Аренда автомобиля сотрудника без экипажа – как отразить в учете?
По мнению контролирующих органов (письма Минфина России от 06.10.2008 № 03-03-06/1/559, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1), для подтверждения расходов в виде арендной платы по договору аренды транспортного средства (ТС) необходимы, в том числе:
- акт приемки-передачи арендованного имущества,
- иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора.
К таким документам, в частности, относятся приказ руководителя организации о закреплении арендованного ТС за сотрудниками и заявки на использование арендованного автомобиля. К названным документам нужно приложить также копии путевых листов, которые позволят определить регулярность и время использования, а также маршрут движения арендованных транспортных средств.
Расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ) и ремонт автомобиля, понесенные вашей организацией в процессе эксплуатации арендованного автомобиля, подтверждаются документами о приобретении и расходовании топлива, о проведении ремонтных работ.
Документами, подтверждающими покупку ГСМ, являются платежные документы об оплате топлива (например, кассовые чеки). Количество израсходованного топлива подтверждается путевыми листами.
Документами, подтверждающими расходы на ремонт автотранспортного средства, являются, например, акты выполненных ремонтных работ (унифицированная форма акта отсутствует, поэтому исполнитель может составить акт в произвольной форме с соблюдением требований о необходимых реквизитах, установленных ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
При аренде автомобиля без экипажа у вашей организации-арендатора не возникает:
- расчетов по НДС, связанных с данной операцией;
- каких-либо налоговых последствий в части уплаты налога на прибыль;
- обязательств по уплате налога на имущество (т. к. имущество (автомобиль), полученное вашей организацией-арендатором по договору аренды, остается собственностью арендодателя);
- обязательств по уплате транспортного налога (т. к. автомобиль зарегистрирован на арендодателя (ст. 357 НК РФ), при этом, если ваша организация поставит автомобиль на временный учет в ГИБДД, то плательщиком транспортного налога все равно будет арендодатель (письмо Минфина России от 04.03.2011 № 03-05-05-04/04)).
При аренде автомобиля у физического лица, которое не является предпринимателем, ваша организация-арендатор выступает как налоговый агент (п. 2 ст. 226 НК РФ) и должна удержать с суммы арендной платы НДФЛ по ставке 13 % и перечислить удержанную сумму налога в бюджет по месту учета вашей организации-арендатора в налоговом органе не позднее дня фактического получения денег в банке на выплату арендной платы или дня ее перечисления на счет физлица (п.п. 4 и 6 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 01.06.2011 № 03-04-06/3-127, от 06.12.2010 № 03-04-06/3-290 и от 16.08.2010 № 03-04-05/3-462).
Страховые взносы
Сумма арендной платы, выплаченная физическому лицу за пользование автомобилем, не облагается страховыми взносами во внебюджетные фонды (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 № 550-19).
Взносы на страхование от несчастных случаев с арендной платы уплачиваются только в том случае, если такая обязанность установлена договором аренды (п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Бухгалтерский учет
В бухгалтерском учете организации-арендатора формируются проводки (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н):
Дебет 001 – арендованный автомобиль отражен за балансом;
Дебет 20 (26, 44 или иной счет учета затрат) Кредит 73 (76) – начислена арендная плата;
Дебет 20 (26, 44 или иной счет учета затрат) Кредит 60 (76) – учтены расходы на содержание автомобиля;
Дебет 19 Кредит 60 (76) – учтены суммы НДС, предъявленного контрагентами в части расходов по автомобилю;
Дебет 68 Кредит 19 – суммы НДС, предъявленного контрагентами в части расходов по автомобилю, приняты к вычету;
Дебет 73 (76) Кредит 68.01 – удержан НДФЛ из суммы арендной платы, начисленной арендодателю;
Дебет 73 (76) Кредит 51 – выплачена арендная плата за «минусом» удержанного НДФЛ.
Самую полную информацию о порядке заключения договора аренды транспортного средства без экипажа, и о налоговых последствиях, которые возникают у сторон договора, можно найти в справочнике «Договоры: условия, формы, налоги» в разделе «Юридическая поддержка» в ИС 1С:ИТС.
Как в ЗУП 3 отражать аренду авто у физического лица?
