Какие бывают отчеты в системе 1с

Отчеты в системе «1с: Предприятие»

Любая компьютерная система, используемая для автоматизации учета и управле­ния информационными базами, только тогда в полной мере выполняет свои функции, когда имеет в своем составе средства обработки накопленной в системе информации и получения сводных данных в удобном для просмотра и анализа виде. В данном случае мы говорим о том, что любая система автоматизации учета должна содержать в себе подсистему формирования выходных документов или, другими словами, отчетных документов, достаточных для удовлетворения по­требностей пользователей системы в подробной и достоверной выходной ин­формации. Программа «1С:Бухгалтерия» в полной мере обладает такой возможно­стью, т.к. имеет в своем составе не только стандартные отчеты для получения итоговой информации из базы данных, но и программно реализуемую способ­ность создавать всевозможные дополнительные отчеты по желанию пользовате­ля системы.

При необходимости обработки информации в информационной базе согласно некоторому алгоритму (например, получение различных сводных данных) в системе «1С:Предприятие» используются отчеты (обработки). Количество и состав отчетов оп­ределяются конфигурацией и версией программы.

Для задания отчета на этапе разработки задачи определяется алгоритм отчета, определяющий получение и обработку информации из базы данных, и форма отчета, позволяющая пользователю задавать параметры алгоритма и включаемых в отчет данных. Список доступных пользователю отчетов полностью определяется при разработке задачи.

При выборе пользователем необходимого отчета на экране появляется окно, объединяющее форму отчета и инструментальную панель, позволяющую выполнять различные действия при работе с отчетом. Пользователю доступны следующие действия:

выполнение действий, определяемых формой отчета;

сохранение и загрузка параметров отчета (настройка отчета);

переход к описанию отчета;

получение краткой справки по элементам формы отчета.

Бухгалтерские итоги могут формироваться в программе «1С:Бухгалтерия» за лю­бой указанный вами период времени. Система поддерживает их в актуальном со­стоянии при любых изменениях в проводках бухгалтерских операций. Поскольку бухгалтерские итоги могут формироваться за самые различные пе­риоды, важно правильно выбрать и установить период, до которого (включи­тельно) они будут рассчитаны. Этот период устанавливается в команде меню «Управление бухгалтерскими итогами».

Режим «Управление бухгалтерскими итогами» предназначен для управления системой бухгалтерских итогов «1С:Бухгалтерии».

Для вызова данного режима следует выбрать пункт «Управление бухгалтерскими итогами» из меню «Операции» главного меню программы. В конфигурации могут быть определены также другие пункты меню и кнопки панелей инструментов для вызова данного режима.

Период, за который формируется отчет, определяется на вкладке «Бухгалтерские итоги» диалога «Настройка параметров системы», который появляется на экране при выборе команды меню «Сервис — Параметры».

Несмотря на многообразие отчетов, предусмотренных в программе «1С:Бухгалтерия», основные принципы работы с отчетами унифицированы. Наи­более часто используемые отчеты можно вызвать с помощью кнопок, располо­женных на панели инструментов, либо использовать команду главного меню «Отчеты».

Отчеты, которые используют­ся в программе «1С: Бухгалтерия», можно разделить на несколько типов:

Далее мы подробно рассмотрим назначение и применение этих основных типов отчетов, используемых в программе.

Стандартные отчеты и их применение

Стандартные отчеты входят в состав типовой конфигурации. Они предназначены для использования в любых организациях и для любых разделов бухгалтерского учета. Стандартные отчеты используются для получения бухгалтерских итогов в различных разрезах для любых счетов, субконто и валют. Стандартные отчеты отличаются тем, что они рассчитаны на работу с любым планом счетов вне зависимости от настроек аналитического, количественного и валютного учета. Они могут использоваться для получения итоговой и детальной информации по любым разделам бухгалтерского учета.

