Ордерные склады в УТ 11
Настройка ордерной схемы документооборота, отражение основных операций приемки и отгрузки на ордерном складе.
Ордерную схему документооборота (ДО) целесообразно использовать в том случае, если:
- финансовые документы по расчетам с поставщиками и клиентами оформляет один человек (менеджер), а фактическую приему/отгрузку товаров со склада регистрирует в программе другой человек (кладовщик),
- перечисленные выше сотрудники удалены друг от друга.
При использовании ордерной схемы ДО принято выделять две важные составляющие операций закупок и продаж: изменение состояния взаиморасчетов с контрагентом и отражение складских движений по номенклатуре. За изменение взаиморасчетов в таком случае отвечает документ Приобретение товаров и услуг (для закупок) и Реализация товаров и услуг (для продаж), а складские движения обеспечивают ордера — приходный и расходный.
В рамках урока мы рассмотрим отражение в УТ 11 трех видов операций:
- закупка у поставщика,
- перемещение товаров,
- продажа клиенту.
Настройка УТ 11 в части ордерного хранения
Здесь включаем использование ордерных складов и выбираем порядок оформления накладных и расходных ордеров (чаще всего вначале создаются накладные, а затем ордера).
Необходимо выбрать вариант формирования расходного ордера, на выбор 3 варианта:
- расходный ордер (РО) формирует кладовщик из рабочего места Отгрузка,
- РО формирует менеджер из списка документов продажи,
- РО формируется автоматически на основании накладой.
В нашем примере мы остановимся на первом варианте.
Также нужно выбрать очередность создания накладной и приходного ордера (в нашем случае сначала будет формироваться накладная, а потом ордер).
Ввод НСИ, приходные и расходные операции
Создадим два ордерных склада. В карточке склада на первой вкладке никаких нововведений (по сравнению с неордерными складами):
На второй вкладке нужно выбрать операции, для которых необходимо применять ордерную схему:
Для более детального контроля обработки ордеров пользователями есть смысл установить использование статусов. Также можно установить дату, начиная с которой на складе действует ордерная схема (при пустой дате считается, что на складе ордерная схема действовала всегда).
Отразим закупку у поставщика.
Создаем новый документ, заполняем шапку, выбираем ордерный склад:
На второй закладке указываем сведения о номенклатуре:
Проводим документ. Открыв отчет по задолженности поставщикам, увидим что она выросла на сумму документа:
А вот номенклатура на склад не поступила:
Для отражения складской приемки введем приходный ордер, для этого откроем рабочее место Приемка:
В верхнем отборе нужно выбрать склад, после этого заполнится список необработанных распоряжений на оформление приходных ордеров. Видим, что появилось новое распоряжение, выделяем его в списке и нажимаем Создать ордер:
Открывается форма нового документа (почти полностью заполненного):
Для документа можно установить определенный статус:
Для автоматического заполнения количества можно воспользоваться кнопкой:
При необходимости, кладовщик прямо из формы документа может зарегистрировать штрихкод выбранного товара, создать упаковку, отредактировать реквизиты номенклатуры (добавить картинку, артикул, ввести весогабаритные характеристики и т.п.):
Для дополнительной проверки можно нажать на кнопку Проверить и пересчитать товар заново (с использование ТСД, сканера штрихкода или вручную):
В реальной жизни чаще всего при приемке на склад кладовщик выполняет следующую последовательность действий:
- по товаросопроводительным документам от поставщика находит нужное распоряжение в списке распоряжений в рабочем месте Приемка,
- на основании найденного распоряжения создает приходный ордер,
- проводит ордер, распечатывает из него Бланк приемки товаров (или Приходный ордер на товары),
- пересчитывает привезенный поставщиком товар, заносит данные в распечатанный бланк,
- данные из бланка переносит в ордер (корректирует колонку количество, как вариант еще и упаковку),
- переводит документ в статус Принят, проводит и закрывает.
