поскольку он не может персонифицировать субъекта данных, он обезличен. Но ситуация меняется, когда помимо номера есть информация о человеке. В этом случае он может быть признан ПД. То есть записанный номер телефона без указания на человека, которому он принадлежит, не относится к персональным данным. Но если, например, на сайте вы нашли номер телефона и Ф.И.О. его владельца, он будет считаться ПД.

Не являются персональными данными: госномер транспортного средства, так как он относится не к человеку, а к автомобилю; лицевой счет ЖКХ, поскольку он относится к квартире.

Перечисленные выше ПД могут обрабатываться только с вашего согласия и лишь в некоторых случаях без него (об этом ниже).

2. Специальные ПД

Это данные о расовой и национальной принадлежности, политических, религиозных и философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни и т.д.

Обработка таких ПД не допускается, за исключением следующих случаев:

• вы дали письменное согласие на обработку, т.е. подписали документ, в котором выразили свое согласие;
• обработка в целях оказания медицинской помощи; при этом вам не могут отказать в медпомощи, если вы отказываетесь подписать согласие на обработку специальных ПД;
• обработка в целях страхования;
• обработка ПД госорганами в целях борьбы с коррупцией, терроризмом и для обеспечения транспортной безопасности, а также иные исключения, предусмотренные ч. 2 ст. 10 Закона о персональных данных.

3. Биометрические ПД

Это данные о физиологических и биологических особенностях человека, которые позволяют установить его личность. К биометрическим ПД относятся: ДНК, голос, радужная оболочка глаза, отпечатки пальцев, изображение лица, рост, вес и т.д.

Такие ПД могут обрабатываться только с письменного согласия, за исключением случаев, когда обработка осуществляется госорганами в целях борьбы с коррупцией, терроризмом и для обеспечения транспортной безопасности; а также в иных случаях, предусмотренных ч. 2 ст. 11 Закона о персональных данных.

Например, следуя в свой офис, вы проходите пункт охраны. Там вас просят приложить к сканеру палец, что позволяет службе охраны на компьютере видеть ваши ПД на основании взятого отпечатка. Так они могут установить вашу личность. Для использования отпечатка пальца охранная организация должна взять у вас письменное согласие на обработку биометрических ПД.

Что такое обработка персональных данных?

Обработка ПД – это любое действие с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.

• работодатель заключил с вами трудовой договор, и вы передали в отдел кадров свои документы, где была создана папка с вашим личным делом, – работодатель осуществил сбор, запись и хранение ПД;
• работодатель передал ваши данные типографии для печати визитки – он осуществил передачу ПД;
• продавец сжег документы, в которых содержались данные покупателей, – он уничтожил ПД;
• покупатель при покупке товара через интернет передал владельцу сайта свои ПД – указал Ф.И.О., адрес, почту и телефон. Данные были сохранены в электронной базе сайта – его владелец осуществил сбор, запись и хранение ПД.

Из примеров видно, что ваши ПД могут храниться как на бумажных носителях, так и на электронных.

Кто такой оператор персональных данных?

Оператор ПД – любой человек, ИП, компания, органы и учреждения государственной и муниципальной власти, которые осуществляют действия с ПД.

• работодатель, обрабатывающий ПД своих работников;
• продавец, обрабатывающий ПД клиентов-граждан;
• госорганы, обрабатывающие ПД граждан при предоставлении государственных услуг;
• владельцы сайтов, собирающие ПД пользователей сайта.

Какие условия обязан соблюдать оператор при обработке персональных данных?

Главное условие – наличие вашего согласия. При этом в ст. 6 Закона о персональных данных предусмотрены случаи, когда оператор может обрабатывать ПД при отсутствии согласия:

• в целях, предусмотренных международным договором России, например договором, позволяющим выдавать преступников другой стране (экстрадиция);
• в целях, предусмотренных законами РФ, когда на оператора возложены определенные обязанности; например, работодатель обязан передать ПД в налоговые органы;
• в связи с вашим участием в суде; например, при подаче документов в суд вы должны указать свои Ф.И.О. и адрес;
• для исполнения судебного акт; например, суд по результатам рассмотрения дела выдает исполнительный документ, в котором указываются Ф.И.О., адрес, ИНН и иные данные должника;
• в целях получения госуслуг – в таких случаях мы всегда подписываем согласие на обработку ПД. В недавнем определении Верховный Суд РФ подтвердил, что отказ лица от подписания согласия не может являться основанием для отказа в предоставлении услуги органом власти 1 ;
• для исполнения договора, в котором вы являетесь стороной, выгодоприобретателем (например, в вашу пользу застраховано имущество) или поручителем.

Например, вы заключили с риелтором договор, согласно которому он ищет покупателя для вашей квартиры. Риелтору нужно знать ваши ПД: Ф.И.О., контактный телефон и e-mail. Так как он использует эти данные только для оказания услуг, ему не нужно ваше согласие на обработку ПД. Если же риелтор желает присылать вам рекламные материалы, которые, естественно, не связаны с оказанием услуг по заключенному договору, то он обязан будет получить ваше согласие на обработку ПД в рекламных целях;

Что такое согласие на обработку персональных данных?

Согласие на обработку ПД – это добровольно принятое вами решение о предоставлении своих данных оператору для обработки в тех целях, которые им определены.

Согласие на обработку ПД должно быть оформлено:

• письменно, если того требует закон (см. выше);
• в остальных случаях закон допускает оформление согласия в любой иной форме, позволяющей подтвердить факт его получения оператором, например проставление галочки напротив текста о предоставлении согласия на сайте при регистрации (☑).

Пункты, которые обязательно должно содержать письменное согласие:

• Ф.И.О., адрес, реквизиты паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• название организации или Ф.И.О. и адрес оператора;
• цель обработки ПД – вы должны понимать, для чего вы даете согласие на обработку данных; если оператор станет обрабатывать ПД в иных целях, это будет считаться нарушением закона;
• перечень ПД, которые будет обрабатывать оператор;
• информация о лице, которое будет обрабатывать ваши ПД по поручению оператора. Например, работодатель передает ваши данные сторонней организации, которая оказывает бухгалтерские или кадровые услуги, – для этого вы должны предоставить свое согласие;
• перечень действий, которые будет осуществлять оператор, т.е. что конкретно он может делать с ПД: собирать и хранить или собирать, хранить и передавать и т.д.;
• срок, на который выдано согласие;
• способ отзыва согласия;
• подпись.

Можно ли не давать согласие на обработку ПД?

Можно. Предоставление согласия – дело добровольное. Исключением являются те случаи, когда оператор может обрабатывать ПД без вашего согласия (см. выше).

Могут ли отказать в предоставлении товаров, оказании услуг или выполнении работ, если я не хочу давать согласие на обработку ПД?

На практике отказывают довольно часто. Насколько это законно? Рассмотрим конкретные ситуации.

• Госорганы не могут отказывать вам в предоставлении услуг, поскольку у них есть право на обработку ПД без вашего согласия.
• Коммерческие организации, с которыми вы заключили договор оказания услуг (выполнения работ и т.д.), не должны вам отказывать, поскольку имеют право обрабатывать ваши ПД в целях исполнения договора без вашего согласия.

