Как загрузить отчет о командировке на госуслугах

Электронное оформление командировок и авансовых отчетов

Бухгалтер тратит на оформление одной командировки, проверку авансового отчета минимум час и 5 листов бумаги. Работник чуть больше, особенно при составлении отчета о командировке.

Многие знают, что документы о командировках можно оформлять электронно. Но некоторые пока сомневаются в законности электронных авансовых отчетов и электронных приказов о командировании.

В статье разбираем кадровые и бухгалтерские документы о командировках, которые можно вести и хранить электронно, без дублирования на бумаге. Даем пошаговую инструкцию для перевода процесса командирования в электронный вид.

О чем узнаете

Все ли документы о командировании можно вести электронно

Если кратко, то по командировкам не получится выкинуть бумажные ж/д билеты, товарные чеки и договор о найме квартиры у физлица. Остальные бумаги можно смело переводить в электронный вид. Разберем подробнее.

Документы о командировании делятся на кадровые и бухгалтерские. Кадровые электронные документы оформляем по требованиям Трудового кодекса, а электронные авансовые отчеты и кассовые чеки — по правилам Налогового кодекса.

Кадровые документы о командировании: приказ о направлении в командировку, служебное задание, отчет о командировке можно оформлять в электронном виде и не дублировать на бумаге на основании статей 22.1–22.9 ТК РФ. С ноября 2021 Трудовой кодекс разрешает все кадровые документы оформлять электронно, подписывать электронной подписью работника и работодателя.

Авансовые отчеты можно составлять только в электронном виде и подписывать у работника любым видом электронной подписи. Это соответствует ч. 5 ст. 9 закона о бухгалтерском учете, разрешающей составление первичных учетных документов в электронном виде. Минфин признает электронные авансовые отчеты. См. письмо от 04.12.2019, от 20.08.2015.

Кассовый чек, который работник принес на бумаге для подтверждения командировочных расходов, можно сохранить в электронном виде. Это соответствует абз. 12 ст. 1.1 закона о применении ККТ, поскольку любой кассовый чек — это сформированный в электронной форме первичный учетный документ, отпечатанный на ККТ в момент расчета.

Не получится просто отсканировать чек и выкинуть бумажный. Надо получить его электронную версию, которую мы и предъявим при проверках налоговой. Это можно сделать несколькими способами:

Попросить продавца товара прислать чек на ваш электронный адрес или телефон.
Скачать на сайте налоговой или сайте компании «Тензор».

Вам хватит фотографии кассового чека, если оформляете командировки в СБИС. Система сама распознает чек, проверит его достоверность на сайте налоговой и впишет данные из чека в авансовый отчет. Как автоматизировать авансовые отчеты.

Электронный ж/д билет и электронный контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на ж/д транспорте), полученные при оформлении билета, можно не распечатывать. Минфин признает эти электронные документы достаточными для принятия расходов в налоговом учете.

Бумажный товарный чек, договор найма жилья у физлица и иные документы, изначально созданные в бумажном виде, надо хранить на бумаге. Это требование связано с положениями п. 1 ст. 252 НК РФ о том, что произведенные работником расходы можно отнести на уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, только если расходы документально подтверждены. А вот если бы договор был изначально создан в электронном виде, например, подписан электронными подписями собственника и нанимателя, тогда его можно хранить в электронном виде и не распечатывать.

Перевести документы о командировании в электронный вид

Как перейти на электронное оформление командировок

Для электронного оформления командировок вам потребуется:

Информационная система.
Электронные подписи работникам.
Внутренние документы компании.

1. Информационная система

По ст. 22.1 ТК РФ обмениваться электронными кадровыми документами с работниками можно в информационной системе работодателя, такой как СБИС. Эта система должна:

Уметь взаимодействовать с порталом «Работа России».
Работать со всеми видами электронных подписей работников.
Хранить электронные кадровые документы.
Подтверждать факт получения документа работником и работодателем.

СБИС для кадрового ЭДО

2. Электронные подписи работникам для командировок

Электронные подписи бывают нескольких видов. Для оформления командировок подойдет любой вид ЭП:

ПЭП — простая электронная подпись;

НЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись;

КЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись.

Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи». В ст. 22.1 Трудового кодекса РФ вы прочитаете еще про 2 разновидности электронных подписей: НЭП Госключ и ПЭП Госуслуги. Первая пока нигде не применяется. Вторая подойдет только тем, кто ведет электронный документооборот на портале «Работа России».

Про простую электронную подпись 

ПЭП выпускает работодатель 1 раз при приеме сотрудника на работу. Формирует подпись в своей информационной системе.

