Что такое комплаенс система для оао ржд

Что такое комплаенс. Объясняем простыми словами

Комплаенс — приведение деятельности компании в соответствие с требованиями законодательства, корпоративных, социальных и этических норм.

Проще говоря, комплаенс помогает компании снизить риски того, что её обвинят в противозаконных махинациях, неподобающем отношении к работникам, обмане клиентов, загрязнении экологии или в других нехороших вещах.

Чтобы этого не допустить, компании разрабатывают процедуры, как они будут выявлять такие риски, ликвидировать их и контролировать в будущем. Или приглашают экспертов со стороны, которые проведут соответствующий аудит и помогут скорректировать работу компании.

Пример употребления на «Секрете»

«В Европе происходит новый виток бурного роста комплаенс-требований. К союзу бюрократов и специалистов бэк-офисов в ЕС присоединяются могущественные бизнесы: юристов, налоговых консультантов, аудиторов, адвокатов и нотариусов. Всем им досталась жирная доля доходов в результате введения комплаенс-процедур: они стали давать платные советы, заверять горы документов, оформлять заключения и удостоверять сведения».

Что такое комплаенс: от А до Я

Если вы заняты любым бизнесом, ваша компания и сотрудники должны соблюдать комплаенс. Это что? В переводе с английского compliance означает соответствие, соблюдение правил. Иногда встречается написание «комплайнс», но чаще «комплаенс». Это необходимость действий компании в соответствии с приказом, законом, набором правил или норм. Часто контроль за соблюдением всех этих требований обеспечивает специальная служба комплаенс.

Соответствие таким правилам означает, что деятельность организации должна отвечать нормам законодательства, а также любым внутренним или внешним стандартам. Несоблюдение может привести к ущербу как для компании, так и для ее клиентов.

Есть законы, которые касаются бизнеса и призваны защищать его. А также всех, кто с ним взаимодействует: клиентов, партнеров, сотрудников и общественность. Некоторые правила относятся к бизнесу, другие — к потребителям. Существует также комплаенс, который касается и тех, и других. Хороший пример таких нормативных требований как для «юриков», так и для «физиков» — комплаенс по борьбе с финансовым мошенничеством. Поскольку и частные лица, и компании могут использовать дебетовые и кредитные карты.

Комплаенс и безопасность: в чем разница

Важно понимать, что соблюдение каких-либо нормативных требований не всегда обеспечивает безопасность. Поэтому безопасность и комплаенс — это разные вещи, хотя многие их путают.

В чем разница? Безопасность — чёткий набор технических систем, инструментов и процессов. Которые используются для защиты информационных и технологических активов предприятия. Соблюдение комплаенс не входит в этот круг задач. Безопасность может включать, например, физический контроль за теми сотрудниками, которые имеют доступ к корпоративной сети.

Кибербезопасностью, в частности, в России занимается управление К. Что такое отдел К или управление К? Это специальное подразделение МВД РФ, которое занято предотвращением преступлений в сфере ИТ. К комплаенс они имеют косвенное отношение.

Комплаенс фокусируется на данных, которые обрабатываются и хранятся в компании. И на том, какие нормативные требования к ним применяются. Основная цель — управлять рисками, что выходит за рамки безопасности. При этом компании соблюдают политики, правила и законы и покрывают физические, финансовые, юридические и другие виды рисков. Комплаенс обеспечивает соответствие организации минимуму требований, связанных с соблюдением правил. Безопасность из них составляет лишь малую часть.

Классификация комплаенс

По типу соответствия различают 2 типа: нормативно-правовой и корпоративный.

• Нормативно-правовой — это когда бизнес следует государственным, федеральным, международным, муниципальным законам и правилам, относящимся к его деятельности. Конкретные требования могут варьироваться в зависимости от отрасли и типа бизнеса. Но соблюдение нормативно-правовой базы — задача, которая стоит перед всеми предприятиями.
• Корпоративный охватывает внутренние политики и процедуры компании.

Нормативно-правовой комплаенс соответствует правилам и положениям, установленным государствами и отраслями, где работает компания.

Корпоративный — это гарантия того, что компания действует законно в рамках внешних и внутренних правил, установленных ею самой.

В корпоративном комплаенс также выделяют 2 основных уровня:

1. Внешний — соблюдение правил «поведения во внешней среде», обязательных для компании.
2. Внутренний — соблюдение внутренних правил, которые важны для внешнего комплаенса, и их контроль.

Комплаенс внешний и внутренний можно комбинировать. Например, продукция компании может проходить соответствие на требования федеральных законов и на внутренний стандарт. Это может затруднить процесс соблюдения всех нормативных требований.

Хотя организации и могут «саморегулироваться» с помощью отраслевых стандартов, их политика должна всегда соответствовать местным и национальным законам той страны, где они работают.

Кроме того, любой комплаенс можно классифицировать по 2 следующим критериям.