С другой стороны, если договор еще не подписан, то обязать коммерческую организацию заключить его с вами получится только в том случае, если она продает свои товары, работы или услуги по публичной оферте (это предложение продавца заключить договор купли-продажи с каждым, кто примет условия его предложения).Например: продавец реализует товар через интернет и готов продать его на условиях, изложенных в опубликованной на сайте публичной оферте. Он обязан заключить договор купли-продажи с каждым, кто пожелает купить этот товар.

Вместе с тем операторы, устанавливающие такой пропускной режим, обычно не берут согласий, поскольку:

• считают, что формально вы даете согласие на обработку ПД в момент предоставления своих паспортных данных; данный вывод они делают на основе указания закона о том, что согласие может быть дано не только в письменной форме;
• считают, что могут не брать у вас согласие, так как обработка осуществляется в целях безопасности лиц, находящихся в здании.

Однако оба довода являются спорными.

Почему организация может требовать оформления согласия на обработку ПД?

Причин может быть несколько:

• оператор хочет получить возможность обрабатывать ПД в целях, не связанных с выполнением договора; самый распространенный случай – нужно согласие на рассылку рекламных материалов;
• оператор не понимает или не знает о случаях, в которых не требуется получение согласия;
• оператор хочет перестраховаться.

Может ли оператор передать кому-нибудь персональные данные?

Оператор может передавать ПД третьим лицам только с вашего согласия, если иное не предусмотрено законом.

Примеры, когда согласие нужно: работодатель передает ваши ПД сторонней организации для бронирования отелей, покупки авиабилетов или оформления пропуска.

Примеры, когда согласие не нужно:

• управляющая организация или правление товарищества собственников жилья вправе предоставить ваши ПД (Ф.И.О., номер квартиры, сведения о размере доли) организатору созыва общего собрания собственников жилья;
• работодатель вправе передавать ваши ПД в ФСС, ПФР, налоговые органы, по запросу в суд, прокуратуру, правоохранительные органы и т.д.

Предоставление такого согласия является добровольным. Оператор не может принуждать вас это сделать.

(Банк передал вашу личную информацию посторонним лицам, и теперь вы вынуждены отвечать на ежедневные звонки с неизвестных номеров и опасаетесь, что ваши данные попадут в руки мошенников? О том, как действовать в такой ситуации, читайте в статье «Битва за персональные данные».)

Какие персональные данные оператор собирает через сайт и зачем?

ПД, которые могут быть собраны оператором через сайт, условно можно разделить на две группы.

1. ПД, которые вы передаете сами, заполняя формы обратной связи на сайте: Ф.И.О., адрес, номер телефона, e-mail.

В этом случае объем переданных ПД вы можете определить сами. Согласие на обработку таких данных обычно можно предоставить путем:

• проставления галочки в специальном окне («Я даю свое согласите на обработку персональных данных» ☑);
• принятия условий публичной оферты, опубликованной на сайте; обычно оплата товара означает согласие с условиями.

2. ПД, которые оператор собирает без предоставления вами информации.

В основном это файлы куки (cookie) – небольшие текстовые файлы со служебной информацией с сайта (сведения о программном обеспечении, которым вы пользуетесь, IP вашего компьютера, информация о вашем браузере).

Ваше согласие на обработку этих ПД оператор получает, если вы остаетесь на сайте после того, как появилось всплывающее окно с информацией примерно следующего содержания: «Продолжая использовать настоящий сайт, вы даете согласие на обработку файлов cookie в целях функционирования сайта. Если вы против обработки ваших данных, незамедлительно покиньте сайт».

Владелец сайта вправе обрабатывать ваши ПД только в тех целях, которые были указаны при получении вашего согласия, чаще это направление вам рекламных материалов. Файлы куки обычно используются для сбора статистики и информации о ваших предпочтениях.

Законно ли направление мне рекламы без моего согласия?

Прежде чем направить вам рекламные материалы, оператор обязан взять у вас согласие:

• на получение рекламных материалов, т.е. вы должны разрешить ему высылать их;
• на обработку ПД в целях продвижения товаров, работ или услуг, т.е. вы должны разрешить ему обрабатывать ваши данные (Ф.И.О., номер телефона, e-mail) для получения рекламной рассылки.

Обычно мы не замечаем, как даем эти согласия. Например, в магазине вы заполняете анкету для получения бонусной карты, что влечет согласие на рекламную рассылку; на сайте при заполнении формы обратной связи или при оформлении заказа вы ставите галочку напротив текста, который выражает ваше согласие (☑).

Если вы не хотите сталкиваться со спамом, рекомендую внимательно следить за тем, что вы подписываете или оформляете на сайте.

Как отказаться от назойливой рекламной рассылки?

Обычно в конце рекламного сообщения есть активная ссылка, которая позволяет отказаться от рассылки. Если это не помогло, вы должны обратиться к оператору, от которого получаете рекламу, с требованием прекратить обработку ПД в целях продвижения товаров, работ или услуг. Вы можете обратиться к нему лично, придя в офис, направить по почте письменное требование или через e-mail отправить электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной подписью.

При оформлении отказа рекомендую указать свои контактные данные и четко сформулировать свое требование (отказ от получения рекламных материалов и от обработки ПД в целях продвижения товаров, работ, услуг). Тут же следует сослаться на ч. 2 ст. 15 Закона о персональных данных, в которой сказано, что по требования субъекта ПД оператор обязан немедленно прекратить обработку его данных.

Лучше направить письменное требование обычной почтой (ценным письмом с описью вложения). Почтовая квитанция и опись будут являться подтверждением факта обращения к оператору. Получив такое требование, он обязан будет прекратить обработку ПД.

Если вам направляют рекламу, несмотря на отказ от нее, вы можете обратиться:

• в территориальный орган Роскомнадзора с жалобой на действия оператора;
• в территориальный орган Федеральной антимонопольной службы с жалобой на действия предпринимателя, осуществляющего рассылку рекламных материалов без вашего согласия на их получение;
• в суд.

Какие права у меня есть при обработке моих персональных данных?

1. Право на получение у оператора информации, касающейся обработки ваших ПД.

Вы можете обратиться к оператору с требованием о предоставлении следующей информации:

• подтверждение факта обработки ваших ПД оператором – он должен подтвердить или опровергнуть информацию об этом;
• правовые основания и цели обработки ваших ПД – если вы дали свое согласие на обработку, то оператор должен сослаться на него. Если он вправе осуществлять обработку без вашего согласия, то должен сослаться на конкретное положение закона. Также оператор должен перечислить цели, для которых осуществляется обработка ПД;
• способы обработки ваших ПД – возможны два способа: автоматизированный – обработка с помощью средств вычислительной техники; без использования средств автоматизации – обработку осуществляет человек;
• наименование и место нахождения оператора; сведения о лицах (за исключением работников оператора), которые имеют доступ к ПД или которым эти данные могут быть раскрыты на основании договора с оператором или на основании федерального закона – здесь речь идет об органах госвласти, которым оператор передает ваши ПД, а также об иных третьих лицах, которым оператор передает ваши ПД на основании договора;
• перечень обрабатываемых ПД и источник их получения – оператор должен указать, какие именно ваши данные он обрабатывает и как их получил;
• сроки обработки и хранения ПД;
• порядок осуществления вами прав, предусмотренных Законом о персональных данных, – информация о том, каким образом вы можете реализовать свои права у данного оператора;
• о трансграничной передаче ПД – информация о том, передаются ли ваши ПД за границу;
• сведения о лице, осуществляющем обработку ваших ПД вместо оператора, – например, сторонняя организация вместо работодателя обрабатывает ПД работников для предоставления кадровых и бухгалтерских услуг;
• иные сведения, предусмотренные законодательством.