ПЭП выглядит как логин и пароль для доступа в личный кабинет. Такие используют граждане для входа в интернет-банк и на сайт госуслуг, когда указывают телефон и пароль.

ПЭП подтвердит создание и подписание документа работником, но не защитит документ от изменения.

Про неквалифицированную электронную подпись 

НЭП выпускает работодатель или удостоверяющий центр.

НЭП можно записать на флешки, выпустить на телефон или в облако, чтобы работник мог ей подписывать документы с офисного или домашнего компьютера.

НЭП докажет, что электронный приказ о командировании работодатель не изменил после подписания работником.

СБИС для кадрового ЭДО умеет выпускать подписи в момент приема работника.

Оформление командировок в электронном виде

Организация и оформление командировок – процесс, отнимающий у компании много ресурсов и требующий участия работников разных подразделений: командируемый и его руководитель, ответственный за оформление командировки административный работник, кадровики и работники бухгалтерии. Запланировать бизнес-поездку, согласовать сроки и расходы, подготовить документацию, проконтролировать возврат отчетных документов – все это требует больших временных, материальных затрат и усилий.

Наша компания «Национальная система платежных карт» – высокотехнологичная, но у нас были те же проблемы, с которыми сталкивается большинство организаций при оформлении командировок:

потеря подтверждающих документов и сложности в получении дубликатов;
недовольство работников, которым приходилось заполнять кучу форм и отчетов по командировке в строго определенные сроки;
долгий процесс согласования при нестандартных командировках (групповая, переходящая, командировка в выходной день).

См. статью «Какие документы потребуются для оформления командировки» в № 1’ 2021, где даны образцы и формы документов для оформления командировки – план командировки, приказ о направлении в командировку, заявка на приобретение билетов и бронирование проживания, служебная записка о согласовании превышения лимитной стоимости проезда и проживания, авансовый отчет и приказ о досрочном завершении командировки

Эти неприятности только множились.

Далее поделимся простым и изящным решением, реализованным в нашей компании. Итак, основные задачи, которые мы стремились решить на пути создания идеального процесса «Командировка»:

Максимально отказаться от бумаги.
Соблюсти все законодательные требования к подготовке документов.
Разработать регламентирующие документы с четким описанием процесса и норм отправки работника в деловую поездку.
Использовать принцип «Одного окна».
Задействовать уже существующие в компании информационные системы для автоматизации.
Провести интеграцию с «1С:» для обмена информацией о командировании работника со службой персонала и бухгалтерией.
Задействовать простую электронную подпись.

В первую очередь мы начали с того, что пересмотрели существующий командировочный процесс и актуализировали его в соответствии с законодательством.
Затем в соответствии с принципом «Одного окна» выделили в Административном департаменте Направление по командированию и определили ответственных за организацию деловых поездок работников компании.
После мы приступили к разработке нормативных документов и пересмотрели нормы командировочных расходов на основании штатного расписания.
Использовали для автоматизации информационные системы, которые уже были внедрены в компании.

О том, как перейти на электронный кадровый документооборот (с примерами документов), читайте в статье «Как перейти на электронный кадровый документооборот: алгоритм действий с образцами документов» в № 2’ 2022

О том, как перейти на электронный кадровый документооборот (с примерами документов), читайте в статье «Вводим электронный кадровый документооборот» в № 6’ 2022

создание, согласование и утверждение заявки на командировку при помощи простой электронной подписи;
автозаполнение заявки на обеспечение командирования и отчета о служебной командировке на основании заявки на командировку;
формирование приказа на командировку в «1С:» на основании данных заявки на командировку;
подписание и согласование отчета о служебной командировке простой электронной подписью.

А теперь подробнее о каждом шаге.

Оптимизация командировочного процесса

При пересмотре процесса «Командировка» мы сосредоточились на решении, которое поможет оптимизировать организацию поездок сотрудников и обеспечит простоту и прозрачность оформления командировок в компании. Нам понадобилось оценить требования к подготовке и оформлению документов на каждом этапе процесса и выделить из них те действия и документы, которые возможно перевести в электронный вид, отказавшись от бумаги.

Еще в 2015 году на законодательном уровне в порядке оформления служебных поездок произошли существенные изменения, выразившиеся в отмене обязанностей:

применять командировочные удостоверения и составлять служебные задания 2 ,
вести учет командированных работников 3 .

Все так же по возвращении из командировки работник должен подписать 5 авансовый отчет, приложив к нему все необходимые документы, подтверждающие его расходы в поездке 6 .