Кто определяет нормы и обеспечивает их соблюдение

Комплаенс могут определять:

• правительства в отношении законов и постановлений;
• профессиональные ассоциации и организации в отношении отраслевых стандартов;
• предприятия в отношении корпоративной политики.

Например, Международная организация по стандартизации ISO разрабатывает и публикует международные стандарты — такие, как ISO 9000 для управления качеством. Но он не является обязательным на государственном уровне.

Какие проблемы решаются

Это может быть узкий круг проблем:

• безопасность;
• предотвращение мошенничества;
• конфиденциальность данных;
• соблюдение прав человека;
• защита окружающей среды и так далее.

Один и тот же комплаенс может обеспечиваться Правительством или отраслью. Например, безопасность пищевых продуктов регулирует Федеральный закон «О качестве и безопасности пищевых продуктов» от 02.01.2000 N 29-ФЗ. А также международный отраслевой стандарт BRCGS по безопасности пищевых продуктов.

Для международных организаций важно знать и соблюдать требования регулирующих органов стран, в которых они работают. Например, то, что является стандартной процедурой по охране здоровья и безопасности в США, может быть запрещено на производственных площадках в Китае.

Преимущества комплаенс

Организация бизнеса, отвечающего всем нормативным требованиям, отнимает много времени и сил. Напрашивается вопрос: какую ценность компании вообще приносит соблюдение комплаенс?

Преимущества надежной программы:

• Снижение комплаенс-рисков для компании за счет обеспечения безопасной среды для сотрудников и качественных продуктов и услуг для клиентов.
• Улучшенная организационная коммуникация, когда сотрудники имеют возможность самостоятельно сообщать о проблемах высшему руководству.
• Сотрудники лучше подготовлены к выполнению своей работы, поскольку у них есть базовые знания о том, как нужно или не нужно работать.
• Снижение финансовых затрат — они могут появиться в результате судебных издержек и штрафов, если компания не будет соблюдать нормативные требования.
• Больше доверия у всех заинтересованных сторон, включая клиентов и государство, что способствует поддержанию положительного имиджа компании.

С чего начинается комплаенс

Все компании должны знать текущие протоколы комплаенс для своей отрасли. Постоянный мониторинг ситуации гарантирует, что бизнес и его сотрудники всегда будут в курсе изменений законодательства.

Кроме того, способность быстро сообщать персоналу об изменениях в правилах, касающихся здоровья и безопасности, — практически обязательное условие после COVID-19.

Вот основные области комплаенс для любого бизнеса:

• Противодействие коррупции
• Защита данных
• Трудовое право
• Экспортный контроль качества
• Честная конкуренция
• Здоровье, безопасность окружающей среды
• IT-безопасность
• Безопасность продукции.

Что такое комплаенс-контроль

Пренебрежение законами, нормативными актами и стандартами приводит к высоким потенциальным рискам для бизнеса. Поэтому важно контролировать их соблюдение, это и есть комплаенс-контроль.

Что такое комплаенс-контроль на предприятии? Это процесс, с помощью которого менеджеры компании планируют, организуют, контролируют и руководят деятельностью, обеспечивающей соблюдение законов и стандартов.

Эти действия могут включать:

• Внутренний аудит
• Сторонний аудит
• Процедуры проверки безопасности
• Подготовку отчетов и предоставление сопроводительной документации
• Разработку и внедрение соответствующих политик и процедур

Почему комплаенс-контроль важен для бизнеса

Комплаенс по действующему законодательству является обязательным. Если вы заключили официальные договора с клиентами, положения этих документов также становятся юридическими требованиями и корпоративными нормами.

Не соблюдая букву закона, вы столкнетесь с дорогостоящими судебными разбирательствами и можете нанести репутационный ущерб своему бизнесу.

Также важно и соблюдение других стандартов и правил. Они могут быть не только внешними, но и внутренними. Хорошим примером могут служить стандартные рабочие процедуры и политики.

Некоторые рассматривают соблюдение внутренних правил бизнеса как часть комплаенс, другие — нет. Однако, если вы только начинаете, советуем включать все возможные стандарты — корпоративные, нормы законодательства и отраслевые.

Потому, что несоблюдение этих правил, норм и спецификаций может иметь дорогостоящие последствия. Печально известна утечка данных из сети Walmart, когда хакеры похитили данные кредитных карт клиентов. Это обошлось компании в круглую сумму. Пришлось выплатить покупателям компенсацию в размере $450 млн, заплатить за восстановление пострадавших аккаунтов $350 млн и отдать $500 млн на судебные издержки.

Как Walmart попала в такую ситуацию? Суд установил, что компания ввела внутренние нормы финансового комплаенс. Сотрудники знали о требованиях, но не выполняли их и не обеспечивали их соблюдение.

Два подхода к комплаенс-контролю

В любом контексте все начинается с проверки контрольных показателей на соответствие нормам. Это могут быть нормы законодательства, отраслевые стандарты и правила, которых должна придерживаться компания. В любом случае организации должны планировать, внедрять и обеспечивать соблюдение нормативных требований. Есть 2 способа сделать это. И тот, который вам нужен, зависит от типа контроля.