Право на получение такой информации не распространяется на случаи обработки ПД в целях обороны страны, безопасности государства, охраны правопорядка, в рамках законодательства о противодействии отмыванию доходов, полученных преступным путем, и т.д.

Как получить от оператора необходимую информацию?

Вы вправе обратиться к оператору лично, придя в офис. Можно направить запрос по почте в виде письменного документа или на e-mail в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Самый надежный способ обращения – направление по обычной почте ценного письма с описью вложения. Оставьте у себя почтовые квитанции и опись – так вы сможете подтвердить факт направления запроса оператору.

В запросе обязательно нужно указать:

• паспортные данные;
• если ваши ПД обрабатываются оператором на основании договора, то укажите дату его заключения и номер;
• если вы не заключали договор с оператором, укажите иные сведения, подтверждающие ваши взаимоотношения с ним; например, если вы купили товар на сайте оператора, можете сослаться на адрес сайта, номер вашего заказа и т.д.;
• иные сведения, подтверждающие факт обработки ваших ПД оператором; например, ссылка на электронное письмо с рекламными материалами;
• ваша подпись.

При личном обращении информация об обработке ПД должна быть предоставлена вам незамедлительно. Если запрос был направлен по почте, то ответ должен поступить в течение 30 дней с даты получения оператором запроса.

Повторно обратиться к оператору вы можете не ранее чем через 30 дней после первоначального обращения. Отправить второй запрос, не дожидаясь истечения 30-дневного срока, вы можете, только если оператор предоставил не всю информация, которую вы требовали. Но вы должны будете обосновать свое обращение. В случае несоблюдения этих условий оператор вправе отказать в выполнении повторного запроса.

2. Право на предъявление иных требований к оператору, обрабатывающему ваши ПД.

Вы можете требовать от оператора:

• уточнить ваши ПД;
• блокировать ПД – временно прекратить обработку данных. Например: вы обратились к оператору с требованием уточнить ПД и, пока вносятся изменения, заблокировать их, чтобы приостановить обработку неточных данных;
• уничтожить ПД. Например: вы просите оператора уничтожить паспортные данные, которые не нужны ему для направления вам рекламных материалов.

Такие требования можно предъявить, если ПД, которые обрабатывает оператор:

• неполные, например вместо Ф.И.О. указана только фамилия;
• устаревшие, например если вы поменяли паспорт;
• неточные, например ваша фамилия указана с ошибкой;
• получены незаконно;
• не являются необходимыми для заявленной цели обработки. Например: продавец обрабатывает ваши паспортные данные, хотя получал ПД для направления рекламных материалов, для чего ему достаточно знать ваши имя и e-mail или номер телефона.

Как обратиться к оператору с одним из требований?

Порядок обращения может быть таким же, как и при запросе информации об обработке ПД (см. выше пункт 1). При оформлении обращения рекомендую указать свои контактные данные и четко сформулировать свое требование (об уточнении, блокировании или уничтожении ПД). Тут же нужно сослаться на ч. 1 ст. 14 и ч. 3 ст. 20 Закона о персональных данных.

Отказать в выполнении требования оператор не может. Он обязан сделать это в течение 7 дней и уведомить об этом вас и тех, кому были переданы ваши ПД. Если оператор не выполнил ваши требования, имеет смысл обратиться в контролирующий орган – Роскомнадзор.

3. Право на отзыв согласия на обработку ПД.

После отзыва согласия оператор не может обрабатывать ваши ПД, за исключением случаев, когда обработка может быть продолжена по закону. Например: вы заключили с оператором договор оказания услуг и подписали согласие. После его отзыва оператор вправе продолжить обработку ваших ПД только в том объеме, который необходим для оказания вам услуг по договору.

Как отозвать согласие на обработку персональных данных?

Порядок обращения может быть таким же, как и при запросе информации об обработке ПД (см. выше пункт 1). При оформлении отзыва рекомендую указать свои контактные данные и четко сформулировать свое требование (отзыв ранее выданного согласия на обработку ПД). Сослаться нужно будет на ч. 2 ст. 9 и ч. 5 ст. 21 Закона о персональных данных.

Оператор не может вам отказать и должен будет прекратить обработку ПД в течение 30 дней с даты поступления отзыва.

4. Право принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.

Если вы считаете, что оператор:

• осуществляет обработку ваших ПД с нарушением требований закона, например обрабатывает биометрические данные без письменного согласия;
• иным образом нарушает ваши права, например игнорирует ваши требования об уничтожении ПД, отзыве согласия, отказе от обработки ПД в целях продвижения товаров, работ или услуг и т.д.

В таких случаях вы можете обратиться:

• в территориальный орган Роскомнадзора с жалобой на действия или бездействие оператора;
• в суд с требованием о восстановлении нарушенных прав, а также с требованием о взыскании убытков (причиненный вам имущественный вред) и компенсации морального вреда (причиненные нравственные страдания).

Вы можете обратиться за защитой своих прав в любой из этих органов. Однако наиболее быстрый и надежный способ – направление жалобы в территориальный орган Роскомнадзора. Это позволит сэкономить время и силы. При обращении в суд дело может рассматриваться очень долго, нужно будет посетить не одно судебное заседание, представить доказательства и т.д.

1 Кассационное определение Судебной коллегии по административным делам Верховного Суда РФ от 22 января 2020 г. № 5-КА19-56.

Правовой статус “обработчика” персональных данных в России и его отличие от оператора

Все, кто сталкивался с обработкой персональных данных (ПД) знаком с понятием Оператор. И в целом законодательство, а именно ФЗ "О персональных данных" от 27.07.2006 N 152-ФЗ, дает достаточно емкое понятие термина Оператор.

На практике часто возникает ситуация, когда организация обрабатывает ПД, которые ей передал на обработку Оператор. Это может быть: ЦОД, который осуществляет хранение данных или, например, сервис рассылок email или sms сообщений, который действует по поручению онлайн-ритейлера.

Встает вопрос, кем является организация, получившая данные от Оператора, по отношению к субъекту ПД: тоже Оператор или же просто “Обработчик”, правовой статус которого в N 152-ФЗ не определен?

Пункты 3-5 ст. 6 N 152-ФЗ предусматривают возможность Операторов поручать обработку ПД третьим лицам. Эти третьи лица как раз и являются “Обработчиками”.

Права и обязанности Обработчика сформулированы достаточно кратко: лицо обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных выполнять требования Оператора.

Также, закон закрепляет, что

“Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению оператора, не обязано получать согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных”.

Это ограничивает ответственность Обработчика:

“В случае, если оператор поручает обработку персональных данных другому лицу, ответственность перед субъектом персональных данных за действия указанного лица несет оператор. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению оператора, несет ответственность перед оператором”.

Европейский GDPR четко выделяет два субъекта обработки ПД: Контроллер и Процессор, аналог российского Оператора и “Обработчика”. GDPR фиксирует правовой статус, права, обязанности и ответственность обоих субъектов обработки ПД.

В России же, изучая административную практику Роскомнадзора и Судебную практику, бросается в глаза, что третьих лиц, занимающихся обработкой, еще ни разу не назвали “Оператором”, но и как-то иначе, чем “третьи лица” они также не именуются.