Каким документом в ЗУП 3 отражать аренду авто у физического лица?
Для этого лучше использовать документ Начисление прочих доходов ( Выплаты — Прочие доходы ).
Чтобы этот документ был доступен, в Настройках расчета зарплаты ( Настройка — Расчет зарплаты ) нужно включить флажок Регистрируются прочие доходы физических лиц, не связанные с оплатой труда .
Подробно особенности работы с документом Начисление прочих доходов разобраны в статье Учет незарплатных доходов.
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
-
.У вас нет доступа на просмотр Чтобы получить доступ: Оформите.Письмо ФНС от 12.01.2022 N БС-4-21/111@ (направлено вместе с Письмом.Источник: Письмо ФНС от 31.08.2022 N БС-4-21/11473@ Информация для: плательщиков.
(2 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Обсуждение (2)
А как учесть выплату физ. лицу, если он не работает в организации и не является бывшим сотрудником?
Каким документом в программе 1С: Бухгалтерия предприятия редакции 3.0 оформить аренду автомобиля с физическим лицом?
Для целей отражения в отчетности по НДФЛ доход, полученный физическим лицом по договору аренды автомобиля, сумма исчисленного, удержанного НДФЛ регистрируются в программе с помощью документа « Операция учета НДФЛ» (раздел « Зарплата и кадры» – « Все документы по НДФЛ» — кнопка « Создать» — «Операция учета НДФЛ» ).
На перечисление НДФЛ с арендной платы необходимо создать документ « Платежное поручение» через раздел « Банк и касса» , а затем на основании этого документа ввести документ « Списание с расчетного счета» . Проводки по начислению арендной платы и НДФЛ оформляются ручной операцией при помощи документа « Операция» в разделе « Операции» .
При правильном и последовательном проведении документов, аренда автомобиля с физическим лицом будет оформлена.
Свидетельство о регистрации СМИ: Эл № ФС77-67462 от 18 октября 2016 г. Контакты редакции: +7 (495) 784-73-75, smi@4dk.ru
Поздравляем! Вы успешно подписались на рассылку
Получите полный доступ к КонсультантПлюс бесплатно!
Вы переходите в систему КонсультантПлюс
- Калькуляторы
- Производственный календарь
- Путеводители
- Удаленная поддержка
- Приложение Информер
- Помощь Информер
- Тесты
- Вакансии
- Контакты
- О нас
- Политика конфиденциальности
- Новости законодательства
- Прайс-лист 1С
- Записаться на семинар
- Большой тест-драйв
- Купить Консультант Плюс
- Купить 1С
Физическое лицо, ставя галочку напротив текста «Я даю согласие на обработку персональных данных» и/или нажимая на кнопку отправки заполненной формы на интернет-сайтах — https://www.4dk.ru/, https://4dk-consultant.ru, https://4dk-reg.ru, https://meprofi.ru, https://cpk4dk.ru (далее — Сайты), обязуется принять настоящее Согласие на обработку персональных данных (далее — Согласие).
Действуя свободно, своей волей и в своем интересе, а также подтверждая свою дееспособность, физическое лицо дает свое согласие ООО «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ», местонахождение: 127083, г. Москва, ул. Мишина, д.56, ЭТАЖ 3, КОМ. 307, ОГРН 5137746191941, ИНН 7714923575 (далее — Оператор), на обработку своих персональных данных со следующими условиями:
1. Согласие дается на обработку персональных данных, с использованием средств автоматизации.
2. Согласие дается на обработку следующих персональных данных:
- • фамилия, имя, отчество;
- • место работы и занимаемая должность;
- • адрес электронной почты;
- • номера контактных телефонов
3. Оператор осуществляет обработку полученной от Пользователей информации в целях оказания услуг в соответствии с уставной деятельность, в том числе предоставления Пользователю доступа к персонализированным ресурсам Сайтов; связи с Пользователем, путем направления уведомлений, запросов и информации, касающихся оказываемых услуг, исполнения соглашений и договоров; обработки запросов и заявок от Пользователя, а также проверки, исследования и анализа данных, позволяющих поддерживать и улучшать сервисы Оператора.