Вот список всех доступных форм из приходного ордера:
В рабочем месте приемки появляется новый ордер:
Теперь можем убедиться, что номенклатура фактически поступила на склад:
Для анализа состояний распоряжений на оформление приемки (т.е. чтобы проверять, по всем ли финансовым документам оформлены ордера) можно воспользоваться отчетом Выполнение приемки товаров:
Оформление операций перемещения между ордерными складами и продажи с такого склада продемонстрированы в видеоуроке
Дмитрий Медведков программист, консультант 1С
Работаю в 1С с 2012-го, специализируюсь на УТ 11
Имею 10 квалифиционных сертификатов 1C:Профессионал, 1С:Специалист и 1С:Специалист-консультант
Ордерная схема. Плюсы и минусы
Давайте сразу же зададимся вопросами: Что такое ордерная схема и для чего она нужна? А в конце статьи попытаемся ответить на главный вопрос: Нужна ли ордерная схема вашему предприятию?
Ордерная схема это прежде всего разделение операций по движению товаров на Финансовые и Складские . Ещё называют «двухфазная» схема товародвижения.
В этой схеме существуют финансовые документы (Поступление товаров, Реализация товаров) и складские (Приходный и расходный ордера). Соответственно финансовые документы делают движения по регистрам финансового учета (взаиморасчеты, выручка и т.д.), но движение по складам не происходит при проведении финансовых документов. Отражение движений по складским регистрам осуществляется складскими ордерами. Из этого вытекают следующие особенности ордерного ведения учета, они же отличия ордерной схемы от без ордерной в 1С Управление торговлей 11.
Рассмотрим на примере поступления товаров (для реализации будет все тоже самое, только финансовый документ будет Реализация товаров и услуг, а складским Ордер на списание товаров):
- Операция поступления осуществляются 2 документами (Поступление товаров и услуг и Приходный ордер).
- Процесс поступления разнесен по времени. Т.е. отдел закупа уже сформировал поступление, а на склад товар еще не поступил (машина с товаром приедет позже или даже завтра).
- Есть возможность отражать продолжительный процесс приемки товара с помощью статусов ордеров (К поступлению, В работе, Требуется обработка, Принят).
- Есть возможность отражать расхождения по количеству принятого товара от количества по документам поставщика.
- За финансовые и складские документы отвечают разные сотрудники.
Далее мне бы хотелось сразу написать плюсы и минусы ордерной схемы, но не так все просто. Дело в том, что для одних компаний ордерная схема может нести сплошные плюсы, а для других сплошные минусы. Т.е. плюсы данной схемы также являются и минусами (как говорится, палка о двух концах). Как же быть тогда? А мы поступим следующим образом, мы представим себе 2 типовые компании и для каждого типа опишем полезность или не полезность применения ордерной схемы.
Первая компания: ООО Мебель
Это небольшая компания имеющая торговый павильон в которой выставлена мебель, а также склад он же небольшой цех по сборки мебели из готовых комплектующих.
У нас 2 склада и сразу не понятно удобна ли ордерная схема будет или нет. Вот представим ситуацию, что руководитель компании дал задание программисту 1С расписать ему плюсы и минусы внедрения ордерной схемы. И вот что получилось:
- В магазине один продавец и товар крупный в пересчете нет необходимости, плюсов тут от ордерной схемы не будет.
- В сборочном цехе для внедрения ордерной схемы потребуется оборудовать рабочее место, и создавать приходные и расходные ордера, лишняя работа и дополнительные затраты. Да и менеджер находится в этом же здании и скорее всего ему и поручат выписывать ордера. А если возникнут расхождения их тоже проще сразу же уладить с менеджером.
Вторая компании ООО Стройматериалы
Имеет офис, торговый зал и несколько отедльно расположенных складов на территории с возможностью подъезжать к каждому складу на автомобиле.
Товар выписывается оптовым клиентам в офисе, а розничным в торговом зале. Забирается товар покупателем только со складов.