Бывают ситуации, когда юридическое лицо поручает другому лицу собирать персональные данные и оказывать определенные услуги с использованием таких данных. При этом такое юридическое лицо считает, что оно не является Оператором, а факт того, что оно определяет цели обработки ПД, состав ПД, подлежащих обработке и действия (операции), совершаемые с ПД, его не сильно волнует. И при этом лицо, которому поручили собрать ПД и оказать с ними определенные услуги, также не является Оператором.

Встает вопрос о разграничении ответственности субъектов, обрабатывающих ПД. Также, нередко дискутируется необходимость уведомления РКН и включения в реестр третьих лиц, если они все такие не являются “Операторами”, но обрабатывают ПД по поручению.

Если у организации есть своя база ПД, собранная ей на своем сайте, и база ПД, полученная ей по договору с целью оказания услуг, неужели по отношению к обеим базам ПД она будет выступать Оператором?

Это далеко не единственная неопределенность ФЗ "О персональных данных" от 27.07.2006 N 152-ФЗ, ответ на которую не может дать РКН.

Кому оператор вправе поручить обработку персональных данных сдо ржд

ОАО «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»

от 11 июля 2017 г. N 1327р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ

ПО ОБРАБОТКЕ И ЗАЩИТЕ В ОАО «РЖД» ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ УСЛУГ, КОНТРАГЕНТОВ И ИНЫХ СУБЪЕКТОВ

С целью совершенствования порядка обработки и защиты в ОАО «РЖД» персональных данных пользователей услуг, контрагентов и иных субъектов персональных данных:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по обработке и защите в ОАО «РЖД» персональных данных пользователей услуг, контрагентов и иных субъектов персональных данных.

2. Руководителям подразделений аппарата управления, филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД»:

а) принять к руководству Инструкцию, утвержденную настоящим распоряжением;

б) ознакомить под подпись с Инструкцией, утвержденной настоящим распоряжением, ответственных за организацию обработки персональных данных и уполномоченных на обработку персональных данных;

в) привести в соответствие с Инструкцией, утвержденной настоящим распоряжением, внутренние организационно-распорядительные документы, регламентирующие порядок обработки и защиты персональных данных пользователей услуг, контрагентов и иных субъектов персональных данных.

3. Начальнику Департамента управления дочерними и зависимыми обществами Кусту С.А. и начальнику Центра по корпоративному управлению пригородным комплексом Белянкину А.Ю.:

а) обеспечить доведение утвержденной настоящим распоряжением Инструкции до дочерних и зависимых обществ ОАО «РЖД»;

б) рекомендовать дочерним и зависимым обществам ОАО «РЖД» привести в соответствие с Инструкцией, утвержденной настоящим распоряжением, нормативные документы, регламентирующие порядок обработки и защиты в дочерних и зависимых обществах ОАО «РЖД» персональных данных пользователей услуг, контрагентов и иных субъектов персональных данных.

4. Начальнику Управления по защите персональных данных Ерину Л.Т. контролировать исполнение подразделениями аппарата управления, филиалами и структурными подразделениями ОАО «РЖД», а также его дочерними и зависимыми обществами требований утвержденной настоящим распоряжением Инструкции и оказывать им методическую помощь.

5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на вице-президента Федосеева Н.В.

Президент ОАО «РЖД»

распоряжением ОАО «РЖД»

от 11.07.2017 N 1327р

ПО ОБРАБОТКЕ И ЗАЩИТЕ В ОАО «РЖД» ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ УСЛУГ, КОНТРАГЕНТОВ И ИНЫХ СУБЪЕКТОВ

I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция, разработанная в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных», постановлениями Правительства Российской Федерации «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» от 15 сентября 2008 г. N 687 и «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» от 1 ноября 2012 г. N 1119, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в области обработки и защиты персональных данных, Политикой ОАО «РЖД» по обработке и защите персональных данных (далее — Политика) и другими нормативными документами ОАО «РЖД», определяет основные правила обработки и защиты в ОАО «РЖД» персональных данных пользователей услуг, контрагентов и иных субъектов персональных данных.

2. Требования настоящей Инструкции подлежат исполнению подразделениями аппарата управления, филиалами и структурными подразделениями ОАО «РЖД» (далее — подразделения ОАО «РЖД»), обрабатывающими персональные данные пользователей услуг, контрагентов и иных субъектов персональных данных.

Положения настоящей Инструкции должны учитываться дочерними и зависимыми обществами ОАО «РЖД» при подготовке внутренних нормативных документов по организации обработки и защиты персональных данных.

3. ОАО «РЖД» является оператором, самостоятельно или совместно с другими лицами организующим и (или) осуществляющим обработку персональных данных субъектов персональных данных в целях, определенных в разделе III Политики.

Обработка персональных данных, не отвечающая целям обработки, запрещается.

4. Положения настоящей Инструкции распространяются в том числе на случаи, когда ОАО «РЖД» выступает лицом, осуществляющим обработку персональных данных по поручению стороннего оператора. Дополнительные условия по обработке и защите персональных данных указываются в договоре между ОАО «РЖД» и сторонним оператором.

5. В настоящей Инструкции используются следующие понятия и термины:

1) автоматизированная обработка персональных данных — обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

2) автоматизированное рабочее место — рабочее место специалиста, оснащенное персональным компьютером, программным обеспечением и совокупностью информационных ресурсов индивидуального или коллективного пользования, которые позволяют ему вести обработку данных с целью получения информации, обеспечивающей поддержку принимаемых им решений при выполнении профессиональных функций;

3) блокирование персональных данных — временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

4) вымарывание персональных данных — действия, исключающие дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе;

5) допуск к обработке персональных данных — процедура оформления права на доступ к персональным данным;

6) доступ к персональным данным — возможность обработки персональных данных;

7) информационная система — совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;

8) контрагент — юридическое или физическое лицо, с которым ОАО «РЖД» состоит в договорных отношениях или планирует вступить в договорные отношения;

9) материальный носитель — бумажный или машинный носитель информации, предназначенный для фиксирования, передачи и хранения персональных данных;

10) машинный носитель — материальный носитель информации, предназначенный для записи и воспроизведения информации средствами вычислительной техники, а также сопрягаемыми с ними устройствами (внутренние жесткие диски, флэш-накопители, внешние жесткие диски, CD-диски и иные устройства);

11) неавтоматизированная обработка персональных данных — обработка персональных данных, осуществляемая при непосредственном участии человека без использования средств вычислительной техники;

12) несъемный машинный носитель — машинный носитель, встроенный в корпус средства вычислительной техники, используемый для хранения и обработки информации (внутренние жесткие диски и иные устройства);

13) обезличивание персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

14) обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление (в том числе вымарывание), уничтожение персональных данных;

15) ответственный за организацию обработки персональных данных в подразделении ОАО «РЖД» — уполномоченное лицо, назначаемое руководителем подразделения ОАО «РЖД»;

16) передача персональных данных — любое действие или совокупность действий, совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, представляющих собой доступ, распространение, предоставление персональных данных;

17) персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

18) пользователи услуг ОАО «РЖД» — пассажиры, грузоотправители, грузополучатели либо иные физические или юридические лица, пользующиеся услугами, оказываемыми ОАО «РЖД»;

19) смешанная обработка персональных данных — обработка персональных данных, осуществляемая как неавтоматизированным, так и автоматизированным способами;

20) средства вычислительной техники — совокупность программных и технических элементов систем обработки данных, способных функционировать самостоятельно или в составе других систем;

21) субъекты персональных данных — пользователи услуг, контрагенты, а также иные лица, чьи персональные данные стали известны ОАО «РЖД» при осуществлении своей деятельности;

22) съемный машинный носитель — машинный носитель, используемый для хранения информации вне ПЭВМ (флэш-накопители, внешние жесткие диски, CD-диски и иные устройства);

23) трансграничная передача персональных данных — передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому или юридическому лицу;

24) удаление персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным ознакомиться с содержанием персональных данных в информационной системе или на материальном носителе информации;

25) уничтожение персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

26) уполномоченные работники — работники ОАО «РЖД», имеющие допуск к персональным данным субъектов персональных данных.