1. Получите письменное подтверждение того, что нормы будут соблюдаться, от всех сотрудников, которых это касается.
2. Проведите оценку рисков на основе внедряемого комплаенс. Это определит, какие пункты должны быть под контролем.
3. Узнайте, как компании, похожие на вашу, справляются с данными рисками.
4. При необходимости используйте внешний аудит, который поможет получить нужные знания.
5. Проведите обучение по вопросам соблюдения нормативных требований для всех сотрудников.
6. Распределите обязанности.
7. Без промедления устраняйте случаи несоблюдения требований.
8. Настройте систему отчетности и ведения записей.
9. Проводите периодические проверки действующего комплаенс.
10. Корректируйте стандарты там, где это возможно, чтобы устранить нечеткое понимание норм и правил.

Инструменты комплаенс-контроля

Ведение комплаенс-контроля может показаться большой дополнительной работой. Это, безусловно, потребует постоянства и некоторых усилий. Но есть инструменты, которые можно использовать, чтобы облегчить свою работу.

Благодаря современным технологиям не обязательно создавать тонны бумажной документации. Достаточно выбрать программное обеспечение, которое поможет гарантировать: ваша компания соблюдает все необходимые нормативы, какими бы они ни были. Самые популярные решения — это, например, ESPEAR, file.one, Searchinform, Intelligent Compliance Manager, Zecurion и другие.

Какие бы методы и инструменты вы ни выбрали, помните об основах:

• Распределите ответственность. Контрольные показатели комплаенс должны быть в центре внимания всех ключевых сотрудников. Ставьте соответствующие задачи при распределении работы.
• Контролируйте и проверяйте. Превратите управление комплаенсом в постоянную деятельность, которая ведёт к успеху бизнеса и ограничивает риски.

Безусловно, комплаенс-контроль бывает довольно дорогим и сложным для реализации. Это зависит от размера организации и области ее деятельности. Однако без этого процветание вашего бизнеса может оказаться под угрозой.

Комплаенс и проверки

Комплаенс необходим, чтобы компании соблюдали стандарты, продолжали вести бизнес и обслуживать клиентов. Он устанавливает минимальные требования для различных предприятий. Какие аспекты деятельности компании будут попадать под проверки?

• Рекламная деятельность
• Взаимодействие с потребителями
• Клиентские соглашения и различные договоры
• Активы компании, уплата налогов
• Соблюдение установленных санитарных и противопожарных норм
• Безопасность и защита данных
• Любые нарушения в области финансовой отчетности, в том числе ошибки или мошенничество

В зависимости от типа бизнеса, внутренние и внешние правила и нормы определяют, что вы можете и чего не можете делать. А также то, что нужно знать при управлении повседневными операциями, чтобы избежать комплаенс-риска.

Что такое комплаенс-риск

Комплаенс-риск — это негативные последствия для бизнеса —от финансовых до репутационных потерь. К которым приводит несоблюдение существующих норм. И незнание их не является оправданием.

Комплаенс-риск включает в себя юридические и финансовые санкции за невыполнение требований законодательства, внутренних и внешних нормативных актов. Чтобы соответствовать требованиям, «правила игры» должны быть четко определены. Необходимо учитывать следующее:

• Регулирующие акты и положения
• Штрафы за несоблюдение норм и правил
• Обязательства компании
• Виды и уровень рисков
• Текущий статус соответствия нормам и правилам

Риски различаются в зависимости от отрасли и типа бизнеса. Поэтому практически невозможно просчитать все виды, с которыми вы можете столкнуться. Простыми словами, все комплаенс-риски — это негативные последствия, которые можно свести к нулю, если применять 2 простых правила:

• Проявлять осмотрительность в отношении новых клиентов. Компании должны предпринимать определенные шаги, чтобы гарантировать: новый клиент является тем, кем представляется. Например, можно требовать подтверждения личности или проверять контрагента через специальные сервисы. Компания может выполнять данные действия самостоятельно или поручить это подрядчикам.
• Вовремя определять подозрительные отклонения от норм. Примером подозрительной активности в случае с банком может служить поступление крупных сумм денег на счет или частый вывод средств. Этим занимается, например, комплаенс Сбербанк. В качестве примера обычного бизнес-процесса можно взять перечисление денег в адрес непроверенных контрагентов или частных лиц. Это безусловное отклонение от нормы.