В состав типовой конфигурации входят следующие виды стандартных отчетов:

«Оборотно-сальдовая ведомость» (для каждого счета содержит информацию об остатках на начало и на конец периода, а также об оборотах за период), представлена на рис. 7;

«Сводные проводки» (отчет содержит обороты между счетами за период);

«Шахматка» (содержит обороты между счетами в табличном виде);

«Оборотные счета (Главная книга)» (используется для ежемесячного вывода остатков и оборотов счета);

«Журнал-ордер (ведомость) по счету» (отчет по движению на счете: начальное сальдо, обороты с другими счетами, детализированные по датам и проводкам, и конечное сальдо);

«Анализ счета» (отчет по оборотам счета с другими счетами);

«Карточка счета» (отчет содержит все проводки с данным счетом с указанием объектов аналитического учета);

«Карточка субконто» (содержит все операции с выбранным субконто);

«Анализ счета по датам» (остатки и обороты счета на каждую дату выбранного периода);

«Анализ субконто» (в отчете приводятся обороты по всем счетам, в которых используется выбранное субконто);

«Отчет по проводкам» (создает выборку проводок за период по выбранным критериям);

«Диаграмма» (показывает бухгалтерские итоги в графическом виде).

Рис. 7. Оборотно-сальдовая ведомость в системе «1С: Предприятие 7.7»

Специализированные отчеты и их применение

Специализированные отчеты создаются обычно в конкретной конфигурации, непосредственно для данной организации и решают более узкие задачи. Они обычно ориентированы на конкретный раздел бухгалтерского учета и создаются при необходимости получить специфические выборки информации или особый вид печатной формы. Общие принципы работы со специализированными отче­тами ничем не отличаются от работы с другими типами отчетов. Типовая конфигурация программы «1С:Бухгалтерия» редакции 4.5 позволяет по­лучить следующие специализированные отчеты:

«Кассовая книга (КО-4)»;

«Товарный отчет (ТОРГ-29)»;

«Сопроводительный реестр (ТОРГ-31)»;

«Карточка количественно-суммового учета»;

«Ведомость по расходам УСН»;

«Инвентарная книга ОС-66»;

«Инвентаризация счетов с контрагентами»;

«Технологический анализ бухгалтерского учета».

Во всех организациях, работающих с наличными деньгами, ведется кассовая книга. В ней учитывают операции с наличными деньгами. Все ее страницы про­нумерованы, она прошнурована и опломбирована сургучной печатью. После лю­бой операции по выдаче или получению наличных денег кассир обязан сделать запись в кассовой книге. Ежедневно в конце рабочего дня кассир производит расчеты и подводит итоги операций с наличностью, выводит остаток по кассе на следующее число и передает в бухгалтерию отчет кассира с приходными и рас­ходными кассовыми документами. Отчет кассира является копией кассовой кни­ги за один день. Программа «1С:Бухгалтерия» автоматизирует ведение кассовой книги (рис. 8).

Рис. 8. Отчет «Кассовая книга» в системе «1С: Предприятие 7.7»

Регламентированные отчеты и их применение

Регламентированные отчеты предназначены для формирования и представления отчетности в ИФНС и другие контролирующие органы. Состав и содержа­ние этих отчетов определяются действующим законодательством. Кроме того, некоторые регламентные отчеты могут создаваться и самими пользователями системы «1С: Предприятие». В комплект поставки программы «1С:Бухгалтерия» входит набор регламентированных отчетов. Это, прежде всего, налоговые и бухгалтерские отчеты, предназначенные для предоставления налоговым органам, а также отчеты для предоставления в различные фонды. Данный набор отчетов постоянно обновляется и распространяется бесплатно фирмой «1С» среди зарегистри­рованных пользователей программы.

Основным документом, с помощью которого можно оценить деятельность предприятия, является баланс.

Полная отчетность по бухгалтерскому балансу состоит из 6 регламентированных форм отчетов:

Какие отчеты есть в 1С Предприятие и для чего они?