4. Основанием для обработки персональных данных является: статья 24 Конституции Российской Федерации; устав Оператора; настоящее согласие на обработку персональных данных.
5. В ходе работы с персональными данными будут совершены следующие действия: сбор, запись, систематизация, накопление, передачу (распространение, предоставление, доступ), хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, блокирование, удаление, уничтожение.
Пользователь дает свое согласие на передачу своих персональных данных при условии обеспечения в отношении передаваемых данных целей использования, предусмотренных п.3, следующим лицам, являющимся партнерами Оператора:
- ООО «ЧТО ДЕЛАТЬ СИСТЕМА»
Местонахождение: 127083, г. Москва, вн.тер.г. муниципальный округ Савеловский, ул. Мишина д.56. Этаж/комн 6/617
ИНН 7714469778; ОГРН 1217700112080. - ООО «ЧТО ДЕЛАТЬ»
Местонахождение: 127083 г. Москва, ул. Мишина д.56, комната 306
ИНН 7714378062; ОГРН 1167746252728. - ООО «ЧТО ДЕЛАТЬ АУДИТ»
Местонахождение: 127083 г. Москва ул. Мишина д.56, этаж 5, комната 509
ИНН 7714948185; ОГРН 5147746225798. - ООО «ЧТО ДЕЛАТЬ КВАЛИФИКАЦИЯ»
Местонахождение: 127083, г. Москва, ул. Мишина, д.56
ИНН 7714349600; ОГРН 1157746706523. - ООО «ЧДВ»
Местонахождение: 127083, г. Москва, ул. Мишина, д. 56, этаж 6, ком.609
ИНН 7714988300; ОГРН 1177746359889. - ООО «СЕРВИС СОФТ»
Местонахождение: 430030, Республика Мордовия, город Саранск, ул. Васенко, д.13,этаж 4, помещение 7
ИНН 1327032250/ОГРН 1181326002527. - ООО «ЧТО ДЕЛАТЬ РЕШЕНИЕ»
Местонахождение: 127083, г. Москва, ул. Мишина, д.56, офис 308
ИНН 7714986720 / ОГРН 1177746340617.
6. Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано субъектом персональных данных. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в пунктах 2 — 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Федерального закона 152-ФЗ.
7. Согласие действует все время до отзыва субъектом согласия на обработку персональных данных.
Поддержка и помощь
Наш менеджер уже увидел Ваше обращение и спешит помочь Вам как можно скорее!
В рабочее время (пн – пт с 9:00 до 18:00) наши менеджеры очень активны и общительны и с радостью ответят Вам в течение дня.
В остальное время – дожидайтесь ответа на следующий рабочий день.
А пока предлагаем вам:
- Почитать отзывы наших клиентов;
- Узнать о новинках для бизнеса в блоге;
- Пообщаться с нашими клиентами в группе ВКонтакте и на Facebook.
Заказ обратного звонка
Как в программе 1С отразить расходы на аренду, если арендодатель – физическое лицо?
Ранее в статье мы уже разбирали вопрос аренды основных средств в учете у арендатора и арендодателя, когда сторонами договора аренды выступают юридические лица. В данной статье мы рассмотрим ситуацию, при которой арендодатель является физическим лицом. На практике такая ситуация не редкость. Разберем все нюансы данного вопроса на примере.
Итак, ООО «АРЕНДАТОР» заключило договор аренды офисного помещения с физическим лицом Белкиной Анной Григорьевной. Имущество принадлежит арендодателю на праве собственности. Белкина А.Г. не является индивидуальным предпринимателем. Площадь арендованного помещения составляет 10 м². Стоимость основного средства, прописанная в договоре, равна 1 000 000 руб. Акт приема-передачи стороны договора аренды подписали 01.08.2021г.
Арендная плата составляет 50 000 руб. в месяц и состоит из постоянной части, то есть коммунальные платежи не оплачиваются арендатором отдельно.
Отметим, что при аренде имущества у физического лица арендатор выступает налоговым агентом по НДФЛ, то есть ООО «АРЕНДАТОР» обязан удержать налог и перечислить его в бюджет. Ставка налога зависит от того, является ли физическое лицо резидентом. В нашем примере арендодатель является резидентом РФ, следовательно ставка НДФЛ составит 13%.