- Время выписки реализации и время отгрузки товара со склада разные. Например клиент оплатил товар, а потом пошел искать машину. В данном случае ордерная схема позволит отражать реальные остатки на складе.
- За сохранность товара отвечают кладовщики (материально-ответственные сотрудники) по этому именно они должны списывать товар со склада, а не менеджер, который за товар не отвечает.
- По одной реализации клиент будет получать товар на нескольких складах, это будет требовать выписки нескольких ордеров.
- При поступлении товара из а большого объема, в ордерах удобно учитывать полученное количество и сразу отражать расхождения. А если ещё и товар имеет штрих коды, так процес можно ещё глубже автоматизировать с использованием сканеров штрихкода.
В итоге для данной компании применение ордерной схемы будет оправданным.
Ещё конечно встречаются и промежуточные случае, в таких компаниях принимать решение нужно сугубо индивидуально.
Ордерный склад в 1С
Особенности программы дают возможность применять систему ордеров для каждого склада отдельно. Для подключения ордерной схемы на определенном складе достаточно зайти в справочный раздел Склады и магазины, отметить флажком Использовать ордерную схему документооборота:
Программа предусматривает возможность не только включать/выключать ордерную схему для каждого отдельно взятого склада, но и определять при каких операциях она будет задействована. Например, можно запрограммировать использование схемы только при выполнении операций оприходования товаров или отгрузки продукции. Отдельным флагом выделено и отображение недостачи, излишков.
Работа ордерной схемы
Порядок оформления стандартного поступления на ордерный склад имеет вид:
Здесь можно увидеть движение по регистрам, сформировавшим документ:
Отсутствие движения по складским регистрам видно только в регистре Товары организации. Появление соответствующих записей в регистре Товары к поступлению служит сигналом программе о необходимости создания Распоряжения на приемку товара.
Наглядно движение созданного документа видно в регистре Приобретение товаров и услуг, в случаях, когда товар приходуется на обычный склад:
Здесь видно отсутствие регистра Товары к поступлению, зато есть динамика движения по складским регистрам Свободные остатки, Товары на складах.
Товар, предназначенный для реализации, показывает регистр Свободные остатки, реальные остатки находятся во вкладке Товары на складах.
Перейдем к выполнению складских операций, для который есть специально разработанный интерфейс, служащий для оформления отгрузки, приема товара. Он открывается при переходе из раздела Склад по команде Приемка или Отгрузка, и носит название Приемка товара на склад (Отгрузка товара на склад):
При нажатии на окошко команды Приемка, открывается рабочее место Приемка товара на склад. Здесь указывается конкретный склад, выбираются следующие поля Состояние и Дата поступления:
Список распоряжений отображает поступления, другие документы, которые служат основанием на прием товара (Оприходование, Перемещение).
Следующим шагом является нажатие кнопки Создать ордер:
Что приводит к формированию документа.
ВАЖНО! В созданном документе колонка Количество будет пустой. Это сделано для того, чтобы лицо, ответственное за прием товара, пересчитало поступившую продукцию и внесло в графу фактическое количество единиц.
Существенно ускоряет процесс использования чтения штрих-кодов сканером. Нажав кнопку Проверить, можно увидеть интерфейс, позволяющий просканировать количество товара:
Здесь же расположена кнопка команды Заполнить. Воспользовавшись данной функцией, можно забить в соответствующих графах номенклатуру, количество, номенклатуру совместно с количеством:
Используя упаковки номенклатуры, можно по команде Показать дополнительную информацию, заполнить графу с указанием количества товара, поступившего в упакованном виде:
Так же можно задать штрих-код, откорректировать/задать вес единицы товара (упаковки), ввести изображение продукции.