Возможность пользоваться в программе 1С историей хозяйственных операций для формирования итоговых отчетов и планирования показателей – одно из главных достоинств программы 1С и одно из главных условий современного бизнеса. Ниже приведен список отчетов, благодаря которым каждая коммерческая компания пользующаяся программой 1С «Управление торговлей» держит руку на пульсе происходящих дел.
Специалисты нашего проекта решили поделится практическим опытом, и рассказать пользователям о самых востребованных отчетах 1С и их предназначении. Ниже приведены виды отчетов, краткая характеристика и ссылка на инструкцию с подробным описанием настройки по формированию отчета (ссылка есть на на все отчеты). Впрочем, все кто знает для чего нужен тот или иной отчет, но «плавает» в методах построения может сразу ознакомится с готовыми инструкциями по настройке отчетов в рубрике «Аналитка» нашей Wiki-1C энциклопедии FAQ 1C.

1. Продажи и результаты деятельности

· отчет по продажам

самый главный и самый востребованный отчет всех коммерческих компаний. Показывает оперативные показатели коммерческой активности компании на любую дату, любой период времени. Показатели и настройки отчета очень разнообразны и гибки, удовлетворят даже самого требовательного управленца. Возможно формирование отчета по: покупателям, по номенклатуре, по менеджерам, по количеству и сумме (убывание/возрастание), с группировками по характеристикам продукции (размер, цвет, производитель, сорт) с отбором по определенному товару, признаку и т.д.

· валовая прибыль

универсальный отчет для просмотра продаж, прибыли, рентабельности сделок. В основу отчета заложены показатели сравнения сумм продаж накладных с их себестоимостью, что позволяет оперативно формировать показатели рентабельности работы компании. Так же как отчет по продажам, отчет по валовой прибыли настраивается с разными параметрами и показателями. Полезен для руководителей подразделений продаж, маркетологов, экономистов.

· рапорт руководителю

предназначен для предоставления руководителю сводной информации о текущем состоянии дел компании. В отчет могут быть включены произвольное количество данных, но как правило используется несколько ключевых показателей для простоты восприятия оперативных показателей: дебиторская (кредиторская) задолженности, продажи, закупки, остатки, валовая прибыль, рентабельность, период оборота товарных запасов. Для удобства наглядности данных предусмотрено графическое отображения показателей в виде графиков, диаграмм. Если отчет по продажам можно назвать основным отчетом руководителей отделов продаж, то рапорт руководителю – основной отчет руководителя компании.

· авс-анализ продаж

отчет выполняется на основании отчета о продажах. В отчет заложен принцип Парето (80 % продаж делает 20 % ассортимента продукции). Этот отчет классифицирует весь товар на самую продаваемую продукцию и неходовую продукцию. Универсальность этого отчета позволяет проводить авс-классификацию практически любых показателей деятельности компании. Необходим для маркетологов, руководителей, продавцов.

· xyz-анализ покупателей

отчет прендназначен для анализа стабильности. Для каждого из 3-х классов (X, Y и Z) задаются свои значения – относительные коэффициенты вариации параметра. Считается что класс X объекты с наиболее стабильными параметрами, а класс Z – с самыми нестабильными параметрами.

· план-фактный анализ продаж

любая уважающая себя компания планирует свою деятельность, в том числе и продажи. План-фактный отчет по продажам как нельзя лучше отражает успеваемость фирмы согласно запланированным показателям по продажам. Необходимым условием эффективного использования данного отчета является ведение в базе данных плановых показателей продаж. Отчет необходим руководителям торговых подразделений, ответственным менеджерам, директорам, экономистам.
процент выполнения/невыполнения заказов
в торговой деятельности существует практика оформления предварительной договоренности с клиентом о покупке продукции. Как правило, такие договоренности оформляются заказом покупателя. Если вас интересует, как формируется воронка продаж вашей компании, то просто необходимо пользоваться отчетом о проценте выполнения/невыполнения заказов покупателей. Причиной невыполнения (потери) клиента могут быть: отказ клиента, отсутствие товара, отсутствие оплаты и т.д. Анализ заказов покупателей ответит на все вопросы по заказам.