Совет 1. Из практики

Где же указывать цель командировки, если нет служебного задания?

Достаточно приказа о направлении в командировку, в котором и будет указана эта цель. Рекомендую:

предусмотреть поле «Цель командировки» в форме заявки на командировку и
сделать интеграцию этого поля в форму приказа на командировку, который оформляет служба персонала.

Авансовый отчет необходимо оформить, чтобы отчитаться в бухгалтерии за расход подотчетных сумм. А вот отчет о служебной командировке – это не обязательный с точки зрения законодательства документ, но очень удобный с управленческой точки зрения.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Как направить подотчетника в командировку, используя систему ЭДО в базе “1С:Бухгалтерии государственного учреждения”?

Электронная документация и регистры бухучета все активнее используются бюджетными организациями. Отчетность и документация заверяется электронными подписями, налажен электронный документооборот. Все эти опции реализованы в базе “1С:БГУ 8”. Рассмотрим, как их использовать, оформляя расчеты с подотчетниками, которые направляются в командировку.

Создание решения о командировке

Оформление командировочного начинается с создания решения о командировке в базе “1С:БГУ 8”. В шапке одноименного бланка необходимо указать ФИО подотчетника, его должность и отдел, а также реквизиты приказа или иного документа, подтверждающего необходимость поездки.

Далее заполняется блок 1.1 “Служебное задание на командирование”. Здесь необходимо указать куда и когда едет сотрудник, а также сумму суточных. В блоке 1.2 “Условия проезда” и 1.3 “Условия проживания” указываются данные из вкладок “Проезд”, “Проживание”, а также “Прочие расходы”. Ниже идет блок 2.1, в котором производится полный расчет командировочных для подотчетника.

Во вкладке “Дополнительно” нужно выбрать метод выплаты денег. Сведения о долгах по выплаченным авансам подтянутся автоматически. Все эти данные необходимы для формирования раздела 2 “Обоснование командировочных расходов”. Здесь же нужно обозначить сотрудника, который подпишет документ, а также дату приказа на командировку. Она должна совпадать с датой создания документа.

Далее заполняется вкладка “Финансовое обеспечение”, которая формирует одноименный раздел 3.

Во вкладке “Бухгалтерская операция” нужно выбрать “Принятие обязательств по выплате подотчетному лицу”. Так появится возможность создать проводки по командировочным выплатам.

Для подписания созданного бланка достаточно в его верхней части кликнуть “Посмотреть электронный документ”, а затем нажать кнопку “Внутр.ЭДО”. Подойдет как простая, так и усиленная электронная подпись.

Купон на ОЗОН за покупку программ 1С

Создание отчета о расходах командировочного

Отчет о расходах подотчетного лица формируется в одноименном документе. В шапке указывается ФИО, должность и подразделение командировочного. А в строке “Документ-основание” приводятся реквизиты приказа. После их внесения большая часть отчета заполняется автоматически.

Указанные в шапке сведения необходимы при заполнении заголовочного блока отчета. Информация, которая будет обозначена во вкладке “Аванс” необходима для создания блока 1 “Авансовый отчет”.

Теперь можно приступить к заполнению вкладок “Суточные”, “Проезд”, “Проживание”, а также “Прочие расходы”. Сведения из них подтягиваются для создания подраздела 1.1 “Отчет о расходах по командировке”. На основе данных, указанных во вкладке “Отчет о выполненной работе” создается раздел 2 “Отчет о выполненной работе в командировке”.

На следующем этапе заполняется вкладка “Дополнительно”. В ней необходимо указать, каким способом подотчетник будет получать деньги. Здесь же нужно обозначить сотрудника, который будет подписывать бланк. Далее вносятся сведения во вкладку “Денежные обязательства”, которые необходимы для заполнения раздела 4 “Обязательства” отчета.

На следующем этапе заполняется вкладка “Бухгалтерская операция”. Здесь нужно выбрать “Расходы подотчетного лица”, что поможет внести в программу проводки.

Подписание созданного бланка проходит в таком же порядке, как и решения о командировке. Сформированный документ можно отправить на печать.

Все электронные бланки, подтверждающие затраты подотчетника, прикрепляется к учетной документации через активную строку “Файлы”. Для подписания скан-копий используется усиленная подпись.

Работа сервиса «Управление командированием»

В данном разделе будет рассмотрен порядок обработки документов в сервисt «Управление командированием».

