Учет дополнительных расходов в 1С: Управление торговлей
Если организация получает прибыль по разным видам деятельности, например, занимается продажей товаров, оказанием услуг и т. п., необходимо включить использование в программе направлений деятельности. Так вы увидите валовую прибыль и рентабельность не только по предприятию в целом, но и в разрезе конкретных видов деятельности.
Чтобы это сделать, используйте статьи расходов. Для настройки параметров и составов статей перейдите в раздел «НСИ и администрирование», выберите пункт «Финансовый результат и контроллинг».
Установите флаг «Учитывать прочие доходы и расходы». Если предприятие ведет деятельность по нескольким направлениям, поставьте флаг рядом с пунктом «Финансовый результат по направлениям деятельности».
Перейдите в раздел «Финансовый результат» и выберите пункт «Статьи расходов».
Откроется справочник, в котором будут отображаться все статьи.
Расходы по электроэнергии
Допустим, необходимо отразить расходы по электроэнергии и отнести их на расходы предприятия в текущем периоде. Все необходимые инструменты расположены в разделе «Финансовый результат и контроллинг». Выберите пункт «Статьи расходов», чтобы добавить новую статью.
Укажите наименование и тип расхода – прочие операционные и внереализационные расходы. Выбор типа расхода влияет на перечень доступных типов аналитики расхода, и именно с данным типом расхода возможно в качестве аналитики использовать организации.
Помимо данного типа, возможны и другие варианты.
Так как в настройках программы включен учет по направлениям деятельности, выберите способ распределения расходов (в рамках данной статьи) по направлениям. Создайте новый способ.
Согласно настройке выше расходы по данной статье будут распределяться по направлениям равномерно. Выберите вариант распределения «На финансовый результат». Перечень доступных вариантов также зависит от выбранного типа расходов.
Ниже в таблице приведен перечень всех возможных типов аналитик в зависимости от типов расходов.
На второй вкладке для удобства сделайте ограничение использования статьи: поставьте флажок рядом с пунктом «Услуги сторонних организаций».
Для отражения расхода по статье создайте документ «Приобретение услуг и прочих активов».
На первой вкладке заполните шапку документа. Укажите организацию, поставщика, договор, дату документа. На второй закладке добавьте сведения о расходах.
Заполните данные о расходе:
- текстовое содержание услуги
- цена
- ставка НДС
- подразделение-получатель (дополнительная аналитика для группировки расходов в отчетах)
- статья расходов
- аналитика расходов (выберите вашу организацию).
Зарегистрированный расход вы увидите в отчете «Доходы и расходы».
В отчете «Финансовые результаты» зарегистрированные расходы вы сможете увидеть только после закрытия месяца.
В данном случае необходимо выполнить регламентную операцию «Распределение доходов и расходов по направлениям деятельности».
После закрытия месяца расходы по статье распределились равномерно между двумя направлениями.
Списание материалов на собственные нужды
В качестве примера возьмем такую ситуацию: есть основной склад и два магазина. Предприятие для сотрудников централизованно закупает воду (в бутылках по 20 л). Необходимо зарегистрировать расход по потреблению воды.
Создайте новую статью расходов. В качестве типа расходов выберите «Расходы на складское хранение и обработку», а для типа аналитики укажите «Склад».
Списание материалов на собственные нужды отражается документом «Внутреннее потребление».
Выберите тип операции «Списание на расходы».
Списание материалов на собственные нужды отражается документом «Внутреннее потребление».
В шапке документа укажите организацию и склад.
На второй вкладке выберите списываемые материалы, количество, статью и аналитику расходов.
Чтобы увидеть в отчете подобный тип расходов, предварительно необходимо закрыть месяц (чтобы посчитать себестоимость списываемых материалов, образующих сумму расхода).
По умолчанию сумма расхода по статье показывается одной общей суммой, однако можно включить детализацию по аналитике.
Данный расход целиком отнесен на одно направление деятельности.