Как классифицировать комплаенс-риск

Если компания не соблюдает нормативные требования, она подвергается комплаенс-рискам. Чтобы лучше понять и управлять ими, рекомендуется классифицировать их по типу воздействия:

• Правовые риски. Правила и законы, несоблюдение которых может привести к штрафам, конфискации продукции или лишению интеллектуальных или физических прав. Предприятие может стать ответчиком в судебных исках, когда действует вне нормативных требований. Что также может усилить и финансовые риски за счет судебных издержек и штрафов.
• Финансовые риски. Факторы, которые влияют на чистую прибыль бизнеса, потерю доверия инвесторов, цены акций или потенциальные будущие доходы. Организации могут столкнуться с негативными финансовыми последствиями нарушения нормативных требований. Особенно, если производство замедляется. И в результате заказчик уходит, отменяя свои заказы.
• Репутационные риски. Факторы, которые влияют на восприятие бренда покупателями, снижают доверие сотрудников, инвесторов или клиентов. Нарушение нормативных требований может нанести значительный ущерб репутации компании.
• Бизнес-риски. Факторы, влияющие на способность бизнеса функционировать — например, остановка завода или торговое эмбарго. Деятельность компании или определенные операции могут быть приостановлены. Пока не будут устранены все пробелы в соблюдении норм, которые нарушают нормальный процесс ведения бизнеса.

Комплаенс-риск: типы

Наиболее распространенные типы комплаенс-рисков — это факторы, которые влияют на большинство предприятий, в том числе:

• Нормативная и политическая неопределенность.
  Политические течения влияют на регулирование отраслей. Например, принимаются законы, которые могут изменить порядок ведения бизнеса. Когда политический климат неопределенный, нормы, которые могут вступить в силу, также неизвестны. Это может вызвать у действующего бизнеса неуверенность в принятии решений.
• Защита данных.
  С развитием IT-технологий правила конфиденциальности и защиты данных ужесточаются. Возьмем, к примеру, новые нормы по защите персональных данных — такие как GDPR в Европе или Федеральный закон «О персональных данных» ФЗ-152 в России. Технологии быстро меняются. Поэтому необходимо постоянно вносить изменения в действующие политики конфиденциальности.
• Конфликт интересов.
  Этот фактор особенно влияет на финансовую отрасль. Поскольку инвестиционные брокеры должны избегать использования инсайдерской информации в своих интересах. И не размещать деньги своих клиентов там, где это может вызвать конфликт интересов.
• Рыночный риск.
  Компания должна оставаться в курсе того, что происходит на рынке, чтобы адекватно оценивать риски. Особенно, если речь идет об изменении баланса сил, конкуренции или новых политических веяниях.
• Риск человеческого фактора.
  Данный комплаенс-риск касается не только соблюдения внешних законов. Он также требует, чтобы сотрудники знали и соблюдали внутренние кодексы поведения, основанные на законодательстве. Например, сексуальная дискриминация и домогательства имеют внутренние и внешние последствия, которые нельзя игнорировать.
• Коррупция.
  Компании несут ответственность за то, чтобы их сотрудники не участвовали во взяточничестве или мошенничестве.
• Качество.
  Качество продукции и услуг должно создаваться в соответствии с конкретными стандартами. Несоблюдение этих требований может привести к штрафам, изъятию продукции или закрытию бизнеса.

Как снизить уровень комплаенс-риска

Мало выявить типы рисков — нужно оценить их уровень и провести работу над ошибками. То есть максимально снизить их. Вот несколько советов, как это сделать.

Сбор информации внутри компании из всех источников

Используйте все данные, чтобы лучше понять риски, с которыми сталкивается как отдельный сотрудник, так и целый отдел. Регулярно собирайте информацию и проводите оценку масштаба озвученного риска. С точки зрения вероятности наступления такого события, а также величины его последствий. Например, вовремя замеченное пренебрежение проверкой аккаунтов сэкономило бы компании Walmart огромные деньги.

Автоматизация процессов

Используйте специальные инструменты анализа данных и программное обеспечение, которое облегчит управление рисками. Их функции могут быть разными — начиная с обеспечения точности данных до выявления подозрительных действий. Программы также могут использоваться, чтобы избежать рисков непредоставления нужной информации вовремя. Например, некоторые бухгалтерские платформы автоматически формируют и рассылают нужные отчеты в налоговую в назначенный период. Чтобы избежать негативного влияния человеческого фактора.

Регулирование

Термин «регулирование» относится к набору обязательных правил, изданных частным или государственным органом. Он должен обладать необходимыми полномочиями: надзор за соблюдением установленных норм и применение санкций за нарушения.

Хотя единого мнения не существует, основные цели регулирования заключаются в следующем:

• Защита инвесторов и потребителей
• Обеспечение справедливости, эффективности и прозрачности рынков
• Снижение системного риска
• Снижение финансовой преступности
• Поддержание доверия потребителей к компании

Характеристики эффективного регулирования:

• способствует достижению одной или нескольких основных целей деятельности;
• поддерживает открытый рынок, где присутствует широкий круг компаний — без ненужных барьеров для входа и выхода;
• обеспечивает равную нормативную нагрузку на всех участников, отвечающих минимальным критериям.

К регулируемым отраслям в большинстве стран относятся финансы, противопожарная безопасность, рекламная деятельность.

Первичное законодательство

Первичное законодательство относится к законам, стандартам или постановлениям, принятым законодательными органами определенной юрисдикции. К примеру, Федеральный закон «О защите прав потребителей» N 2-ФЗ — первичный законодательный акт. Он обязателен для выполнения всеми предприятиями, которые работают с потребителями на территории России, — например, салонами красоты.