Вход в сервис «Управление командированием»

Для входа в сервис «Управление командированием» необходимо перейти по ссылке https://lkk.budget.gov.ru/lkk/. Вход осуществляется путем аутентификации пользователя при помощи ЕСИА (Единой системы идентификации и аутентификации), для чего требуется ввести «СНИЛС» и «пароль», установленный при регистрации на сайте Госуслуг. Следует учесть, что вход при помощи телефона или электронной почты для входа в сервис «Управление командированием» не применяется. Пользователь должен иметь подтвержденную учетную запись на сайте Госуслуг. Самый первый вход в систему может занять несколько минут.

Рисунок 1 – Ввод данных для ЕСИА

Работа с документом «Решение о командировании»

Ввод документа «Решение о командировании»

Рисунок 7 – Кнопка Добавить формуляр

Ввести новый документ можно при помощи кнопки на форме журнала документов, либо непосредственно в главном меню по кнопке Новая заявка (), либо, если уже существует документ с необходимыми данными, то с помощью кнопки Создать новый элемент копированием текущего (значок ).

Рисунок 8 – Документ Решение о командировании, созданный копированием (интерфейс)

При этом в документе, созданном путем копирования предыдущего документа не будут заполнены поля, имеющие значение Дата. Пользователю надо будет их заполнить заново.

Рисунок 9 – Документ Решение о командировании (раздел Главное)

Раздел Условия проезда

Рисунок 13 – Документ Решение о командировании (раздел Условия проезда)

Если в командировке предполагаются расходы по проезду, то в разделе Условия проезда с помощью кнопки Добавить условия проживания будет открыта форма для ввода условий проезда. В первой строке формы необходимо заполнить следующие реквизиты:

· Вид транспорта – значение устанавливается путем нажатия на значение из предложенного списка значений.

· Пункт отправления, выбрав из справочника Пункты отправления/прибытия в зависимости от выбранного ранее вида транспорта. Если в справочнике необходимый пункт отправления отсутствует, то надо выбрать элемент Иное (ввод строкой) и ввести вручную в строке Пункт отправления наименование пункта. В справочнике можно осуществлять контекстный поиск, введя в строку сочетание символов для поиска.

· Пункт прибытия, выбрав из справочника Пункты отправления/прибытия в зависимости от выбранного ранее вида транспорта. Если в справочнике необходимый пункт прибытия отсутствует, то надо выбрать элемент Иное (ввод строкой) и ввести вручную в строке Пункт прибытия наименование пункта. В справочнике можно осуществлять контекстный поиск, введя в строку сочетание символов для поиска.

· Дата отправления – дата отправления вводится вручную или с помощью календаря по соответствующей кнопке.

· Дата прибытия – дата прибытия вводится вручную или с помощью календаря по соответствующей кнопке.

· Обеспечение – значение способа обеспечения финансирования планируемых расходов устанавливается путем выбора из предложенного списка значений.

· Категория по нормативу – значение устанавливается автоматически в соответствии с параметрами подотчетного лица (категория и группа должности, тип договора).

· Категория факт – значение устанавливается вручную, если расходы планируются по нормативам, отличным от положенных подотчетному лицу.

· Причина отклонения – значение выбирается из списка, если Категория по факту не соответствует Категории по нормативу.

· Стоимость проезда – сумма планируемого расхода по проезду вводится вручную или с помощью калькулятора по соответствующей кнопке.

Ввести данные о проезде в обратную сторону, если условия проезда совпадают с уже введенной строкой, можно путем нажатия кнопки Добавить обратный проезд. При этом скопируется выбранная строка без заполнения реквизитов Дата отправления и Дата прибытия, Категория по нормативу, Категория факт, Стоимость и будут переменены местами реквизиты Пункт отправления и Пункт прибытия.

Удалить излишне введенные строки можно с помощью кнопки Удалить текущую строку , находясь на строке, которую требуется удалить.

Перемещать положение строки на другую позицию в табличной части в случае необходимости можно с помощью стрелок и .

После ввода всех данных о проезде необходимо нажать на кнопку Готово для сохранения и закрытия формы.

Если введенные ранее данные о проезде требуют корректировки, то необходимо нажать на кнопку Изменить .

1.2.3.3 Раздел Суточные

Рисунок 14 – Документ Решение о командировании (раздел Суточные)

В разделе Суточные реквизиты Дата начала и Дата окончания командировки в целом с учетом времени в пути устанавливаются автоматически, исходя из данных введенных в разделах Места и сроки командировки и Условия проезда. Также автоматически рассчитывается длительность командировки и производится расчет суммы суточных. Реквизиты Норматив, Общая сумма заполняются автоматически и корректировки не требуют. Реквизит Способ обеспечения заполняется автоматически значением Аванс подотчетному лицу и редактируется пользователем в случае необходимости.