Расходы на продажу товаров
Другой пример. Предположим компания совершила крупную сделку по продаже товаров, в рамках которой провела банкет для представителей фирмы-покупателя. Расходы на организацию банкета необходимо учесть при определении прибыльности продажи.
Создайте новую статью расходов. На этот раз тип расхода «Расходы на продажу товаров», тип аналитик – «Заказ/реализация».
Создайте заказ клиента и реализацию товаров на его основе.
Регистрация расходов на продажу выполняется документом «Приобретение услуг и прочих активов».
В качестве аналитики выберите созданный заказ клиента.
Зарегистрированный расход появился в отчете.
Чтобы оценить прибыльность заказа клиента, в настройках отчета сделайте отбор по этому заказу.
Теперь в отчете выведена текущая фактическая прибыль по заказу, при этом учтена себестоимость товаров и стоимость представительских расходов.
Обратите внимание: в данном случае для определения прибыльности заказа неправильно пользоваться отчетом по валовой прибыли, т. к. в нем отображаются только дополнительные расходы, отнесенные на себестоимость товаров.
Расходы по проекту
Бывают ситуации, когда в рамках какой-то большой сделки (проекта) оформляется несколько документов продажи и несколько раз фиксируются расходы. Например, госконтракты. Покажем, как в таком случае отражать расходы. В настройках статьи расходов выберите тип аналитики «Сделка».
В качестве такого долгоиграющего проекта (госконтракта) в программе следует использовать сделки с клиентами. Для отражения расходов по сделке создайте документ «Приобретение услуг и прочих активов». В качестве аналитики расхода выберите нужную сделку. Обязательно привяжите к сделке документы продажи.
Направления деятельности и статьи расходов в УТ 11
Использование различных направлений деятельности для детализации финансового результата, основные настройки статей расходов.
С этого урока начинаем разбираться с финансовыми результатами в УТ 11, на конечном этапе попытаемся получить адекватную картинку по доходам и расходам нашего предприятия и оценить его итоговую рентабельность.
Конкретно в этом уроке познакомимся с направлениями деятельности и статьями расходов.
Направления деятельности в УТ 11
Если ваша организация получает прибыль по разным видам деятельности (например, продажа товаров, оказание услуг и т.п.), целесообразно включить использование в программе направлений деятельности . В результате вы сможете увидеть валовую прибыль и рентабельность не только по предприятию в целом, но и в разрезе конкретных видов деятельности.
В разделе Финансовый результат и контроллинг включаем галку Финансовый результат по направлениям деятельности .
Далее нас будет интересовать группа команд в разделе Финансовый результат и контроллинг :
Вначале создадим несколько направлений деятельности, для примера представим, что наше предприятие получает прибыль двумя способами:
- продажа товаров,
- оказание консультационных услуг.
Карточка направления деятельности выглядит следующим образом:
Тут необходимо указать наименование, признак Используется , группу справочника и комментарий при необходимости.
Для распределения доходов и расходов по разным направлениям деятельности нужно создать способы распределения в одноименном справочнике.
На скрине выше я настроил распределение доходов и расходов между созданными направлениями пропорционально выручке предприятия, зарегистрированной по этим направлениям. Помимо выбранного метода, есть варианты распределения:
- пропорционально себестоимости,
- пропорционально валовой прибыли,
- пропорционально коэффициентам, введенным вручную.
Следующая задача — настроить автоматическое распределение продаж по разным направлениям. Для этого открываем список настроек и создаем две настройки.
Карточка настройки распределения выглядит так:
На форме настройки заполняются данные:
- дата начала применения,
- организация,
- номенклатура,
- подразделение,
- клиент,
- вариант распределения по направлениям (или конкретное направление).
В моем примере все продажи распределяются на направление Продажа товаров .
Создадим вторую настройку:
Согласно этой настройке продажа номенклатуры Консультационные услуги будет относится к направлению Оказание услуг .