· отчет по товарам, переданным на комиссию

немногие компании работают по схеме передачи товара на комиссию, но если работают, то часто возникают вопросы о количестве переданного, проданного и оплаченного товара комиссионером. Отчет по работе с комиссией предназначен для формирования ключевых показателей работы с комиссионером, отражает состояние дел по комиссии, задолженность за товар и т.д.
отчет по клиентам (контактные данные, экспорт данных)
иногда возникает потребность использовать базу данных контактов клиентов для формирования почтовой рассылки, звонков, поздравлений и т.д. Существует возможность извлечения таких данных для использования их в формате Excel. С помощью фильтров и отборов в приложениях Microsoft Office возможна дальнейшая обработка, фильтрация данных для дальнейшей работы.

· показатели работы менеджеров

отчет показывает эффективность работы менеджеров по продажам. Например, если у вас за каждым клиентом закреплен ответственный менеджер, вы с легкостью можете проанализировать какую выручку в этом месяце принес конкретный менеджер. По сути этот тот же отчет по продажам, но с возможностью аналитики эффективности торговых сотрудников компании.

2. Остатки и склад

· отчет по срокам хранения продукции

показывает количество времени хранения товарных по интервалам времени на складах компании. Интервалы могут быть произвольными, но обычно это промежутки: до 30 дней, от 30 до 60 и более. Отчет необходим менеджерам по логистике, закупкам и сбыту. Отчет наглядно показывает самый быстрооборачиваемый товар и товар с большим сроком хранения (угроза неликвида).

· анализ точки заказа

этот отчет поистине можно назвать сердцем логистики. Благодаря данному отчету анализируется текущий остаток товаров с учетом невыполненных сделок, сравнивается с точкой минимально допустимого порога остатков номенклатурной позиции на остатке. Если порог точки заказа достигнут, отчет формирует потребность в заказе продукции для пополнения товарных запасов. Точка заказа конкретной продукции для каждой номенклатуры задается индивидуально. Возможен учет сезонности и всплесков.

· анализ закупок. План-факт выполнения закупок

отчет предназначен для понимания выполнения обещанных поставок поставщиками и реальными поставками. Недовыполнения поставок, как вы понимаете, может привести к потере продаж, а излишняя загруженность товарными запасами к наращиванию на остатках неликвидов, порче продукции, увеличению потребности складских площадей и т.д. К тому же будет полезно знать, кто из поставщиков добросовестно выполняет свои обязательства, а кто нет.

· анализ свободного товара на складе

как известно весь товарный остаток организации делится на три составляющие: общий, зарезервированный и свободный остаток. Понимание состояния товарных запасов именно в таком разрезе необходимо, если вы намерены вести качественные отношения с клиентами, не досадуя покупателей фразами «товар, который вы заказывали вчера нет, т.к. он отложен для другого». Работа только со свободным остатком через отчет качественно повысит работу с клиентом, сделает ваши отношения с покупателями более доверительными и надежными.

· анализ складских остатков

простой отчет для оценки количества остатков товаров на складах компании в разрезе номенклатуры, складов, единиц измерения и т.д. Полезен, например, для отслеживания динами роста или снижения складских запасов, занимаемым площадям, аналитики размера запасов в разные периоды времени.
ведомость по товарам на складах
отчет очень похож на предыдущий отчет, с тем отличием, что ведомость по товарам на складах дает остатки, но еще и с причинно-образующей аналитикой. Т.е. отчет отвечает на вопрос почему, каким документом или благодаря какому поставщику увеличелись складские остатки. Очень удобен для поиска ошибок управленческого учета и аналитики движений товара в количественных показателях

· остатки на складах в ценах себестоимости (закупочных ценах)

отчет интересен тем, кого кроме количественных показателей остатков интересуют стоимостные показатели в закупочных ценах поставщика. С помощью этого отчета также можно узнать себестоимость любого вида продукции и посмотреть партиообразующий документ (каким документов оприходован в программу)

3. НДС и налоги

· реестр налоговых накладных

отчет предназначен для формирования реестра налоговых накладных за период и выгрузку в xml-формате для дальнейшей загрузки в другие программы налоговой отчетности.

· проверка суммы обязательств по НДС

формирует суммы выписанных и не выписанных налоговых обязательств за период. Необходим бухгалтерам для ориентации в выписке налоговых документов, т.к. не всегда понятно какому клиенту, когда именно и была ли выписана налоговая накладная, по предоплате или по отгрузке и т.д.