Рисунок 15 – Документ Решение о командировании (раздел Суточные)

Если заполнен подраздел Дополнительные условия, влияющий на расчет суммы суточных, то в разделе Суточные отображается несколько строк, которые формируются автоматически и редактированию не подлежит:

· Дата начала – дата начала периода расчета суточных.

· Дата окончания – дата окончания периода расчета суточных.

· Длительность – рассчитывается автоматически, как разница между реквизитами Дата окончания и Дата начала.

· Норматив – значение устанавливается автоматически в соответствии с параметрами подотчетного лица (категория и группа должности, тип договора).

· Дополнительные условия для периодов, заполненных в табличной части Дополнительные условия.

· Сумма – рассчитывается автоматически, как произведение Длительности на Норматив с учетом значения коэффициента норматива, соответствующего установленному Дополнительному условию.

· Способ обеспечения – значение способа обеспечения финансирования планируемых расходов устанавливается по умолчанию значением равным Аванс подотчетного лица, и которое пользователь может изменить, выбрав из предложенного списка значений.

Если в дальнейшем даты в разделах Места и сроки командировки, Дополнительные условия и Условия проезда будут откорректированы таким образом, что период командировки при этом изменится, то данные в разделе Суточные будут пересчитаны.

1.2.3.4 Раздел Условия проживания

Рисунок 16 – Документ Решение о командировании (раздел Условия проживания)

Если в командировке планируются расходы по проживанию, то в разделе Условия проживания с помощью кнопки Добавить условия проживания будет открыта форма для Ввода условий проживания. В первой строке формы необходимо заполнить следующие реквизиты:

· Условия проживания – значение устанавливается путем выбора из предложенного списка значений.

· Дата заезда – дата заезда в место проживания вводится вручную или с помощью календаря по соответствующей кнопке.

· Дата выезда – дата выезда из места проживания вводится вручную или с помощью календаря по соответствующей кнопке.

· Итого – рассчитывается автоматически, как разница между Датой заезда и Датой выезда, может быть откорректирована вручную в случае необходимости. Участвует в автоматическом расчете Стоимости в случае, если для проживания подотчетного лица установлен суммовой норматив и/или заполнен реквизит Сумма факт.

· Категория по нормативу – значение устанавливается автоматически в соответствии с параметрами подотчетного лица (категория и группа должности, тип договора).

· Категория факт – значение устанавливается вручную, если расходы планируются по нормативам, отличным от положенных подотчетному лицу и не являющимся суммовыми (установлен размер норматива).

· Причина отклонения – значение выбирается из списка, если Категория факт не соответствует Категории по нормативу.

· Сумма по нормативу – значение устанавливается автоматически в соответствии с параметрами подотчетного лица (категория и группа должности, тип договора), если для категории по нормативу предусмотрено суммовое значение.

· Сумма факт – значение устанавливается вручную, если расход панируется в размере, отличном от положенного подотчетному лицу и проставленном автоматически.

· Обеспечение – значение способа обеспечения финансирования планируемых расходов, устанавливается путем выбора из предложенного списка значений

· Стоимость – сумма планируемого расхода по проживанию вводится вручную или с помощью калькулятора по соответствующей кнопке.

Удалить излишне введенные строки можно с помощью кнопки Удалить текущую строку , находясь на строке, которую требуется удалить.

Перемещать положение строки на другую позицию в табличной части в случае необходимости можно с помощью стрелок и .

1.2.3.4 Раздел Дополнительные расходы

Рисунок 17 – Документ Решение о командировании (раздел Дополнительные расходы)

Если в командировке планируются дополнительные расходы, отличные от расходов по проезду к месту командирования и по проживанию, то в разделе Дополнительные расходы с помощью кнопки Добавить дополнительные расходы будет открыта форма для ввода условий проезда. В первой строке формы необходимо заполнить следующие реквизиты:

· Вид расходов – значение вида расходов, устанавливается путем выбора элемента из соответствующего справочника Виды расходов. Если ни одно значений справочник не подходит для обозначения планируемых расходов, то следует выбрать элемент Прочие расходы.

· Наименование расхода – если выбран Вид расходов со значением Прочие расходы, то следует заполнить данную строку с расшифровкой планируемых расходов. В противном случае наименование расходов будет заполнено автоматически значением выбранного Вида расходов, и может быть откорректировано пользователем в случае необходимости.