II. Правила обработки персональных данных в ОАО «РЖД»

6. Обработка персональных данных субъектов персональных данных в ОАО «РЖД» должна осуществляться с соблюдением законодательства Российской Федерации и нормативных документов ОАО «РЖД» в области обработки и защиты персональных данных.

7. При определении содержания и объема обрабатываемых персональных данных необходимо руководствоваться принципом достаточности по отношению к целям обработки персональных данных при исполнении своих обязательств перед субъектами персональных данных. Состав персональных данных, обрабатываемых в ОАО «РЖД», определен в разделе VI Политики.

8. Допуск и доступ работников ОАО «РЖД» к обработке персональных данных субъектов персональных данных осуществляется в соответствии с Порядком обработки и обеспечения режима защиты персональных данных работников ОАО «РЖД», утвержденным приказом ОАО «РЖД» от 20 июля 2016 г. N 60 (далее — Порядок).

В соответствии с Порядком в подразделениях ОАО «РЖД» и их структурных подразделениях назначаются ответственные за организацию обработки персональных данных и утверждаются списки работников, уполномоченных на обработку персональных данных.

9. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных, за исключением следующих случаев:

1) обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом;

2) обработка персональных данных необходима для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на ОАО «РЖД» функций, полномочий и обязанностей, в том числе при перенаправлении обращений граждан, содержащих вопросы, решение которых не входит в компетенцию ОАО «РЖД», в соответствующий орган, организацию или должностному лицу по принадлежности в соответствии с Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

3) обработка персональных данных необходима для исполнения судебного акта, акта другого органа или должностного лица, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве;

4) обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, в том числе в случае реализации ОАО «РЖД» своего права на уступку прав (требований) по такому договору, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем;

5) обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно;

6) обработка персональных данных необходима для осуществления прав и законных интересов ОАО «РЖД» или третьих лиц либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных;

7) осуществляется обработка персональных данных, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных либо по его просьбе (персональные данные, сделанные общедоступными субъектом персональных данных);

8) осуществляется обработка персональных данных, подлежащих опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с законодательством Российской Федерации;

9) обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации об обороне, о безопасности, о противодействии терроризму, о транспортной безопасности, о противодействии коррупции и об обязательных видах страхования и в соответствии со страховым законодательством;

10) в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

10. Субъект персональных данных вправе отозвать согласие на обработку персональных данных. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных их обработка может быть продолжена без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в пункте 9 настоящей Инструкции, и иных оснований, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

11. При сборе персональных данных, в том числе посредством информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение) и извлечение персональных данных граждан Российской Федерации должны осуществляться с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами.

12. Для фиксации персональных данных, цели обработки которых заведомо несовместимы, используются отдельные материальные носители (бумажные или съемные машинные), отдельные базы данных или файлы на несъемных машинных носителях.

13. При обработке различных категорий персональных данных для каждой категории персональных данных используются отдельные материальные носители (бумажные или съемные машинные), отдельные базы данных или файлы на несъемных машинных носителях.

14. Все машинные носители персональных данных, эксплуатируемые в подразделениях ОАО «РЖД», учитываются в соответствующих журналах учета.

Съемные машинные носители, предназначенные для обработки персональных данных, перед началом их использования учитываются в журнале учета машинных носителей персональных данных, который ведется по форме согласно приложению N 11 к Порядку, которая приведена в приложении N 1 к настоящей Инструкции. В графу 3 журнала вносится учетный номер съемного машинного носителя.

Учетные реквизиты наносятся непосредственно на съемный машинный носитель или на этикетку (бирку, ярлык и т.п.), прикрепленную (наклеенную) на носитель. Учетные реквизиты должны содержать условное или сокращенное наименование подразделения, учетный номер и признак персональных данных (например, 3/ЦДИ/ПДн, 26/ТЧ-2/ПДн).

Несъемные машинные носители персональных данных (внутренние жесткие диски) автоматизированных рабочих мест могут учитываться как в журналах по форме согласно приложению N 1 к настоящей Инструкции, так и в журналах учета несъемных машинных носителей персональных данных, которые ведутся по форме согласно приложению N 2 к настоящей Инструкции.

Несъемные машинные носители персональных данных (внутренние жесткие диски) других средств вычислительной техники (серверов и иных устройств), эксплуатируемые в подразделениях ОАО «РЖД», учитываются в журнале учета несъемных машинных носителей персональных данных, который ведется по форме согласно приложению N 2 к настоящей Инструкции.

В качестве номеров машинных носителей могут использоваться идентификационные (серийные) номера машинных носителей, присвоенные их производителями, номера инвентарного учета, в том числе инвентарные номера технических средств (системного блока, моноблока и т.п.), имеющих встроенные носители информации (внутренние жесткие диски).

Несъемные машинные носители персональных данных, входящие в состав средств вычислительной техники информационных систем, могут учитываться в технических паспортах информационных систем в установленном ОАО «РЖД» порядке. В этом случае в журнале учета несъемных машинных носителей персональных данных учетный номер присваивается всей информационной системе в целом. В графе 2 журнала учета несъемных машинных носителей персональных данных указывается наименование информационной системы, а в графу 3 вносится один учетный номер на все машинные носители, используемые в информационной системе, и указывается номер технического паспорта информационной системы.

15. Сроки обработки (в том числе хранения) персональных данных определяются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558, и Перечнем документов, образующихся в деятельности ОАО «РЖД», с указанием сроков хранения, утвержденным распоряжением ОАО «РЖД» от 28 декабря 2007 г. N 2474р, а также целями обработки персональных данных, определенными в разделе III Политики.

16. Персональные данные подлежат уничтожению в следующих случаях и в указанные сроки:

1) по достижению целей обработки — в 30-дневный срок;

2) в случае утраты необходимости достижения целей обработки — в 30-дневный срок;

3) в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных — в 30-дневный срок, если иной не предусмотрен федеральными законами, договором или соглашением между ОАО «РЖД» и субъектом персональных данных;

4) при выявлении неправомерной обработки персональных данных — в срок, не превышающий 10 рабочих дней с даты выявления.