Здесь работает приоритет частного над общим — более детальная настройка вытесняет более общую, поэтому продажа консультационных услуг будет отнесена к направлению Оказание услуг .
Статьи расходов в УТ 11
Для классификации всех расходов, которые несет предприятие, в программе существует классификатор Статьи расходов . Статья определяет характер расходов и вариант их дальнейшего распределения.
Карточка статьи расходов имеет такой вид:
В верхней части формы указывается наименование и описание статьи, ниже выбирается тип расходов из списка вариантов:
Выбранный тип расходов определяет выбор возможных вариантов распределения суммы расходов по данной статье и доступные виды аналитики.
Расходы могут относиться к основной или прочей деятельности предприятия (в последнем случае распределение расходов возможно только по направлениям деятельности).
Существует несколько вариантов распределения расходов:
- на финансовый результат — расходы уменьшают прибыль текущего периода,
- на расходы будущих периодов — расходы будут списываться в будущем несколькими частями,
- на себестоимость товаров — расходы будут увеличивать себестоимость ТМЦ (согласно выбранной аналитики расходов).
Если в месяце возникновения расходов нет понимания, куда именно их распределять, выбирается вариант Не распределять .
Ниже выбирается тип аналитики для статьи (из доступных для данного типа расходов). При необходимости можно установить признак Контролировать заполнение аналитики — в таком случае пользователь не сможем провести документ, не заполнив аналитику.
Если у вас включен раздельный учет НДС, необходимо выбрать вариант распределения НДС по расходам в рамках статьи.
Если расходы по статье следует относить на финансовый результат (т.е. уменьшать прибыль текущего периода), то необходимо выбрать способ распределения расходов по направлениям деятельности (созданный нами ранее).
На второй вкладке можно настроить ограничение использования статьи при отражении различных хозяйственных операций.
В следующих уроках будет подробно рассмотрено отражение в учете разных видов расходов.
Дмитрий Медведков программист, консультант 1С
Работаю в 1С с 2012-го, специализируюсь на УТ 11
Имею 10 квалифиционных сертификатов 1C:Профессионал, 1С:Специалист и 1С:Специалист-консультант
Настройки финансового учета и направлений деятельности в программе «1С:Управление торговлей 8.3» (ред. 11.2)
Для ведения финансового учета в программе «1С:Управление торговлей» необходимо настроить его параметры в соответствии с потребностями предприятия. Сделать это можно в специальной форме.
По ссылке открывается форма настроек «Финансовый результат и контроллинг», которая содержит разделы для настроек финансового результата, учета товаров и целевых показателей. Рассмотрим раздел настроек «Финансовый результат»:
Здесь находятся флажки, которые включают или выключают следующие функции:
- «Учитывать прочие доходы и расходы» – учет доходов и расходов, не связанных с основной деятельностью, а также расходов будущих периодов и дополнительных расходов по товарам.
- «Финансовый результат по направлениям деятельности» – возможность регистрировать в программе направления деятельности компании и затем учитывать доходы и расходы в разрезе этих направлений.
- «Группы настроек финансового учета» – дополнительные настройки для номенклатуры и расчетов, позволяющие сгруппировать объекты по правилам отражения в бухучете.
- «Группы аналитического учета номенклатуры» – дополнительная аналитика для номенклатуры, позволяющая пользователю самостоятельно создавать параметры аналитического учета, указывать их при операциях и затем формировать отчеты в их разрезе.
- «Учитывать прочие активы и пассивы» – возможность отражать прочие операции (не относящиеся к основной деятельности), связанные с активами или пассивами, например операции с объектами основных средств.
- «Формировать управленческий баланс» – возможность формировать отчет «Управленческий баланс», для анализа финансового состояния предприятия и контроля баланса активов и пассивов.