· Способ обеспечения – значение способа обеспечения финансирования планируемых расходов, устанавливается путем выбора из предложенного списка значений.

· Количество – количество планируемых расходов, вводится вручную.

· Сумма – цена планируемых расходов, вводится вручную.

· Итого – рассчитывается автоматически как произведение Количества и Сумма. Если ввести Итого вручную без заполнения Количества и Сумма, то Сумма будет установлена равной Стоимости, а Количеству будет присвоено значение «1».

Если необходимо ввести еще одну строку Дополнительных расходов, надо нажать кнопку Добавить дополнительный расход.

Удалить излишне введенные строки можно с помощью кнопки Удалить текущую строку , находясь на строке, которую требуется удалить.

Перемещать положение строки на другую позицию в табличной части в случае необходимости можно с помощью стрелок и .

Раздел Расходы всего

Рисунок 18 – Документ Решение о командировании (раздел Расходы всего)

В разделе Расходы всего расположены:

· подраздел с суммами планируемых расходов, сгруппированными по способам обеспечения (носит информационный характер и будет заполнена автоматически);

· подраздел, в котором следует заполнить реквизит Способ выдачи денежных средств, выбрав одно из предложенных значений (по умолчанию устанавливается способ выдачи Наличными);

· подраздел с данными о состоянии расчетов по ранее выданным подотчетным суммам или предоставленным отчетам о расходах, заполняемыми автоматически с помощью нажатия кнопки Обновить. Если задолженности нет, то будет выведена надпись «Отсутствует задолженность».

Раздел Условия проезда

Рисунок 21 – Документ Решение о командировании (раздел Условия проезда)

Если в командировке предполагаются расходы по проезду, то в разделе Условия проезда с помощью кнопки Добавить условия проживания будет открыта форма для ввода условий проезда. В первой строке формы необходимо заполнить следующие реквизиты:

· Вид транспорта – значение устанавливается путем нажатия на значение из предложенного списка значений.

· Страна отправления, выбрав соответствующее значение из справочника Страны Мира.

· Страна прибытия, выбрав соответствующее значение из справочника Страны Мира.

· Дата отправления – дата отправления вводится вручную или с помощью календаря по соответствующей кнопке.

· Дата прибытия – дата прибытия вводится вручную или с помощью календаря по соответствующей кнопке.

· Пункт отправления, выбрав соответствующее значение из справочника Пункты отправления или введя вручную в строке Пункт отправления наименование пункта.

· Пункт прибытия, выбрав соответствующее значение из справочника Пункты прибытия или введя вручную в строке Пункт прибытия наименование пункта.

· Дата пересечения границы — дата пересечения границы вводится вручную или с помощью календаря по соответствующей кнопке. Дата пересечения границы вводится, если значения реквизитов Страна отправления и Страна прибытия не совпадают.

· Обеспечение – значение способа обеспечения финансирования планируемых расходов устанавливается путем выбора из предложенного списка значений.

· Категория по нормативу – значение устанавливается автоматически в соответствии с параметрами подотчетного лица (категория и группа должности, тип договора, особый статус).

· Категория факт – значение устанавливается вручную, если расходы планируются по нормативам, отличным от положенных подотчетному лицу.

· Причина отклонения – значение выбирается из списка, если расход планируется по нормативам, отличным от положенных подотчетному лицу.

· Стоимость проезда – сумма планируемого расхода по проезду, вводится вручную или с помощью калькулятора по соответствующей кнопке.

· Валюта, путем выбора значения, соответствующего валюте расходов, из списка валют.

Ввести данные о проезде в обратную сторону, если условия проезда совпадают с уже введенной строкой, можно путем нажатия кнопки Добавить обратный проезд . При этом скопируется выбранная строка без заполнения реквизитов Дата отправления и Дата прибытия, Категория по нормативу, Категория факт, Стоимость и будут переменены местами реквизиты Страна отправления, Пункт отправления, Страна прибытия и Пункт прибытия.

С помощью стрелок и можно менять порядок следования введенных строк.

Раздел Суточные

Рисунок 22 – Документ Решение о командировании (раздел Суточные)

В разделе Суточные табличная часть заполняется автоматически, исходя из данных, введенных в разделах Места и сроки командировки, Дополнительные условия и Условия проезда, и редактированию не подлежит:

· Дата начала – дата начала периода расчета суточных.

· Дата окончания – дата окончания периода расчета суточных.

· Длительность – рассчитывается автоматически, как разница между реквизитами Дата окончания и Дата начала.