Рассмотрим движение товара, формируемое по команде Приходный ордер:
Поскольку статус документа — К поступлению, то регистр Товары к поступлению остается в неизменном виде. При изменении статуса документа на Принят, меняется и вид документа:
Во вкладке Товары к поступлению закрывается количество товара К поступлению, появляются свободные остатки, остатки на сладе. После завершения всех операций, товар фактически появляется на складе и готов к реализации.
Нет времени на изучение? Закажите консультацию или настройку ордерного склада в 1С по кнопке ниже.
Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку
Ордерный склад 1С УНФ
В данной статье будет проведен обзор функциональных возможностей ордерного склада в конфигурации 1С УНФ.
При ордерной схеме склада, документы приемки и отгрузки разделяются на финансовые и складские, накладные и ордера. На обычном складе, например, для отражения операции расхода создается 1 документ – Расходная накладная в 1С. В случае применения ордерной схемы, помимо расходной накладной в 1С, которая является финансовым документом, создается Расходный ордер.
Ордерная схема склада документооборота применяется в случаях, когда:
· Финансовые и складские документы создают разные сотрудники, которые отвечают за свой участок учета;
· Офис и склад территориально удалены.
1. Настройка ордерного склада в конфигурации программы 1С
Прежде всего необходимо включить возможность использования ордерных складов в конфигурации программы 1С. Для этого необходимо перейти в «Настройки» — «Еще больше возможностей».
Настройки Еще больше возможностей
В разделе настроек склада необходимо активировать флажок Ордерные склады.
Активировать флажок Ордерные склады
Далее создаем ордерный склад. Для этого переходим в справочник Склады и магазины и нажимаем на кнопку Создать — Склад.
Справочник Склады и магазины
Создать Склад
Заполняем наименование и активируем флажок Ордерный.
Активируем флажок Ордерный
2. Ордерный документооборот в 1С
Настройки системы 1С завершены. Теперь переходим к демонстрации ордеров. Рассмотрим документ Приходный ордер в 1С.
Данный документ создается на основании любого документа, где предполагается приемка товара 1С, например, поступление, списание, сборка, перемещение. Рассмотрим операцию поступление товаров от поставщика в 1С.
Приходный ордер в 1С можно создать как на основании документа Заказ поставщику, так и на основании документа Приходная накладная. Выбор того или иного варианта зависит от внутренних процессов компании.
Чтобы создать Приходный ордер в 1С на основании заказа нажимаем на кнопки Создать на основании — Приходный ордер в 1С.
Создать Приходный ордер в 1С
Заполняем поле Склад, заполняем фактическое количество поступивших товаров и проводим документ.
Заполняем поле Склад
На основании приходного ордера можно распечатать печатные формы в конфигураторе 1С:
· Бланк товарного наполнения
Для завершения документооборота, на основании заказа создаем приходную накладную в 1С.
Далее рассмотрим документ Расходный ордер. Данный документ создается в паре с финансовым документом списания в той или иной операции.
Рассмотрим операцию процесса продажи товаров клиенту.
На основании заказа покупателя создать расходный ордер нельзя, оформление доступно только на основании документа Расходная накладная в 1С.
Создаем расходную накладную в 1С и нажимаем на кнопки Создать на основании — Расходный ордер.
Создаем расходную накладную в 1С
Проводим расходный ордер.
Проводим расходный ордер
На основании расходного ордера можно распечатать расходную накладную в 1С и бланк товарного наполнения.
Распечатать расходную накладную в 1С и бланк товарного наполнения
3. Отчеты ордерной схемы в конфигурации системы 1С
В конфигурации 1С УНФ есть отчет Расхождения по ордерным складам. Он показывает по каким складам и товарам не созданы приходные или расходные ордера, тем самым производится контроль. Это актуально, так как порой, человеческий фактор дает о себе знать.
Расхождения по ордерным складам
Остатки по складу и Остатки товаров
Также, есть такие отчеты, который могут показывать разное количество остатков товара на складе. Отчет Остатки по складу показывает остатки по складским регистрам, отчет Остатки товаров показывает остаток по финансовым регистрам.