Вторичное законодательство

Законодательный орган во многих юрисдикциях имеет право делегировать или подчинять законотворческие полномочия другим органам. Которые затем могут принимать свои подзаконные акты, часто называемые «вторичными» законами. Подзаконные акты обычно разрабатываются регулирующим органом, который уполномочен делать это в соответствии с основным законом. К примеру, территориальный Роспотребнадзор может регулировать требования для предприятий бытовых услуг, в том числе, салонов красоты, расположенных в Москве. И это будет дополнительный список требований для столичного бизнеса, которым необходимо соответствовать.

Что такое нормативные стандарты или правила

Стандарты обычно устанавливают общие принципы, согласно которым регулируемый бизнес должен вести свою деятельность. Правила эти подробны и касаются каждой регулируемой деятельности и функции. Для нашего примера с салоном красоты таким стандартом является, например, Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 51142-2019 «Услуги бытовые. Услуги парикмахерских и салонов красоты. Общие технические условия».

Нормативные инструкции

Иногда регулирующий орган выпускает подробные инструкции для компаний о том, как именно должно проходить фактическое выполнение ими своих юридических и нормативных обязательств. Борьба с отмыванием денег и финансированием терроризма, например, — одна из областей, для которой большинство регулирующих органов во всем мире выпустили собственные инструкции.

Какие функции обычно выполняют надзорные и регулирующие органы

В общих чертах регулирующие органы выполняют следующие функции:

• Обеспечивают соблюдение правил
• Контролируют соблюдение правил
• Проводят расследования подозрений в нарушении правил, иногда совместно с другими правоохранительными органами.
• Сотрудничают и обмениваются информацией с другими регулирующими органами

Существует 2 метода, с помощью которых контролируется соблюдение нормативных правил: надзор на месте и общий надзор.

• Надзор на месте предполагает посещение сотрудниками регулирующего органа офисов компании для инспекции условий соблюдения норм и правил.
• Общий надзор требует, чтобы регулируемые предприятия, предоставляли соответствующую информацию регулятору посредством отчетов, обычно предписываемых законодательством или условиями лицензии.

Правоприменение

Это необходимая часть процесса надзора в том смысле, что регулирующий орган должен обеспечивать соблюдение этих правил. Правоприменение — это как расследование, сбор и обмен информацией, так и наложение штрафов.

Правоприменение обычно влечет за собой следующие процессы:

• инспекция действий;
• следственные действия;
• надзорные мероприятия;
• применение корректирующих действий;
• наложение штрафов.

Общие правоприменительные полномочия любого регулирующего органа включают:

• Право проверять и запрашивать информацию
• Право добиваться приказов, чтобы заставить бизнес подчиняться
• Право отстранять директоров и аудиторов
• Право назначать внешнего администратора
• Право налагать административные санкции или добиваться постановлений судов
• Право возбуждать или передавать дела для уголовного преследования
• Право приостанавливать операции или торговлю

Сертификат соответствия

При организации бизнеса в соответствии с нормативными требованиями многие компании получают сертификаты соответствия от определенного регулирующего или отраслевого органа.

Сертификация демонстрирует соблюдение компанией руководящих принципов, установленных действующими стандартами отрасли.

Например, помимо соответствия ГОСТам, компания-производитель пищевых продуктов может получить стандартный сертификат соответствия для систем менеджмента безопасности пищевых продуктов SGS. Это сертификация «гарантирует целостность процесса производства пищевых продуктов, а также соблюдение правил безопасности пищевых продуктов».

Кроме того, компании могут получать сертификаты по другим международным отраслевым стандартам, таким как:

• Энергетический менеджмент (ISO 5001)
• Экологический менеджмент (семейство ISO 14000)
• Безопасность пищевых продуктов (ISO 22000)
• Здоровье и безопасность (ISO 45001)
• IT-безопасность (ISO / IEC 27001)
• Управление качеством (семейство ISO 9000)

ТОП-6 советов по внедрению комплаенс в любой компании

Вот 6 шагов, которые помогут запустить программу.

1. Начните с исследования

Первым шагом является полное понимание юридических и отраслевых регулирующих норм, которым должна следовать компания. Имейте в виду, что надзорные органы могут меняться в зависимости от отрасли и страны, в которых вы работаете.

2. Обеспечьте контроль и установите цели

Определите, кто будет ответственным за составление комплаенс и контроль его соблюдения. Как правило, крупные компании назначают директора по комплаенс, который возглавляет соответствующий отдел в организации. Дополнительно усилия этого департамента обычно поддерживаются другими сотрудниками из разных отделов для полного соблюдения нормативных требований.

После того, как нужная команда сформирована, установите цели для корпоративной программы комплаенс. И приступайте к созданию внутренних документов на ее онсове. Это могут быть различные политики, схемы процедур и кодекс поведения, если они еще не приняты. Но учтите: документы, возможно, потребуется обновить после завершения полной оценки комплаенс-рисков.