17. Передача персональных данных субъектов персональных данных без их согласия допускается:

1) третьим лицам с целью предупреждения угрозы жизни и здоровью субъекта персональных данных (например, передача персональных данных в учреждения здравоохранения);

2) в автоматизированные централизованные базы персональных данных о пассажирах и персонале (экипаже) транспортных средств (АЦБПДП) Министерства транспорта Российской Федерации с целью обеспечения транспортной безопасности;

3) в налоговые органы (например, при направлении ОАО «РЖД» налоговой отчетности);

4) по мотивированному запросу органов прокуратуры, правоохранительных органов и органов безопасности, по запросу от государственных инспекторов труда при осуществлении ими надзорно-контрольной деятельности;

5) в органы и организации, которые должны быть уведомлены о тяжелом несчастном случае, в том числе со смертельным исходом, по перечню оповещаемых органов и сроков направления извещений о несчастном случае, установленному Трудовым кодексом Российской Федерации.

18. Передача персональных данных в случае, если ОАО «РЖД» поручает их обработку третьим лицам, осуществляется в соответствии с заключенными договорами на оказание услуг и с письменного согласия субъектов персональных данных. Договор должен содержать перечень действий (операций) с персональными данными, цели обработки, обязанность лица соблюдать конфиденциальность персональных данных и обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке, а также требования к защите обрабатываемых персональных данных в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными документами ОАО «РЖД».

Перед заключением договора с третьими лицами необходимо запросить у них документы либо их надлежащим образом заверенные копии, подтверждающие выполнение условий соблюдения конфиденциальности и обеспечения безопасности персональных данных субъектов персональных данных при их обработке, в том числе:

1) политика (положение, порядок и др.) оператора по обработке и защите персональных данных;

2) акт определения уровня защищенности персональных данных;

3) модель угроз безопасности персональных данных;

4) документы, описывающие состав и содержание мер по обеспечению безопасности персональных данных, аттестаты соответствия требованиям по безопасности информации для установленного уровня защищенности персональных данных, и другие документы.

19. Трансграничная передача персональных данных на территории иностранных государств, являющихся сторонами Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных, а также иных иностранных государств, обеспечивающих адекватную защиту прав субъектов персональных данных, перечень которых утвержден Роскомнадзором, осуществляется в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных» и нормативными документами ОАО «РЖД».

20. Трансграничная передача персональных данных на территории иностранных государств, не обеспечивающих адекватной защиты прав субъектов персональных данных, осуществляется в случаях:

1) наличия согласия в письменной форме субъекта персональных данных на трансграничную передачу его персональных данных;

2) предусмотренных международными договорами Российской Федерации;

3) предусмотренных федеральными законами, если это необходимо в целях защиты основ конституционного строя Российской Федерации, обеспечения обороны страны и безопасности государства, а также обеспечения устойчивого и безопасного функционирования транспортного комплекса, защиты интересов личности, общества и государства в сфере транспортного комплекса от актов незаконного вмешательства;

4) исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных;

5) защиты жизни, здоровья, иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных или других лиц при невозможности получения согласия субъекта персональных данных в письменной форме.

21. Трансграничная передача как один из способов обработки персональных данных должна соответствовать целям сбора персональных данных. В случае если трансграничная передача персональных данных на территорию государств, не обеспечивающих адекватной защиты прав субъектов персональных данных, не соответствует цели сбора персональных данных, то даже при наличии согласия субъекта персональных данных на такую передачу трансграничная передача персональных данных запрещается.

22. Обработка персональных данных в ОАО «РЖД» может осуществляться автоматизированным, неавтоматизированным и смешанным способами.

В процессе обработки персональных данных допускается многократный переход от неавтоматизированного способа обработки к автоматизированному и наоборот.

III. Неавтоматизированная обработка персональных данных

23. Уполномоченные работники, осуществляющие неавтоматизированную обработку персональных данных, должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, осуществляемой без использования средств вычислительной техники, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки, установленных федеральными законами, нормативными правовыми актами органов исполнительной власти Российской Федерации, а также нормативными документами ОАО «РЖД».

24. Персональные данные при их неавтоматизированной обработке обособляются от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных материальных носителях, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

25. Персональные данные фиксируются на материальном носителе неавтоматизированным способом (например, записью «от руки» на листе бумаги) или автоматизированным способом (выводом на печать или копированием информации, содержащей персональные данные, на носитель с использованием средств вычислительной техники).

26. Бумажные носители и съемные машинные носители персональных данных хранятся в сейфах, запираемых шкафах или ящиках столов, находящихся в помещениях подразделений ОАО «РЖД». Перечни указанных помещений формируются ответственными за организацию обработки персональных данных и утверждаются соответствующими руководителями подразделений ОАО «РЖД» или их структурных подразделений по форме согласно приложению N 10 к Порядку, которая приведена в приложении N 3 к настоящей Инструкции.

27. Материальные носители, содержащие персональные данные, обрабатываемые в различных целях, хранятся раздельно (в разных шкафах, на разных полках, в отдельных ящиках или папках и т.п.).

28. При использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (далее — типовая форма), должны соблюдаться следующие условия:

1) типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, анкеты, карточки, реестры, журналы и др.) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, наименование и адрес оператора, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных. Указанные сведения должны отражаться хотя бы в одном из связанных с типовой формой документов (включая саму типовую форму);

2) типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы;

3) типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;

4) типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на неавтоматизированную обработку персональных данных.

29. В случаях, предусмотренных Инструкцией по организации пропускного и внутриобъектового режима в административных зданиях ОАО «РЖД» и на прилегающих территориях, утвержденной приказом ОАО «РЖД» от 16 апреля 2013 г. N 36, ведутся журналы (реестры, книги), содержащие персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных на территории, на которых находятся подразделения ОАО «РЖД». Для таких журналов (реестров, книг) должны соблюдаться следующие условия:

1) копирование содержащейся в таких журналах (реестрах, книгах) информации не допускается;

2) персональные данные каждого субъекта персональных данных могут заноситься в такой журнал (книгу, реестр) не более одного раза в каждом случае пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор.

30. Пересылка материальных носителей персональных данных организациям, государственным органам, а также между подразделениями ОАО «РЖД», расположенными по различным адресам, производится в запечатанных конвертах (пакетах) с сопроводительным документом по форме согласно приложению N 4 к настоящей Инструкции, в котором указываются наличие персональных данных и требование о соблюдении конфиденциальности персональных данных.

Пересылка конвертов (пакетов) с материальными носителями, содержащими персональные данные, может производиться фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также нарочным (работником подразделения ОАО «РЖД» или работником организации-адресата) с распиской о получении документов в реестре.

31. Передача материальных носителей персональных данных между подразделениями ОАО «РЖД» осуществляется уполномоченными работниками в соответствии с запросом или письменным поручением руководителя подразделения ОАО «РЖД» с распиской о получении в реестре или других учетных формах подразделения.

Особенности неавтоматизированной обработки персональных

данных, содержащихся на бумажных носителях

32. Подготовка, оформление, прохождение (согласование), регистрация и хранение бумажных носителей персональных данных определяются Инструкцией по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО «РЖД», утвержденной приказом ОАО «РЖД» от 17 июня 2013 г. N 55, и другими нормативными документами ОАО «РЖД» с учетом требований, предусмотренных Политикой.

33. Систематизация обрабатываемых в подразделении ОАО «РЖД» документов, содержащих персональные данные, производится согласно утвержденной в этом подразделении номенклатуре дел.

Разработка номенклатуры дел проводится с учетом требований о раздельном хранении персональных данных, цели обработки которых заведомо несовместимы, и сроков хранения, определяемых пунктом 15 настоящей Инструкции.