Направления деятельности
Если организация ведет учет по направлениям деятельности, необходимо занести их в специальный справочник:
Для направления деятельности указывают его наименование и статус – «Используется» или «Не используется». При необходимости можно создать в справочнике группы, которые можно будет выбрать в поле «Группа направлений»:
Способы распределения доходов и расходов по направлениям деятельности
Чтобы доход или расход можно было отнести к какому-либо направлению деятельности, в программе следует задать один или несколько способов распределения. Для этого нужно занести их в соответствующий справочник:
При занесении способа необходимо выбрать правило распределения: пропорционально доходам, расходам, валовой прибыли или коэффициентам. Кроме того, в табличной части указывают направления деятельности, по которым будет производиться распределение данным способом. Если табличную часть оставить пустой, распределение дохода или расхода произойдет по всем направлениям.
При выборе правила «Пропорционально коэффициентам» необходимо для каждого направления деятельности указать коэффициент. Если же занести только одно направление и указать для него любой коэффициент, то доход или расход будет полностью отнесен на это направление.
В дальнейшем способ распределения может быть использован при распределении как прочих доходов или расходов, так и продаж по основной деятельности.
При отражении прочих доходов или расходов «работает» статья доходов и расходов, которую выбирают в документ (например, платежный документ, реализация или поступление услуг и прочих активов и др.). Если в статье указан вариант распределения «По направлениям деятельности», то в ней должен быть выбран и способ распределения. Сумма дохода или расхода будет распределена между направлениями деятельности согласно этому способу. Подробнее о прочих доходах и расходах см. в наших материалах по управленческому учету в УТ – «Прочие доходы» и «Прочие расходы».
Также способы распределения могут использоваться в настройке автоматического распределения продаж.
Настройка распределения продаж по направлениям деятельности
В программе «1С:Управление торговлей» нет возможности напрямую связать документ продажи с направлением деятельности. Распределение выполняется автоматически регламентными документами, обычно при проведении закрытия месяца. Предварительно необходимо настроить правила распределения.
Настройки добавляют по кнопке «Создать». Одновременно может использоваться несколько настроек.
В нижней части формы настройки отмечают, как будет происходить распределение: на конкретное направление деятельности или по способу распределения. В первом случае нужно выбрать направление, во втором – способ.
Выше указывают параметры, по которым программа будет отбирать документы для применения данной настройки: клиент, подразделение, номенклатура и организация. Можно указывать не все параметры. Например, на рисунке 5 выбрано подразделение «Отдел оптовых продаж» и направление деятельности «Оптовые продажи». Это означает, что все продажи, проведенные по этому отделу, будут отнесены на данное направление деятельности (при отсутствии других приоритетных настроек, о чем см. ниже).
Кроме того, необходимо поставить отметку об использовании и указать дату, с которой применяется настройка. Действие настройки продлится с этой даты и до введения новой настройки с такими же параметрами. К примеру, если создать новую настройку и в ней с 01.06.2016 указать другое направление для отдела оптовых продаж, то с этого дня продажи этого отдела будут распределяться по-новому.
Как происходит выбор настройки при распределении продаж, отраженных документом? Для этого в программе заданы приоритеты. Они распределены в обратном порядке: на первом месте – клиент, затем подразделение, номенклатура и организация.
На рисунке 6 приведен пример списка настроек. В нем большинство настроек относятся к подразделениям: продажи каждого подразделения распределяются на определенное направление деятельности, например отдела оптовых продаж – на оптовые продажи и т. д. Однако есть отдельная настройка для клиента «Саймон и Шустер» – направление «Продажа дистрибьюторам». Это значит, что продажи данному клиенту будут отнесены именно на это направление, независимо от подразделения, так как клиент имеет больший приоритет.
Иногда бывает удобно задавать настройки распределения для номенклатуры. В этом случае продажи из одного документа могут быть распределены на разные виды деятельности, в зависимости от номенклатуры. Если каким-то направлением (например, розничной торговлей) занимается отдельная организация холдинга, имеет смысл создать настройку для этой организации. Но следует помнить о приоритетах. Например, если при настройках, приведенных на рисунке 6, отразить продажу по организации «ИП «Предприниматель» и подразделению «Отдел розничных продаж», то эта продажа будет отнесена на направление «Розничные продажи (офис)», хотя для организации указано другое. Будет использовано направление, указанное для подразделения, так как оно имеет приоритет.