3. Оцените комплаенс-риск

При запуске программы с нуля проведите оценку комплаенс-рисков в своей организации и на производственных площадках, чтобы узнать, где находятся слабые места.

4. Устраните слабые места

После оценки рисков примите соответствующие меры по устранению любых уязвимых областей, которые могут помешать компании соблюдать требования соответствующих надзорных органов. Иногда это может быть быстрое исправление или же полная переработка процесса.

5. Проведите обучение сотрудников

Сотрудники являются важным фактором в обеспечении соблюдения комплаенс. Поэтому важно обучить их соблюдению нормативных требований и подчеркнуть важность этих мероприятий в корпоративной культуре.

Предлагайте сотрудникам ежегодно проходить тренинги по комплаенс. Правила могут часто меняться. Регулярное обучение помогает сотрудникам идти в ногу с текущими стандартами, чтобы они всегда делали все правильно.

При обучении сотрудников предоставьте всю необходимую документацию. Чтобы у персонала всегда был «референс», к которому они смогут обратиться, если столкнутся с необходимостью решить сложную задачу. Стоит хранить такую документацию в общем доступе, чтобы сотрудники всегда могли найти ее, где бы они ни находились.

6. Сделайте комплаенс постоянным

Этот последний шаг, пожалуй, самый важный. Создание успешного комплаенс — это постоянное стремление соответствовать требованиям регулирующих органов и руководящим принципам компании.

Эти усилия должны включать:

• Мониторинг изменений, которые исходят от регулирующих органов и отраслевых организаций
• Эффективное информирование сотрудников об изменениях в соответствии с требованиями
• Регулярная оценка комплаенс-рисков, чтобы предпринять соответствующие действия
• Проведение ежегодного обучения сотрудников комплаенс
• Соответствие производственным требованиям после COVID-19

Резюме

За считанные месяцы пандемия затронула многие компании по всему земному шару. Мировые рынки пытаются справиться с долговременным воздействием последствий COVID-19. Соблюдение постоянно меняющихся правил и норм будет иметь ключевое значение для их восстановления. А, значит, введение комплаенс практически в любой компании увеличит защиту бизнеса. Соответствие всем требованиям также защитит сотрудников, клиентов, профессиональные сообщества и другие заинтересованные стороны. Это позволит компании работать безопасно и предсказуемо.

Частые вопросы

Это весь комплекс проверок по соблюдению требований комплаенс, который оказывают бизнесу сторонние организации. Можно привлечь компанию, которая оказывает комплаенс-услуги. Чтобы всесторонне изучить, как у вас соблюдаются нормы, правила и стандарты. И получить список выявленных нарушений, чтобы вы могли их устранить.

Новые тенденции управления рисками: комплаенс как средство улучшения взаимодействия бизнеса и контролеров

Материал для подписчиков издания «ЭЖ-Юрист». Для оформления подписки на электронную версию издания перейдите по ссылке.

ЭЖ-Юрист

Российская правовая газета, издается с 1998 года. Освещает новости законодательства, практику применения законов и нормативных актов, судебную практику по различным отраслям права, предлагает аналитику наиболее актуальных вопросов правоприменения, отвечает на вопросы читателей.

Что такое комплаенс и для чего он нужен

Комплаенс — это комплекс инициатив, направленный на предупреждение противоречащих закону действий сотрудников компании и внедрение корпоративной бизнес-этики, основанной на соблюдении буквы закона.

Функции комплаенс-контроля

За последние несколько лет количество налоговых проверок в сфере малого и среднего бизнеса возросло многократно. На сегодняшний день спектр полномочий ФНС расширился до отслеживания денежных переводов физических лиц, и ожидать послабления предпринимателям от органов государственной власти не стоит. На фоне этого растет количество компаний, переводящих свой бизнес в «белый» сегмент, что сразу вызывает необходимость перестройки бизнес-процессов и логики функционирования компании.

В разных сегментах бизнеса нормальной практикой являются неформальные вознаграждения, подарки и другие способы поощрения менеджмента или иных лиц, принимающих решения, предлагающих более выгодные условия сотрудничества с клиентами фирмы. По сути своей, это является нарушением закона, которое может повлечь уголовное преследование руководящего состава и дальнейшие неблагоприятные последствия для самой организации.

В связи с этим многие компании озаботились вопросом удержания деятельности сотрудников в рамках правового поля. Именно в этих обстоятельствах комплаенс проявляет себя как наиболее эффективная стратегия. Он позволяет перераспределить информационные потоки и управленческие шаблоны таким образом, чтобы минимизировать риски для компании, вызванные некорректным поведением сотрудников, ответственных лиц и управляющих.

Это не только про внутренний регламент

Комплаенс не следует путать с внутренними правилами и распорядками компании. Режим, устанавливаемый в той или иной организации, обязательный к исполнению всеми её сотрудниками и управляющими — это не то, что подразумевается под данным термином.

