Входящий документ
В открывшемся окне "Создание нового входящего документа" отразится список видов входящих документов, доступных для создания. Выберите необходимый вид и нажмите на кнопку «Создать» .
Карточка документа
При создании нового входящего документа откроется карточка, сформированная по выбранному виду.
Закладка «Реквизиты»
Номер поля на картинке
Название поля
Обязательность заполнения
Алгоритм заполнения
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически при выборе вида документа
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически при заполнении карточки документа
Текстовое поле для внесение краткого содержания документа. Этот текст будет добавлен в наименование. Поле ограниченной длины и рассчитано на 60 символов
Контрагент, от кого поступил документ.
Контактное лицо контрагента, подписавшее документ
Дата и регистрационный №, под которым документ зарегистрирован у контрагента
Исходящее письмо, в ответ на которое поступило входящее письмо. Цепочка переписки отображается в карточке документа на закладке «Связи».
Наша организация, в которую поступил входящий документ
Указывается сотрудник, в адрес которого поступил документ
Заполняется автоматически подразделением, в котором работает сотрудник – адресат документа
Указывается способ получения документа (выбирается из выпадающего списка: Email, Курьер, Почта, Факс, Фельдсвязь)
Временный регистрационный номер
Указывается в случае, если документу на момент внесения уже присвоен регистрационный номер (в дальнейшем при регистрации документа может быть изменен)
Дата документа указывается в случае, если она уже присвоена документу (в дальнейшем при регистрации документа может быть изменена)
Указывает на принадлежность документа к определенному проекту
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически в ходе движения документа по регламентированному бизнес-процессу и не подлежит ручной корректировке
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически сотрудником – инициатором документа. Если ответственным за документ является другой сотрудник, то надо указать его
Количество листов и экземпляров бумажного документа
Принадлежность к определенному делу номенклатуры дел
Текстовое поле для внесение произвольной дополнительной информации о документе
Регистрация входящего документа
Регистрация входящей корреспонденции доступна только делопроизводителям
Чтобы вручную зарегистрировать входящий документ необходимо нажать кнопку «Зарегистрировать». В результате документу будет присвоен регистрационный номер и дата регистрации.
Добавление файлов
После заполнения всех необходимых реквизитов можно переходить к прикреплению файлов, содержащих документы. К одному документу может быть добавлено несколько файлов, ограничений по количеству файлов, прикрепленных к документу, нет.
Прикрепить файлы можно двумя способами:
- В карточке документа на закладке «Реквизиты» нажать «Загрузить с диска» (1), далее выбрать «Создать по шаблону» (2) или «Загрузить с диска» (3).
- Перейти на закладку « Файлы» и нажать кнопку « Добавить».
Где найти ранее созданные документы?
- в списке Мои документы;
- в подразделах «Внутренние документы», «Входящие документы», «Исходящие документы» в зависимости от того, к какому документопотоку принадлежит искомый документ;
- через Полнотекстовый поиск.
Как создать связь между документами?
- перейти на закладку «Связи»;
- нажать кнопку «Добавить»;
- выбрать связанный документ;
- выбрать тип связи.
Отправка по маршруту
После регистрации и прикрепления файлов входящий документ можно отправить на рассмотрение, исполнение, ознакомление и по регламентированному процессу.
Отправка входящего документа на рассмотрение
Процесс «Рассмотрение» используется для передачи документа ответственному лицу с целью назначения исполнителей.
Для запуска процесса в карточке документа нажмите кнопку « Отправить» , в открывшемся списке найдите бизнес-процесс «Рассмотрение (новое)» и нажмите кнопку « Перейти к отправке».
В поле «Описание» напишите текст задачи. Поле «Кому» заполняется автоматически – сотрудником, указанным в качестве адресата входящего документа. Укажите сроки рассмотрения и обработки резолюции. В помощь руководителю можете сформировать проект резолюции. Нажмите «Стартовать и закрыть».
После рассмотрения документа автору придет задача для обработки резолюции и направления документа на исполнение или ознакомление.
Отправка входящего документа на исполнение
Для запуска процесса в карточке документа нажмите кнопку « Отправить» , в открывшемся списке найдите бизнес-процесс «Исполнение (новое)» и нажмите кнопку « Перейти к отправке».
Заполните поля карточки бизнес-процесса «Исполнение»:
- В поле «Описание» напишите кратко и конкретно суть задачи.
- При помощи кнопки «Добавить» выберите исполнителей (одного или нескольких), обязательно укажите срок выполнения задания. При необходимости назначьте ответственного исполнителя.
- В поле «Проверить» можно указать сотрудника, ответственного за контроль выполнения поручения или оставить поле пустым. После выполнения задач исполнителями проверяющему, если он был указан, придет задача проверить исполнение, он может принять его или вернуть на доработку.
После заполнения полей нажмите «Стартовать и закрыть»
Отправка входящего письма на ознакомление
Для запуска процесса в карточке документа нажмите кнопку « Отправить» , в открывшемся списке найдите бизнес-процесс «Ознакомление (новое)» и нажмите кнопку « Перейти к отправке».