4. Задолженность, деньги

· отчет о дебиторской задолженности

расширенный отчет о дебиторской задолженности по клиентам, договорам и даже по документам движения. Удобен тем, что позволяет формировать взаиморасчеты по клиентам входящим в один холдинг. Т.е. если клиенты скреплены в программе главным юр. или физ. лицом, то можно брать взаиморасчеты по главному лицу, получая таким образом сгруппированные данные о задолженности. Отчет необходим бухгалтерам, финансистам, экономистам.
платежный календарь
показывает ежедневное, оперативное движение денежных средств. Показывает сумму входящих платежей, а исходя из этого, позволяет планировать расходы, позволяет избежать кассовых разрывов.

· БДР

Отчет о доходах и расходах. Выполняется на основания бюджета движения денежных средств (БДДС). Дает возможность сделать аналитику всех видов деятельности компании. Наглядно можно рассмотреть все виды деятельности: хозяйственная, финансовая, инвестиционная. Итогом этого отчета считается отчет о «Прибыли и убытках» показывающий в целом результаты деятельности компании за квартал, год.

· анализ доступности денежных средств

отчет о наличии наличных и безналичных денежных средств на расчетных счетах и кассах компании. Необходим для планирования платежей и среза остатка денежных средств компании. Отчет понадобится для планирования платежей и поступлений денежных средств для финансистов, бухгалтеров, экономистов. Может быть сформирован оперативно на любую дату в валюте управленческого и регламентного учета.

· анализ движения денежных средств

отчет предназначен для аналитики движения денежных средств по статьям. Статьи вносятся в программу произвольно и зависят от внутренней финансовой архитектуры компании. Отчет необходим об аналитике расходных и доходных статей затрат для финансистов, управленцев.

5. Ценообразование

· анализ цен

предназначен для анализа изменения закупочных цен поставщиков, если таких ведется регистрация в программе. Необходим дя менеджеров по закупкам, специалистов по ценам, учетникам. Позволяет сравнивать закупочные цены на продукцию между поставщиками для выбора наиболее выгодных.

· прайс-листы

отчет о текущих ценах – инструмент, который есть в наличии практически у каждого менеджера по продажам. Цены – это главное. Невозможно продать что-либо не назвав цены. Возможны настройки прайс-листа с разными группировками и отборами для более компактного вида, т.к. прайс-листы торговых компаний имеют зачастую большой ассортимент продукции

· ценники

самый маленький отчет для розничной торговой точки. Фактически это тот же прайс-лист, но предназначенный для каждой номенклатурной позиции отдельно с возможностью компактного вывода на печать для дальнейшего размещения на торговых стеллажах магазинов, салонов, складов и т.д.

Отчет

Отчеты — это прикладные объекты конфигурации. Они предназначены для обработки накопленной информации и получения сводных данных в удобном для просмотра и анализа виде. Конфигуратор позволяет формировать набор различных отчетов, достаточных для удовлетворения потребности пользователей системы в достоверной и подробной выходной информации.

Как правило, для формирования выходных данных отчет использует систему компоновки данных. Но, вообще говоря, отчет может содержать произвольный алгоритм формирования «бумажного» или «электронного» отчета на встроенном языке.

Отчет может содержать одну или несколько форм, с помощью которых, при необходимости, можно организовать ввод каких-либо параметров, влияющих на ход алгоритма.

Выполнение отчетов в фоновом режиме

Отчеты, использующие систему компоновки данных, могут формироваться в фоновом режиме. Запустив отчет пользователь может продолжать свою работу с программой, а на время формирования отчета вместо данных будет отображаться специальная картинка.

Как создать (сформировать) отчет в 1С?

Ведение учета в программе 1С позволяет формировать отчетность как для управленческих нужд компании, так и для предоставления в контролирующие органы. Платформа имеет разные типы отчетов, каждый из которых имеет свои настройки и способы формирования, зависящие от конкретной задачи. В данной статье речь пойдет об отчетах для внутреннего пользования компании.