Основная суть комплаенс — строгое следование компании нормам, установленным законодательными и регулирующими органами. Помимо законов это могут быть и отраслевые стандарты, не обязательные к исполнению. Хотя всё зависит от того, во сколько организация оценивает свою репутацию.

Во многих случаях крупные компании учреждают отдел или службу, отвечающую за комплаенс. В частности, это распространённая практика среди финансовых организаций как в России, так и за рубежом. В этой отрасли наиболее масштабно применяется институциональное регулирование — например, со стороны Центрального Банка. За строгое соответствие нормам в больших компаниях отвечают департаменты, а организации поменьше прибегают к помощи специалистов по соблюдению требований.

Риски

Несоответствие регулятивным нормам и стандартам может повлечь ряд неблагоприятных событий и санкций. Если организация должна быть аккредитована некой второй стороной, то в случае проблем в области комплаенс аккредитация может быть отозвана. Например, интегратор, внедряющий по лицензии высокотехнологичный продукт, оказывается замешан в коррупционном скандале — тогда велика вероятность того, что вендор у такого интегратора отзовёт лицензию временно или навсегда.

Бизнес

Цель и особенности составления индивидуального плана развития сотрудника

Цель и особенности составления индивидуального плана развития сотрудника

Это не так критично, как, к примеру, серьёзные нарушения противопожарной безопасности на производственном предприятии или в местах массового скопления людей. Подобное может повлечь разбирательства с государственными органами надзора.

В общем и целом, комплаенс — это те правила, которые касаются вопросов сохранения репутации и активов бизнеса. Они помогают избежать проблем с регуляторами, ответственными за соблюдение чистоты ведения деловой активности хозяйствующими субъектами экономики.

Функции внутреннего контроля и комплаенс

К комплаенс относятся не какие-то особые меры, выделенные законодательно в одноимённый комплекс требований. Отнюдь, комплаенс — понятие комплексное, в которое входят многие широко применяемые нормы регулирования. Например:

• Охрана труда

Пожалуй, самое распространённое обязательство любой работающей по закону организации. Оно заключается в том, что вы, как субъект, предоставляющий гражданам рабочие места, обязаны также позаботиться и о том, чтобы в процессе работы с вашими сотрудниками было всё в порядке. Их здоровье и жизнь должны быть в безопасности на время пребывания на территории вашей организации или в процессе выполнения рабочих обязанностей за её пределами.

В последнем случае есть нюансы и сложности, но в целом существует ряд мер, которые работодатель прямо или косвенно принимает, чтобы по возможности обеспечить охрану труда своего сотрудника даже дистанционно.

Что касается работы на территории нанимателя, то в качестве примера можно привести такие простейшие элементы безопасности, как аптечка или дежурный сотрудник, способный оказать первую помощь.

• Пожарная безопасность

Её соблюдение также критично и учитывается ещё до запуска в работу помещения, в отношении которого должны быть соблюдены данные меры. Прежде чем открыть свой офис или торговую площадь, посадить туда сотрудников или начать принимать клиентов, вы должны убедиться, а главное — убедить надзорные органы, в том, что помещение соответствует всем принятым государством нормам пожарной безопасности.

Необходимо наличие системы открытых аварийных выходов, указателей, пожарной сигнализации и системы пожаротушения, огнетушителя, планов эвакуации. Если мы говорим о производстве или фабрике по приготовлению пищи, то список становится гораздо длиннее стандартного.

• GDPR

Очередь айти и маркетологов. Короче говоря — диджитала. Для всех нас является фактором дискомфорта, если выражаться прилично, не прибегая к фольклору, факт вступления в силу регламента о защите персональных данных граждан Евросоюза. Учитывая, что интернет — свободное пространство, в любом сервисе, который предоставляет онлайн-услуги вне зависимости от территориальной принадлежности клиента, может зарегистрироваться гражданин ЕС.

Напомним, правительством Евросоюза в 2016 был принят и в 2018 вступил в силу регламент под названием GDPR ( General Data Protection Regulation) , обязывающий операторов персональных данных — то есть, любого, кто как-либо собирает персональные данные пользователей, даже через форму на лендинге — соблюдать большой перечень правил сбора, хранения и использования личной информации. Причём, это касается именно данных упомянутых граждан.

Так вот, наверняка многие помнят, как, начиная с весны 2017, многие сервисы «взбесились» и начали наперегонки присылать нам на почту уведомления о внесении изменений в пользовательское соглашение. Также на большинстве сайтов появились предупреждения о сборе cookie посетителей. Это и есть следствия принятия GDPR.

Несоблюдение положений регламента может повлечь многомиллионные штрафы в евро, что подстёгивает внимательно относиться к процедурам обработки персональных данных.

Где и как комплаенс-контроль внедряется в России

Регулирование

В нашей стране комплаенс-контроль внедряется в культуру ведения бизнеса не только со стороны государства в виде самих собой разумеющихся норм и законов, но и в рамках саморегулирования рыночных субъектов. То есть, в России с 2012 года действует отдельная Национальная Ассоциация Комплаенс.