Важно знать, что нельзя возложить обязанность по уплате налога на арендодателя — физическое лицо, даже если такое условие будет прописано в договоре (п. 5 ст. 3 НК).
Рассмотрим отражение аренды имущества в учете у арендатора на примере программы 1С:Бухгалтерия 8.
Создание нового элемента справочника «Физические лица»
Первое, что необходимо сделать – это ввести в программу данные о физическом лице – арендодателе (см. рис. 1).
Рис. 1. Добавление данных о физическом лице
Заполнив все данные, нужно перейти по ссылке «Налог на доходы» и установить налоговый статус физического лица (см. рис. 2).
Рис. 2. Указание налогового статуса физического лица
В нашем случае арендодатель является резидентом РФ (см. рис. 3).
Отражение на забалансовых счетах арендованного имущества
Далее необходимо отразить арендованное офисное помещение на забалансовом счете 001. Для этого воспользуемся документом «Операция», так как какого-либо специального документа для отражения данной операции программой не предусмотрено (см. рис. 4).
Рис. 4. Документ «Операция»
По кнопке «Создать» сформируем документ с видом «Операция» (см. рис. 5).
Рис. 5. Документ с видом «Операция»
Заполнять данный документ несложно. Дата документа должна совпадать с датой акта приема-передачи имущества. В нашем примере это 01.08.2021г.
Проводка формируется по дебету 001 счета.
Хотите получить ЭЦП в налоговой бесплатно?
Напомним, что на забалансовых счетах метод двойной записи не используется.
Сумма операции будет равна стоимости основного средства, прописанной в договоре. В нашем случае стоимость офисного помещения составляет 1 000 000 рублей (см. рис. 6).
Рис. 6. Заполнение документа «Операция»
Для заполнения субконто «Контрагенты» необходимо создать нового контрагента с видом – физическое лицо. Нужно указать только наименование и ФИО физического лица, остальные данные заполнять не требуется (см. рис. 7).
Рис. 7. Заполнение субконто «Контрагенты»
Субконто «Основные средства» заполняется из одноименного справочника. Необходимо завести новый элемент справочника и заполнить только наименование. Остальные данные не потребуются, так как имущество не принадлежит арендатору, и амортизация по нему начисляться не будет (см. рис. 8).
Рис. 8. Заполнение субконто «Основные средства»
Сформировав оборотно-сальдовую ведомость по счету 001, мы легко можем проверить корректность отражения в программе введенной нами операции (см. рис. 9).
Рис. 9. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 001
Выплата арендной платы
Произведем выплату арендной платы арендодателю за август 2021г. в размере 50 000 руб. Для этого необходимо создать платежное поручение (см. рис. 10).
Рис. 10. Создание платежного поручения
Заполнять платежное поручение необходимо очень внимательно (см. рис. 11). Итак, начнем с вида операции. Здесь корректным будет выбрать «Перечисление сотруднику по договору подряда». Дело в том, что данный вид позволит сформировать необходимые нам проводки по счету 76.10 «Прочие расчеты с физическими лицами».
В поле «Сотрудник» выберем созданное ранее физическое лицо. Если ранее в карточке физического лица не были указаны банковские реквизиты, то их можно заполнить по строке «Счет получателя».
Сумму прописываем за вычетом НДФЛ и составит она 43 500 руб.
Статья расходов – «Оплата товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов».
В назначении платежа указываем, на основании какого документа совершается оплата. В нашем случае этим документов выступает договор аренды.
Рис. 11. Заполнение платежного поручения
Далее введем документ «Списание с расчетного счета». Как правило, он загружается из «Клиент-банка» (см. рис. 12).
Рис. 12. Ввод документа «Списание с расчетного счета»
Обращаем внимание на выделенные цветом строки (см. рис. 13).
Рис. 13. Выделенные строки
По кнопке ДТ / КТ проверяем сформированные программой проводки. Записи сделаны верно.
Рис. 14. Сформированные проводки
Отражение в учете удержанного НДФЛ
Отразим в учете удержанный у физического лица НДФЛ.
Для этого снова прибегнем к документу «Операция».