Финансовые результаты
После выполнения регламентных операций закрытия месяца продажи будут распределены согласно настройкам. Это отразится в отчетах. Рассмотрим отчет «Финансовые результаты».
Отчет формируется в валюте управленческого учета. Выручка от продаж и себестоимость продаж распределены по направлениям деятельности. Обратите внимание, что на направление «Доп. услуги» распределена только выручка, а себестоимость отсутствует (так как для услуги ее не может быть).
Один из методов учёта дополнительных расходов в УТ11
Предполагаемая аудитория – специалисты по сопровождению программ 1С и пользователи.
Один из методов учёта дополнительных расходов в УТ11
Пример одного из правильных методов учёта дополнительных расходов в УТ11
1. Общие положения
Для того, чтобы включить возможность учёта дополнительных расходов необходимо выполнить следующие настройки.
В меню «НСИ и администрирование» выберите пункт «Финансовый результат и контроллинг». В разделе «Финансовый результат» установите опцию «Учитывать прочие доходы и расходы».
В справочник «Статьи расходов» необходимо внести статьи расходов, которые приняты на предприятии. Справочник расположен в разделе «Финансовый результат и контроллинг».
Настройки справочника «Статьи расходов» обеспечивают разносторонний учёт расходов предприятия. Для каждой статьи расхода необходимо выбрать тип расхода
- Расходы на приобретение товаров
- Расходы на складское хранение и обработку
- Расходы на продажу товаров
- Прочие операционные и внереализационные расходы
- На себестоимость товаров
- На финансовый результат (направление деятельности)
- На расходы будущих периодов
- Не распределять
Поступление дополнительных расходов отражается документом «Поступление услуг и прочих активов». Документ расположен в разделе «Финансовый результат и контроллинг».
Распределение дополнительных расходов на себестоимость товаров выполняется после выполнения регламентной операции «Расчет себестоимости».
- выбрать статью расходов с вариантом распределения «на себестоимость товаров» и с видом аналитики расходов «Поступление товаров и услуг»;
- в качестве аналитики выбрать документ «Поступление товаров и услуг», на себестоимость товаров которого должен распределиться расход.
В том случае, если расход должен распределиться на товары из нескольких поставок, необходимо нажать на кнопку «Распределить на документы поступления», и в открывшемся окне выбрать нужные документы поступления, затем распределить расход на них.
2.2. Для того, чтобы отнести расходы на себестоимость товара, полученного в результате сборки необходимо в строке с расходом:
выбрать статью расходов с вариантом распределения «на себестоимость товаров» и с видом аналитики расходов «Сборка / разборка товаров»
в качестве аналитики выбрать документ «Сборка / разборка товаров», на себестоимость товаров которого должен распределиться расход.
2.3. Прочие дополнительные расходы
Для оформления прочих расходов, не включаемых в себестоимость, используется документ «Поступление услуг и прочих активов». В этом случае в качестве статьи расходов необходимо выбрать статью с вариантом распределения «На финансовый результат».
В том случае, когда в финансовом результате нужно отразить расходы, учёт которых не автоматизирован в программе, необходимо использовать документ «Отражение прочих доходов и расходов». Документ расположен в разделе «Финансовый результат и контроллинг». В качестве статьи расходов здесь также выбирается статья с вариантом распределения «На финансовый результат».
2.4. Отчёты по дополнительным расходам
Все отчёты по данной теме располагаются в разделе «Финансовый результат и контроллинг», «Отчеты по финансовому результату».
Суммы дополнительных расходов, включённых в себестоимость товаров можно увидеть в отчёте «Валовая прибыль предприятия» в соответствующей колонке.