Как сообщает сама Ассоциация, заделом для комплексного развития комплаенс-контроля в РФ послужила неблагоприятная ситуация на рынке. В момент перехода к рыночной экономике ситуация в национальном хозяйстве моментально откатилась к принципам диких джунглей. Длительное время в экономике царила бессистемность. Компании действовали без определённой стратегии, нарушали правила и стандарты. Многие столкнулись с проблемами ввиду погони за сверхприбылью и отсутствия элементарного планирования.

На определённом этапе компании стали заботиться об управлении рисками. Выделяют 3 типа:

• Финансовые
• Операционные
• Бизнес-риски

Классификация на самом деле сложная и многоуровневая, но в этом списке приведены самые основные виды рисков, которые могут повлечь финансовые и репутационные потери экономических субъектов. Чтобы избежать подобного, управленцы более тщательно внедряют риск-менеджмент. Его частью является предмет статьи — комплаенс-контроль.

Верный способ избежать риска потери денег на рекламу — использовать автоматизацию контекстной рекламы Calltouch. Вы выбираете стратегию, а оптимизатор считает за вас: максимум конверсий для фиксированной средней цены и среднесуточного бюджета на группу компаний. Программа помогает достичь лучших результатов по рекламным кампаниям: цена на лиды уменьшается, а количество лидов и прибыль увеличиваются.

• Ежедневно собирает и анализирует данные из Яндекс. Директ и Google AdWords
• Отбирает самые продуктивные ключи и повышает на них ставки
• Помещает эффективные ключи на самые высокие позиции
• Снижает ставки на низкоэффективные ключи
• Увеличивает количество конверсий
• Уменьшает стоимость лида

Компании прибегают к комплексному подходу управления репутацией. Разрабатываются механизмы по соблюдению регулятивных норм и деловых стандартов.

В числе главных политик, к которым обращаются, компании можно назвать:

• Корпоративная этика
• Противодействие отмыванию доходов, полученных преступным путём
• Регулирование конфликта интересов
• Контроль покупки ценных бумаг
• Взаимодействие с регулирующими органами

В частности, многие организации озабочены внедрением комплаенс в связи с активной работой с зарубежными партнёрами. Это критически важный аспект, так как в данном случае субъект подпадает под нормы международного права, бизнес-этики и стандартов ведения дел в своей сфере.

Тем не менее, законодательно закреплённого контроля и управления комплаенс в российской практике не встречается. Экономические агенты в этом вопросе вынуждены опираться на собственное понимание того, что может подразумеваться под этим термином. Дорожащие репутацией компании стараются учесть как можно больше факторов риска, и для них определение комплаенса шире, чем для остальных.

CDP платформа для автоматизации маркетинга

Скидка 50% при покупке Private Cloud или On-Premise

Сервис защиты от скликивания и оптимизации рекламных кампаний

1 месяц подписки в подарок

Система автоматического занесения данных в CRM

Месяц «Чемпиона‎» в подарок при оплате 3-х месяцев сервиса

Скидка 20% на годовую подписку

Скидка 30% на 3 месяца на сервис для создания сайтов REG.Site

Система онлайн-записи клиентов

1 месяц подписки на EasyWeek в подарок

Примеры

Одним из ярчайших примеров внедрения контроля комплаенс в современной России является Сбербанк. Будучи флагманом инноваций в области финансовых услуг, он одним из первых на рынке внедрил данный подход сначала для топ-менеджмента, а затем и во всей структуре банковской сети.

Как пишет Сбербанк у себя на сайте, благодаря освоению передовых подходов и технологий, организации удалось добиться больших успехов в следующих сферах:

• Управление конфликтами интересов;
• Противодействие коррупции;
• Мониторинг мошеннических схем;
• Укрепление информационной безопасности.

Благодаря перечисленным результатам, Сбербанк был удостоен сертификатов

ISO 37001:2016 — «Менеджмент противодействия коррупции», а также ISO 19600:2014 — «Управление функцией комплаенс».

Бизнес

Как сделать фирменный бланк организации: инструкция с примерами

Как сделать фирменный бланк организации: инструкция с примерами

Еще одним примером внедрения в своей повседневной практике комплаенс-контроля является компания Билайн. В связи с тем, что ей как и Сбербанку, приходится работать с персональными данными пользователей, а также с финансами, вопрос безопасности и финансовой чистоты для нее приоритетен. Именно поэтому Билайн сделала упор на мониторинг следующих показателей:

• Соответствие закону действий своих партнеров;
• Формирование прозрачности во взаимоотношениях не только с клиентами, но и с органами государственной власти;
• Минимизация факторов, влияющих на появление коррупционной составляющей.

Внедрение комплаенс-контроля в организации

Контроль в сфере комплаенс может быть индивидуальным для вашей организации, но в целом этот процесс выражается последовательностью общих действий, подходящих почти всем.