34. При ознакомлении субъекта персональных данных со своими персональными данными обеспечивается невозможность его ознакомления с персональными данными иных лиц, содержащимися на тех же бумажных носителях (путем извлечения документов из дела, закрытия чистым листом бумаги и т.п.).

35. При необходимости использования или распространения части персональных данных, находящихся на бумажном носителе, эти персональные данные копируются на другой бумажный носитель.

36. Удаление или обезличивание части персональных данных, если это допускается бумажным носителем, производится способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных, с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на бумажном носителе (вымарывание).

37. Уточнение персональных данных производится путем обновления или изменения данных на бумажном носителе, а если это не допускается особенностями бумажного носителя — путем фиксации на том же бумажном носителе сведений о вносимых в них изменениях либо путем изготовления нового бумажного носителя с уточненными персональными данными.

38. Бумажные носители, содержащие персональные данные, включая черновики и промежуточные версии рабочих документов, подлежат уничтожению либо содержащиеся в них персональные данные подлежат обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости достижения этих целей, а также по окончании срока их хранения.

Уничтожение производится в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО «РЖД», а также путем сжигания или с помощью устройств для измельчения бумаги (шредеров), не допускающих возможность восстановления исходного документа (шредеры должны быть не ниже уровня секретности 3 (Р-3) — площадь фрагментов не должна превышать 320 мм (например, 4 * 50 мм) или ширина полосы не более 2 мм).

Особенности неавтоматизированной обработки персональных

данных, содержащихся на съемных машинных носителях

39. При необходимости использования или распространения части персональных данных, находящихся на съемном машинном носителе, эти персональные данные копируются на другой съемный машинный носитель, учтенный согласно пункту 14 настоящей Инструкции.

40. Персональные данные, записанные на съемные машинные носители, удаляются в соответствии с требованиями третьего абзаца пункта 50 настоящей Инструкции.

41. Съемные машинные носители, не допускающие возможности удаления персональных данных, уничтожаются путем физического разрушения машинного носителя, не позволяющего произвести последующее считывание или восстановление записанных на машинном носителе персональных данных, в установленном ОАО «РЖД» порядке. В журнале учета машинных носителей персональных данных производится соответствующая запись об уничтожении, заверенная подписями уполномоченного работника и лица, осуществляющего учет машинных носителей подразделения.

IV. Автоматизированная обработка персональных данных

42. Автоматизированная обработка персональных данных производится с помощью средств вычислительной техники, как установленных локально, так и объединенных в информационные системы.

43. Доступ к информационным системам, обрабатывающим персональные данные, предоставляется уполномоченным работникам в рамках функций, предусмотренных их должностными инструкциями, и осуществляется в соответствии с Порядком предоставления доступа к информационным системам ОАО «РЖД», утвержденным распоряжением ОАО «РЖД» от 28 ноября 2011 г. N 2546р.

В случае, когда ОАО «РЖД» выступает в качестве лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, доступ к информационным системам оператора осуществляется на основании договора между ОАО «РЖД» и оператором.

44. При автоматизированной обработке персональные данные содержатся на машинных носителях персональных данных.

Фиксация персональных данных на машинном носителе производится с использованием средств вычислительной техники (копирование персональных данных на любой съемный или несъемный машинный носитель, ввод персональных данных в базу данных и т.п.).

45. Уточнение персональных данных производится путем обновления или изменения данных на машинном носителе с помощью средств вычислительной техники. Если это не допускается особенностями машинного носителя, то уточнение производится путем изготовления нового машинного носителя с уточненными персональными данными.

46. Обезличивание персональных данных, обрабатываемых в информационных системах ОАО «РЖД», в случае необходимости осуществляется с учетом Требований и методов по обезличиванию персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных, утвержденных приказом Роскомнадзора от 5 сентября 2013 г. N 996.

47. При выявлении по обращению субъекта персональных данных либо Роскомнадзора неточных персональных данных в информационной системе ОАО «РЖД» организуется блокирование таких персональных данных на период проверки. В течение 7 рабочих дней со дня подтверждения факта неточности персональные данные уточняются в соответствии с пунктом 45 настоящей Инструкции и разблокируются.

48. При выявлении по обращению субъекта персональных данных либо Роскомнадзора неправомерной обработки персональных данных в информационной системе ОАО «РЖД» организуется блокирование таких персональных данных на период расследования. Расследование проводится в соответствии с разделом VIII Порядка.

В течение 3 рабочих дней с момента выявления неправомерной обработки персональных данных такая обработка прекращается. В случае если обеспечить правомерность обработки персональных данных невозможно, в срок, не превышающий 10 рабочих дней с момента выявления неправомерной обработки персональных данных, такие персональные данные уничтожаются.

49. Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении (невозможности уничтожения) персональных данных письменно уведомляется автор обращения (субъект персональных данных либо Роскомнадзор) по форме согласно приложению N 9 к Порядку, которая приведена в приложении N 5 к настоящей Инструкции.

50. Удаление персональных данных в информационных системах ОАО «РЖД» производится в соответствии с процедурами, определенными в эксплуатационной документации на информационные системы, обрабатывающие персональные данные.

Удаление персональных данных на отдельных средствах вычислительной техники (рабочих местах уполномоченных работников) производится штатными средствами информационных и (или) операционных систем.

Удаление части персональных данных на съемном машинном носителе, если это допускает носитель, производится с использованием штатных средств информационных и (или) операционных систем с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на машинном носителе.

51. Копирование информации с одного съемного машинного носителя персональных данных на другой и уничтожение персональных данных на съемном машинном носителе производятся только на средствах вычислительной техники, предназначенных для обработки персональных данных.

52. При отправке средств вычислительной техники, предназначенных для обработки персональных данных, для проведения гарантийных и ремонтных работ машинные носители персональных данных из них предварительно удаляются.

53. Если ремонту подлежат машинные носители, содержащие персональные данные, имеющаяся на них информация гарантированно уничтожается в установленном ОАО «РЖД» порядке. Если гарантированное уничтожение информации на машинных носителях персональных данных невозможно, то такие машинные носители ремонту не подлежат и должны быть физически уничтожены в соответствии с требованиями пункта 54 настоящей Инструкции.

54. Пришедшие в негодность или отслужившие установленный срок машинные носители персональных данных уничтожаются путем физического разрушения машинного носителя, не позволяющего произвести последующее считывание или восстановление записанных на машинном носителе персональных данных, в установленном ОАО «РЖД» порядке.

Уничтожение несъемных машинных носителей персональных данных производится по акту в установленном для средств вычислительной техники порядке.

Уничтожение съемных машинных носителей персональных данных может производиться без оформления акта.

В журналах учета машинных носителей персональных данных производится соответствующая запись об их уничтожении.

V. Рассмотрение обращений (запросов) субъектов

55. Субъекты персональных данных имеют право получать информацию, касающуюся обработки их персональных данных в ОАО «РЖД», в соответствии с частями 1 — 7 статьи 14 Федерального закона «О персональных данных».

56. При получении обращения (запроса) от субъекта персональных данных ему (или его представителю) предоставляются сведения, касающиеся обработки его персональных данных в ОАО «РЖД».

Сведения предоставляются в доступной форме, в них не включаются персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, если имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.

Ответы на письменные запросы граждан и организаций даются в письменной форме.