Заполните поля карточки бизнес-процесса «Ознакомление»:
- В поле «Описание» напишите текст задачи.
- При помощи кнопки «Добавить» выберите исполнителей.
После заполнения полей нажмите «Стартовать и закрыть»
Отправка «Заявок на изготовление» по регламентированному бизнес-процессу
Для запуска процесса в карточке документа нажмите кнопку « Отправить» , в карточке документа, выберите бизнес-процесс, выделенный жирным шрифтом, и нажмите « Перейти к отправке».
В открывшейся карточке бизнес-процесса нажмите кнопку « Стартовать и закрыть».
Выполнение задач маршрута
Список своих задач пользователь может найти в разделе:
Совместная работа -> Задачи мне.
Список задач, сформированных пользователем на других исполнителей:
Совместная работа -> Задачи от меня.
Выполнение задач, поступивших по внутригрупповой переписке
При внутригрупповой переписке регистратору входящих документов придет задача по обработке входящего письма. Автором таких задач является служебный пользователь – Документооборот.
Дважды кликните мышкой на предмете задачи, откроется карточка входящего письма.
При необходимости откорректируйте реквизиты документа. Нажмите кнопку «Зарегистрировать» для присвоения документу регистрационного номера. Отправьте входящий документ на рассмотрение, исполнение или ознакомление.
Выполнение задач по обработке резолюции
Если вы отправляли входящий документ на рассмотрение руководителю, то после вынесения резолюции вам придет задача обработать резолюцию.
Откройте карточку задачи.
В зависимости от резолюции отправьте документ на исполнение (кнопка «Отправить на исполнение ») или ознакомление (кнопка «Отправить на ознакомление» ).
Для завершения задачи нажмите кнопку «Обработано».
Где посмотреть, на каком этапе обработки находится документ?
1С Документооборот 3.0, автоматическая регистрация после согласования
Ниже инструкция, как настроить автоматическую регистрацию документа после первого согласования.
Для этого нужно создать доп.обработчик:
Во второй вкладке, нужно добавить подписку по которой будет срабатывать выполнение кода «Задачи процессов: выполнение».
Проверять отработку кода в e1cib/list/РегистрСведений.ПроизошедшиеБизнесСобытия
Также обратите внимание что выполнение происходит в регламентном задании «Обработка детекторов бизнес-событий»
Автор LLIKIPER Опубликовано 30.03.2022 Рубрики 1с8 Метки Авторегистрация, Документооборот, Согласование
Как упростить регистрацию входящих и исходящих документов?
В программе «1С:Документооборот» предусмотрена регистрация входящих и исходящих документов. Входящие — это документы, поступающие от внешних адресатов: как юридических, так и физических лиц. Исходящие служат для учета официальных документов, которые предприятие отправляет внешним адресатам.
Создание входящего или исходящего документа
Для просмотра списка входящих и исходящих документов в «1С:Документообороте», нужно открыть в меню раздел «Документы и файлы». Для создания нового входящего или исходящего документа нужно перейти в «Документы и файлы» и выбрать команду «Документ входящий» или «Документ исходящий» в колонке «Создать».
В открывшейся карточке документа необходимо заполнить обязательные реквизиты, подчеркнутые красной пунктирной линией и в разделе «Файлы» прикрепить скан-копию оригинала.
После создания карточки документа и добавления скан-копии оригинала, документ необходимо зарегистрировать. Для этого нужно нажать кнопку «Зарегистрировать».
В карточке документа письму присвоится дата регистрации и регистрационный номер, в соответствии с нумератором официальных входящих писем.
Сортировка и поиск входящих и исходящих документов
В журнале входящих или исходящих документов также есть область быстрого отбора. Это поле позволяет быстро отсортировать документы по данным, учёт которых ведётся в программе. Например, можно отсортировать по отправителю, по организации, по проекту и тд. Также есть строка «Поиск» для поиска документа по его данным (например, по его номеру или названию).
При необходимости отправить входящий или исходящий документ на ознакомление можно по кнопке «Отправить», выбрать процесс «Ознакомление» и нажать «Перейти к отправке».
Таким образом документ будет отправлен сотруднику (или сотрудникам) напрямую через «1С:Документооборот».
Авторегистрация документа при подписании
Иногда требуется автоматическая регистрация документов в момент их подписания должностным лицом. Данный вопрос можно решить без изменения кода и открытия конфигуратора.
Переходим в раздел «Настройка и администрирование» — «Бизнес-события» — «Дополнительные обработчики»
Создаём новый обработчик
Записываем в него такой код:
На вкладке «Подписки» указать событие – Выполнение задачи
В настройках вида документа добавить автоматическую нумерацию
Если нужного нумератора нет, добавить
Выбрать полученную нумерацию
Должно выполняться фоновое задание «Обработка произошедших бизнес-событий»
В регистре «Произошедшие бизнес события» всё должно выполняться без ошибок