Рис. 15. Документ «Операция»
Заполнять документ начинаем с даты (см. рис. 16). Значение данной строки будет соответствовать дате документа «Списание с расчетного счета». В нашем примере – это 11.08.2021г.
По столбцу «Дебет» указываем счет 76.10 Cубконто физическое лицо — арендодатель.
По столбцу «Кредит» — счет 68.01.1 Субконто «Налог (взносы): начислено / уплачено».
Столбец «Сумма» заполняется суммой, равной удержанному НДФЛ. У нас это 6 500 руб.
Рис. 16. Заполнение документа «Операция»
Для того чтобы отчетность по НДФЛ заполнялась корректно, нужно сформировать документ «Операция учета НДФЛ» (см. рис. 17).
Рис. 17. Все документы по НДФЛ
Выбираем из списка нужный нам документ (см. рис. 18).
Рис. 18. Документ «Операция учета НДФЛ»
В шапке выберем арендодателя.
Дата будет соответствовать дате получения дохода. В нашем примере – это 11.08.2021г.
Заполнять документ будем по каждой вкладке.
Первая вкладка «Доходы». Заполняем, как представлено на картинке ниже (см. рис. 19). Сумма указывается полностью, включая налог. У нас – 50 000 руб.
Рис. 19. Заполнение документа «Операция учета НДФЛ»
Переходим на следующую вкладку «Исчислено по 13% (30%) кроме дивидендов».
Здесь необходимо прописать сумму исчисленного налога (см. рис. 20).
Рис. 20. Сумма исчисленного налога
Вычеты не предоставлялись арендодателю, следовательно, данная закладка остается пустой.
На закладке «Удержано по всем ставкам» указываем как сумму налога, так и общую сумму выплаты. Срок перечисления и другие данные заполняются так, как показано на картинке ниже (см. рис. 21).
Рис. 21. Закладка «Удержано по всем ставкам»
Последняя вкладка не заполняется для рассматриваемой операции.
Перечисление НДФЛ в бюджет
Арендатор должен перечислить налог в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты арендной платы арендодателю. В нашем примере день выплаты 11.08.2021г.
Перечислим НДФЛ в бюджет. Для этого создадим в программе платежное поручение с видом «Уплата налога» (см. рис. 22). В строке «Налог» выбираем «НДФЛ, исчисленный налоговым агентом». Указываем получателя (ИФНС) и платежные реквизиты.
Внимание с 01 января 2021 года произошло изменение реквизитов для уплаты налогов.
Сумма налога составляет 6 500 руб.
Рис. 22. Создание платежного поручения
Ниже по гиперссылке при необходимости исправляем месяц в строке «Налоговый период». В нашем примере – это август 2021 года (см. рис. 23).
Рис. 23. Налоговый период
Строка «Статья расходов» заполняется из справочника «Статьи движения денежных средств». Если нужной статьи нет в списке, то создайте новый элемент справочника с видом «Прочие платежи по текущим операциям».
Рис. 24. Новый элемент справочника
На основании платежного поручения или выгрузки из клиент-банка создадим документ «Списание с расчетного счета».
Здесь необходимо разбить сумму НДФЛ по сотрудникам. В нашем случае это физическое лицо – арендодатель Белкина А. Г.
Рис. 25. Создание документа «Списание с расчетного счета»
Проанализируем проводки, созданные документом. Видим, что программой корректно отражена уплата налога в бюджет.
Рис. 26. Верное отражение уплаты налога в бюджет
Отражение в учете расходов арендатора
Теперь (по окончании месяца) предстоит отразить в учете расходы арендатора.
В программе нет специального документа для такой операции, поэтому воспользуемся документом «Операция». Проводка, которая нам необходима будет выглядеть следующим образом: Дт 26 Кт 76.10.
Рис. 27. Документ «Операция»
Сформируем повторно оборотно-сальдовую ведомость по счету 76.10 за август 2021 года. Видим, что все операции в учете отражены правильно.
Рис. 28. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 76.10
Подводя итог, заметим, что в программе не предусмотрен автоматический учет аренды имущества у физических лиц, но благодаря вышеизложенной подробной инструкции бухгалтер сможет безошибочно отразить данные операции в учете.