57. Если в обращении (запросе) субъекта персональных данных не отражены в соответствии с требованиями Федерального закона «О персональных данных» все необходимые сведения или субъект не обладает правами доступа к запрашиваемой информации, то ему направляется мотивированный отказ.

Запрос должен содержать данные основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с оператором (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных оператором, подпись (в том числе электронная) субъекта персональных данных или его представителя.

58. При получении повторного запроса от субъекта персональных данных ранее, чем через 30 дней после первоначального обращения (запроса), и предоставлении ему сведений в полном объеме по результатам рассмотрения первоначального обращения (запроса) ОАО «РЖД» вправе отказать субъекту персональных данных в выполнении повторного запроса.

59. Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с частью 8 статьи 14 Федерального закона «О персональных данных» в том случае, если доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц.

VI. Обеспечение безопасности персональных данных

при их обработке

60. Обеспечение безопасности персональных данных при их обработке в ОАО «РЖД» осуществляется в соответствии:

1) с законодательством Российской Федерации в области обработки и защиты персональных данных;

2) с требованиями ФСТЭК России, ФСБ России и Роскомнадзора;

3) с нормативными документами ОАО «РЖД».

61. Комплекс мер, обеспечивающих безопасность персональных данных, включает в себя в том числе:

1) организацию работы с персональными данными, обеспечивающей сохранность носителей персональных данных и средств защиты информации;

2) размещение информационных систем, обрабатывающих персональные данные, и специального оборудования в помещениях, исключающих возможность неконтролируемого пребывания в них посторонних лиц;

3) разграничение доступа пользователей и работников, обслуживающих средства вычислительной техники, к информационным ресурсам, программным средствам обработки (передачи) и защиты информации;

4) учет документов и информационных массивов, содержащих персональные данные;

5) регистрацию действий пользователей информационных систем, обрабатывающих персональные данные, и работников, обслуживающих средства вычислительной техники в установленном ОАО «РЖД» порядке;

6) контроль действий и недопущение несанкционированного доступа к персональным данным пользователей информационных систем ОАО «РЖД» и персонала, обслуживающего средства вычислительной техники;

7) хранение и использование материальных носителей персональных данных, исключающих их хищение, подмену и уничтожение;

8) необходимое резервирование технических средств и дублирование массивов и носителей информации, содержащей персональные данные.

62. Для каждой информационной системы, обрабатывающей персональные данные, в соответствии с требованиями к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 г. N 1119, в зависимости от уровня защищенности персональных данных при их обработке в информационных системах назначается должностное лицо (работник), ответственное за обеспечение безопасности персональных данных в информационной системе, либо на одно из структурных подразделений ОАО «РЖД» возлагаются функции по обеспечению безопасности персональных данных в информационной системе.

63. Организационные и (или) технические меры защиты для каждой информационной системы, обрабатывающей персональные данные, определяются с учетом уровней защищенности персональных данных, актуальных угроз безопасности персональных данных и информационных технологий, используемых в информационной системе ОАО «РЖД».

Уровень защищенности информационных систем, обрабатывающих персональные данные, определяется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 г. N 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» и Методическими указаниями по классификации АСУ ОАО «РЖД» для задания требований защиты информации в соответствии с Приказом ФСТЭК от 18 февраля 2013 г. N 21, утвержденными ОАО «РЖД» 21 сентября 2015 г.

64. Обработка персональных данных осуществляется уполномоченными работниками с обязательным принятием мер, исключающих возможность ознакомления с персональными данными посторонних лиц, в том числе работников ОАО «РЖД», не уполномоченных на обработку персональных данных, таких как:

1) экран монитора размещается таким образом, чтобы исключить возможность просмотра информации посторонними лицами (в том числе другими работниками подразделения);

2) уполномоченные работники используют для доступа к информационным системам, обрабатывающим персональные данные, индивидуальные пароли, отвечающие установленным в ОАО «РЖД» требованиям;

3) средства вычислительной техники блокируются с помощью защищенной паролем экранной заставки во время перерывов в работе;

4) в информационных системах, обрабатывающих персональные данные, и (или) на отдельных автоматизированных рабочих местах, предназначенных для работы с персональными данными, в обязательном порядке используются средства антивирусной защиты. При отсутствии таких средств или окончании срока действия лицензии на них подается соответствующая заявка в Единую службу поддержки пользователей;

5) все пароли доступа работника ОАО «РЖД» к информационным системам, обрабатывающим персональные данные, в обязательном порядке меняются при его переходе из одного подразделения ОАО «РЖД» в другое;

6) бумажные носители, содержащие персональные данные, размещаются таким образом, чтобы исключить возможность просмотра информации посторонними лицами (в том числе другими работниками подразделения);

7) все бумажные или съемные машинные носители с персональными данными помещаются в сейфы, запираемые шкафы или ящики столов после окончания работы с ними либо при оставлении рабочего помещения;

8) испорченные бланки, черновики и промежуточные редакции документов, содержащие персональные данные, по окончании работы с ними уничтожаются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО «РЖД».

65. При работе с персональными данными уполномоченным работникам запрещается:

1) работать под чужими или общими учетными записями в информационных системах, обрабатывающих персональные данные, и передавать кому-либо индивидуальные пароли;

2) допускать использование своего автоматизированного рабочего места другими работниками ОАО «РЖД» и посторонними лицами;

3) использовать (загружать, запускать и т.п.) для обработки персональных данных программные средства, не разрешенные для применения в информационных системах ОАО «РЖД»;

4) сообщать ставшие им известными в связи с исполнением своих должностных обязанностей персональные данные лицам, не имеющим права доступа к этим данным;

5) делать копии документов, содержащих персональные данные, не требующиеся для выполнения своих служебных обязанностей;

6) держать на рабочем месте материальные носители с персональными данными дольше времени, необходимого на их обработку.

66. Работник ОАО «РЖД» немедленно ставит в известность руководителя своего подразделения:

1) о факте утраты (утери, хищения) материальных носителей персональных данных;

2) о факте разглашения или неправомерной обработки персональных данных;

3) о ставших известными ему фактах или возможностях несанкционированного доступа к информационным системам, обрабатывающим персональные данные.

к Инструкции по обработке и защите

в ОАО «РЖД» персональных данных

пользователей услуг, контрагентов

и иных субъектов персональных данных

учета машинных носителей персональных данных

Вид машинного носителя

Номер машинного носителя

Дата постановки на учет машинного носителя

Ф.И.О., должность работника, получившего машинный носитель в пользование

Дата и подпись работника в получении машинного носителя

Дата возврата и подпись уполномоченного работника в получении машинного носителя от работника

Дата и подпись уполномоченного работника и исполнителя об уничтожении машинного носителя

Образец учетных реквизитов

(наносится на машинный носитель)

Условное или сокращенное наименование подразделения

к Инструкции по обработке и защите

в ОАО «РЖД» персональных данных

пользователей услуг, контрагентов

и иных субъектов персональных данных

учета несъемных машинных носителей персональных данных

Наименование ИС, вид машинного носителя, его местонахождение (номер помещения)

Номер машинного носителя/номер техпаспорта на ИС

Дата постановки на учет

Сокращенное наименование подразделения, должность, фамилия и инициалы работника, эксплуатирующего машинный носитель

Дата и подпись работника, эксплуатирующего машинный носитель

Дата возврата или окончания эксплуатации машинного носителя и подпись работника, ведущего учет