Разновидности отчетов

В программе 1С существует множество видов отчетов, которые востребованы организациями в самых разных отраслях коммерческой деятельности. В интерфейсе программы их можно посмотреть на главной странице программы в разделе «Отчеты» под заголовком «Стандартные отчеты»:

Помимо стандартных отчетов, существуют отчеты и в других разделах. В закладке «Зарплата и кадры», во вкладке «Отчеты по зарплате» будут отображены специализированные отчеты по зарплате. Таким же образом можно находить отчеты, подходящие для других учетных процессов. При этом каждый такой документ можно настраивать, убирая или добавляя определенные поля, формируя группы, добавляя фильтры и другую аналитику.

Отчетность по аналитике счетов

Разберемся в возможной настройке отчета на примере отчета «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». Добавим в него дополнительное поле «Артикул».

Для этого на панели разделов следует открыть вкладку «Отчеты», и в заголовке «Стандартные отчеты» кликаем на ссылку «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». После открытия формы отчета устанавливаем необходимые настойки:

1. Нажимаем на кнопку «Показать настройки», и выбираем пункт «Дополнительные поля».
2. После этого останется добавить новое поле, и в списке с выбором перейти на необходимое поле (в нашем случае, на «Артикул» для отображения артикула номенклатуры в отчете).
3. Чтобы открылся список с выбором, надо нажать на значок «+» (Выбор поля).

Чтобы выбранное поле отображалось в отчетности, нужно кликнуть на надпись «Сформировать» (в верхнем левом углу). Если понадобится сохранить настройку, следует кликнуть на одноименную кнопку. Для повторного формирования отчета с заданными настройками достаточно нажать на «Выбрать настройки», а не выбирать их заново.

Универсальные отчеты

Для постройки отчета под индивидуальные потребности пользователя, в разделе «Стандартные отчеты» существует «Универсальный отчет». Он позволяет вывести данные из документов, справочников, реестров накопления, сведений. Такой отчет позволяет увидеть данные в аналитике через уже готовые формы с настройками.

Рассмотрим на примере — сформируем отчетность, где будут показаны все товары, поступившие от конкретного поставщика за определенный период времени.

Для этого нужно:

• кликнуть по пункту «Документ» в шапке;
• из открывшегося перечня выбрать «Поступление (акты, накладные)»;
• указать вид «Товары».

Затем надо нажать на надпись «Настройки» и выбрать закладку «Поля и сортировки», установив галочки напротив элементов, которые должны быть видны в отчете.

Далее добавим поле «Контрагент» в отчет для настройки отбора по поставщику. Для этого нужно совершить определенные действия:

Открыть закладку «Отборы», добавить новое поле.

1. Отобразится дополнительное окно, в котором следует кликнуть на символ «+» и найти там поле «Контрагент» (В нашем случае реквизит «Контрагент» находится в составе вкладки «Поступление (акт, накладная).
2. Затем в поле «Вид сравнения» установить «Равно», а в «Значение» выбрать необходимого поставщика.

Для завершения настройки остаётся лишь установить временной период и нажать на кнопку «Сформировать». Отчет сформируется только с учётом выбранного поставщика.

Отчеты по регистрам конфигурации

Бывают случаи, когда необходимо проверить все движения по определенному регистру в таблицах. Обычно это нужно для правильного создания регламентированной отчетности. Разберем на примере регистра «Раздельный учет НДС»

Чтобы проверить движения, нужно в верхней части таблицы кликнуть на «Регистр накопления». Отобразится новое поле, где надо выбрать вид объекта, коим является «Раздельный учет НДС». Последний выбор — клик на надпись «Остатки и обороты».

Теперь нужно произвести настройку для отображения необходимых данных в документах. Для этого следует:

• нажать на надпись «Настройки»;
• открыть закладку «Поля и сортировки»;
• в открывшемся поле необходимо добавить пункт «Регистратор».

Так как это новое поле, оно при добавлении помещено в самый низ списка. Для навигации поля по списку можно воспользоваться синими стрелками.

Далее остается лишь сформировать отчетность, кликнув на соответствующую надпись