· Норматив – значение устанавливается автоматически в соответствии с параметрами подотчетного лица (категория и группа должности, тип договора).

· Дополнительные условия, для периодов, заполненных в табличной части Дополнительные условия.

· Сумма – рассчитывается автоматически, как произведение Длительности на Норматив с учетом значения коэффициента норматива, соответствующего установленному Дополнительному условию.

· Валюта — валюта, в которой определен норматив суточных.

· Способ обеспечения – значение способа обеспечения финансирования планируемых расходов устанавливается равным для всех строке значению, которое пользователь имеет возможность выбрать из предложенного списка значений для реквизита Способ обеспечения.

· Страна – страна, по нормативам пребывания в которой будут рассчитаны суточные.

Если в дальнейшем даты в разделах Места и сроки командировки, Дополнительные условия и Условия проезда будут откорректированы таким образом, что период командировки при этом изменится, то данные в разделе Суточные будут пересчитаны.

Раздел Условия проживания

Рисунок 23 – Документ Решение о командировании (раздел Условия проживания)

Если в командировке планируются расходы по проживанию, то в разделе Условия проживания с помощью кнопки Добавить условие проживания необходимо заполнить следующие реквизиты:

· Условия проживания – значение устанавливается путем выбора из предложенного списка значений.

· Дата заезда – дата заезда в место проживания вводится вручную или с помощью календаря по соответствующей кнопке.

· Дата выезда – дата выезда из места проживания вводится вручную или с помощью календаря по соответствующей кнопке.

· Итого – рассчитывается автоматически, как разница между Датой заезда и Датой выезда, может быть откорректирована вручную в случае необходимости (может быть дробной). Участвует в автоматическом расчете Стоимости в случае, если для проживания подотчетного лица установлен суммовой норматив и/или заполнен реквизит Сумма по факту.

· Страна – страна, в которой планируется проживание. Ввод необходим для определения норматива проживания.

· Дополнительное условие проживания – из справочника Дополнительные условия проживания выбирается значение, соответствующее городу, в котором планируется проживание. Если значение населенного пункта, в котором планируется проживания в справочнике отсутствует, то необходимо выбрать значение Вся территория. Ввод необходим для определения норматива проживания.

· Населенный пункт – текстовое поле, заполняемое автоматически и не требующее корректировки, если для реквизита Дополнительное условие проживания выбрано значение, отличное от предопределенного значения Вся территория. Если для реквизита Дополнительное условие проживания выбрано предопределенное значение Вся территория, то строка Населенный пункт вводится вручную.

· Категория по нормативу – значение устанавливается автоматически в соответствии с параметрами подотчетного лица (категория и группа должности, тип договора, страна, дополнительное условие проживания).

· Категория факт – значение устанавливается вручную, если расходы планируются по нормативам, отличным от положенных подотчетному лицу и не являющимся суммовыми (установлен размер норматива).

· Причина отклонения – значение выбирается из списка, если расход планируется по нормативам или в сумме, отличным от положенных подотчетному лицу.

· Сумма по нормативу – значение устанавливается автоматически в соответствии с параметрами подотчетного лица (категория и группа должности, тип договора, страна, дополнительное условие проживания), если для категории по нормативу предусмотрено суммовое значение.

· Сумма факт – значение устанавливается вручную, если расход панируется в размере, отличном от положенного подотчетному лицу и проставленном автоматически.

· Обеспечение – значение способа обеспечения финансирования планируемых расходов, устанавливается путем выбора из предложенного списка значений.

· Валюта – валюта, в которой планируются расходы по проживания. По умолчанию устанавливается значение, соответствующее валюте норматива проживания, которое корректируется вручную в случае необходимости. Если откорректированное значение реквизита Валюта не соответствует валюте норматива, то Сумма по нормативу за сутки будет пересчитана введенной валюте по курсу документа.

· Стоимость – сумма планируемого расхода по проживанию вводится вручную или с помощью калькулятора по соответствующей кнопке.

Удалить излишне введенные строки можно с помощью кнопки Удалить текущую строку , находясь на строке, которую требуется удалить.

Перемещать положение строки на другую позицию в табличной части в случае необходимости можно с помощью стрелок и .

Создание документа

Если требуется внести изменение в уже утвержденный документ Решение о командировании, то пользователю необходимо на основании соответствующего документа Решение о командировании создать документ Изменение Решения о командировании. Документ Изменение Решения о командировании можно сформировать только на основании документа со статусом Отражен в учете.

Рисунок 32 – Создание Изменения Решения о командировании

Для того чтобы сформировать документ Изменение решения о командировании необходимо нажать на кнопку Изменение на форме документа Решение о командировании, выбрав один из трех типов изменений.

Документ Изменение Решения о командировании с типом Корректирующее создается, если в результате корректировки изменяется период командировки.

Рисунок 33 – Документ Изменение Решения о командировании Корректирующее

В этом случае созданный на основании Решения о командировании документ Изменение Решения о командировании заполняется данными документа-основания, при этом пользователю доступны для редактирования те же реквизиты, что в документе Решение о командировании на этапе его создания или редактирования.

В разделе Решение пользователю необходимо заполнить реквизит Причина изменения, указав основание для формирования документа Изменение Решения о командировании.

В остальном работа с документом является такой же, как и для документа Решение о командировании, описанная в п.1.2.

Документ Изменение Решения о командировании с типом Финансовое создается, если в результате корректировки данных период командировки не изменяется.

Рисунок 34 – Документ Изменение Решения о командировании Финансовое

В этом случае созданный на основании Решения о командировании документ Изменение Решения о командировании заполняется данными документа-основания, но пользователь не может осуществлять редактирование данных в разделе Места и сроки командировки.

В разделе Решение пользователю необходимо заполнить реквизит Причина изменения, указав основание для формирования документа Изменение Решения о командировании.

В остальном работа с документом является такой же, как и для документа Решение о командировании, описанная в п.1.2.

При этом, если в процессе редактирования данных в разделе Условия проезда пользователем будут введены значения, которые могут повлиять на период командировки, то Тип изменения в документе будет автоматически изменен на Корректирующее.

Документ Изменение Решения о командировании с типом Аннулирующее создается, если отменяется утвержденный ранее документ Решение о командировании.

Рисунок 35 – Документ Изменение Решения о командировании Аннулирующее

В этом случае созданный на основании Решения о командировании документ Изменение Решения о командировании заполняется данными документа-основания, но пользователь не может осуществлять редактирование данных в документе, кроме реквизита Причина изменения, который пользователю необходимо заполнить, указав основание для формирования документа Изменение Решения о командировании, и реквизитов Документа-основания, в которых необходимо ввести реквизиты документа, являющегося основанием для отмены командировки.

Закладка «Суточные»

Рисунок 47 – Документ Отчет о расходах подотчетного лица (раздел Суточные)

Раздел Суточные заполняется автоматически на основании данных табличных частей Отчет о выполненной работе, Дополнительные условия, Условия проезда и корректировки не требует.

1.4.3.6 Раздел Отчет о расходах

Рисунок 48 – Документ Отчет о расходах подотчетного лица (раздел Отчет о расходах)

В разделе Отчет о расходах табличная часть является сводной по всем расходам и заполняется автоматически на основании данных табличных частей Условия проезда, Условия проживания, Дополнительные расходы, Суточные.

Если к Отчету о расходах подотчетного лица прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы, то следует заполнить Количество прилагаемых документов и Количество листов в прилагаемых документах прикрепить сканкопии документов на форму Отчета о расходах подотчетного лица с помощью кнопки в любом из разделов Служебное задание, Дополнительные условия, Условия проезда, Условия проживания, Дополнительные расходы.

Для этого необходимо нажать на кнопку ПрикрепитьФайл и в открывшейся формы выбрать файл.

Рисунок 49 – Выбор файла

Рисунок 50 – Окна для выбора файла

1.4.3.7 Раздел Расходы всего

Рисунок 51 – Документ Отчет о расходах подотчетного лица (раздел Расходы всего)

В разделе Расходы всего надо заполнить реквизит Способ выдачи (удержания) денежных средств подотчетному лицу, выбрав одно из предложенных значений.

Рисунок 52 – Документы выдачи денежных средств

Если ранее по документу–основанию Отчета о расходах (Решение о командировании/Изменение Решения о командировании) были произведены выдачи денежных средств подотчетному лицу, то в разделе Документы выдачи денежных средств можно указать данные о документах расчетов с подотчетным лицом, нажав на кнопку Указать документы:

· Документ расчета — наименование документа выдачи денежных средств.

· Дата – дата выдачи денежных средств.

· Номер – дата выдачи денежных средств.

· Сумма – сумма выданных денежных средств.

Работа сервиса «Управление командированием»

В данном разделе будет рассмотрен порядок обработки документов в сервисt «Управление командированием».

Похожие публикации:

Как получить персональный аттестат webmoney через госуслуги

Как получить справку 182н через госуслуги

Как получить судебный приказ онлайн через госуслуги

Как поменять паспорт через госуслуги